Fælles vagtcentraler i det kommunale beredskab

Transkript

1 En Rapport til SINE-sekretariatet Fælles vagtcentraler i det kommunale beredskab 22. oktober 2008 Engagement:

2 SINE-sekretariatet 22. oktober 2008 Side i Indholdsfortegnelse 1. Baggrund Metode Om det kommunale beredskab i Region Sjælland Opgaver i de eksisterende vagtcentraler Håndtering af 112 hændelser Håndtering af Automatiske Brand Alarmer (ABA) ABA udkald ABA Administration Support/servicering af udrykning Vagtplanlægning og -administration Vagtplanlægning Vagtadministration Rapportering Rapportering til Odin Rapportering til hjemmeplejen Døgnrapport/log Håndtering af nødkald (og lignende) Nødkald Overfaldsalarmer Tryghedsopkald Håndtering af diverse alarmer Servicetelefon Øvrige opgaver Opgaver i en fælles vagtcentral Mulige gevinster Håndtering af 112 hændelser Håndtering af Automatiske Brand Alarmer (ABA) Support/servicering af udrykning Vagtplanlægning og administration (kun administrationsdelen) Rapportering (dele af processen) Opsummering: Gevinster og risici Tværgående forudsætninger - opsummering Opgaver uden for beredskabet i en fælles vagtcentral Håndtering af nødkald (og lignende) Håndtering af diverse alarmer Servicetelefon Krav til en fælles vagtcentralsløsning Samlede krav til et SINE vagtcentraler:... 28

3 SINE-sekretariatet 22. oktober 2008 Side ii Fysiske krav til en fælles vagtcentral Krav som følge af kommunikationsarkitekturen Krav som følge af lovgrundlag, bekendtgørelse, vejledning, mv Tekniske løsningsmuligheder Central Terma type 3 med Terma tilvalg Lokal Terma type 3 med Terma tilvalg Central Terma type 3 med IBS tilvalg Lokal IHM med koncentrator En økonomisk model for en fælles vagtcentral Dimensioner anvendt i den økonomiske modellering Omkostninger ved etablering af Løsning Omkostninger ved drift af et fælles Terma kontrolrum (Løsning 1) Omkostninger ved etablering af lokal Terma kontrolrum (Løsning 2) Omkostninger ved etablering af en fælles vagtcentral integreret med IBS tilvalg (Løsning 3) Omkostninger ved etablering af en fælles vagtcentral med en IHM koncentrator (Løsning 4) Opsamling på økonomi Samlet vurdering af løsningsmuligheder Samlet vurdering af løsning Samlet vurdering af løsning Samlet vurdering af løsning 1 og Organisatoriske modeller for fælles vagtcentraler Serviceleverandør eller teknologileverandør Opgaver ved etablering af en fælles vagtcentral Bilag

4 Sammenfatning SINE-sekretariatet 22. oktober 2008 Side 1 Sammenfatning

5 Sammenfatning SINE-sekretariatet 22. oktober 2008 Side 2 Sammenfatning I Danmark er en ny infrastruktur til kommunikation og koordination i beredskabet under udrulning. Det sker i form af SINE netværket, som består af en Tetra-baseret infrastruktur, terminaler og kontrolrumsløsninger. Følgende målsætninger er defineret i forbindelse med etableringen af SINE 1 : SINE skal sikre mulighed for tværgående kommunikation og koordination på et skadessted og andre akutte udrykningsopgaver både til daglig og ved større hændelser. SINE skal understøtte beredskabets særlige behov, herunder særligt tilvejebringe et kommunikationssystem, der er driftssikkert og har høj dækning, stabilitet og redundans. SINE skal give beredskabet som helhed et teknologisk løft. Et samarbejde mellem kommuner om at løse vagtcentralsopgaven vil give den bedste mulighed for at leve op til denne målsætning. Et sådant samarbejde vil kunne professionalisere håndteringen af vagtcentralopgaven, optimere samarbejdet mellem kommunerne på beredskabsområdet og på sigt betyde en yderligere optimering af den risikobaserede dimensionering af beredskabet. Gartner har opstillet en økonomisk model for en fælles vagtcentral, som koster ca. 5,5 kr. pr. borger pr. år. Dette tal er en totalomkostningsbetragtning med en femårig afskrivningshorisont. Dette er udelukkende ved løsning af de beredskabsmæssige opgaver. Ved en udnyttelse af vagtcentralen til ikke-beredskabsmæssige opgaver vil udnyttelse af teknologi og personale betyde at prisen kan blive lavere pr. alarm. Det er åbenlyst, at det udover fordelene ved bedre samarbejde og koordination - er mere omkostningseffektivt at løse vagtcentralsopgaven i fællesskab mellem kommunerne, når det sammenlignes med at løse det hver for sig. Vagtcentralsopgaven for rent beredskabsmæssige opgaver i Region Sjælland vurderes at kunne løses med én eller to døgnbemandede pladser. Potentialet og kompleksiteten ved at indgå i et samarbejde om løsning af vagtcentralsopgaven varierer fra kommune til kommune, fordi kommunerne har meget forskellige udgangspunkter for at indgå i et samarbejde. En række kommuner (i Region Sjælland: Roskilde, Vordingborg og Næstved) udnytter en døgnbemandet vagtcentral til at løse andre opgaver end de beredskabsmæssige for at udnytte den ledige kapacitet. De håndterer tyverialarmer og elevatoralarmer i offentlige bygninger, modtager care-alarmer og udnytter den til generel meldingsmodtagelse (kommunal servicetelefon). En større gruppe af kommuner har valgt at lade private operatører løse vagtcentralopgaven (primært Falck), for ad den vej at udnytte stordriftsfordele. Det samme sker for håndteringen af ikke-beredskabsmæssige hændelser. Nogle har således bl.a. private vagtselskaber til at håndtere tyverialarmer og elevatoralarmer. I en tredje gruppe kommuner håndteres udkald af 112-alarmer og ABA automatiseret i vagtcentraler, som kun er bemandede under indsatser. 1

6 Sammenfatning SINE-sekretariatet 22. oktober 2008 Side 3 Beslutningen som skal træffes af de tre typer kommuner er derfor forskellig. Skemaet viser de væsentligste faktorer, som Gartner vurderer, bør ligge til grund for beslutningen om at indgå i en fælles løsning af vagtcentralsopgaven. Kommunetype Ubemandet kommunalt kontrolrum Døgnbemandet kommunal vagtcentral Privat vagtcentral Business case for deltagelse i fælles kommunal vagtcentral. Deltagelse i en fælles løsning af vagtcentralsopgaven er den mest attraktive måde at opnå en døgnbemandet vagtcentral på. Eneste anden realistiske mulighed omkostningsmæssigt er at bede en privat underleverandør om at løse det. Prisen pr. håndteret alarm hvis man etablerer egen døgnbemandet vagtcentral er prohibitivt høj. Kommunen kan med en egen vagtcentral udnytte synergier internt i kommunen ved at håndtere kommunens ikke-beredskabsmæssige opgaver, men det er Gartners vurdering, at synergierne vil være væsentligt mindre end i en fælles vagtcentral. Kommunen vil opleve højere omkostninger til løsning af vagtcentralsopgaven end før SINE men vil til gengæld få bedre service til borgerne og kunne reducere størrelsen på et udrykningshold med den mand som nu sætter sig ved vagtcentralen. De investeringer som foretages i teknologi til vagtcentralen i forbindelse med indførslen af SINE kan med fordel deles med andre. En døgnbemandet vagtcentral vil kræve en samlet investering på knap 5 mio. kr. til en fælles vagtcentral, mens den nødvendige investering i egen vagtcentral vil være ca. 2. mio. kr. De 5 mio. kr. kan i Region Sjælland potentielt deles mellem 17 kommuner. Investeringen forudsætter bl.a. at man har en eksisterende lokation. I kommuner med privat underleverandør på vagtcentral bør der være to ting som driver beslutningen: Prisen på opgaven. Den af Gartner estimerede totalomkostning er ca. 5,50 kr. pr. indbygger pr. år for en fælles vagtcentral. 1 Muligheden for at forbedre service ved udkald på tværs af kommunegrænser og på sigt muligheden for at hente synergieffekter i dimensioneringen af beredskabet. Hvis en Falck-kommune vælger at indgå i samarbejde om en fælles kommunal vagtcentral, får det væsentlig betydning for et samarbejde med Falck. Falck løser i dag selv vagtcentralsopgaven de steder, hvor de løser brandslukning og specielt de administrative opgaver skal 1 Heri er ikke indregnet indtægter på ABA-alarmer. Der er anvendt en ren omkostningsbetragtning for vagtcentralsopgaven.

7 Sammenfatning SINE-sekretariatet 22. oktober 2008 Side 4 Kommunetype Business case for deltagelse i fælles kommunal vagtcentral. reorganiseres, hvis Falck brandfolk skal kaldes ud fra en kommunal vagtcentral. Det er Gartners vurdering, at man bør tage beslutningen om at etablere en fælles kommunal vagtcentral på basis af en vurdering af de beredskabsmæssige opgaver. En etableret vagtcentral vil kunne anvendes til løsning af en række andre opgaver, som håndtering af tyverialarmer, elevatoralarmer, care-alarmer, etc. I den enkelte kommune kan man vurdere, om potentialet i at løse disse opgaver i fællesskab er til stede. I det øjeblik man beslutter at etablere en fælles kommunal vagtcentral, bør man tilbyde løsning af de ikkeberedskabsmæssige opgaver til de deltagende kommuner. Det er Gartners vurdering, at en fælles vagtcentral bør drives som en fælles service for de deltagende kommuner. Det er en forudsætning for arrangementets succes at man aftaler konkrete services og service niveauer og modeller for betalinger til vagtcentralen. Den samarbejdsorganisation, som skal etablere den fælles vagtcentral og bl.a. beslutte om den skal drives af en af de eksisterende kommunale vagtcentraler eller af en privat udbyder, kan være af midlertidig eller mere permanent karakter. For at man kan uddrage synergieffekter ved vagtcentralen, er det væsentligt, at den organiseres, så man løbende kan udvide og justere på de services, som vagtcentralen tilbyder. Særligt for de ikkeberedskabsmæssige opgaver vil der være behov for en fleksibel udbygning og justering, som kan passe den enkelte kommune. I det tilfælde, hvor man vælger at løse den fælles vagtcentralopgave i kommunalt regi, er det næste relevante skridt at vælge en teknisk løsning. Generelt bør kommunerne vælge den tekniske løsning på baggrund af følgende kriterier: Opfyldning af målsætningen med SINE og de rammer som er udstukket i ændringen af beredskabsloven, bekendtgørelsen, etc. Løsningens funktionalitet i forhold til de opgaver som skal løses. Løsningens sikkerhed og fremtidssikring, herunder leverandørens placering på markedet og styrke. Kompleksiteten ved leverandørstyringen i forbindelse med vagtcentralsløsningen. Løsningens pris. Gartner vurderer, at der er to tekniske løsningsmuligheder som for Region Sjælland kan anvendes til en fælles vagtcentral: Terma basisløsning med Terma tilvalg og Terma basisløsning med IBS tilvalg. De to løsninger er prismæssigt og funktionelt nogenlunde lige. Det vurderes at risikoen ved IBS løsningen er højere, fordi der forestår en integrationsopgave mellem IBS og Terma. Terma med Terma tilvalg tilbyder en simplere leverandørsituation. Desuden forudsætter vurderingen af IBS at den etableres på en vagtcentral, som allerede anvender IBS.

8 22. oktober 2008 Side 5 Rapport

9 22. oktober 2008 Side 6 1. Baggrund Danmark er i proces med at etablere en landsdækkende fælles kommunikationsinfrastruktur til det danske beredskab. SINE-nettet skal sikre en effektiv tværgående kommunikation både i beredskabets dagligdag og ved større hændelser. Som en del af denne kommunikationsinfrastruktur indgår også vagtcentraler/kontrolrum til beredskabet. Vagtcentralerne sørger for at modtage alarmer og foretage passende disponering og styring af ressourcer ved en indsats. Indførelsen af en fælles kommunikationsinfrastruktur i beredskabet fører typisk til en overvejelse omkring organiseringen af vagtcentralopgaven. I bl.a. Belgien, Finland og Holland har det ført til en konsolidering af vagtcentraler både geografisk og mellem beredskabets dele (politi, brand og ambulance). I bl.a. England har det først til etableringen af store regionale vagtcentraler til disponering og styring af brandindsatser. I Danmark giver indførelsen af SINE ligeledes grundlag for overvejelser omkring, hvordan vagtcentralopgaven kan løses. Både behovet for at foretage investeringer i nye vagtcentraler og muligheder for at udnytte potentielle synergier driver overvejelser omkring en løsning af vagtcentralopgaver på tværs af kommuner. KL, K-17 1 og SINE-sekretariatet har i fællesskab udarbejdet et kommissorium for et forslag til en helhedsorienteret kontrolrumsløsning for kommunerne i Region Sjælland. SINEsekretariatet har bedt Gartner om at gennemføre en analyse på baggrund af dette kommissorium. Kommissoriet nævner følgende opgaver for analysen: Beskrive de mulige helhedsorienterede kontrolrumsløsninger Analysere fordele og ulemper ved et samarbejde om kontrolrum Beskrive muligheder for organisering og teknisk løsning Beskrive krav til fysisk lokalitet Udarbejde forslag til betryggende samarbejdsaftaler, herunder mulighed for samarbejde med private aktører Beskrive muligheder for udnyttelse af SINE kontrolrum på andre serviceområder Udarbejde forslag til tids- og handleplan for implementering af den foreslåede løsning Beskrive økonomi (Anlæg og drift) ved den foreslåede løsning Følgende forudsætninger er i samme kommissorium stillet op for analysen: Udnytte stordriftsfordele ved samarbejde på tværs af kommunegrænserne i det afhjælpende beredskab Skabe grundlag for synergi på længere sigt via udbredelse af beredskabssamarbejdet på flere af de øvrige kommunale serviceområder Kontrakt mellem SINE-sekretariatets og TERMA om kontrolrum Kontrakt mellem SINE-sekretariatet og Dansk Beredskabskommunikation (DBK) om radionet DUT-grundlaget Lavest mulige responstid, hurtigste brandkøretøj til nærmeste brand. Statusnotat om fælles SINE kontrolrumsløsning mellem kommunerne i Region Sjælland Inddragelse af erfaringer fra pilotdriften i SINE Interviews med 5-7 repræsentative kommuner i Region Sjælland 1 K-17 er Kommunefællesskabet for de 17 kommuner i Region Sjælland

10 22. oktober 2008 Side 7 Målsætningen med analysen er med udgangspunkt i K-17 at hjælpe samlinger af kommuner med at tage en informeret beslutning om hvor vidt man skal vælge at løse vagtcentralsopgaven i fællesskab. Herunder er det væsentligt at undersøge, hvor vidt en fælles løsning af vagtcentralsopgaven kan inkludere ikke-beredskabsmæssige opgaver.

11 22. oktober 2008 Side 8 2. Metode Gartner har gennemført analysen på basis af data fra SINE-sekretariatet, offentligt tilgængeligt materiale, tidligere udarbejdede rapporter om emnet og på basis af interviews med en række repræsentanter fra K-17. Interviewpersonerne er udvalgt så de repræsenterer de forskellige beredskabsmæssige og tekniske udgangspunkter og anses derfor at være repræsentative for alle 17 kommuner i regionen. Der er gennemført interviews med følgende ansvarlige for beredskabet blandt K-17 s medlemmer: Jan Funk Nielsen, Greve Kommune Vagtcentral og brandslukning løses af Falck Carsten Iversen, Roskilde Kommunalt drevet døgnbemandet vagtcentral og kommunalt drevet brandslukning Sven Urban Hansen, Sorø Brian Larsen, Vordingborg Flemming Nygaard-Jørgensen, Næstved John Olesen og Henrik Vibits, Slagelse Peter Søe, Guldborgssund Kommunalt drevet ubemandet vagtcentral og brandslukning og brandslukning af Falck Kommunalt drevet døgnbemandet vagtcentral og både kommunalt drevet brandslukning og brandslukning af Falck Kommunalt drevet døgnbemandet vagtcentral og kommunalt drevet brandslukning Kommunalt drevet ubemandet vagtcentral og både kommunalt drevet brandslukning og brandslukning af Falck Vagtcentral løses af Falck med både kommunalt drevet brandslukning og brandslukning af Falck.

12 22. oktober 2008 Side 9 3. Om det kommunale beredskab i Region Sjælland I dette afsnit opstilles en række af basale fakta omkring region Sjælland, herunder antal Indbyggere, udkald og organiseringen af beredskabet i regionens kommuner. Regionens knap indbyggere fordeler sig over i alt 17 kommuner af varierende størrelse, hvad angår både indbyggertal og areal som det fremgår af henholdsvist tabel og kort nedenfor: Kommune: Antal borgere 1 Faxe Greve Guldborgsund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Lolland Næstved Odsherred Ringsted Roskilde Slagelse Solrød Sorø Stevns Vordingborg Den gennemsnitlige kommune har ca indbyggere og der er en spredning mellem den største og den mindste kommune (målt på indbyggertal) på knap indbyggere. Hvordan den enkelte kommune har organiseret sit beredskab, for eksempel i forhold til hvor mange og hvilke typer af beredskabsstationer kommunen råder over, hvorvidt Falck betjener kommunen, varierer kommunerne i mellem. 1 Kilde: Redningsberedskabets Statistiske Beretning 2007

13 22. oktober 2008 Side 10 Kommune Bemandede vagtcentraler 1 Ubemandede vagtcentraler 2 Antal involverede kommunale brandstationer Antal involverede Falck stationer Faxe 2 Greve 1 Guldborgsund 2 6 Holbæk 5 Kalundborg Køge 3 Lejre 2 Lolland 4 Næstved 1 2 Odsherred Ringsted 1 1 Roskilde 1 2 Slagelse Solrød 1 Sorø Stevns Vordingborg 1 2 Hele Regionen Tabel 1: Oversigt over brandstationer, og vagtcentraler for det kommunale beredskab i Region Sjælland 1 Vagtcentraler med døgnbemanding 2 Vagtcentraler som kun er bemandet en del af døgnet eller kun ved indsatser.

14 22. oktober 2008 Side Opgaver i de eksisterende vagtcentraler I dette afsnit beskrives de eksisterende opgaver som i dag løses i de kommunale vagtcentraler. Gennemgangen af opgaver baserer sig på interview gennemført med beredskaberne i syv af region Sjællands kommuner. Som det er nævnt overfor, er de syv kommuner udvalgt med henblik på at sikre et så repræsentativt udsnit af regions beredskaber som muligt, ikke mindste hvad angår de opgaver, der løses i kommunalt regi. Med andre ord må listen antages at være et rimeligt dækkende billede af både de beredskabsmæssige og ikke-beredskabsmæssige opgaver, der i dag løses i de kommunale beredskaber i region Sjælland. Gartner har analyseret hvilke opgaver, som i dag løses i eksisterende vagtcentraler. Der er væsentlig forskel på, hvor mange opgaver, som løses i de eksisterende vagtcentraler kommunerne i mellem. De opgaver som listes her, er alle de opgaver som er observeret og ikke udtryk for hvilke opgaver som typisk løses. Generelt betragtet synes nogle af de væsentligste forskelle mellem kommunernes vagtcentraler at være: Bemandningsmønstret i det kommunale beredskab, der ligger i spektret fra bemanding døgnet rundt/året rundt (enten ved kommunale folk eller ved en Falck løsning) til ingen bemanding Selve tilgangen til håndteringen af 112 og ABA alarmer er på baggrund af de forskellige bemandingsmønstre ligeledes forskellige (hvem der løser opgaven helt overordnet (kommunen selv eller Falck), hvordan enkeltaktiviteter i opgaven fordeles (for eksempel om vagtcentralen supporter en udrykning eller om indsatsleder eller holdleder servicerer sig selv), mv. Graden af automatik, der kan variere fra den fuldautomatiske vagtcentral, hvor alle meldinger modtages og rutes videre automatisk, til den fuldt manuelle håndtering af modtagelse og viderestilling af meldinger Hvilke ikke-beredskabsmæssige opgaver, der løses i de kommunale beredskaber. Samlet ser listen over opgaver, der involverer de kommunale beredskabers kontrolrum i dag således ud: Beredskabsmæssige opgaver 1 Ikke-beredskabsmæssige opgaver Håndtering af 112 hændelser Håndtering af nødkald (og lignende) Support/servicering af udrykning Håndtering af diverse alarmer Vagtplanlægning og administration Servicetelefon Håndtering af Automatiske Brand Alarmer (ABA) Rapportering Øvrige opgaver I det følgende beskrives opgaverne enkeltvis. 1 De beredskabsmæssige opgaver er de, som kommunen er forpligtiget til at varetage

15 22. oktober 2008 Side Håndtering af 112 hændelser Denne opgave drejer sig om håndtering af modtagelse af 112 meldinger fra Alarmcentralen i forbindelse med brand-, rednings- & miljøopgaver og følgende eksekvering af udkald. Håndteringen af 112 alarmer varierer væsentligt mellem de enkelte kommuner Følgende bemandingsmønstre er identificeret i region Sjællands vagtcentraler: Døgnbemanding, det vil sige vagtcentralen kører med en permanent bemanding døgnet rundt, året rundt Automatiseret udkald og bemanding under indsatsen, det vil sige ad hoc bemanding ved udkald, ofte ved at sidste mand fremme ved udkaldet sætter sig i vagtcentralen Automatiseret udkald og ingen bemanding under indsatsen Døgnbemandet vagtcentral via en underleverandør, det vil sige at beredskabsopgaven er udliciteret (i region Sjælland til Falck) Bemandingsmønstret siger også noget om anvendelsesgraden af automatik i løsningen af denne opgave på den enkelte vagtcentral. Meldinger på de ubemandede centraler vil blive modtaget og videreformidlet automatisk til et vagthold. På de døgnbemandede centraler vil en melding blive modtaget og viderebehandlet af en beredskabsmedarbejder Håndtering af Automatiske Brand Alarmer (ABA) Håndteringen af ABA er består af to delopgaver: håndteringen af ABA udkald og ABA administration ABA udkald Håndtering af Automatiske Brand Alarmer (ABA) ligner på mange måder håndtering af 112 hændelser, i det der er tale om, at der modtages og disponeres på baggrund af en melding. I dette tilfælde kommer meldingen blot fra et ABA anlæg over Alarmnettet, i stedet for fra Alarmcentralen. Håndteringen af ABA alarmer følger den samme variation som håndteringen af 112 alarmer ABA Administration Udover selve udkaldet indbefatter denne opgave endvidere en række administrative aktiviteter, herunder oprettelse af nye alarmer, servicering af eksisterende alarmer, nedtagning af udgående alarmer, automatisk (daglig) funktionstest af alle alarmer, mv. Håndteringen af ABA alarmer udgør en vigtig indtægtskilde for det kommunale beredskab. Det kommunale beredskab får dels en årlig afgift for at håndtere alarmen, dels en afgift for hvert udkald til an ABA alarm. Antallet af installationer og årlige alarmer varierer betydeligt kommunerne imellem. Således viser dataindsamlingen at det mindste kommunale beredskab i ABA sammenhæng har omkring 30 installationer og 30 årlige alarmer, mens den største kommune har 700 ABA installationer med 130 årlige kørsler (begge kommuner inkl. blindalarmer). Mens gebyret for et udkald på en ABA alarm er fastsat af staten og dermed ens på tværs af de adspurgte kommuner, så varierer prisen, som den enkelte kommune tager for overvågningen med op til kr. per alarm. I de kommuner, der har entreret med Falck i forbindelse med Håndtering af ABA er der forskel på aftalestrukturen. I visse kommuner går indtægten for overvågningen direkte til Falck, mens den i andre kommuner går til kommunen. Denne forskel reflekteres i afregningen mod Falck.

16 22. oktober 2008 Side Support/servicering af udrykning Denne opgave omfatter alle de understøttende aktiviteter fra en vagtcentral, som Indsatsledere eller andre beslutningstagere under en aktiv udrykning kan tænkes at drage nytte af. Eksempler på sådanne aktiviteter inkluderer Fremfinding af o kort-/gis-oplysninger o diverse oplysninger på Internettet o detaljerede kemikalieoplysninger, for eksempel via opslag på Internettet eller ved at forestå opringning til kemikalieberedskabsvagten på vegne af ISL Indkaldelse af ressourcer, bagvagter, mv. i forbindelse med længerevarende hændelser (ny indsatsleder, supplerende mandskab, mad, ekstra mundering, ekstra udstyr) Kontakt til beredskabsstyrelsen Rekvirering af følgeskabsbekæmpelse efter indsats, mv. Der er både kommunale beredskaber, der anvender sig af en sådan central servicering i dag, mens andre selv foretager aktiviteterne på selve skadestedet Vagtplanlægning og -administration Denne opgave består af to delopgaver: Vagtplanlægning og vagtadministration: Vagtplanlægning Den ene del handler om selve udarbejdelsen og vedligeholdelsen af de egentlige vagtplaner. Vagtplanerne er ofte baseret på en tre-holdsstruktur bestående af hovedvagten, en bagvagt, og en frivagt. Denne struktur er bundet op på en rullende ordning, hvor mandskabet således skifter mellem de forskellige vagttyper. Vagtplaner lægges som oftest for et år af gangen. Grundlaget for planlægningen synes i høj grad at være baseret på stort lokalt kendskab til mandskabets arbejd og fritidsmønstre (hvornår er de enkelte folk hjemme, er der specielle præferencer at tage hensyn til, osv.) Vagtadministration Den anden del af opgaven drejer sig om den løbende ad hoc håndtering af personlige vagtbytter, det vil sige når to vil bytte en enkelt vagt, bytte hold permanent, eller lignende. Hvordan bytte af enkeltvagter foregår, er forskelligt fra kommune til kommune. I nogle kommuner sker byttet ved at to aftaler at den ene i stedet for den anden lytter med ved radioen, i andre kommuner fordrer byttet, at den ene brandmand indfinder sig fysisk på den ubemandede vagtcentral for at registrere at der er sket et bytte på computeren (vælge på baggrund af hvilke pagere, der er tilknyttet hvilke vagthold). I mindre kommuner vil man typisk kalde hele vagtholdet. For at imødekomme risikoen for, at der ikke er nok mand til udkaldet har man i nogle kommuner valgt at betale folkene for at ringe ind hvis de forlader byen. På den måde kender vagtcentralen antallet af folk der kan kaldes ind og kan sikre at antallet ikke kommer under en kritisk nedre grænse.

17 22. oktober 2008 Side Rapportering Denne opgave udarbejdelse af en række forskellige rapporter i forbindelse med arbejde udført af det kommunale beredskab, herunder: Rapportering til Odin Rapportering til hjemmeplejen Døgnrapport/log Rapportering til Odin Rapportering til Odin drejer sig om indberetning af en række faktuelle data vedrørende udførte 112 udrykninger. Denne rapportering er obligatorisk for alle kommunale beredskaber, uagtet om beredskabet varetages af kommunen selv, eller om der entreres med Falck. Der er krav om at den ansvarlige indsatsleder udfører to nøgleaktiviteter: Formulering af en tekstuel, beredskabsfaglig beskrivelse af udrykningen Endelig godkendelse af rapporten før den sendes til Odin. Derudover er der en række forskelle i hvordan opgaven udføres rent operationelt, eksempelvis At man på vagtcentralen i nogle kommuner forbereder dele af rapporten på papir, før den endeligt færdiggøres og indtastes i Odin af holdlederen/indsatslederen At det i nogle kommuner med døgnbemandet vagtcentral, er fast procedure at Odin rapporten startes op (med køretøjstider, mv.) og at indsatslederen ved hjemkomst beskriver opgaven direkte i Odin og lægger alle vagtens oplysninger ind At man, i Falck kommuner, modtager data vedrørende afgangstider, hvilke folk der var med og de grundlæggende data fra Falck, der tastes ind af fast person og afventer endelig færdiggørelse og indtastning i Odin af indsatslederen For alle kommuner er der i dag tale om en manuel proces, idet der kun i begrænset omfang er mulighed for automatisk overførsel af relevante data (for eksempel kørselsdata fra indsatskøretøjerne) til Odin Rapportering til hjemmeplejen Der foretages i kommuner, hvor dette er relevant, rapportering til hjemmeplejen på antallet af tryghedskald, mv. Disse rapporter udarbejdes dels på ad hoc basis (på baggrund af forespørgsel), dels årligt Døgnrapport/log De fleste, men ikke alle, kommunale beredskaber fører døgnrapport/log over hændelser på typer af opgaver (brand/tyveri) og specielle hændelser Håndtering af nødkald (og lignende) Håndtering af nødkald (tryghedsalarmer), overfaldsalarmer og tryghedsopkald er ikke beredskabsmæssige opgaver. Opgaven består af besvarelse og viderestilling i forbindelse med kald på trygheds- og overfaldsalarmer Nødkald Nødkald giver ældre borgere (eller andre med særlige behov) mulighed for ved et tryk på en knap at kalde efter hjælp. Denne hjælp kommer i reglen fra hjemmeplejen, men i visse

18 22. oktober 2008 Side 15 tilfælde kan det kommunale beredskab agere bagvagt og assistere hjemmeplejen, for eksempel i forbindelse med løft eller andet. Der er identificeret en række forskellige modeller i de adspurgte kommuner for hvordan opgaven løses. Nødkald kommer via det offentlige telefonnet. Der er kommuner, der slet ikke har nødkaldene liggende i beredskabet, men hvor hjemmeplejen løser opgaven selv, det vil sige hvor hjemmeplejen også selv råder over den tekniske løsning (for eksempel en COM4500). I andre kommuner vil nødkaldet modtages i en teknisk enhed (for eksempel en COM4500), der står hos beredskabet og automatisk rutes videre. I atter andre kommuner foretager vagtcentralen en manuel besvarelse af alle nødkald før de rutes videre. I nogle kommuner vil kaldet blive rutet til en mobiltelefon eller en PDA Overfaldsalarmer Overfaldsalarmer baserer sig på samme principper og teknologiske opsætning som nødkald. Der er kommuner, der ikke håndterer overfaldsalarmer, kommuner hvor opgaven håndteres af en ekstern leverandør og endelig kommuner, hvor modtagelse og disponering foretages i kommunens vagtcentral Tryghedsopkald Tryghedsopkald drejer sig om ældre, der via et dedikeret telefonnummer kan henvende sig til en instans med forespørgsler af forskellig art. Servicemæssigt minder tryghedsopkald om nødkald, men uden den samme teknologiske løsning. For nødkald (tryghedsalarmer), overfaldsalarmer og tryghedsopkald er der desuden en række rent administrative aktiviteter forbundet med brugeradministration, det vil sige oprettelse, sletning, mv. af registrerede brugere Håndtering af diverse alarmer I en lang række af de adspurgte kommunale beredskaber håndteres der forskellige andre alarmer. Opgaven indbefatter bl.a. administration, test, overvågning og viderestilling af disse alarmer, ligesom der også ligger en ren administrativ opgave forbundet hermed. De alarmer, som dataindsamlingen har identificeret indbefatter: Tyverialarmer Elevatoralarmer Tekniske alarmer Køle/frysebokse i kommunens centralkøkken Pumpealarmer på vandværkerne og fjernvarmecentralen Rensningsanlæg Store anlæg for elforsyningen Af forskelle mellem kommunerne i forhold til denne opgavetype kan nævnes følgende: For det første er det ikke alle kommuner, der håndterer alarmer

19 22. oktober 2008 Side 16 Der er forskel på hvilke af de listede alarmer kommunerne håndterer. For eksempel synes kommuner, der entrerer med Falck typisk ikke at håndtere tekniske alarmer, om end der findes undtagelser Der er forskel på hvordan kommunerne håndterer alarmerne (herunder hvem alarmen viderestilles til). I visse kommuner entreres med eksterne virksomheder (private vagtværn), for eksempel ISS eller G4S på tyverialarmer Der løses overvågningsopgaver for både kommunale og private kunder 4.8. Servicetelefon Servicetelefon er samlebetegnelse for en række opgaver, der har karakter af at vagtcentralen i en kommune påtager sig at agere central servicetelefon/telefonvagt for kommunen uden for den ordinære kontortid. Dataindsamlingen har identificeret følgende kommunale og private instanser, som vagtcentralen har påtaget sig servicetelefonopgaver for: Hjemmeplejen Forsyningen Kørselskontor Havne Dyrlæger (henviser til dyrlægevagt) Privat boligselskab Privat vandværk og for folk, der ellers ikke ved hvor de skal ringe hen Opgaven indbefatter modtagelse af opkald, vurdering af om opkaldet fordrer umiddelbar handling og eksekvering af dette i givet fald, ellers eventuel henvisning til anden instans inden for normal åbningstid. Denne opgave løses kun i dag hvor der er døgnbemanding på vagtcentralen, og i visse kommuner hvor der entreres med Falck Øvrige opgaver Øvrige opgaver dækker over en lang række mindre opgaver, der også er blevet nævnt i forbindelse med dataindsamlingen. Listen skal ikke nødvendigvis opfattes som udtømmende, men indikerer altså at typen af opgaver, der løses i de kommunale beredskaber er mangfoldige og meget varierende i omfang og størrelse. Udarbejdelse af faktureringsbilag i forbindelse med afregning af udført arbejde Udarbejde af input til lønregnskab Vedligehold af køretøjer, slanger, mv. Deltagelse i sneberedskab på baggrund af planer udarbejdet sammen med vejvæsenet Adgangskontrol (til kommunale bygninger) Håndtering/administration af kommunalt nøglesystem Administration af ressourcer (når de køber en ny brandbil)

20 22. oktober 2008 Side 17 Disse opgaver er af mere administrativ karakter og mange af dem er ikke direkte knyttet til arbejdet i en vagtcentral, om end mandskabet ofte deltager i opgaverne når tiden i øvrigt tillader det.