KOMMUNALE UDBUD. OSJ Consulting- Just a better Bid. Næstved Erhvervsforening 26. nov v. Ole Steen Jensen Gallemarksvej Næstved

Transkript

1 KOMMUNALE UDBUD Næstved Erhvervsforening 26. nov OSJ Consulting- Just a better Bid v. Ole Steen Jensen Gallemarksvej Næstved

2 Offentlige indkøb pr. år ca. 300 mia. kr. Heraf udbydes ca. 100 mia. i offentlige udbud Heraf udbydes ca.??? mia. i indbudt licitation Af de 300 mia. udgør indkøb under tærskelværdierne ca.??? mia.

3 Hvorfor er Kommunen interessant? - dit hjemmemarked - Nærområdet FUS kommuner Næstved, Vordingborg, Faxe, Guldborgsund, Lolland, Slagelse Samlet indkøb pr. år mia. kr. Næstved 1,5 1,7 mia. kr. SKI Samlet indkøb pr. år 7 mia. kr. Næstved???

4 Kommunale udbud Vejen til øget omsætning og indtjening Indkøb og udbud Næstved Kommune annoncerer alle vareindkøb over kr. Ved varekøb over 1,5 mio. kr., set over hele kontraktperioden, følges EU's udbudsregler. Bygge- og anlægsopgaver over kr. 37,5 mio. følger også EU s regler. Tilbudslovens afsnit 1, der alene vedrører bygge- og anlægskontrakter mellem kr og 37 mio. kr., giver mulighed for, at en kontrakt kan tildeles i en lukket kreds uden forudgående offentlighed og prækvalifikation en såkaldt indbudt licitation. FUS Næstved Kommune og 15 andre kommuner er med i indkøbsfællesskabet Fællesudbud Sjælland (FUS) SKI Næstved Kommune er med i Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI)

5 Næstved Kommunes indkøb Aftaler og kontrakter, registreret via Indkøb og Udbud dvs. at kommunens anlægskontrakter oma. ikke er medtaget!!! Kilde: Næstved Kommunes Team Indkøb og Udbud, nov. 2014

6 Indkøbere i Næstved Kommune Mere end personer køber ind Hvordan får man adgang til disse indkøbere? Hvordan bliver man leverandør på opgaver/varer under annonceringspligten: Byg og anlæg < kr Varer < kr

7 Sådan gør du opmærksom på virksomhedens kompetencer og interesse i at arbejde for Kommunen

8 4700 leverandører

9 Udbud - kort og godt - En introduktion Hvad er et udbud? En offentlig institution f.eks. kommunen beder private virksomheder om at udføre opgaven på kommunens vegne. Et EU-udbud starter med, at kommunen offentliggør en udbudsbekendtgørelse. en kort beskrivelse af den udbudte opgave og kravene for, hvem der kan byde på den. Udbudsbekendtgørelsen vil typisk være suppleret af et mere fyldestgørende udbudsmateriale som indeholder en nærmere beskrivelse af opgaven. Udbudsbekendtgørelsen fortæller, hvordan du får udbudsmaterialet. I udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet vil det fremgå, hvad der skal indgå i dit tilbud, og hvilke krav der stilles til dig som leverandør for at kunne byde på opgaven.

10 Hvor kan man finde udbud? Alle offentlige myndigheder skal benytte når de annoncerer indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt dvs. varer og ydelser over kr. Ordregivere kan også vælge en frivillig annoncering af bygge- og anlægsprojekter, der er omfattet af tilbudsloven kr ,5 mio. kr. Alle EU-udbud skal annonceres i TED-databasen (Tenders Electronic Daily), der administreres af EU Kommissionens publikationskontor: Det er også muligt, at annoncere EU-udbud på Udbud.dk, da Udbud.dk sender udbuddene til TED. Udbud.dk henter dagligt alle EU-udbud annonceret i TED-databasen. Ved at oprette en profil på Udbud.dk kan man som leverandør få besked (pr mail), når der er udbud, der matcher ens opgaveportefølje.

11 Hvad kræver det af dig at være med i et offentligt udbud? 1. Du ved, at der er et udbud information kommer ikke af sig selv 2. En projektansvarlig til opgaven kontakt mellem udbyder og dig 3. Projektlederen fremskaffer selv udbudsmaterialet 4. Projektlederen kan læse og forstå teksten kurser i udbudsreglerne 5. Teamwork ledelse/salg/teknikere/service 6. Skal kunne overholde deadlines 7. Skal kunne overholde kravene i udbudsmaterialet 1. Ingen forbehold 8. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftlig - måske spørgerunde 1. Alle deltagere i udbudsrunden får kendskab til alle spørgsmål og svar 9. Ingen forhandling om udbudsmaterialet 10.Skal være indstillet på, at dokumentationen skal være i orden 11.Skal kunne aflevere et tilbud, der er sandfærdigt 12.Det er dit skriftlige tilbud, der gælder

12 Hvordan vælges vinderen af et udbud? For at vinde en offentlig opgave er der basalt set to ting, du skal bevise over for kommunen: Er du i stand til at løse opgaven referencer, økonomisk solid mv.? Er dit tilbud bedre eller billigere end det, konkurrenterne eller kommunen kan komme med? Først udvælger kommunen de virksomheder, der er kvalificeret til at løse opgaven denne udvælgelse er ikke tilfældig, men foregår efter de udvælgelseskriterier, der fremgår af udbudsbekendtgørelse. Hvis virksomheden ikke bliver udvalgt, erklæret ikke konditionsmæssig, bliver tilbuddet heller ikke taget i betragtning. Dernæst vælger kommunen det tilbud, som er bedst, ud fra de såkaldte tildelingskriterier: Laveste pris eller Økonomisk mest fordelagtige bud. Hvis tildelingskriteriet er laveste pris, er det udelukkende prisen, der tæller. Hvis tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige bud, tager kommunen også hensyn til andre ting end lige prisen (selv om prisen typisk også vil spille en rolle). Kriterierne fremgår igen af udbudsmaterialet.

13 EU-udbud eller lokalt (nationalt) udbud? Alt afhængig af, hvor mange penge den samlede opgave forventes at koste, skal kommunen enten udbyde opgaven som et EU-udbud eller som et lokalt (nationalt) udbud. Der er strengere regler for EU-udbud, end der er for lokale (nationale) udbud. Det er de såkaldte tærskelværdier, der afgør om en opgave skal i EU-udbud eller ej. Tærskelværdierne varierer alt efter, om der er tale om et varekøb, en tjenesteydelse eller en bygge- og anlægsopgave. Desuden varierer værdierne for hhv. kommuner og regioner samt staten. Tærskelværdierne reguleres hvert andet år.

14 EU-udbud eller lokalt (nationalt) udbud? Reglerne for EU-udbud reguleres af Udbudsdirektiverne. For varer og tjenesteydelser mellem kr. og EU s tærskeværdier gælder reglerne om annonceringspligt, som findes i Tilbudslovens afsnit II. Bygge- og anlægsopgaver er reguleret af Tilbudslovens afsnit I, hvis kontraktværdien er mellem kr. og EU s tærskelværdier.

15 Indkøbets størrelse Men under kr. 38,6 mio. Men under kr. 1,54 mio. i aftaleperioden 4 år

16 Indkøbets størrelse 38,6 XXX 1,54 XXX

17 Tærskelværdier (2014) Kontraktens art Bygge- og anlægskontrakter Tjenesteydelseskontrakter Vareindkøbskontrakter Forsyning og tjenesteydelser inden for vand-, energi- og transportsektorerne Tærskelværdi EUR EUR EUR EUR

18 Tærskelværdier udbudsdirektivet Kilde:

19 Tærskelværdier - udbudsdirektivet indbudt licitation Kilde:

20 Forskellige udbudsformer De typisk anvendte udbudsformer er: Offentligt udbud - alle interesserede virksomheder afgiver tilbud på den udbudte opgave. Dynamisk indkøbssystem Begrænset udbud - 2 runder: Virksomheden godkendes af kommunen - anmoder om at blive prækvalificeret (få ret til at afgive tilbud). Kommunen har ret til at sætte et loft over antallet af prækvalificerede virksomheder. I så fald vil det være de bedst egnede virksomheder, der vil blive udvalg til at afgive tilbud. Ved EU-udbud skal der vælges mindst 5 virksomheder, der så får mulighed for at afgive et egentligt tilbud på opgaven/opgaverne (miniudbud). Indbudt begrænset licitation ordregiver kan sende opfordring til at afgive tilbud til bestemte virksomheder. Kun krav om oplysning om antal indbudte og kriteriet for tildeling af kontrakten laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud

21 Elektronisk fakturering - et lovmæssigt krav Betaling og fakturering foregår elektronisk i henhold til BEK nr 206 af 11/03/2011 Bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger m.v.. E-fakturering og EAN-numre EAN nummer på afdeling eller virksomhed, som du vil sende fakturaen til. Hver institution/enhed har sit eget EAN-nummer, som angives på den elektroniske faktura, ellers kommer fakturaen ikke frem til modtageren. Modtageren godkender fakturaen Betaling i henhold til betalingsbetingelserne

22 Elektronisk tilbudsgivning Til offentliggørelse og gennemførsels af elektroniske udbud anvender Næstved Kommune udbudssystemet Complete Tender Management. (EU Supply) Elektronisk udbudsværktøj Via systemet offentliggøres udbudsbekendtgørelser vedrørende EUudbud på EU s udbudsjournal, TED, og annonceringspligtige indkøb offentliggøres på Tilbudsgivere skal afgive tilbud i Complete Tender Management, når udbuddet er offentliggjort i systemet.

23 EU-SUPPLY - anvendes af bl.a. Næstved Kommune og FUS

24 Mercell - anvendes af bl.a. Odense Kommune

25 ByggeWeb

26 Elektroniske udbuds- og indkøbssystemer www. kommunens hjemmeside.dk udbuddets ABC kan mod betaling overvåge markedet kan mod betaling overvåge markedet E-handel katalog indkøb via nettet.

27 Salgs- og betalingsbetingelser Du er tvunget til at acceptere udbudsmaterialets kontraktvilkår Hvis ikke ikke konditionsmæssig! Dine salgs-, leverings- og betalingsbetingelser gælder ikke Elektronisk fakturering Betalingsbetingelser/-dato Lb. måned plus dage efter godkendt faktura!!! Ingen morarenter Ingen betaling for ekstraarbejder med mindre skriftlig accept af arbejdet

28 Kommunale indkøbsfællesskaber 1. Fællesindkøb Fyn 2. Fællesudbud Sjælland (FUS) 3. Indkøbsfællesskabet HHO 4. Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN) 5. Jysk Fællesindkøb 6. KomUdbud 7. Limfjord Vest 8. Spar 5 9. Sydjysk Kommuneindkøb 10.Sønderjysk Udbuds Samarbejde 11.Vestegnens Indkøbsforum 12.Aalborg Modellen

29 Danske indkøbsfællesskaber Uden for indkøbsfællesskaber: Hjørring Assens Ærø Lolland Tårnby Dragør København Herlev (Spar 5) 90 kommuner er med i et indkøbsfællesskab Alle 98 kommuner kan benytte SKI-aftaler

30 Næstved Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik Indkøbs- og udbudspolitikken omfatter samtlige eksterne kommunale indkøb af varer, tjenesteydelser samt byggeog anlægsopgaver. Den gældende indkøbs- og udbudspolitik skal følges af alle centre, virksomheder mv. i forbindelse med indkøb. Forsyningsvirksomhederne er ikke omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken, idet disse udgør selvstændige juridiske enheder, og er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet. Varekøb: Ved køb mellem 0,- og kr. - Ingen annonceringspligt Ved køb mellem ,- og kr. - Annonceringspligt Ved køb over kr. - EU's udbudsregler følges Bygge og anlæg Under kr kr. - Ingen annoncerings- og udbudspligt. Kilde: Indkøbs- og udbudspolitik for Næstved Kommune 2013, Sagsnr.: Dokumentnr.:

31 Kommunale indkøb Mindre og mellemstore virksomheder, der ønsker at deltage i konkurrenceudsættelser vedrørende større opgaver, opfordres til at overveje at gå sammen om at løfte opgaven, eksempelvis ved at indgå i et konsortium. Ikke Kartel!!! Konkurrerende virksomhederne aftaler at begrænse konkurrencen mellem dem. Virksomheder kan straffes med bøder! Den rullende udbudsplan (jf. pkt 5), er en orientering til markedet, for at give leverandørerne mulighed for at kende til Kommunens fremadrettede behov for indkøb. Herudover indgår Team Indkøb og Udbud i konkret dialog med erhvervslivet om kommende indkøbs- og udbudsplaner.

32 Udbudsplan Udbudsplanen et samlet overblik over Næstved Kommunes kommende udbud, for både varer, tjenesteydelser samt på bygge- og anlægssiden. Udbudsplanen behandles to gange årligt med henblik på afklaring af, hvilke udbud der skal udvalgsbehandles i løbet af året.

33 Rullende udbudsplan Den rullende udbudsplan: En orientering til markedet, for at give leverandørerne mulighed for at kende til Kommunens fremadrettede behov for indkøb.

34 Rullende udbudsplan

35 Udbud uden for den rullende udbudsplan * Mindste tidsfrist: 22 dage iht. Udbudsdirektivet

36 10 gode råd vedr. udbud 1. Dokumentation og mindstekrav 2. Læs udbudsmaterialet grundigt 3. Spørgsmål 4. Rettelser til udbudsmaterialet 5. Henvisninger 7. Uklarheder 8. Overholdelse af tidsfrister 9. Underskrifter 10. Forhandling

37 2011 oktober 2014 Næstved udbud 60 udbud offentliggjort EU-udbud Mindre udbud Bygge- og anlægsarbejder asfalt 6,5 år 58,5 mio. kr. Arkil 2014 antal udbud: 14/15 Asfalt 2 x snerydning 2 x sikring af å- og flodbredder Ny havnespuns og kloakering langs kanalvej start nov indbudt begrænset licitation

38 Indbudt licitation begrænset udbud Ny havnespuns og kloaksanering langs Kanalvej Anlægsarbejdet blev udbudt i begrænset licitation blandt 5 indbudte entreprenører den 6. september Opgaven blev udbudt med mulighed for en udvidelsen af entreprisen. De fem entreprenører, der afgav bud var: C. G. Jensen, Glostrup tilbudssum kr. excl. moms Mogens Pedersen Nyborg A/S tilbudssum kr. excl. moms C. Holbøll & Sønner Næstved tilbudssum kr. excl. moms M. T. Højgaard A/S Risskov tilbudssum kr. excl. moms E. Pihl & Søn Kgs. Lyngby tilbudssum kr. excl. moms Lavestbydende C. Holbøll & Sønner A/S blev antaget til opgaven. Kilde: Otto Andersen, NK-Spildevand, 14. nov. 2014

39 Indkøbere i Næstved Kommune Mere end personer køber ind Hvordan får man adgang til disse indkøbere? Hvordan bliver man leverandør på opgaver/varer under annonceringspligten: Byg og anlæg < kr Varer < kr

40 Næstved Kommunes Erhvervspolitik Som offentlig myndighed er Næstved Kommune herudover underlagt de EUretlige principper om gennemsigtighed, ligebehandling og ikke-diskrimination, hvilket forhindrer særbehandling af det lokale erhvervsliv. Det lokale erhvervsliv har således mulighed for at vinde kommunale kontrakter i fri og åben konkurrence på lige vilkår med øvrige tilbudsgivere. Byrådet ønsker, at der indhentes mindst ét tilbud fra en lokal virksomhed eller leverandør, når beløbsgrænsen er under annonceringspligten.

41 En mulighed for sammenhold Opret leverandørregister Hvor lokale virksomheder kan tilmelde sig som interesseret i at udføre/levere til kommunale opgaver, hvor ordresummen ligger under kr / Ændre kommunens indkøbspolitik Kræv, at der ved alle indkøb/opgaver f.eks. i størrelsesordenen kr kr / altid skal indhentes 2-3 tilbud fra lokale virksomheder, og hvis man ønsker flere tilbudsgivere, kan de komme fra andre kommuner.

42 Yderligere information Kontakt: OSJ Consulting Tlf.: