EU-UDBUD af diabetesartikler til borgere med bevilling

Transkript

1 EU-UDBUD af diabetesartikler til borgere med bevilling Side 1 af 26

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING ORDREGIVER UDBUDDETS OMFANG KONTRAKTPERIODE OG OPTIONER SORTIMENTSSPECIFIKATION UDBUDSPROCEDUREN UDBUDSFORM ØKONOMISKE OG TEKNISKE MINIMUMSBETINGELSER Personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen ALTERNATIVE TILBUD TILDELINGSKRITERIER VED VALG AF TILBUD TILBUDSBETINGELSER OG FORMKRAV Sprog SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET TILBUDSFRIST OG MÆRKNING AF TILBUD ÅBNING AF DE INDKOMNE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FOR TILBUD PRISER PRISREGULERING BESTILLING AF VARER ERSTATNING OG FORSIKRING SAMMENSLUTNING ORDREGIVERS FORBEHOLD TILBUDSGIVERS FORBEHOLD AFTALEGRUNDLAG TAVSHEDSPLIGT AKTINDSIGT OPLYSNINGER VEDRØRENDE SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ EFTERLEVELSE AF INTERNATIONALE KONVENTIONER BEHANDLING AF PERSONLIGE OPLYSNINGER KONTRAKTUDKAST PARTERNE KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG KONTAKT MELLEM PARTERNE KONTRAKTPERIODE PRISER PRISREGULERING BESTILLING LEVERING LEVERINGSBETINGELSER FØLGESEDDEL FAKTURERING BETALING BONUS, GEBYRER M.V PROCESOPTIMERING ÆNDRING AF PRODUKTSAMMENSÆTNING OVERDRAGELSE AF KONTRAKT OVERDRAGELSE AF FORDRINGER MISLIGHOLDELSE Side 2 af 26

3 20. FORCE MAJEURE ERSTATNING OG FORSIKRING TVIST KONTRAKTÆNDRINGER TAVSHEDSPLIGT OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN AKTINDSIGT BEHANDLING AF PERSONLIGE OPLYSNINGER BILAG 1 - ERKLÆRING BILAG 2 - TIDSPLAN BILAG 3 KRAV TIL SERVICE, SORTIMENT SAMT TILBUDSSKEMA KRAV TIL SERVICE KRAV TIL SORTIMENT TILBUDSSKEMA BILAG 4 - SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG SIKKERHED PÅ ARBEJDSPLADSEN Side 3 af 26

4 1. Indledning Kommunerne på Vestegnen har i fællesskab etableret Vestegnens Indkøbsforum, som er et netværk mellem kommunerne Albertslund, Glostrup, Brøndby, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj og Vallensbæk. Dette netværk indebærer et systematisk samarbejde om udbud på forskellige varer og tjenesteydelser. Formålet med det fælles samarbejde er at opnå indkøbsmæssige fordele for de deltagende kommuner. Samarbejdet er åben for andre kommuner i forhold til deltagelse i de konkrete udbud. Det vil sige, at det kan forekomme, at der optræder andre kommuner. Vestegnens Indkøbsforum udarbejder fælles udbud, hvor udbudsplanens områder fordeles mellem kommunerne. Som udgangspunkt udpeges én kommune, som værende ansvarlig for det enkelte udbud og afgør hvilken udbudsform, der anvendes. I tilbudsvurderingen samles en arbejdsgruppe, som er sammensat af medarbejdere fra de kommuner, der deltager i udbuddet. Det bemærkes, at kommunernes efter nærværende udbuds afslutning handler med den valgte tilbudsgiver som individuelle parter. De opfordres hermed til at afgive tilbud på nedenstående ydelse. 2. Ordregiver Kommunerne: Albertslund, Glostrup, Brøndby, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, Vallensbæk, Rødovre og Tårnby ved: Albertslund Kommune Økonomicentret, ØC-Service Nordmarks Allé 2620 Albertslund Kontaktperson: Chefkonsulent Charlotte Immergut charlotte.immergut@albertslund.dk 3. Udbuddets omfang Nærværende udbud omfatter levering af diabetesartikler til borgere som har en bevilling fra pågældendes kommune. Der gøres opmærksom på, at området er omfattet af fritvalgsordningen. Det er hensigten, at nærværende udbud skal føre til en obligatorisk aftale mellem ordregiver og én tilbudsgiver. Ved eneleverandør forstås: Handel mellem én kontrakthaver og ordregiver på de pågældende varegrupper. De i udbuddet deltagende kommuner er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede kontrakt. Side 4 af 26

5 Ordregiver forbeholder sig ret til køb til anden side, såfremt en af kontrakten omfattet vare ikke kan dække et særligt behov. Det samlede forbrug forventes at udgøre anslået 17,2 mio.kr. eksklusiv moms om året. 3.1 Kontraktperiode og optioner Ordregiver ønsker at indgå en 3-årig kontrakt med option på forlængelse 1 x 12 måneder. Kontrakten kan ved skriftligt varsel på 6 måneder til kontrakthaver forlænges 1 x 12 måneder. Kontrakten forudsættes at træde i kraft den 1. april Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperiode ophører kontrakten uden yderligere varsel. Valg af tilbudsgiver er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet. 3.2 Sortimentsspecifikation Der ønskes tilbud på diabetesartikler. Udbuddets kravspecifikation fremgår af bilag 3. Bedøvelsesplastre som anvendes ifm. infusionskanyler skal kunne leveres på forespørgsel. Indgår ikke i prisevalueringen. 4. Udbudsproceduren 4.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger nedenfor. Side 5 af 26

6 I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier. 4.2 Økonomiske og tekniske minimumsbetingelser Udvælgelsen af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold. Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som værende ikke-konditionsmæssigt Personlige forhold Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers personlige forhold: 1) En erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, jf. LBK nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love. Blanket vedlægges som bilag 1. 2) Tilbudsgivere, der er hjemmehørende i Danmark, skal vedlægge relevant serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2. Serviceattesten skal være udstedt tidligst 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Der kan være ekspeditionstid på serviceattester fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvorfor bestilling af dette bør ske kort tid efter modtagelsen af udbudsmaterialet. Tilbudsgivere, der ikke er hjemmehørende i Danmark, skal vedlægge straffeattest eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retlig eller administrativ myndighed i hjemlandet, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af artikel 45, stk. 2. Straffeattesten eller det tilsvarende dokument skal være udstedt tidligst 6 måneder før tilbudsfristens udløb. 3) Tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af organisation, lagerforhold, leveringssikkerhed, kvalitetssikring og kundeservice Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: 1) Tilbudsgivers seneste revisorpåtegnede årsrapport. I koncernforhold/konsortier skal der fremsendes årsrapport for den virksomhed, der byder på kontrakten. 2) Erklæring om tilbudsgivers omsætning inden for det relevante vareområde, som kontrakten vedrører, i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Side 6 af 26

7 4.2.3 Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen: 1) En liste med de betydeligste varekøbskontrakter der er indgået indenfor det udbudte vareområde i løbet af de sidste tre år med angivelse af kontaktperson, telefonnummer og kontraktens ikrafttrædelsestidspunkt samt eventuelt med angivelse af kontraktens omsætning. 4.3 Alternative tilbud Ordregiver accepterer ikke alternative tilbud. 4.4 Tildelingskriterier ved valg af tilbud Tildelingskriterium Valg af leverandør vil ske på grundlag af tildelingskriteriet laveste pris. 4.5 Tilbudsbetingelser og formkrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbudsmaterialet ønskes fremsendt skriftligt i 5 eksemplarer, samt 9 eksemplar på cd-rom eller USB. Ved uoverensstemmelse mellem det skriftlige eksemplar og det elektroniske medies udgave, gælder det skriftlige eksemplar. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet, og tilbuddet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Tilbuddet skal belyse alle forhold om tilbudsgiverens løsning af leverancen, herunder levering, distribuering og produktudvikling. Ønsker tilbudsgiver at lade kontrakten udføre helt eller delvis ved underleverandør skal der skriftligt redegøres for hvor stor en del af kontrakten, der påregnes udført ved hver enkelt underleverandør samt underleverandørens navn. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbud, der ikke opfylder ovenstående krav, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Side 7 af 26

8 4.5.1 Sprog Tilbuddet skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på dansk, svensk, norsk eller engelsk. 4.6 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål vedrørende nærværende udbud skal være skriftlige og rettes til: Albertslund Kommune Spørgsmål skal være mærket: "Spørgsmål til EU-udbud 2011/S XXX-XXXX diabetesartikler. Spørgsmålene skal være ordregiver i hænde senest den 13. oktober Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive tilsendt pr. mail til de tilbudsgivere som har rekvireret udbudsmaterialet. Alle spørgsmål der modtages senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 4.7 Tilbudsfrist og mærkning af tilbud Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 27. oktober 2011 kl på følgende adresse: Albertslund Kommune Økonomicentret, ØC-Service, Blok C, 1. sal, lokale 826 Nordmarks Allé 2620 Albertslund Att.: Charlotte Immergut Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU 2011/S XXX-XXXX på diabetesartikler - Må kun åbnes af Charlotte Immergut. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive vurderet. Ønskes tilbuddet afleveret personligt kan dette kun ske efter forudgående aftale med Charlotte Immergut, telefon eller pr. mail udbud@albertslund.dk. Side 8 af 26

9 4.8 Åbning af de indkomne tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Efter åbning af tilbuddene forbeholder ordregiver sig ret til at kunne rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene. 4.9 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 1. juni Priser Priserne skal tilbydes i danske kroner, eksklusiv moms og være gældende pr. 1. april Samtlige omkostninger skal være inkluderet i prisen. Der konkurreres på den billigste tilbudte total. Priser skal udfyldes i bilag 3. Bemærk bilaget skal underskrives Prisregulering Priserne er faste i minimum ét år fra kontraktstart. Såfremt prisen ikke er gældende for hele aftaleperioden kan de reguleres en gang årligt i henhold til stigningen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks på baggrund af indeksets fremskrivning fra januar til januar med startindeks januar Reguleringen sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering der kan foretages. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Eventuelle kampagne- eller særlige tilbud skal uden ophold komme ordregiver til gode Bestilling af varer Borgeren skal inden for tilbudsgivers normale åbningstid have mulighed for at afgive bestilling via , leverandørs internet (online bevillinger via webbestilling), telefon, telefax. Tilbudsgiver skal levere elektronisk varekatalog til de kommuner som ønsker det (e-handelssystem) Levering skal ske inden for 5 hverdage fra bestilling. Der skal desuden være mulighed for levering fra dag til dag ved akut opståede situationer. Side 9 af 26

10 4.13 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er i kontraktperioden forpligtet til at have tegnet en produktansvarsforsikring, der dækker med en samlet årlig forsikringssum på DKK 10 mio. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige DKK pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver er forpligtet til ikke at indskrænke omfanget af produktansvarsforsikringen i kontraktperioden. En kopi af kontrakthavers produktansvarsforsikring skal vedlægges tilbuddet. 5. Sammenslutning Såfremt flere tilbudsgivere afgiver tilbud i forening, skal det af tilbuddet fremgå til hvilken af tilbudsgiverne, der på vegne af sammenslutningen kan rettes henvendelse til med henblik på afklarende spørgsmål. Sammenslutningens deltagere hæfter solidarisk. 6. Ordregivers forbehold Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger, der kan få indflydelse på opfyldelse af en kontrakt. Ved dette tilfælde forbeholder ordregiver sig ret til at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, dog tidligst for tidspunktet for kontraktens ikrafttræden. De første 6 måneder af kontraktperioden betragtes som en prøveperiode i hvilken, ordregiver er berettiget til at opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 4 uger. Ordregiver forbeholder sig ret til køb til anden side, såfremt en af kontrakten omfattet vare ikke kan dække et særligt behov. 7. Tilbudsgivers forbehold Tilbud, der indeholder forbehold i forhold til de fastlagte udbuds- og kontraktvilkår, vil blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt og vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen 8. Aftalegrundlag Endelig aftale om levering af de af udbuddet omfattede varer indgås på grundlag af vedlagte udkast til kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten. Side 10 af 26

11 9. Tavshedspligt Tilbudsgiver og dennes ansatte er forpligtet til at iagttage tavshed over for tredjemand om nærværende kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 10. Aktindsigt Kommunerne er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til aktindsigt. Kommunerne meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives. Der kan dog være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggøres ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet som fortrolige. 11. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 4 oplistede statslige tjenester. Tilbudsgiver skal ved sin underskrift på bilag 4 angive, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at tilbudsgiver skal tilkendegive, at virksomheden overholde de danske love og regler på disse områder. Hvis tilbudsgiver ikke angiver dette og vedlægger dette tilbuddet, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. Angivelse skal ske ved at udfylde og underskrive bilag 4 og vedlægge bilaget i tilbuddet. 12. Efterlevelse af internationale konventioner Tilbudsgiver og dennes eventuelle underleverandører skal efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt (oplistningen er ikke udtømmende): Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Side 11 af 26

12 Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155). 13. Behandling af personlige oplysninger Tilbudsgiveren/kontrakthaver skal være godkendt af datatilsynet til, at behandle personlige oplysninger, herunder cpr.numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondataloven. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for godkendelsen. Side 12 af 26

13 Kontraktudkast Kontrakt nr. XX.XX.XXX vedr. levering af diabetesartikler til borgere med bevilling. 1. Parterne Albertslund Kommune Nordmarks alle 2620 Albertslund (i det følgende kaldet ordregiver) på vegne af kommunerne Albertslund, Glostrup, Brøndby, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, Vallensbæk, Rødovre og Tårnby og Firma Adresse Postnr. By. (i det følgende kaldet kontrakthaver). 2. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i overensstemmelse med Europa-Parlamentet og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af ordregiver udarbejdede udbudsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af DATO i prioriteret rækkefølge udgør det samlede kontraktmateriale. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver. Bedøvelsesplastre som anvendes ifm. infusionskanyler skal kunne leveres på efterspørgsel. Indgår ikke i prisevalueringen. Side 13 af 26

14 3. Kontraktens omfang Kontrakten er bindende for de i udbuddet deltagende kommuner. Kontrakten omfatter forskellige former for diabetesartikler se kravspecifikation bilag Kontakt mellem parterne Parterne udpeger umiddelbart efter kontraktens underskrift hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 5. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. april 2012 til og med den 31. marts 2015 med option på forlængelse i op til 1 x 12 måneder. Kontrakten kan ved skriftligt varsel på 6 måneder til kontrakthaver forlænges op til 1 x 12 måneder ud over den oprindelige kontraktperiode. Ordregiver skal senest den 30. september 2014 give kontrakthaver besked, om man ønsker at gøre brug af optionen og længden heraf. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperiode ophører kontrakten uden yderligere varsel. 6. Priser Priserne, som er angivet eksklusiv moms i danske kroner i kontrakthavers tilbud af den Dato, er faste minimum ét år fra kontraktstart. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end de tilbudte priser, forventer ordregiver, at tilbuds- og kampagnepriserne tilbydes kommunerne. Køb på tilbuds- og kampagnepriser indgår i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. 7. Prisregulering. Priserne er faste i minimum ét år fra kontraktstart. Såfremt prisen ikke er gældende for hele aftaleperioden kan de reguleres en gang årligt i henhold til stigningen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks på baggrund af indeksets fremskrivning fra januar til januar med startindeks januar Reguleringen sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering der kan foretages. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Eventuelle kampagne- eller særlige tilbud skal uden ophold komme ordregiver til gode. Side 14 af 26

15 8. Bestilling Borgeren skal inden for kontrakthavers normale åbningstid have mulighed for at afgive bestilling pr. , internet, telefon og telefax. 9. Levering Levering skal kunne foretages mandag til fredag. Ved restordrer skal borgeren underrettes inden levering finder sted. Leveres der ikke til den fastsatte tid, er borgeren berettiget til at foretage dækningskøb. 10. Leveringsbetingelser Frit leveret i hus på anvist plads af borgeren. 11. Følgeseddel Enhver leverance skal ledsages af en følgeseddel påført borgerens cpr.nr., leveringsstedets navn og adresse samt nøjagtig angivelse af leverancens indhold. Følgesedlen må ikke være læsbar udefra. Pakken skal være neutral så det ikke er muligt, at identificere indholdet. 12. Fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk, jf. lov nr. 798 af 28. juni 2007, om offentlige betalinger mv., på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Borgerens navn EAN nr. Ordrenr. Varenr. Varebetegnelse Kvantum Pris Unspsc kode* Borgerens cpr.nr. *Såfremt det ikke er muligt allerede i dag, at påføre Unspsc kode skal det oplyses hvornår det forventes, at komme til at fremgå på fakturaen. Side 15 af 26

16 13. Betaling Betalingsbetingelsen er løbende måned + 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura. 14. Bonus, gebyrer m.v. Omsætningen med kommunerne vedrørende nærværende kontrakt må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 15. Procesoptimering Ordregiver ønsker så vidt muligt at bidrage til gensidig procesoptimering med henblik på nedbringelse af parternes samlede omkostninger i forbindelse med samhandlen. Det være sig f.eks. omkring ordrestørrelse, bestillingsformer, leveringsstyring, papirforbrug, emballering, transport osv. 16. Ændring af produktsammensætning Såfremt kontrakthaver foretager ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at underrette ordregiver herom. Kontrakthaver er straks forpligtet til at ændre på produktet, hvor dette følger af lovgivningen og/eller myndighedskrav. 17. Overdragelse af kontrakt Kontrakthavers rettigheder og forpligtelser, i henhold til denne kontrakt, kan ikke overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf. punkt Overdragelse af fordringer Kontrakthaver vil ikke uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver kunne overdrage sine fordringer til tredjemand. Overdragelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf. punkt Misligholdelse Det fastsættes herved, at enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtelser er misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Side 16 af 26

17 Såfremt kontrakthaver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som værende væsentlig misligholdelse. Ordregiver kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken kontrakthaver skal opfylde sine forpligtelser iht. denne kontrakt. Undlader kontrakthaver herefter at opfylde sine forpligtelser, indenfor den af ordregiver fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse. Såfremt kontrakthaver ikke overholder relevante direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og påbud for nærværende kontraktområde, vil dette blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel. 20. Force majeure I tilfælde af force majeure, som defineret i Købeloven, herunder også strejke og lockout, som forhindrer kontraktens opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til kontraktshavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side så længe force majeure er til stede. Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part. 21. Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og ydelser. Kontrakthaver er i kontraktperioden forpligtet til at have tegnet en produktansvarsforsikring, der dækker med en samlet årlig forsikringssum på DKK 10 mio. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige DKK pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Kontrakthaver er forpligtet til ikke at indskrænke omfanget af produktansvarsforsikringen i kontraktperioden. Side 17 af 26

18 En kopi af kontrakthavers produktansvarsforsikring beror hos ordregiver. Der kan ikke kræves erstatning for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. 22. Tvist Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med kontrakten søges afgjort ved forhandling. Fører forhandling ikke til enighed mellem parterne, indbringes sagen for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Glostrup Retskreds. 23. Kontraktændringer Nærværende kontrakt samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. 24. Tavshedspligt Kontrakthaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 25. Offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan kun offentliggøres, såfremt parterne skriftligt har aftalt, hvad der skal offentliggøres. Ordregiver gør kun kontrakten tilgængelig for ordregivers medarbejdere i det omfang, det er nødvendigt for medarbejdernes anvendelse af kontrakten. Ved underskrift af kontrakten tilkendegiver kontrakthaver, at kontraktindgåelsen må offentliggøres i supplement til Den Europæiske Unions Tidende af ordregiver. 26. Aktindsigt Kommunerne er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til aktindsigt. Kommunerne meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives. Der kan dog være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggøres ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet som fortrolige. Side 18 af 26

19 27. Behandling af personlige oplysninger Kontrakthaver er godkendt af datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr.numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondataloven. Dato: Kontrakthaver.. Underskrift.. Anfør navn m. blokbogstaver. Dato Anfør navn m. blokbogstaver Underskrift Kommune Albertslund Glostrup Brøndby Hvidovre Høje-Taastrup Ishøj Vallensbæk Rødovre Tårnby Side 19 af 26

20 Bilag 1 - Erklæring ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Dato og underskrift af virksomhedens ledelse Anfør også navn med blokbogstaver Side 20 af 26

21 Bilag 2 - Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til EF-tidende 5. september 2011 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 13. oktober 2011 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar 21. oktober 2011 Sidste frist for modtagelse af tilbud 27. oktober 2011 kl Tilbudsvurdering 28. oktober 17. november Forventet beslutning om leverandørvalg 18. november 2011 Afsendelse af bekendtgørelse om indgået aftale 30. november 2011 Side 21 af 26

22 Bilag 3 Krav til service, sortiment samt tilbudsskema Bilaget skal underskrives efter udfyldelse. Kontaktperson (udfyld grå felter): Firmanavn Fornavn Efternavn Adresse Postnr. By Telefon Instruktion i udfyldelse af bilaget I dette bilag findes: - krav til service. - krav til sortiment - Prisevaluering. Her skal tilbudsgiver i det gule felt anføre sin tilbudte pris ekskl. Moms Der konkurreres på den billigste tilbudte totalpris, dog må prisen pr. varekategori som eventuelt er anført i max pris ikke overstige den anførte max pris. Der må ikke ændres i tekst eller opsætning Krav til service Statistikker skal fremsendes kvartalsvis og skal indeholde kvartalets forbrug samt foregående års forbrug i samme kvartal. Års statistik skal fremsendes i januar for foregående års forbrug. Der skal fremsendes en statistik samlet for kommunerne på aftalen samt statistik pr. kommune. Statistik skal være pr. fakturalinje opgjort pr. borger således at det er muligt at se hvert produkt pr. borger. Statistik skal sendes til fagperson og til indkøbsfunktionen i den enkelte kommune. Kontrakthaver skal afholde et årligt møde med den enkelte kommune og på kontrakthavers initiativ. På mødet skal statistikker og forbrugsmønstre gennemgås. Kontrakthaver skal løbende og uden ugrundet ophold kontakte den enkelte kommune i de tilfælde hvor der observeres afvigende forbrug hos en borger Kontrakthaver er forpligtet til, at gøre den enkelte kommune opmærksom på hvis der sker væsentlige ændringer i forbruget eller hvis der observeres unormalt forbrug. Kommunerne skal oplyses om dette inden bestilling gennemføres Kontrakthaver skal uden beregning og på forlangende tage brugte produkter retur med henblik på korrekt bortskaffelse. Side 22 af 26

23 3.2. Krav til Sortiment Type Sortiment Sortiment Pakninger Pakninger Pakninger Apparater Apparater Apparater Apparater Apparater Apparater Apparater Apparater Apparater Teststrimler (blod- og urin) Teststrimler (blod- og urin) Fingerprikkere Fingerprikkere Fingerprikkere Lancetter Lancetter Lancetter Flergangs insulinpenne Flergangs insulinpenne Krav Sortimentet skal være som det der ordineres i den primære og sekundære sundhedssektor i Danmark. Definition af begrebet primær og sekunder sundhedssektor, se Wikipedia, det frie encyklopædi Nye produkter skal i kontraktperioden kunne skaffes inden for 2 måneder - og være omfattet af sortimentet. Dette skal ske senest 2 måneder efter national godkendelse. Pris skal accepteres inden tilføjelse til sortiment. Pakninger skal være nemme at håndtere/åbne. 95% af brugerne skal kunne håndtere pakningerne. Alle pakninger skal være nemme at lukke efter åbning (sikre holdbarhed). Alle vejledninger skal være på dansk. Standard apparater skal stilles gratis til rådighed for brugerne. Såfremt teststrimler udgår af produktion ombyttes apparat uden beregning. Apparater skal have nem og enkelt betjening, herunder letlæselige tal i displayet. 95% af brugerne skal kunne håndtere apparaterne. Apparater skal have brugervenlig kalibrering. 95% af brugerne skal kunne håndtere apparatet. Vægt og rumfang skal være således, at apparatet nemt. kan transporteres. Der skal tilbydes apparater, som er enkle og lette at betjene for svagtseende eller blinde borgere, herunder med talende funktion God hukommelse mindst 100 målinger. Måletid max 40 sek. Lille bloddråbe, max 3,5 jl Skal benytte batterier, som kan købes i dagligvarebutikker Holdbarhed minimum 1½ år Mulighed for måling af keton (syreforgiftning) Skal være brugervenlige. 95% af brugerne skal kunne håndtere fingerprikkerne. Der skal være fingerprikkere med tromle med 5-6 lancetter Nemt at skifte lancetter Der skal være forskellige tykkelser og dybder. Skal være nemme og enkle at bruge. 95% af brugerne skal kunne håndtere lancetterne. Tromle med 5-6 lancetter Skal leveres med forskellige doseringsindstillinger. Skal være nemme og enkle at bruge. 95% af brugerne skal kunne håndtere pennene. Flergangs insulinpenne Nålelængder skal forefindes i forskellige længder. Der skal minimum være fra 5-12 mm Kanyler (penkanyler) Der skal være forskellige kanylelængder. Sprøjter (insulinsprøjter) Der skal være forskellige kanylelængder. Sprøjter (insulinsprøjter) Skal være nemme og enkle at bruge, skal have let læselige tal. 95% af brugerne skal kunne håndtere sprøjterne. Sprøjter (insulinsprøjter) Skal kunne fås i forskellige doseringsstørrelser - minimum 0,5 og 1 ml Infusionskanyler 1 Skal kunne blive siddende i underhuden i flere dage. Der skal kunne injiceres adskillige gange via karteret. Bedøvelsescreme Let at smøre ud og skal kunne bedøve huden overfladisk Kanylebøtter Skal stilles gratis til rådighed på forespørgsel. 1 Infusionskanyler til brug sammen med insulinpen. Plastikkateter, som lægges i vævet lige under huden. Benyttes af personer med nåleskræk til indgivelse af medicin i vævet lige under huden. Side 23 af 26

24 Fortsat Type CE-mærkning Opstartspakke til nyopdaget insulinkrævende diabetes Varedeklaration Krav Produkterne skal overholde reglerne i den til enhver tid gældende bekendtgørelse om medicinsk udstyr. Opstartspakken skal tilbydes gratis og indeholde standard blodsukkerapparat, fingerprikker, lancetter, teststrimler og etui. Leverandøren skal på forlangende kunne levere varedeklaration, datablade eller anden beskrivelse af produktets indholdsstoffer. Side 24 af 26

25 3.3. Tilbudsskema Udfyld de gule felter med tilbudt pris ekskl. moms Produktgruppe - tilbudte pris per stk Procent af forbrug i 2010 Max pris i kroner ex moms Tilbudt pris i kroner ex moms Blodmåleapparat (blodsukker) Skal stilles gratis til rådighed, jf. krav Kanylebøtter Skal stilles gratis til rådighed, jf. krav Blodmåleapparat til svagtseende og blinde 0,1 Teststrimler blod til måling af sukker og keton 79,5 3,75 Teststrimler urin til måling af keton 0,1 1,00 Fingerprikkere 0,2 70,00 Lancetter til fingerprikkere, engangs 4,6 0,50 Lancetter, øvrige flergangs 0,2 0,75 Flergangs insulinpenne 0,3 550,00 Kanyler (penkanyler) 13,8 1,00 Sprøjter (insulinsprøjter) 0,1 1,00 Infusionskanyler 1 79,50 Bedøvelsescreme, anvendes ifm. infusionskanyler 0,1 40,00 I alt 100% - Forbruget i 2010 var 17,1 mio. kr. Dato: Underskrift af virksomhedens ledelse - anfør også navn med blokbogstaver Side 25 af 26

26 Bilag 4 - Skat, miljøbeskyttelse og sikkerhed på arbejdspladsen Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter Officielt navn: Told- og Skattestyrelsen Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Kontaktperson(er): Att.: toldskat@toldskat.dk Internetadresse (URL): Postnummer: 2100 Telefon: Fax: Land: Danmark Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Kontaktperson(er): Att.: mst@mst.dk Internetadresse (URL): Postnummer: 1401 Telefon: Fax: Land: Danmark Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33 By: København Ø Kontaktperson(er): Att.: at@at.dk Internetadresse (URL): Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Postnummer: 2100 Telefon: Fax: Land: Danmark Det tilkendegives hermed, at er der taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dato: Underskrift af virksomhedens ledelse - anfør også navn med blokbogstaver Side 26 af 26