12. marts Velkommen til workshop om: Forpligtende aftaler

Transkript

1 12. marts Velkommen til workshop om: Forpligtende aftaler

2 12. marts Forpligtende aftaler Kort status og debat

3 12. marts Agenda Status på de forpligtende aftaler Tilslutning Realisering Bølge 5 Debat og dialog Aftalerealisering Nye kategorier Evt.

4 4 Aftaletyper fra SKI frivillige og forpligtende Varer (klassisk) Rådgivere IT/Tele Forpligtende aftaler

5 12. marts Forpligtende aftaler overordnet set SKI udbyder i perioden en række fælleskommunale forpligtende aftaler i tæt samarbejde med KL Aftalerne udspringer af økonomiaftalen fra 2012, mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi KL er opdragsgiver og SKI s rolle er at være operatør, i forhold udbud, drift og overordnet kontraktstyring Frem til og med 2015 skal der etableres i alt forpligtende aftaler, i forskellige bølger SKI afdækker vareområdernes egnethed til en forpligtende aftale og indstiller til styregruppens godkendelse Målet er, at størstedelen af kommunerne tilslutter sig Afdække ønsker til forpligtende aftaler Nuværende aftaledækning/udbudsplan Egnethedsvurdering Sammensætning af projektgrupper Udbudsplan for forpligtende aftaler frem mod 2015

6 12. marts Organisering Kommune Reference gruppe Projektgruppe for aftale X SKI Kommune Kommune Kommune Projektgruppe for aftale Y Styregruppe (KL, flere kommuner & SKI) Projektgruppe for aftale Z Leverandører Projektgruppe for aftale

7 Status marts marts Udbud Kommende milepæle Status pr. 3. marts Tablets NY TILBUDSFRIST: 16. marts Tildeling: Primo april Ikrafttrædelse: Ultimo maj 83 tilsluttede Fuld fristforlængelse grundet spm/svar Biblioteksmaterialer Tidsskrifter Kopi/print (genudbud) Computere (genudbud) og IT-tilbehør Forbrugsartikler Sygeplejeartikler Fødevarer/drikkevarer Møbler (genudbud) NY TILBUDSFRIST: 24. marts Tildeling: Maj Implementering: Juni/juli/august Ikrafttrædelse: 1. september Tilbudsfase: 30. januar 10. marts Tildeling: Maj 2015 Ikrafttrædelse: Juni 2015 Tilbudsfase: 6. feb-17. marts Tildeling: Primo april Ikrafttrædelse: Medio april Tilbudsperiode: 6. marts 14. april Tildeling: Maj 2015 Ikrafttrædelse: Juni/August. Høring: April-maj Tilslutning: Maj-juni Tilbudsperiode: Aug.-sept. Godkendelse af udbudsdesign ekstern projektgruppe den 3. marts 2015 Høring: April Tilslutning: Maj Høringsperiode: September 2015 Tilslutning: November 2015 Udbudsfase: Dec. Feb Tildeling: Feb Ikrafttrædelse: Maj 2016 Projektopstart marts 2015 Første eksterne projektgruppemøde ultimo 95 tilsluttede Fuld fristforlængelse grundet ændringer i vareprøverne 65 tilsluttede Tilbudsfase pågår 74 tilsluttede Tilbudsfase pågår 78 tilsluttede, heraf 75 kommuner og 3 andre. Arbejdsgruppemøderne fortsætter Færdiggørelse af udbudsmateriale pågår Samlet markedsanalyse på den frivillige og den forpligtende aftale i intern review. Tidsplan under udarbejdelse

8 Stigende tilslutning marts

9 12. marts Beslutningsgrundlag for tilslutning Udbudsmaterialet, herunder: Vilkår for forpligtelsen Sortimentslister Kravspecifikationer Leveringsbetingelser Misligholdelsesbeføjelser Beslutningsprocessen hvordan forløber den hos jer?

10 12. marts Realisering Nr. Rammeaftale Forventet omsætning til og med 4. kvt Faktisk omsætning til og med 4. kvt Realisering til og med 4. kvt Multifunktionsmaskiner med tilhørende ydelser % Printere med tilhørende ydelser % Aftørringspapir, affaldsposer og håndhygiejne mv % Engangsservice, borddækningsartikler og fødevareemballage % Rengøringsmidler, -rekvisitter, -vogne og doseringsanlæg % Kontormøbler - Øst % Kontormøbler - Vest % Computere - eneleverandør % Computere - Miniudbud % Servere % Tele og data % Kontorartikler % Interaktive tavler og AV-udstyr % På tværs af alle rammeaftaler %

11 12. marts Nye kategorier - Hvordan er den generelle proces? - Potentiel kommunal indkøbsvolumen - Standardiserbarhed - Stor koordineret omsætning hos den enkelte leverandør - Markant potentiale for effektivisering set i en bred forstand hos brugerne også fokus på TCO - Kommunal opbakning til kategorierne - Bølge 5: Genudbud og afklaring om nye projekter afventer bl.a. dataprojekt med KL samt samarbejdet med FUS

12 12. marts Fokus lige nu Effektiv afvikling af genudbud Proces med beslutningsoplæg snarere end åben debat Fokus i alle projekter Projektledelse, projektstyring og mødeledelse Effektive beslutningsprocesser Leveringssikkerhed Undgå lignende situationer som møbelaftalen ved skolereformen Overvejelser omkring kommercielle og markedsmæssige aspekter Manglende indrapportering fra leverandørerne

13 12. marts Andre opgaver Kontraktparadigmer Projektgrupper Leverandørmøder Informationsmøder i forbindelse med høring Teknisk dialog med leverandørerne Overblik på ski.dk Kommunikation og information Support på telefonen og ved besøg Implementeringskit Tildelingsværktøjer, vejledninger og skabeloner Bistand med tildeling Kontraktstyring Pris- og sortimentsopdateringer E-kataloger der taler med 7 forskellige indkøbssystemer Klagenævnet

14 12. marts Andre opgaver Kontraktparadigmer Projektgrupper Leverandørmøder Informationsmøder i forbindelse med høring Teknisk dialog med leverandørerne Overblik på ski.dk Kommunikation og information Support på telefonen og ved besøg Implementeringskit Tildelingsværktøjer, vejledninger og skabeloner Bistand med tildeling Kontraktstyring Pris- og sortimentsopdateringer E-kataloger der taler med 7 forskellige indkøbssystemer Klagenævnet

15 12. marts Debat om De forpligtende aftaler

16 12. marts Aftalerealisering Hvorfor er det vigtigt? Samlet økonomi Leverandør indrapportering Compliance relevans

17 12. marts Nye kategorier Hvad mener I om KL s indkøbsdata projekt? Hvilke kategorier, mener I, er potentielle områder i de kommende bølger?

18 ANDET? 12. marts

19 12. marts Back up slides Ringsted Kommunes indlæg i Århus

20 SKI årsdage for offentligt indkøb 9. marts 2015 Centerchef Leon K. Johansen IT-drift, IT-support, Digitalisering, udvikling, Økonomi og Indkøb Tæt samarbejde med Sorø Kommune Styregruppe for de forpligtigende aftaler

21

22 Ringsted og de forpligtende aftaler Første forpligtende aftale i 2006 (staten Er tilmeldt alle forpligtende aftaler (næsten Politisk behandling hvis vi ikke deltage Årligt indkøb på næsten 10 mio. kr. på aftalerne Fokus på implementering Deltagelse i en stor del af arbejdsgrupperne

23 FUS og de forpligtende aftaler De forpligtende aftaler er en fast del af FUS udbudsplan En stadig større del af FUS kommunerne deltager automatisk på aftalerne FUS stiller fagpersoner og/eller udbudspersoner til alle arbejdsgrupper Stadig tættere dialog omkring indholdet og implementering af aftalerne FUS vil have flere aftaler som de forpligtende

24 Hvem bestemmer hvilke aftaler som er forpligtende? SKI er operatør på aftalerne Arbejdet med planen for de forpligtende aftaler samt igangsætning, sker i styregruppen Kommunerne bestemmer indholdet! (Hvis de deltager) Andre offentlige institutioner bidrager med omsætning til aftalerne Styregruppen har fokus på at leverandørerne holder hvad de lover! Styregruppen har (stadig) meget fokus på realisering

25 Hvad er fremtiden for de forpligtende aftaler? Flere aftaler tak! Gerne på mere komplekse områder Fra udbud til indkøb og compliance for kommunerne Fra realisering til reelt brug af aftalerne Implementeringshjælp? Et offentligt indkøbsfællesskab