Sygeplejerskeuddannelsen. Brugerguide for klinisk undervisningssted. Udarbejdet af Projektgruppen, april side 0/22

Transkript

1 Sygeplejerskeuddannelsen Vejledning til Praktikportalen Brugerguide for klinisk undervisningssted Udarbejdet af Projektgruppen, april 2015 side 0/22

2 Support Hvis du oplever problemer ved login eller brugen af Praktikportalen kan du kontakte føl- gende personer: Sygeplejerskeuddannelsen i Odense: Projektmedarbejder Lis Godske Nielsen ( lgbn@ucl.dk eller tlf. nr.: ) Sygeplejerskeuddannelsen i Svendborg: Projektmedarbejder Christine Adellund ( chad@ucl.dk eller tlf. nr.: ) Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle: Projektmedarbejder Shila Sørensen ( shso@ucl.dk eller tlf. nr.: ) Projektleder Katarina Opacak ( kaop@ucl.dk eller tlf. nr.: ) Introduktion til Praktikportalen Hvad er Praktikportal? Praktikportalen er en landsdækkende portal, som skal bruges af alle uddannelser, der hører under de Danske Professionshøjskoler og benytter praktik i løbet af uddannelsen. Det er derfor obligatorisk for University College Lillebælt (UCL) og de tilhørende kliniske undervis- ningssteder at anvende Praktikportalen. Praktikportalen skal håndtere alt omkring de studerendes kliniske undervisningsforløb, som eksempelvis mulighed for at ønske og fordele pladser, samt understøttelse af læringsaktivi- for teter for de studerende undervejs i forløbet. Praktikportalen fremmer muligheden kommunikation, dokumentationn og dokumenthåndtering og hjælper med at skabe overblik over de kliniske undervisningsforløb. Hvad er et klinisk undervisningssted i Praktikportalen Der er udarbejdet begrebsmodeller som er tilpasset den enkelte uddannelsesgruppe, som benytter henholdsvis praktik og klinik betegnelse under uddannelsen, så alle kan føle sig hjemme i Praktikportalen. Et klinisk undervisningssted i Praktikportalen er et specifikt sted, som modtager studerende i kliniske undervisningsforløb eller ønsker at gøre det. Det kliniske undervisningssted skal være oprettet i Praktikportalen, samt have oprettet en eller flere pladser på sit kliniske unhar til for- dervisningssted, for at der kan fordeles studerende til stedet. Denne vejledning mål at hjælpe brugeren på det kliniske undervisningssted i gang med at bruge Praktikporta- len. side 1/22

3 Roller i Praktikportalen: I Praktikportalen er der to roller for ansatte på de kliniske undervisningssteder: administratorer og kliniske vejledere. En klinisk vejleder kan gøre følgende i Praktikportalen: Se de studerende, som man skal være klinisk vejleder for Finde relevante dokumenter Se de studerendes kliniske undervisningsforløb via et klinikflow Oprette aktiviteter på de studerendes klinikflow Kommunikere med de studerende En administrator kan gøre følgende i Praktikportalen: Samme funktioner i Praktikportalen som kliniske vejledere Oprette kliniske vejledere Oprette kliniske undervisningspladser Oprette klinikstedsbeskrivelser Knytte studerende til kliniske vejledere Login Praktikportalen er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle de mest brugte browse- opdaterer til de nyeste versionerr (se vejledningen for downlad af browsere: Link ). Hvis du re. Vi anbefaler at du bruger Google Chrome eller Firefox, da disse browsere automatisk bruger Internet Explorer, skal du som minimum bruge en version 9 eller nyere. For at få adgang til Praktikportalen skal du oprettes som bruger. Personalet på UCL opretter en administrator på alle kliniske undervisningssteder. Det er herefter administratoren på det kliniske undervisningssted, som skal oprette de kliniske vejledere som brugere. Når du er oprettet som bruger på Praktikportalen modtager du en med et aktive- for at ringslink, hvor du skal aktivere din konto. Når du aktiverer din konto, får du mulighed lave din personlige kode til Praktikportalen. Du skal gå på for at logge på Praktikportalen. Du skal vælge den Professionshøjskole, som dit kliniske undervisningssted er tilknyttet. Du skal vælge UCLs domæne ved at trykke på UCLs logo. side 2/22

4 Derefter vælger du den brugertype du er tilknyttet. Som personale på de kliniske undervisningssteder, skal du vælge Ansat på praktikstedet og herefter logge ind med og adgangskode. side 3/22

5 Når du er logget ind, kan din side se således ud: Midt på siden kan du hurtigt orientere dig og se om du har modtaget nye beskeder. Du kan bruge genvejene til at navigere til Dialogforum eller Mine Klinikker. I øverste højre hjørne kan du ændre din profil ved at trykke på det lille tandhjul. Under min profil kan du uploade et profilbillede og du kan vælge hvordan du ønsker at modtage notifikationer fra Praktikportalen. Skal det være én daglig opsamlingsmail med notifikationer eller skal der sendes mail til dig hver gang der er notifikationer. Afslut ved at trykke på Gem. side 4/22

6 I det næste afsnit vil menupunkternes stuktur beskrives og hvad du kan foretag dig i dem. Menu struktur i Praktikportalen Klinisk undervisningssted Her finder du: Alle kliniske undervisningssteder: Her kan du se de kliniske undervisningssteder, som du har adgang til. Personale: Her har du som administrator adgang til personalehåndtering, hvor oplysnin- ger om personalet kan oprettes og redigeres. Alle kliniske undervisningssteder Første gang du som administrator logger ind i Praktikportalen skal du tjekke om kontaktop- oplys- lysningerne på dit kliniske undervisningssted er korrekte. Du kan ændre eller tilføje ninger ved at vælge Stamdata under dit kliniske undervisningssted. Du har kun mulighed for at ændre eller tilføje i de hvide felter nederst i billedet. side 5/22

7 Under fanen Klinikbeskrivelse, kan du udfylde beskrivelse eller indsætte link omkring dit kliniske undervisningssted. Beskrivelsen bliver synlig for studerende i Praktikportalen. Under fanen opret klinisk undervisningsplads kan det kliniske undervisningsstedd oprette kliniske undervisningspladser på den pågældende afdeling (det er kun administratorer der har denne mulighed, (se side 20) ). UCL skal efterfølgende godkende pladserne. Under fanen kliniske undervisningspladser, kan du se de kliniske undervisningspladser der er tilknyttet det kliniske undervisningssted. Personale: Her skal personale oprettes (det 19) er kun administratorer der har denne mulighed, (se side Klinik Her finder du: Aktiviteter: Her kan du oprette aktiviteter til det kliniske undervisningsforløb (klinik- flow). Klinisk vejlederoversigt: Her skal administratoren tildele klinisk vejleder til de de. Mine klinikker: Her kan du se en oversigt over studerende, du er tilknyttet studeren- Praktikrelevante dokumenter: Her kan du finde dokumenter, som er tilføjet af UCL Aktiviteter: Når de studerende er startet i et klinisk undervisningsforløb, kan den kliniske vejleder opog sluteva- rette aktiviteter til forløbet. Der kan fx indsættes forventningssamtale, midtvejsluering, fastlagt/ planlagt studieaktivitet og relevante dokumenter. UCL vil oprette de mest anvendte aktiviteter, såsom aflevering af individuel studieplan og eksamensafvikling. side 6/22

8 For at oprette en aktivitet skal du tage stilling til følgende: Navn: Hvad skal aktiviteten hedde Beskrivelse: Kort beskrivelse af aktiviteten Kategori: Er det et møde eller et dokument som skal afleveres For at du kan lave en aktivitet i et klinikflow, skal du først lave en aktivitetsskabelon. Aktivi- tetsskabelonen vil du kunne genbruge. Klik på menupunktet Skabeloner og derefter på Aktivitetsskabeloner og tryk på Op- ret Aktivitetslængde: Hvor længe skal aktiviteten vare. Dette behøver du ikke at udfylde, da du skal vælge start og sluttidspunkt, når du knytter aktiviteten til den/de studerende. Derefter skal du tage stilling til flere detaljer om aktiviteten, skal den være obligatorisk, hvilke brugere må se detaljer i aktiviteten og hvem skal eventuelt godkende aktiviteten. Når alle relevante punkter er udfyldt, så trykker du på Opret side 7/22

9 Når du har trykket på Opret bliver flere valgmuligheder vist. Her kan du tilføje dokumenter og notifikationer. Det er vigtigt at du trykker på Tilføj og gem når du tilføjer noget. Når du har tilføjet de ønskede elementer skal du trykke på Gem. side 8/22

10 Hvis en aktivitetsskabelon ikke længere kan bruges kan den gøres inaktiv ved at sætte flueben ved Inaktiv side 9/22

11 Du opretter en aktivitet på den/de studerendes klinikflow ved at gøre følgende: Klik på menupunktet Klinik, derefter Aktiviteter og tryk på Opret Vælg administrationsperiodee og klinikperiode Vælg hvilken aktivitet du vil tilføje og markerer de studerende hvor aktiviteten skal tilfø- jes og tryk på Ny aktivitet Derefter bliver der vist et nyt vindue, hvor du skal indsætte Aktivitetsinformationer. Navn: Her kan du rette navnet på aktiviteten hvis det er nødvendigt Beskrivelse: Her kan du rettee beskrivelsen på aktiviteten hvis det er nødvendigt Kategori: Her kan du ændre kategorien hvis det er nødvendigt Aktivitet start og aktivitet slut: Her skal du anføre hvornår aktiviteten skal starte og slut- eventuelt skal godkendes af hvis det er nødvendigt te Derudover kan du ændre hvem der må se detaljer om aktiviteten og hvem aktiviteten Tryk på Gem side 10/22

12 Klinisk vejlederoversigt: Her kan administratoren tildele de studerende kliniske vejledere. Dette gøres på måde: Vælg klinikperioden Vælg klinik Vælg det aktuelle hold Nu bliver de studerende og kliniske vejledere vist. følgende For at tildele en studerende en klinisk vejleder skal du markere den kliniske vejleder og den studerende (de får en anden farve), herefter trykkes der på Tilknyt. side 11/22

13 Når den studerende er koblet sammen med en klinisk vejleder, fremgår navnet på den klini- ske vejleder under den studerende. Det er muligt at ændre klinisk vejleder for en studeren- de ved at trykke på Slet ud for vejlederen og herefter tilføje på ny. Den kliniske vejleder vil kun få adgang til de studerende, som vedkomne er koblet sammen med. Mine klinikker: Her ses en oversigt over studerende du, som klinisk vejleder er tilknyttet. Du vil desuden kunne se et overblik over den enkelte studerendes kliniske undervisningsforløb (klinikflow). Klik på menupunktet Klinik og derefter Mine klinikker eller gå ind via startsiden Vælg administrationsperiodee og derefter klinikperioden. Nu vil du kunne se alle de studerende som du er klinisk vejleder for side 12/22

14 Ved at trykke på en studerende, kommer du direkte ind på en oversigt over den studeren- uploa- des klinikflow, hvor den studerendes aktiviteter bliver synlige. I bjælken øverst i billedet har du nogle valgmuligheder, hvor du kan gøre følgende: de/dele dokumenter med den studerende/ UC underviser, sende beskeder til den stude- og den rende/ UC underviser, se detaljer om den studerende så som adresse, cpr. nummer UC underviser, som er knyttet til den studerende. Den studerendes telefonnummer kan du finde ved at trykke på offentlig profil. Du kan desuden kommunikere med den studerende og UCL underviseren via fanen Dialog under klinikflowet. side 13/22

15 Hvis den studerende i sit kliniske undervisningsforløb skal have godkendt et dokument, fast- lagt studieaktivitet, individuel studieplan eller selve undervisningsforløbet, kan du som kliover alle nisk vejleder gøre det i Praktikportalen. For at foretage godkendelser, skal du ind på den enkelte studerendes klinikflow. Ved at klikke på fanen Aktiviteter i øverste bjælke, kan du få et samlet overblik aktiviteter på den studerendes klinikflow og se, hvilke aktiviteter der skal godkendes af dig som klinisk vejleder. side 14/22

16 Derefter vil du kunne se aktiviteternes navn, hvornår aktiviteterne starter/ slutter og hvilke aktiviteter der skal godkendes. Hvis du som klinisk vejleder skal godkende en aktivitet, skal du i ovenståendee eksempel klikke på fx Gå til Fastlagt/planlagt studieaktivitet og så vil den ønskede aktivitet blive åbnet Klik på knappen Gå til godkendelse Derefter kan du enten trykke på Godkend aktivitet eller Afvis aktivitet Under menupunktet Dialog kan der kommunikeres direkte mellem den studerende, klinisk vejleder og UC underviser. Gruppen er lavet på forhånd med de personer, som er tilknyttet til den studerendes klinikflow. I nedenstående eksempel er der 4 personer i gruppen, da der er 2 kliniske vejledere tilknyttet den studerende. side 15/22

17 Klinikrelevante dokumenter: Under dette menupunkt, vil alle dokumenter som er tilføjet af UCL være synlige. Det kan fx være modulbeskrivelser, aftale om fremmøde, dokumentationsblad osv. Kommunikation I Praktikportalen er det muligt at kommunikere med de studerende via beskeder (når man er inde på den studerendes klinikflow) og via et dialogforum. Dialogforummet er et rum, som både studerende, personale på uddannelsen og personale på det kliniske undervisningsstedd har adgang til. I dialogforrummet kan der frit oprettes grupper og dette kan ske på tværs af roller, uddannelser og UC er. Beskederne i Dialogfo- rum kan kun læses af de personer som er tilknyttet gruppen. Vælg menupunktet Kommunikation og Dialogforum Klik på Opret gruppe Tilføj medlemmer til gruppen ved at søge dem frem under Medlemmer. side 16/22

18 Først skal du vælge om det er studerende, personale på klinisk undervisningssted eller personale på uddannelsen du gerne vil tilføje i gruppen. Derefter vælger du den Professionshøjskole som personen er tilknyttet. Efterfølgende skal du vælge uddannelsen og til sidst udbudssted. I eksemplet nedenunder vil vi gerne tilføje en studerende ved UCL som går på sygeple- Derefter kan man søge efter den studerendes jerskeuddannelsen i Odense og Svendborg og er tilknyttet Svendborg som udbudssted. navn. side 17/22

19 For administratorer på de kliniske undervisningssteder: For de uddannelsesansvarlige med administratorrettigheder i Praktikportalen, er der flere funktioner tilgængelig end for dem der bruger Praktikportalen som kliniske vejledere. Ad- under- ministratorer kan oprette personale og kliniske undervisningspladser på det kliniske visningssted samt se sagsbehandling af pladser hos UCL. Opret personale på det kliniske undervisningssted Du opretter personale på det kliniske undervisningssted ved at gøre følgende: Klik på menupunktet Klinisk undervisningssted og derefter på Personale Nu vil du kunne se en liste over personalet som er tilknyttet det kliniske undervisningssted og du kan oprette nyt personale: Klik på Opret Du skal vælge hvilket klinisk undervisningssted personen skal være tilknyttet Du skal udfylde de obligatoriske felter og derefter trykke på Opret. Derefter vil den oprettede medarbejder får en velkomstmail, hvor vedkommende skal aktivere sin brugerprofil på Praktikportalen og vælge en adgangskode. side 18/22

20 Opret en klinisk undervisningsplads Du opretter kliniske undervisningspladser ved at gøre følgende: Klik på menupunktet Klinisk undervisningssted og vælg Alle kliniske undervisningsste- der Du skal vælge det kliniske undervisningssted som du ønsker at oprette kliniske undervis- Sy- ningspladser på. I dette eksempel vil administratoren oprette en klinisk undervisningsplads på Fredericia gehus. side 19/22

21 Ved at trykke på fanen Opret klinisk undervisningsplads(er), kommer du ind på siden, hvor du kan oprette kliniske undervisningspladser. Du skal tage stilling til følgende: Antal pladser Kliniske undervisningspladskrav skal angives (medicinsk, kirurgisk, psykiatrisk, kommu- Tryk nal sygepleje eller sundhedspleje). Klinikforløb som klinikstedet kan tilbyde (hvilket modul er der tale om). Administrationsperioden skal angives, hvilken periode bliver pladsen tilgængelig. på Tilføj når perioden er valgt. Kliniske vejledere kan angives, hvis det på forhånd er kendt hvem der skal være klinisk vejleder og personen er oprettet. Tryk på Tilføj når den kliniske vejleder er valgt. Tryk på Opret. Pladsen er nu oprettet som en kladde og du skal sende pladsen til godken- delse hos UCL. Du skal derfor trykke på Godkend klinikplads. Herefter vil du få følgende besked, da Personalet hos UCL nu skal godkende den oprettede plads. side 20/22

22 Klinikstedsbeskrivelse Klik på menupunktet Klinisk undervisningssted og vælg Alle kliniske undervisningsste- der Du skal vælge det kliniske undervisningssted som du ønsker at oprette klinikstedsbeskrivelse på Her udfyldes de angivne felter. Det er også muligt at skrive en beskrivelse af afdelingen, du kan vælge om du vil skrive en tekst eller uploade en fil Klinisk undervisningspladser For at følge sagsbehandlingen af pladser på det kliniske undervisningssted, kan du som aden oversigt ministrator klikke på menupunktet Klinisk undervisningspladser. Her kan du se over hvilke pladser du mangler at godkede eller om der er pladser som mangler godkendel- se fra UCL og hvilke der er godkendte og som kan bruges af UCL til fordeling. side 21/22