En kompleks byggeplads

Transkript

1 En kompleks byggeplads

2 Historik

3 Administration Indkøb Udbudsform IT Organisation Meget forskellig administartion af kørsel I de 3 magistrater med kørsel 41 kørsel og Dagcenterkørsel ikke udbudt og købt ind meget fragmentarisk. Genoptræningskørsel købt hos Midttrafik. Specialskolekørsel købt via udbud 2010 Både udbudt og ikke udbudt kørsel karakteriseret ved at stort set alt lægges ud til vognmanden meget lidt viden om egen kørsel I kommunen. Vanskelig controlling. Ingen statistik Ingen central ITplatform til opsamling af data til styring og controlling. Ingen viden og ekspertise I planlægning og ITsystemer til befordring Ingen dedikeret organisation til at tage sig af befordring hverken decentralt eller centralt. Befordring typisk et vedhæng til andre ydelser. Dog findes der en enkelt kørselsmedarbejder i en magistrat.

4 Opgaven LEVEL 5 Fådet hele organiseret I en holdbar og drifts enhed der samler kørsel på tværs. LEVEL 4 Sikre en bedre controlling og styrbarhed ved hjælp af et dedikeret it-system. LEVEL 3 Valg og implementering af udbudsform, der sikrer konkurrence, ensartethed, styrbarthed påtværs af forvaltninger og påtværs af udbud. LEVEL 2 Samlet indkøb af ydelsen og samlet eller ensartet drift LEVEL 1 Etablere en fælles organisation, der giver fokus på befordringsområdet

5 Hovedudfordringer Udfordringer: Kun lidt fokus på befordring Hver magistrat forskellig Kun en magistrat dedikeret kørselsmedarbejder Dårlig eller inden statistik Data hos leverandørerne Ikke udbudt kørsel For lidt konkurrence? Ressourcer Velgennemført udbud 2010 af B&U kørsel Grovanalyse gennemført Kørselsmedarbejder i MBU

6 Meget forskellig service Hvad betyder visiteret til samkørsel egentlig? Er serviceniveau defineret af AaK eller i virkeligheden af entreprenør?

7 Udgifter til befordring 2012

8 Udgifter fordelt per magistrat

9 Udbudsgrad

10 Nuværende organisation MSO: Ingen kørsels- Medarbejder, dog bestillere decentralt MSB: Ingen kørsels- Medarbejder MBU: 1 dedikeret Kørselsmedarbejder Generelt: Al planlægning Er outsourcet. Al kan kørsel Outsourcet til entrepenør, dog Genoptræningskørsel til MT.

11 Ingen klar svar i A2 analysen. Vigtig proces at afklare frem- Tidig organisationsform og Dermed udbudsform Ønsket organisationsform?

12 Nuværende og fremtidig udbudsmodel Snitflade Model 1 Snitflade Model 2-4 Bestiller rolle: Fastsætte tilbud Serviceniveau Udbud Indkøb/Kontrakt Bestilling af kørsel Daglig bestilling Driftsstyrings rolle: Planlægge skoleruter Disponering af ændringer Daglig planlægning af ændringer Daglig planlæging variabel kørsel Vognstyring Fakturering Transport rolle: Transportmateriel Chauffører/vagtplanlægning Chauffør: Modtage ture Udføre ture Melde tilbage om udførsel Rapportere NoShows m.m. Controlling: Kontrol af fakturaer Kontraktstyring Overordnet Daglig MSB/MSO/MBU Indkøbsfunktion Vognmand/ Forældre/ Kommune Vognmand Vognmand Vognmand Chauffør MSB/MSO/MBU

13 Projektgruppens arbejde med modeller Model 1: Planlægning hos Entreprenør Model 3: Planlægning hos eget Kørselskontor Model 2: Planlægning hos Midttrafik Model 4: Planlægning hos Midttrafik

14 Kørseldøgnsanalyse Et typisk kørselsdøgn: Ca ture Det meste køres af Aarhus Taxa. Genoptræning hos Midttrafik Første resultat: Max. Ca 22 garanti vogne hvis kørslen kontraheres på tværs. Dog mangler Dagcenterkørsel o.a.

15 Konklusion Væsentlig planlægningsmæssig besparelse på ikke udbudt kørsel mulig Opbrydning af pakker på specialskolekørsel pænt stor effekt. Planlægnings med nuværende pakker kun mindre effekt Usikkert om der er store planlægningsmæssige besparelser at hente ved at planlægge på tværs. Besparelse på udbudssiden dog sandsynlig, da bedre udnyttelse af den enkelte vogn.. Som minimum udbyde planlagt kørsel frem for uplanlagt kørsel. Hvis pakker så pakker der udnytter samplanlægning maksimalt.

16 BC -summary Effekt af organisationsændringer op til 6,38 mill. Dog potentiel besparelse på op til 8% på nye udbudspakker i MBU kørsel ikke indregnet da ens Effekter på mere usynlig kørsel ikke indregnet: 102 og 103 kørsel, Dagcenter buskørsel m.m. Alm. Skolekørsel ikke indregnet da ikke så afgørende for organisering. Administrationseffekt rettet efter projektgruppemøde, så det kun er komme-til omkostninger der er afspejlet, men sandsynligvis stadig overvurderet derfor besparelsespotentiale let undervurderet. Mulige falde-bort omkostninger vanskelige at estimere. Eksempelvis personale på dagcentre der bruger tid på at administrere kørsel. 24 mill. kan næppe hentes på effektivisering alene. Visitation og service skal også inddrages.

17 Alternativ model/snitflade? Indkøbsbetingelser: Udbuds periode Ligebehandling af alle Undgå bindinger der ødelægger konkurrence Styrbarhed Controlling kontrollere dagligt indkøb af optimeret kørsel? Optimal konkurrrence Marked for både store og små vognmænd Ny Model 1? Planlægning hos entreprenør Men IT hos indkøber?

18 Udbudsteknikkens evolution? Generation 1: Alt udliciteres Generation 2 : Kun kørsel outsources Planlægning og IT insources Generation 3: Kørsel og planlægning Outsources. IT insources. Kun rutebaseret kørsel?

19 Aktiviteter nu og videre frem Indsamling af data på 41 til udbud august 2015 Fastlæggelse af service hvad betyder samkørsel? Kortlægning af visitationspraksis på tværs Vurdere visitationspraksis og service op mod best practice Få fastlagt organisatoriske rammer for kørselskontor Fysisk placering IT-system Q start forberedelse af udbud af dagcenterkørsel Senest Q2 start forberedelse af genudbud af Specialskolekørsel og alm. skolekørsel

20 Spørgsmål?