3. L Gennemgang af revisionsprotokollat v. Benny Lundgaard, PWC. Regnskab for Boligselskabet Sjælland fremsendes fredag som bilag 2.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde (regnskabsmøde) Parkvænget 25, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Vær venligst opmærksom på vi begynder spisning kl og mødet senest kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen. Under punkt 3 og 4 deltog Benny Lundgaard, PWC og Louise Afbud: Lisbeth Blom, Michael Sandberg Anna Hansen og Bodil Bundgaard forlod mødet L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres 1. L Opfølgning fra sidste møde 2. O Kommende arrangementer: 29/4 temamøde Byggepolitik 1/5 deadline input til mundtlig beretning vi har p.t. modtaget fra Bodil N, Jan rene og Jens. 8/5 temamøde om driftsrelaterede spørgsmål 12/5 valgmøde i BL 14 stk. 2 20/5 temamøde om selskabets regnskab 3. L Gennemgang af revisionsprotokollat v. Benny Lundgaard, PWC 4. O Godkendelse af regnskaber for BOSJ, Regnskab for Boligselskabet Sjælland fremsendes fredag som bilag 2. Regnskab for den fælles drift vedlægges som bilag 3. Benny Lundgaard gennemgik regnskabet og startede med at rose Regnskabsafdelingen for det arbejde, der var lavet med årets regnskaber både hvad angår den øgede kvalitet men også samarbejde. Der er fin balance mellem indtægter og udgifter, som loven foreskriver. Selskabets økonomi er i fin balance og der gennemføres nødvendige tiltag jf. forvaltningsrevision. De ekstraordinære udgifter er hovedsageligt modsvaret af tilsvarende indtægter ved tilskud til afdelinger fra dispositionsfonden. 1

2 Balancen blev gennemgået, herunder sideaktivitet. Regnskabet blev godkendt. 5. O Godkendelse af ikke godkendte regnskaber samt godkendte afdelingsregnskaber Regnskaber i afdelinger uden bestyrelse: Følgende regnskaber er fremsendt til bestyrelsen den 2. april 2014: Karlemosekollegiet, Køge Bredgade 28-32, Roskilde Hersegade-Grønnegade. Roskilde Vængebo, Roskilde Stjerneparken 1, Roskilde De 6 huse Bernadotteparken, Roskilde Børnehaven Solsikken Vognmandsparkens Børnehave. Roskilde Enoch's gård, Roskilde Enoch's gård ungdomsboliger, Roskilde Sct. Gertrudsvej 9-47, Ringsted Søvænget 2-17, Fredensvej Mosevang, Holbæk RUC ungdomsboliger, Roskilde Kasernen, Holbæk Hedeboparken Fritidscenter, Roskilde Fælleshuset, Trehøje Oasen, serviceareal ny, Viby Oasen serviceareal, gammel, Viby Oasen 2, Viby Granbo Børnehus, Roskilde Rypevejens institutioner, Roskilde Hovedgaden 76, Borup Hybenvang, Holbæk Bredgade 17, Præstemarksvej, Roskilde Ad fælleshuset Trehøje drives denne af afdelingerne omkring fælleshuset og de bør kunne danne en bestyrelse. 2

3 Ad Oasen ny og gammel skal overskuddet anvendes til nedbringelse af gæld til selskabet og på førstkommende ordinære møde skal afdelingerne om muligt sammenlægges økonomisk. Ad Enochs gård ønskes der på førstkommende ordinære møde drøftet en evt. økonomisk sammenlægning Ad Bredgade præstemarkshusene, Roskilde bør en evt. sammenlægning med Bredgade i Roskilde og Præstemarkshusene drøftes på førstkommende beboermødet dog skal det drøftes med Afdelingerne Bredgade og Præstemarkshusene. Stjerneparken 1 bør der på først kommende ordinære beboermøde drøftes en sammenlægning med Stjerneparken 2, dog forudsat Stjerneparken 2 ønsker dette Karlemosekollegiet, Køge bør der på først kommende ordinære beboermøde drøftes en sammenlægning med Karlemoseparken, Køge, dog forudsat Karlemoseparken ønsker dette. RUC ungdomsboliger, Roskilde bør der på først kommende ordinære beboermøde drøftes en sammenlægning med anden ungdomsboligafdeling i nærheden. Godkendte regnskaber Godkendte kan ses på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. Ikke godkendte regnskaber: Moesgården, Roskilde Der henvises til bilag udsendt d.d.- bilaget gennemgås. Der er ikke modtaget yderligere kommentarer fra afdelingsbestyrelse end det anførte. Ved udsendelse af seneste dagsorden er der ikke modtaget yderligere indsigelser mod regnskaberne. I givet fald sendes de ud i løbet af dagen. Følgende afdelinger har imidlertid ikke haft lang tid til godkendelse, hvorfor de endeligt behandles på mødet 7. maj Det er Parkvænget, Roskilde Knolden, Roskilde Lunden, Roskilde Bodsbjergvænget 4, Roskilde Kløverparken 1 & 2, Roskilde Nygade, Østergade, Holbæk Østergade , Holbæk Møllebankerne, Borup Asylgade, Rughaven, Roskilde 3

4 Gyvelparken, Roskilde Haraldskær/ Egelund, Roskilde Ungdomspensionen, Roskilde Rønnebærparken, Roskilde Spritfabrikken, Roskilde Svinget, Isefjordsvej, Holbæk Anders Larsens Vej Kapalanvej (afd. 412), Holbæk Anders Larsensvej, Holbæk Bjergmarken, Holbæk Kløvermarksvej, Holbæk Kastaniegården, Holbæk Ad. afdelinger uden bestyrelse Samtlige regnskaber godkendt. Ad. godkendte regnskaber Samtlige regnskaber godkendt. Ad. ikke godkendte regnskaber Moesgårdens regnskab blev godkendt. SB havde gerne ønsket en mere detaljeret argumentation fra afdelingsbestyrelsens side for den manglende godkendelse og dermed givet SB et bedre grundlag for at imødekomme afdelingens synspunkter. Der var en drøftelse af, hvordan SB sikrer afdelingerne oplever, at SB gerne hører bestyrelsernes argumenter for indsigelser. Følgende i SB vil være villig til at gå telefonisk dialog med afdelinger, hvor der er indsigelser: Anna, Per B, Jens, Annette, Stig, Helene, Jan Rene og Bodil N. Kontaktpersonen formidler det videre til SB skriftligt til administrationen inden SB mødet, hvor punktet behandles. Gældende frister overholdes. Evt. nye oplysninger, som kan ændre selskabets indstilling, skal fremsendes til selskabet, så betids at en vurdering af indsigelsen kan behandles korrekt. 6. L Antal bestyrelsesmedlemmer 7. L Godkendelse af administrations- og driftsbidrag for 2015 samt timepriser for O Lån fra energipuljen 4

5 Følgende lån fra energipuljen er behandlet og godkendt på Forretningsudvalgsmøde den 10. april 2014: Bakkesvinget ventilation, behovsstyret Solparken ventilation, behovsstyret Måneparken ventilation, behovsstyret Æblehaven ventilation, behovsstyret Rørmosen ventilation, behovsstyret Indstillingerne vedlægges til orientering som bilag 6a-e. og drøftelse Taget til efterretning. AB informeres af OL og hvor der er huslejestigning forudsættes disse godkendt på behørig vi. 9. O Afrapportering lean/esdh Redegørelse vedlægges som bilag 7. Taget til efterretning. 10. L Indstilling vedr. Ringparken 11. O Udbetaling DK modtagelse af boligsikring Som bilag 9 +9a vedlægges indstilling herom. Godkendt. 12. O Godkendelse af 1. dagsorden til RM Som bilag 10 vedlægges foreløbig 1. indkaldelse. Samtidig hermed skal endeligt udkast til selskabets bygge og renoveringspolitik godkendes ligesom politik for tilskud, da det er tema for repræsentantskabsmødet Som suppleant forslås Susanne Benjamin (Christiansen), Fælledvej 30-34, Roskilde og Knud H Rasmussen fra De røde blokke, Borup Det skal fremgå, at Fjordbo også skal godkende fusionen og at den ikke er behandlet p.t. men der er et ønske fra deres bestyrelse. 5

6 Bo Larsen, Bjergmarken i Holbæk har oplyst, at han ønsker at stille op til bestyrelsen. Han vil derfor være en del af valgavisen. Richard Damgaard Jensen, Kløvermarken 2, Roskilde har oplyst, at han ønsker at stille op til bestyrelsen. Han vil derfor være en del af valgavisen. Som følge af hans opstilling, indstilles han ikke som suppleant til SB De to yderligere kandidater til SB skal fremgå af indkaldelsen. Temaer i valgavis forslås: Hvad kan du bidrage med? Hvad er du mest stolt af at have gennemført i din boligafdeling eller i Boligselskabet Sjælland? Hvad skal selskabsbestyrelsen fokusere på de næste to år? Hvad er den største udfordring for den almene sektor Godkendt Knud Rasmussen blev foreslået som suppleant. Richard D. Jensen kan ikke opstille som både suppleant og medlem, og opstilles derfor som medlem. 13. L Praktiske detaljer om RM 14. O Indstilling vedr. genhusning ifm. helhedsplan i Margrethegården, Ringsted Som bilag 11 vedlægges indstilling herom. Godkendt. 15. L Indstilling vedr. nybyggeri 16. O Oversigt over dispositionsfonden Oversigt vedlægges som bilag 13. Taget til efterretning. 6

7 17. L Sems Have, Roskilde 18. O Ansøgning om egen trækningsret afd. Erhvervskollegiet, Roskilde Ansøgning fra afdelingsbestyrelsen pva. afdelingen er vedlagt som bilag 15. Godkendt. 19. O Ansøgning om tilskud fra afd. Kløvermarksvej, Holbæk Indstilling fra afdelingsbestyrelsen pva. afdelingen er vedlagt som bilag 16. Godkendt. Der ønskes undersøgt om der er en afdeling i nærheden som kan sammenlægges med denne. 20. O Godkendelse af justering af selskabets politik for økonomisk støtte til afdelingerne Udkast til justeret politik vedlægges som bilag 17. Til drøftelse og godkendelse Godkendt. 21. O Godkendelse af endelig Bygge- og Renoveringspolitik Udkast til repræsentantskabets godkendelse vedlægges som bilag 18. Herunder indstilling af kandidater til byggeudvalget. Til drøftelse og godkendelse Godkendt. Renoveringer 2. afsnit mangler et ord. At dialogen 22. L Input til MUS med direktøren 23. O Fraflytningsstatistik kvt Statistikken er vedlagt som bilag 19. Taget til efterretning. 24. O Status gældsrådgivning 7

8 Status for projektet i 2013, som er tilsendt ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er vedlagt som bilag 20. Til Orientering Taget til efterretning. 25. L Orientering fra direktionen 26. O Orientering fra forretningsudvalget Godkendelse af brev til Roskilde kommune om nybyggeri. 27. O Udvælgelse af fokuspunkter på selskabet TV indslag om bestyrelsesmødet Der lægges et offentligt referat på selskabets hjemmeside. Som supplement hertil fokuserer vi efter hvert møde via TV indslag på de væsentligste punkter fra bestyrelsesmødet. Hvilke punkter ønsker bestyrelsen der fokuserer på i TV indslaget fra dette møde? Til drøftelse og beslutning Lån energipuljen, Repræsentantskabsmøde, gentag temamøderne, Regnskabsindsigelserne 28. O Orientering fra bestyrelsen For at fremme behandlingen af punktet, sendes input så vidt muligt en uge før bestyrelsesmødet. Punktet følger samme procedure som forretningsudvalget. Under mødet kan der stilles spørgsmål til punkterne. Udlejningsudvalget behandlede En karantæne til en beboer fra Solparken, Roskilde Dispensation til anden bolig grundet økonomi og niveauopdelt bolig. Indsigelsen henvist til kommunen. God tur til Malmø Referat af demokratiudvalget 27/3 udsendes til SB medlemmer. Møde i Frederiksberg Huse, Roskilde om en udviklingsplan til afdelingen. Stor ros til 8

9 selskabets håndtering af sagen. 29. O Orientering fra områderne For at fremme behandlingen af punktet, sendes input så vidt muligt en uge før bestyrelsesmødet. Punktet følger samme procedure som forretningsudvalget. Under mødet kan der stilles spørgsmål til punkterne. Møde i Borup 12/ L Eventuelt Der har været afholdt møde i Viby og deres sendes referat til SB Næste SB møde afholdes den 7. maj 2013 Husk vi starter kl