Bestyrelseshåndbog Sønderborg Andelsboligforening

Transkript

1 Bestyrelseshåndbog Sønderborg Andelsboligforening Opdateret, juni 2015

2

3 Indholdsfortegnelse AFSNIT 1 ORGANISATION... 5 Afsnit 1.1 Organisatorisk oversigt Afsnit 1.2 Vedtægter, Sønderborg Andelsboligforening... 7 Afsnit Boligorganisationen... 7 Afsnit Antenneforeningen...15 Afsnit 1.3 Funktionsbeskrivelse for formanden...18 Afsnit 1.4 Retningslinjer for revisionen...19 Afsnit 1.5 Bestemmelser for gaveregulativ...20 Afsnit 1.6 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen...21 Afsnit 1.7 Forretningsorden for repræsentantskabsmødet...26 Afsnit 1.8 Forretningsorden for dirigent...28 Afsnit 1.9 Dirigent vejledning...30 AFSNIT 2 ADMINISTRATION Afsnit 2.1 Retningslinjer for godtgørelse af udgifter...33 Afsnit 2.2 Retningslinjer for udlodning af tilskud...35 Afsnit 2.3 Kursuskoncept...38 Afsnit 2.4 Retningslinjer for lån i dispositionsfonden (egen)...39 Afsnit 2.7 Administrationsaftale med SALUS Boligadministration A.m.b.a...47 Afsnit 2.8 Prokuraregler...52 AFSNIT 3 MÅLSÆTNINGER Afsnit 3.1 Nybyggeri...54 Afsnit 3.2 Byfornyelse...54 Afsnit 3.3 Renoveringer...54 Afsnit 3.4 Råderet...54 Afsnit 3.5 Administration / økonomi...54 Afsnit 3.6 Udlejning...54 Afsnit 3.7 Miljø...55 Afsnit 3.8 Informations- og markedsføring...55 Afsnit 3.9 Dispositionsfonden...55 Afsnit 3.10 Uddannelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmer...55 Afsnit 3.11 Medarbejdere / personale...56 Afsnit 3.11 Håndværkergården...56 Afsnit 3.12 Forsyningsvirksomheder...56 Afsnit 3.13 Organisationsbestyrelsen...56 AFSNIT 4 BILAG Afsnit 4.1 Faste begivenheder i årets løb...58 Afsnit 4.2 Kalender 2015/ Afsnit 4.3 Redaktionsudvalg Fælles Beboerblad...60 Afsnit 4.4 Kursusudvalget...60 Afsnit 4.5 Udvalg for nybyggeri...60 Afsnit 4.6 Udvalg for montagebyggerier...60 Afsnit 4.7 Forretningsudvalget for Håndværkergården...60 Afsnit 4.8 Styregruppe for by- og udvalgsaktiviteter...60 Afsnit 4.9 Kredsdelegerede...61 Afsnit 4.10 Selskabsbestyrelsen SALUS boligadministration A.m.b.a Afsnit 4.11 Beboerklagenævnet for Sønderborg kommune...62 Afsnit 4.12 Kontaktudvalg Alssund...62 Side 3 af 79

4 Afsnit 4.13 Adresseliste Organisationsbestyrelsen - afdelingsansvarlige...63 Afsnit 4.13 Adresseliste Organisationsbestyrelsen - afdelingsansvarlige...63 Afsnit 4.14 Bestyrelsen SAB s Antenneforeninger...64 Afsnit 4.15 Rejseopgørelse...65 Afsnit 4.16 Telefontavle...66 Side 4 af 79

5 Afsnit 1 Organisation. Afsnit 1.1 Organisatorisk oversigt. Medlemmerne (p.t. de 6 boligorganisationer) (AAAB, KB, TAB, SB, TOAB & SAB) Repræsentantskabet (p.t. 35) Bestyrelsen (de 6 org. formænd + 4 fra repræsentantskabet samt 1 medarbejderrep.) Daglig ledelse Centralfunktion Lokalkontorerne Daglig ledelse: Direktør Daglig ledelse af SAB's samlede virksomhed Sekretær for HB Sekretariat Administrationschef Teknisk chef Økonomi chef Driftchef (Håndværkergården) Udlejningsafdelingen: Administrationschef Udlejning Beboerrådgivning Personaleledelse Teknisk afdeling: Side 5 af 79

6 Teknisk chef Frontpersonale Synsinspektører Afdelingsinspektører Ejendomsfunktionærer Økonomiafdelingen: Økonomichef Husleje Løn Bogføring Håndværkergården: Forretningsudvalg Driftschef Maler Tø/snedk anlæg/murer VVS EL Side 6 af 79

7 Afsnit 1.2 Vedtægter, Sønderborg Andelsboligforening Afsnit Boligorganisationen (Stiftet den 20. januar 1938) Opdateret den 22. maj Kapitel 1 Navn, hjemsted og formål 1. Boligorganisationens navn er Sønderborg Andelsboligforening. Stk. 2. Boligorganisationen har hjemsted i Sønderborg kommune. Stk. 3. Boligorganisationen har ikke nogen oprindelig egenkapital. 2. Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud. 3. Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. Stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2 Medlemskab og kapitalforhold 4. Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. Stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. 5. Hvis boligorganisationen er organiseret med medlemsindskud, indskyder hvert medlem ved indgåelse af lejekontrakt et medlemsindskud, som indgår i organisationens formue som ansvarlig kapital. Indskuddet forrentes ikke. Repræsentantskabet kan beslutte fremtidige ændringer af indskuddets størrelse. Stk. 2. Medlemmerne hæfter kun med det betalte medlemsindskud. Stk. 3. Et medlem kan ikke modregne sin forpligtelse til at betale medlemsindskud med fordringer på organisationen. Stk. 4. Overgår retten til en bolig til en anden person efter reglerne i i lov om leje af almene boliger (almenlejeloven), indtræder den nye lejer i retten til medlemsindskuddet. Stk. 5. Når et medlemskab ophører, tilbagebetales medlemsindskuddet. Dette gælder dog kun, hvis ingen er indtrådt i retten til medlemsindskuddet efter stk. 4, og hvis den ansvarlige kapital, der udgøres af medlemsindskuddene, er i behold. Kapitel 3 Side 7 af 79

8 Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 6. Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. Stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens bestyrelse og følgende repræsentanter for hver afdeling, jf. 12 og 15. Afdelinger med indtil 20 lejligheder udpeger 1 repræsentant, samt 1 suppleant. Afdelinger fra 21 til 50 lejligheder udpeger 2 repræsentanter, samt 2 suppleanter. Afdelinger fra 51 til 100 lejligheder udpeger 3 repræsentanter og 3 suppleanter. Afdelinger med over 100 lejligheder udpeger derudover 1 repræsentant + 1 suppleant for hver påbegyndt antal 100 lejligheder. Adgang til repræsentantskabsmødet uden stemmeret, men med taleret har ligeledes beboere, der stiller op til valg til organisationsbestyrelsen. Skal oplyses skriftligt til SAB senest 14 dage før mødets afholdelse. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. Stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Valg af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. Stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. Stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 19, stk. 2. Stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. Stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 7. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. Side 8 af 79

9 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af revisor. 7) Eventuelt. Stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 8. Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest 3 uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 12, stk. 4, 5. pkt. Stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 9. Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest 1 uge før mødet, jf. 8, stk Hvert medlem af repræsentantskabet har 1 stemme. 11. Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden 2 uger. På dette møde kan forslaget - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest 6 uger efter mødets afholdelse. Bestyrelsen 12. Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 6 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges 1 medlem af og blandt det i boligorganisationen fast og fuldtidsansatte personale. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Stk. 2. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. Side 9 af 79

10 2) Rådmanden / borgmesteren, for den magistratsafdeling hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. Stk. 3. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. For eventuelt kommunalbestyrelsesudpegede medlemmer finder reglerne i lov om kommunernes styrelse anvendelse. Stk. 4. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt eller udpeget af andre, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. Stk. 5. Suppleanter indkaldes, når et medlem erklæres inhabil, eller ved fravær i mindst 2 måneder af helbredsgrunde, eller på grund af offentligt hverv, studie- eller forretningsrejse o.lign., så denne er ude af stand til at deltage i bestyrelsens arbejde. Stk. 6. Ved en forretningsorden træffer bestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. 13. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. Stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 15, stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 15, stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. Stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en forretningsfører eller en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for forretningsføreren eller direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. Stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren eller direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 14. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når 2 medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har tillige forretningsføreren adgang til bestyrelsens møder, dog uden Side 10 af 79

11 stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst 3 medlemmer er til stede. Stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. Stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Kapitel 4 Afdelingernes ledelse 15. Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske skriftligt med mindst 4 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. Stk. 3. Fremsætter mindst 25 pct. af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 17, stk. 4. Stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden 5 måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. Stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. Stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 17, stk. 3, træffer anden beslutning. Stk. 7. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst 25 pct. af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet Side 11 af 79

12 på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden 2 uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 19, stk. 3,5. pkt. 16. Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 15, stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. Stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 15, stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. Stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge før afdelingsmødet. 17. Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse. Stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest 2 uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest 1 uge før mødet. Stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har 2 stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. Stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse. 18. Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. Stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet Side 12 af 79

13 mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. Stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst 25 pct. af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. Stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. Stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 19. Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. Stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at 2 eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. Stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. Stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. Stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. Stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. Stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5 Valg af revisor Side 13 af 79

14 20. Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der vælges på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6 Årsregnskab 21. Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er 1. januar til 31. december. Stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 22. Hvis der er ansat en forretningsfører eller direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. Stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en forretningsfører eller direktør, underskriver denne også regnskabet. 23. Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7 Likvidation 24. Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Vedtaget af boligorganisationens repræsentantskab Sønderborg den 22. maj 2014 Vivian Engelbredt, formand Side 14 af 79

15 Afsnit Antenneforeningen (Stiftet den 31. maj 2001) Opdateret den 31. maj Kapitel 1. Navn, hjemsted Foreningens navn og hjemsted er: 1 SAB s Antenneforeninger Bygtoften 2, 6400 Sønderborg 2 Foreningens interesseområder er: Antenneforeningerne i Sønderborg Andelsboligforenings afdelinger. 3 Foreningens formål er at repræsentere og varetage SAB s antenneforeningers interesser, i bl.a. DOA. Kapitel 2. Medlemsoptagelse / udtrædelse 4 Enhver antenneforening skal for at blive medlem af SAB s Antenneforeninger, være en antenneforening i Sønderborg Andelsboligforening. Et medlem, som ikke respekterer nærværende vedtægter eller beslutninger, som er vedtaget af repræsentantskabet, kan af organisationsbestyrelsen ekskluderes af foreningen. En eksklusion kan indbringes på det nærmest følgende repræsentantskabsmøde. Ved udtræden af foreningen kan det udtrædende medlem intet krav rette mod foreningens formue. Udmeldelse skal ske skriftligt til formanden med 2 års varsel til et regnskabsårs udløb. Udtræden af foreningen kan tidligst finde sted den Kapitel 3. Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er foreningens højeste myndighed. Repræsentantskabet består af et antal repræsentanter for hver af de lokale antenneforeninger. Repræsentanterne vælges på samme måde som Sønderborg Andelsboligforenings ordinære repræsentantskab, der henviser til Sønderborg Andelsboligforenings vedtægter. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde holdes en gang årligt, inden 6 måneder efter kalenderårets slutning, og indvarsles af organisationsbestyrelsen ved skriftlig meddelelse senest 4 uger før. Dagsorden for det ordinære repræsentantskabsmøde skal mindst indeholde følgende 6 punkter: 1. Valg af dirigent. Side 15 af 79

16 2. Beretning om foreningens virksomhed i det for løbne år. 3. Eventuelle forslag. 4. Valg af formand for organisationsbestyrelsen, for så vidt angår denne afgår jfr Valg af bestyrelse og bestyrelsessuppleanter. 6. Eventuelt. 7 Enhver repræsentant har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, må indsendes til organisationsbestyrelsen senest 2 uger før det ordinære repræsentantskabsmøde. Indsendte forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge før mødet. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde kan indkaldes af organisationsbestyrelsen med 8 dages varsel og skal afholdes efter en til organisationsbestyrelsen fremsat skriftlig begæring med angiven dagsorden fra en fjerdedel af medlemmerne, senest 14 dage efter, at en sådan begæring er modtaget. 8 Hvert medlem af repræsentantskabet har 1 stemme. 9 Repræsentantskabsmødet ledes af en på mødet valgt dirigent. Dirigenten afgør alle spørgsmål vedrørende mødets lovlighed, forhandlinger og afstemninger. Repræsentantskabets beslutninger træffes ved simpel flertal, jfr. dog nedenfor. Over det på repræsentantskabsmødet passerede føres en protokol, der underskrives af dirigenten og formanden. Kapitel 4. Ledelse 10 Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af 6 medlemmer, foruden formanden, der vælges særskilt. Hvert andet år afgår formanden. Af organisationsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidigt valgte medlemmer ved lodtrækning og eller ved den rækkefølge, medlemmerne er valgt. Genvalg kan finde sted. 11 Organisationsbestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Foreningen tegnes af formand eller næstformand plus et bestyrelsesmedlem. Organisationsbestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og træffer de beslutninger, som er nødvendige for foreningens virksomhed. 12 Organisationsbestyrelsen repræsenterer medlemmer af SAB s antenneforeninger, i DOA s repræsentantskab. Kapitel 5. Foreningens ophør Side 16 af 79

17 13 Foreningens virksomhed ophører, såfremt anlæggene nedlægges eller, hvis det besluttes, at foreningen skal indgå i en anden forening. Ophævelse af foreningen kan kun ske ved et lovligt indvarslet repræsentantskabsmøde, hvor mindst 3/4 af medlemmerne stemmer for ophævelsen. Såfremt der ikke er fremmødt 3/4 af medlemmerne, skal ophævelse af foreningen vedtages med 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede, og der skal i så fald senest 30 dage efter afholdes et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, som indvarsles skriftligt med 8 dages varsel. Såfremt det ekstraordinære repræsentantskabsmøde med mindst 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede vedtager, at foreningen skal ophøre, er dette gældende uanset antallet af fremmødte. Kapitel 6. Fortolkning 14 Tvivlsspørgsmål vedrørende forståelsen af disse vedtægter afgøres af repræsentantskabet. Kapitel 7. Vedtægtsændringer 15 Nærværende vedtægter kan kun ændres ved et repræsentantskabsmøde, hvor mindst 3/4 af de fremmødte stemmer for ændringen. Ændringsforslag til vedtægterne skal i deres fulde ordlyd være anført i indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Et eksemplar af de til enhver tid gældende vedtægter skal tilstilles foreningens medlemmer. Således vedtaget på det stiftende repræsentantskabsmøde den Dirigent: Gerhard Christensen, afd. 47 Side 17 af 79

18 Afsnit 1.3 Funktionsbeskrivelse for formanden Opdateret den 11. august 2006 Formandens nærmeste foresatte er SAB s repræsentantskab. Formanden skal følge de overordnede principper, der er fastlagt af repræsentantskabet samt organisationsbestyrelsen. Formanden skal sikre sig, at boligorganisationens målsætning og principper efterleves. Formanden skal endvidere sikre, at boligorganisationens ressourcer - medarbejdere, udstyr, inventar, bygninger m.v. - udnyttes effektivt i relation til de pålagte opgaver. Formanden skal rapportere alle vigtige begivenheder samt væsentlige ændringer i boligorganisationens forhold til organisationsbestyrelsen. Formanden har endvidere ansvar for jævnligt at tilstille organisationsbestyrelsen oplysninger til belysning af den finansielle og aktivitetsmæssige udvikling og til belysning af planlægningen inden for organisationsbestyrelsen. De løbende oplysninger til organisationsbestyrelsen skal være af et sådant omfang, at organisationsbestyrelsen kan varetage sine opgaver i henseende til at have den overordnede ledelse af organisationsbestyrelsen og føre kontrol og tilsyn med dette. Herudover forudsættes det, at formanden holder organisationsbestyrelsens medlemmer løbende orienteret om væsentlige problemer vedrørende boligorganisationens drift. Det påhviler formanden at lede organisationsbestyrelsen forsvarligt og drage omsorg for, at hele boligorganisationens organisation, herunder ikke mindst regnskabsvæsen er opbygget på en betryggende måde, alt i overensstemmelse med lovgivningens krav og med de af organisationsbestyrelsen til enhver tid givne retningslinjer. Formanden er overfor organisationsbestyrelsen ansvarlig for fremsættelse af forslag til boligorganisationens målsætning og generelle politik, på såvel kort som lang sigt og for at disse gennemføres i overensstemmelse med de af organisationsbestyrelsen til enhver tid givne retningslinjer. Formanden er bemyndiget til inden for rammerne af de af organisationsbestyrelsen vedtagne målsætninger og politikker og øvrige givne retningslinjer samt godkendte budgetter, at træffe alle nødvendige beslutninger, med sigte på en så gunstig udvikling af boligorganisationens aktiviteter som muligt. Beslutninger, der vedrører forhold, som ligger uden for den daglige ledelse herunder dispositioner, der efter boligorganisationens forhold er af usædvanlig art eller størrelse - herunder køb og salg af fast ejendom, indgåelse af lejemål, køb af særligt udstyr - investeringer udover det godkendte investeringsbudget - skal af formanden forelægges organisationsbestyrelsen / repræsentantskabet til godkendelse. Formanden delegerer i videst muligt omfang ansvar og kompetence til nærmeste medarbejdere, dels med det formål, i størst mulig udstrækning, at frigøre den nødvendige tid til varetagelse af centrale opgaver, dels for at give øvrige, såvel ledelsen som ikke ledende medarbejdere, et selvstændigt ansvar. Formanden har ansvaret for at boligorganisationens årsregnskab udarbejdes og forelægges for bo ligorganisationens kompetente organer med en specifikation. Formanden leder følgende møder: hovedbestyrelsesmøder repræsentantskabsmøder, møder mellem organisationsbestyrelsen og afdelingerne. Formanden udarbejder i samarbejde med administrationen dagsorden for ovennævnte møder. Formanden er ansvarlig for, at der gennemføres et gnidningsløst samarbejde med afdelingerne, kredsen, Boligselskabernes Landsforening, myndigheder og øvrige boligorganisationer, bl.a. igennem information og gennemførte og planlagte aktiviteter samt periodevise redegørelser for resultaterne af boligorganisationens arbejde. Formanden er født medlem og formand for HSU (Hovedsamarbejdsudvalget) Formanden er født medlem og formand for FU (forretningsudvalget for SAB s Håndværksafdeling). Formanden er boligorganisationens repræsentant i udvalg, hvor andre organisationer er repræsenteret på formandsniveau. Formanden er boligorganisationens repræsentant i SALUS Boligadministration A.m.b.a. Formanden er forretningsførerens nærmeste overordnede. Formanden repræsenterer organisationsbestyrelsen udadtil. Vedtaget af repræsentantskabet den 22. november Senest ændret den 21. november 2006 Side 18 af 79

19 Afsnit 1.4 Retningslinjer for revisionen Opdateret den 11. januar Revision omfatter følgende: Finansiel revision af Foreningen, Byggefonden, afdelingsregnskaber og beboerrådgivnings ordning samt foreningens håndværksvirksomhed. Forvaltningsrevision for Foreningen, Byggefonden og afdelingerne samt foreningens håndværksvirksomhed. Afgivelse af BLIS- og LUIS- indberetning til Landsbyggefonden. Omfang Basisrevision Revisionen skal ske i overensstemmelse med lovgivningen og god offentlig revisionsskik - herunder Bolig- og Byministeriets revisionsinstruks af 19. juni Revisionen omfatter årsregnskabet for Foreningen, Byggefonden og afdelingerne. Herudover skal der løbende foretages kontrol af tilstedeværelse af kontante midler mv. - herunder ejendomskontorernes kassebeholdninger. Der skal udarbejdes særligt revisionsprotokollat til de enkelte afdelingsbestyrelser for den respektive boligafdeling i forbindelse med såvel revision i løbet af året som ved afslutning af årsregnskabet. Forvaltningsrevision (Sparsommelighed, produktivitet og effektivitet) Ud over basisrevision skal der ske en løbende gennemgang af de overordnede systemer / forretningsgange i forhold til forvaltning af udvalgte sagsområder. Denne gennemgang skal beskrives i en samlet årlig revisionsplan. Forvaltningsrevisionen skal bidrage til ledelsen til en løbende vurdering af, hvorvidt organisation og administrativ praksis er optimal ud fra de fastlagte målsætninger. Forvaltningsrevisionen omtales særskilt i revisionsprotokollatet. I forbindelse med det årlige regnskabsmøde, skal resultatet af et af revisionen udarbejdet etisk spørgeskema til den administrative ledelse, organisationsbestyrelserne / selskabsbestyrelsen, gennemgås. Der henvises til pjece udgivet januar 2006 af KL i samarbejde med Boligselskabernes Landsforening. Deltagelse i bestyrelsesmøder Revisionen deltager i det årlige regnskabsmøde og endvidere i det omfang, bestyrelsen, revisionen eller direktionen måtte ønske. Vedtaget på repræsentantskabsmødet den 17. november 1991 Side 19 af 79

20 Afsnit 1.5 Bestemmelser for gaveregulativ Opdateret den 10. marts 2015 Gaveregulativet omfatter foreningens retningslinier for ydelse af gaver og afholdelse af reception for ansatte medarbejdere og medlemmer af organisationsbestyrelsen ved Sønderborg Andelsboligforening. Jubilæum 25 år Månedsløn + fuglehus (ansatte) 40 år Månedsløn + blomst (værdi 200 kr.) + fuglehus (ansatte) Alle ansatte tilbydes en reception (traktement værdi 150,- kr.+ drikkevarer), hvortil formand, kolleger i SAB samt jubilarens nærmeste familie kan inviteres. Medlemmer af organisationsbestyrelsen tilbydes en åben reception (traktement værdi 150 kr. + drikkevarer). Fødselsdage 40 år Flasker (værdi 300 kr.) 50 år Flasker (værdi 300 kr.) 60 år Flasker + blomst (samlet værdi 400 kr.) 70 år Flasker + blomst (samlet værdi 400 kr.) Pensionering/efterløn Flasker + blomst (samlet værdi 400 kr.) + fuglehus Bryllup/sølvbryllup Blomst (værdi 200 kr.) Tiltrædelse Ved tiltrædelse af ny forretningsfører afholdes reception som gældende ved jubilæum. Fratrædelse Ved forretningsførers/formandens fratrædelse efter mindst 10 års ansættelse (ansøgt afsked) afholdes reception som gældende ved jubilæum. Ved formandens frivillige fratrædelse afholdes reception som gældende ved jubilæum. Afgåede organisationsbestyrelsesmedlemmer Blomst kr. pr. påbegyndt år (max kr.) Udlært Elev i administration: Blomst + gavebevis på kr. Der tilbydes reception (traktement værdi 150 kr. + drikkevarer), hvortil formanden og administrativt personale i SAB og på HVG inviteres. Receptionen afholdes uden for kontorets normale telefon- åbningstid. Ejendomsserviceass.: Blomst + årskrus + gavebevis på kr. Der tilbydes reception (traktement værdi 150 kr. + drikkevarer), hvortil formanden, kolleger samt administrativt personale i SAB og på HVG inviteres. Der skal ved fastlæggelse af tidspunktet for receptionen tages størst mulig hensyn til ejendomsfunktionærernes arbejdstid. Dødsfald Krans med bånd. Vedtaget af organisationsbestyrelsen den 10. marts 2015 Side 20 af 79

21 Afsnit 1.6 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Opdateret den 15. marts 2001 Kap. 1 Organisationsbestyrelsens beføjelser 1 Organisationsbestyrelsens ansvar Stk. 1. Organisationsbestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligorganisationen. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter der tillægges boligorganisationen og organisationsbestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem organisationsbestyrelse og forretningsfører og fastsætter forretningsførerens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Organisationsbestyrelsen bør med passende mellemrum vurdere, om boligorganisationens daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Organisationsbestyrelsen fører tilsyn med forretnings-førerens ledelse af boligorganisationens virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og organisationens vedtægter. Stk. 5. Organisationsbestyrelsen ansætter og afskediger forretningsføreren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af organisationsbestyrelsen efter indstilling fra forretningsføreren. Stk. 6. Organisationsbestyrelsen fastlægger målsætninger og de fornødne retningslinier for driften og forholdene mellem SAB og Håndværkergården og tilser, at den gældende forretningsorden for Håndværkergården overholdes. Organisationsbestyrelsen udpeger et forretningsudvalg for Håndværkergården. Organisationsbestyrelsesformanden er "født" formand for forretningsudvalget. Organisationsbestyrelsen udpeger to beboerrepræsentanter til forretningsudvalget. Øvrige medlemmer af forretnings-udvalget udpeges og godkendes i henhold til forretningsordenen for Håndværkergården. 2 Prokura m.m. Stk. 1. Boligorganisationen tegnes af den samlede organisations-bestyrelse eller af 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren. Stk. 2. Organisationsbestyrelsens formand og forretningsføreren repræsenterer bolig-organisationen over for offentligheden med mindre organisationsbestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. Side 21 af 79

22 3 Køb, salg og pantsætning af fast ejendom Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pant-sætning af fast ejendom. Det skal fremgå af boligorganisationens vedtægter, hvem der er berettiget til at under-skrive nødvendige dokumenter. Vedtægternes 15, stk. 4. Kap. 2 Organisationsbestyrelsesmøder 4 Konstituerende møde Stk. 1. Senest 2 uger efter det årlige repræsentantskabsmøde, hvor der har fundet valg sted af organisationsbestyrelsesmedlemmer, holder organisationsbestyrelsen konstituerende møde. Den vælger af sin midte en næstformand. Næstformanden træder ved formandens forfald i dennes sted. Stk. 2. SAB's repræsentantskab vælger formand på det ordinære repræsentantskabsmøde ifølge vedtægternes 9, stk Bestyrelsesmøder Stk. 1. Der afholdes normalt 6 organisationsbestyrelsesmøder årligt. Møderne indkaldes af formanden eller af forretningsføreren efter bemyndigelse fra formanden. Møderne holdes 2. tirsdag i januar, marts, maj, juni, september og november måned. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis forretningsføreren, 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst en uge, og indkaldes så vidt muligt skriftligt med angivelse af møde-dato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter sendes dagsorden til organisationsbestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Der skal til de enkelte sager foreligge en sagsfremstilling. Stk. 4. Forretningsføreren deltager i organisationsbestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Organisationsbestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at forretningsføreren ikke skal overvære organisationsbestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Organisationsbestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i organisationsbestyrelsens møder. Stk. 6. I tilfælde, hvor bestyrelsen skønner det hensigtsmæssigt, kan den nedsætte udvalg. Mindst 1 af udvalgsmedlemmerne skal vælges af bestyrelsens midte, men i øvrigt kan bestyrelsen vælge andre specielt egnede personer. Udvalgenes indstillinger forelægges bestyrelsen i førstkommende bestyrelsesmøde. I fællesanliggender kan nedsættes tværgående udvalg mellem SAB og andre boligforeninger. Side 22 af 79

23 6 Regler for bestyrelsesvederlag m.m. Vederlag for afdelinger i drift: Vederlag for afdelinger fordeles således: Vederlag til formand 50% Vederlag til næstformand 15% Vederlag til hver af de øvrige bestyrelsesmedlemmer 7% Ovenstående vederlag for afdelinger i drift dækker godtgørelse for deltagelse i bestyrelsesmøder og andre møder for SAB. Byggesagsvederlag: Nybyggeri: 7% til øvrige medlemmer, som ikke er deltager i byggeudvalg. Resten fordeles ligeligt til hovedbestyrelsesmedlemmerne, som er deltager. Byggesagsvederlaget udbetales i 3 dele (til bestyrelsesmedlemmer som sidder i bestyrelsen på et af følgende tidspunkter): 1. gang ved "1. spadestik", 2. gang ved "Rejsegildet", 3. gang ved indsendelse af skema C. Renoveringer: Honorar for mødedeltagelse afregnes med kr. 500,- pr. møde (HB-medlemmer udpeget af Organisationsbestyrelsen) Honoraret udbetales 1 gang om året i december. Kørselsgodtgørelse: Kørselsgodtgørelse efter statens takster betales til bestyrelsesmedlemmer efter dokumenteret kørsel i forbindelse med møder. Telefongodtgørelse / Internet opkobling: Formanden Pr. 1. januar Formanden får samme telefon/internet ordning som øvrige bestyrelsesmedlemmer. Den gamle ordning ophører. Øvrige bestyrelsesmedlemmer modtager kr. 300 pr. måned til dækning af abonnement + forbrug. Dagblad. Hvert bestyrelsesmedlem får abonnement på et dagblad betalt. 7 Beslutningsdygtighed Organisationsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af organisations-bestyrelsens medlemmer er til stede. Organisationsbestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Organisationsbestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På organisationsbestyrelsesmøder orienterer direktøren om organisationens virksomhed siden det sidste organisationsbestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for organisationen. Side 23 af 79

24 10 Beslutningsprotokollen Stk. 1. Organisationsbestyrelsens beslutninger vedrørende de enkelte sager skal indføres i en beslutningsprotokol. Uenighed Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af organisationsbestyrelsen eller forretningsføreren ikke er enig i en beslutning, som organisationsbestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i beslutningsprotokollen. Stk. 3. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne skal snarest efter mødet have tilsendt referatet. Indsigelser og rette forslag til referatet fra medlemmer, der har deltaget i mødet, fremsendes skriftligt og inden 5 dage efter modtagelsen af referatet. Stk. 4. Referatet med eventuelle rettelser forelægges til godkendelse for organisationsbestyrelsen på det næstfølgende møde og underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer, selvom alle ikke har været til stede, da alle har modtaget referat og er bekendt med det på mødet passerede. 11 Inhabilitet Stk. 1. Et organisationsbestyrelsesmedlem eller forretningsføreren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem organisationen og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem organisationen og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod boligorganisationen. Stk. 2. Organisationsbestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet i møde-kommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 12 Årsregnskab Stk. 1. Organisationsbestyrelsen gennemgår det af forretningsføreren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige organisationsbestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Afdelingsregnskaberne skal underskrives af afdelingsbestyrelsen efter godkendelsen på afdelingsmøderne. Efter organisationsbestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af repræsentantskabet. Stk. 3. Beretning og det godkendte regnskab indsendes til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. 13 Valg af revisor Organisationsbestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabs-mødet om valg af revisor. 14 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal stå til rådighed ved alle organisationsbestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste organisationsbestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi til samtlige organisationsbestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Side 24 af 79

25 15 Tavshedspligt Stk. 1. Organisationsbestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter forretningsfører og andre, der deltager i organisationsbestyrelsesmøderne. Stk. 3. Organisationsbestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre organisationsbestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 16 Suppleanter Suppleanter indkaldes normalt ved varigt forfald. Kap. 3 Ændring af forretningsorden 17 Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af organisationsbestyrelsen med den i 7 angivne stemmeflerhed. Kap. 4 Ikrafttræden 18 Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter organisations-bestyrelsens vedtagelse. Vedtaget af organisationsbestyrelsen den 1. april Side 25 af 79

26 Afsnit 1.7 Forretningsorden for repræsentantskabsmødet Opdateret den 16. september 2006 Som retningslinier for repræsentantskabsmøder gælder sammen med boligorganisationens vedtægter følgende bestemmelser: Repræsentantskabets opgaver Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. Repræsentantskabet træffer beslutning om: valg af administrations- og byggepolitik nyt byggeri, grundkøb, salg, væsentlige forandringer og lignende. kommunalbestyrelsens mulighed for at udpege bestyrelsesmedlemmer afdelingernes indvendige vedligeholdelses- og istandsættelsesordning valg af administration valg af revisor vedtægtsændringer Repræsentantskabet godkender endeligt boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber og får forelagt boligorganisationens budget efter organisationsbestyrelsens godkendelse. Repræsentantskabet kan vælge at overlade kompetence til organisationsbestyrelsen vedrørende køb og salg af afdelingernes grunde og ejendomme samt godkendelse af afdelingernes regnskaber. Bemyndigelsen kan til enhver tid trækkes tilbage. Repræsentantskabet kan vælge at overlade valg af indvendige vedligeholdelses- og istandsættelsesordninger til afdelingsmøderne. Repræsentantskabet vælger alle eller flertallet af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Repræsentantskabet træffer beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet selv eller organisationsbestyrelsen vælger formand og/eller næstformand for organisationsbestyrelsen. Enten formand eller næstformand skal være beboer i boligorganisationen. Repræsentantskabsmødets afholdelse Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. Repræsentantskabsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, der refererer de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og formanden. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabsmødet måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. Bortset fra ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. Side 26 af 79

27 Ved valg foretages skriftlig afstemning. Ved andre spørgsmål afgør dirigenten afstemningsformen. Ved valg af formand på repræsentantskabsmødet gælder, at såfremt der kun foreslås en kandidat, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Såfremt der foreslås 2 kandidater til en post, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår almindeligt stemmeflertal af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. Såfremt der foreslås flere end 2 kandidater til en post, afgøres valget ved simpelt relativt flertal af de afgivne gyldige stemmer. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 1. En suppleant indtræder i repræsentantskabet, når en afdelings repræsentant i repræsentantskabet er blevet indvalgt i organisations-bestyrelsen. Såfremt et repræsentantskabsmedlem har forfald, kan en ved afdelingsmødet valgt suppleant indtræde i repræsentantskabet. Vedtaget af repræsentantskabet den 18. maj Side 27 af 79

28 Afsnit 1.8 Forretningsorden for dirigent Opdateret den 1. februar Gyldighed Nærværende forretningsorden er gældende for boligorganisationens repræsentantskabsmøde. 2. Valg af dirigenter Formanden eller dennes stedfortræder åbner mødet og foreslår eller udbeder sig forslag til valg af dirigenter. Valget ledes af formanden eller dennes stedfortræder. 3. Flere dirigentemner Hvis der opstilles flere forslag til dirigentemner, sættes den sidst foreslåede først under afstemning. Den kandidat, der opnår flest stemmer er valgt. 4. Myndighed Dirigenten er mødets højeste myndighed og skal lede forsamlingen efter de i denne forretningsorden anførte linier. 5. Mødets lovlighed 5.1. Dirigenten skal konstatere mødets lovlige indvarsling i henhold til vedtægterne. Dirigenten skal forespørge om»nogen har noget at indvende«imod mødets lovlige indvarsling og dagsordenens indhold Er dette i orden, kan dirigenten konstatere forsamlingens beslutningsdygtighed, og dagsordenens enkelte punkter sættes under behandling. 6. Oplæsning af dagsordenen 6.1. Dirigenten oplæser dagsordenens enkelte punkter og giver herefter ordet til behandling af indledende punkt (normalt organisationsbestyrelsens beretning) Efter punktets behandling kan det sættes til debat, hvorefter afstemning afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Vigtigt Hvis en beretning ikke indeholder noget om»fremtid«, men kun beskæftiger sig med det, der er sket i det forløbne år, skal beretningen ikke godkendes, men kun tages til efterretning. Afgørelsen herom ligger hos dirigenten. 7. Mistillidsvotum Opstår den situation, at hele organisationsbestyrelsen nedlægger deres mandat, eller ved afstemning modtager forsamlingens mistillidsvotum, skal der nyvælges formand og nye hovedbestyrelsesmedlemmer. 8. Mødet suspenderes Dirigenten er bemyndiget til at suspendere mødet, hvis det skønnes nødvendigt eller umuligt at fortsætte mødet. Længden af suspenderingen eller indkaldelse af en ekstraordinær samling afgøres af dirigenten. 9. Deltagelse i debatten Dirigenten har (med forsamlingens godkendelse) ret til at indskrive sig selv som deltager i debatten. 10. Mindretallets beskytter Dirigenten skal betragte sig selv som mindretallets beskytter og på en værdig og reel måde overholde reglerne for dirigenten. 11. Dirigentens optræden Dirigenten skal efter sin bedste overbevisning følge dagsordenen. Dirigenten bør aldrig indlade sig i diskussion med mødedeltagere, men roligt afgøre det eventuelle misforhold. 12. Rettidigt indkomne forslag Rettidigt indkomne forslag skal behandles på mødet Det er mødedeltagerne, der afgør, hvorvidt et ændringsforslag er for vidtgående til behandling eller ej. 13. Dirigenten viger sit sæde 13.1 Overtræder dirigenten de for hvervet givne regler, kan forsamlingen forlange, at»denne viger sit sæde« For at kravet om dette kan komme til afstemning, skal mindst halvdelen af de tilstedeværende stemmeberettigede repræsentanter stemme for. Valghandlingen ledes da af formanden eller dennes stedfortræder. 14. Ordet til forretningsordenen Hvis en deltager på mødet beder om»ordet til forretningsordenen«, er det denne forretningsorden, der henvises til. Dirigenten har pligt til at efterkomme ønsket. Side 28 af 79

29 Taleretten gives da foran øvrige indtegnede og umiddelbart efter den taler, der befinder sig på talerstolen. Vigtigt Ordet til forretningsordenen må kun indeholde retningsgivende eller afklarende oplysninger til tidligere udtalelser. Hvis en deltager anvender sin opnåede taleret til at tilføre nyt i debatten, skal dirigenten gribe ind og henvise deltageren til talerækken, hvor vedkommende placeres sidst. 15. organisationsbestyrelsen Det er Organisationsbestyrelsens pligt at udstyre dirigenten med denne forretningsorden, vedtægter samt forretningsorden for mødet. Vedtaget af organisationsbestyrelsen den 12. september Side 29 af 79

30 Afsnit 1.9 Dirigent vejledning Opdateret den 1. februar 2002 Generel: Dirigentvejledning for SAB's repræsentantskabsmøder A. Valg af dirigent Herefter: Der gøres opmærksom på, at der deltager 2 personer, afd. og, afd., der ikke er medlemmer af repræsentantskabet, men valgt ind som afdelingsbestyrelsessuppleanter til SAB s Antenneforeninger. Deltagelse i repræsentantskabsmødet skal godkendes af de fremmødte repræsentantskabsmedlemmer. Kan det godkendes, at og deltager i repræsentantskabsmødet? Afstemning ved håndsoprækning. Konstater repræsentantskabsmødets lovlighed. Vedtægternes 10 angiver, at indkaldelse skal ske med mindst 4 ugers varsel. Foreløbig indkaldelse er udsendt den. april 200 (de sidste nyvalgte har kun modtaget endelig indkaldelse + bilag dateret. maj 200). Endelig indkaldelse er udsendt den Der var ikke modtaget yderligere forslag. (jfr forslag skal udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge før mødet). Valg af stemmeudvalg: Gøre opmærksom på: Rygeforbud - der indlægges passende rygepauser Der benyttes båndoptager Alle, der ønsker ordet, bedes benytte mikrofon, så alle i salen kan høre spørgsmål og svar. Alle repræsentanter bedes præsentere sig med afd. nr. + navn - inden spørgsmål stilles. B. Gennemgang af den foreliggende dagsorden. Dirigenten oplæser dagsordenen. C. Deltagerantal oplyses. Forretningsfører + sekretær har krydset af efterhånden, som repræsentanterne er mødt op, således at det kan konstateres, hvor stor andel af repræsentantskabets medlemmer, der er tilstede. D. Dagsordenens pkt. 1 Side 30 af 79

31 Ændring af forretningsordenen. E. Dagsordenens pkt. 2 Valg af dirigent (er foretaget) F. Dagsordenens pkt. 3 - bestyrelsens årsberetning. Formanden fremlægger bestyrelsens årsberetning. Forretningsførelse for år 200 v/forretningsføreren. G. Dagsordenens pkt. 4 - Endelig godkendelse af hovedforeningens årsregnskab for 200 med tilhørende revisionspåtegning samt gennemgang af budget for år 200. Forretningsføreren fremlægger foreningens regnskab for år 200 til godkendelse. Regnskabet skal godkendes ved almindeligt stemmeflertal. Gennemgang af budgettet for 200. H. Dagsordenen pkt. 5 - Indkomne forslag Ingen forslag modtaget. J. Dagsordenens pkt. 6 - Valg til bestyrelsen. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer Efter tur afgår : (modtager genvalg) (modtager genvalg) (modtager ikke genvalg) K. Dagsordenens pkt. 7 - Valg af suppleanter for bestyrelsen. Nuværende suppleanter:, afd., afd. L. Dagsordenens pkt. 8 - Valg af delegerede til kredsmøder. Nuværende delegerede: Hovedbestyrelsen, hovedbestyrelsessuppleanter,, afd.,, afd. og, afd. og Forretningsføreren + administrationschef. Side 31 af 79

32 M. Dagsordenens pkt. 9 Valg af repræsentanter til SALUS,,, og. N. Dagsordenens pkt Valg af statsautoriseret revisor. Nuværende: Revisionsfirmaet Deloitte. O. Dagsordenens pkt Eventuelt. Under evt. kan intet besluttes. og herefter for SAB s Antenneforeninger O. Dagsorden for SAB s Antenneforeninger 1 Valg af dirigent 2. Beretning for foreningens virksomhed i det forløbne år 3. Eventuelle forslag Ingen forslag modtaget 4. Valg til bestyrelsen. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer På valg: 5. Valg af 2 suppleanter. På valg: og 6. Eventuelt P. Ordstyrer afslutter - afgiver ordet til formanden. Side 32 af 79

33 Afsnit 2 Administration. Afsnit 2.1 Retningslinjer for godtgørelse af udgifter (gælder for virksomhed i boligorganisationens tjeneste) Opdateret den 12. september Betingelser Godtgørelse af rejse- og/eller opholdsudgifter er betinget af følgende: 1.1. Formanden og/eller forretningsføreren, eller den, som forannævnte har delegeret ansvaret ud til, på den fremsendte udgiftsgodtgørelse attesterer virksomheden. 2. Godtgørelser Godtgørelse af afholdte rejse- og/eller opholdsudgifter sker i henhold til følgende: 2.1. Medlemmer af organisationsbestyrelsen, formænd for udvalg, forretningsfører, inspektører og øvrige funktionærer fremsender direkte til administrationen Medlemmer af udvalg samt evt. nedsatte arbejdsgrupper fremsender opgørelse til forretningsføreren til udbetaling Opgørelsen, der skal være bilagt originaler, skal ske på de af organisationsbestyrelsen udarbejdede opgørelsesblanketter Administrationens afregning finder sted snarest muligt og vil ske over onlineservice til bankeller postgiro eller ved check. 3. Rejseudgifter Rejseudgifter i forbindelse med virksomhed i boligorganisationens tjeneste godtgøres i henhold til følgende: 3.1. Tog og/eller skib refunderes efter DSBs Privat bil: Original færgebillet skal vedlægges. Øvrige godtgørelser efter statens takster Fly må benyttes, såfremt økonomiske og/eller tidsmæssige besparelser kan opnås. Der skal I hvert enkelt tilfælde indhentes godkendelse af formanden eller forretningsføreren. Original flybillet skal vedlægges opgørelsen For mødedeltagere, som ikke er tilknyttet boligorganisationens tjeneste som medlem af udvalg, gælder samme regler medmindre, der i mødeindkaldelsen er anført særlige bestemmelser vedrørende godtgørelse til pågældende møde. 4. Fortæring under møder og rejser 4.1. Fortæring under møder og rejser til og fra møder, godtgøres af boligorganisationen efter originale regninger. 5. Telefon-, fax- og portogodtgørelse 5.1. Telefon- og portogodtgørelse til medlemmer af diverse organer samt funktionærer ydes efter de af organisationsbestyrelsen fastsatte beløb Organisationsbestyrelsen kan godkende, at f.eks. funktionærer med pålagt rådigheds tjeneste, eller medlemmer af ikke vedtægtsbestemte udvalg eller arbejdsgrupper, kan tillægges telefon- og portogodtgørelse. 6. Tekniske hjælpemidler En stor del af den daglige kommunikation mellem organisationsbestyrelsesmedlemmerne samt administrationen sker elektronisk. Sønderborg Andelsboligforening stiller en computer / printer til rådighed for det enkelte organisationsbestyrelsesmedlem. Forbrugsstoffer (papir og toner) kan afhentes på Bygtoften 2 eller efter aftale, der er kalkuleret med et forventet forbrug svarende til stk. papir p.a.. Side 33 af 79

34 Afskrivningsperioden for hardware er sat til 4 år, ved eventuel udtræden af organisationsbestyrelsen, inden afskrivningsperiodens udløb, tilbydes det udtrædende organisationsbestyrelsesmedlem at overtage hardwaren til den nedskrevne restgæld. 7. Tabt arbejdsfortjeneste 7.1. Der udbetales ikke særskilt til tabt arbejdsfortjeneste, idet dette skal dækkes/er indeholdt i bestyrelsesvederlaget. 8. Deltagelse i diverse organisationsmøder 8.1. a. Repræsentantskabsmøder b. Organisationsbestyrelsesmøder 8.2. For deltagelse i ovennævnte møder, ydes transportgodtgørelse efter DSBs Afregning sker direkte til den enkelte 8.4. Udgifter herudover før og efter møderne er organisationsbestyrelsen uvedkommende. 9. Diverse arrangementer 9.1. a. Sønderborg Ringridning b. Besigtigelses tur efter afdelingsmøderne a. Sønderborg Andelsboligforening støtter arrangementet med et tilskud der svare til 8 ærespræmier. b. Sønderborg Andelsboligforening støtter arrangementet med et tilskud svarende til kr. pr. deltager + transport a. Deltagerkredsen i eventuel herrefrokost er i prioritet rækkefølge medlemmer af organisationsbestyrelsen, adm. forretningsfører, administrationschefen, teknisk chef, økonomichefen og driftschefen b. Deltagerkredsen er medlemmer af organisationsbestyrelsen, inspektørerne på Bygtoften, direktionssekretæren, administrationschef, teknisk chef, økonomichef, driftschef samt den adm. forretningsfører. Deltagelse af eventuel ægtefælle / partner vil være for egen regning Udgifter herudover er Sønderborg Andelsboligforening uvedkommende. 10. Repræsentation Formanden har et budget på kr p.a. ( niveau) til dækning af omkostninger ved beværtning i forbindelse med mødeaktiviteter Direktøren har et budget på kr p.a. ( niveau) til dækning af omkostninger ved beværtning i forbindelse med mødeaktiviteter. Vedtaget af organisationsbestyrelsen den 11. september 2006 Side 34 af 79

35 Afsnit 2.2 Retningslinjer for udlodning af tilskud Generelle bestemmelser Opdateret den 13. december Tildeling af Landsbyggefondsmidler (fra egen trækningsret). De enkelte afdelinger eller projekter kan i henhold til nedenstående modtage støtte fra foreningens egen andel i landsbyggefondens midler (egen trækningsret). Kriterier der skal være opfyldt: 1. Der gives kun tilskud til forbedringsarbejder. Forbedringsarbejder defineres som ændringstiltag der giver en øget komfort, større brugervenlighed, bedre varmeøkonomi, længere levetid eller bedre driftsøkonomi på eksisterende bygninger / bygningsdele. Der kan ligeledes være tale om etablering af nye bygningsdele, der medfører de samme forbedringer. 2. Afdelingens villighed til at henlægge til vedligeholdelse skal være opfyldt. Såfremt afdelingen henlægger mindre i henlæggelser til planlagt vedligehold (årlig henlæggelse på kt. 120 / antal beboede lejemål) end anbefalet, vil dette medføre en reduktion i tilskuddet. Tilskuddet vil kunne reduceres i henhold til nedenstående tabel. Boligtype Anbefalet årlig Reduktion i tilskud fra landsbyggefond i % henlæggelse pr. lejemål Tæt / lav før kr. (Anbefalet henl.-aktuel henl.) 100 Anbefalet henlæggelse Tæt / lav efter kr. (Anbefalet henl.-aktuel henl.) 100 Anbefalet henlæggelse Montage før kr. (Anbefalet henl.-aktuel henl.) 100 Anbefalet henlæggelse Montage efter kr. (Anbefalet henl.-aktuel henl.) 100 Anbefalet henlæggelse Etagebolig før kr. (Anbefalet henl.-aktuel henl.) 100 Anbefalet henlæggelse Etagebolig efter kr. (Anbefalet henl.-aktuel henl.) 100 Anbefalet henlæggelse 3. Solidarisk tildeling / højere huslejeniveau giver større tilskud. For at landsbyggefondstilskud skal medvirke til en delvis udjævning af huslejeniveauerne i SAB, fordeles tilskud til forbedringsarbejder efter et solidarisk princip, således afdelinger med et højt huslejeniveau får et større tilskud end afdelinger med et lavt huslejeniveau. Den maksimale tilskudsprocent kan ses i nedenstående tabel. Huslejeniveau under 300,- kr. / m2 / år max. 15 % Huslejeniveau mellem 300,- og 400,- kr. / m2 / år max. 30 % Huslejeniveau over 400,- kr. / m2 / år max. 45 % Der tages udgangspunkt i en faktisk leje, der beregnes som konto 201 (Boligafgifter og leje ialt) divideret med det samlede antal m2 (m2 ialt). A. Fælles projekter. Fællesprojekter på tværs af afdelingerne (CTS-projekter) støttes med fuldt tilskud til forbedringsdelen på - 66 % Side 35 af 79

36 Øvrige fællesprojekter på tværs af afdelingerne vurderes i hvert enkelt tilfælde af hovedbestyrelsen. B. Renoveringssager. Afdelingsrenoveringer omfattende klimaskærm, udenomsarealer, varmeanlæg, ventilation m.m. Dette gælder både montageafdelinger, etagebyggeriafdelinger og tætte / lave afdelinger. Tildeling af landsbyggefondstilskud sker efter pkt. 1, 2 og 3. Ansøgning stiles til hovedbestyrelsen og vurderes i hvert enkelt tilfælde i forhold til kommende projekter og tidshorisonter. Store renoveringssager af hele afdelinger som allerede sket i afdeling 30 og i afdeling 35, støttes ikke med Landsbyggefondsmidler, men fra foreningens egne fonde. C. Totalmodernisering. Totalmoderniseringer af enkeltboliger, dvs. moderniseringssager i enkelte lejemål der omfatter alt lige fra tekniske installationer, køkkener, bad og ændringer i boligens planløsning, støttes i et sådant omfang, at huslejeniveauet efter endt renovering ligger 10 % under samtidigt nybyggeri, dog kan tilskud fra Landsbyggefonden ikke overstige % satser nævnt i pkt. 3 minus evt. fradrag jævnfør pkt. 2. Samtlige omkostninger til en ændring af planløsninger betragtes i den forbindelse som forbedringsarbejder. Støtten skal være en kombination af afdelingstilskud og af tilskud fra Landsbyggefonden. Tildeling af Landsbyggefondstilskud sker efter pkt. 1, 2 og 3. Ansøgning stiles til hovedbestyrelsen og vurderes i hvert enkelt tilfælde i forhold til kommende projekter og tidshorisonter. D. Delmodernisering. Delmodernisering, dvs. forbedringsdelen ved vedligeholdelsesopgaver og / eller delvis modernisering af en enkeltbolig støttes med tilskud af Landsbygge-fondsmidler, der tildeles efter pkt. 1, 2 og 3. Ansøgning stiles til hovedbestyrelsen og vurderes i hvert enkelt tilfælde i forhold til kommende projekter og tidshorisonter. Alle ansøgninger skal forelægges hovedbestyrelsen til vurdering om godkendelseskriterierne er overholdt og om der er midler til fordeling. Eksempel: Huslejeniveau for afdeling xx (Boligafgifter og leje i alt) divideret med det samlede antal m 2 (m 2 i alt) = kr./ m 2 = 339,95 kr/m 2 /år Tilskud fra LBF (30% af forbedringsdel kr. ) = ,00 kr. Reduktion grundet lave henlæggelser ( 25,93%) = ,50 kr. Landsbyggefondstilskud herefter = ,50 kr. Vedtaget af organisationsbestyrelsen den 4. juni 2002 (niveau 1. januar 2002) Side 36 af 79

37 2. Nødlidende afdelinger Afdelinger med underskud, kan opnå tilskud fra boligorganisationen (dispositionsfonden), hvis der vurderes, at der er risiko for udlejningsvanskeligheder, p.g.a. huslejeniveauet. Organisationsbestyrelsen definer nødlidende afdelinger efter følgende retningslinier: Afdelingerne grupperes ud fra type, tæt/lav etage, opførelsestidspunkt , , og 2001 og frem. Følgende model bruges (beregnet pr. m 2 p.a.): * Nuværende husleje incl, afvikling af underskud. * Fradrag hvis løbne henlæggelser er under gennemsnittet for tilsvarende afdelinger. * Fradrag for indregnet afvikling af eventuelt underskud. * Fradrag / tillæg hvis henlæggelserne afviger gennemsnit med mere end 10%, for tilsvarende afdelinger. Ovennævnte giver en beregnet husleje pr. m 2, som holdes op mod en gennemsnitlig husleje med tillæg af 2%, for tilsvarende afdelinger. En eventuel positiv difference ganges med afdelingens etagemeter, hvorved eventuel beregnet dækningsberettiget beløb pr. m 2, fremkommer. Der kan ikke umiddelbart opnås større tilskud end underskuddet. Vedtaget af organisationsbestyrelsen den 4. juni Særlig udgiftskrævende opretningsarbejder Der tages stilling fra gang til gang, efter konkret ansøgning. 4. Nybyggeri Der tages stilling fra gang til gang, efter konkret ansøgning. Senest ændret den 13. november Side 37 af 79

38 Afsnit 2.3 Kursuskoncept Opdateret den 28. maj Afdelingsbestyrelsesseminar Deltagere: Afdelingsbestyrelser, Repræsentantskabsmedlemmer, Ledergruppen (Salus) og evt. gæster og foredragsholdere. Hvor ofte: Hvert andet år (ulige år) Hvor længe: 1 dag (9-16) Hvornår: En lørdag i oktober Hvor: Sønderborg: Quality Comwell Sandbjerg (med arrangeret samkørsel) Betaling: Alle udgifter afholdes af hovedforeningen Hvordan: Kan være forskellig fra gang til gang. Formandskursus Er sat i bero!! Deltagere: Afdelingsformænd, Hovedbestyrelse, Ledergruppe (Salus) og evt. gæster og foredragsholdere. Hvor ofte: 1 gang årligt Hvor længe: 1 dag (9-16) Hvornår: En lørdag i januar/februar Hvor: Sønderborg: Quality Comwell Sandbjerg (med arrangeret samkørsel) Betaling: Alle udgifter afholdes af hovedforeningen Hvordan: Kan være forskellig fra gang til gang. Ekskursion Deltagere: Afdelingsbestyrelser, personale i SAB, personale i SALUS på lokalkontoret i Sønderborg, personale i SALUS Centralfunktion, evt. gæster og foredragsholdere. Hvor ofte: Hvert andet år (lige år) Hvor længe: 2 dage (fredag/lørdag) Hvornår: Oktober Hvorhen: Forskellige muligheder kan evt. undersøges Betaling: 750 kr. pr. person betales af de respektive afdelinger, der dækker fuld forplejning. SAB betaler for personalet Hvordan: Typisk kan man bruge fredag til et eller andet foredrag/oplæg og lørdag til at tage ud og se noget. Almene Boligdage Deltagere: Hvor ofte: Hvor længe: Hvornår: Hvorhen: Betaling: Hvordan: SAB s kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforenings 8. kreds. 1 gang hvert tredje år 2 dage (fredag/lørdag) Oktober Arrangementet tilrettelægges af Boligselskabernes Landsforening. Alle udgifter afholdes af hovedforeningen. Arrangementet tilrettelægges af Boligselskabernes Landsforening. Ved refusion af udlæg benyttes særskilt blanket Rejseopgørelse, der kan rekvireres ved henvendelse til administrationen. Et eksemplar er vedlagt som bilag. Senest ændret den 13. september Side 38 af 79

39 Afsnit 2.4 Retningslinjer for lån i dispositionsfonden (egen) Opdateret den 16. november Formål 1.1. Imødegåelse af udlejningsvanskeligheder. Totalmoderniserer lejemål i den ældre del af boligmassen, for at bringe standarden op på nutidig niveau Lejetab. Til dækning af lejetab i nødlidende afdelinger 1.3. Nybyggeri Hvis et eventuelt rammebeløb, ikke levner mulighed for at leve op på til det nutidige krav om standard kvalitet, såvel størrelsesmæssige som arkitektonisk. 2. Forrentning af midlerne Jævnfør bekendtgørelsen, p.t. diskontoen +1% 3. Udbetaling Når byggeregnskab foreligger i godkendt og revideret stand. 4. Løbetid Som udgangspunkt 20 år. 5. Klausul Vurderes fra gang til gang. 6. Ændringer Ændringer i retningslinjerne skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Godkendt af organisationsbestyrelsen 12. september 2006 Afsnit 2.5»Lydpotten«beboerblad for SAB Opdateret den 1. juni Formål 1.1. Bladet, der er officielt beboerblad for SAB, har til formål at være samlende, orienterende om foreningens og herunder hørende afdelingers virksomhed. 2. Udsendelsen 2.1. Bladet, der udkommer 4 gange årligt, udsendes omkring den 20. i hvert kvartal. Bladet udkommer i elektronisk udgave og omdeles til Bygtoften 2 samt ejendomskontorerne hvor beboerne kan hente et eksemplar. Udover dette lægges udgave på hjemmesiden. Endvidere sendes vederlagsfrit med 1 eksemplar pr. nummer til: b. Boligorganisationer i 8. kreds, Boligselskabernes Landsforening, Endvidere vil kommunen få tilsendt 10 stk. blade pr. nummer til uddeling til diverse lokale kontakter (f.eks. boligsøgende o.l.). 3. Bladets ekspedition SALUS Boligadministration A.m.b.a., Egevej 9, 6200 Aabenraa. Tlf Lillian Claudi Wind!!! Ændres fra efteråret 2015 til et fælles beboerblad 6 årlige udgaver (navnet er ikke kendt på nuværende tidspunkt) sammen med de andre 5 foreninger i SALUS. Lone Lønholm er med i redaktionsudvalget. Side 39 af 79

40 Forventet og udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Side 40 af 79

41 Afsnit 2.6 Forsikringer Opdateret den 5. februar 2006 Forsikringspolitik for Sønderborg Andelsboligforening Ansvarlig fra virksomhed: Jimmy Povlsen Ansvarlig forsikringsmægler: Finn C. Pedersen Forsikringstype Forsikringspolitikken besluttet den : 6/ Forsikringspolitikken revideret den: Ikke aktuel pt. Ønskes Ønskes ikke Bemærkning nr. Bemærkninger: Bygningsforsikring, til nyværdi: Bygningsbrand: Elskade/kortslutning: Restværdi 50 %: Anden bygningsbeskadigelse: Jordskade, forurening egen grund: Husejeransvar: Svamp & Insekt: Udvidet rørskade: Stikledning: Glas vedr. boliger: ( ) Glas i erhvervslejemål: Kumme/sanitet: ( ) Skilte: Lysreklamer: Bygningsudsmykning: Baldakiner: 1 1 1: Alene vedr. afd. 23 & 34. Forsikringstype Ikke aktuel pt. Ønskes Ønskes ikke Bemærkning nr. Bemærkninger: Markiser: Antenner, ansvar: Antenner, kasko: Huslejetab: Lovliggørelse: Side 41 af 79

42 Fredede bygninger: Bygning dagsværdi: Bygning 1. risiko: Bygninger opført af lejer: Omfang: Brand: ABB: Glas: Løsøreforsikring, nyværdi: Brand- tyveri- vand: Administrationskontor Afdelingskontorer: Fælleshuse: Aktivitetshuse: Vaskerier: Pengeautomater Lejet/leaset udstyr: Indeks/Investeringsklausul: Kortslutning/el-skade: Kontormaskiner: Styringsanlæg i vaskerier: Brand under åben himmel: Genfremstilling, kartoteker: Genfremstilling data: Penge/værdipapirer mv.: 2 Udvendig ventilationsudstyr mv.: Ran og røveri fra lokaler i åb- 3 ningstid: Ran og tyveri under transport: 3 Kælderdækning, min. 10 cm. o/gulv 2: Max. kr i alm gemme og kr i pengeskab. 3: Max dækning kr Forsikringstype Ikke aktuel pt. Ønskes Ønskes ikke Bemærkning nr. Bemærkninger: Kontordriftstab: Meromkostning : EDB forsikring, til nyværdi: Server, mv.: Installation/kabling: Bærbar PC: Kontormaskiner: Tlf. anlæg: Tyverianlæg: Kopimaskiner mv.: Databære: Side 42 af 79

43 Meromkostning: Overtid/natarbejde: Fragtomkostninger: Fritstående antenneanlæg: Ansvar: Kasko 4 4: Dækker kabling fra skeldåse til stik. Transportforsikring: Egne varer i egne biler: Eget værktøj/maskiner i egne biler: Containerdækning: Lejede/leasede containere: Motorkøretøjsforsikring: Personvogne: Ansvar: Kasko: Friskade: Trækkrog: Udstyr: Varevogne: Ansvar: Forsikringstype Ikke aktuel pt. Ønskes Ønskes ikke Bemærkning nr. Bemærkninger: Kasko: Friskade: Trækkrog: Udstyr: Registrerede arbejdsmaskiner: Ansvar: Brand: Kasko: Trækkrog: Forsikret til dagsværdi: Registrerede påhængsvogne: Brand Kasko: Uindregistrerede arbejdsmaskiner: Ansvar: Brand: Kasko: Side 43 af 79

44 Trækkrog: Forsikret til dagsværdi: Uindregistrerede påhængsvogne: Brand Kasko: Side 44 af 79

45 Forsikringstype Ikke aktuel pt. Ønskes Ønskes ikke Bemærkning nr. Bemærkninger: Arbejdsskade, administrationen: Kontor: 5: Viceværter/ejendomsfunktionær er: Rengøring mv.:: Erhvervsansvar & produktansvar: Sum kr. 5. mill.: Sum over kr. 5 mill.: Graveskader: Anvendes lifte: Udlejes lifte: Arbejdsskade, ansatte i afdelinger: Kontor: 5 Viceværter/ejendomsfunktionær er: Rengøring mv.:: Erhvervsansvar & produktansvar: Sum kr. 5 mill.: Sum over kr. 5 mill.: Graveskader: Anvendes lifte Udlejes lifte: Selvstændig håndværkerafde 6 ling: Udføres opgaver for afdelinger: Udføres opgaver for fremmede: Anvendes lifte Udlejes lifte: Bearbejdning & behandling under: Bearbejdning & behandling efter: 5: Dækkes via SALUS 6: Dækket på selvstændigt forsikringsprogram. Side 45 af 79

46 Forsikringstype Ikke aktuel pt. Ønskes Ønskes ikke Bemærkning nr. Bemærkninger: Rejseforsikring: Forretningsrejser: Håndværkere:: Syge/hjemtransport: Ansvar: Baggage/penge: Ulykke: Invaliditet: Rejseliv: Rejseafbrydelse: Erstatningsperson: Erstatningsrejse: Overfald: Rejser i Danmark: Kollektiv Ulykke: Død: Ulykke: Tandskader: Sundhedssikring/Lifeline: Livs & pensionsforsikring: Forsikringen omfatter bestyrelsesmedlemmer og ansatte ved ulykkestilfælde indtruffet under arrangementer, møder samt anden af foreningen foranstaltet sammenkomst. Herunder kurser samt transport til og fra arbejde for de ansatte. Direktions & Bestyrelsesansvar: Direktør/forretningsfører: Hovedbestyrelse Afdelingsbestyrelse: Suppleanter: Professionelt ansvar: Administrationsansvar: ELO-konsulenter: Arkitekt-Ingeniøransvar: Byggesagsadministration: Erhvervsansvar: 7 Kriminalitetsdækning 7: Dækket på selvstændig police. Nærværende forsikringspolitik skal alene betragtes som vejledende og er ment som et værktøj til hurtigt at give et overblik over boligorganisationens valgte forsikringsdækninger, herunder fravalgte dækningsmuligheder. Ved evt. uoverensstemmelse mellem denne forsikringspolitik og de enkelte forsikringspolicer og tilhørende forsikringsbetingelser, er policerne/forsikringsbetingelser gældende. Side 46 af 79

47 Afsnit 2.7 Administrationsaftale med SALUS Boligadministration A.m.b.a. Opdateret den 12. september 2006 ADMINISTRATIONSAFTALE Mellem Sønderborg Andelsboligforening Bygtoften Sønderborg i det følgende kaldet boligorganisationen og SALUS Boligadministration a.m.b.a, Aabenraa. i det følgende kaldet administrationsselskabet er der indgået følgende administrationsaftale: 1. Aftalegrundlag. Boligorganisationen er medlem af det almene andelsselskab SALUS Boligadministration a.m.b.a. Administrationsselskabet antages som forretningsfører for administrationen af Boligorganisationen og dens afdelinger og dens nybyggerier. Aftalen omfatter alle boligorganisationens afdelinger. Administrator varetager alle administrative ydelser, der omfatter såvel boligorganisationen som alle afdelinger i drift. Administrator er ansvarlig for overholdelse af gældende lovgivning, boligorganisationens vedtægter, boligorganisationens beslutninger for vedligeholdelsesregler, udlejningsregler, husordener mv. samt eventuelle reglementariske bestemmelser. Administrator drager omsorg for, at der i ethvert forhold anvendes de løsninger, som er teknisk og økonomisk mest gunstig for boligorganisationen. Såfremt boligorganisationen beslutter at gennemføre aktiviteter, der ligger uden for denne aftales rammer, optager parterne drøftelser herom med henblik på at indgå skriftlig tillægsaftale om administrators forpligtelser og honorering. 2. Primær ejendomsadministration Den løbende primære ejendomsadministration omfatter de i bilag 1 nævnte hovedaktiviteter: Udlejning og opkrævning af boligafgifter m.v. Driftsledelse og tilsyn Regnskabsførelse 3. Sekretariatsfunktion. Den samlede administrations- sekretariatsfunktion udøves fra administrators kontoradresse. Administrator er ansvarlig overfor boligorganisationens bestyrelse, offentlige myndigheder, revision m.fl. Administrator varetager den ledelsesmæssige funktion af de fastansatte medarbejdere og drager omsorg for deres aflønning og er ansvarlig for overholdelse af indgåede overenskomster og lokalaftaler. Administrator indstiller til boligorganisationens bestyrelse om genforhandling af overenskomster samt ansættelser og afskedigelser. Administrator er til enhver tid forpligtet til på forlangende af boligorganisationens bestyrelse eller tilsynsmyndighed at fremlægge dokumentation for enhver økonomisk eller juridisk disposition, der er omfattet af denne aftale. Forsikringsforhold. Side 47 af 79

48 I samarbejde med organisationsbestyrelsen varetager administrator boligorganisationens løbende forsikringsforhold. Administrator foranlediger en gennemgang mindst hvert andet år af boligorganisationens forsikringsportefølje med henblik på at sikre størst mulig dækning til lavest mulig præmie. I øvrigt påser administrator, at boligorganisationen er omfattet af de til enhver tid lovpligtige forsikringer. 4. Sekretariatsvirksomhed Administrationsselskabet yder sekretariatsvirksomhed for Boligorganisationens bestyrelse og generalforsamling / repræsentantskab omfattende: Indkaldelse og deltagelse i bestyrelsesmøder og generalforsamling / repræsentantskabsmøder Udarbejdelse af dagsordener og skriftlige oplæg i samarbejde med bestyrelsesformanden Udarbejdelse af mødereferater og opfølgning af beslutninger Forelæggelse af budgetter og regnskaber Kontakt til kommuner, ministerier og styrelser, Landsbyggefond, Byggeskadefond., revisor, advokat o.l. Generel rådgivning og beboerklagenævnssager. Bistand med tilrettelæggelse af Boligorganisationens arrangementer Betryggende varetagelse af Boligorganisationens arkivforhold. Udarbejdelse, behandling og forelæggelse af boligorganisationens og afdelingernes budgetter og regnskaber herunder også vand-, varme-, el- og antenneregnskaber. Deltager i møder med eksterne samarbejdspartnere efter behov. Udsendelse af løbende informationer til boligorganisationens bestyrelse og afdelingsbestyrelsesmedlemmer herunder også om kursus- og konferenceaktiviteter m.m 5. Beboerdemokrati og beboerkontakt Varetagelse af det løbende samarbejde med og bistand til de valgte afdelingsbestyrelser, herunder tilrettelæggelse af og indkaldelse til afdelingsmøder samt deltagelse i disse mandag torsdag. Desuden generel bistand og rådgivning til afdelingsbestyrelserne. Forelæggelse af budgetter og regnskaber på afdelingsmøderne. Samvirke med afdelingsbestyrelserne i forbindelse med den daglige drift, beboerklager o.s.v. 6. Information og uddannelse Løbende udsendelse af informationer og oplysninger i overensstemmelse med Boligorganisationens forretningsordener, forretningsgange og målsætninger Udsendelse af kursusinformationer og kursustilmelding Sekretariatsbistand til kursusudvalget og bistand med tilrettelæggelse af repræsentantskabskurset Boligorganisationens IT-udvikling i overensstemmelse med målsætningerne Sekretariatsbistand til Boligorganisationens bladudgivelse. 7. Boligorganisationens integritet. Administrationsselskabet skal varetage opgaverne på en sådan måde, at Boligorganisationens integritet og identitet bevares. 8. Kapitalforhold Der foretages særskilt kapitalforvaltning af Boligorganisationens midler, idet kapitalanbringelse sker i overensstemmelse med lovgivningen og den af Boligorganisationens bestyrelse godkendte risikoprofil. Der føres mellemregningskonti for løbende mellemværender mellem administrationsselskabets kasseforretninger og Boligorganisationen. Mellemregningen forrentes efter de lovregler der er gældende til Boligorganisationens normale mellemregningssats, dog mindst svarende til nationalbankens diskonto. Boligorganisationens kassebeholdning anmeldes i administrators fællesforvaltning, der modtager alle indbetalinger og afholder alle udgifter vedrørende boligorganisationen og dens afdelinger. Side 48 af 79

49 Administrator forvalter såvel boligorganisationens som afdelingernes likvide midler på betryggende måde og foretager nødvendig formuepleje i overensstemmelse med boligorganisationens vedtagne politik for kapitalforvaltning for at opnå størst muligt afkast til lavest mulig risiko. 9. Honorar For varetagelse af den løbende ejendomsforvaltning modtager administrationsselskabet et honorar, som er fastsat af selskabets bestyrelse og godkendt af repræsentantskabet på baggrund af et omkostningsbestemt balancebudget. Ved aftalens indgåelse andrager det årlige administrationsbidrag kr. pr. lejemålsenhed, der erlægges kvartalsvis bagud. Beløbet reguleres én gang årligt, første gang den 1. januar Udviklingen i administrationshonorarer bør ikke overstige udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings lønindeks. 10. Moderniseringer, ombygning og nybyggeri. Virksomheden som forretningsfører for moderniseringer, ombygninger og nybyggeri omfatter: Byggerådgivning og sædvanlig økonomisk og juridisk administration, således forhandlinger med myndigheder, teknikere, entreprenører og leverandører i forbindelse med udarbejdelse af forundersøgelser, projekt, myndighedsgodkendelse og byggeriets udførelse i øvrigt. Indgåelse af kontrakter og administration af garantistillelser. Sædvanlige forsikringsforhold for byggesagerne. Bistå afdelingsbestyrelserne med udarbejdelse af forslag til afdelingsmøder, samt deltage i afdelingsmøderne med forelæggelse af projekt og budgetter. Tilrettelæggelse af byggeriets foreløbige og endelige finansiering, herunder tilbudsindhentning hos pengeinstitutter og realkreditinstitutter. Tinglysnings-ekspedition af pantebreve og lånehjemtagelse. Betaling af leverandører, bogføring og udarbejdelse og godkendelse af byggeregnskab. Beregning af lejeforhøjelser, kommunal godkendelse af projekt og lejeforhøjelser samt varsling og iværksættelse. Deltagelse i bygherremøder og afleveringsforretninger. Overordnet tilsyn med byggepladsforhold, beboerreklamationer og opfølgning på disse Løbende orientering til afdelingsbestyrelsen og i fornøden udstrækning til hovedbestyrelsen. For moderniserings- og forbedringsarbejder i afdelingerne modtager administrationsselskabet et honorar, som beregnes således: For anskaffelsessummer indtil 10 mio. kr.: 2 % af anskaffelsessummen. For anskaffelsessummer udover 10 mio. kr.: 2 % af de 10 mio. kr. samt 1,3 % af anskaffelsessummen over 10 mio. kr. Ydelserne omfatter ikke projektering, fagtilsyn og byggeledelse, idet administrationsselskabet ikke kan udføre teknisk rådgivning. Arbejder der er omfattet af og finansieres af afdelingernes henlæggelsesmidler honoreres ikke. For nybyggerier beregnes honoraret vejledende således: for de første 10 mio. kr.: 2,0% for de næste 20 mio. kr.: 1,7% dernæst 1,3% 11. Bemyndigelser Boligorganisationen meddeler administrationsselskabet bemyndigelse til at underskrive for og i øvrigt disponere på Boligorganisationens vegne. Side 49 af 79

50 Boligorganisationen tegnes i øvrigt på skøder, pantebreve og øvrige lignende dokumenter ifølge Boligorganisationens vedtægter, idet bemærkes, at administrationsselskabets administrerende forretningsfører tillige er forretningsfører for Boligorganisationen. 12. Aftalens varighed Denne administrationsaftale træder i kraft og er uopsigelig indtil Derefter kan aftalen opsiges med 1 års varsel til en 1. januar. Ved en eventuel opsigelse skal regnskabet færdiggøres for det regnskabsår, hvori opsigelsen har fundet sted. Budgetlægning for efterfølgende år skal udfærdiges af boligorganisationen selv. 13. Ændringer i aftalen På et repræsentantskabsmøde i administrationsselskabet kan der vedtages mindre væsentlige ændringer i administrationsydelserne og i honorarfastsættelsen, og sådanne ændringer går forud for nærværende aftale. Væsentlige ændringer i ydelser og honorar kræver indgåelse af ny skriftlig administrationsaftale, hvilket kan ske til enhver tid ved gensidig overenskomst uanset de i pkt. 12. fastsatte frister. 14. Sideaktiviteter: Boligorganisationen antager tillige administrationsselskabet til at udføre administration af følgende godkendte sideaktiviteter: Håndværkerafdelingen, som kan udføre håndværksservice i boligorganisationens afdelinger og i medadministrerede boligorganisationers afdelinger. Afdelingen for teknisk rådgivning, som kan udføre teknisk rådgivning for Boligorganisationens afdelinger og medadministrerede boligorganisationers afdelinger. Afdeling for indskud i andre virksomheder For administration af pkt. 1. og pkt. 2, som også omfatter korrekt momsregistrering og afregning, betales et administrationshonorar på 7 % af bruttoomsætningen eksklusive moms. Administration af pkt. 3 honoreres ikke. 15. Særlig aftale om lokalt kontor. Boligorganisationens nuværende kontor, beliggende på adressen Bygtoften 2, 6400 Sønderborg opretholdes med det primære formål lokalt at kunne yde service overfor boligorganisationens beboere og kunder. Herudover kan organisationsbestyrelsen disponere over lokalerne til brug for lokale aktiviteter. 16. Særlige forhold. Udgifter til håndværkere, lønninger til ejendomsfunktionærer m.m. afholdes af boligorganisationen over afdelingernes driftsudgifter. Udgifter til revision afholdes af boligorganisationen. Nævnte udgifter er ikke omfattet af administrationsbidraget. Administrators ydelse omfatter ikke nybyggeri eller (større) bygningsrenoveringssager, hvor ekstern finansiering er påkrævet via bank eller realkreditinstitut. Hvis nybyggeri eller større bygningsrenoveringssager igangsættes, optages der forhandling om byggestyring, administration, teknisk bistand, tilsyn m.m. samt honorering herfor. 17. Revision. Boligorganisationens bestyrelse er forpligtet til at arbejde positivt for, at der vælges samme revisionsfirma, som anvendes i administrators organisation. Nærværende administrationsaftale består desuden af bilag 1, som specificerer administrationsydelserne under pkt. 2 primær ejendomsadministration. BILAG 1. Side 50 af 79

51 Primær ejendomsforvaltning 1: Udlejning og opkrævning af boligafgifter m.v. Ajourføring af stamdata og ventelisteoplysninger. Annoncering af ledige boliger efter de gældende regler. Tilbudsbreve til ansøgere og dernæst udpegning af nye beboere på baggrund af ventelisten, eller indstilling til kommuner, som træffer beslutning om tildeling af lejligheder. Al korrespondance i forbindelse dermed. orientering om boligsikring og boligydelse samt mulighederne for lån til boligindskud. Ekspedition og attestation af ansøgninger. Udfærdigelse af lejekontrakter med nye beboere Udlejning af erhvervslejemål, garager, carporte, kælderrum og andre bilejemål samt reservation af selskabslokaler og afregning for disse. Modtagelse af opsigelse og endelig afregning med fraflyttede beboere. Opkrævning af boligafgifter og andre ydelser fra beboerne. Beregning og iværksættelse af lejeforhøjelser og afgiftsforhøjelser på grundlag af godkendte budgetter eller godkendte forbedringslejeforhøjelser. Restance- og debitorkontrol, herunder kontakt til Boligorganisationens advokat. Godkendte gebyrer i forbindelse med ovenstående opgaver tilfalder administrationsselskabet. 2: Driftsledelse og tilsyn Ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer med orientering til afdelingsbestyrelserne samt efter procedurer godkendt af Boligorganisationens bestyrelse. Tilsyn med og overordnet ledelse af ejendomsfunktionærernes virksomhed, herunder at arbejdet i afdelingerne udføres i henhold til Mønsteroverenskomsten, funktionsbeskrivelser samt de særlige forhold, der gør sig gældende i den enkelte afdeling. Tilsyn med almindelig løbende vedligeholdelse af bygninger, installationer og anlæg. Overordnet ledelse af og kontrol med vedligeholdelsesarbejder, som afholdes over konto 115. Herunder også budgetkontrol. Iværksættelse af planlagt vedligeholdelse og fornyelse over konto 116 i samarbejde med afdelingsbestyrelserne. Syn og istandsættelse af fraflytningslejligheder, samt tilsyn med indflytningssyn. Fakturakontrol og budgetkontrol med konto 114, 115, 116, 117 og 118 samt udsendelse af budgetkontrol og kontoudtog til afdelingsbestyrelserne. Årlig vedligeholdelsesgennemgang og tilstandsregistrering og efterfølgende udarbejdelse af langtidsbudget for planlagt vedligeholdelse og fornyelse. Kvartalsvis driftsmøder med afdelingsbestyrelse og varmemester. 3: Regnskabsførelse Betaling af alle driftsudgifter, herunder prioritetsydelser, skatter og afgifter, lønninger, vedligeholdelsesfakturaer m.v. Opkrævning af andre indtægter Udarbejdelse af driftsbudgetter og informationsmateriale til beboerne. Udarbejdelse af årsregnskab med specifikationer og forelæggelse af regnskabsmaterialet til revision. Bogføring og udøvelse af alle kassefunktioner Udarbejdelse af anlægskartoteker. Udarbejdelse og afregning af forbrugsregnskaber 1. Lønbogholderi og momsregnskab Side 51 af 79

52 Afsnit 2.8 Prokuraregler Opdateret den 6. september 2005 Prokura Over for selskabets bank- og postgiroforbindelse meddeles følgende prokura-fuldmagt: A - fuldmagt: Formand/næstformand, forretningsfører, administrationschef og teknisk chef. Indehaveren af en A-fuldmagt kan disponere såvel sammen med andre indehavere af A-fuldmagt som sammen med indehavere af B-fuldmagt. B - fuldmagt: Ansatte i bogholderiet. Indehaveren af en B-fuldmagt kan disponere sammen med indehavere af A-fuldmagt. Derimod kan den pågældende ikke disponere sammen med andre indehavere af B-fuldmagt. Pkt. 1. For rekvisition af vedligeholdelsesarbejder og anskaffelser gælder følgende bemyndigelse: Ejendomsfunktionærer op til kr Inspektørassistenter op til kr Inspektører op til kr Afdelingsledere op til kr Forretningsfører op til kr Formand/næstformand over kr Bemyndigelse for Håndværkergården er fastlagt i særskilt forretningsorden. Når regler for udbudsformen ønskes ændret, skal dette godkendes af nærmeste foresatte inden iværksættelse. Det skal godkendes af nærmeste foresatte, inden der bestilles ekstraarbejder. Rejseafregninger for personale - bortset fra ordinær kørselsgodtgørelse - attesteres uanset beløb af forretningsfører. Rejseafregninger for folkevalgte attesteres uanset beløb af forretningsfører. Rejseafregninger for forretningsfører attesteres uanset beløb af formand eller næstformand. Pkt. 2 For attestation af vedligeholdelsesarbejder og anskaffelser samt af regninger ud over faste udgifter såsom ejendomsskatter, prioritetsudgifter m.v. gælder følgende bemyndigelse: Fakturabeløb under kr og afvigelse fra budgetteret beløb større end +/- kr attesteres til betaling af inspektørassistent. Fakturabeløb fra kr kr attesteres til betaling af inspektør. Fakturabeløb fra kr kr attesteres til betaling af afdelingsleder. Fakturabeløb fra kr kr attesteres til betaling af forretningsfører. Fakturabeløb fra kr og derover attesteres til betaling af formand/næstformand. Pkt. 3 For attestation ved de af hovedbestyrelsens godkendte renoverings- og moderniseringsopgaver samt anlægs- og byggeopgaver gælder følgende: Inspektør/afdelingsleder med forretningsfører. Det er en forudsætning, at det godkendte budget ikke må overskrides. Denne Prokura træder i kraft dagen efter organisationsbestyrelsens vedtagelse. Side 52 af 79

53 Personkredsen omhandlet af prokuraregler. Ejendomsfunktionærer i alle afdelinger Inspektørassistenter: Inspektører: Susanne Johannsen, Lone Ammitzbøll og Bente Flintholm Allan Jacob, Børge Andersen, Mogens Dankert og Poul Christensen Bogholderi: Afdelingsledere: Direktør: Økonomidirektør: Formand: Næstformand: Laila Weilkiens, Trine Duus Lenz, Gitte Eriksen og Manuela Mair Lars Petersen og Bjarne Baun Madsen Jimmy Povlsen Jacob P. Wind Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Opdateret maj 2015 Der henvises til administrationsaftale med SALUS Boligadministration, pkt. 11. Side 53 af 79

54 Afsnit 3 Målsætninger. Afsnit 3.1 Nybyggeri SAB ønsker at bevare en aktiv byggepolitik og til enhver tid altid gøre os klart: Hvilket slags byggeri - der er behov for Hvad slags byggeri - vi ønsker at bygge Hvilken målgruppe - vi ønsker at bygge til. Der skal til stadighed være overvejelser om grundkøb - anskaffelser, køb og optioner. Alle projekter skal: Ledsages af behovsanalyse Ledsages af total økonomiske vurderinger Ledsages af vurderinger af ressource forbrug Ledsages af tilbud til beboerne om valgmuligheder ved indretning af boligen. Afsnit 3.2 Byfornyelse SAB ønsker at deltage aktivt i byfornyelse. Løbende overvejelser om opkøb af private ejendomme til byfornyelse og almen brug. Afsnit 3.3 Renoveringer SAB ønsker, at boligerne skal være af tidssvarende standard. Alle renoveringsprojekter skal ledsages af en tilstandsvurdering Alle renoveringsprojekter skal ledsages af en behovsanalyse Beboerne skal inddrages i renoveringsprojekter. Afsnit 3.4 Råderet SAB vil give beboerne mulighed for at gøre egen bolig individuel efter ønsker og behov indenfor de gældende regler for råderet i egen bolig. Råderetskataloger (udvidet positivliste) Lån via afdelingens midler eller eksternt imod lejeforhøjelse. Afsnit 3.5 Administration / økonomi SAB vil sikre, at omkostningerne holdes på et rimeligt niveau. Administrationsbidraget skal afspejle det reelle forbrug Opdelingen af administrationsbidraget i basis-/specielle ydelser skal videre-udvikles Der udarbejdes skriftlige arbejdsgange Der udarbejdes stillingsbeskrivelser. Afsnit 3.6 Udlejning Side 54 af 79

55 SAB vil sikre, at udlejningsreglerne følger med tiden. Udlejningspolitikken skal løbende vurderes og evt. justeres. Afsnit 3.7 Miljø SAB vil undgå brug af sprøjtemidler. SAB vil arbejde for miljøforbedrende foranstaltninger. SAB vil skabe et godt bo - miljø. SAB skal udvikle metoder til at undersøge medlemmernes og beboernes krav og ønsker. Afsnit 3.8 Informations- og markedsføring SAB vil aktivt medvirke i medier og informationskanaler. Formand og forretningsfører informerer og udtaler sig til pressen Hjemmesiden på Internettet videreudvikles Beboerbladet Lydpotten udsendes til beboerne 4 gange årligt. Afsnit 3.9 Dispositionsfonden Udlån til nye afdelinger - løbetid op til 50 år Investeringsramme 5 mill. kr. Udlån til modernisering/forbedringer løbetid op til 30 år Investeringsramme 5 mill. kr. Afsnit 3.10 Uddannelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmer SAB ønsker at styrke bestyrelserne i rollen som beslutningstagere. Tilbyde kurser til afdelingsbestyrelsesmedlemmer som minimum indenfor: 1. Introduktion til beboerdemokrati 2. Budget og regnskab 3. Tilbyde seminarer 2 gange årligt. Side 55 af 79

56 Afsnit 3.11 Medarbejdere / personale SAB vil sikre, at personalet er uddannet, så de kan medvirke til gennemførelsen af målsætningen. Der skal foreligge en politik for uddannelse af personale. SAB ønsker at opretholde en beboerrådgiverordning udover år Afsnit 3.11 Håndværkergården SAB vil sikre beboerne konkurrencedygtige håndværkerydelser af god kvalitet. Håndværkergården medtages i alle udbud. Målsætninger for håndværkergården: Reklamationsprocedure/opfølgning Håndtering af tilbud Samarbejde med teknisk afdeling om vedligeholdelsesplanen Information til nyansatte Sikkerheds- og kvalitetssikringsmanual for el-afdelingen Kvalitetssikringsmanual for VVS - afdelingen Tidsplaner for tværfaglige projekter Rekvisitioner uden tidsforbrug Efter - kalkulationsprocedure Efteruddannelsespolitik Personalehåndbog Bortskaffelse af affald Sikkerhedsorganisation Afsnit 3.12 Forsyningsvirksomheder SAB vil nøje følge, hvad der sker i vore forsyningsvirksomheder. Fjernvarme, el-forsyning, vandforsyning, antenneforening m.v. Forsøge at få hovedbestyrelsesmedlemmer valgt ind i bestyrelserne Hvis pkt. 1 ikke er muligt, forsøge at få beboere valgt ind. Afsnit 3.13 Organisationsbestyrelsen Sikre god kontakt til afdelingsbestyrelserne. Hovedbestyrelsesmedlemmerne skal være til rådighed for afdelingsbestyrelsen i deres mødeaktivitet. Hovedbestyrelsesmedlemmerne skal til afdelingsmøderne give en status i forhold til målsætningsprogrammet. SAB skal arbejde for et tættere samarbejde med andre boligorganisationer. Udvikle fælles byggepolitik Udvikle fælles behovsanalyser Udvikle fælles IT Arbejde for et administrativt samarbejde. Sikre, at hovedbestyrelsesmedlemmerne er i stand til at udfylde deres plads på betryggende vis. Uddannelsesplan for nye bestyrelsesmedlemmer. Hovedbestyrelsen følger relevante kurser og seminarer fra BL. Side 56 af 79

57 Målsætningen vurderes og justeres en gang årligt. Der gives en status på målsætningen på repræsentantskabsmødet og den justerede målsætning præsenteres. Sønderborg Andelsboligforening, den 4. december 2003 Vivian Engelbredt formand Inge Sondrup dirigent Side 57 af 79

58 Afsnit 4 Bilag. Afsnit 4.1 Faste begivenheder i årets løb Opdateret den 8. september 2006 Januar / februar Færdiggørelse af årsregnskab for afdelingerne Januar/februar Sat i bero indtil videre!! Kursus / seminar for afdelingsbestyrelsesformænd Marts / maj Afholdelse af budgetmøde inspektør - afdelingsbestyrelse Afdelingsmøder afholdes inden Godkendelse af afdelingernes budget for det efterfølgende år. Maj Møde for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes i perioden maj. August - December Gennemgang og ajourføring af VP-planer (markvandring). Oktober Weekend kurser (lige årstal) 1-dags kurser (ulige årstal) for afdelingsbestyrelsesmedlemmer og personale administration, ejendomsfunktionærer og Håndværkergården inviteres til weekend kurserne. December Sat i bero indtil videre!! Repræsentantskabsmøde, aktuel orientering. Vedtaget af Organisationsbestyrelsen den 8. september 2006 Side 58 af 79

59 Afsnit 4.2 Kalender 2015/2016 Opdateret den juni 2015 Bestyrelsesmøder Ordinære møder september 3. november Ordinære møder januar 8. marts 9. maj 7. juni 3. november 2015 og 8. marts 2016 start, kl Alle øvrige møder kl på Bygtoften Træffetider for medlemmer Træffetid for medlemmer er torsdage kl , dog ikke torsdag i den uge, hvor der afholdes formelt bestyrelsesmøde. Træffetid kun efter aftale. Repræsentantskabsmøder Ordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 17. maj Afdelingsbestyrelsesseminar 1-dags seminaret i 2015 afholdes 10. oktober dags seminaret i 2016 afholdes den 14. og 15. oktober Møde for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 1. oktober 2015, kl Budget kursus Torsdag den?? 2016, kl Vedligeholdelse og fraflytning Afholdes kun hvert andet år, næste gang september Ordinære møder, selskabsbestyrelsen SALUS 2015 En mandag i februar, april, august, oktober og december. Alle dage på Egevej 9, Aabenraa Senest ændret den 30. juni 2015 Side 59 af 79

60 Afsnit 4.3 Redaktionsudvalg Fælles Beboerblad Opdateret den 2. juli 2008 Lone Lønholm Senest ændret april Afsnit 4.4 Kursusudvalget Opdateret den 8. september 2006 Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Hermann Jørgensen, Kristine Asmussen og Brian List Hansen. Senest ændret den 30. juni Afsnit 4.5 Udvalg for nybyggeri Opdateret den 8. september 2006 Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Lone Lønholm, Frank Neidhardt, Bjarne Baun Madsen og Lars Bo Steensbeck. Senest ændret den 30. juni Afsnit 4.6 Udvalg for montagebyggerier Opdateret den 2. juli 2008 Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Jimmy Povlsen, Bjarne Baun Madsen, Lars Bo Steensbeck + afdelingsbestyrelsen og afdelingsinspektøren for den berørte afdeling. Lone Lønholm valgt som suppleant Senest ændret den 30. juni Afsnit 4.7 Forretningsudvalget for Håndværkergården Opdateret den 8. september 2006 Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Ole Nansen Poulsen og Andreas Greve. Senest ændret den 30. juni Afsnit 4.8 Styregruppe for by- og udvalgsaktiviteter Opdateret den 2. juli 2008 Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen og særlig sagkyndig beboerrådgiver Anne Marie Wolff. Senest ændret den 30. juni Side 60 af 79

61 Afsnit 4.9 Kredsdelegerede Opdateret den 2. juli 2008 Fra organisationsbestyrelsen: Vivian Engelbredt, formand Frank Neihardt næstformand Jan Thiessen Lone Lønholm Hermann Jørgensen Kristine Asmussen Brian List Hansen, medarbejderrepræsentant Bjarne Per Nissen, suppleant Lars Chr. Olesen, suppleant Valg på repræsentantskabsmødet den 21. maj 2015 Jan Radik Henning Bjerring Robert Becker Else Thiessen Senest ændret den 21. maj 2015 Afsnit 4.10 Selskabsbestyrelsen SALUS boligadministration A.m.b.a. Opdateret den 19. marts 2007 Ove Stahl Schmidt, KB, formand Vivian Engelbredt, SAB, næstformand Kaj Matthisen, KB Søren Duus, AAAB Inge Jørgensen, AAAB Børge Rossen, TAB Leif Nielsen, TAB Frank Neidhardt, SAB Kristine Asmussen, SAB Jan Feddersen, SB Eva Rasmussen, TOAB Lars Bo Steensbeck, medarbejderrepræsentant Senest ændret den 23. maj Repræsentanter til SALUS Bjarne Per Nissen Jan Radik Henning Bjerring Else Thiessen Senest ændret den 21. maj Side 61 af 79

62 Afsnit 4.11 Beboerklagenævnet for Sønderborg kommune Opdateret den 8. september 2006 Formanden, udpeget af kommunen Udlejerrepræsentant, anbefalet af kontaktudvalget, godkendes af kommunen Lejerrepræsentant, anbefalet af f.eks. LLO, godkendes af kommunen Senest ændret den 13. juni Afsnit 4.12 Kontaktudvalg Alssund Opdateret den 8. september 2006 Består af formænd samt den administrative leder for boligorganisationerne i Sønderborg kommune. Senest ændret den 13. juni Side 62 af 79

63 Afsnit 4.13 Adresseliste Organisationsbestyrelsen - afdelingsansvarlige Opdateret den 17. juni 2008 Vivian Engelbredt Formand Ansvarsafdelinger: Sigtunagade 34 Tlf [email protected] 17, 19, 21, 22, 23, 24, 26, 33, 34, 46, 71 og 74 Frank G. Neidhardt Ringgade 87 mobil [email protected] Næstformand Ansvarsafdelinger: 03, 10, 11, 18, 27, 30, 35, 36 og 73 Kristine Asmussen Jørgensgård 80 Tlf. [email protected] Lone Lønholm Havretoften 15 Tlf [email protected] Bestyrelsesmedlem Ansvarsafdelinger: 05, 06, 09, 16, 38, 40 og 41 Bestyrelsesmedlem Ansvarsafdelinger: 01, 02, 07, 20, 39, 50, 52 og 53 Hermann Jørgensen Hvedemarken 31 I th. Tlf Fax [email protected] Bestyrelsesmedlem Ansvarsafdelinger: 04, 13, 15, 29, 61, 62, 63, 64 og 67 Jan Thiessen Rugtoften 5 Tlf [email protected] Bestyrelsesmedlem Ansvarsafdelinger: 12, 14, 37, 43, 44, 45, 47 og 65 Brian List Hansen Medarbejderrepræsentant: Nellemannsvej 21, 6400 Sønderborg Tlf [email protected] Senest ændret den 21. maj Side 63 af 79

64 Afsnit 4.14 Bestyrelsen SAB s Antenneforeninger Opdateret den 2. juli 2008 Benny Ketelsen Formand Afdeling 24 Bruno Christensen Næstformand Afdeling 45 Lise Thrane Bestyrelsesmedlem Afdeling 2 Jan Schmidt Bestyrelsesmedlem Afdeling 12 Stephan T. Nielsen Bestyrelsesmedlem Afdeling 22 Martin Jurek Bestyrelsesmedlem Afdeling 24 Jan Radik Bestyrelsesmedlem Afdeling 35 Robert Becker 1. suppleant Afdeling 6 Bjørn Madsen 2. suppleant Afdeling 30 Senest ændret den 21. maj Side 64 af 79

65 Afsnit 4.15 Rejseopgørelse Excel fil vedlagt Side 65 af 79

66 Afsnit 4.16 Telefontavle Opdateret den 25. juni 2015 Selskab nr Cvr.nr P.nr.: Ean nr.: SALUS Boligadministration A.m.b.a. Egevej Aabenraa Tlf: Fax: [email protected] Kontonr. Danske Bank Telefontavle pr. 30. Juni 2015 KTP: DELOITTE: Mail: [email protected] Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Direkte nr xx Sekretariatet Lillian Claudi Wind (LCW) AAAB, KB, TOAB og SALUS 1520 Gitte Postma (GP) SAB, SB, TAB og SALUS 1501 Direktionen Jimmy Povlsen (JP) Daglig ledelse + SAB, SB, TAB, AAAB, KB, TO-AB og SALUS Privat: Nalmadebro 18, Gråsten Jacob P. Wind (JPW) Økonomidirektør Privat: Ny Allégade 14, Haderslev Teknisk afdeling Bjarne Baun Madsen (BBM) Teknisk afdeling inkl. ejendomsfunktionærer Privat: Tvedvej 71, 3. th., Kolding Lars Bo Steensbeck (LBS) Intern byggekoordinator, teknisk afdeling Steffan Bonde (SBO) Fra Hjælper LBS hver tirsdag Per Høimark Sørensen (PHS) Intern driftskoordinator Administrationen Lars Petersen (LP) Udlejning Privat: Mølby 22, Sønderborg Side 66 af 79

67 Økonomiafdeling Anja Petersen Møller (APM) Controller Trine Duus Lenz Toft (TDL) DIBS/banker: SAB + SALUS Husleje: SAB + TAB + Kom.selskaber Flytteafregninger: SAB All Round: SAB Forbrugsregnskaber: el/vand: SAB??? DIBS/banker: SAB + SALUS Husleje: SAB + TAB + Kom.selskaber Flytteafregninger: SAB All Round: SAB Forbrugsregnskaber: el/vand: SAB Vivie Jessen (VIV) Debitorstyring: AAAB + KB + kollegiet Flytteafregninger: AAAB + KB + kollegiet Regnskaber: AAAB Indb.regnskaber LBF: AAAB Indb. lån LBF: AAAB Kreditorstyring: AAAB Bogføring af PBS: AAAB + KB + SAB Diverse bogføring: AAAB Nadja Krog Ellebye(NKE) Bank: AAAB Husleje: AAAB + KB + SB + Kollegie Anne Birgitte Thorup Forbrugsregnskaber: el/vand: Kristensen (ABTK) AAAB Vikar Forbrugsregnskaber: varme: SAB, AAAB Momsafstemning: AAAB Antenneregnskab: AAAB + KB Ad hoc på regnskab: AAAB + KB Huslejerelateret Bogføring, arkivering: AAAB + KB Anne-Louise Boe (ALB) Forbrugsafregninger: TAB + SB Sussie Petersen (SP) Vikar 24. marts august 2015 Flytteafregninger: Bogføring/arkivering: Bogf./afstemning bank: Regnskaber: Afstemning kontoudtog: Kreditorstyring: Indb. regnskaber: Indb. lån Laila Weilkiens (LW) Regnskab/Budget: SAB TAB + SB TAB + SB TAB + SB TAB + SB + Kollegiet TAB + SB TAB + SB LBF: TAB + SB LBF: TAB + SB Antenneregnskaber: SAB Regnskab/Budget: Salus Løn: SAB + SALUS + TAB + kollegiet Bente Bernhardt (BEB) Forbrugsregnskaber: KB Momsafstemning: KB Regnskaber: KB Indb.lån LBF: KB Side 67 af

68 Indb. regnskaber LBF: KB Forsikringer: KB Løn: KB + AAAB + kollegiet Bogføring EDI: SAB + AAAB + SB Bogføring, arkivering, betaling: KB/helhedsplan Gitte Eriksen (GER) Bogf./afstemning bank: KB + HVG SAB,AAAB og KB Kreditorstyring: SALUS + SAB + KB + KOLLEGIET Afstemning kontoudtog: SALUS + SAB + KB + KOLLEGIET Ad-hoc opgaver fra: LW Manuela Mair (MAM) Momsafregning: SALUS Byggeregnskaber: SAB + TAB + KB + AAAB + SB Rådighedsbeløb: SAB Indb. regnskaber LBF: SAB Indb. lån LBF: SAB Debitorstyring: SAB + TAB + SB Årsregnskab: SAB/Kommunale selskaber Antenneregnskab: SAB Kassestyring: SALUS Helhedsplan: SAB Bogføring: SAB Ad-hoc opgaver fra: LW og JPW Helle Ahrenkiel (HEA) Elev Kantine lokal 1513 Side 68 af 79

69 Selskab nr. 03 Cvr.nr P-nr. SAB: Ean nr.: Sønderborg Andelsboligforening Bygtoften Sønderborg Tlf: Fax: [email protected] Danske Bank Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Mail: [email protected] Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Direkte nr x xx Reception/Omstilling: Susanne Schubert Seekjær (SSS) Udlejningsafdelingen: 1400 Gunhild Kammersgaard (GK) 1401 Jane Nicolaisen Witt (JNW) 1402 Ulla Lynge (UL) 1403 Fax udlejningen Teknisk afdeling: Poul Christensen (POCH) Ansvarlig insp. for afd. 18, 20, , 23, 24, 27, 30, 35 og Børge Andersen (BA) Ansvarlig insp. for afd. 1, 4, 5, , 10, 11, 12, 16, 29, 33, 36, 37, 38, 40, 41, 44, 62, 63, 67, og 74 Mogens Dankert (MD) Økonomisk inspektør for afd. 2, , 6, 9, 13, 14, 15, 17, 21, 26, 34, 39, 43, 45, 46, 47, 50, 52, , 61, 64 og 65 Allan Jacob (AJ) Synsinspektør Steffan Bonde (SBO) Inspektørelev Hver tirsdag på Egevej!! 1410 Inspektørsekretær: Lone Ammitzbøll (LA) 2, 3, 6, 9, 13, 14, 15, 17, 21, 26, 34, 39, 43, 45, 46, 47, 50, , 53, 61, 64, 65 og 73 Susanne Johannsen (SJ) 1, 4, 5, 7, 10, 11, 12, 16, 29, 33, 36, 37, 38, 40, 41, 44, 62, , 67, 71 og 74 Bente Flintholm (BEF) 18, 20, 22, 23, 24, 27, 30 og Beboerrådgiver: Anne Marie Wolff (AMW) Hver torsdag på Bygtoften, ellers Ringbakken Diverse lokaler: Bjarne 1404 Lars P. (formandskontor) 1454 Side 69 af 79

70 Frokoststue 1474 Stillekontor 1453 P.nr. Håndværkergården: Håndværkergården Håndværkergården Agtoftsvej 11 Hjarupvej Sønderborg 6200 Aabenraa Tlf: Tlf: Fax: Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Mail: Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Kontortid: Direkte nr xx Mandag-torsdag kl og fredag kl Økonomiafd.: Dorit Egwudo (DE) Teamleder - Økonomi 2042 Laila Poulsen (LP) Økonomiassistent 2043 Stephan Grube (SG) Økonomiassistent VVS og elafd.: Allan Krogh (AK) Murerafd.: Nils Otto Pötzsch (NOP) Maler og gulvafd.: Peter Grøn (PG) Tømrer-,snedkerafd.: Thorvald Pedersen (TCP) Anlægs - rengøring og kloakafd.: Vagn Hansen (VH) Mekaniker: Martin T. Hansen Driftschef: Morten Boe Sørensen (MBS) Side 70 af 79

71 Ejendomsfunktionærer Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Sønderborg Andelsboligforening: Rojumvej 3, kld.: Kontortid: Mandag-torsdag kl Fax: Henrik Duus 3, 9, 13, 15, 21, 43, 50, 52, 53 og Gert Rasmussen 3 og Rådmandsløkken 17: [email protected] John Hansen (JOHA) Kontortid: Mandag-torsdag kl Side 71 af Fax: , 5, 7, 9, 13, 15, 16, 21, 43, 50, 52, 53 og John Jensen 3, 5, 7, 9, 13, 15, 16, 21, 43, 50, 52, 53 og Henrik Duus 3, 5, 7, 9, 13, 15, 16, 21, 43, 50, 52, 53 og Rasmus Jensen 3, 5, 7, 9, 13, 15, 16, 21, 43, 50, 52, 53 og Troels B. Thomsen (TBT) 3, 5, 7, 9, 13, 15, 16, 21, 43, 50, 52, 53 og Hvedemarken 1: Kontortid: [email protected] Mandag-fredag kl Tirsdag og Torsdag kl Bjarne Clausen (BC) 18, 20, 22, 27, 33 og Christian Petersen 18, 20, 22, 27, 33 og Gert Bonefeld 18, 20, 22, 27, 33 og Bjarne Jensen 18, 20, 22, 27, 33 og Ralph Normann Erichsen 18, 20, 22, 27, 33 og Ulrik Gammelgaard 18, 20, 22, 27, 33 og Bjørn Taul Petersen 18, 20, 22, 27, 33 og Elev: Rasmus V. Nielsen (RAN) Cirkulerer mellem alle kontorer Ringbakken 6.: [email protected] Kontortid: Mandag og Onsdag kl Tirsdag og Torsdag kl samt Torsdag kl Fax: Fax: Brian L. Hansen (BLH) 24, 35, 43, 45, 46 og Gero Ewers 24, 35, 43, 45, 46 og Henrik-Michael Christensen 24, 35, 43, 45, 46 og Dennis M. Langholz 24, 35, 43, 45, 46 og Enes Hadzic 24, 35, 43, 45, 46 og Klaus Heinrich 24, 35, 43, 45, 46 og Peter Petersen 24, 35, 43, 45, 46 og 47 Nørager 10A, kld.: [email protected] Kontortid: Mandag og onsdag kl Fax:

72 Brian L. Hansen (BLH) Stenbjergparken 8B, kld.: Kontortid: Mandag-torsdag kl Fax: Dan Hansen 30 og Mogens Rasmussen 30 og Kristian Holm Jensen 30 og Side 72 af 79

73 Selskab nr. 95 Cvr.nr P.nr.: Ean nr.: Tønder Andelsboligforening Torvet Tønder Tlf: Fax: [email protected] Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Mail: [email protected] Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal Telefon- og åbningstider: Mandag-tirsdag Onsdag lukket Torsdag kl Fredag kl Direkte nr x xx Udlejning: Jette Andersen (JA) 1480 nr. Teknisk afdeling: Vagn Reggelsen(VR) Synsinspektør. Ansvarlig insp. for afd. 8, 17, 19, 22, 25, 36, 37, 39, 40 og Helle Hansen (HEH) Ansvarlig insp. for afd. 1, 2, 4, 5, 6, , 11, 13, 14, 16,18, 20, 21, 24, 26, , 32, 34, 35 Inspektørsekretær: Lone Jochimsen (LJ) Lone bemander SB kontoret onsdage fra kl Fra den 1. onsdag i hver måned fra kl Bestyrelseslokale/ Frokoststue 1483 Ledig kontor 1481 Konsol 1486 Side 73 af 79

74 Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Servicecenter Nørremarksvej 18A 6270 Tønder Tlf.: Fax Mail: Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Kontortid: Direkte nr x xx Mandag-fredag kl Mandag-torsdag tillige kl Jannick Borum (JAB) 2, 4, 10, 14, 16, 18, 26, 27 og Kenneth H. Hansen 1, 5, 6, 11, 13, 20, 21, 24, 32, og (Starter 18. maj 2015) Niels Mamsen Mathiesen (NM) 8, 17, 19, 22, 25, 36, 37, 39, 40 og Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Bemærk: Anders + Carl Peter + Thomas har ikke mail-adresser mailes i stedet til [email protected] Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Anders Chr. Mogensen (ej mail) 2, 4, 10, 14, 16, 18, 26, 27 og Carl Peter Jørgensen (ej mail) 1, 5, 6, 11, 13, 20, 21, 24, 32, og Henrik Østergaard (ej mail) 8, 17, 19, 22, 25, 36, 37, 39, 40 og Side 74 af 79

75 Selskab nr. 11 Selskab nr. 81 Cvr.nr Cvr.nr P.nr P.nr Aabenraa Andelsboligforening/ Kolstrup Boligforening Humlehaven Aabenraa Tlf: Fax: AAAB: [email protected] KB: [email protected] EAN/GLN nr EAN/GLN nr. Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Mail: [email protected] Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Direkte nr x xx Reception/Omstilling: Fax: Kirsten Petersen (KP) 1550 Kirsten (lokalnr.) 1555 Udlejningsafdelingen: Anita Marcussen (AM) AAAB 1552 Rita Paulsen (RIPA) KB 1551 Teknisk afdeling: Jessa (JPD) Jens Peter Davidsen AAAB Søren Toft Sørensen (STS) Karl Theemann (KT) Synsinsp./fraflytningssyn for KB og AAAB Inspektørsekretær: Birgit Andreasen (BIA) AAAB 1554 Irene Rasmussen (IR) KB 1553 Finn Boysen (FB) Kontorbud: KB/AAAB/SALUS Frokoststue 1558 Beboerrådgiver Uglekær 10, st Jutta Carstensen (JCA) AAAB og KB Netværkskoordinator Uglekær 10, st. Marlene M. Wullf (MMW) AAAB og KB Sanne Louise Pedersen (SLP) AAAB og KB Side 75 af 79

76 Aabenraa Andelsboligforening: Hørgaard 273 (nord): Områdeleder Per Hansen Aabenraa Andelsboligforening/ Kolstrup Boligforening Viceværtkontorer 6200 Aabenraa Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Kontortid: Mandag-torsdag kl og Fredag kl Direkte nr x xx Fax Per Hansen 15, 17, 18, 20 og Bent Hagensen Torben Leen Michael Madsen 15, Ole Lorenzen Tøndervej 117 st. tv.(syd): Områdeleder Harry Asmussen Kontortid: Mandag-torsdag kl og Fax Fredag kl Harry Asmussen (medarb.repr.) 1, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 19, , 25, 26, 27, 28, 29 Stefan Jepsen 7, 11, Mogens Jensen 6, Jonny Christiansen 9, Thomas Jørgensen (Aabenraa Kollegiet) 19, mandag 27, tirsdag til kl Jacob Lildholdt 14, Søren Laursen 10, 16, 26, 28, Benny Petersen Brian Boysen Ejendomsserviceteknikerelev Kolstrup Boligforening: Jernbanegade 25: Områdeleder Christian Boisen Kontortid: Mandag-fredag kl Lokal 1573 [email protected] Sarah Elena Tang-Petersen Christian Boisen 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 11, 18, 19, 20, 21, , 23, 24, 25, 27, 28 Bente G. Hansen 1, 2, 3, 6, 7, 8, 9, 11, 18, 19, 20, 22, , 24, 25, 27, 28 Hans Chr. Paulsen 1, 2, 3, 6, 7, 8, 9, 11, 18, 19, 20, 22, , 24, 25, 27, 28 Ole Sørensen 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 11, 18, 19, 20, 21, , 23, 24, 25, 27, 28 Mikael Schlaikjer 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 11, 18, 19, 20 21, 22, 23, 24, 25, 27, Side 76 af 79

77 Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Petersborg 5, kld.: Områdeleder: Jan Andresen Kontortid: Mandag-fredag kl Lokal: 1574 Jan Andresen 12 og Peter Hansen 12 og Lergård 169: Områdeleder Poul Erik Outzen Kontortid: Mandag-fredag kl Lokal: 1571 Poul Erik Outzen 15, 17, 26 og Søren Rost Pedersen (medarb.repr.) 15, 17, 26 og Leif Hansen 15, 17, 26 og Simon Munch 15, 17, 26 og Henrik Skovgaard Rasmussen 15, 17, og Runa Dzubiel 15, 26 og Joan Soll Jørgensen 15, 26 og Mary Mønster 15 (10 timer -) Festsal Petersborg + Solgården Pia Randi Nielsen 15 (10 timer) Festsal Guldbjergparken, Solgården, Solvænget og Karpedam. Afløser Christoffer Schneider (elev) Miljø Jørgen Olsen Aabenraa Kollegiet Selskabnr.: 30 CVR-nr.: P.nr.: EAN: Har ikke noget. Thomas von Essen Jørgensen [email protected] Pilemosen 4-2 Ingen fast telefon-tid AAAB, afd. 19 og Side 77 af 79

78 Selskab nr. 23 Cvr.nr P.nr.: Ean nr.:?? Skærbæk Boligforening Storegade Skærbæk Tlf: Fax. nr Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Mail: Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Direkte nr x xx Udlejning: Kontortid: Onsdage fra kl Fra den 1. onsdag i hver måned fra kl Maibritt Kyhn Sidder udelukkende på Toftlund kontoret Lone Jochimsen (LJ) Sidder på SB kontoret onsdag Fra den 1. onsdag i hver måned fra kl Teknisk afdeling: Vagn Reggelsen(VR) Inspektørsekretær: Lone Jochimsen (LJ) 1484 Områdekontor,Krofennen 8 Kontortid: FA [email protected] Ingen fast kontortid. Flemming Paysen Daglig leder Syn Opgaver I lejligheder Johannes Jørgensen Syn, opgaver I lejligheder, grønne områder Ejvind Schmidt Primært grønne områder (deltid) Asger Jensen (vikar) Primært grønne områder Side 78 af 79

79 Selskab nr. 76 Cvr.nr P.nr.: Ean nr.: xxxx Toftlund Andels Boligforening Søndergade Toftlund Tlf: Fax Telefontavle pr. 30. Juni 2015 Mail: Ansvarsområder: Mobil nr. Lokal nr. Direkte nr. Udlejning: Maibritt Kyhn Mail: Kontortid: Mandag kl Torsdag kl Kontoret er ikke bemandet fredage. Udlejning 1495 Teknisk Afdeling Vagn Reggelsen(VR) 1, 4, 7, Områdekontor, Damparken 24, Toftlund Ej fastlagt kontortid Intet kontor telefon nr. Ingen mail-adresse Intet fax nr. Hans- Jørgen Iversen Mail: [email protected] Erling Due Pedersen Mail: [email protected] Indvendig vedligehold alle afdelinger Grønne områder alle afdelinger Akut problem uden for normal arbejdstid henvendelse til Dansk Bygningskontrol Tlf.: Side 79 af 79