Vejledning til senior- og gruppetilmelding. Login til systemet. Side 1 af 5. Blå Sommer Administrationsudvalg

Transkript

1 Side 1 af 5 Tilmeldingen til Blå Sommer 2004 foregår denne gang via et Internet baseret system, der er forbundet med Korpsets medlemssystem. Fordelen ved dette system er mange for såvel brugere som Blå Sommer. Brugerne kan nu f.eks. selv ændre i deltagerantal, bustransport m.m. mens Blå Sommer får en mere overskuelig og nemmere administration af de mange deltagere. Alt sammen som led i Korpslejrens koncept Vi tester ideen. Vi tester en ide, der er på linie med den efterhånden mere og mere omfattende brug af Internettet som kommunikationsmiddel i samfundet. Det er administrationsudvalgets håb, at brugerne vil tage godt imod systemet og anvende det til såvel egen som Blå Sommers fordel. Login til systemet Systemet er koblet op på medlemssystemet. Det betyder, at alle, der har adgang til medlemssystemet, kan tilmelde deltagere til Blå Sommer. Man indtaster sit brugernavn (medlemsnummer) og password i de respektive felter og efter et kort øjeblik, er man klar til at gå i gang med tilmeldingen. De klanledere, der ikke har et password til medlemssystemet, kan få et sådan ved at følge vejledningen i skærmbilledet. Hvis en seniorleder får tildelt et password, ændrer det ikke ved gruppelederens rettigheder. Der er defineret tre typer af brugere til tilmeldingssystemet: A) En klanleder, der kan tilmelde seniorer til seniorlejren B) En gruppeleder, der kan tilmelde gruppen til hovedlejren C) En gruppeleder, der kan tilmelde såvel seniorer som gruppen til begge lejre. Denne type bruger er valgt for de grupper, der ikke har en seniorleder, der står i medlemssystemet. På baggrund af disse tre brugertyper bliver man i systemet præsenteret for netop den del af Blå Sommer lejren, som ens rettigheder giver adgang til. I nedenstående tabel ses, hvilke muligheder de enkelte brugertyper har i tilmeldingssystemet. Type A Type B Type C Skrive og rette Seniortilmelding Gruppetilmelding Seniortilmelding Gruppetilmelding Kun læse Seniortilmelding Vi har valgt, at gruppelederen som minimum kan se/læse seniortilmeldingerne til seniorlejren. Det har vi gjort for at give gruppelederen et samlet overblik over gruppens tilmeldinger til Blå Sommer og fordi, det giver mulighed for at kontrollere, at der eventuelt er fravalgt bustransport for de seniorer, der f.eks. først er på seniorlejr for dernæst at fortsætte på gruppelejren. Læs mere under afsnittet Transport.

2 Side 2 af 5 Kontaktpersoner Via rullemenuen kan man se alle gruppens medlemmer over 18 år og for kontaktpersoner til busselskabet kan man endvidere se de gruppemedlemmer, der i medlemssystemet er registreret med et mobiltelefonnummer. Vi beder om et antal kontaktpersoner, der principielt godt kan være en og samme person. Kontaktpersonen til generelle forhold er gruppens kontakt til Blå Sommer vedrørende alle forhold omkring tilmeldingen undtaget transport. Med hensyn til bustransporten beder vi om at gruppen vælger en eller flere kontaktpersoner, som busselskabet kan komme i kontakt med på ud- og hjemrejsedagen. Det vil sige, at vedkommende skal have en mobiltelefon, som busselskabet kan ringe til i tilfælde af f.eks. forsinkelser. Kan man ikke vælge en kontaktperson til busselskabet, fordi rullemenuen er tom, kan problemet løses ved at ajourføre medlemssystemets stamdata på de medlemmer af gruppen, der har et mobilnummer. Næste gang der logges på tilmeldingssystemet, vil de nye data blive vist i rullemenuen Handicapforhold Grupper, der deltager med handicappede på Blå Sommer, kan bruge disse felter for at lejren kan være så godt forberedt som muligt på at tilgodese handicappede spejderes behov. Bemærk, at gruppen i denne forbindelse kan ønske at blive kontaktet af Blå Sommer.

3 Side 3 af 5 Venskabsgrupper Ønsker gruppen at bo sammen med en særlig dansk eller udenlandsk venskabsgruppe, kan det angives i disse felter. Det er også muligt at få en venskabsgruppe via Blå Sommer. Brug feltet til at angive dette ønske. Valg af deltagere For at blive tilmelde spejderne til Blå Sommer vælges først afdeling (højre skræmprint ). Vælges f.eks. Trop åbnes nedenstående skærmbillede. Bemærk: Hvis der er mange medlemmer i afdelingen og du bruger Windows 95, 98 eller ME, vises siden måske ikke korrekt. Du kan da enten skifte til et andet system (Windows 2000 eller XP) eller kontakte korpskontoret. Fra rullemenuen under Tilmeldt i periode vælges: Deltid eller Heltid. Kun mikroer, minier, juniorer og ledere kan vælge mellem deltid ( juli) eller heltid ( juli). Når perioden er valgt, er medlemmet tilmeldt Blå Sommer. En lille finesse er, at hvis markøren peger på de enkelte felter under Navn, popper en gul tekstboks frem med de data, der er registreret om det enkelte medlem i medlemssystemet.

4 Side 4 af 5 Bustransport Bustransport er medregnet i lejrafgiften til Blå Sommer. Derfor er alle deltagere som udgangspunkt tilmeldt transporten. Der er dog mulighed for at vælge bustransporten fra, hvis en deltager ikke ønsker at gøre brug af transporten enten til eller fra lejren. Gruppen modtager i så fald en refusion ved framelding til transport. I tilmeldingssystemet fravælges bustransport ved at vælge Nej via rullegardinet i felterne Bus Ud eller Bus Hjem. Men bemærk, at det er gruppens ansvar aktivt at melde bustransporten fra og løbende ajourføre disse felter efter behov. Bemærk også, at de seniorer, der først deltager i seniorlejren og bagefter fortsætter på gruppelejren selvfølgelig ikke vil have brug for transport hjem fra seniorlejren og ud til gruppelejren. Som en lille hjælp er der indbygget en advarsel, der kommer frem, hvis en senior, der deltager på senior- og gruppelejr, ikke har frameldt transporten mellem de to lejre. Bustransport Tilmelding Er transportfelterne blanke betyder det, at deltagerne er tilmeldt transporten. Framelding Står der Nej i et transportfelt, betyder det, at deltageren har frameldt den pågældende bustransport. Sammentællingstabel Når du har udvalgt deltagerne og udfyldt alle relevante felter, trykkes der på OK knappen. Herefter bliver deltagerantallet og gruppens valg med hensyn til bustransporten vist i to tabeller.

5 Side 5 af 5 Spørgsmål Hvis du har spørgsmål til tilmeldingssystemet eller spørgsmål til Blå Sommer generelt, kan du søge efter svarene på Blå Sommers hjemmeside (blaasommer.dk) eller du kan kontakte korpskontoret. God fornøjelse Administrationsudvalget til Blå Sommer