Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 18. april 2006

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 18. april 2006 Tilstede: Ane, Christian, Jonas, Lisbeth, Nils, Mikkel og Sam Ikke Tilstede: Steffen og Jeppe Formalia: Ordstyrer er Christian (Lisbeth styrer tiden med hård hånd) Nils er referent Godkendelse af referat fra tirsdag den 4. april: Referatet er godkendt (De punkter som faldt ud vil blive medtaget på fremtidige bestyrelsesmøder). Forretningsorden: Forretningsordenen er godkendt med den rettelse der var til reglen om telefon. Medlemsmøde: Dagsordenen godkendes med den rettelse at der lægges aftensmadpause ind efter pkt. 7 og der afsættes 20 minutter. Christian vil holde en introduktion til mødet og kort tale om de forandringer, der sker, som er en konsekvens af vedtægtsændringerne. Vores visoner skal også kort gennemgåes. Lisbeth vil finde ud af hvem som kan skaffe mad. Jonas tager en DVD-afspiller med. Nils er valgt til referent og tager sin egen bærbare med (ikke Lisbeths!) Hvis der kommer flere end forventet flyttes mødet til enten Fib 3 eller kantine Fib15. Ane og Sam er ansvarlige for at der bliver lagt bilag ud samt farvet papir til brainstorm. Frugt dropppes Christian og Nils snakker med Anders H om sodavand fra festudvalget. Der laves kaffe i aktivistlokalet og der lånes termokander af kantinen (også Christian og Nils) Efter hver af de tre store punkter (studiestart, roskilde og studiemiljøstrategi) skal der være 10 minutters workshop, hvor salen deles op i små grupper, som kan lave en brainstorm og skrive det ned på det udleverede papir. Efterfølgende sørger bestyrelsen for, at de skrives rent og sendes ud til dem, som gerne vil have det tilsendt (lave en mailingliste man kan skrive sig på) Studiestart: Vi præsenterer vores ideer o. lign. og Lisbeth kommer med et oplæg om hvad vores rolle har været og hvordan det kørt før osv. og nu vil vi gerne have at folk tænker over om studiestart kan laves på en anden måde (Stadigvæk beholde grundideerne med morgenmad og taler i Aalborg kongres og Kulturcenter, men få nogle skæve eller sjove ideer om at gøre det anderledes) Roskildefestival: Studenterhuset ligger ikke på den samme foreningscampingplads som studentersamfundet, og de vil gerne at vi har adgang til hinanden, så der evt. kan laves 1

2 fællesarrangementer. Der bliver gået videre med ideen. Koordinatorerne af roskildetur skal tale med roskildeledelsen. Morskabsklubben skal være der hvor skæve tanker tænkes og det skal være primus motor for happenings og arrangementer, som skal adskille os fra andre universitet. Fx 24 timers banko eller Le Mancko. Studiemiljøstrategi: Jeppe vil komme med et oplæg om studiemiljø strategien på medlemsmødet. Da der er udskiftning i kommunen vil det være en stor fordel hvis vi kan komme med en færdig plan som politikerne kan tage og arbejde videre med. Lisbeth har en liste over ideer og ting, som blev udtænkt til et tidligere Aalborg branding møde. Hun vil videresende den liste til bestyrelsen. Aftensmad (18:11-19:03) Anders Hvashøjs oplæg om studiestart: Der vælges en overkoordinator for teknat, hum og samf. Det er planen at disse skal tale sammen og udveksle erfaringer. Det er en god ide at bestyrelsen/studentersamfundet finder en som også kan sidde med ved bordet blandt overkoordinatorerne. Rundt og holde oplæg for de studerende om studentersamfundet, studenterhuset og studenterpræsterne fra 1. september til start oktober. Præsterne koordinerede sidste år med tider o.lign. De vil sikkert gerne gøre det igen, hvis de bliver spurgt. Det er s'et, som står for morgenmad, spas på gåturen til Aalborg kongres og kultur, og aftensmad. Midt/sidst juni: Samlet overkoordinatormøde inden midt juni. Der skal samles en kuvert med rushåndbog, infopjecer, CD-rom/DVD med mere som skal sendes ud sammen med velkomstbrevet fra universitetet. Denne kuvert bliver en fantastisk mulighed at informere de nye S'et og hvor der findes relevant info! Disse kuverter skal pakkes og være klar midt Juni. Derfor skal der eventuelt gives en hånd med projektet. Studiestartsseminar/Tutorseminar: Tutorerne skal briefes om hvad programmet den 1. september samt hvad der skal siges til de nye studerende. Alle de ting som skal laves 1. september skal gennemgåes for turorer (rundstykker, kaffe, borde og bænke osv.) så det hele bare klapper på dagen! Men det skal også være sjovt, ellers får vi aldrig solgt idéen!!! 1. september: Der skal sættes gang i række ting tidligt om morgnen såsom brygning af kaffe, smøres rundstykker, laves tutorposer og sættes borde og bænke op. Turtorpose med bla: 2

3 IT-start-vejlednings-kort Tutorkort og ølbiletter Håndbog for tutorer T-shirts mm. Der må under igen omstændigheder være reklame for andet end s'et under morgenmadsarrangementet. Gå-turen ned til hallen: Der skal ske nogle små happenings rundt omkring (Det er vigtigt at politiet får besked om disse ting sammen med resten af ruten) Oprydning på gammeltorv: Pakke borde og bænke ned, samle affald og rydde op generelt. Et forslag er at hver studieretning stiller med ca. 10 stykker til det. Det fungerede ikke optimalt sidst år. Eftermiddag: Koordinatorer og tutorer fra studieretningen finder selv på noget. Caféerne har åbent for de nye (primært: O'sohnbar, Café-du-ve', BasisBaren og evt. Mærkbar). Aftensmad: Det er ganske enkelt ikke nok med plads til 350 studerenede til aftenmad på studenterhuset. Derfor er ideen blevet droppet. Studenterhuset laver et hyggearrangement uden aftenmad med livemusik. Det skal koordineres, hvad der evt. laves andre steder, så man undgår konkurrence. Det skal være en privat plads hvis vi vil lave en fest med et stort telt for at kunne stille adgangskrav (evt. parkeringnspladsen ved basis) Dem der var med til at arrangere discountfest vil eventuelt gerne være med til lave en fest 1. september. Det er meget vigtigt at få tutorkorpset med på ideen, så det er oplagt at overkoordinatorerne kommer ind over planlægningen tidligt i forløbet. Der er mange muligheder og det er noget der efter betyrelsens mening skal arbejdes videre med. Sam Høj vil gerne være med i studiestartsgruppe så koordineringen med studenterhuset ikke svigter. 1. weekend = studiestart (1. september) 2. weekend = boatrace (8. september) 3. weekend = ølympiske lege 4. weekend = rusfest Man kan gøre noget ekstraordinært ved at tage ud på rusturene eller aftale med en forelæser om at få lidt tid i en forelæsning. Rektor har tidligere sponsoreret morgenmadsarrangemenet, hvilket han formentlig også vil være villig til i år. 3

4 Tryk bag på tutor-t-shirts: Tidligere er det en konkurence... Det er måske bedre at bestyrelsen bare finder en som kan tegne ngt, som fanger S'ets ånd. Formulere visioner: Teksten er i sig selv udmærket at arbejde udfra. Der skal på baggrund af dette hives fem punkter/linjer ud. 1. Studentersamfundet skal skabe rammerne for at samle og styrke de studerende på tværs af fakulteterne. 2. Det skal være sjovere at være frivillig og vi skal have inkorporet humoren som en aktiv del af Studentersamfundet. 3. Studentersamfundet skal have et knivskarpt image. Vi skal forbedre kommunikationen indadtil og udadtil. 4. Studentersamfundet er de studerendes forening. Derfor skal de studerende være med til at sætte dagsordnen. 5. Studentersamfundet vil give studiemiljøet en ansigtsløftning igennem kreativitet, forandring og nyskabende initiativer Ny administrationsform: Denne nye stilling skal nævnes på medlemsmødet, men stillingsopslaget skal ikke tages med eller gives som bilag på mødet. Henvis eventuelt til stillingsopslaget og det, der blev bestemt på GF mht. de tre nye stillinger. Orientering om igangværende projekter: Rushåndbogen. Mikkel havde møde med Malene. De ville gerne have dato for boat race, ØL, PC messe, mm. Derforuden vil de gerne have formandens ord til rushåndbogen. Dette dokument skal have 2000 anslag. Deadline for indsendelse til rushåndbogen er 1. maj. Rushåndbogen vil gerne arbende sammen med S'et om en cd-rom. Laver 3000 eksemplarer af rushåndbogen. De vil lave det samme antal af DVD'er. Trykningen af DVD'erne ligger på en tusinde. Dette håber vi på at rektor kan være med til at sponsererer. Der er afsat et beløb til AAU-tv til denne DVD. Mikkel foreslår at få annoncer med i DVD'en. Annoncepladsen skal være en15-20 tusinde værd. Disse penge forslår Mikkel at AAU-tv får. DVD'en skal vise alt det rushåndbogen ikke kan. Snakkede lidt frem og tilbage om hvad DVD'en skulle indholde samt hvad vi skal slå på overfor rektor. Hjemmesiden De har fundet en-eller-enden på deres møde sidste tirsdag til at samle trådende i projektet. Steffen vil skrive en mail til dem der står for hjemmesiden for at aftale nærmerer om et møde Der er intet nyt fra de andre undergrupper Nyt fra formanden: Der blev snakket om den mapper hvor alt står i på papirform. De fylder meget. 4

5 Annette skal af en eller anden have besked på at de ikke skal fortsætte som det er nu. Det skal arkiveres, men det skal være digitalt. Dog skal andre der måske har brug for at se i mapperne spørges før Annette skal stoppe med at arkiverer papirerne. Der er bestilt en scanner til sekratæerne til den elektroniske arkivering. Christian tager en snak med den politiske gren: hvad bruger de nu. Det de ikke bruger må vi gå ud fra at ingen andre bruger og dette skal nu stoppes med at blive arkiveret. Det bliver primært de interne s der ikke bliver arkiveret og det der endnu ikke kan scannes da vi ikke har modtaget scanneren bliver også fortsat arkiveret på papir. Nyt fra studenterhuset: Intet nyt Eventuelt: Lisbeth har sendt mail til branding Aalborg og Knud Rud vil gerne have et møde den eller 5. maj i almindelig kontortid. Lisbeth ville gerne have nogle unge med ind i projektet så Aalborg også blev brandet for unge og det var udvalget meget positive overfor. Lisbeth, Mikkel og Christian vil gerne med til mødet. Hovedfokus for os vil være at gøre aalborg til en spændende studieby. Det kunne være en god ide at fremhæve kulturklippekortet som en ide. Lisbeth kender Kastrup Larsen, som vil gerne hjælpe med kulturklippekortet gennem sit netværk. Sekrætererne vil gerne inkøbe en ny Dymo Lablewriter. Dette er godkendt af bestyrelsen. Ane havde udkast til stillingsopslag til basismedarbejder. Mikkel retter den. Næste møde: Tirsdag den 25. april 2006 i mødelokalet på fib 15 5