Ledoc. Version 2.3 JM. Grundopsætning og drift af system

Transkript

1 Ledoc Grundopsætning og drift af system

2 Velkommen til Ledoc Denne brugervejledning finder du under <DOKUMENT><STANDARDDOKUMENTER> Indtast brugernavn og Password. Dit brugernavn er: Dit kodeord er: Den første side du kommer til, giver dig mulighed for at stifte bekendtskab til skærmbilleder, regler og betjeningsknapper Vi anbefaler at du læser: Velkommen til Ledoc 2008 I motorrummet starter opsætning af din virksomhed, du vil i de efterfølgende sider blive ført igennem opsætning af Ledoc Du vil ved oprettelse af LEDOC og indtastning af data, få behov for: Data på medarbejdere: navn, titel, arbejdsmobil og - , evt. personlige oplysninger som adresse, telefon, , osv. Data på funktioner (steder hvor der opbevares udstyr der skal efterses) som værksted, kontor, skurvogne, servicebiler, f.eks. hvem er ansvarlig for bilen, bilens evt. kaldenavn eller registreringsnummer, skurvogne osv. Data på de leverandører, hvor du køber godkendt el-materiel Oversigt over de lov og myndighedskrav du har i virksomheden, (Stærkstrømsbekendtgørelse, bygningsreglement osv.) Lister over det udstyr der skal registreres og styres i LEDOC

3 Grundopsætning af virksomhed medarbejdere Du kan få hjælp ved at trykke på Opret medarbejdere, vælg mellem fuld oprettelse eller alene indtastning af navn og fastsættelse af rolle. Hvis du ikke vælger fuld oprettelse kan du efterfølgende gå til menuen hvor du kan indtaste alle oplysninger ved at trykke på det blå element. Indtast manglende oplysninger på medarbejdere. Titel synlig i oversigt Telefon synlig i oversigt Du skal afgøre og bede systemet sende SMS og eller mail til medarbejderen når der skal foretages eftersyn. Brugernavn og kodeord (kan ændres) Når oplysninger indtastet så husk at gemme! Du skal tildele rettigheder til systemet. (jo længere til højre jo flere rettigheder) Bemærk at der kan være overordnede begrænsninger nedarvet fra valg af rolle. Når du har oprettet alle medarbejdere, får du som standard præsenteret på denne måde. Du kan opnå flere detaljer på alle ved at trykke på Du kan opnå flere detaljer på en enkelt medarbejder ved at trykke på det grønne element Du kan tilføje og rette data ved at trykke på det blå element Du kan slette en medarbejder ved at trykke på det røde element Du kan tildele kompetenceprofil og ændre status aktiv/pasiv på en medarbejder ved at trykke på det gule element

4 Grundopsætning af virksomhed kompetencemix Her oprettes kompetencemix der passer til de arbejdsområder du beskæftiger dig med. Indtast sigende navn Husk at gemme når du er færdig Herefter vælges de områder der er relevant for virksomheden, husk at gemme når du er færdig! Hvis du vil se resultatet af dine anstrengelser så tryk på det grønne element, så får du denne visning Du skal nu tildele et kompetencemix til dine medarbejdere, tryk på det gule element ved den medarbejder der skal tildeles kompetencemix. Rullefelt Kompetencemix indeholder de mix der er til rådighed, vælg det du ønsker for medarbejderen. Her sættes en medarbejder aktiv eller på pause, (f.eks ved længere fravær) Du kan ændre den foreslåede termin for vurdering..

5 Grundopsætning af virksomhed Struktur Her oprettes funktioner, hvor der ligger udstyr og værktøjer o.a. der skal efterses med faste terminer. Oprette afdelinger Oprette servicevogne, lager, værksted m.m. Når et passende antal funktioner og afdelinger er oprettet, indtastes supplerende data. Ved at trykke på det blå element ved en enhed eller afdeling vil indtastningsboksen komme frem Her indtastes navn på enhed Her vælges hvem der skal være ansvarlig for funktion og det værktøj udstyr m.m. der senere bliver lagt i den. Her ændres placering Her er det muligt at flytte sortere/flytte funktionen.

6 Grundopsætning af virksomhed Leverandør Her oprettes leverandører. Vælg mellem hel eller delvis oprettelse. Når alle leverandører er oprettet, tryk på det blå element. Indtast resterende oplysninger om leverandøren. Husk at gemme indtastninger Her oprettes mix for vurdering af leverandører. Indtast sigende navn Herefter vælges de områder der er relevant for virksomheden. I rullefeltet kan du vælge det mix du ønsker. Her kan du gøre en leverandør aktiv eller sætte ham på pause.

7 Grundopsætning af virksomhed Dokumenter Her oprettes virksomhedens styringsinteressante dokumenter. Lov og myndighedskrav. Vælg kategori. Indtast navn på dokument. ID nummer hvis flere af samme dokument. Hvor bor dokumentet Hvor ligger dokumentet Link til en hjemmeside, indtaste Her finder du det dokument du vil uploade, dokumentet er herefter tilgængeligt for systemet. Se detaljer om alle dokumenter. Se detaljer om et dokument. Af oversigten fremgår det om dokument er uploadet. Her ser du de standard dokumenter Lekon har oprettet. Lekon vedligeholder disse dokumenter og tilbyder flere efterhånden som vi finder relevante dokumenter. Gå til dokument (tryk) Her vælger du de dokumenter du ikke ønsker at se i standard dokumenter. Fjern dokument fra oversigten (tryk rød) Vis på oversigt over standard dokumenter Når der bliver offentliggjort nye dokumenter på standard dokument listen, skal de efterfølgende fjernes, hvis de ikke har din interesse.

8 Grundopsætning af virksomhed Udstyr Her oprettes det udstyr der ønskes styret og det der skal efterses med faste terminer. Vælg kategori. Indtast navn på udstyr. ID nummer hvis flere af samme udstyr Hvor bor udstyret Hvor ligger udstyret Må udstyr lånes ud eller ligger det fast i f.eks. en servicevogn Her får du en oversigt over udstyr der er tilgængeligt i virksomheden, det er muligt at se flere detaljer ved at trykke på det grønne element. Udstyr der kan udlånes er markeret med. Markering indikerer at udstyr er udlånt Det er muligt at hæfte et dokument til et stykke udstyr, dette gøres ved at oprette dokumentet i dokumentmodulet og efterfølgende linke til det ved at trykke på dokument ikonet. Herefter vil det være muligt at vælge det rette dokument.

9 Administration af system Parametre Her er det muligt at oprette kategorier og kriterier som er særlige for virksomheden, de vil indgå i bruttolisten hvorfra man vælger sit mix, udstyr eller dokumentkategorier. Ved at påvirke knappens øverste halvdel oprettes, ved at påvirke nederste kan der rettes i eksisterende. Her er det muligt at oprette virksomhedsspecifikke kategorier og kriterier Der kan alene rettes i virksomhedens egne kategorier og kriterier de globale styres af Lekon. Indtast navn kriterie Evt, supplerende tekst. Skal der vurderes på en skala eller er der tale om ja/nej Vælg passende kategori Du er nu færdig med grundoprettelse af dit LEDOC, du kan til enhver tid gå tilbage og rette eller tilføje i forhold til det indtastede. I det efterfølgende afsnit finder du retningslinier for hvorledes LEDOC benyttes i dagligdagen.

10 Drift af system Her får du den daglige statusmelding fra systemet. Intercom giver dig besked om kommende aktiviteter eller terminer der er overskredet. Ledoc administrator benytter Intercom til at sende beskeder om systemet. Du kan genere beskeder der bliver sendt internt i systemet til dine medarbejdere. Du kan sende SMS fra systemet. Hvis du ønsker at sende en meddelelse til Ledoc administrator, kan du gøre det i dette modul.

11 Drift af system Eftersyn af dokumenter Her registreres eftersyn af dokument. Evt. kommentar til eftersyn noteres i dette felt. Du kan vælge at udskrive eftersynslister og efterfølgende gennemføre registrering af eftersynet i LEDOC. Dokument til eftersyn. Detaljeret visning opnås ved tryk på det grønne element. Bemærkninger om dokument Termin for næste eftersyn Resultat af sidste eftersyn

12 Drift af system Eftersyn af udstyr Her registreres eftersyn af udstyr. Evt. kommentar til eftersyn noteres i dette felt. Du kan vælge at udskrive eftersynslister og efterfølgende gennemføre registrering af eftersynet i LEDOC. Udstyr til eftersyn. Detaljeret visning opnås ved tryk på det grønne element. Bemærkninger om dokument Termin for næste eftersyn Resultat af sidste eftersyn

13 Drift af system Udlån og returnering af udstyr Denne markering betyder at udstyr kan udlånes. Farvet markering betyder at udstyr er udlånt Nedtonet markering betyder at udstyr er hjemme. Denne oversigt fremkommer ved at trykke på det grønne element. Data om udlån m.m. Udstyr kan udlånes enten til en funktion eller en medarbejder. Udlån registreres Oprettelse af et udlån sker ved at flytte udstyret til rette funktion/ medarbejder, indtast evt. en kommentar. Returnering af udstyr foregår på samme måde som udlån Funktion Medarbejder

14 Drift af system Vurdering af medarbejdere Vurdering af medarbejder kompetencer Vurdering fremkommer ved at trykke på det orange element Hvis der ønskes en vurderingsdato der fraviger fra den foreslåede ændres dato her. Her registreres vurdering af medarbejder Vurderingsskema kan udskrives.

15 Drift af system Evaluering af leverandører Vurdering af leverandør Vurdering fremkommer ved at trykke på det orange element Hvis der ønskes en vurderingsdato der fraviger fra den foreslåede ændres dato her. Her registreres vurdering af leverandør Vurderingsskema kan udskrives. Her se hvem der har gennemført vurdering tidligere.

16 Drift af system Afvigelseshåndtering Her oprettes afvigelser. For at behandle afvigelsen tryk på det blå element Oplysning om afvigelse Behandling af afvigelse Mulighed for at sende den til involverede