SPOR 4. Projektlederens rolle, opgaver og estimering. København 11. marts og Horsens 12. marts 2015

Transkript

1 SPOR 4 Projektlederens rolle, opgaver og estimering København 11. marts og Horsens 12. marts 2015

2 Hvem er jeg? Seniorkonsulent/Implementering af Støttesystemerne 2 måneder i KOMBIT 14 år i en kommune

3 Dagsorden Projektlederens profil og rolle Opgaveoverblikket og KIGO Organisering af Støttesystemerne Estimering af projektopgaven

4 PROJEKTLEDERENS ROLLE OG PROFIL

5 KOMBIT har formuleret en kompetenceprofil for den kommunale projektleder.

6 KOMBIT har formuleret en kompetenceprofil for den kommunale projektleder.

7 KOMBIT har formuleret en kompetenceprofil for den kommunale projektleder.

8 KOMBIT har formuleret en kompetenceprofil for den kommunale projektleder.

9 MEN HVORFOR?

10 FOR AT MATCHE IMPLEMENTERINGSOPGAVEN SÅ LAD OS SE PÅ DEN.

11 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Klargøre IT-Miljø Teste Identity Provider Brugere i Organisation Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

12 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Klargøre IT-Miljø Teste Identity Provider Brugere i Organisation Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

13 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Klargøre IT-Miljø Teste Identity Provider Brugere i Organisation Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

14 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Klargøre IT-Miljø Teste Identity Provider Brugere i Organisation Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

15 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser Manuel opsætning og proces for FORBEREDELSE Klargøre IT-Miljø Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning vedligehold af Organisation? Slave for Organisationssystem? Slave for Lønsystem?? Hvordan og hvor meget synkronisering? IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Proces for vedligeholdelse Teste Identity Provider Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Brugere i Organisation Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

16 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Klargøre IT-Miljø Teste Identity Provider Brugere i Organisation Identity Provider Hvem skal være Godkender? Hvem skal være Administrator i Organisation? Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

17 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING AF KY, KSD OG SAPA Klargøre IT-Miljø Teste Identity Provider Brugere i Organisation Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning Hvilke medarbejdere skal trænes i deres nye Meldes ind til KOMBIT Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

18 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE Klargøre IT-Miljø Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING rettigheder? AF KY, KSD OG SAPA Teste Identity Provider Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller Hvem skal have hvilke Tildel jobfunktionsroller i Brugerkatalog Brugere i Organisation Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

19 Implementeringsmodel for Støttesystemer 3 faser FORBEREDELSE Klargøre IT-Miljø Identity Provider Hvordan Organisation og Klassifikation Klargøre brugerkatalog til jobfunktionsroller Organisering af Støttesystemer Træning IBRUGTAGNING af STS IBRUGTAGNING forretning. AF KY, Men KSD mindre OG om SAPA Teste Identity Provider Teste kontoplan i Klassifikation Teste bruger i organisation Opsætning af organisatoriske roller i administrationsmodul Teste Jobfunktionsroller De ved en masse om brugeradministration, Brugere it-sikkerhed, i Organisation Organisation og Klassifikation Tildele jobfunktionsroller Hjælpe projektlederne 4-6 måneder for ikke Pilotkommuner

20 Opsummering En fordel at vide noget om it. Men, det er ikke en forudsætning Det er ligeså vigtigt at kunne. Organisere sætte holdet Planlægge Uddelegere Kommunikere Agere i spændingsfeltet mellem it og forretning = Projektledelse

21 OPGAVEOVERBLIKKET OG KIGO

22 Opgaveoverblikket Bruttoliste over opgaver til projektlederen Strategiske, organisatoriske og obligatoriske opgaver Vil løbende blive opdateret med vejledninger og manualer

23 Kort om KIGO Er den autoritative indgang til implementering af STS, KY, KSD og SAPA Kræver log-in Er et opfølgningsværktøj for KOMBIT for at sikre at kommunerne er på planen Alle skal-opgaver kommer i KIGO Og derfor ikke nødvendigvis de strategiske og organisatoriske opgaver Åbner med nogle få opgaver Releases af opgavepakker hen over året Afsløring.den første opgave til jer er.

24 ORGANISERING AF STØTTESYSTEMER

25 Hvad går opgaven ud på? Få de relevante personer involveret i implementeringen og den fremtidige organisering af Støttesystemerne Bemand rollerne med afsæt i de roller, kompetencer og personer, som i forvejen findes i kommunen

26 HVORDAN GØR MAN DET?

27 FORSLAG TIL VÆRKTØJ ROLLE-MAPPING

28 KOMBIT ROLLER KOMMUNALE ROLLER KOMBIT Roller Administrator Godkender Superbruger... Møder Rolle Rolle Rolle Rolle Rolle Skal mappes til ROLLER DER FUNGERER I STØTTESYSTEMER STØTTESYSTEM KOMBIT ROLLE KOMMUNAL ORGANSATI ON KOMMUNE ROLLER Adgangsstyring Administrator IT IT-Sikkerhedschef Adgangsstyring Jobfunktionsadministrator Indkøb Brugeradministrator

29 KOMBIT ROLLER Findes i Opgaveoverblikket v.1.1 Vejledning til roller og kompetencer KOMMUNALE ROLLER KOMBIT Roller Administrator Godkender Superbruger... Møder Rolle Rolle Rolle Rolle Rolle Skal mappes til ROLLER DER FUNGERER I STØTTESYSTEMER STØTTESYSTEM KOMBIT ROLLE KOMMUNAL ORGANSATION KOMMUNE ROLLER Adgangsstyring Administrator IT IT-Sikkerhedschef Adgangsstyring Godkender Indkøb Aftalejurist

30 KOMBIT ROLLER Findes måske i jeres IT-sikkerhedspolitik Organisationsdokumenter KOMMUNALE ROLLER KOMBIT Roller Administrator Godkender Superbruger... Møder Rolle Rolle Rolle Rolle Rolle Skal mappes til ROLLER DER FUNGERER I STØTTESYSTEMER STØTTESYSTEM KOMBIT ROLLE KOMMUNAL ORGANSATION KOMMUNE ROLLER Adgangsstyring Administrator IT IT-Sikkerhedschef Adgangsstyring Godkender Indkøb Aftalejurist

31 Step 1: KOMBIT ROLLER Støttesystem Hovedopgave Opgaver Rolle Kompetencer Adgangsstyring Administrere roller i administrations modul Tildele adgang for systemer og personer Administrator Dybdekendskab til støttesystemer Adgangsstyring Opret og vedligehold aftaler Godkende og administrere serviceaftaler og føderationsaftaler Godkender Juridisk kompetence til at indgå aftaler Kan vurdere itsikkerhedsmæssige spørgsmål Adgangsstyring Opret og vedligehold jobfunktktionsroller Mappe systembrugerroller med jobfunktionsroller Jobfunktionsrolle administrator Erfaring med rolleprofiler og autorisationer Indblik i Persondataloven Organisation Administrere brugen af Organisation Importere organisationssyste mer Publicere organisationssyste mer Administrator Skal have indblik i og forstå tværgående forretningsmæssige værdi af Organisation

32 Step 2: KOMMUNE ROLLER Roller Opgaver og ansvar Organisatorisk placering Systemejer At de rette personer har adgang til systemet At bestemme hvem der skal have hvilke rettigheder Forretning Systemadministrator Ved hvordan systemet understøtter forretningsgange Varetager brugerrettighedsopgaver i egen enhed Koordinerer roller med IT-afdelingen IT-Sikkerhedschef Ansvarlig for processer om brugerstyring Kan indgå databehandlingsaftaler og serviceaftaler Brugeradministrator Definerer og tildeler autorisationer Sikrer at der ikke sker misbrug af rettigheder ESDH ansvarlig Ansvarlig for styring og journalisering af sager, dokumenter og indekser Forretning IT IT IT/Stab Leverandørstyring Varetager godkendelse af alle aftaler IT/Stab IT-Arkitekt Arkitekturstyring Sikrer at kommunes it-arkitektur følger anbefalinger og krav i fællesoffentlige standarder og projekter IT/Digitalisering

33 Step 3: Korsbæk Kommune mapping Støttesystem KOMBIT ROLLE KOMMUNE ROLLE HVEM i Korsbæk Adgangsstyring Administrator IT-arkitekt Niels Adgangsstyring Godkender IT-Sikkerhedschef Bo Adgangsstyring Jobfunk.adm. Brugeradministrator Connie Klassifikation Administrator ESDH ansvarlig Henriette Klassifikation Driftskontakt IT-Servicedesk Jeanette og Henrik Organisation Administrator IT-arkitekt Niels Organisation Redaktør HR-Løn Rikke Beskedfordeler Godkender IT-Sikkerhedschef Bo

34 Step 3: Korsbæk Kommune mapping Støttesystem KOMBIT ROLLE KOMMUNE ROLLE HVEM i Korsbæk Adgangsstyring Administrator IT-arkitekt Niels Adgangsstyring Godkender IT-Sikkerhedschef Bo Adgangsstyring Jobfunk.adm. Brugeradministrator Connie Klassifikation Administrator ESDH ansvarlig Henriette Klassifikation Driftskontakt IT-Servicedesk Jeanette og Henrik Organisation Administrator IT-arkitekt Niels Organisation Redaktør HR-Løn Rikke Beskedfordeler Godkender IT-Sikkerhedschef Bo

35 OPGAVEN UDFØRT I KIGO WHATS NEXT?

36 KOMBIT inviterer til faglige aktiviteter For Administratorer For Jobfunktionsrolleadministratorer For Godkendere For Redaktører Og alle de andre. Danner grundlag for vurdering af træningsbehov Kurser E-learining Vejledninger Manualer mv.

37 SPØRGSMÅL

38 ROLLER OG ORGANISERING I SVENDBORG KOMMUNE

39 Overvejelser om fremtidige komponenter og organisering 1. Ny organisering til håndtering af brugerstyring og vedligeholdelse af organisationssystemer Beslutning båret af kritik fra revisionen (primært CICS rettigheder og kommende opgaver i forbindelse med Monopolbrudsprogrammet 2. Organisering af aftaler forankres i Digitalisering og IT 3. ADFS bliver vores Identity Provider komponent 4. Vurderer på om vi skal have en lokal organisationskomponent.

40

41 Rollemapping i Svendborg Kommune Støttesystem KOMBIT ROLLE SVENDBORG ROLLE OMFANG HVEM Adgangsstyring Administrator IT-drift Adgangsstyring Godkender IT-sikkerhedsansvarlig / kontraktansvarlig Adgangsstyring Jobfunktionsadministr ator Brugeradministrator Adgangsstyring Brugeradministrator Brugeradministrator Klassifikation Administrator ESDH ansvarlig Klassifikation Redaktør ESDH superbrugere Økonomikonsulent Klassifikation Driftskontakt IT-Servicedesk

42 Rollemapping i Svendborg Kommune Støttesystem KOMBIT ROLLE SVENDBORG ROLLE OMFANG HVEM Organisation Administrator IT-drift Organisation Redaktør IT-arkitekt HR løn Brugeradministrator Organisation Driftskontakt IT-Servicedesk Indekser Driftskontakt IT-Servicedesk Beskedfordeler Driftskontakt IT-Servicedesk

43 ESTIMERING

44 Opgaveoverblik? Opret IdP Opret personer i Administrationsmodulet Udpeg Administrator Registrer roller

45 Opgaveoverblik? Opret personer i Administrationsmodulet Udpeg Administrator Registrer roller

46 Formålet med estimeringen Udgangspunkt for dialog En måde at få et overblik over opgaverne Grundlag for styring Få et bud på ressourcetrækket Brug det i forhold til ledelsen

47 EKSEMPEL PÅ ESTIMERING FRA BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE JONAS TORP GUNDERSEN

48 Opsummering på eksemplet fra Bornholms Regionskommune Støttesystem Adgangsstyring Klassifikation Organisation Beskedfordeler Sags- og Dokumentindeks Ydelsesindeks Total Samlet estimat 888 timer 203 timer 179 timer 34 timer 66 timer 66 timer timer

49 Opsummering på eksemplet fra Bornholms Regionskommune Opgavefordeling Projektledelse IT afdelingen Systemejere Total Samlet estimat timer 300 timer 7 timer timer

50 A Afrunding Estimering er en løbende proces Del jeres erfaringer med opgaven Sammen bliver vi klogere på opgavernes omfang Jonas kan kontaktes Mobil:

51 Næste skridt Netværksmøde 2 Svar på dagens vigtigste udfordringer Vi arbejder med dem i STS Arbejdsgrupper Organisering af Støttesystemer Udpeg fagpersoner til roller Meld dem ind til KOMBIT KOMBIT går i gang med relevante faglige aktiviteter for at klæde dem på til rollen og opgaven