Sygefravær en guide til arbejdsgiveren om sygefraværssamtalen, refusionsregler og redskaber til fastholdelse.

Transkript

1 Sygefravær en guide til arbejdsgiveren om sygefraværssamtalen, refusionsregler og redskaber til fastholdelse. CSL - Center for Sundhed og Livsstil Der findes centre fordelt over hele landet, så der findes også et i nærheden af din virksomhed. CSL tilbyder bl.a. fyraftensmøder og temadage om emner indenfor sundhed og trivsel, hjælp til at udarbejde fastholdelsespolitikker og forankre dem i virksomheden, sundhedstjek og meget andet. Kontakt dit lokale CSL og hør mere. Du finder det på

2 Guide om sygefravær Denne guide er tiltænkt arbejdsgivere og arbejdsledere i små og mellemstore virksomheder. Guiden skal understøtte arbejdet med at fastholde medarbejdere, som sygemeldes i kortere eller længere tid. Guiden skal kaste lys over konsekvenserne af den nye lovgivning for sygefravær, som er fuldt indfaset 4. januar Guiden er vejledende, i tilfælde af tvivl bør du rette henvendelse til din arbejdsgiverorganisation. For medarbejderen der bliver syg, har det store personlige omkostninger at miste kontakten med arbejdspladsen. På længere sigt er der risiko for helt at blive udstødt af arbejdsmarkedet. 40 % af de længerevarende sygemeldinger ender med, at den syge kommer på overførselsindkomst. En god fastholdelsespolitik er guld værd. Ikke kun i kroner og ører i forhold til de medarbejdere, der bliver syge, men en god fastholdelsespolitik er også med til at fremme trygheden på arbejdspladsen og bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø. Et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø har stor betydning for trivslen generelt og for sygefraværet. Det er vores håb, at denne guide kan bidrage til færre sygedage for virksomhedernes medarbejdere, og derved øge produktiviteten og fastholde medarbejderne. Ligesom vores ønske er, at guiden skal bidrage til et konstruktivt og konkret samarbejde mellem arbejdsgiver, arbejdstager og de faglige organisationer. Uanset hvem man er, og hvad man laver, er det vigtigt at indgå i det meningsfyldte fællesskab, som findes på arbejdspladsen. CSL Danmark Nyttige links og øvrige informationer: Beskæftigelsesministeriet bm.dk Arbejdstilsynet at.dk Elektronisk sygefraværsguide sygeguide.dk Til den sygemeldte rasksnak.dk Til lederen lederweb.dk Elektronisk indberetning virk.dk Forebyggelsesfonden Ser gerne ansøgninger fra mindre virksomheder, og der er mulighed for delvist at få dækket udgifterne til udarbejdelsen af fondsansøgningen. Se mere på forebyggelsesfonden.dk Virksomhedskonsulenterne Det er lidt forskelligt fra jobcenter til jobcenter, hvilke funktioner der påtager sig rådgivning i forbindelse med fastholdelse, men typisk er det virksomhedskonsulenterne. De medvirker som regel også gerne ved rundbordssamtaler, og kan rådgive om hjælpemidler, mentor og personlig assistent. Find dit lokale jobcenter på Beskæftigelsesministeriet Ministeriet har udarbejdet en vejledning om helbredsoplysningsloven. Her kan arbejdsgivere og medarbejdere blandt meget andet orientere sig om, hvad den almindeligt gældende ledelsesret giver af beføjelser til arbejdsgiveren. Dansk Arbejdsgiverforening har udgivet en lille genial bog der hedder Kort om sygedagpenge. Den omhandler alle gældende regler om bl.a. refusion, 56 og så videre. Den kan bestilles på daforlag.dk og koster 148 kr. Fastholdelsespolitik Hvis din virksomhed har behov for rådgivning i forbindelse med at udarbejde eller revidere en fastholdelsespolitik, er der gode råd at hente hos bl.a. Arbejdstilsynet og på f.eks. lederweb.dk

3 TTA forsøg 22 kommuner er valgt til at indgå i forsøg med TTA (Tilbage Til Arbejde), der er finansieret af Forebyggelsesfonden og har til formål at sikre at så mange som muligt bliver fastholde på arbejdsmarkedet via en koordineret indsats mellem kommune, behandlingssystem, arbejdsgiver og a-kasser. Til at koordinere indsatsen uddannes TTA koordinatorer, der er erfarne sagsbehandlere, og de indgår i TTA Teams som også trækker på sundhedsfaglige ekspertiser fra f.eks. fysioterapeuter og læger. De 13 kommuner der indgår i forsøget der varer til 2012 er: Ballerup/Herlev, Esbjerg, Frederiksberg, Gladsaxe, Gribskov, Hvidovre, Høje-Taastrup, København, Roskilde, Silkeborg, Skanderborg og Århus. De 9 kontrolkommuner er: Fredericia, Hedensted, Nordfyns, Nyborg, Slagelse, Vallensbæk/Ishøj, Viborg og Åbenrå. Loven Fra 4. januar 2010 skal arbejdsgiveren indkalde en sygemeldt medarbejder til en personlig samtale, der skal afholdes inden 4 uger efter første sygedag. Der er ikke pligt til at indkalde til samtalen, hvis lønmodtageren er i opsagt stilling, og fratræden sker inden 8 uger efter den første fraværsdag. Der er indberetningspligt til kommunens jobcenter. Indberetningen skal ske på en særlig blanket. Indberetningen kan med fordel ske på virk.dk hvor alle relevante blanketter ligger, og hvor der er vejledning til udfyldelsen. En digital signatur letter kommunikationen med kommunen via sitet. Man kan læse mere om forsøget på forebyggelsesfonden.dk Anmeldelse af sygefravær til kommunen På baggrund af sygefraværssamtalen skal arbejdsgiveren afkrydse nogle ekstra ja/nej spørgsmål, herunder om sygdommen forventes at vare mere end 8 uger, og om der er mulighed for at genoptage arbejdet delvist. Anmeldelsen til kommunen skal ske senest 4 uger efter 1. sygedag. Helbredsoplysningsloven Heraf fremgår det, at arbejdsgiveren ikke må spørge direkte til diagnosen. Spørgsmålene skal koncentrere sig om hvilke funktioner medarbejderen kan udføre trods sygdommen, fraværets længde, muligheden for delvis tilbagevenden og eventuelle skånehensyn. Hvis medarbejderen uopfordret fortæller, hvad vedkommende fejler, er der ikke noget galt i at tale om sygdommen, så længe medarbejderen frivilligt giver oplysninger herom. Refusion Det er uden betydning for arbejdsgiverens refusion, om samtalen afholdes, eller om de ekstra ja/nej spørgsmål besvares ved anmeldelsen af sygdommen.

4 Sygefraværssamtalen - forberedelsen og rammerne Indkaldelse til samtale Der er ingen formkrav til indkaldelsen, dog skal den ske med rimeligt varsel overfor medarbejderen. Vær opmærksom på de politikker og aftaler I har på virksomheden om indkaldelser og samtaler, der er sammenlignelige som f.eks. omsorgssamtalen, fraværssamtale o.a. Vær også opmærksom på at oplyse om, at den sygemeldte har ret til at tage en bisidder med, og at det f.eks. kan være den tillidsvalgte. Personligt fremmøde Samtalen skal ske ved personligt fremmøde. Hvis sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke giver mulighed for en personlig samtale, holdes den så vidt muligt telefonisk. Kan dette heller ikke lade sig gøre, afholdes samtalen ikke. Formålet med samtalen Formålet er, at I aftaler hvordan medarbejderen vender tilbage til arbejdspladsen så hurtigt, som sygdommen tillader det. Initiativerne i trepartsforliget Mere om sygefraværssamtalen og sygedagpenge + refusion Arbejdsgivers forpligtelse til sygedagpenge slutter når ansættelsen slutter Kontakt kommunens ydelseskontor og hør nærmere. Der kan fortsat være problemer i overgangene mellem løn under sygdom og f.eks. førtidspension, fleksjob eller revalidering. Læs mere i Kort om sygedagpenge, som har en meget fyldestgørende redegørelse for problemstillingen. Sygedagpenge til personer på 65 og derover Op til 26 uger. Arbejdsgivere der udbetaler løn under sygdom, vil således være berettiget til refusion i den udvidede periode. Samtalen handler om Hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet? Er der mulighed for gradvis tilbagevenden? Skal der i en periode tages specielle skånehensyn som f.eks. ændrede arbejdsopgaver, hjemmearbejde e.a.? Medarbejderen har pligt til at oplyse, hvis der er dele af arbejdet vedkommende kan udføre, trods sygdommen. Hvis arbejdsgiveren ønsker at få en lægeerklæring, som nu erstattes af en mulighedserklæring (læs herom senere), kan denne med fordel udarbejdes i forbindelse med sygefraværssamtalen. Hvis sygdomsforløbet antages at vare mere end 8 uger kan der, hvis arbejdsgiver og lønmodtager er enige herom, udarbejdes en fastholdelsesplan samtidig med sygefraværssamtalen. Fastholdelsesplanen kan også udarbejdes på et andet tidspunkt. Se mere om fastholdelsesplan andetsteds. Rammerne for samtalen Der kan ved kollektiv overenskomst eller aftale fastsættes retningslinjer for afholdelse af sygefraværssamtalen. Som arbejdsgiver er det vigtigt at holde dig til sagen. Hvis samtalen pludselig begynder at handle om noget andet, eller får karakter af en tjenstlig samtale eller en afskedigelsessamtale, kan din medarbejder, bisidderen og/eller den faglige organisation afbryde mødet. Og I skal starte forfra efter en ny indkaldelse. Bliv klogere på sygefraværet og sygesamtalen Benchmarking af sygefravær Beskæftigelsesministeriet og Danmarks Statistik tilføjer et særligt modul til den eksisterende sygefraværsstatistik, så virksomhederne kan benchmarke deres sygefravær op imod det gennemsnitlige sygefravær for andre virksomheder til tilsvarende karakteristika. En række arbejdsgiverorganisationer tilbyder en tilsvarende service. Kursus til ledere om sygefravær Beskæftigelsesministeriet udbyder kursuskoncept om ledelsesværktøjer til håndtering af sygefravær Indhold: Forebyggelse af sygefravær med særligt fokus på sygefraværssamtalen. Der er ikke noget centralt sted kurserne udbydes, så hver enkelt virksomhed er nødt til selv at undersøge det. Der er mange firmaer der tilbyder kurser på dette felt, og kvaliteten er formentlig stærkt svingende. Tag evt. initiativ til fælles kursusaktivitet via erhvervsforening, brancheorganisation eller tilsvarende og kontakt en kursusudbyder der er tillid til.

5 Initiativerne i trepartsforliget Vejlednings- og rådgivningsmuligheder fra Arbejdstilsynet (AT) Vejledning om fastholdelse Virksomheder i nedslidningstruede brancher tilbydes vejledning af AT med henblik på, hvad virksomheden kan gøre for at fastholde medarbejdere med f.eks. muskel- og skeletbesvær for på den måde at kunne forebygge langvarigt sygefravær. Vejledningen gennemføres som mundtlig vejledning i forbindelse med tilsynsbesøg. Vejledning om at inddrage sygefravær i APV ATs arbejdsmiljøvejvisere sætter fokus på vigtigheden af at holde sig aktiv og bevare en tilknytning til arbejdspladsen under sygdom. Ligeledes sættes fokus på virksomhedernes muligheder for at forebygge sygefravær, fastholde medarbejdere med begyndende helbredsproblemer samt fremme hurtig tilbagevenden til arbejde. Arbejdsmiljøvejviserne er skriftlige brancheopdelte vejledninger og findes her: ATs vejledning om APV er revideret således, at virksomhederne får bedre hjælp til at udarbejde APV, herunder til at opfylde kravet om at inddrage sygefravær i APV. Vejledningen medfører ikke ændrede krav til virksomheden. Hvad må du spørge om til samtalen? Beskæftigelsesministeriet har udgivet en folder hvor følgende spørgsmål fremgår: Hvilke funktioner kan medarbejderen varetage på trods af sygdommen Vil du kunne arbejde på halv tid/færre timer? Vil du kunne løse andre opgaver, nu hvor du skal undgå (tunge løft f.eks.)? Er der andre afdelinger i virksomheden, hvor du kan se dig selv under sygdomsforløbet? Hvilket fravær kan der blive tale om på grund af sygdommen Hvor længe regner du med, at sygdomsforløbet vil vare? Hvor stor en del af din normale arbejdstid regner du med at være fraværende? Er der planlagt perioder med behandlingsforløb eller andet, hvor du ikke vil kunne arbejde? Hvilke foranstaltninger kan der være grund til at iværksætte som følge af sygdommen Vil det hjælpe dig at blive flyttet? Vil du kunne arbejde hjemmefra i et vist omfang? Er der særlige hjælpemidler, som vil kunne gære det muligt for dig at arbejde? Helpdesk hos AT AT udvider sin telefoniske kundeservice til også at omfatte vejledning om sygefravær. Der etableres en help-desk i ATs callcenter. Vejledning om gældende regler Vejledning om hvad virksomheden frivilligt kan sætte i værk Telefonisk dialog om hvordan en virksomhed kan arbejde med at forebygge sygefravær, fastholde medarbejdere med begyndende helbredsproblemer samt fremme en hurtig tilbagevenden til arbejde. Information om nyeste viden om sygefravær og arbejdsfastholdelse samt oplysninger om, hvilke andre aktører der kan bidrage med råd og vejledning. Referat Det er en god idé at skrive referat af samtalen. Referatet skal indeholde de aftaler der evt. bliver indgået, herunder hvornår aftalerne træder i kraft og hvor længe de gælder. Det kan forekomme stift og formelt, men det er ofte tryghedsskabende for alle parter. Og den sygemeldte kommer ikke i tvivl om, hvad der blev talt om og aftalt. Der kan være mange ting at holde styr på, når man er sygemeldt.

6 Hjælpeforanstaltninger og redskaber der kan understøtte fastholdelsen De sociale kapitler - en mulighed for aftale gennem overenskomsten Grundstenen i arbejdsmarkedssystemet er, at parterne på frivillig basis aftaler stort set alt, og de sociale kapitler er derfor udtryk for arbejdsmarkedets parters ønske om selv at skabe rammerne for det sociale ansvar. Sociale kapitler er en fælles betegnelse for kapitler, protokoller og bestemmelser i de enkelte overenskomster. Det grundlæggende indhold er, at overenskomstens ordinære aftaler om løn og arbejdsforhold kan fraviges, hvis man derved kan fastholde eller integrere personer med nedsat arbejdsevne eller barrierer i forhold til indtræden på arbejdsmarkedet. Du kan altid undersøge nærmere med den relevante faglige organisation. Mulighedserklæring Hvis arbejdsgiver ønsker det, kan der udarbejdes en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen erstatter den gamle erklæring om uarbejdsdygtighed (lægeerklæring). Mulighedserklæringen udfyldes først af medarbejder og arbejdsgiver i fællesskab, og derefter af lægen, som giver en vurdering af, hvorvidt medarbejderen fremover kan varetage de aftalte arbejdsfunktioner, uden at helbredet forværres. Arbejdsgiver betaler for mulighedserklæringen, som kan udarbejdes på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet. Erklæringen kan også anvendes på et tidspunkt, hvor medarbejderen ikke er sygemeldt, men har gentagne sygemeldinger bag sig. Mentor Jobcenteret kan bevillige lønkompensation for en medarbejder på virksomheden, der kan fungere som mentor, hvis det vurderes, at mentoren er vigtig for at kunne fastholde medarbejderen. Der kan tilknyttes en mentor til en medarbejder, uanset som medarbejderen er delvis raskmeldt, i revalidering, i job med løntilskud, i fleksjob eller blot ansat på almindelige vilkår. Mentorens opgaver er primært at støtte kollegaen på arbejdspladsen, men de nye regler rummer også mulighed for at få mentor til medarbejdere som har vanskeligheder af mere social karakter, f.eks. en medarbejder med stress/depression, der bliver delvist raskmeldt, men hvor kontakten til kollegerne kan være følsom, og det kan være vanskeligt overhovedet at møde ind på arbejdspladsen. Mentor kan også være ekstern. Personlig assistent Jobcenteret kan bevillige en personlig assistent i op til 20 timer om ugen, hvis medarbejderen har et handicap eller en psykisk betinget funktionsnedsættelse. Den personlige assistent kan yde hjælp til at udføre arbejdet. Hjælpemidler Hvis det er nødvendigt, at der anskaffes hjælpemidler, for at fastholde medarbejderen, kan det lokale jobcenter bevillige midlerne. Husk at kontakte dem i god tid og brug evt. fotodokumentation i ansøgningen. 56 Hvis medarbejderen har en kronisk sygdom der i en periode giver ca. 10 sygedage eller mere i løbet af et år, er det muligt at søge 56 til vedkommende. Det betyder sygedagpengerefusion fra første sygedag, når sygdommen skyldes den lidelse, som der er bevilliget refusion på. Rundbordssamtalen og fastholdelsesplan Hvis det er hensigtsmæssigt i forhold til fastholdelsen kan opfølgningen på sygesamtalen være en rundbordssamtale, hvor man i fællesskab kan udarbejde en fastholdelsesplan. I rundbordssamtalen kan deltage præcis de personer der er vigtige for at få undersøgt alle muligheder. Det kan f.eks. være: Medarbejder fra jobcenteret Egen læge eller speciallæge Tillidsrepræsentanten, hvis den sygemeldte er organiseret hos den overenskomsthavende organisation Anden bisidder Opfølgning på samtalen Opfølgning Det kan i mange tilfælde være fornuftigt at aftale, hvornår og hvordan der følges op. Hvis medarbejderen fortsat er sygemeldt på fuld tid er det jobcenterets sygedagpengekontor, der står for den formelle opfølgning. Det kan samtidig have stor betydning, at medarbejderen fortsat kommer til samtaler på virksomheden med passende mellemrum. Ligesom det også kan have betydning for den sygemeldte fortsat at deltage i personalemøder, sociale arrangementer o.l. Information til kollegerne Hvis medarbejderen får en delvis raskmelding eller bliver tilbudt et skånejob efter de sociale kapitler er det vigtigt, at de øvrige kolleger bliver informeret. Både formen og hvad der informeres om bør aftales med den medarbejder, det handler om. En fastholdelsesplan kan også udarbejdes mellem arbejdsgiver og medarbejder evt. med medvirken fra tillidsrepræsentanten. Fastholdelsesplanen skal medbringes til opfølgningssamtalen på jobcenteret. Idé: På nogle virksomheder har man udarbejdet et uddrag af fastholdelsespolitikken, om hvordan virksomheden håndterer sygefravær, f.eks. at den sygemeldte bliver kontaktet løbende telefonisk af nærmeste leder. Konsekvenser hvis samtalen ikke holdes Selvom medarbejderen ikke deltager i samtalen, får det ikke konsekvenser for retten til sygedagpenge fra abejdsgiveren. Derimod kan udeblivelse uden rimelig grund eller nægtelse af, at deltage i en telefonsamtale medføre ansættelsesretlige sanktioner. I første omgang en advarsel, og i yderste konsekvens afskedigelse. Materialet bliver sendt til medarbejderen i løbet af den første sygeuge sammen med et kort, der øsnker god bedring. På den måde får medarbejderen at vide, hvad der skal ske, såfremt vedkommende er syg i længere tid, og kan dermed undgå unødvendige bekymringer om mistillid og overvågning.