Organisationsbestyrelsesmøde den 15. juni 2011, kl Fælleshuset Baunehøjparken, Baunehøjparken 18A, 4040 Jyllinge

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 15. juni 2011, kl Fælleshuset Baunehøjparken, Baunehøjparken 18A, 4040 Jyllinge Tilstede: Leif Tingvad, Connie Poulsen, Eivind Poulsen, Grete Andersen, Hanne Olesen, H.C. Thigaard, Lisbet Berthelin Fra KAB Jan Spohr, Finn Larsen Afbud fra Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 12. april Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning: Beboerklagenævnets afgørelse af den 15. april 2011 om beboerdemokrati i Roskilde Nord Boligselskab Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Fællesventeliste... 6 Sager til orientering: Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Nyt fra afdelingerne Fælles indkøb af el Fælles indkøb af gas Orientering om selskabets investeringer Beboerklagenævnssager Orientering om kommende møder Eventuelt /11

2 Bilag 3: Beboerklagenævnets afgørelse... 3 Bilag 4: Skadestatistik Ejendomsforsikring... 5 Bilag 5: KAB//Bolignøglen... 6 Bilag 11: Beboerklagenævnsstatistik /11

3 Selskabet: 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 12. april 2011 Referatet fra ovenfor anførte bestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5", fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning: 3. Beboerklagenævnets afgørelse af den 15. april 2011 om beboerdemokrati i Roskilde Nord Boligselskab Beboerklagenævnet har ved brev af den 15. april 2011 truffet afgørelse i sag om beboerdemokrati i. Beboerklagenævnets afgørelse og begrundelse er vedlagt som bilag 3. I forlængelse heraf drøfter organisationsbestyrelsen, om afgørelsen har betydning for organisationsbestyrelsens arbejde herunder for aftalte procedurer for behandling af sager mellem organisationsbestyrelsesmøder. Bilag 3: Beboerklagenævnets afgørelse Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter beboerklagenævnets afgørelse, og træffer eventuelt i forlængelse heraf beslutning om procedurer for behandling af sager mellem organisationsbestyrelsesmøder. 3/11

4 Organisationsbestyrelsen henviste til beslutningen på bestyrelsesmødet i november 2010, hvor det blev vedtaget, at hastesager mellem 2 bestyrelsesmøder i givet fald forelægges elektronisk for alle medlemmer af organisationsbestyrelsen. Sagen afgøres ved almindeligt flertal og forelægges efterfølgende på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde til orientering. I tilknytning til denne vedtagelse besluttede organisationsbestyrelsen, at efter et eventuelt ønske fra en eller flere medlemmer af organisationsbestyrelsen skal hastesagen i givet fald forelægges en afdelingsbestyrelse forud for organisationsbestyrelsens endelige beslutning. 4. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr. 1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i /11

5 KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet, og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis eller have bemyndiget forretningsføreren til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. Den fælles forsikringsramme udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis 0 kr kr. og kr. For afdelingerne Tåstrupgård og Lundtoftegade udbydes dog med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis kr. og kr. Bilag 4: Skadestatistik Ejendomsforsikring Indstilling: Boligorganisationen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde i august eller bemyndiger forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen besluttede at det nye forsikringstilbud behandles på næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 30. august Organisationsbestyrelsen anmodede administrationen om en oversigt visende udviklingen i skadesomfanget i boligorganisationen sammenlignet med den generelle skadesudvikling for boligorganisationer administreret af KAB. 5/11

6 5. Fællesventeliste En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet, som træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. Bilag 5: KAB//Bolignøglen Indstilling: Boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KAB-fællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. Yderligere indstilles det, at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. tog orienteringen til efterretning og besluttede i forlængelse heraf at beboerfortrinsretten administreres efter model A. Sager til orientering: 6. Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Som følge af nye lovkrav skal referater være offentligt tilgængelige. Derfor uploader KAB nu dagsordener og referater fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe disse dokumenter. Placeringen på dokumenterne er: 6/11

7 Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt dagsordener og referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket del og en åben del. Den lukkede del af referaterne med de fortrolige punkter udsendes pr. brev. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7. Nyt fra afdelingerne 2601 Baunehøjparken Der har i perioden været stor travlhed med alt det grønne, projekt med anlæg af tre nye parkeringspladser ved ejendomskontoret er påbegyndt, afdelingsbestyrelsen har besluttet at fremskynde indkøb af ny trailer, ny computer med opstart problemer fungerer og beboerne er i gang med at male skure igen. Der har i perioden ud over et let stigende antal flyttesager været mindre problemer med en psykisk syg samt en truende beboer, der kræver meget tid i form af samtale med utrygge naboer. Reklamationen af toiletter der går løs efter renoveringen er overdraget til KAB Bygge support afdeling Mølleengen Ud over den løbende ejendomsdrift pågår renovering af udvalgte bede i området, der fældes i den forbindelse flere træer, og der sættes buske i stedet. Beplantningen og stensætning ved p-pladsen mellem nr vil blive fjernet, da den var ved at skride sammen der etableres i stedet græs og et fodhegn for at forhindre kørsel med knallert ned ad skrænten. Driftspersonalet deltager i det grønne kursus, i den forbindelse er vi blevet opmærksomme på flere træer der har svamp i rødderne og skal fældes. Karsten Svensson er nu certificeret som synsmedarbejder Sværdagergård Siden sidste møde er skurene blevet malet. Det gamle stengærde mod bygaden er taget ned og genopbygget med korrekt anlæg, og der er plantet en ny bøgehæk. Dødsbo i nr. 24 er genudlejet. 7/11

8 I forlængelse heraf spurgte organisationsbestyrelsen til status for den ønskede garagerevision i Baunehøjparken. Jan Spohr lovede straks at undersøge dette. 8. Fælles indkøb af el På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles el-indkøb, indgik KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om el-portefølje med Alpiq Norge, som fastlåste el-prisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (kwh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. kwh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011 men f.eks. erstattet af et el-udbud, som med god succes er gennemført på gasområdet. De foreløbige forventninger for 2011 er stigende el-priser blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s el-portefølgeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9. Fælles indkøb af gas I september 2009 afholdtes for tredje gang et miniudbud af naturgasforbruget i boligafdelingernes centrale varmeanlæg på grundlag af den gældende SKI rammekontrakt. Udbuddet omfattede et samlet årsforbrug på ca. 1 mio. m3 naturgas, da vi har et meget beskedent indkøb af naturgas til opvarmning i varmecentraler. På trods af det forholdsvis beskedne udbud opnåede vi et stort fald i prisen i forhold til den gældende aftale. I 2008 og 2009 havde vi en fastprisaftale på 252,3 øre/m3. Vi indgik en ny fastprisaftale for 2010 og 2011 til 167,8 øre/m3 naturgas. Hertil kommer naturligvis transmissionsudgifter, statsafgifter og moms. Vi opnåede således en prisreduktion på ca. 33 % svarende til næsten 1,2 mio. kr. på gaspris ekskl. afgifter. På grund af de nævnte afgifter mv. er den procentvise besparelse på afdelin- 8/11

9 gens energiudgift væsentlig mindre. Besparelsen er dog reel i forhold til den del af prisen, som vi kan påvirke ved at konkurrenceudsætte indkøbet. I nedenstående tabel vises de enkelte afdelingers opnåede besparelser i 2010: Afdelingens navn Afdelingens nummer Naturgasforbrug 2010 i m3 Anslået besparelse i kr. inkl. moms - excl. afgifter? 4701 Stationsgården Egebjergvang Mosegårdsparken Tubberupvænge I Porsebakken Toftebæksgård Hjortholm Emil Pipers Have Carl Lunds Vænge Nybrogård Kollegiet Baunehøjparken Halkærgård ungdomsboliger Kelstedgård Niverødgård Samlet De foreløbige forventninger for 2011 er stigende gaspriser, blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Dette vil ikke påvirke afdelingernes gasindkøb, da den oplyste kontraktpris også er gældende i Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10. Orientering om selskabets investeringer Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje 9/11

10 I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -0,90 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i 1. kvartal 2011 været på -1,30 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 16. maj 2011 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2010 Indre værdi 16. maj ,70 100,51 SEB ,25 100,16 Ændring af indre værdi -7,19 %- point -4,09 %- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital og 4 kr. pr. andel fra SEB. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 11. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 11 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 11: Beboerklagenævnsstatistik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10/11

11 Jan Spohr orienterede kort om baggrunden for afgørelsen i de 2 seneste beboerklagenævnssager. 12. Orientering om kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder i 2011: Tirsdag den 30. august 2011, kl , lokalt Torsdag den 24. november 2011, kl , lokalt (ny dasto) Repræsentantskabsmøder i 2011: Tirsdag den 13. december 2011, kl , lokalt 13. Eventuelt Organisationsbestyrelsen anmodede administrationen om at have fokus på problem med en psykisk syg, der var til stor gene for sine omgivelser. 11/11