Herefter overgik FS til præsentere, hvad Amgros ser som de væsentligste aktuelle udfordringer.

Transkript

1 Orienteringsmøde for lægemiddelleverandører Tirsdag den 19. maj 2015 fra kl. 12:30 16:00 Sted: Danske Regioner, Dampfærgevej 22, 2100 København Ø Deltagere: Fra Amgros: Adm. direktør Flemming Sonne (FS), udbudschef Dorthe Bartels (DBS), seniorspecialist Bente Dam (BDA), seniorspecialist Helle Pasgaard Rommelhoff (HPJ), specialist Trine Maria Roed (TMR), specialist Ismail Nayef Khdeir (INK), Seniorspecialist Lars Munck (LMU), projektleder Dan Schütz (DSC), m.fl. Annemette Skjøttgaard (AS), Afdelingsleder, Hospitalsapoteket Region Midtjylland Lene Stenbek (LS), Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland Repræsentanter for ca. 130 leverandører Dagsorden 1. Generel information fra Amgros v/ Flemming Sonne 2. Hvordan samarbejder regionernes Lægemiddelkomitésystem, hospitalsapoteker og de kliniske afdelinger om valg af lægemidler med fokus på rationel farmakoterapi? v/ Annemette Skjøttgaard, Afdelingsleder, Hospitalsapoteket Region Midtjylland og Lene Stenbek Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland 3. Restordrer og audit v/ Lars Munck og Ismail Nayef Khdeir 4. Leverandørportalen v/ Dan Schütz - Kaffepause - 5. Udvalgte emner for udbud 2016 v/ Bente Dam, Dorthe Bartels og Trine Maria Roed 6. Spørgsmål Dorthe Bartels (DBS) bød velkommen og orienterede om de forskellige typer leverandørmøder, som Amgros holder i løbet af året. DBS præsenterede dagens program og gav ordet til Flemming Sonne (FS). Ad. 1 Generel information fra Amgros v. Flemming Sonne (FS) FS orienterede kort om Amgros organisation og de forskellige grene, som Amgros består af. Amgros har fået ny bestyrelse i 2014 med mange nye medlemmer herunder ny bestyrelsesformand, som nu er Sophie Hæstorp Andersen. For så vidt angår sygehusapotekerlandskabet er der ikke sket de store ændringer i det forgangne år. Der er ét sygehusapotek i 4 af regionerne, den 5. region har organiseret sig med flere sygehusapoteker. Størrelsen på sygehusapotekerne spænder bredt, og derfor skal sygehusapotekerne også tilgås forskelligt. FS orienterede om nøgletallene for udviklingen på det danske lægemiddelmarked. De 25 dyreste lægemidler udgør en stor del af omsætningen, i alt cirka 3,4 milliarder DKK i De nye lægemidler har mange gode egenskaber, men det er også en bekymring, at de er så dyre, at de driver en så stor del af væksten i den samlede omsætning. De biologiske lægemidler og lægemidler til behandling af cancer er nogle af de områder, hvor der er en kraftig omkostningsvækst, og hvor der er mange nye lægemidler. Væksten drives også af et stigende forbrug. Herefter overgik FS til præsentere, hvad Amgros ser som de væsentligste aktuelle udfordringer. En af de væsentligste aktuelle udfordringer er, at der kommer mange rigtig gode nye lægemidler på markedet, og at priserne på de nye medicinske behandlinger fortsat er stigende. Udviklingen ses også i KRIS og RADS, som forholder sig til mange nye lægemidler. Ofte stiger forbruget af et lægemiddel, efter det har været behandlet i RADS regi. 1

2 Ses der på den samlede lægemiddelomsætning i fremtiden, skønnes omkostningerne at fortsætte med at stige. Skønnet tidligere for året 2015 var en samlet omsætning på 7,9 milliarder DKK. Med Amgros nuværende forecast ligger forventningen dog allerede i størrelsen 8,1 8,5 milliarder DKK for For 2016 skønnes den samlede omsætning at ligge i spændet 9 10 milliarder DKK. Et af de største usikkerhedsmomenter er i hvilket omfang, der kommer nye produkter på markedet, og i hvilken udstrækning regionerne ibrugtager biosimilære præparater. FS præsenterede en oversigt over vækstraterne i Amgros omsætning. FS omtalte, at det er en udfordring at få ønsket om kvalitet til at hænge sammen med økonomien. De overvejelser om midler til at skabe en bedre sammenhæng følger tre spor, som handler om logistik, faglighed i form af lægemiddelvalget og endelig behandlings- og kvalitetsniveauet. Nogle af de tiltag, som Amgros ser på, er blandt andet at samarbejde tættere med de andre nordiske myndigheder omkring nordiske lægemidler. Ser man på det nordiske lægemiddelmarked, er organiseringen i Danmark dog mere simpel end i andre nordiske lande, og der er stor forskel i lægemidlernes udleveringsstatus alt efter, hvilket land der er tale om. Amgros undersøger også, hvordan tingene gøres i andre lande i EU. FS orienterede om kommende patentudløb, som følges tæt af Amgros. Særligt på de biologiske lægemidler, som har stor omsætning, forventes der øget konkurrence. Amgros ser det som vigtigt, at der er et marked med biosimilære præparater som et alternativ. FS gik herefter over til at tale om de spørgsmål, der melder sig for fremtiden. En af udfordringerne bliver, hvordan sundhedsvæsnet kommer til at se ud i fremtiden. Forventningen er, at der kommer kortere og færre indlæggelser. I Amgros skal der tages højde for den betydning, som det får for hele organiseringen af lægemiddelforsyningen. Det er også en udfordring at få løst problemstillingen om, hvordan vi får råd til de nye behandlinger. Endelig er der snart valg, derfor er der lidt stilstand p.t. omkring regionerne. Afslutningsvist nævnte FS en række øvrige fokusområder i Amgros, herunder indkøb på andre områder end lægemidler, fortsat udvikling af RADS sekretariatet, øget fokus på logistik og restordrer og udvikling af klar til brug lægemidler. Herudover vil der være øget fokus på monitorering og opfølgning på tværs af landet og på Amgros samarbejde med regioner, sygehusapoteker og ikke mindst leverandørerne, som er en meget vigtig samarbejdsparter for Amgros. Det er i begge parters interesse, at samarbejdet er så tæt som muligt. FS pointerede, at der er meget stor fokus på økonomi, det er langt det væsentligste fokusområde. Alle gode ideer fra leverandørerne til at bringe omkostningerne ned modtages gerne af Amgros. Herefter overgik FS til spørgsmål fra salen. Det blev kommenteret, at når der er øget produktivitetskrav til regionerne og screeningskrav på nationalt niveau, medfører det også, at der kommer flere patienter igennem systemet. Det er også en af grundene til, at den samlede omkostning til lægemidler stiger. FS erklærede sig enig, men bemærkede, at et øget forbrug og kvalitet desværre ikke altid følges ad. Der var ikke flere spørgsmål. Ad. 2 Hvordan samarbejder regionernes Lægemiddelkomitésystem, hospitalsapoteker og de kliniske afdelinger om valg af lægemidler med fokus på rationel farmakoterapi? v/ Annemette Skjøttgaard (AS), Afdelingsleder, Hospitalsapoteket Region Midtjylland og Lene Stenbek (LS), Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland Lene Stenbek (LS), Farmaceutisk chef Logistik og Klinisk Farmaci, Sygehusapoteket Region Sjælland lagde ud med et oplæg, der centrerede sig om baggrunden for det konkrete lægemiddelvalg til hver enkelt patient. LS gennemgik lægemiddelkomitesystemet, dets organisation og sammensætning. Der er én regional lægemiddelkomite med medlemmer. Komiteen afgør lægemiddelvalget ud fra en samlet vurdering af effekt, sikkerhed og pris på en evidensbaseret tilgang. Komiteernes medlemmer er sammensat for at skabe sammenhæng og sikkerhed i medicinering på tværs af sektorer i regionen. De vigtigste 2

3 samarbejdspartnere er; Danske Regioner/RADS, Sundhedsstyrelsen, de lægefaglige selskaber, regionens primærsektor, der varetager primærsektorens interesser og sygehusapotekerne. RADS og KRIS leverer input til den regionale lægemiddelkomite, og det samme gør andre nationale behandlingsvejledninger. Specialistgrupperne gennemgår baggrundsmaterialet, behandler dem og tager stilling til dem i en lokal kontekst. Der kan for eksempel være problemer i forhold til overgang til en ny behandlingsvejledning. Når lægemiddelkomiteen udarbejder rekommandationer, så går man i lægemiddelkomiteen fra over varenumre til cirka varenumre som led i lægemiddeludvælgelsesprocessen. Lægemiddelvalget fra lægemiddelkomiteen til patient går gennem en række faser: specialistgrupperne laver indstillinger, Lægemiddelkomiteen rekommanderer, og lægemiddelvalget føres videre til de elektroniske patientjournaler. Endelig er opfølgning på forbrugsmønstre og monitorering også en del af lægemiddelkomiteernes arbejde. LS eksemplificerede de input, som komiteerne får fra RADS og KRIS. Alene i 2014 er der kommet 7 nye behandlingsvejledninger og 22 opdateringer til eksisterende behandlingsvejledninger fra RADS. Fra KRIS er der blevet anbefalet 11 nye lægemidler i Specialistgrupperne udarbejder forslag til lægemiddelrekommandationer og laver sagsfremstillinger til lægemiddelkomiteens godkendelse. De forholder sig også til og kommenterer på forbrugsmønstre. Herudover giver lægemiddelkomiteerne også input til de sundhedsfaglige råd og udarbejder og vedligeholder en række vejledninger omkring medicinering. For eksempel lægemiddelordination, medicingennemgang mv., det vil sige arbejdsgangene omkring patientens medicinering. Afslutningsvist præsenterede LS en slide med komiteernes kontaktoplysninger. Annemette Skjøttgaard (AS) fik herefter ordet. AS er afdelingsleder i Region Midtjyllands regionalhospital (det samme som et sygehusapotek) og har ansvar for indkøbsfunktionen ved indkøbsafdelingen. Fokus i hendes oplæg var på klinisk farmaci. Begrebet er ikke nyt, men begrebets indhold har ændret sig, og det fylder stadigt mere. Fokus flytter sig med tiden og handler nu meget om kvalitet og sikkerhed, økonomi og utilsigtede hændelser. Klinisk farmaci indgår på 3 niveauer; ledelsesniveauet, afdelingsniveauet og endelig patientniveauet, hvor farmakologer og farmaceuter er med til ordinere medicin til den enkelte patient. AS fortalte om forståelsen på afdelingsniveauet, som blandt andet indebærer tilstedeværelse i medicinrummet, overvågning af forbrug og håndtering af restordrer i samarbejde med Amgros. AS uddybede herefter sammenhængen mellem afdelingernes standardsortiment, varekataloget og rekommandationerne. Varekataloget bliver brugt som udgangspunkt for rekommandationer på nationalt og regionalt niveau. Afdelingens standardsortiment er for størstedelens vedkommende fra rekommandationerne, men der er også lægemidler fra varekataloget, som er med i standardsortimentet, og som ikke er med i rekommandationerne. I forhold til de oplysninger om lægemidlerne, som lægges ind i EPJ, fortalte AS, at lægen har fri ordinationsret, men at det typiske er, at der ordineres ud fra afdelingens standardsortiment. AS opfordrede afslutningsvist til, at leverandørerne i større omfang fortalte sygehusapotekerne, når der var nyt om lægemidlerne af relevans for SPC, og når de havde været på besøg på en afdeling. Henvendelsen må meget gerne være på og skal helst angive, hvad henvendelsen primært har relevans for. For eksempel logistik eller klinisk farmaci ude på afdelingerne eller forhold, der er relevante for produktionen på sygehusapotekerne af egne produkter og færdigtilberedning, for eksempel holdbarhed, densiteter, og lign. LS og AS overgik herefter til spørgsmål fra salen. Der blev spurgt ind til, om der er et centralt sted, hvor leverandørerne kan rapportere SPC relevante oplysninger til sygehusapotekerne. DBS forklarede, at det ikke er en mulighed p.t., men at det er en rigtig god ide. 3

4 Der blev også spurgt til, hvordan der monitoreres i Region Midtjylland. Hertil blev det svaret, at man nogle gange monitorerer på afdelingsniveau, men at der i stigende grad er tale om monitoreringsrapporter på regionalt niveau. I Region Midtjylland monitoreres i øvrigt ved at binde refusionsmodellen op omkring de regionale og nationale rekommandationer. Der var et ønske om at høre, hvilke lægemiddeloplysninger der bliver lagt ind i EPJ. Det blev oplyst, at man i Region Midtjylland ser lægemiddelnavnet, men man kan søge på det generiske navn, hvorved man får vist en række lægemidler. Desuden kan man se, om lægemidlet er rekommanderet, og om det er en del af standardsortimentet. LS oplyste, at det skal være lægefagligt vurderet og signeret, for at man kan fravige det, der en del af standardsortimentet og rekommanderet i Region Sjælland. Endelig var der en drøftelse af samarbejdet med Sundhedsstyrelsen omkring stabilitetsdata, hvor flere udtrykte ønske om, at dialogen med Sundhedsstyrelsen blev bedre, og at Sundhedsstyrelsen i højere grad godkender data, som allerede er accepteret i udlandet. DBS kommenterede, at det også er udfordringer omkring IT-løsninger, der spiller ind. Ad. 3 Restordrer og audit v/ Lars Munck og Ismail Nayef Khdeir Lars Munck (LMU) indledte sit oplæg med at fortælle, at han med oplægget gerne vil vise de problemer, Amgros står overfor i forhold til restordrer, og de initiativer der er sat i gang for at imødegå restordreproblematikkerne. Siden august 2014 har der i gennemsnit være over 100 varenumre pr. uge, som ikke bliver leveret og i nogle perioder op over 180 varenumre i restordre. På ordrelinjeniveau (ca i alt) kommer 94% af de bestilte lægemidler til tiden, 5% bliver leveret op til 14 dage for sent, og endelig leveres 1% mere end 14 dage for sent hver måned. LMU fortalte, at restordrerne udgør en stor logistisk udfordring. Det kræver meget dialog, for at Amgros kan følge hver restordresituation, og for at Amgros kan informere sygehusapotekerne og afdelingerne om, hvilken medicin der er til rådighed og grunden til, at noget medicin ikke kan leveres. Amgros skal også finde alternative forsyninger, og nogle gange er det nødvendigt at importere erstatningslægemidler fra andre lande, som kræver, at der først søges om udleveringstilladelse fra Sundhedsstyrelsen. Herudover skal der laves nye vejledninger for at sikre, at der ikke sker utilsigtede hændelser og skift af varenumre i hele logistikkædens IT-systemer, hver gang en anden vare anvendes. LMU illustrerede den aktuelle restordresituation ved at vise en liste over de 34 leverandører, som har restordrer per 15. maj Herefter var der en række spørgsmål fra salen. Flere efterspurgte muligheder for at kommunikere bedre elektronisk med Amgros. Det blev oplyst, at det var noget, som Amgros ville kom ind på senere på leverandørmødet. Der blev spurgt, hvorfor oplysningerne skal komme direkte fra leverandøren i stedet for grossisterne. LMU svarede, at eftersom det er leverandørerne, som Amgros indgår kontrakt med, er det hos leverandørerne, at Amgros efterspørger de vigtige oplysninger om restordrer. En af de tilstedeværende grossister oplyste, at de har et godt samarbejde med Amgros, og at de deler oplysninger i videst mulig udstrækning. Der blev spurgt ind til, om ikke leveringsikkerhed kan udgøre en del af udbudskriterierne. LMU oplyste, at det overvejes. FS oplyste, at årsagerne til restordrer er forskelligartede, og at alle typer af lægemiddelvirksomheder oplever restordrer (både originalproducenter, generiske producenter og parallelimportører). Problemerne kan desuden opstå både i og uden for Danmark. Amgros forsøger at forbedre resultaterne ved at forbedre informationsniveauet og ved at opfordre leverandørerne til at arbejde tættere sammen med Amgros om at løse restordreproblemerne. FS nævnte også, at selvom de danske leverandører først får oplysninger sent fra deres eget bagland, er det vigtigt, at de videregiver oplysningerne til Amgros så hurtigt som muligt. LMU kom herefter med en række forbedringsforslag til leverandørerne: 1. Leverandøren skal sikre et tilstrækkeligt lagerniveau, så alle varer kan leveres. 4

5 2. Hvis der opstår restordrer, vil Amgros gerne have tidlig og pålidelig information om restordrer. Leverandøren skal oplyse, hvornår restordren starter og slutter, og hvad årsagen til restordren er. Når Amgros ikke har oplysninger om sluttidspunktet af restordren, er det svært at have en effektiv forsyning. 3. LMU opfordrede til, at forslag til forbedringer omkring de daglige ordrer sendes per til enten eller Herefter overgik LMU til at præsentere to nye initiativer fra Amgros side. Det første initiativ er et nyt værktøj på Leverandørportalen, som blandt andet giver hver leverandør overblik over de varer, som leverandøren har i aktuel restordre. Leverandøren får hermed et forbedret overblik over sine restordrer og mulighed for at forbedre dialogen med Amgros. Det næste initiativ er forbedrede estimater. Sammen med sygehusapotekerne prøver Amgros at sikre, at afvigelser i forbrug i forhold til udmeldte estimater løbende ajourføres, og at leverandørerne får reviderede estimater per fra Amgros i løbet af kontraktperioden. LMU pointerede, at de reviderede estimater, der sendes ud, er for det salg, der allerede har været lagt sammen med det forventede forbrug i restløbetiden af kontrakten. Amgros håber, at initiativerne vil sikrer et bedre flow i restordresituationen og bedre dialog med leverandørerne. Afslutningsvist efterlyste LMU en bedre kommunikation omkring lukkedage. Amgros vil meget gerne modtage information om lukkedage i et standardformat, som indeholder oplysninger om: Leverandørens navn/produkt: x Seneste ordretidspunkt: x Leveringsdato: x Senere ordre leveres: x Evt. bemærkninger: x. LMU s præsentation bliver lagt ud på Leverandørportalen med et Excel ark, der kan anvendes af leverandørerne til at rapportere lukkedage. På Leverandørportalen står der også, hvornår de enkelte sygehusapoteker er lukket. Det er vigtigt at understrege, at selvom en leverandør meddeler Amgros en lukkeperiode, så løser det ikke leverandøren fra dennes ansvar i henhold til rammekontrakten til at levere inden for tre hverdage. Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at der enten ikke er lukket i mere end tre hverdage og/eller at sørge for et nødberedskab. Ad. 4 Leverandørportalen v/ Dan Schütz (DSC) Dan Schütz (DSC) orienterede efter pausen om Leverandørrummet, som er leverandørens egne e-sider, og som vedrører leverandørens egne varer og tilbud. Mine firmasider er en leverandørspecifik portal for hver enkelt leverandør. Amgros publicerer her orienteringsskrivelser og de rammeaftaler, der indgås med Amgros. Amgros vil i fremtiden ikke længere kræve fysisk underskrift fra leverandøren på rammekontrakten. Også aftaler om forlængelser og de tilbud, som leverandøren har afgivet til Amgros de seneste 12 måneder, lægges her. Det er kun det senest afgivne tilbud på hvert udbudsnummer, der kan ses. Det er også her, at leverandørens stregkodeinformationer skal oplyses. Endelig findes der informationer om restordrer på udestående Amgros ordrer, hvor leverandøren også elektronisk kan sende informationer om restordrer til Amgros. DS gennemgik en række skærmbilleder fra Leverandørportalen. Når leverandøren har indtastet informationer om restordrer, så kvalitetstjekkes de af Amgros Kundeservice, inden de godkendes som en oplysning inde på Leverandørportalen. For forventede restordrer har leverandøren mulighed for at sende s direkte via portalen. Der blev spurgt til og svaret bekræftende på, at leverandøren bliver adviseret hver gang, Amgros uploader nye dokumenter på Mine firmasider. Der blev spurgt til, om det er alle varer, som leverandøren har, der vises, eller om det kun er de varer, hvor leverandøren har kontrakt med Amgros, hvortil det blev svaret, at det kun er de varer, som 5

6 leverandøren har kontrakt med Amgros på. Ordretildelingen og kontrakten ligger på hjemmesiden, så længe kontrakten er gældende. Der blev spurgt til, hvornår tilbud bliver vist på leverandørens sider. Der blev svaret, at det sker, når Amgros har færdigbehandlet leverandørens tilbud. Der blev spurgt ind til, om der kan gives login til særlige dele af leverandørens sider. Hertil blev der svaret benægtende, alle personer med login har adgang til at se alle leverandørens oplysninger. Der var herefter en drøftelse af, hvad man kan se vedrørende restordrerne. Der blev spurgt, om det er muligt at se, hvor i landet restordren er opstået, hvortil der blev svaret, at det kan man ikke. Man kan også kun se, om ordren er i rest eller ej. Man kan ikke se servicegraden. Det er først, når varen er leveret, at varen bliver fjernet fra restordreoversigten. Der blev spurgt, hvornår den nye løsning træder i kraft, hvortil der blev svaret, at det sker den 29. maj Ad. 3 Restordrer og audit v/ Lars Munck og Ismail Nayef Khdeir Herefter fortsatte leverandørmødet med anden halvdel af 3. punkt på dagsordenen: Lageraudit ved Ismail Khdeir (INK). Amgros lavede det første lageraudit tilbage i 2012 for at sikre leveringsforsyningen til sygehusapotekerne. Amgros ser blandt andet på de lægemidler, der er i restordre allerede fra indkøbsperiodens start. Et af formålene med lageraudit er netop at sikre, at lageret opbygges til indkøbsperiodens start, fordi restordrer ved indkøbsperiodens start er forbundet med stort ressourcespild, især på kritiske lægemidler. Hvis der ikke kan findes et erstatningsprodukt på det danske marked, så kan Amgros købe IRS-lægemidler fra udlandet, som ofte er meget dyrere. Det betyder, at restordreerstatningen kan blive dyr for leverandøren. INK gjorde opmærksom på kravet om lageropbygning inden indkøbsperiodens start, og at lageret i den første måned kun må reduceres med det faktiske antal købte lægemidler. For resten af perioden gælder, at der skal være et passende lager. I nogle kontrakter står der en specifik lagerstørrelse. Kravene til lager står i pkt. 6 i rammekontrakten. Herefter orienterede INK om, hvad det betyder, når Amgros laver audit i form af brevaudit eller fysisk audit. Om brevaudit: De udbudsansvarlige og Amgros Kundeservice ser på, hvilke lægemidler der kunne være interessante at tjekke lagerstatus for. Leverandøren har efter henvendelsen fra Amgros 7-10 dage til at indsende dokumentation for lager. Hvis leverandøren har lageraftaler med grossister, er det også kopi af lagerstatus fra grossisten, man skal sende til Amgros. Dokumentation for eget lager og grossistens lager skal trækkes samme dag. Hvis lægemidlerne har en restholdbarhed på under 12 måneder, så må varerne ikke tælles med. Om fysisk audit: Amgros sender et brev om, hvornår Amgros kommer på audit og beder om at oplyse, hvor lageret er beliggende. Der vil komme 1-2 personer fra Amgros, og en audit tager typisk 1-2 timer. Amgros beder om en liste over, hvor varerne ligger på lageret og har herudover en generel dialog om lageret. INK informerede om resultatet af Amgros lageraudit Amgros så nærmere på 30 lægemidler hos 12 leverandører. 17 ud af 30 lægemidler (57 %) overholdt ikke kravet om 3 måneders lager ved indkøbsperiodens start. Af de lægemidler, som ikke overholdt kravet om 3 måneders lager, opfyldte 14 lægemidler (82 %) mindre end 40 % af lagerkravet. Af de auditerede lægemidler gik 30 % i restordre ved indkøbsperiodens start 1. april Der blev spurgt ind til kriterierne for udvælgelse til audit. Hertil blev det svaret, at Amgros blandt andet ser på, om der ved indkøbsperiodens start sker et leverandørskifte. Desuden ses på, om der er nogle leverandører, som har en historik med restordrer, og om der er tale om kritiske lægemidler, det vil sige sygehusforbeholdt medicin med én leverandør på markedet, hvor Amgros i en potentiel restordresituation vil få svært ved at skaffe et erstatningsprodukt. 6

7 Der blev af flere spurgt ind til forbrugsestimaterne i forhold til lagerkrav. Hertil blev der svaret, at der er plads til forbedringer i forbrugsestimaterne, det er derfor Amgros har iværksat projekter med at udsende estimater løbende i indkøbsperioden. DBS oplyste, at Amgros har undersøgt, om unøjagtige forbrugsestimater kan være en årsag til restordrer, men at det ikke ser ud til at være tilfældet. På ny lancerede lægemidler er det ikke sikkert, at der er specifikt lagerkrav i rammekontrakten, fordi det konkrete forbrug endnu ikke er kendt. Det kan ændre sig i løbet af indkøbsperioden. Der blev spurgt til konsekvenserne af, at lagerkravene ikke overholdes. Hertil blev svaret, at manglende overholdelse af lagerkravet kan udgøre en væsentligt misligholdelse, som i yderste konsekvens kan føre til ophævelse af kontrakten. FS indskød her, at når Amgros stiller krav om 3 måneders lager, så er det fordi Amgros har vurderet, at der er behov for et lager på netop den størrelse. Man skal som leverandør tænke på lagerkravet, når man overvejer, om man skal byde på en kontrakt. Det blev fra salen kommenteret, at hvis man som leverandør opbygger 3 måneders lager, og Amgros ikke aftager noget af lageret, så har leverandøren et problem. Kommentaren blev taget til efterretning. Ad. 5 Udvalgte emner for udbud 2016 v/ Bente Dam, Dorthe Bartels og Trine Maria Roed DBS, BDA og TMR gennemgik udvalgte emner vedrørende Amgros udbud, som leverandørerne skal være opmærksomme på. Bente Dam (BDA) indledte med at fortælle om ændringer i standard udbudsmaterialet. Rammekontrakten er blevet inddelt i punkter, og Amgros har forsøgt at gøre sproget mere forståeligt. Der er også blevet indført mulighed for en præaftaleperiode og en postaftaleperiode. Hvis begge parter er interesseret i at starte tidligere, eller at der leveres længere end indkøbsperioden, så er der nu mulighed for, at parterne kan have en dialog omkring det. Ændringer til stregkoder skal registreres af leverandørerne selv på Leverandørportalen. BDA orienterede om, at Amgros arbejder med flere nye virkemidler i form af specialtilrettede udbudsmaterialer. Jo lavere prisen for et lægemiddel er, jo sværere er det også at fastholde leverandører på markedet. Hvis der kun er én kontrakt med lav pris, forsvinder konkurrenterne nogle gange fra markedet, fordi det ikke er interessant at blive på markedet. Amgros vil gerne optimere betingelserne for de leverandører, som leverer til de danske sygehuse. Derfor undersøger Amgros, hvordan Amgros kan medvirke til at sikre, at Danmark er et interessant land at afgive tilbud i, og hvordan restordresituationer kan formindskes. Nogle af virkemidlerne er at afholde udbud med to vindere. I andre tilfælde prøver Amgros at medvirke til at opbygge større lagre af særligt kritiske lægemidler. Til eksempel er der nu for 20 udvalgte cytostatika lægemidler 8 ugers lager. Der blev spurgt ind til, om ikke fastmængdeudbud på modne lægemidler kunne være en fordel. BDA svarede, at det er noget, som Amgros også kigger på. Det blev også kommenteret, at fastmængdeforpligtelserne bør udgøre hovedparten af estimatet, og at med bedre estimater/et fikseret købsforbrug for de modne produkter, så kan leverandørerne også give meget bedre priser. FS svarede hertil, at forbruget over tid påvirkes af mange forhold i markedet, eksempelvis ændrede guidelines. DBS indskød, at mængden af lægemiddeludbuddene gør, at Amgros ikke kan behandle alle lægemidlerne individuelt. Amgros forsøger at gruppere lægemidlerne og anlægge en differentieret tilgang alt efter markedsforholdene på det konkrete marked. Amgros er opmærksom på, at problemet ofte er generelt/globalt, men vil gerne have afdækket, i hvilken udstrækning forholdene kan påvirkes via lokale initiativer. Et andet forsøg er at anvende maksimalpris på erstatningsprodukter. For primærsektorprodukterne overvejer Amgros at lave længere kontrakter. BDA nævnte, at Amgros herudover også ser på nye behov ude på sygehusene og kører et pilotprojekt med dosisdispenseringsmaskiner samt ser på klar til brug lægemidler og automatiserede tilberedninger/og andre nye løsninger, som kan påvirke Amgros udbud. Herefter gennemgik BDA udbudsforløbet for standardudbuddene Amgros arbejder på at publicere de fleste udbud inden sommerferien. Hvis Amgros publicerer senere, så tilstræber Amgros at give en længere tilbudsfrist, som så vidt muligt ligger efter sommerferien. Derudover vil der ikke blive publiceret nye udbud fra 26. juni til 10. august Amgros tilstræber at give leverandørerne længst mulig 7

8 tilbudsfrist, men andre omstændigheder for eksempel RADS arbejdsprocesser gør, at udbuddene kan komme løbende over hele året. Markedsføringstilladelsen skal være på plads inden 30. september 2015, hvis lægemidlet ikke er i taksten på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. BDA gjorde opmærksom på fristen for priser i Medicinpriser.dk, som er er den 29. februar Orienteringsskrivelser påbegyndes udsendt i oktober måned. Amgros tilstræber, at der er 5 måneder til lageropbygning. Hertil blev det kommenteret, at nogle leverandører har længere leadtime. DBS svarede, at det i så fald er vigtigt, at Amgros bliver informeret herom hurtigst muligt. I rammekontrakten er der en kontraktforlængelsesmulighed. Amgros vil gerne have information, inden fristen for kontraktforlængelse er udløbet, hvis leverandøren er ny på markedet eller har et nyt attraktivt produkt, eller hvis leverandøren allerede har en kontrakt og ved, at man ikke kan levere i forlængelsesperioden. Der blev spurgt ind til mulighederne for at blive adviseret i god tid, når der kommer udbud, som ikke følger Amgros normale udbuds årshjul. Hertil blev det oplyst, at Amgros gør sit bedste for at informere bedst muligt og tidligst muligt. Kontraktforlængelser bliver varslet med 6 måneder. Herefter tog Trine Maria Roed (TMR) ordet og holdt et oplæg om processen, når leverandører ønsker at overdrage rammekontrakter med Amgros til en anden leverandør. Betingelserne for overdragelse er kort beskrevet i pkt. 16 i rammekontrakten. Det er vigtigt, at leverandørerne giver Amgros besked hurtigst muligt om en nødvendig overdragelse. Under Nyheder og ofte stillede spørgsmål på Leverandørportalen, ligger der et notat om overdragelse af rammekontrakter, som man som leverandør bør læse, inden man kontakter Amgros om overdragelsen. Alle de oplysninger, som skal indsendes til Amgros, står i varelisten, der er et tillæg til rammekontrakten. TMR orienterede om de dokumenter og oplysninger, man som leverandør skal vedlægge og som blandt andet er: 39 tilladelse (engrosforhandlertilladelse udstedt af Sundhedsstyrelsen). Gensidigt underskrevet dokument hvor det fremgår, at overdragelsen er godkendt af begge leverandører. Det skal fremgå, hvornår overdragelsen træder i kraft. Tro og loveerklæring fra den nye leverandør om gæld til det offentlige fra det nye firma. Begrundelse for den ønskede overdragelse af kontrakten. Firmanavn adresse mv. og adresse på den nye leverandør. Varen og den nye leverandør skal være i Medicinpriser.dk (Amgros kan ikke overdrage produktet til et firma, som ikke er i Medicinpriser.dk). Ændring af varenummer, distributør eller lignende. Som regel sker der for eksempel pakningsændringer, som er vigtige at få oplyst om til Amgros. TMR oplyste, at oplysningerne skal indsendes så tidligt som muligt, og helst en måned til 14 dage inden overdragelsen skal træde i kraft. Send også gerne mest mulig information i så god tid, som det overhovedet er muligt. Det blev kommenteret, at leverandørens repræsentanter ikke altid har viden om en overdragelse før sent i overdragelsesforløbet. Der blev endelig spurgt, om Amgros ser overdragelser til en konkurrent ved restordrer. DBS oplyste, at det Amgros oplever mest er, at leverandøren i restordresituationer selv afsøger markedet og oplyser Amgros om, hvor Amgros kan købe en erstatningsvare. I de tilfælde er der ikke tale om, at leverandøren overdrager sin rammekontrakt med Amgros. Ad. 6 Spørgsmål Der var i programmet sat tid af til yderligere spørgsmål fra leverandørerne. De fleste spørgsmål var blevet stillet i løbet af mødet, så DBS afsluttede mødet med at sige, at Amgros rigtig gerne vil gøre det bedre, men har brug for leverandørernes input. Det er et fælles ansvar, at vores systemer optimeres mest muligt, af hensyn til patienterne. 8