Egedal Kommune Drejebog for nyt rådhus og sundhedscenter Fase 1 og 2 Byggeprogram - jan/feb 2012

Transkript

1

2 Egedal Kommune Drejebog for nyt rådhus og sundhedscenter Fase 1 og 2 Byggeprogram - jan/feb 2012 Drejebogen beskriver processen omkring udarbejdelse og godkendelse af byggeprogram for nyt rådhus og sundhedscenter, januar og februar januar

3 Indholdsfortegnelse 1 Formål 2 Det formelle grundlag 2.1 Kommunalbestyrelsens beslutninger 2.2 Lokalplan og miljøscreening 3 Projektet - generelt 3.1 Byggeprojektets faser 3.2 Projektets organisering 3.3 Eksterne rådgivere 3.4 Procesplan 3.5 Information og medarbejderindflydelse 4 Byggeprogrammeringen en oversigt 4.1 Indhold i byggeprogrammeringen 4.2 Gennemførte, igangværende og planlagte arbejdsgrupper 4.3 Milepæle i processen frem til og med februar 2012 Bilag 1 Procesplan 2

4 1. Formål Formålet med drejebogen er at beskrive processen med udarbejdelse og godkendelse af et byggeprogram samt principperne for information og mulighederne for medarbejderindflydelse i denne forbindelse. Drejebogen vedrører alene fase 1 og 2 (om byggeprogrammet). Der vil senere i samarbejde med MED- og arbejdsmiljøorganisationen blive udarbejdet drejebøger for senere faser, hvor der også skal ske medarbejdeinddragelse. Byggeprogrammet skal efterfølgende lægges til grund for det arbejde, som 5 byggekonsortier (bestående af et entreprenørfirma, et arkitektfirma og et rådgivende ingeniørfirma) skal udføre ved at udarbejde et projektforslag for nyt rådhus, opført i tæt sammenhæng med eller sammen med et nyt sundhedscenter. Ifølge projektchef Jan Sørensen, Moe og Brødsgaard (se afsnit 3.3), defineres i dette projekt et byggeprogram på følgende måde: Et byggeprogram er den første koordinerede sammenfatning af krav og ønsker til byggeriets forudsætninger. Byggeprogrammet udtrykker bygherrens vigtigste krav til bygningens brugsmæssige kvaliteter og vil være suppleret med specifikationer af teknisk, miljømæssig og æstetisk karakter. Byggeprogrammet danner derfor grundlag for de efterfølgende faser og skal sikre overensstemmelse mellem bygherrens intentioner og det færdige bygværk. Byggeprogrammet beskriver skematisk og i tekst behov for rum, arealbehov, logistik, tekniske og fysiske krav samt de overordnede intentioner for det samlede byggeri. Alle gældende myndighedskrav til indeklima, arbejdsmiljø, tilgængelighed, bygningsfysik m.v. er indeholdt i byggeprogrammet. Eventuelle særlige krav og ønsker fra bygherren, udover gældende lovgivning, indbygges i byggeprogrammet. Der udføres ikke tegninger af byggeriet, da disse først skal dannes i en tilbudsfase af de bydende teams på opgaven. 2. Det formelle grundlag 2.1 Kommunalbestyrelsens beslutninger Kommunalbestyrelsen tog den 16. juni 2010 principbeslutning om opførelse af et nyt rådhus samt om at igangsætte undersøgelse af mulighederne for finansiering. Derudover blev det besluttet, at finansieringen af et nyt rådhus i udgangspunktet ikke påvirker kommunens driftsbudget og at der er en neutral påvirkning af kommunens likviditet set over finansieringsperioden. Den 22. december 2010 besluttede Kommunalbestyrelsen efterfølgende at igangsætte opførelsen af et nyt rådhus, at det skulle placeres tæt på Egedal Station, at Økonomiudvalget skulle være politisk følgegruppe, at byggeriet skulle finansieres ved optagelse af lån og effektivisering samt søges gennemført som et Offentligt-Privat-Samarbejde. Den 26. januar 2011 besluttede Kommunalbestyrelsen endvidere, at et sundhedshus og et 3

5 plejecenter med 40 boliger med mulighed for udvidelse placeres samlet og med fælles midlertidige boliger til aflastning og rehabilitering i byudviklingsområdet Egedal samt at disse anbefales etableret tæt ved et nyt rådhus. Luftfoto af byggegrunden ved Egedal Station På møde den 30. marts 2011 vedtog Kommunalbestyrelsen, at et af administrationen udarbejdet notat om aktuelle behov for faciliteter og funktioner i sundhedscenteret skulle danne grundlag for den videre planlægning af et nyt sundhedscenter, 20 midlertidige boliger (til aflastning og rehabilitering) samt et nyt plejecenter med 40 boliger. På møde den 15. juni 2011 vedtog Økonomiudvalget endvidere, at nyt rådhus udbydes i totalentreprisekonkurrence efter gennemførelse af en prækvalifikation med option på samtidig opførelse af et sundhedscenter. Dette betyder i princippet, at alle byggekonsortier (typisk bestående af en entreprenør, en arkitekt og en teknisk rådgiver) efter udbud kan søge om at blive bedømt kvalificeret til at blive et af 5 konsortier, som efterfølgende på baggrund af Kommunens byggeprogram udvikler et konkret forslag til løsning af opgaven. Det endelige valg af løsning sker blandt de 5 indkomne forslag. Kommunen kan på dette tidspunkt i forløbet afslå alle forslag og starte forfra eller helt afslutte projektet. 2.2 Lokalplan og miljøscreening Lokalplanområdet ligger centralt i Egedal Kommune umiddelbart øst for Egedal Station og omfatter et areal på 82 ha. Lokalplanen har til formål at fastlægge den overordnede struktur for hele byudviklingsområdet, så det sikres, at de landskabelige kvaliteter styrkes, at bebyggelsen inddeles i en række bydele med forskellige karakter, varierende bebyggelser og lokale bykvarterer, samt at fastlægge hierarkiet i den primære infrastruktur. 4

6 Volumenstudier mulige placeringer af rådhus (gul), sundhedscenter (orange) og plejeboliger (rød) Byudviklingsområdet indeholder 5 forskellige lokale bykvarterer med hver deres identitet. Rådhus, sundhedscenter og plejecenter placeres indenfor bydelen Stationsområdet, der planlægges med en urban karakter med gader, torve, pladser og baggårde. Bebyggelsen skal udformes som karrebebyggelse, hvor der bygges til kant af byggefelterne, så der dannes en tæt og bymæssig karakter. Bebyggelsesprocenten for Stationsområdet er på 150 % for den enkelte ejendom og der kan bygges i varierende højder helt op til 6 etager. Området udlægges til centerformål med blandede boliger, erhverv, kulturelle tilbud samt offentlig og privat service. Parkering skal primært etableres som tagparkering, i konstruktion eller som parkeringskælder. Derudover kan der etableres mindre parkeringslommer i terræn. I henhold til Lov om Miljøvurdering af planer og programmer skal Egedal Kommune foretage en vurdering af, hvorvidt planerne kan få væsentlig indvirkning på miljøet. På baggrund af en screening efter loven vurderede administrationen, at planerne skulle miljøvurderes. Miljøvurderingsrapporten omhandler temaerne landskab og visuelle aspekter, natur og trafik og støj. Lokalplanen med tilhørende VVM-vurdering forventes endeligt godkendt ved den politiske møderække i januar Projektet - generelt 3.1 Byggeprojektets faser Byggeprojektet vil fuldt gennemført komme til at gennemgå følgende faser: 1. Behovsafdækning forud for udarbejdelse af et byggeprogram 2. Godkendelse af byggeprogram 3. Udsendelse af byggeprogram 4. Konkurrenceperiode 5. Aflevering af konkurrencetilbud 6. Evaluering af tilbud 7. Totalentreprise forprojekt 8. Totalentreprise hovedprojekt 9. Totalentreprise byggeperiode 10. Indretning og indflytningsplan års gennemgang efter aflevering 5

7 Der vil være medarbejderindflydelse, incl. arbejdsmiljø, i faserne 1, 2, 6, 7, 8, 10 og 11. I faserne 6, 7 og 8 vil indflydelsen alene ske igennem F-MED/AM-organisationen, mens der i de øvrige faser vil ske en bred involvering, hvor alle enten direkte eller via F-MED/AMorganisationen kan deltage i fasen. Denne drejebog omfatter alene faserne 1 og Projektets organisering Som det fremgår af figur 1, er projektet organiseret med en politisk følgegruppe, en administrativ styregruppe, en projektgruppe og i denne del af projektforløbet et antal reference- og koordineringsgrupper. Figur 1. Projektorganisering Den politiske følgegruppe udgøres af Økonomiudvalget. Den administrative styregruppe fungerer som rådgiver for udvalget. Styregruppen/udvalget skal i denne del af projektet først og fremmest godkende byggeprogrammet. 6

8 Den administrative styregruppe består af direktionen, dvs. kommunaldirektør Lars Wilms social- og sundhedsdirektør Peter Olrik og teknisk direktør Jacob Madsen. Gruppen har i denne fase bl.a. til opgave at følge processen tæt, beslutte passende forelæggelse for Økonomiudvalget (bl.a. forslag til det endelige byggeprogram), beslutte de prækvalificerede konsortier efter indstilling fra de eksterne rådgivere samt løbende sikre den nødvendige information og medarbejderindflydelse. Jf. Rammeaftalen om medbestemmelse og medansvar skal et projekt som dette forelægges til orientering og drøftelse i MED-organisationen. Det vil i dette tilfælde i særlig grad sige F- MED for administrationen og F-MED for social- og sundhedsområdet, inkl. tilhørende dele af arbejdsmiljøorganisationen. Til ydereligere at rådgive sig undervejs har den administrative styregruppe (direktionen) behov for at kunne drøfte hele eller dele af projektet med centercheferne og med personalet ved dialogmøder eller i workshops. Projektgruppen består af teknisk direktør Jacob Madsen (som projektleder) vicedirektør Hans Lund (som projektlederassistent) civilingeniør Kristine Kohave Sørensen (som særlig bygningskyndig) konsulent Uffe Rasmussen (som proceskoordinator) og chefsekretær Linda Strøbæk (som praktisk koordinator) daglig arbejdsmiljøleder Niels Kirstein (som særlig arbejdsmiljøkyndig). Ad hoc deltager kommunikationskonsulenterne Frederik Roed eller Kirsten Sterling. Gruppen har bl.a. til opgave at sikre tæt kontakt imellem de tekniske rådgivere og Kommunen, bl.a. i forbindelse med dataindhentning om faktuelle forhold, forestå intern information, nedsættelse af og deltagelse i referencegrupper, nedsættelse af og deltagelse i de særlige kontaktgrupper for arbejdsmiljøforhold, forestå alt det praktiske i forbindelse med interne arrangementer, forelægge beslutningspunkter og være sekretariat for den administrative styregruppe m.m. Projektgruppen arbejder tæt sammen med rådgiverne. Referencegrupper nedsættes ad-hoc om specifikke emner og sammensættes af repræsentanter fra det berørte område (se afsnit 4.2) og en eller flere af de tekniske rådgivere (se næste afsnit). Som regel deltager også en eller flere fra projektgruppen. Med henblik på at sikre arbejdsmiljøorganisationens input til byggeprogrammet nedsættes der to koordinationsgrupper en for det administrative område og en for social- og sundhedsområdet. I den administrative koordinationsgruppe indgår teknisk direktør, daglig arbejdsmiljøleder og en arbejdsmiljørepræsentant, mens gruppen for social- og sundhedsområdet består af teknisk direktør, centerchef Erik Petersen, daglig arbejdsmiljøleder og en arbejdsmiljørepræsentant. 7

9 Grupperne koordinerer de tilhørende arbejdsmiljøgruppers inddragelse og input til byggeprogrammet. Niels Kirstein forestår det opsøgende arbejde, som vil foregå i de 3 første uger af januar Koordinationsgrupperne vil have særligt fokus på arbejdsmiljøfaglig vurdering af input fra referencegrupperne, erfaringer fra tidligere gennemførte APV er, indeklima, støj, ergonomi, ulykkesrisiko, kemi og psykisk arbejdsmiljø. 3.3 Eksterne rådgivere Før sommerferien 2011 antog Kommunen efter udbud advokatfirmaet Horten som juridisk rådgiver for projektet. Firmaet rådgav Økonomiudvalget om projektets overordnede udbudsform og gennemførte udbuddet i forbindelse med ansættelse af den tekniske rådgiver. I september antog Kommunen en teknisk rådgivergruppe bestående af Jan Sørensen fra det rådgivende ingeniørfirma Moe og Brødsgaard, Gitte Andersen og Christina Wojtaszewski fra Signal Arkitekter og Rikke Hansen fra Erik Møller Arkitekter. Denne gruppe har siden efterårsferien 2011 bistået Kommunen ved at rådgive om proces, forestået workshops samt bistået ved diverse dialogmøder. Gruppens hovedopgave i denne fase består i at indhente og sammenskrive Kommunens formulerede tekniske og indretningsmæssige m.fl. behov, som skal være opfyldt i det endelige byggeri. Gruppen af eksterne rådgivere har endvidere forestået EU-udbuddet vedrørende prækvalificering af konsortier, som i de næste faser ønsker at komme med konkrete bud på den bygningsmæssige løsning af opgaven, og har sammen med projektgruppen indstillet de 5 konsortier, som skal byde på opgaven. 3.4 Procesplan Som det fremgår af bilag 1 Procesplan forventes byggeprogrammet godkendt af Økonomiudvalget den 22. februar Programmet bliver sendt til de 5 prækvalificerede konsortier omkring den 1. marts Disse får herefter 3 måneder til at beskrive deres løsning på projektet. Forslagene skal foreligge den 29. maj Herefter bruges tiden frem til Kommunalbestyrelsens møde den 20. juni 2012 til at evaluere de 5 indkomne forslag. I denne evalueringsproces, som vil foregå under den politiske styregruppes ansvar, vil den administrative styregruppe, projektledelsen og bygherrerådgivergruppen samt repræsentanter fra F-MED for administrationen og F-MED fra social- og sundhedsområdet samt de tilhørende dele af AMorganisationen deltage i processen. Den nærmere beskrivelse heraf vil komme til at fremgå af en senere drejebog, som vil blive drøftet og godkendt i MED/AM-organisationen i martsapril Vedtager Kommunalbestyrelsen den 20. juni 2012 at igangsætte byggeriet og udpeger et vinderprojekt, går næste fase i gang. Det vindende konsortium forventes straks efter kontraktunderskrift at igangsætte forprojektering, derpå hovedprojektering og endelig det 8

10 egentlige anlægsarbejde. Sidstnævnte forventes at kunne påbegyndes i foråret 2013 med afslutning ultimo april Information og medarbejderindflydelse Som beskrevet i afsnit 3.2 nedsættes der i fase 1 ad hoc referencegrupper omkring emner af særlig betydning for udarbejdelse af byggeprogrammet samt koordinationsgrupper til særlig varetagelse af arbejdsmiljøområdet. I disse grupper deltager ledere og medarbejdere fra det berørte område samt en eller flere bygherrerådgivere. Som regel deltager også en eller flere fra projektgruppen. I denne fase har der endvidere været afholdt workshops, været foretaget fokusgruppeinterviews, gennemført diverse registreringer om tilstedeværelse og tidsforbrug, været afholdt dialogmøder med personalet og været afholdt ekstraordinære møder i de 2 F-MED. Yderligere møder i F-MED og dialogmøder i januar 2012 kan forventes. På alle møder i gruppen af centerchefer, i F-MED for administrationen, i F-MED for social- og sundhedsområdet og i Hoved-MED orienteres der under et nyt fast punkt om status på processen. Ved hvert kommende styregruppemøde drøftes status på brugerinvolvering og information, og det aftales ved hvert møde, om der skal sættes specielt ind med nødvendige tiltag på særlige områder. Styregruppen holder møde ca. en gang om ugen i disse faser. Der informeres løbende på intranettet via EgeBladet under sitet Nyt rådhus og sundhedscenter, hvor også referater fra møderne i den administrative styregruppe vil ligge. Når gruppen af tekniske rådgivere i slutningen af januar 2012 er færdig med dens bud på et byggeprogram, vil dette forslag blive lagt frem til en intern høring, som bliver åben for alle. Eventuelle indsigelser vil blive samlet op forud for og efterfølgende drøftet i møder i hhv. F- MED for administrationen og F-MED for social- og sundhedsområdet. Kommentarer og ønsker vedr. arbejdsmiljøforhold vil til disse møder være samlet af de 2 koordinationsgrupper for arbejdsmiljøforhold, og gruppernes kommentarer hertil vil indgå i drøftelserne i de respektive F-MED. Også gruppen af centerchefer vil få en særlig lejlighed til at fremkomme med kommentarer og evt. ændringsforslag. Den administrative styregruppe (direktionen) vil forholde sig til de indkomne kommentarer og beslutte hvilke ændringer, der skal indgå i det forslag, som den 22. februar 2012 endeligt forelægges for Økonomiudvalget som politisk styregruppe. Når de 5 prækvalificerede konsortier har udarbejdet hvert et forslag, skal projekter evalueres. Deltagelsen i denne fase vil som beskrevet i afsnit 3.4 Procesplan blive tilrettelagt efter drøftelse i MED/AM-organisationen og beskrevet i en kommende drejebog. Det bliver alene F-MED for hhv. administration og social- og sundhed med tilhørende arbejdsmiljøorganisation, som vil få lejlighed til at deltage i evalueringen. 9

11 Under forudsætning af Kommunalbestyrelsens godkendelse og udpegning af et vinderprojekt i forsommeren 2012, vil de næste faser kunne gå i gang umiddelbart derefter. Også i disse vil der skulle ske både brugerinvolvering og gives løbende information. Tilrettelæggelsen af disse forhold vil også blive underlagt særlig drøftelse og godkendelse i F-MED-regi og vil blive beskrevet i nye drejebøger. Se bilag 1, hvoraf bl.a. fremgår i hvilke faser, der vil foreligge drejebøger. Nye drejebøger vil foreligge senest 3 uger før, de pågældende faser påbegyndes. Medarbejderindflydelsen vil i faserne 6 (Evaluering af tilbud), 7 (Totalentreprise forprojekt) og 8 (Totalentreprise hovedprojekt) alene ske igennem de to F-MED/AMorganisationer, mens der i fase 10 (Indretning og indflytningsplan) og 11 (1 årsgennemgang efter aflevering) vil ske en bred involvering, hvor alle enten direkte eller via F- MED/AM-organisationen vil kunne deltage i fasen. 4. Byggeprogrammeringen en oversigt 4.1 Indhold i byggeprogrammeringen Denne del af projektet består i at afdække og formulere alle Kommunens ønsker til det nye byggeri i et samlet dokument (=byggeprogrammet), som efterfølgende lægges til grund ved udarbejdelse af konkrete forslag til udformning af byggeriet. I byggeprogrammet beskrives bl.a. indretningsmæssige krav, arbejdsmiljømæssige krav, tekniske krav (bl.a. inden for energi og miljø) m.m. 4.2 Gennemførte, igangværende og planlagte arbejdsgrupper Rådhusbetjente: Michael Low Køkkenpersonale: Anette Petersen og Else Marie Vestager Arkivar: Michael Boel Winther Frontoffice/Borgertorv: Kjeld Ebdrup Møderække om sundhedscentret: Erik Petersen og Lene Marie Theil F-med og arbejdsmiljørepræsentanter rådhus F-med og arbejdsmiljørepræsentanter sundhedshus It, telefoni m.v.: Lars Borg CTS- styring: Lisbeth Berg Sikringsanlæg, adgangskontrolanlæg, brand og redning: Klaus Larsen Varmeforsyning: Jørgen Larsen Rengøring: Bente Maaløe Klima og håndtering af regnvand: Jan Poulsen, Rasmus Kierudsen 10

12 4.3 Milepæle i processen frem til og med februar og 5. januar 2012 F-med-møder i hhv. F-MED for social- og sundhedsområdet og for administrationen Januar 2012 i øvrigt Koordinationsgrupperne omkring arbejdsmiljø arbejder. Ekstra dialogmøder og møder i F-MED må forventes. 30. januar 3. februar 2012 Rådgivergruppens forslag til byggeprogram er i intern høring. Materialet vil blive lagt på intranettet og alle vil kunne indsende evt. kommentarer. 6. februar 2012 F-MED for administrationen og F-MED for social- og sundhedsområdet behandler indkomne kommentarer (i mødet deltager de respektive AM-koordinationsgrupper). 7. februar 2012 Direktionen og centercheferne behandler forslaget 10. februar 2012 Den administrative styregruppe behandler forslag og indkomne kommentarer samt foretager endelig indstilling til den politiske styregruppe. 22. februar 2012 Forslag til byggeprogram behandles af den politiske styregruppe (økonomiudvalget). 29. februar 2012 Forslag til byggeprogram godkendes i Kommunalbestyrelsen. (Dette punkt fremgår ikke af bilag 1.) Primo marts 2012 Byggeprogrammet udsendes til de 5 konsortier, som er blevet prækvalificeret til at afgive forslag til løsning af byggeopgaven. Marts og april 2012 På møder i de 2 F-MED evalueres proces, information og involvering i byggeprogrammeringsfasen, og drejebogen for den kommende bedømmelsesfase udarbejdes. Den administrative styregruppe v/ Lars Wilms, Peter Olrik og Jacob Madsen Drøftet og godkendt på møde i F-MED for administrationen den 5. januar

13 12