Dagsorden for møde i Danske Havnes bestyrelse

Transkript

1 Dagsorden for møde i Danske Havnes bestyrelse onsdag den 21. maj 2014 kl ca , Weidekampsgade 10, 2300 København S Mødelokale 4-1 2, 4. sal

2 Indholdsfortegnelse A. Åbne punkter... 3 Punkt 1 Meddelelser... 3 Punkt 2 Hvordan skal bestyrelsen arbejde?... 3 Punkt 3 Hvilke faglige fora og hvordan skal de arbejde?... 4 Punkt 4 Referater fra bestyrelsesmøder samt hjemmeside... 5 Punkt 5 Bestyrelsesuddannelse... 6 Punkt 6 Evaluering af havneloven... 8 B. Fortrolige punkter... 9 Punkt 1 Direktøransættelse... 9 Punkt 2 Budget... 9 Punkt 3 Placering af sekretariat... 9 C. Orienteringspunkter Punkt 1 Lodslov Punkt 2 Folkemøde Punkt 3 Danske Havnes repræsentation i råd og nævn Punkt 4 Mødeplan... 12

3 A. Åbne punkter Punkt 1 Meddelelser Punkt 2 Hvordan skal bestyrelsen arbejde? Arbejdsdeling bestyrelse, formand og direktion Ny organisation, ny bestyrelse og ny sammensætning af bestyrelsen giver grundlag for at overveje, hvordan bestyrelsen vil arbejde på møder og mellem møder fremover. Sekretariatet anbefaler, at bestyrelsen på sit møde i november 2014 arbejder med bestyrelsens arbejdsform, mødeformer og arbejdsdeling mellem bestyrelse og direktion. Arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion er i Anbefalinger for god selskabsledelse (side 11 ff.), at bestyrelsen påtager sig den strategiske ledelse (hvorhen), og direktionen vælger, hvordan der arbejdes med at nå målene (hvordan). Grundlaget for både bestyrelse og direktion er en gennemarbejdet Strategi for virksomheden/organisationen, et Arbejdsgrundlag for bestyrelsen (hvordan arbejder bestyrelsen og efter hvilke værdier?), Arbejdsplan for henholdsvis bestyrelse og direktion og en Plan for bestyrelsens og direktionens arbejde med forretningsudvikling og værdiskabelse i organisationen. Danske Havnes bestyrelse har i 2012 vedtaget Strategi for Danske Havne Strategien blev i forbindelse med de organisatoriske ændringer i Danske Havne suppleret med Ambitioner for Danske Havne på foreningens ekstraordinære generalforsamling i oktober Ambitionsnotatet supplerer Strategien med mere forretningsudvikling../. Strategi og Ambitionsnotat vedlægges. Side 3

4 Punkt 3 Hvilke faglige fora og hvordan skal de arbejde? Danske Havnes nye og meget enkle vedtægter siger ikke noget om, hvordan havnene fremover skal og kan mødes i udvalg, fora og forsamlinger. Det skal udvikles nu, og bestyrelsen vil på sit møde den 21. maj 2014 begynde debatten om den praktiske organisering. Sekretariatet anbefaler, at bestyrelsen på sit møde i november diskuterer og træffer beslutning om udvalg, arbejdsgrupper og fora i Danske Havne. Frem til mødet i november fortsætter medlemsaktiviteterne som hidtil, og havnedirektører i Gruppe 5 og Gruppe 15 udgør det tidligere Transportudvalg. Transportudvalget var vedtægtsbestemt som rådgiver for bestyrelsen, og udvalgets indstillinger blev indskrevet i bestyrelsens dagsorden. Med flere havnedirektører i bestyrelsen får bestyrelsen de gode anbefalinger direkte. Dermed bortfalder rådgivningsfunktionen. Næste udfordring er antallet af havne, som mødes. Transportudvalget bestod af 13 medlemmer i sidste periode. Før det 11 medlemmer. Hvis stor-havnegruppen og mellemgruppen skal samles, bliver det 20 havne. Det er en stor gruppe at samle, selvfølgelig afhængig af hvad der skal ske på møderne. Tredje udfordring er indhold og form på møderne. Der vil stadig være fora for a/s havne, intermodal transport, vindenergi og offshore, maritim sikring og netværk for miljø, nautiske og administrative emner. Men hvordan skal kredsen om det tidligere Transportudvalg samarbejde? Fjerde udfordring er deltagerkredsen. I nogle sammenhænge er det vigtigt, at havnedirektørerne medvirker til at sætte sager højt på foreningens dagsorden. Men det kan for nogle godt blive en praktisk og logistisk udfordring at deltage i alle møderne, hvis man eksempel- Side 4

5 vis har plads i bestyrelsen, et eller to fora, en ESPO komite og forventes at deltage i et forum for grupperne. Andre brancheorganisationer samler medlemmer efter interesser i fora, der minder om Danske Havnes markedsgrupper. F.eks. har Vindmølleindustrien følgende arbejdsgrupper: Netværk og projekter Udvikling og omstilling i Vindindustrien Offshore Wind Denmark QA-Netværk Markeds- og planlægningsudvalg Value of wind Developerforum Offshore planlægningsgruppe Vindkraftnet Danish Wind Export Association Flere af Danske Havnes fora og netværk er fortsat med samme aktiviteter før og efter generalforsamlingerne. Gruppen af 33 mindre havne ventes fortsat at mødes halvårligt til erfa-møder og ellers i udvalgte temamøder eller projektmøder som f.eks. Projekt Forretningsudvikling for mindre havne. Tilsvarende er der netværk for medarbejdere beskæftiget med Nautiske emner, Miljø og Teknik og Administrative emner samt følgegrupper for Maritim Sikring og for Lodslov og lodsning. Punkt 4 Referater fra bestyrelsesmøder samt hjemmeside Flere havnebestyrelser har fået medlemmer, der også arbejder for organisationer, som Danske Havne samarbejder med og i nogle tilfælde forhandler med. Det er derfor allerede principielt besluttet at fjerne medlemsområdet på hjemmesiden, så hele indholdet åbnes for alle. Det kræver nye overvejelser om adgang til bestyrelsens dagsordner og referater. Side 5

6 Sekretariatet anbefaler, at bestyrelsen diskuterer, hvordan man ønsker bestyrelsesmaterialet tilsendt og gjort bekendt for medlemmerne. Alt bestyrelsesmateriale er hidtil blevet sendt direkte til bestyrelsesmedlemmerne med mail dagsordensmateriale også med post. Alt mødemateriale er blevet lagt på hjemmesidens medlemsområde, hvortil alle havneadministrationer og havnebestyrelsesmedlemmer har adgang. Kopi af materiale ekskl. udkast til referater er hidtil også blevet sendt direkte i kopi til havnedirektøren i den havn, hvor bestyrelsesmedlemmet kom fra. Hvis alt bestyrelsesmateriale fremover lægges på hjemmesiden, kan der derfor være behov for, at visse punkter er lukkede. Det kan f.eks. være forhandlingsmandater og oplæg til både organisatoriske og politiske drøftelser. En anden løsning kan være, at der efter hvert bestyrelsesmøde udsendes en kort Nyt fra bestyrelsen til medlemmerne, og at alt bestyrelsesmateriale kun indgår i kommunikationen med bestyrelsens medlemmer. Fremgangsmåden afhænger naturligvis også af den måde bestyrelsen ønsker at arbejde på. Punkt 5 Bestyrelsesuddannelse Danske Havne har indgået en uddannelsesaftale med Board Governance, Aalborg, om rabat på uddannelse af bestyrelsesmedlemmer. Blandt de mange udbydere af uddannelser og kurser er Board Governance valgt, fordi uddannelsen giver såvel bestyrelsesmedlemmer som bestyrelsesledere værktøjer til at arbejde med værdiskabende og forretningsudviklende bestyrelsesarbejde. Sekretariatet anbefaler, at bestyrelsen bidrager til at inspirere til bestyrelsesarbejde hos medlemmerne og i Danske Havnes bestyrelse ved at benytte uddannelsestilbud og kurser. Side 6

7 Komiteen for god selskabsledelse har udgivet 48 anbefalinger til bestyrelser i private selskaber. Der er gode råd om sammensætning, mødeformer, årlige evalueringer og for klar arbejdsdeling mellem bestyrelse og direktion. Selv om bestyrelsesarbejde i private selskaber og i offentligt ejede selskaber har mange lighedspunkter, er der ikke udarbejdet anbefalinger for f.eks. havnebestyrelser. Men ønsket om at arbejde mere med strategi og forretningsudvikling er i dag fælles for alle bestyrelser. I havnene har bestyrelsernes arbejde og ledelse udviklet sig uden de store konflikter i forhold til ejerne og havnenes direktioner. Men der er altid grund til at spørge, om bestyrelsesarbejdet kan gøres endnu bedre. Det kan være inspiration til nye mødeformer, større inddragelse af medlemmernes kompetencer, jævnlige evalueringer af bestyrelsens ledelse og samarbejde mellem bestyrelse og direktion. Traditionelt bestyrelsesarbejde har meget fokus på kontrol. Hvis noget af indsatsen kan overføres til værdiskabende ledelse og forretningsudvikling, vil det være et stærkt bidrag til den omfattende forretningsudvikling, som havne i dag arbejder med. Læs om Board Governance uddannelse for bestyrelsesmedlemmer her og uddannelse for bestyrelsesledere her. De to uddannelser afsluttes med eksamen og diplom. Tolv medlemmer af havnebestyrelser og havneadministrationer har hidtil gennemført uddannelserne. Prisen for bestyrelsesuddannelsen er kr. og for bestyrelsesledere kr. Der optages op til 5 havnefolk på hold af personer, for at man kan lære af bestyrelseserfaringer i andre typer bestyrelser. Der findes mange andre udbydere på markedet, og priserne varierer meget. Aftalen med Board Governance blev indgået efter grundig gennemgang af de uddannelser og kurser, der blev udbudt for et år siden. Side 7

8 Punkt 6 Evaluering af havneloven Transportminister Magnus Heunicke har nu besluttet, at evaluering af havneloven fra 2012 skal ske i det nationale Erhvervshavneråd. Ministeren vil indkalde rådet efter sommerferien med henblik på, at evalueringen kan gennemføres i Danske Havne og de øvrige maritime organisationer samt organisationen Landbrug og Fødevarer er repræsenteret i rådet. Sekretariatet anbefaler, at der nedsættes et Havnelovudvalg med formandskabet, tre havnedirektører og direktør/sekretariat. Udvalget skal forberede Danske Havnes indspil til evaluering af havneloven i det nationale Erhvervshavneråd. Herudover at sekretariatet indsamler synspunkter fra havnebestyrelser og havnedirektører til brug for Havnelovudvalgets arbejde. I forbindelse med revision af havneloven i 2011 fremlagde Danske Havne flere notater med forslag til ændret juridisk organisering af havnene. Blandt andet forslag om at udskille infrastrukturen i et infrastrukturselskab og de kommercielle aktiviteter i aktieselskaber. Sammenfatningsnotat af redegørelse fra professor Erik Werlauff,./. Aalborg Universitet, vedlægges. På Transportudvalgets møde 6. maj 2014 var ønsket til dette punkt, (Opfordringen var derfor) at klarlægge behovet for ændringer og foreslå nye løsninger. Der er noget, der helt åbenbart ikke virker, nemlig begrænsningerne på, hvilke aktiviteter havnen må involvere sig i (annoncering og tidsbegrænset), og så er der et ønske om at få flere modeller. En opdeling i drift og anlæg blev foreslået. Bestyrelsen har tidligere behandlet den forestående evaluering af havneloven og har over for tidligere transportminister Pia Olsen Dyhr og for transportminister Magnus Heunicke udtrykt følgende ønsker til revision af havneloven: a) Reglerne for selskabsdannelse er fortsat for stramme. Især kravet om, at aktiviteter, som havnen igangsætter, skal udbydes efter 5 år, er begrænsende. Kravet gælder f.eks. ikke for statslige selskaber. Side 8

9 b) Flere havne har fået afslag på at etablere aktiviteter uden for kommunegrænsen. Det har stoppet flere initiativer. En kommunegrænse må ikke stå i vejen for gode projekter. c) A/S formen skulle være fremtidens organisationsform for havne. Men der er kun 7 a/s havne tilbage, og ingen nye er kommet til siden Lånemuligheder er begrænsede, og der er fortsat uklarhed i forhold til den skattemæssige afgrænsning. d) Offentligt ejede a/s havne har som udgangspunkt ikke kunnet optage lån i KommuneKredit. Det gør det dyrere for en a/s havn at optage lån end en selvstyrehavn. Den mulighed kom sidste år ind i lov om vandselskaberne. Det kunne hurtigt gøres i havneloven. e) Både a/s havne og selvstyrehavne har en forpligtigelse til at handle forretningsmæssigt og agere i konkurrence. Derfor bør begge havnetyper være undtaget fra offentlighedsloven via havneloven. f) Der var i havnelovarbejdet en anbefaling om at se på vederlaget. Der er fortsat et behov for bredere rammer for at tiltrække kvalificerede bestyrelsesmedlemmer til selvstyrehavne. Da forberedelse af arbejdet med revision af havneloven i 2012 beslaglagde mange af sekretariatets og medlemmernes ressourcer i næsten to år, vil det være en stor hjælp, hvis ønskerne til ny havnelov prioriteres, og medlemmerne vurderer behovet for ændringer i havneloven i forhold til de fem vigtigste udfordringer, som de enkelte medlemshavne står overfor. B. Fortrolige punkter Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Direktøransættelse Budget Placering af sekretariat Side 9

10 C. Orienteringspunkter Punkt 1 Lodslov Danske Havne ønsker en modernisering af lodsninger. Søfartsstyrelsen har afsat kr. til at få undersøgt mulighederne for landbaseret lodsning. Det har Danske Havne længe efterspurgt. Men det er også nødvendigt, at det bliver til mere end en teoretisk undersøgelse. Derfor opfordrer Danske Havne til, at det bliver et egentligt 1:1 forsøg. Der er havne, der er interesseret i at være med og støtte et sådant forsøg. Punktet forelægges til orientering. Danske Havnes hovedsynspunkter er, at 1. Når der indføres lodspligt skal det primært være af hensyn til miljøet og sejladssikkerheden. Derfor arbejder Danske Havne for, at det samlede regelsæt for lodspligt gennemgås nøje med det formål at sikre, at der kun er lodspligt, hvor der er en forhøjet risiko for, at grundstødning kan medføre en miljømæssig risiko. Danske Havne arbejder også for, at hvis andre f.eks. broejere ønsker at beskytte broen, bør de også betale for det. 2. Lodsning skal moderniseres, men rammen er desværre helt traditionel. Danske Havne ønsker derfor forsøg med landbaseret lodsning/sejladsvejledning, så de teknologiske muligheder bruges. 3. Transportens samlede pris er afgørende for valg af transportform og -rute. Derfor er lodsning også en konkurrenceparameter. Hvis der i visse områder er lodspligt, hvis der er serviceforringelser, og hvis der er forhøjede priser. Når skibsfarten til en række mindre havne bliver pålagt forsinkelser og/eller højere priser ændres deres konkurrencesituation. Det er helt i strid med bestræbelserne på at sikre skibsfarten til alle havne. Der mangler et klart billede af konsekvenserne for disse havne. Side 10

11 4. Urimelige strafbestemmelser skal afskaffes. Såvel før som efter dette lovforslag træder i kraft, kan en havnedirektør straffes med bøde eller op til 1 års fængsel, hvis havnen modtager skibe, der ikke har benyttet certificeret lods. Det er en helt urimelig bestemmelse, som bør afskaffes. Danske Havne har en følgegruppe bestående af en række havnedirektører og havnekaptajner, som der er en tæt dialog med. Punkt 2 Folkemøde Danske Havne deltager igen i år i Folkemødet på Bornholm. Det sker i tæt samarbejde med Danmarks Rederiforening og Danske Maritime. Igen er udgangspunktet Postbåden Peter, der skal sikre Det Blå Danmark god synlighed. Punktet forelægges til orientering. Danske Havne har i år et debatarrangement mellem erhvervs- og vækstminister Henrik Sass Larsen, direktør i Rederiforeningen, Anne H. Steffensen, direktør i Danske Maritime, Jenny N. Braat og sekretariatschef i Danske Havne, Tom Elmer Christensen. Hver især præsenterer deres nøglepointer med hensyn til Vækstplan Det Blå Danmark tør vi sejle næste sømil? Specielt sættes der fokus på, om der er politisk mod til at give de rette rammebetingelser for et af Danmarks største erhverv i vækst. Det politiske mod diskuteres med et politikerpanel bestående af Torsten Schack Pedersen, MF(V), Benny Engelbrecht, MF(S), Nadeem Farooq, MF(RV) og Steen Gade, MF(SF). Herudover er der et debatarrangement sammen med Dansk Byggeri om havneudvidelser og krydstogt, og Danske Havne sætter selv et debatarrangement op om turisten til lands, til vands og i luften, hvor vi binder skibsfart og Københavns Lufthavn sammen. Side 11

12 På postbåden Peter vil der være en installation/blikfang for Søfart gennem 400 år, som søfartsmuseet står for. Der er givet midler fra Den Maritime Fond til synliggørelsen af Det Blå Danmark. Punkt 3 Danske Havnes repræsentation i råd og nævn Danske Havne er repræsenteret i en række råd og nævn. Som følge af den nye formand og direktør vil der i den kommende tid ske udskiftning på nogle poster. På andre søges repræsentation fra havnene. Punktet forelægges til orientering. Hovedreglen er, at formand og direktør deltager i udvalg med ministerdeltagelse. Herudover deltager formanden i ESPO s generalforsamling. Sekretariatet dækker en række faglige udvalg og høringsorganer, herunder også en del af ESPO s arbejdsgrupper og komiteer. Der er generelt et ønske om at involvere havnene mest muligt. Hvor der er behov for særlig specialistviden søges denne ved repræsentation i havnene. Det kan f.eks. være i klagenævn etc. En række havne har været involveret i ESPO s komiteer. En lære har været, at det er svært at matche de store havne i Europa. Initiativet med at samle de nordiske havne skal styrke det nordiske samarbejde og sammenhold særlig i ESPO, og så må Danske Havne prioritere de områder, hvor kræfterne skal lægges. De havne, der deltager i ESPO s arbejde på vegne af Danske Havne, afholder selv udgifterne. Danske Havne undersøger pt. havnenes ønsker og muligheder i forhold til repræsentation i en række udvalg. Punkt 4 Mødeplan Næste bestyrelsesmøde holdes torsdag den 18. september 2014 kl hos Danske Havne. Side 12

13 Det foreslås, at der holdes et bestyrelsesseminar fra torsdag den 27. november kl til fredag den 28. november kl et sted ude i landet. Side 13