Constitution. The Danish Church in London

Transkript

1

2 English Translation of Constitution of The Danish Church in London (UK Registered Charity Number ) Revised and adopted 15 September PREAMBLE The Danish Church in London was originally a Danish/Norwegian congregation, and was founded in London in A Church Constitution was approved by Royal Decree of 7 June 1780, and the articles have been revised several times since. The Church is part of the Evangelical Lutheran Church in Denmark (Folkekirken), through its association with the Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church (Danske Sømands- og Udlandskirker). Effective as of 1 January 2004, the two parent organisations of The Danish Evangelical Lutheran Church's activities abroad (The Danish Church Abroad and The Danish Seamen's Church in Foreign Ports) merged to form a single organisation called Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church. However, The Danish Church in London and The Danish Seamen's Church in London had already merged, under the name of The Danish Church in London, The Danish Seamen's Church; normally referred to as The Danish Church in London, and hereinafter simply referred to as 'the Church'. NAME AND MISSION 1 The name of the Church is The Danish Church in London, The Danish Seamen's Church in London, normally referred to as The Danish Church in London. 2 The main purpose of the Church is to preach the Christian Gospel according to the Evangelical Lutheran tradition, including conducting services and performing religious ceremonies for Danes in the London area, and to act as a gathering point for local Danes and their families. Additional objectives include:

3 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) To promote awareness of Danish culture, e.g. by arranging concerts, speeches, public readings, film and theatre performances. To provide Danish language tuition for children and adults. To visit ships for religious, social and cultural purposes, for Danish seafarers on board ships calling at ports in the London area. To provide financial and other support for Danes studying in the London area. To provide financial and other support for the elderly, disabled and needy Danes and their relatives, in the London area (and in particular cases outside London). To support other charities. MEMBERS AND VOTING MEMBERS 3 Church services and events are open to all Danes and people with connections with or interested in Denmark. Voting members at general meetings are the Church's vicars and those who pay annual Church contributions. The Church Council may accept or refuse to accept annual contributions on behalf of the Church. ANNUAL GENERAL MEETING 4 The Church's annual general meeting is held by the end of June each year, and will be convened by the Church Council at least 28 days in advance, by posting a notice on the Church's notice board, on the Church's website, and as far as possible by notice in the Church magazine. Notice of the meeting will state when meetings are held, and must be accompanied by audited accounts for the last financial year. 5 Proposals for items on the agenda (according to 6) and proposals for new members of the Church Council should be received by the Church Council secretary at least 14 days before the annual general meeting. Details of items on the agenda and proposals for new members of the Church Council must be made available to members of the Church by posting a notice on the notice board and on the Church website at least 7 days prior to the annual general meeting. 6

4 The agenda for the annual general meeting shall include the following items: 1. Moderator (when the Danish Ambassador in London is not moderator, the meeting will elect a moderator from amongst those present). 2. Report on the Church's work in the past year. 3. Presentation of audited annual accounts for approval. 4. Setting of minimum membership contributions for the year. 5. Election of members for the Church Council 6. Appointment of auditors 7. Items proposed according to 5 8. Any other business EXTRAORDINARY GENERAL MEETINGS 7 Extraordinary general meetings may be convened by the Church Council, and shall be convened if 2 members of the Church Council, any of the Church's vicars or at least 10 voting members request so in writing, stating the purpose of the meeting. Notice of meetings will be made in the same way as for the annual general meeting. CHURCH MANAGEMENT 8 The Bishop of Copenhagen is the Church's ecclesiastical supervisor, and the Danish Ambassador in London is its patron. 9 The Church's practical and financial affairs are managed by the Church Council, representing the Church in all respects. The Church Council will comprise: (i) (ii) At least 5 members elected from amongst the Church members entitled to vote at the annual general meeting, The Church vicar(s), (iii) The Church wardens (see 17), (iv) One member appointed by the Royal Danish Embassy in London

5 (v) One member appointed by the Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church Members (ii) - (v) are non-elected in accordance with Of the Church Council's elected members (according to 9 (i)) two or three retire each year, in rotation. If more than two are due to retire, it will be decided by draw who is to retire, and if there are more than three, by the same means. Proposals to elect or re-elect Church Council members are made either by the Church Council, or in writing by three voting members of the Church, together with the nominee's consent in writing, to the Church Council secretary no later than 14 days before the annual general meeting. If there is more than one candidate for each position, the matter will be decided by secret ballot. 11 (i) All Church Council mandates and committees lapse at the beginning of the first Church Council meeting following the annual general meeting, at which point the Church Council will appoint from amongst its members for the following year: a chairman, vice-chairman, secretary, treasurer and any other specialist positions needed. The chairman and vice-chairman cannot serve as such for more than five consecutive years, unless unanimously asked to do so by the Church Council, for up to a maximum of 10 years. Chairman and vice-chairman regain the right to stand for election after 12 months' absence from the posts. If there is more than one candidate for a position, a decision is made by secret ballot. At the inaugural meeting, the Church Council will adopt its committees, and future order of business. (ii) At the inaugural meeting, the members present select one of the non-elected members ( 9 (ii)-(v)) to chair the meeting until a new chairman is elected. In case of a tie, this moderator does not have the casting vote. (iii) The Church Council shall meet as often as it sees fit, but at least three times a year. Church Council meetings are open to all voting Church members. The Church Council may determine that a case be heard in camera. The question as to the whether a case should be heard in camera may be debated in camera, if the Church Council or the chairman so wish. (iv) A quorum is present when at least half of its total members are present, and the meeting has been convened with seven days' written notice. All matters are decided by simple majority vote. In the event of a tie, the chairman has the casting vote. (v) The secretary keeps minutes of Church Council meetings, as well as annual and extraordinary general meetings. Minutes must be approved by the Church Council and signed by the chairman. Minutes (excluding accounts of any discussions in camera) will be posted on the Church notice board and website, and entered in a record of minutes which forms part of the Church's archives.

6 (vi) The Church Council will elect a representative to the Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church board of representatives. 12 The Church Council is responsible for the proper use and maintenance of the Church(es), buildings and any other premises belonging to the Church, and for meeting leasehold obligations. It keeps a list of fixtures and fittings, and maintains the Church archive. 13 The Church Council is responsible for the Church's finances, including management of assets and operations, and may at any time apply for external funding for the Church. The Church Council decides on the distribution of financial aid, according to 2 (iv) and (v). 14 The Church Council will establish committees as required, e.g. an executive committee, a finance committee, a warden's committee, a fundraising committee, a membership committee, an activities committee and any other committees as required. 15 The Church's vicar or vicars are employed by the Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church. The Church vicar or vicars operate within the Evangelical Lutheran in Denmark, and must follow this organisation's rules for their duties. The vicar(s) and Church Council decide in unison regarding the format of religious services. 16 The Church Council appoints and employs the Church's own staff, and decide their salaries. 17 The Church Council will appoint two Church wardens from amongst voting Church members. Church wardens must be no older than 65 when appointed, and they retire automatically at the age of 75.

7 The Church Council may at its discretion authorise Church wardens to legally represent the Church. CHURCH ASSETS 18 Church assets should be invested as bank deposits, in securities or real estate. Buying, selling and mortgaging of real estate must be submitted to Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church for information. Countersigned by either the vice-chairman, treasurer or Church warden, the chairman of the Church Council may sign documents on behalf of the Church, including financial documents. AMENDING THE CONSTITUTION 19 Any decision to amend the Church's Constitution must be taken at an annual general meeting, or an extraordinary general meeting, in either case by a majority vote of at least two-thirds of the voting members present, and later confirmed by the same majority at an annual or extraordinary general meeting. Amendments to the Constitution must be approved by the Danish Church Abroad/Danish Seamen's Church. DISSOLUTION OF THE CHURCH 20 Should the Danish Church in London be dissolved, or Danish religious services be discontinued, the Church Council will assign Church funds and assets and transfer ownership of Church buildings and other premises in their care to the Danish Ambassador in London, who will manage these funds with a view to re-establish a Danish Church in London at a later date. London, 15 September 2013

8 VEDTÆGTER for Den Danske Kirke i London (UK Registered Charity Number ) Revideret og endeligt vedtaget den 15. september FORORD Den Danske Kirke i London har sin oprindelse i den dansk/norske menighed, det blev stiftet i London i Kirkens vedtægter blev stadfæstet ved kongeligt dekret af 7. juni 1780, og vedtægterne er siden blevet revideret flere gange. Kirken er en del af den danske folkekirke gennem sin tilknytning til Danske Sømands- og Udlandskirker. Med virkning fra 1. januar 2004 blev de to moderorganisationer for folkekirkens aktiviteter i udlandet (Dansk Kirke i Udlandet og Dansk Sømandskirke i Fremmede Havne) fusioneret, og det blev dannet én organisation, Danske Sømands- og Udlandskirker. Den Danske Kirke i London og Den Danske Sømandskirke i London fusionerede dog allerede den 1. oktober 2003 under det formelle navn Den Danske Kirke i London, Den Danske Sømandskirke i London, i daglig tale 'Den Danske Kirke i London' og i det følgende blot benævnt 'kirken'. NAVN OG FORMÅL 1. Kirkens formelle navn er Den Danske Kirke i London, Den Danske Sømandskirke i London, i daglig tale Den Danske Kirke i London. 2. Kirkens hovedformål er at forkynde det kristne evangelium i overensstemmelse med den danske evangelisk-lutherske tradition, herunder at afholde gudstjenester og udføre kirkelige handlinger for danskere i London-området samt at virke som samlingssted for danskere og deres familie i området.

9 Kirken har således udover kirkelige handlinger følgende formål: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) at fremme kendskabet til dansk kultur bl.a. gennem afholdelse af koncerter, foredrag, oplæsningsaftener samt film- og teaterforestillinger; at give dansk sprogundervisning for børn og voksne; at foranledige skibsbesøg med kirkelige, sociale og kulturelle formål på skibe med danske søfarende om bord i havne i London-området; at støtte, herunder finansielt, de der med uddannelsesformål opholder sig i London-området; at yde finansiel og anden bistand til ældre, handicappede og trængende danskere i Londonområdet (og i særlige tilfælde udenfor London) og deres pårørende; at støtte andre velgørende formål. MEDLEMMER OG STEMMEBERETTIGEDE MEDLEMMER 3. Kirkens gudstjenester og arrangementer er åbne for alle danskere og personer med dansk tilknytning eller interesse. Stemmeberettigede medlemmer ved generalforsamlinger er kirkens præster samt personer, det betaler kirkens medlemsbidrag. Kirkerådet kan på kirkens vegne acceptere eller nægte at acceptere medlemsbidrag. KIRKENS ÅRSMØDE 4. Kirkens årsmøde afholdes inden udgangen af juni måned hvert år og indkaldes af kirkerådet mindst 28 dage forud ved opslag på kirkens opslagstavle, på kirkens hjemmeside og ved meddelelse i kirkebladet. Indkaldelsen til mødet skal indeholde tidspunkt for mødets afholdelse samt dagsordenen og skal bilægges det reviderede regnskab for det seneste regnskabsår. 5. Forslag til punkter på dagsordenen (jævnfør 6) samt forslag til opstilling af medlemmer af kirkerådet skal være kirkerådets sekretær i hænde senest 14 dage før årsmødets afholdelse. Oplysninger om dagsordens-punkter og forslag til opstilling af medlemmer til kirkerådet skal gives medlemmerne ved opslag på kirkens opslagstavle og ved information på kirkens hjemmeside senest 7 dage forud for årsmødet. 6.

10 Dagsordenen for årsmødet skal indeholde følgende punkter: 1. Ordstyrer (når den danske ambassadør ikke er ordstyrer, vælger mødet en ordstyrer blandt de tilstedeværende). 2. Beretning om kirkens arbejde i det forløbne år. 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. 4. Fastsættelse af minimumsbeløb for årets medlemsbidrag. 5. Valg af medlemmer af kirkerådet. 6. Valg af revisorer. 7. Forhandlingsemner anmeldt i henhold til Eventuelt. EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 7. Ekstraordinær generalforsamling kan sammenkaldes af kirkerådet og skal sammenkaldes, når to medlemmer af kirkerådet, en af kirkens præster eller mindst 10 af kirkens stemmeberettigede medlemmer skriftligt anmoder kirkerådet derom med angivelse af formålet med mødet. Indkaldelse skal ske på samme måde som for årsmødet. KIRKENS STYRELSE 8. Biskoppen over Københavns stift er kirkens kirkelige tilsynsførende, og den danske ambassadør i London er dens patron. 9. Kirkens praktiske og finansielle anliggender styres af et kirkeråd, der repræsenterer kirken i alle dens forhold. Kirkerådet består af følgende: (i) mindst fem medlemmer, der vælges blandt kirkens stemmeberettigede medlemmer på årsmødet, (ii) kirkens præst(er), (iii) kirkeværger (jf. 17), (iv) et af Den Kgl. Danske Ambassade i London udpeget medlem, (v) et af Danske Sømands- og Udlandskirker udpeget medlem. De under (ii)-(v) nævnte medlemmer er ikke på valg efter Af kirkerådets valgte medlemmer afgår hvert år to eller tre efter tur. Dersom flere end to står for tur, afgøres ved lodtrækning, hvem der skal afgå, og er der flere end tre, der står for tur, afgøres det på

11 samme måde, hvilke tre, der skal afgå. Forslag til genvalg eller nyvalg af kirkerådsmedlemmer stilles enten af kirkerådet eller skriftligt af tre stemmeberettigede medlemmer af kirken ledsaget af den opstilledes skriftlige samtykke til kirkerådets sekretær senest 14 dage før årsmødets afholdelse. Såfremt der er flere end én kandidat til en plads som medlem af kirkerådet, foretages der hemmelig afstemning. 11. (i) Samtlige kirkerådsporteføljer og udvalg bortfalder ved begyndelsen af første kirkerådsmøde efter årsmødet, idet kirkerådet konstituerer sig blandt sine medlemmer på ny for det kommende år i udvalg og med formand, næstformand, sekretær, kasserer samt eventuelle specialistposter efter behov. Formand og næstformand kan dog ikke konstitueres som sådanne i flere end fem på hinanden følgende år, medmindre et enstemmigt kirkeråd anmoder formand og/eller næstformanden om at fortsætte, dog maksimalt for en periode på i alt ti år. De bliver under alle omstændigheder atter valgbare efter tolv måneder. Skulle der være flere end én kandidat til en stilling, foretages hemmelig afstemning. Under det konstituerende møde vedtages kirkerådets udvalg og fremtidige forretningsorden. (ii) De tilstedeværende medlemmer vælger et af de i 9 under (ii)-(v) nævnte medlemmer til at dirigere mødet, indtil ny formand er konstitueret. Dirigentens stemme er ikke afgørende ved stemmelighed. (iii) (iv) (v) Kirkerådet holder møde, så ofte det finder det fornødent, dog mindst tre gange årligt. Kirkerådets møder er for stemmeberettigede medlemmer offentlige. Kirkerådet kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt eller ønskeligt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles selv for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kirkerådet eller af formanden. Kirkerådet er beslutningsdygtigt, når det er sammenkaldt med syv dages skriftlig varsel, og mindst halvdelen af dets medlemmer er til stede. Alle sager afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Sekretæren skriver referat af kirkerådets mødet samt af årsmødet og ekstraordinære generalforsamlinger. Referater skal godkendes af kirkerådet og underskrives af formanden. Referater (med undtagelse af referat af "lukkede diskussioner ) opslås på kirkens opslagstavle,

12 (vi) lægges ud på kirkens hjemmeside og indføres komplet i en protokolbog, der er del af kirkens arkiv. Kirkerådet vælger af sin midte en repræsentant til Danske Sømands- og Udlandskirkers repræsentantskab. 12. Kirkerådet er ansvarlig for den rette brug og vedligeholdelse af kirker, ejendomme og lokaler, der tilhører kirken, og for overholdelse af lejemålsforpligtelser. Rådet fører en liste over indbo og andet løsøre, og det opbevarer kirkens arkiv. 13. Kirkerådet er ansvarlig for kirkens økonomi, herunder forvaltning af aktiver og aktiviteter, og kan til enhver tid foretage indsamlinger og ansøge om legater m.v. til fordel for disse. Kirkerådet træffer beslutninger om den finansielle bistand i medfør af 2 stk. (iv) og (v). 14. Kirkerådet etablerer udvalg efter behov, herunder fx et forretningsudvalg, et økonomiudvalg, et værgeudvalg, et fundraisingudvalg, et medlemsudvalg, et aktivitetsudvalg samt andre udvalg efter behov. 15. Kirkens præst eller præster ansættes af Danske Sømands- og Udlandskirker. Præsten/præsterne er præster i Den Danske Folkekirke og skal følge de folkekirkelige forskrifter vedrørende deres embedsførelse. Kirkerådet træffer sammen med præsten eller præsterne bestemmelse om tilrettelæggelse af gudstjenesterne. 16. Kirkerådet ansætter kirkens egne medarbejdere og fastsætter deres løn. 17. Kirkerådet vælger blandt kirkens stemmeberettigede medlemmer to kirkeværger. Kirkeværger kan ikke vælges efter deres fyldte 65 år, og skal automatisk afgå, når de fylder 75 år. Kirkeværgerne kan af kirkerådet, og under ansvar heroverfor, bemyndiges til juridisk at repræsentere kirken.

13 KIRKENS AKTIVER 18. Kirkens aktiver skal investeres som bankindeståender, i værdipapirer eller i fast ejendom. Køb, salg og pantsætning af fast ejendom forelægges Danske Sømands- og Udlandskirkers hovedbestyrelse til orientering. Kirkens formand kan med en medunderskrift fra næstformand, kasserer eller kirkeværge undertegne aftaler på kirkerådets vegne, herunder vedrørende kirkens økonomi. VEDTÆGTSÆNDRINGER 19. Kirkens vedtægter kan kun ændres ved beslutning vedtaget på et årsmøde eller en ekstraordinær generalforsamling, i begge tilfælde med et flertal på mindst to tredjedele af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer og bekræftet med samme flertal på et årsmøde eller en ekstraordinær generalforsamling. Kirkens vedtægter og vedtægtsændringer godkendes af Danske Sømandsog Udlandskirker. KIRKENS OPLØSNING 20. Skulle Den Danske Kirke i London opløses eller dansk gudstjeneste i London ophøre, skal kirkerådet overdrage kirkens midler og ejendomsretten til de af dem underlagte kirker, bygninger, grunde og værdier til Den Danske Ambassadør i London og disse midler skal af denne forvaltes til fordel for en mulig senere etablering af en dansk kirke i London. London, 15. september 2013