INDHOLDSFORTEGNELSE:...

Transkript

1 Indholdsfortegnelse: Omlastning af forbrændingsegnet affald for Hedensted Kommune INDHOLDSFORTEGNELSE: GENERELLE FORHOLD VED UDBUDDET ORDREGIVENDE MYNDIGHED TJENESTEYDELSEN UDBUDSFORM TIDSPLAN SPØRGSMÅL TILBUDS- OG AFTALEGRUNDLAG ENTREPRISEBESKRIVELSE GENERELT OM ENTREPRISEN AFFALDSGRUNDLAG MODTAGELSE AF AFFALD FACILITETER OG MATERIEL STORT BRÆNDBART AFFALD KONTROL AF AFFALDET OMLASTNING AF AFFALDET TRANSPORT TIL FORBRÆNDING INSTRUKTIONER, ANSVAR OG FORSIKRING WEEKEND- OG HELLIGDAGSKØRSEL AFREGNINGSGRUNDLAG OPTIONER BETALING TILBUDS- OG AFTALEGRUNDLAG AFGIVELSE AF TILBUD VEDSTÅELSE AF TILBUD ALTERNATIVE BUD FORBEHOLD TILBUDDETS INDHOLD OPLYSNINGER OM ENTREPRENØRENS EGNE FORHOLD SOLIDARISK HÆFTELSE OPLYSNINGER OM ENTREPRISENS UDFØRELSE KRITERIER FOR TILDELING AF ORDRE KONTRAKTPERIODE OG INDEKSREGULERING SIKKERHEDSSTILLELSE MISLIGHOLDELSE TVISTER KOMMUNIKATION

2 1 Generelle forhold ved udbuddet 1.1 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Østdeponi Uldjydevej Herning Telefon Kontaktperson: Lennart Spring LS@ostdeponi.dk Tjenesteydelsen Tjenesteydelsen omfatter indvejning og omlastning af ca ton forbrændingsegnet affald pr. år fra Hedensted Kommune. 1.3 Udbudsform Tjenesteydelsen udbydes som offentligt udbud i henhold til EU-direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 1.4 Tidsplan Udbuddet forudsættes gennemført med følgende hovedterminer: Udbud bekendtgjort 6. oktober 2014 Frist for bestilling af udbudsmateriale 13. november 2014 Sidste frist for supplerende spørgsmål 20. november 2014 Evt. sidste rettelsesblad 21. november 2014 Aflevering af tilbud 3. december 2014 Kontraktindgåelse 17. december 2014 Påbegyndelse af opgave 1. marts Spørgsmål Spørgsmål til udbuddet skal sendes pr. mail til Østdeponi på ls@ostdeponi.dk og ostdeponi@ostdeponi.dk. Spørgsmålene skal være Østdeponi i hænde senest den 20. november 2014 kl De vil blive besvaret skriftligt i form af et rettelsesblad. Evt. sidste rettelsesblad vil blive udsendt den 21. november Der afholdes ikke spørgemøde med de bydende. 2

3 1.6 Tilbuds- og aftalegrundlag Tilbud på entreprisen skal afgives på grundlag af: 1. Meddelelser/rettelsesblade udsendt før licitationen. 2. Tilbudsliste. 3. Nærværende udbudsmateriale. 4. Alle krav, betingelser og vilkår med videre, som i henhold til dansk og international lovgivning kan gøres gældende for entreprisen og dens udførelse, herunder bl.a.: Lov nr. 879 af 26. juni 2010 om miljøbeskyttelse, herunder bekendtgørelser m.m., der er udstedt i medfør af loven. Miljøstyrelsens bekendtgørelse nr af 18. december 2012 om affald. Opgaven skal udføres i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning på området, herunder lovgivning vedrørende godstransport, miljø og arbejdsmiljø. Det under pkt. 1, 2 og 3 angivne materiale udleveres til tilbudsgivere, øvrigt materiale forudsættes tilbudsgivere bekendt. De bydende bør straks ved modtagelse af udbudsmaterialet kontrollere, om det er komplet med tilhørende tilbudsliste. 3

4 2 Entreprisebeskrivelse 2.1 Generelt om entreprisen Entreprisen omfatter omlastning af ca ton forbrændingsegnet affald pr. år fra Hedensted Kommune. Ved ankomst skal affaldet indvejes, registreres og kontrolleres. Det skal herefter lastes i containere stillet til rådighed af Østdeponi og disse skal klargøres til transport. Østdeponi sørger for, at affaldet herefter køres til forbrænding. 2.2 Affaldsgrundlag Det forbrændingsegnede affald leveres enten fra kommunernes genbrugspladser, via kommunens dagrenovationsordning eller fra private vognmænd. Dagrenovationen består af både dagrenovation fra private og dagrenovationslignende affald fra virksomheder. Fordeling af affaldet på affaldstype kan ses i nedenstående skema. Affaldstype Dagrenovation Småt brændbart Stort brændbart Fejlsorteret affald I alt Mængde ton pr. år ton pr. år ton pr. år 170 ton pr. år ton pr. år Affaldet forventes fordelt jævnt over året med ca. 330 ton pr. uge. Affaldsmængderne er baseret på historiske affaldsmængder. Entreprenøren skal tolerere en variation på +/- 25 % i forhold til udbudte årlige faktiske mængde. 2.3 Modtagelse af affald Entreprenøren skal kunne modtage affald på hverdage indenfor normal arbejdstid Entreprenøren skal kunne foretage omlastning i weekender og på helligdage, hvis dette rekvireres af Østdeponi senest hverdagen inden, jf. kapitel Ved modtagelse af affald skal entreprenøren sørge for indvejning og registrering af affaldet. Vægtsystemet skal være verificeret til afregning og i øvrigt godkendt efter gældende regler. Østdeponi skal have adgang til entreprenørens vejesystem, enten via en VPNopkobling eller via fjernstyring. Alle firmaer, der leverer affald til omlastning, skal registreres i vejesystemet med de oplysninger, der fremgår af formularen i bilag 1. Kopi af formularen skal tilsendes Østdeponi, som herefter står for oprettelsen og registreringen i vejesystemet, udstedelse af vejekort til kunderne, samt oprettelse af varenumre til registrering af relevante affaldsfraktioner. Med henblik på fakturering skal der for hver transport registreres: Vægt med dato og ekspeditions nummer Affaldstype/varenummer 4

5 Firma med p-nr. Disse vejeoplysninger skal kunne hentes af Østdeponi første hverdag i måneden. Hver affaldstransport skal registreres i henhold til reglerne i affaldsbekendtgørelsen, herunder særligt regler vedr. affaldsdatasystem. Indberetning til affaldsdatasystem påhviler Østdeponi. 2.4 Faciliteter og materiel Entreprenørens faciliteter skal være egnet til aflæsning af containere med både sideog tophængte låger. Der skal være plads til opdeling og aflæsning af affaldet i 4 affaldsfraktioner (dagrenovation inkl. dagrenovationslignende affald, småt brændbart, stort brændbart og fejlsorteret læs), og faciliteterne skal være godkendte, herunder miljøgodkendte, til håndtering og omlastning af affald. Omlastestationen skal være placeret indenfor 20 km fra afkørsel 58 på E45. Der skal være et område med plads til opbevaring af 8 containere og til at transportøren med en forvogn/hænger kan på- og aflæsse 2 containere. 2.5 Stort brændbart affald Entreprenøren skal sørge for egnet forbehandling af de ca ton stort brændbart affald der leveres pr. år, eksempelvis ved neddeling. Affaldet skal behandles inden omlastning. Efter endt behandling må affaldet højst have en diagonallængde på 100 cm. 2.6 Kontrol af affaldet Entreprenøren skal sikre, at affaldet overholder L90 s modtagekriterier, vedlagt som bilag 2, inden affaldet omlastes. Hvis et læs ikke overholder modtagekriterierne, skal det opklassificeres og registreres som fejlsorteret affald, hvorefter billede dokumentation mailes til Østdeponi. Indeholder affaldet genanvendelige materialer skal disse udsorteres og registreres på fraktionsniveau. Det udsorterede genanvendelige affald tilfalder entreprenøren. Entreprenøren skal have plads til oplagring af fejlsorteret affald. Behandling af fejlsorteret affald skal ske i henhold til Hedensted Kommunes affaldsregulativ. Efter behandling vil Østdeponi sørge for afsætning af det ikke genanvendelige eller forbrændingsegnede affald. 2.7 Omlastning af affaldet Entreprenøren omlaster det leverede affald i åbne containere stillet til rådighed af Østdeponi. Der forventes indsat 8 containere på opgaven. 5

6 Under normal drift skal entreprenøren ved læsning blande affaldsfraktionerne, således at vægten for et træk (2 containere) bliver mindst 20 ton, så underlæs derved undgås. Østdeponi budgetterer med en pulje på kr. pr. år til dækning af omkostninger ved underlæs. Restbeløb i puljen, efter et helt kontrakt år, vil tilfalde entreprenøren. Østdeponis transportomkostninger ved 1 træk med undelæs bliver beregnet på følgende måde: (20 ton faktisk indvejet mængde på forbrændingsanlægget) x aktuel transportpris pr. ton = kr. der fratrækkes i puljen. Når en container er læsset, skal den klargøres til transport og placeres så transportøren uhindret kan hente den. Klargøring indbefatter pålægning af presenning. Entreprenøren skal, med 24 timers varsel, acceptere, at Østdeponi kan stille krav om at separere affaldsstrømmende i dagrenovation og småt lagerstabilt brændbart. 2.8 Transport til forbrænding Østdeponi tilknytter via L90 en fast vognmand til omlastestationen. Hver fredag udarbejder L90 en disponeringsplan, der angiver, hvilke forbrændingsanlæg affaldet fra hver omlastestation skal fordeles mellem ugen efter. Denne plan tilsendes entreprenøren, der herefter skal sørge for at fordele det omlastede affald. Transporterne rekvireres af entreprenøren eller af L Instruktioner, ansvar og forsikring Entreprenøren er forpligtet til at udføre opgaven efter givne instruktioner og anvisninger af Østdeponi. Det er entreprenørens ansvar, at transporten kan gennemføres forsvarligt, herunder at kontrollere og sikre, at containerne er sikrede mod materialeflugt. Transportøren kan afvise at køre med læsset, hvis ikke han finder vægten af containerne eller disses stand forsvarlig. Mens containerne er i entreprenørens varetægt, dvs. fra transportøren har sat dem hos entreprenøren til afhentning, har denne det fulde ansvar herunder miljøansvar og skal være forsikringsmæssigt dækket for skader på personer og ting i forbindelse hermed. Tilsvarende skal entreprenøren erstatte de løsdele, der måtte forsvinde, mens materiellet er ham betroet. Entreprenøren skal straks give Østdeponi besked, hvis der opstår skader på eller er mangler ved det udlånte materiel. Dokumentation for den omtalte forsikringsmæssige dækning, police samt bevis på betalt præmie, skal forelægges Østdeponi på forlangende. 6

7 2.10 Weekend- og helligdagskørsel Entreprenøren skal acceptere omlastning på weekend- og helligdage rekvireret af Østdeponi. På tilbudslisten påføres entreprenørens eventuelle merpris for rekvirerede weekend- og helligdagsarbejde. Bemærk at feltet weekend- og helligdagstillæg skal udfyldes med en pris, der skal tillægges enhedsprisen. Feltet skal udfyldes, om ikke andet med 0 kr Afregningsgrundlag Omlastning af affald afregnes med en enhedspris pr. ton efter følgende: Enhedspris pr. ton: Enhedsprisen omfatter alle omkostninger forbundet med indvejning, registrering, videreformidling af oplysning, kontrol, omlastning og klargøring af containere til transport. Behandling af stort brændbart affald afregnes med en enhedspris pr. ton efter følgende: Enhedspris pr. ton: Enhedsprisen omfatter alle omkostninger forbundet med forbehandling af affaldsfraktionen. Udsortering af fejlsorteret affald afregnes med en enhedspris pr. ton efter følgende: Enhedspris pr. ton: Enhedsprisen omfatter alle omkostninger forbundet med forbehandling af affaldsfraktionen. Enhedsprisen pr. ton for omlastning af affald vil blive tillagt enhedspriserne for neddeling af stort brændbart og udsortering af fejlsorterede læs, og skal derfor ikke være en del af disses enhedspriser Optioner Østdeponi har option på at opstille egen veje-pc, stander mm. Der kan i tilbudslisten gives en optionspris for leje af containere. Ved åbne containere skal de som minimum have et volumen på 35m ₃. Bemærk at feltet containerleje skal udfyldes med en leje pris pr. måned. Feltet skal kun udfyldes, såfremt entreprenøren ønsker at påtage sig denne tillægsopgave Betaling For entreprenørens ydelser betales månedsvis bagud. Entreprenøren fremsender elektronisk faktura til Østdeponi senest d. 4. hverdag i den efterfølgende måned. Betalingen sker senest 20 dage efter modtagelse af faktura. Fakturaen skal indeholde oplysninger om affald omlastet i perioden. Neddeling, fejlsorteret affald eller eventuel containerleje skal anføres særskilt. 7

8 3 Tilbuds- og aftalegrundlag 3.1 Afgivelse af tilbud Tilbud skal sendes/afleveres således, at det er Østdeponi i hænde senest onsdag den 3. december 2014 kl på nedenstående adresse: Østdeponi Uldjydevej Herning i kuvert mærket Tilbud Omlastning af forbrændingsegnet affald fra Hedensted Kommune. Alternativt kan tilbuddet sendes som pdf-fil til ls@ostdeponi.dk og ostdeponi@ostdeponi.dk. Emnefeltet udfyldes med samme mærke som ovenstående. Tilbud skal afgives ved at udfylde og underskrive tilbudslisten. Tilbudslisten vedlægges sammen med det øvrigt påkrævede materiale, jf. kapitel 3.5. Såfremt tilbudslisten ikke er udfyldt korrekt og underskrevet, vil tilbuddet ikke kunne komme i betragtning. Bemærk, at enhedspriser skal angives i de fortrykte enheder. Tilbud skal afgives på dansk. De bydende har ikke ret til at overvære åbningen af tilbudene. 3.2 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil den 28. februar Alternative bud Alternative bud modtages kun, hvis der samtidig er afgivet konditionsmæssigt tilbud. 3.4 Forbehold Forbehold godkendes kun såfremt disse kan prissættes. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre, forkastes tilbuddet. 3.5 Tilbuddets indhold Tilbudet skal indeholde følgende materiale: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Oplysninger om entreprenørens egne forhold i henhold til kapitel 3.6. Oplysninger om, om der bydes alene eller sammen med andre, jf. kapitel 3.7. Oplysninger om, hvordan opgaven påtænkes løst, jf. kapitel

9 3.6 Oplysninger om entreprenørens egne forhold Sammen med tilbuddet vedlægges oplysninger om entreprenørens egne forhold: a) Erklæring om, at entreprenøren ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Rådets direktiv 2004/18/EF. b) Oplysning om entreprenørens finansielle og økonomiske forhold. c) Referenceliste over de betydeligste opgaver af tilsvarende karakter. d) Oplysning om entreprenørens organisering i brancheforening/ arbejdsgiverforening. ad a) Erklæring på tro og love, at entreprenøren ikke er eller er begæret under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation. Erklæring på tro og love, at entreprenøren ikke er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om hans faglige hæderlighed og at entreprenøren ikke, i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv, har begået alvorlige fejl, som de ordregivende myndigheder beviseligt har konstateret. Erklæring på tro og love, at entreprenøren ikke har uopfyldte forpligtelser med hensyn til betaling af sociale ydelser, skatter og afgifter i henhold til lovgivningen. ad b) Tilsagn fra pengeinstitut eller kautionsforsikringsinstitut om sikkerhedsstillelse. Oplysninger om omsætning, overskud og egenkapital fra de seneste 3 års regnskaber. Nystartede virksomheder fremsender tilgængelige regnskaber. ad c) Referenceliste over de betydeligste opgaver, der er gennemført i løbet af de sidste 3 år. Der skal angives beløb, kontraktperioder og kunder. For at tilgodese, at de bydende har forretningsmæssige forhold, de ikke ønsker at oplyse om, kan beløbene angives som gennemsnitlige beløb uden relation til kunder. ad d) Af tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers virksomhedsform, samt hvilke faglige medlemsskaber tilbudsgiver har i brancheforening og/eller arbejdsgiverforening. 3.7 Solidarisk hæftelse Såfremt kontrakten for en eller flere opgaver tildeles en sammenslutning af entreprenører, skal disse påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. 3.8 Oplysninger om entreprisens udførelse Sammen med tilbuddet vedlægges oplysninger om, hvordan entreprenøren har påtænkt at løse opgaven, herunder om der påtænkes benyttet underentreprenører. 9

10 Der skal gives oplysninger om systemet til indvejning og registrering af affaldsleverandørerne, jf. kapitel 2.3. samt oplysninger om omlastestationens adresse. Omlastestationen skal være placeret indenfor 20 km fra afkørsel 58 på E45. Der skal gives oplysninger om, hvilke faciliteter entreprenøren kan stille til rådighed for opgaven, jf. kapitel 2.4, herunder en skitse af omlastefaciliteterne med arealangivelse. Kopi af miljøgodkendelse eller tidsplan for dennes anskaffelse medsendes. 3.9 Kriterier for tildeling af ordre Tildelingskriteriet er laveste pris Kontraktperiode og indeksregulering Opgaven skal kunne påbegyndes den 1. marts 2015 og der vil blive indgået kontrakt gældende til den 28. februar Der gives Østdeponi option på at forlænge kontrakten ved skriftlig meddelelse inden 6 måneder før kontraktens ophør. Kontrakten kan forlænges med 2 år frem til den 28. februar 2019 eller med 1 år frem til 28. februar Forlænges kontrakten med 1 år, gives der Østdeponi option på at forlænge den yderligere 1 år, frem til den 28. februar Tilbudssummen og de tilbudte enhedspriser er faste frem til den 1. januar 2016, hvor der reguleres på baggrund af 3. kvartalsindekset for BYG6 fra Danmarks Statistik, delindeks: Materiel og maskiner. Herefter foretages en årlig indeksregulering. Basis for fremtidig regulering bliver indekset for 3. kvartal Sikkerhedsstillelse Som sikkerhed for, at entreprenøren kan opfylde sine kontraktlige forpligtelser overfor Østdeponi, skal entreprenøren stille sikkerhed i form af garanti fra bank eller kautionsforsikring. Garantibeløbet skal svare til 10 %, dog mindst kr , ekskl. moms, af den forventede omsætning det første kontraktår, beregnet af tilbudssummen. Garantien skal være udformet således, at summen kan udbetales til Østdeponi på anfordring og uden rettergang mod kvittering af Østdeponi, såfremt kontrakten efter Østdeponis skøn helt eller delvist er misligholdt af entreprenøren. Garantisummen anvendes til dækning af Østdeponis merudgifter i forbindelse med kontraktbrud, og indtil opgaven kan overdrages til anden side. Sikkerheden skal henstå i hele kontraktperioden og alle omkostninger forbundet med oprettelse og opretholdelse af sikkerhedsstillelsen afholdes af entreprenøren Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse skal den forurettede skriftligt anmode den anden part om at bringe misligholdelsen til ophør. Bringes misligholdelsen ikke til ophør inden for 10

11 en rimelig tidsfrist, kan den forurettede ophæve aftalen med 1 måneds varsel. Der tilkommer ham i så fald erstatning efter Dansk Rets almindelige erstatningsregler. Østdeponi betragter følgende, som misligholdelse; gentagne tilfælde af lemfældig omgang med det betroede materiel, tilsidesættelse af instruktioner, omlastestop der skyldes entreprenørens materiel, samt andre tilsvarende forhold. Endvidere kan Østdeponi ophæve aftalen i tilfælde af entreprenørens konkurs, straks der afsiges et konkursdekret. Østdeponi kan ikke påberåbe misligholdelse ved stop, der skyldes strejke, lockout, eller som vedtægtsmæssigt er besluttet af entreprenørens faglige organisation i forbindelse med strejke, lockout eller til opnåelse af andre faglige formål. Østdeponi har til gengæld ved denne form for stop ret til at lade omlastningen forestå af andre entreprenører Tvister Tvister mellem parterne, som ikke kan løses i mindelighed, vil blive løst ved voldgift efter Voldgiftslovens regler, med mindre parterne træffer anden aftale herom Kommunikation Al kommunikation mellem entreprenøren og Østdeponi skal foregå på dansk. Østdeponi skal kunne kontakte entreprenøren i weekenden. 11