Guide til tilbagevendende begivenheder

Transkript

1 Guide til tilbagevendende begivenheder Herunder kan du finde en guide til de tilbagevendende begivenheder som finder sted hen over året. Guiden bliver i princippet aldrig færdig, og har du forslag til forbedringer til den, så lad os det vide, så vi kan få disse forslag med. Hvis du ønsker at få guiden i et redigerbart Wordformat, kan du kontakte John Smed, på tlf

2 Guide for afholdelse af klubfest: Klubfesten afholdes den sidste weekend i oktober. Festen afholdes i klubhuset hvor der er plads til ca. 80 personer. Siden 2008 har vi udsendt brev til samtlige klubbens medlemmer, da vi har erfaret at mængden af tilmeldinger er væsentlig større end hvis vi kun inviterer via mail, hjemmeside og Facebook. Indhentning af mesterskabsmedaljer i B&U B&U formand Afleveres til landevejsformand 14 dg før fest PowerPoint præsentation til medaljeoverrækkelse Næstformand Får info af Landevej Bestilling af mad Næstformand Typisk bestilt i Bilka Indbydelse Næstformand Indskrift i pokaler Landevejsformand Pokabo Middlfartvej Velkomst Formand/næstformand eller anden repræsentant for hovedbestyrelsen Overrækkelse af pokaler B&U formand & Landevejsformand Indstilling af ryttere til de forskellige pokaler HB+Udvalg Skal være Landevejsformanden i hænde senest 14 dg før fest. Se pokalbeskrivelsen PowerPoint præsentation med billeder af året Næstformand med bidrag fra alle medlemmer Skal have billeder af alle Billeddokumentation af året i afdelingen HB+Udvalg

3 Pokalbeskrivelse til uddeling ved klubfest Navn Gives for Indstillingsansvarlig Odense Pokalen Gives til den rytter der har kørt flest sejre hjem på banen Bent E. Jørgensen Gives til klubmester på banen HB For en rytter som har udvist ganske Årets seniorrytter særlige resultater Landevej Pointpokalen ungdom/junior/senior Point statestik på Landevej Pointpokalen Dame/DJUN Point statestik på Landevej Pointpokalen drenge/pige Point statestik på B&U Klubmesterskab Senior Placering Landevej Klubmesterskab U11 nr 1-3 Placering Landevej Klubmesterskab U13 nr 1-3 Placering Landevej Klubmesterskab U13P nr 1-3 Placering Landevej Klubmesterskab U15 nr 1-3 Placering Landevej Klubmesterskab U16P nr 1-3 Placering Landevej Den Seje Udholdenhed / vilje / risiko / beskidthed / styrke MTB/Cross Fighterpokalen for ungdom og frem Cykling Odense Vedholdenhed / usædvanlige bedrifter / kamp mod dårlige odds Landevej Fighterpokalen for børn Cykling Odense Vedholdenhed / usædvanlige bedrifter / kamp mod dårlige odds B&U Årets hjælper Står der bare ALTID (gives til person udenfor HB ) Alle HB

4 Guide for Sponsorløb Sponsorløbet afholdes kl på dagen hvor klubfesten afholdes (den sidste week-end i oktober.) Der køres i en time på rundstrækning med start ved P-plads ved Bowlinghallen. Der køres højre om. Ruten er ca. 3,5 km. Sponsorkontrakter kan downloades fra hjemmesiden. Tildeling af sponsorer til ryttere B&U formand Skrives på Sponsoløbsoversigt Velkomst B&U formand Formål, tak til sponsorer, nævne sponsorer, promovering af salg i klubhus under arrangement og efterfølgende. Gratis Kaffe Speakning af løb B&U formand Højttalere findes i nummerrum. Bil påkrævet pga strøm til anlæg Sponsorløbsoversigt B&U formand Får kopi af kontrakter Salg af kaffe, kage, øl og sodavand i klubhus Næstformand Regnskab Kasser Indbydelse Næstformand Sendes ud sammen med klubfestindbydelse Takkebreve til sponsorer Kasser Modtagelse af Sponsorkontrakter Kasser Giver B&U formand kopi af kontrakter Uddeling af sponsorkontrakter til interessenter HB+Udvalg

5 Guide for tur til 6-dagesløbet Tur for hele klubben. Deltagelse i lørdagens arrangement ved 6-dagesløbet i Ballerup Super Arena. Ca deltagere Planlægningen begynder i november Bus bestilles Billetter forhåndbestilles Annoncering på hjemmeside og nyhedsbrev Formand Formand Formand Næstformand Forespørgsel i de enkelte afdelinger om deltagelse Alle udvalg Meddel ca antal til formand Vi har et godt samarbejde med Bergholdt, Rytterskoven 5, 5700 Svendborg

6 Guide for Tour de Himmelfart Tour de Himmelfart som er for børn og unge, arrangeres af Odder Cykelklub og er efterhånden en institution inden for cykelsporten. Hvert år arrangere B&U afdelingen klubtur til denne begivenhed. Indbydelse til klubtur B&U formand Beskriv også i nyhedsbrev, husk at angive hvor stort et støttebeløb klubben evt. giver. Hver forældre skal selv sende oplysninger om kontonummer til kasseren. Tilmelding til Odder Cykelklub B&U formand Hold øje med Lederdeltagelse under arrangementet Trænergruppe & Udvalg Min. 2 trænere/ledere deltager

7 Guide for Youth Tour Roskilde Cykle Ring arrangerer sammen med Greve CC cykelløbet YouthTour, der er internationalt cykelløb for børne-, ungdom- og juniorklasserne. Løbet køres i hvert år i bededagene over 3 dage, hvor der køres 1 enkelstart, 1 gadeløb og 2 linjeløb Hvert år arrangere B&U afdelingen klubtur til denne begivenhed. Indbydelse til klubtur B&U formand Beskriv også i nyhedsbrev, husk at angive hvor stort et støttebeløb klubben evt. giver. Hver forældre skal selv sende oplysninger om kontonummer til kasseren. Tilmelding til GreveCC B&U formand Hold øje med Lederdeltagelse under arrangementet Trænergruppe & Udvalg Min. 2 trænere/ledere deltager

8 Guide for træningslejr, landevej Denne beskrivelse er baseret på den antagelse at træningslejren skal afholdes et sted i Danmark, samt at den strækker sig over en forlænget weekend (fredag eftermiddag til søndag eftermiddag). Det antages yderligere at det vil være muligt at cykle til og fra det sted, hvor man har valgt at afholde træningslejren. Desuden antager vi også at indkvarteringen vil finde sted på et vandrehjem, hotel el. lign., hvor det er muligt at bestille fuldpension. I februar/marts måned undersøges det blandt klubbens ryttere om der er interesse for en træningslejr. Herefter undersøges det hvilken weekend, det vil være formålstjenligt, at afholde en sådan. Her skal der tages hensyn til hvornår sæsonens løb starter. Det vil være klogt at placere træningslejren så tæt på sæsonstart som muligt. Når datoen for træningslejren er fastlagt, og det er aftalt hvor træningslejren skal afvikles, finder man et egnet sted at indkvartere sig i perioden. Man tager kontakt til det pågældende sted, undersøger prisen pr. person og reserverer stedet for det antal personer, man regner med vil deltage i arrangementet. Aftal også en dato for endelig tilbagemelding mht. antallet af deltagere. Herefter annoncerer man arrangementet på klubbens hjemmeside, samt sørger for at det kommer med ud som nyhedsmail, med relevante oplysninger såsom: Tid/ sted, pris, program for træning, tilmeldingsfrist, samt betalingsfrist. Når tilmeldingsfristen er udløbet, kontakter man kontaktpersonen hvor man skal bo under træningslejren. Man aftaler hvor mange der kommer, hvornår vi kommer, evt. spørgsmål omkring forplejning (spisetider/ menu), samt opbevaring af cykler. Aftal med den ansvarlige for klubbens biler at få stillet en til rådighed på turen. Alternativt: lej en hos et udlejningsfirma. Det vil være en fordel med en kassevogn, da der skal transporteres tøj, reservehjul, samt diverse værktøj. NB! Undersøg om der er mulighed for at låne klubbens reservehjul. Ellers må deltagerne selv medbringe ekstra hjulsæt. Desuden skal der skaffes en eller to frivillige hjælpere som vil tage med på turen og køre ledsagebilen. I god tid inden træningslejren, kan man evt. kontakte en af klubbens fysioterapeuter/ massører for at undersøge muligheden for at få en af dem med til at massere rytterne. Frivillige hjælpere og massør/ fysioterapeut skal have deres udgifter i forbindelse med arrangementet dækket af klubben. Planlæg ruter til træningsturene (evt. i samarbejde med en af de træningsansvarlige), samt program for træningen (intervaller etc.).

9

10 Guide for Eventyrløbets koncert, Kristi Himmelfartsdag I forbindelse med det årlige Eventyrløb, Kr. Himmelfartsdag, afholdes der koncert på Odense Cyklebane. I den forbindelse stiller Cykling Odense hjælpere til at gennemfører dette arrangement. Cykling Odense modtager et attraktivt vederlag fra organisationen omkring Eventyrløbet, for dette. Alle hjælpere får udleveret en selvlysende trøje, så ingen er i tvivl om at man er hjælper. Skaffe hjælpere til dagen Tovholder på dagen HB Næstformand 7.30 til ca Opsætning af lydanlæg 5 6 mand Næstformand Bemanding af pølsevogne på yderkredsen 5 6 mand Alle i hovedbestyrelsen hjælper til med at skaffe hjælpere, vær opmærksom på at Børne og Unge knap kan stille så mange hjælpere grundet Tour De Himmelfart Opgaven består i overordnet at koordinere alle hjælperes roller dagen igennem, samt at sikre at der er forplejning til alle hjælpere Opgaven består i at hjælpe lydfolk med opsætning af forstærkere, lys, mikrofoner og meget mere. Opgaven kræver en fornuftig fysik Bemanding af salgsboder på inderkredsen 5-6 mand Her består opgaven i at sikre at folk føler sig velkommen, men Vagter ved hovedindgang, 4 mand samtidig sikre at folk ikke kommer ind med åbne ølflasker, disse skal tømmes og afleveres ved indgang Opgaven her består i at åbne nødudgang med dertil udleveret Vagter ved Nødudgange, 2 mand bidetang for så vidt angår udgangen ved klubhuset og ved udgangen ud mod P-pladsen ved Bowlinghallen at åbne denne. Her skal man sikre at der ikke kommer nogen ind på Team Vagt ved indgangen til Team Danmark Center, 1 mand Danmark Centeret, hvor musikerne har deres private ting samtidig med at det er her de bliver bespist Vagt foran scenen, 2 mand Her skal man sørge for at der ikke er nogle der trænger op på scenen (vi har aldrig været ude for det før) Nedtagning af lydanlæg m.m. 6 8 mand Her skal vi hjælpe med at pakke lydanlæg, lys m.m. ned Opsamling af skrald Alle I løbet af koncerten bliver der efterladt en masse skrald og papir. Alle har til opgave at medvirke til at samle dette sammen i udlevere skraldeposer og pick-upper til at samle skrald.