Referat fra Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 08/15 Torsdag den 10. september 2015 kl. 19:00 i beboerhuset Laden

Transkript

1 Nivå, 23. september 2015 Referat fra Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 08/15 Torsdag den 10. september 2015 kl. 19:00 i beboerhuset Laden Til stede : Formand, Ivan Lynge, Lone Albret, Klaus Donnerborg, John Friedrichsen, Inge Falk-Petersen, Driftsleder Tom Føhns, formanden for karateklubben Flemming Kjøge samt formanden for taekwondoklubben Allan Frost (de 2 sidstnævnte kun under pkt. 0 på dagsordenen) Fraværende : Driftschef Søren Martinussen Referent : Lone Albret Formanden bød velkommen til de 2 formænd for hhv. karate og taekwondo samt bestyrelsen. Herefter foretog man en navnerunde. 00. Dialog med formændene for hhv. karate- og taekwondoklubben, Flemming Kjøge og Allan Frost. Flemming samt Allan ville gerne i dialog med kommunen m.h.p. udvidet træning mere træningstid. Dette kræver dog, at de kan få øget adgang eller andre tider i sportshallen. Især taekwondoklubben har sporet en betydelig udmelding af klubben, da han ikke har tider nok til, at medlemmerne kan træne 2 gange ugentligt. Han er ved at nå smertegrænsen for, hvad kommunen vil acceptere som mindste antal for, at han kan få adgang til dennes tider i sportshallen. Formændene redegjorde for deres nuværende tider. Der blev stillet en del interessante spørgsmål til klubberne og tilsvarende besvarelser. Alt i alt en rigtig god dialog. 1 5

2 Da formændene var gået blev bestyrelsen enige om at afholde et ekstraordinært AB-møde den 20. september kl. 17:00 i Laden til drøftelse af tiderne for hhv. karate og taekwondo på baggrund af de tider, de har nu. Ivan vil udfærdige en oversigt over sportshallens aktiviteter som den ser ud d.d. 01. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 02. Godkendelse af referat Referat nr. 07/15 blev ikke godkendt, da den sidst redigerede udgave ikke var blevet udsendt til alle bestyrelsesmedlemmer. 03. Meddelelser fra Formanden Kan/skal vi friske vores indkaldelse til Afdelingsmøde op? Sammen med indkaldelsen til AB-mødet var der fremsendt et eksemplar af vores nuværende indkaldelse samt en indkaldelse fra Niverød III. Indkaldelserne blev sammenlignet, og umiddelbart var der enighed om, at vores egen gav det bedste indtryk i forhold til, hvad det handlede om. Den fra Niverød III er mere farverig og kan derfor give indtryk af et reklametryk. Sagen vil blive yderligere drøftet på næste AB-møde i oktober. Ind- og udflytninger i indeværende periode. Indflytninger : 4, udflytninger : Budgetopfølgning 2014/2015 Budgetopfølgning Budgettet ser fornuftigt ud. Forbrugsinformation Varmeøkonomi i perioden 1. januar juli 2015 : Beregninger viser et beregnet overskud på kr. svarende til 10,8%. Dette er forudsat uændrede priser, og at forbruget forløber som budgetteret. Varmeforbrug : Hvis forbruget i resten af varmeperioden bliver som budgetteret, bliver der i alt brugt 6,9% mindre varme end forudsat. 2 5

3 Vandøkonomi i perioden 1. januar juli 2015 : Beregninger viser et beregnet overskud på kr. svarende til 8,4%. Dette er forudsat uændrede priser, og at forbruget forløber som budgetteret. Vandforbrug : Forbruget udvikler sig som forventet. 05. Meddelelser til/fra Ejendomskontoret Serviceramme opfølgning efter temadag. Der blev afholdt temadag for afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer den 20. september Temadagen handlede primært om service og nye initiativer. Der var gruppearbejde omkring Fredensborg Boligselskabs servicemål og plan for, hvor det sikres, at selskabet lever op til målene. På baggrund af input fra temadagen har organisationsbestyrelsen fastlagt nogle overordnede servicemål. Herefter skal de enkelte afdelinger i samarbejde med ejendomskontoret fastsætte lokale servicemål. Servicerammen er tilrettet med de aftalte obligatoriske servicemål. Til inspiration og debat har Søren foreslået en række lokale servicemål, men det er afdelingsbestyrelsen, som skal beslutte, hvad der skal gælde for. Servicerammen blev uddelt til alle på mødet. AB-medlemmer bedes tilbagemelde, hvis de mener, at der er noget i servicerammen, der skal med på det kommende Afdelingsmøde. Regler og vejledninger (råderet) opdateres Klaus. Status på køkkenlånet. Vi har fået godkendt lånegaranti i kommunen, så nu kan vi få sendt tilbud ud om køkkener. Tom har modtaget tilbud på opskuring af fliser i laden (beboerhuset). Prisen ser rimelig ud. Dog kom man frem til, at det måske var mere hensigtsmæssigt at få området behandlet samtidig, så det ikke var så modtageligt for skidt m.v. Tom vil indhente pris for dette yderligere tiltag. 06. Styringsdialog Alle medlemmer havde modtaget det omhandlende skema. Det blev gennemgået, kommenteret og til sidst godkendt med en enkelt rettelse. 07. Hjertestarter 3 5

4 Søren havde modtaget et prisoverslag på såvel en købs- som en leasingaftale hos Falck. Da leasingaftalen umiddelbart ser mest rimelig ud, blev man enige om at Søren får indhentet et fuldt overslag over denne hos Falck. Gennemgås på næste AB-møde. 08. Kommunikation til/fra Afdelingsbestyrelsen Der var indkommet en mail fra en beboer omkring parkering på P-pladserne. Mailen var oprindeligt sendt til EK, som efter at have svaret beboeren valgte at videresende den til AB. Det drejer sig om, at beboeren har haft mange ærgelige oplevelser omkring andres parkering. Bl.a. holder de ikke korrekte i deres båse og hendes bil har fået flere ridser. Sagen blev drøftet, men da der ikke var noget konkret om, hvem det drejede sig om, der ikke overholdt reglerne, adresser m.v. blev man enige om at meddele beboeren, at det var svært at sætte ind, sålænge det var en generel henvendelse. Dog blev det påpeget, at formanden i sin beretning ved alle afdelingsmøder bl.a. henstiller til, at beboerne tager hensyn til hinanden også på P-pladserne og overholder reglerne. 09. Nyt fra Lademoster Intet nyt. 10. Nyt fra udvalgene Antenneudvalget v. Klaus : Udvalget har atter afholdt møde med Niverød III. Fortsætter tilbudsgennemgang. Sportsudvalget v. Ivan : Ivan havde efterlyst retningslinier for overtrædelse af reglerne i Sportshallen. Det blev aftalt, at sportsudvalget selv bedømmer, om AB skal inddrages samt hvor længe man mener, AT en evt. sanktion (karantæne) skal gælde for den enkelte beboer. Politikken for udlevering af nøglebrikker samt brug af sportshallen har hele tiden været, at man skal være over 18 år. Hvis man er yngre, skal man være ledsaget af én over 18 år. Dette fremgår ikke af det nuværende regelsæt, hvorved Ivan vil lave et udkast til et redigeret regelsæt til næste AB-møde. Der havde været en forespørgsel på, om sportshallen kunne udlejes til f.eks. børnefødselsdage. Man blev enige om, at sportshallen ikke kan udlejes. 4 5

5 11. Punkter til næste møde 12. Eventuelt Der vil blive udfærdiget udkast til ny forretningsorden til næste Afdelingsmøde. Ivan Lynge Lone Albret Klaus Donnerborg Leif Salée 5 5