FAKTURERING. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "FAKTURERING. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot"

Transkript

1 AutoPilot Fakturering FAKTURERING Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion til fakturering Dannelse af fakturaforslag Listen over delsager Godkende til fakturering Fakturering af delsager efter medgået tid Medgået tid med loft Fast pris efter rateplan Fast pris efter færdiggørelsesgrad Fremmed arbejde, udlæg og varer Faktureringsopsætning for delsagen Oprette fakturaforslag og ændre udseendet Ændring af udseendet Faktureringsstatus Højreklikmenuens indhold og funktioner Fakturering Oprette/returnere til fakturaforslag Redigere og bogføre fakturakladde Manuel faktura/kreditnota Elektronisk fakturering Inden ibrugtagning i AutoPilot Konfigurering inden ibrugtagning EAN-numre på delsagerne Massefakturering Samlefakturering Forudfakturering Opsætninger Forudfakturere Fakturaarkiv Filtrering Funktioner i fakturaarkivet Udskrift som kopi/bilag en pdf-kopi af faktura til kunden Graf Kreditnota Tilbageføring Udligning Kopi af faktura Rentenota Fakturaarkivets statuskolonner Fakturering til udlandet Grundlæggende fakturering i valuta Tidslig udvikling af valutakurs Moms ved fakturering til udlandet Opsætning af momsregelsæt...33 Copyright Korsgaard EDB ApS 2 af 48

3 5.3 Opsætte oversættelser af udlægsbeskrivelser Valg af sprog på fakturalayout Aktivering af et fakturalayouts oversættelser Fixering af omregningskurs på sager i fremmed valuta Anvendelse af valutakurslåsning...36 Appendiks 1 Højreklikmenuen...37 A 1.1 Rediger sagskort...37 A 1.2 Rediger delsagsplan...38 A 1.3 Rediger delsagskort...39 A 1.4 Fakturaarkiv...39 A 1.5 Vis delsagsstatus...39 Appendiks 2 Grafik over fakturering til udlandet...42 Appendiks 3 Grafik over flere fakturalayout...43 Appendiks 4 Grafik over valuta på udlæg og aftaler...44 Appendiks 5 Oprettelse af fordelingsplaner...45 Appendiks 6 Oprettelse og brug af ydelser...45 Appendiks 7 Teknisk information om SMTP-opsætning for at sende pdf-fakturaer pr mail...47 Copyright Korsgaard EDB ApS 3 af 48

4 1 Introduktion til fakturering I AutoPilot foregår sagsfaktureringen i to trin: I trin 1 dannes et fakturaforslag som i trin 2 danner grundlag for bogføring af den endelige faktura. I mange projektorganisationer er det kutyme, at projektlederne godkender fakturaforslag udarbejdet af administration, hvorefter administrationen udarbejder den endelige faktura. Denne proces indeholder ofte dobbeltarbejde og kan godt tage lang tid. I AutoPilot er faktureringen så enkel, at projektlederne fra første færd selv kan lave fakturaforslagene. Hvis man foretrækker, at administrationen danner fakturaforslagene, kan man fortsætte med dette. Under alle omstændigheder udgør et fakturaforslag grundlaget for dannelse af en fakturakladde, som efter eventuel tilretning bogføres til den endelige faktura. Det er altid den administrative funktion, der bogfører de endelige fakturaer. AutoPilot har til enhver tid styr på, hvad der mangler at blive faktureret. Det er derfor både let og overskueligt at danne det næste fakturaforslag på hver enkelt delsag. Samlet set er faktureringsprocessen særdeles effektiv, og det er ikke ualmindeligt, at tidsforbruget til fakturering med AutoPilot nedsættes væsentligt. AutoPilots overskuelighed og effektivitet medfører ofte en betydelig forbedring i likviditeten. Hertil kommer, at AutoPilot indeholder de nødvendige funktioner til gennemførelse af elektronisk fakturering, som er et krav fra det offentlige. Flere og flere private firmaer indfører også elektronisk fakturering. Skal du korrigere fejl i en faktura, indeholder programmet effektive funktioner til automatisk dannelse af kreditnotaer. Derudover er der automatisk adgang til fakturabilag, der specificerer henholdsvis timeforbrug og udlæg for den givne faktura. I kan således roligt overlade det til projektlederne selv at danne fakturaforslagene. Projektledere er ikke administratorer. Men da de udelukkende skal tage stilling til, om givne sagsposter skal faktureres eller ej, er dette heller ikke en nødvendighed. Bemærk venligst: Det har vist sig, at placeringen af dette arbejde hos projektlederne øger forretningsbevidstheden markant. Copyright Korsgaard EDB ApS 4 af 48

5 2 Dannelse af fakturaforslag Uanset om det er projektlederen eller administrationen, der udarbejder fakturaforslag, er fremgangsmåden den samme. Som administrator finder du funktionaliteten i Administrationsmodulet under Fakturering > Fakturaforslag. Som projektleder finder du funktionaliteten i Projektledermodulet under Fakturaforslag. Listen over delsager viser, hvad der aktuelt kan faktureres på hver enkelt delsag. Du aktiverer formularen til dannelse af fakturaforslag ved at dobbeltklikke på den ønskede delsag. Fakturaforslag dannes automatisk ved tryk på en knap. Alle godkendte faktureringsposter medtages automatisk på forslaget. Det hele kan således koges ned til en godkendelsesprocedure. Hvilken type poster man godkender, afhænger af delsagens honorarprincip. For eksempel skal du godkende timer på en medgået tid delsag og rater på en fastpris delsag. Når godkendelsesproceduren er udført, dannes fakturaforslaget ved tryk på en knap. Derudover kan forskellige supplerende faciliteter tilknyttes fakturaforslaget. For eksempel kan du indtaste/vælge indledende og afsluttende tekst, tilknytte faktureringshistorik hvad angår honorar og udlæg eller komprimere fakturalinjerne til en enkelt linje. 2.1 Listen over delsager Dannelse af fakturaforslag starter i skærmbilledet Fakturaforslag. Dette billede hentes fra projektlederprogrammet via knappen [Fakturaforslag] eller fra administrationsprogrammet via Adm. > Fakturering > Fakturaforslag. Centralt Som udgangspunkt vises faktureringsgrundlaget pr dags dato. Det vil sige, at alt forbrug vil kunne godkendes til fakturering. Sørg for, at alle har afleveret timesedler til og med faktureringshorisonten, inden du går i gang med at fakturere. Derved sikres, at intet bliver gemt til en eventuel næste fakturering. Derudover findes yderligere to kolonner, der bruges til at sortere delsagslisten. Kolonnen Fakt. grundlag viser et flueben ud for delsager med registreret forbrug eller forfaldne rater/fordelinger. Ved at klikke på et flueben og trykke F9 filtreres delsagslisten til kun at vise delsager med faktureringsklare beløb. Detaljer Faktureringshorisonten kan indstilles til en ønsket dato ved tryk på en af knapperne: Venstre pil sætter faktureringshorisonten tilbage til udgangen af forrige måned. Pilen i midten sætter faktureringshorisonten en enkelt dag tilbage. Solen sætter faktureringshorisonten til dags dato Ud for hver delsag i listen vises faktureringsklare beløb i kategorierne: Medgået tid, Fremmed arbejde, Udlæg, Varer og Rater. Beløbene er summeret i kolonnen I alt. Copyright Korsgaard EDB ApS 5 af 48

6 Under listen er kategorierne summeret på tværs af alle delsager. Summeringen af kolonnen Medgået tid svarer til det igangværende arbejde på delsager efter medgået tid. Dette forudsætter dog, at timer, der reelt ikke kan faktureres, markeres som afskrevet. Bemærk, at % -færdig delsager kun viser faktureringsklare beløb såfremt der er oprettet en fordelingsplan. Se Appendiks 5 for vejledning i at oprette fordelingsplaner. På tilsvarende vis fremgår der kun faktureringsklare beløb på rateplansdelsager, hvis der er lagt en rateplan, hvor en eller flere rater har nået faktureringsdatoen. 2.2 Godkende til fakturering For at godkende forbrug til fakturering dobbeltklikkes på delsagen så formularen Dannelse af fakturaforslag åbnes. Denne formular bruges til at oprette og sende fakturaforslag til fakturering. I AutoPilot er det såre simpelt at godkende fakturering, da systemet ved, hvad der endnu ikke er faktureret. Du får adgang til at godkende ved at trykke på de enkelte kategoriknapper. Kun de gule knapper indeholder noget fakturerbart. Centralt Delsager i AutoPilot har et honorarprincip, der afhænger af den faktureringsaftale, I har lavet med kunden. Der er følgende honorarprincipper: Medgået tid, medgået tid med loft, fastpris efter rate og fastpris efter færdiggørelsesgrad. Uanset den aktuelle delsags honorarprincip vises alle kategoriknapper. Honorarprincippet afgør hvilke kategoriknapper, der er aktive. Medgået tid Medgået tid med loft Fakturering af en delsag efter medgået tid foregår ud fra de timer, medarbejderne afleverer på sagerne. Faktureringen foregår på samme måde som medgået tid. Du får en advarsel i Copyright Korsgaard EDB ApS 6 af 48

7 det øjeblik den samlede fakturering overstiger loftet. Fast pris efter rateplan Rateplansfakturering fungerer lige godt hvad enten der foreligger en fast defineret betalingsplan, eller delsagen faktureres ad hoc ud fra en konkret vurdering. Fast pris efter færdiggørelsesgrad En fast defineret betalingsplan indeholder det antal rater, der er aftalt med kunden. Hver rate har en faktureringsdato, fra denne dato ses ratebeløbet på delsagslisten. Denne form anvendes til fakturering af delsager, hvor honoraret forfalder til fakturering i takt med, at arbejdet skrider frem. Du angiver færdiggørelsesgraden i procent ud for hver aktivitet. Faktureringsbeløbet beregnes som denne procent gange aktivitetens andel af honoraret. Fakturering af fremmed arbejde, varer og udlæg foregår ud fra godkendelse af forbrug. Efter godkendelsesproceduren oprettes fakturaforslaget ved tryk på. Rækkefølgen af posterne på fakturaen er defineret på forhånd. Eget honorar og fremmed arbejde står øverst, så kommer udlæg og til sidst eventuelle varer. Hvis ydereligere poster herefter godkendes til fakturering, kan du opdatere fakturaforslaget ved at trykke på Detaljer Øverst på billedet Dannelse af fakturaforslag findes tre knapper og en linje med delsagsidentifikationen. De første to knapper bruges til at bladre op og ned i listen over delsager. Du kan også bruge genvejstasterne <ctrl+ > eller <ctrl+ >. Den tredje knap viser en liste over aktuelle fakturaforslag, som endnu ikke bogført. Du kan bruge denne liste til at springe til den delsag, der indeholder det givne fakturaforslag. Vises fakturaforslaget ikke på delsagen, er det fordi du allerede har sendt det videre til fakturering. Dette er i listen markeret med et flueben i kolonnen Til fakturering. Du kan slå op i listen for at sikre dig, at der ikke ligger fakturaforslag, du har glemt at sende videre til fakturering Fakturering af delsager efter medgået tid På delsager efter medgået tid har du mulighed for at godkende timer, fremmed arbejde, udlæg og varer. For alle 4 kategorier gælder det, at den tilhørende knap er gul hvis der ligger forbrug, som endnu ikke er faktureret. Du godkender kategorierne én ad gangen. Når du har godkendt det, der skal indgå i et fakturaforslag, trykker du på knappen. Copyright Korsgaard EDB ApS 7 af 48

8 De blå pile der kan optræde under hver knap, fortæller dig hvilke kategorier, der bliver medtaget på det fakturaforslag, der bliver dannet. Godkendelse af timer: Tryk på det orange ur eller <Alt+t>. Nu åbner formularen Faktureringsgrundlag - timer. Formularen viser delsagens timeregistreringer frem til faktureringshorisonten. Øverst finder du en prikmenu, der filtrer timerne på forskellig vis. Når du åbner billedet vises Ikke faktureret, og det er her, du godkender det, du ønsker medtaget på fakturaen. Ikke faktureret Marker de timeregistreringer, der skal godkendes, og tryk på knappen [Godkend valgte]. Ønsker du at godkende alle timeregistreringer, trykker du på knappen [Godkend alle]. Har du godkendt for mange, markerer du dem og trykker på [Fortryd valgte]. Det er også her du kan afskrive timeregistreringer, du ved, der ikke kan viderefaktureres. Det er også her, du kan ændre salgsmomsen på timerne, hvis denne er indstillet forkert. Bemærk, at salgsmomsen ændres på samtlige registreringer i listen. Knappen [n] har to funktioner: 1 - Godkende et givet antal timer ud af alle registreringer i listen. Her skriver du det antal timer, du ønsker faktureret, hvorefter programmet godkender det ønskede antal timer, og om nødvendigt splitter en registrering op i to for at få det til at passe. 2 - Splitte en given registrering op i to, hvoraf den ene bliver godkendt. Her filtrerer du listen ned til kun at indeholde den ønskede registrering. Herefter trykker du på [n] og skriver det antal timer, du ønsker godkendt. F12 ophæver filtreringen. Nederst kan du se hvilken periode, timerne falder i, antal timer i listen, timernes salgspris og salgsprisen af de timer, du allerede har godkendt til fakturering. På fakturaforslag Faktureret Indstillingen rummer de timeregistreringer, som du har sat ind på et fakturaforslag. Registreringerne bliver stående i listen, indtil administrationen har bogført fakturaforslaget. Hvis et givet fakturaforslag endnu ikke er sendt til administrationen, kan du flytte timerne til [Ikke faktureret] ved at slette fakturaforslaget. Denne liste viser alle de timeregistreringer, der allerede er faktureret og den faktura, Copyright Korsgaard EDB ApS 8 af 48

9 hver enkelt registrering indgår på. Afskrevet Alle Indstillingen Afskrevet viser alle afskrevne timeregistreringer. Hvis det alligevel bliver muligt at fakturere timerne, kan du genskrive de relevante timer. Denne liste viser samtlige registreringer frem til faktureringshorisonten og indeholder således registreringerne fra de fire øvrige indstillinger. Knappen [Opdater pris] er relevant, hvis der er usikkerhed om, hvorvidt den prisliste, der gælder for delsagen er blevet ændret med tilbagevirkende kraft Medgået tid med loft Fakturaforslag efter dette honorarprincip, dannes på nøjagtig samme måde som fakturaforslag på delsager efter medgået tid. Systemet oplyser dig om, hvis det samlede fakturerede beløb overstiger det loft, der er på delsagen. Er loftet overskredet, må du enten forsøge at få hævet loftet, eller afskrive de timer, der ligger ud over. Som regel kan direktøren bedst lide den første løsning Fast pris efter rateplan Ved fakturering efter rateplan bestemmer du suverænt, hvor meget der skal faktureres. Typisk forekommer to forskellige situationer. Der er aftalt en betalingsplan på sagen bestående af aftalte ratebeløb, der kan faktureres på aftalte datoer. Du ønsker at fakturere et beløb, som tilnærmelsesvis svarer til salgsprisværdien af det forbrug, der har været siden du skrev den sidste faktura. For at få en rate fra en eksisterende rateplan ind på et fakturaforslag, godkender du raten, trykker på <Esc> og trykker på knappen. I det følgende beskrives, hvordan rater oprettes. Rateplan Tryk på knappen Rater for at åbne billedet Rateplan. Dette billede bruges til at oprette, vedligeholde og godkende rateplaner. Centralt Formularens liste viser rateplanen. Rater, der er klar til fakturering, er markeret med et grønt flag. Til højre ses oplysninger, som gør det let at overskue følgende: Svarer det allerede fakturerede til det forbrugte Hvor meget af aftalen er ikke faktureret Hvor stor en del af aftalen er allerede oprettet som rater Copyright Korsgaard EDB ApS 9 af 48

10 Knappen [Forskyd] fremskynder eller udskyder samtlige rater i listen med det antal måneder, du indtaster. Detaljer Med hensyn til historik tilbyder billedet en prikmenu, hvor du kan se de rater, der allerede er faktureret. Du kan også se de rater, der allerede er på vej til at blive faktureret ved at klikke på prikmenuen På fakturaforslag. Opret ny rate Du opretter en eller flere nye rater ved at klikke på knappen med det hvide papir og udfylde formularen Opret ny rate. Formularen giver mulighed for at angive antallet af rater, datoen for første rate, datospringet samt ratebeløbet. Når du trykker på disketten, oprettes det ønskede antal rater automatisk. Raterne ligger nu med den ønskede startdato og med det ønskede datospring. Du kan efterfølgende redigere de rater, der eventuelt måtte afvige fra det indtastede. Systemet indeholder funktionalitet til automatisk opbygning af relevant ratetekst. Teksten bygges op af en start- og en sluttekst med et løbenummer, måneds- eller kvartalsnavn i midten. Du indtaster start- og slutteksten, og vælger den teksten i midten fra en rullemenu. Bemærk: Alternative betalere kan indvælges på hver enkelt rate ved at indvælge den ønskede betaler nederst på formularen. Bemærk: Læs mere om brug og oprettelse af ydelser i appendiks 2 Udbetalingsplan honorar/underrådgiverstyring Såfremt Særlige krav for accept af leverandørfaktura på delsagskortet er aktiveret, vises feltet Udbetalingsplan honorar (kreditor) i formularen til oprettelse og godkendelse af rater. Feltet bruges til at reservere en del af en rate til at afdække udgifter til fremmed arbejde. Ved at markere en rate i listen kan du tilknytte en eller flere budgetposter for fremmed arbejde til raten. Derved reserveres budgetpostens beløb til dækning af udgifter til fremmed arbejde, resten af ratebeløbet dækker eget honorar. Tryk på for at åbne listen over budgetposter, og dobbeltklik på den budgetpost for fremmed arbejde, du ønsker at knytte til den markerede rate. Formålet med opdelingen er at sikre, at kun beløb, der viderefaktureres som eget arbejde indregnes i oversigten over faktureret eget arbejde og i beregningen af igangværende eget arbejde. Budgetposter for fremmed arbejde oprettes i Direktion > Rater resultat > Udg. fremmed arbejde > hklik + Budget fremmed arbejde. Knappen [Timer] Ved en fastprisdelsag vil det blå ur være aktivt. Her kan du skabe dig et overblik over de timer, der er afleveret på sagen. Formularens opbygning og indhold er parallel med [Timer] på en medgået tid delsag. Copyright Korsgaard EDB ApS 10 af 48

11 Bemærk, at salgsprisen på timerne ingen betydning har for faktureringen, eftersom faktureringen forløber efter en rateplan Fast pris efter færdiggørelsesgrad Hvis du har det hele kørende, går du ind på %-knappen, hvorefter du reviderer de enkelte aktiviteters færdiggørelsesprocent, og afslutter med at sætte flueben i Klar til fakturering. Tryk på <Esc> og klik på knappen. En procent færdig faktura har følgende karakteristika: Den samlede aftale er fordelt på flere aktiviteter. Faktureringsbeløbet beregnes som færdiggørelsesprocenten af den enkelte aktivitets aftalebeløb. Fakturaen afsluttes med at tidligere faktureret bliver fratrukket. I det følgende forklares opsætning af en % -færdig fakturering. Centralt Du kan kun komme i gang med fakturering af en % -færdigdelsag hvis honoraraftalen er oprettet. Aftalen udfyldes i PL/Dir > Delsager aftaler > hklik + Rediger aftale. Aftalebeløbet for eget honorar hentes ind i billedet Afregning efter færdiggørelsesgrad som vist på følgende billede: Øverst til venstre vises totalhonoraret. Dette honorar fordeler du på aktiviteterne ved at udfylde kolonnen Kontrakt %. Tryk herefter på [Genfordel aftalen]. Alternativt til kontraktprocenter kan du skrive kronebeløb i kolonnen 'Aftalt. Hvis det samlede honorar fordelt på aktiviteterne, er forskelligt fra totalhonoraret, så vises en rød advarselstekst øverst til venstre. Denne vises så længe du ikke er færdig med fordelingen. Hvis du på et senere tidspunkt ændrer aftalen, vil teksten dukke op igen. I tilfælde hvor totalaftalens beløb til eget honorar er ændret, men den procentvise fordeling mellem aktiviteterne ikke er ændret, er det nok at genfordele totalaftalen ved tryk på knappen. Hvis ændring af totalaftalen kun berører en enkelt aktivitet, skal procentfordelingen tilrettes, og aftalen fordeles, eller det ændrede beløb tastes ud for aktiviteten. Fakturaforslag forberedes ved at indtaste færdiggørelsesprocenter i kolonnen % færdig. AutoPilot beregner automatisk den enkelte aktivitets faktureringsbeløb. Copyright Korsgaard EDB ApS 11 af 48

12 De tre sidste kolonner viser en status over faktureringen på delsagen: Faktureringsret på aktiviteten, tidligere faktureret samt differencen. Når du har indtastet færdiggørelsesprocenten på de relevante aktiviteter, sætter du flueben i Klar til dannelse af fakturaforslag. I den nederste ramme kan du reservere en andel af fakturaforslagets beløb til at dække fremmed arbejde. Når du lukker godkendelsesvinduet, markerer en blå trekant, at der ligger faktureringsparate beløb i kategorien % færdig. Underrådgiverstyring Underrådgiverstyring kan anvendes ved % -færdigdelsager. Prognose for fremtidig fakturering på % færdigdelsager Den beskrevne faktureringsproces indeholder ikke informationer der kan anvendes til at lave en prognose for den fremtidige fakturering. Der for indeholder AutoPilot for % færdig delsagers vedkommende et redskab der muliggør udarbejdelse af en sådan prognose. Dette kaldes en fordelingsplan. Oprettelsen af fordelingsplaner foregår i PL > Økonomikalender og er beskrevet i projektledermanualens appendiks 5. Bemærk, at anvendelse af fordelingsplaner kræver licens til modulet Prognose Fremmed arbejde, udlæg og varer Hvis der på en sag registreres udgifter til fremmed arbejde, udlæg eller varer, vil de respektive knappers baggrundsfarve skifte til gul for at markere, at der er faktureringsgrundlag. Godkendelse af fremmed arbejde, udlæg og varer foregår efter præcis de samme principper som godkendelse af timer til medgået tid fakturering. Du godkender således det, du ønsker at medtage på fakturaforslaget, hvorefter du danner det. Centralt På fastprissager skal du gøre dig følgende overvejelser: Kan udlæg viderefaktureres eller er de en del af honoraret? Copyright Korsgaard EDB ApS 12 af 48

13 Hvis ikke, må du afskrive udgifterne. Skal fremmed arbejde viderefaktureres som en del af eget honorar? Hvis ja, har du følgende tre muligheder: Opret rate for eget honorar, godkend udgifter fremmed arbejde og klap det sammen i een linje. Opret rate for eget honorar, tilknyt underrådgiverandel og fakturer raten. Opret rate for eget honorar, beløbet inkluderer udgiften til fremmed arbejde, fakturer denne rate og afskriv fremmed arbejde. Hvis I har for vane at anvende den sidstnævnte metode, er det af hensyn til opgørelse af igangværende arbejde nødvendigt at markere omkostninger til fremmed arbejde som afskrevet, ellers vil værdien af fremmed arbejde komme til at indgå to gange. Hvis I på en fastprissag ikke kan fakturere udlæg, er det ligeledes vigtigt at afsætte et beløb til dette i aftalen. Dette skyldes at planlægningen af jeres eget arbejde spiller op imod den del af honoraret, der er tilbage til eget arbejde. Hvis det på forhånd er givet, at udlæg og kørsel ikke kan viderefaktureres, kan du vælge en indstilling på sagskortet, der bevirker en straksafskrivning. Detaljer AutoPilot har en funktion, så du kan godkende en del af en enkelt udlægs- eller vareregistrering. Marker posten i listen og klik på [X]. Herefter indtastes det kronebeløbet, der ønskes godkendt til fakturering. Posten vil nu blive splittet op i en godkendt post svarende til det indtastede beløb, og en ikkegodkendt post svarende til restbeløbet. 2.3 Faktureringsopsætning for delsagen Faktureringsopsætningen på den aktuelle delsag indstilles ved at klikke på. Her defineres fakturalinjernes gruppering og hvilke ekstra oplysninger, der automatisk skal indgå. Når du laver en opsætning her, bliver den gemt og vil også blive brugt på følgende fakturaer. Gruppér timer efter aktivitetsplan På fakturaen bliver timeregistreringerne grupperet efter hvilken aktivitet, de er registreret på, og hver gruppering bliver summeret. Den samme medarbejder kan altså stå under den første aktivitet med f.eks. 10 timer, Copyright Korsgaard EDB ApS 13 af 48

14 og under den anden aktivitet med f.eks. 2 timer i stedet for at stå én gang på timesedlen med 12 timer. Aktiviteternes rækkefølge er bestemt af deres linjenummer i aktivitetsplanen. Gruppér efter priskategori på medarbejdere Indregn dækningsbidrag i timepriser Vis delsagsnavn på faktura Aftalehistorik Historik - honorar Historik udlæg Att. EAN Ordrenummer Sprogkode På fakturaen bliver timeregistreringerne grupperet efter medarbejderens priskategori. Priskategorien bliver vist som overskrift, medarbejdernavn og timer vises i fakturalinjen. Priskategorierne bliver vist i den rækkefølge, I har valgt under Basis > Dimensioner > Medarbejder > Priskategori. Funktionen er kun relevant hvor timernes salgspris er beregnet som kostprisen gange en aftalt faktor. Deaktiveret: Dækningsbidraget vises i en særskilt linje Aktiveret: Dækningsbidraget indregnes i den viste salgspris Fluebenet gør, at delsagsnavnet bliver vist sammen med sagsnavnet på fakturaen. Denne funktion er mest relevant for fastprisdelsager. Hvis du aktiverer funktionen, vises aftaleforløbet nederst på fakturaen. Hvis du sætter flueben i kun sum vises kun summen af aftaleforløbet. Hvis du aktiverer funktionen, vises det tidligere fakturerede honorar nederst på fakturaen udspecificeret pr fakturanummer. Hvis du sætter flueben i Kun sum, vises summen af alt faktureret honorar. Hvis du aktiverer funktionen, vises de tidligere fakturerede udlæg nederst på fakturaen udspecificeret pr fakturanummer. Hvis du sætter flueben i Kun sum, vises summen af alle fakturerede udlæg. I dette felt kan du skrive en attention person ind. Hvis det er udfyldt, bliver det vist på fakturaen oppe ved adressefeltet Her indtastes kundens EAN-nummer. Indtil videre er dette relevant for offentlige kunder. Hvis kunden beder om et specifikt ordrenummer eller anden form for fakturamærke, kan det skrives i dette felt. Her kan markeres om kunden skal have faktura på dansk eller et andet sprog. Standarden er dansk. For at kunne skifte mellem sprog kræver det, at I har et fakturalayout for de relevante sprog. Husk ved fakturering Internt notat vedrørende fakturering af netop denne delsag. Notatet er synligt ved hver ny fakturering. Bemærk, at du skal opfriske fakturaforslaget med den grønne genbrugspil, når du laver ændringer i faktureringsopsætningen. Ellers træder ændringerne ikke i kraft på et allerede dannet fakturaforslag. Copyright Korsgaard EDB ApS 14 af 48

15 Vedrørende repræsentation af medarbejder på faktura: Normalt vises medarbejderens fulde navn. I konfigurationsprogrammet kan du aktivere, at det kun er initialerne, der vises. Herud over kan det konfigureres, at medarbejdernavn/initialer suppleres med medarbejderens priskategori. Sidstnævnte forudsætter, at I har inddelt medarbejderne i priskategorier. 2.4 Oprette fakturaforslag og ændre udseendet Næste skridt i faktureringsprocessen er at oprette et fakturaforslag. Opret fakturaforslag Opdater fakturaforslag Vis fakturaforslag Send aktuelt fakturaforslag til fakturering Denne knap opretter fakturaforslaget med de emner, der er godkendt i de forskellige kategorier. Når fakturaforslaget er oprettet, forsvinder den gule baggrundsfarve og den blå pil ved kategoriknapperne. Samtidig vises fakturaforslaget som en linje i listen. Hvis du har oprettet forskellige betalere på forskellige aktiviteter på delsagen, vil der blive oprettet et fakturaforslag per betaler. Du kan også bruge tastaturgenvejen <Ctrl+n> til at oprette fakturaforslaget. Opdaterer det aktuelle fakturaforslag i listen. Hvis du ændrer faktureringsopsætningerne eller godkender yderligere poster til fakturering, bliver disse ændringer indsat i fakturaforslaget når du trykker på denne knap. Viser fakturaforslaget. Dette er et preview af den endelige faktura, som den kommer til at se ud, med sit nuværende indhold og aktuelle opsætning. Preview af de endelige time- og udlægsbilag kan også vises. Et tryk på knappen sender fakturaforslaget videre til fakturering. Du kan også bruge tastaturgenvejen <Ctrl+i>. Slet aktuelt fakturaforslag Sletter fakturaforslaget. Alle de poster der lå på fakturaforslaget bliver frigjort, og ligger godkendte i de respektive kategorier Ændring af udseendet Når du har oprettet fakturaforslaget aktiveres nogle felter, der giver dig mulighed for at færdiggøre forslaget. Copyright Korsgaard EDB ApS 15 af 48

16 Internt notat Fakturadato Att. Periode Detaljering Internt notat til bogholderen. Her kan du skrive om særlige forhold ved netop denne faktura. Informationerne følger fakturaen indtil den er bogført. Informationen vises ikke på fakturaen. Her kan du ændre fakturadatoen. Her kan du ændre fakturaens attentionperson. Den fortrykte attentionperson er hentet fra fakturaopsætningen. Er der ikke en attentionperson i fakturaopsætningen, er den hentet fra sagskortet. Feltet vises på fakturaen under forudsætning af at jeres fakturalayout er programmeret til det. Den fortrykte periode er bestemt af datoerne på den første og den sidste timeregistrering, som er med på fakturaforslaget. Teksten kan redigeres. Rullemenuen rummer opsætningsmuligheder for visning af fakturalinjer. Alle detaljer er standard. Alle timer og udlæg er vist i detaljer. Alle honorarlinjer i én linje samler alle fakturalinjerne for eget og fremmed arbejde til en samlet sum, som du så får mulighed for at indtaste én fakturalinjetekst for. Alt i en linje summerer alt honorar og alle udlæg i en line, som du får mulighed at indtaste én samlet fakturalinjetekst for. Alle udlægslinjer i en linje bruges typisk, hvis fakturaen rummer mange udlæg. Alle udlæg i en linje med en fælles linjetekst øger overskueligheden, mens udlægsbilaget vil vise præcis hvilke udlæg, summen afdækker. Udlæg med og uden moms summeres i hver deres linje. Honorar i en linje udlæg i en linje anvendes, hvis du ønsker at samle eget og fremmed arbejde i én linje og udlæg i en anden linje. Udlæg med og uden moms får dog hver deres linje. Der tastes en fakturalinjetekst for hver linje. Indledende og Afsluttende tekst De to felter til indledende og afsluttende tekst er fritekstfelter. Knappen med luppen gør feltet større, så du kan indtaste længere tekster uden at miste overblikket. De tre pile giver dig adgang til følgende tekster: Øverst Standard fakturatekster fra Basis > Diverse > Standardtekster Midt i Tekster, der er brugt på tidligere fakturaer på sagen Nederst Tekster, der er brugt på tidligere fakturaer på delsagen Copyright Korsgaard EDB ApS 16 af 48

17 2.5 Faktureringsstatus Nederst på fakturaforslagsbilledet vises en opsummering af delsagens aftale og faktureringsstatus. Du kan vælge mellem tre indstillinger for opsummeringen: Ingen detaljer slår opsummeringen fra Fakturaliste viser en liste over tidligere faktureringer på delsagen med fakturanummer og fakturabeløb indenfor de forskellige kategorier. Viser også fakturadato, forfaldsdato samt eventuelle valutainformationer. Faktureringsstatus Viser summeringer af fakturering indenfor alle kategorier, både for aftalen, faktureret, forudfaktureret, på fakturaforslag og til rest. Status vises altid per dags dato. 2.6 Højreklikmenuens indhold og funktioner Hvis du højreklikker i listen over delsager, som findes i Administration > Fakturering > Fakturaforslag, får du følgende menu frem. Nogle af punkterne er specifikke for Fakturaforslag, de forklares i dette afsnit. Andre punkter er fælles for mange lister, de forklares i Appendiks 1. Dannelse af fakturaforslag Filtrer efter det markerede (F9) Aflys filtrering (F12) Antal i listen Rediger delsagsplan Se Appendiks 1 Rediger sagskort <Alt+z> Se Appendiks 1 Rediger delsagskort <Alt+x> Se Appendiks 1 Fakturaarkiv Se Appendiks 1 Åbner formularen Dannelse af fakturaforslag. Ved markering af en værdi, filtreres listen til udelukkende at rumme delsager med denne værdi. Herved vises delsagslisten i sin helhed. Optælling af antal delsager i listens aktuelle visning. Vis forbrugsdetaljer sag Statistikmulighed over forbruget på en sag, på tværs af eventuelle delsager. Vis forbrugsdetaljer delsag Statistikmulighed over forbruget på en delsag. Vis delsagsstatus Se Appendiks 1 Copyright Korsgaard EDB ApS 17 af 48

18 3 Fakturering Når fakturaforslaget er dannet og sendt til fakturering, foregår den videre behandling i Administration > Fakturering > Fakturering. Det videre forløb er ens uanset om fakturaforslaget er dannet hos en projektleder eller en administrativ medarbejder. Formularen er opdelt i to afsnit. Øverst en liste over fakturaforslag, der er sendt til fakturering af projektledere eller administrative medarbejdere. Nederst en liste over fakturakladder, der er muligt at gennemse og eventuel tilrette inden bogføring. Bemærk, at under listen med fakturakladder, findes to knapper: [Aktuelle] og [Afventende]. Fakturakladder, der ved redigering og inden bogføring blev markeret som Afventer, vises ikke på listen med aktuelle fakturakladder. I stedet vises de ved tryk på knappen [Afventende] på en separat liste. Denne funktion er især nyttig, hvis en fakturakladde er klar til bogføring, men mangler den sidste godkendelse fra PL eller Controller. Derved sikrer man sig, at den ikke bogføres ved et uheld. 3.1 Oprette/returnere til fakturaforslag Et fakturaforslag, der er sendt til fakturering ligger klar til videre behandling i den øverste ramme. Herfra udvælger du det fakturaforslag, du vil færdigbehandle, og trykker på [Opret aktuel]. Således kan fakturaforslag fra en enkelt projektleder eller på en bestemt sag færdigbehandles separat. Hvis du ikke har behov for at opdele behandlingen, trykkes på [Opret alle]. Alle fakturaforslag rykkes dermed ned i den nederste ramme til fakturering. I fald et fakturaforslag af en eller anden grund ikke er i orden, kan det sendes tilbage og slettes under Fakturering > Fakturaforslag med tryk på [Returner]. 3.2 Redigere og bogføre fakturakladde Når et fakturaforslag er oprettet som kladde kan det - hvis det er nødvendigt - efterbehandles inden faktureringen. Dobbeltklik på fakturaforslaget i listen, så åbner vinduet til redigering og bogføring. Er fakturakladden i orden, bogføres det med tryk på [Bogfør] eller <Alt - b >. I alt væsentligt kan du redigere de samme supplerende tekster og indstillinger, som ved oprettelsen af det bagved liggende fakturaforslag. Særskilt og uden at påvirke delsagsindstillingerne kan følgende informationer ændres inden faktureringen: Faktureringsadresse - her kan en anden kunde indvælges fra en tilvalgsliste. Attentionperson Faktura- og forfaldsdato (dog højst 21 dage ud i fremtiden) Valuta Kurs Fakturasprog Desuden er det muligt at redigere direkte i fakturalinjerne og tilføje ekstra fakturalinjer. Copyright Korsgaard EDB ApS 18 af 48

19 Overordnet grupperes fakturalinjer først efter momskode, dernæst efter om det er eget arbejde, fremmed arbejde, udlæg eller varer. Indenfor de nævnte grupperinger bestemmer fakturalinjens linjenummer rækkefølgen af de enkelte fakturalinjer. Ved at redigere fakturalinjerne kan beskrivelse, antal, enhed, stykpriser og momskode ændres. Bemærk, at er uhensigtsmæssigt at ændre kategorien på linjerne det vil medføre uoverensstemmelser i opgørelsen af igangværende arbejde fordi en post er godkendt til fakturering som én ting, men faktureret som noget andet. Rabatlinjer oprettes på nuværende tidspunkt, hvis kunden skal have rabat på den givne faktura. Den nederste, tomme linje udfyldes med linjenummer, den kategori, rabatten skal knytte sig til, en egnet beskrivelsestekst og et negativt beløb. De nederste felter berører fakturalayoutet, og er beskrevet i afsnit Når fakturaens opsætning og indhold er som ønsket, kontrolleres dette ved at trykke på visningsknappen. Bogføringen foregår ved tryk på bogføringsknappen eller <Alt - b>. 3.3 Manuel faktura/kreditnota Vi anbefaler på det kraftigste at samtlige af virksomhedens fakturaer skrives i AutoPilot. Der kan derfor være behov for at skrive fakturaer, der ikke har baggrund i time/sagssystemet. Desuden kan der lejlighedsvis være behov for at skrive en per kulance kreditnota. En manuel faktura oprettes i Administration > Fakturering > Fakturering > Tryk på I denne formular udfyldes felterne med de ønskede informationer. Hvis den manuelle faktura/kreditnota tilhører en sag, skal du indvælge denne. Her ved udfyldes de betalingsrelevante felter automatisk. Tilhører det ikke en sag, skal du som minimum indvælge kunden. Derudover skal mindst én fakturalinje udfyldes. Bemærk: at det er særdeles vigtigt, at enten en person eller et udlæg indvælges i beskrivelsesfeltet. Ellers vil de relevante finanskonti ikke blive knyttet til posten, hvorved fakturaen ikke kan bogføres. Herefter er den manuelle faktura klar til bogføring. Bemærk: AutoPilot ændrer automatisk overskriften på fakturaudskriften fra Faktura til Kreditnota når sumbeløbet er negativt. Copyright Korsgaard EDB ApS 19 af 48

20 I rullemenuen øverst til højre kan vælges mellem 3 forskellige indstillinger: Faktura/kreditnota (standardindstillingen) Tilbud Ordrebekræftelse Dette giver mulighed for at anvende faktureringssystemet til udarbejdelse af tilbud og ordrebekræftelser, som således præsenteres i samme layout som kunden senere vil få fakturaerne på. Ordrebekræftelser og tilbud kan vises og printes, ikke bogføres. Copyright Korsgaard EDB ApS 20 af 48

21 3.4 Elektronisk fakturering Det er ved lov vedtaget, at offentlige kunder i Danmark kun accepterer elektronisk fakturering. Elektronisk fakturering kan foregå på tre forskellige måder: 1. Genindtast fakturaen på en hjemmeside, eksempelvis NemHandel 2. Send papirfakturaen til et indscanningsbureau, som derefter håndterer det videre forløb. 3. Lad AutoPilot danne den elektroniske fakturafil Den elektroniske fakturering skal følge den såkaldte OIO-standard, og AutoPilot kan konfigureres, til automatisk at danne en OIO-fil ved bogføring. Denne skal herefter sendes til kunden via et VANS-bureau. For at en kunde kan modtage en elektronisk faktura, skal kunden have et såkaldt EAN-nummer. EANnummersystemet er indrettet således, at et givet nummer entydigt identificerer en given kunde Inden ibrugtagning i AutoPilot Inden I begynder med elektronisk fakturering i AutoPilot, skal I lave en aftale med et VANS-bureau om ekspedering af de elektroniske fakturaer. Mange pengeinstitutter tilbyder denne service lige såvel som PBS. Der findes også VANS-bureauer, der er uafhængige af pengeinstitutter, f.eks. virk.dk. Metoden til håndteringen af de elektroniske fakturaer varierer alt efter VANS-bureau, og visse certifikater såsom digital signatur kan være påkrævet Konfigurering inden ibrugtagning I Konfiguration > Fakturering opsættes brugen af elektronisk fakturering i AutoPilot. Start med at aktivere funktionen og indsætte stien, hvor de elektroniske fakturaer skal gemmes. Sørg for at have skrive- og sletterettigheder på den definerede mappe. Filnavnsformatet afhænger af om I har valgt PBS eller en anden VANS-operatør. Virksomhedens adresse og CVR-informationer indtastes i de følgende felter. I den sidste rullemenu indvælges betalingsmåden som kan være: Copyright Korsgaard EDB ApS 21 af 48

22 1. Direkte på bankkonto 2. Til FIK71 kreditorid Uanset hvad I vælger, udfyldes de relevante felter nedenunder EAN-numre på delsagerne Som udgangspunkt indtaster du det relevante EAN-nummer på kundekortet i AutoPilot. Ved bogføring af fakturaen anvender AutoPilot dette EAN-nummer som modtager. Hvis det er relevant kan der indtastes et alternativt EAN-nummer på den enkelte delsag. Er dette tilfældet, anvender AutoPilot dette EAN-nummer som modtager i stedet. Under alle omstændigheder er tilstedeværelsen af et EAN-nummer forudsætningen for at AutoPilot automatisk danner en elektronisk faktura når der bogføres. EAN-nummeret kan indtastes på delsagen to forskellige steder: Via Administration > Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag > Faktureringsopsætninger. Via delsagsplanen. Når en faktura bogføres på en kunde/delsag med EAN-nummer, gemmes fakturaens oplysninger i en såkaldt OIOUBL-fil i den angivne mappe. Denne fil videresender du så til modtageren via dit VANS-bureau. 3.5 Massefakturering Massefakturering giver adgang til i én arbejdsgang at bogføre et vilkårligt antal fakturakladder. Funktionen er nyttig hvis det er unødvendigt at gennemse hver enkelt faktura før bogføring. I dette tilfælde kan der spares en masse tid og klik. Funktionen til massefakturering aktiveres i Konfiguration > Valgmuligheder > flueben til højre for Mas.f. Vær opmærksom på, at computerens standardprinter automatisk bruges. Det er derfor vigtigt, at standardprinteren er sat rigtigt op. 3.6 Samlefakturering Samlefaktura er en funktion til at sammenlægge fakturaer med samme kunde på tværs af delsager. Funktionen aktiveres i Konfiguration > Valgmuligheder > flueben i Samlef?. Vi anbefaler, at funktionen kun anvendes, hvis det er absolut nødvendigt. Copyright Korsgaard EDB ApS 22 af 48

23 Dette skyldes, at nogle helt basale funktioner i AutoPilot vedrørende faktureringshistorik og statistik ophører med at virke. Der er således både fordele og ulemper forbundet ved at bruge funktionen. Fordele: Hvis I har mange delsager med samme kunde, modtager kunden kun en enkelt faktura på det hele. Fakturaposterne linkes korrekt til Finans Forbrug og fakturering indgår korrekt i Direktion > Dækningsbidrag Forbrug og fakturering indgår korrekt i Administration > Igangværende arbejde Fakturering vises korrekt i Direktion > Resultat og likviditet Beløbene summeres korrekt på selve fakturaen Ulemper Samlefakturaen optræder ikke på de enkelte delsagers fakturahistorik Samlefakturaen har ikke sagsnummer i fakturaarkivet Samlefakturaen har ikke sagsnummer, sagsnavn, delsagsnavn på selve fakturaen Samlefakturaen indgår ikke i listen eller summeringerne på formularen Dannelse af fakturaforslag Delsagsstatus viser uoverensstemmelser, da samlefakturaen ikke indgår på delsagsniveau, og der dermed opstår en difference mellem det fakturerede beløb på delsagen og summen af fakturaerne, der er listet sidst i rapporten. Elektronisk fakturering via OIO er ikke mulig Hvis delsagerne har forskellige honorarprincipper, kommer fakturaen nemt til at se rodet ud Samlefakturering fungerer ved at fakturaforslag sendes til fakturering. I Administration > Fakturering > Fakturering trykkes på knappen [Marker alle]. Herved markeres alle fakturaforslag i den øverste ramme til at indgå i en samlefaktura. Hvis der ligger fakturaforslag her, som ikke skal indgå i samlefakturaen, markeres de en for en og der trykkes på [Fortryd aktuel]. Når de fakturaforslag, der skal indgå i samlefakturaen, er markeret, trykkes [Opret]. Derved samles alle de godkendte fakturalinjer på en enkelt fakturakladde. Denne kladde bogføres helt normalt, og vil ligge i fakturaarkivet som enhver anden. Blot er der hverken sags- eller delsagsinformationer knyttet til samlefakturaen. 3.7 Forudfakturering I situationer, hvor forudfakturering aftales med en kunde, kan AutoPilot føre et sideløbende regnskab med forudfakturerede beløb, og med om forudfaktureringen er indhentet igen Opsætninger I Konfiguration > Valgmuligheder > Overskriften Fakturering sættes flueben til højre for FF. Derved aktiveres muligheden for at lave forudfaktureringer. Copyright Korsgaard EDB ApS 23 af 48

24 Derudover skal konti fikseres i Basis > Finanslink > Fixering. Hvis I forudfakturerer honorar, skal de to konti til periodeafgrænset honorar med og uden moms fixeres. Hvis I forudfakturerer fremmed arbejde, skal de to periodeafgrænsede konti til fremmed arbejde med og uden moms fixeres. I denne forbindelse er det vigtigt, at de fixerede konti findes på kontoplanen Forudfakturere Forudfakturering aktiveres til højre i faktureringsbilledet. Ved at sætte mærke i Forudfakturering aktiveres en særlig kolonne i fakturalinjerne. I denne kolonne kan du markere om den givne fakturalinje er en forudfakturering. Desuden aktiveres en ramme, der viser det aktuelle forudfaktureringsbeløb. For at oprette en forudfakturering tilføjes en ekstra linje på fakturaen. Først indvælges, om det drejer sig om eget honorar eller fremmed arbejde, der skal forudfaktureres. I feltet Beskrivelse indvælges enten en person eller Fremmed arbejde. Teksten kan efterfølgende ændres. Udfyld herefter beløbene og sæt mærke i kolonnen FF. Når linjen forlades, opdateres forudfaktureringsregnskabet. Ved dannelse af det næste fakturaforslag optræder det bogførte forudfaktureringsbeløb i den faktureringsstatus, der vises på formularen til Dannelse af fakturaforslag, se nedenfor: Copyright Korsgaard EDB ApS 24 af 48

25 Når der efter en vis tid er forbrug på sagen, dannes det næste fakturaforslag på vanlig vis. Før bogføringen kan man se hvor meget der er forudfaktureret. Dette kan helt eller delvis modregnes ved at oprette en ekstra fakturalinje, hvor det relevante beløb tastes ind med negativt fortegn. Indtastningen afsluttes med at sætte et flueben i kolonnen FF. Copyright Korsgaard EDB ApS 25 af 48

26 4 Fakturaarkiv Bogførte fakturaer findes i fakturaarkivet. Fakturaarkivet indeholder samtlige bogførte fakturaer. Arkivet indeholder en række faciliteter: Se og printe kopier af tidligere fremsendte fakturaer. e pdf-kopi af given faktura til kunden Danne forskellige typer af kreditnotaer og fakturakopier til fornyet bogføring. Visning af statistik vedrørende faktureret beløb i en given periode. 4.1 Filtrering Øverst til venstre findes 4 knapper, som definerer tidsintervallet for de viste fakturaer. Ingen Hvis denne indstilling er aktiveret, rummer listen samtlige fakturaer, der nogensinde er skrevet i AutoPilot. Sidste år Denne indstilling filtrerer fakturalisten til kun at rumme fakturaer med fakturadato i foregående kalenderår. I år Denne indstilling filtrerer fakturalisten til kun at rumme fakturaer med fakturadato i indeværende kalenderår. Interval Denne indstilling åbner to felter, hvor det ønskede datointerval indtastes. Herudover indeholder fakturalisten de sædvanlige filtrerings-, sorterings- og søgningsmuligheder. Eksempelvis kan du filtrere ned på en given sag så listen kun indeholder den givne sags fakturaer i det givne tidsinterval. Marker sagsnummeret og tryk F9 for at filtrere efter det valgte. F12 ophæver filtreringen. Copyright Korsgaard EDB ApS 26 af 48

27 4.2 Funktioner i fakturaarkivet Følgende funktioner er tilgængelige fra fakturaarkivet. Funktionsknapperne ligger øverst til højre i billedet. De følgende afsnit beskriver de arbejdsopgaver, knapperne bruges til Udskrift som s kopi/bilag Knappen Kopi/bilag bruges til at se en kopi af en faktura på skærmen. Her kan der printes en kopi af den valgte faktura eller dens bilag. Det er også herfra, du kan maile en pdfkopi af fakturaen til kunden. Herudover kan der dannes en pdf-kopi af fakturaen, hvis denne skulle mangle. Udgangspunktet er en visning af fakturaen. Du kan nu vælge at se fakturaens timebilag, som viser de timer, der er afdækket af den givne faktura. Sættes prikken i Udlægsbilag vises en liste over de udlæg, der er afdækket af fakturaen. Manuelle fakturaers time- og udlægsbilag vil altid være tomme, da fakturalinjerne ikke har baggrund i time/sagssystemet, men er tastet direkte ind i en fakturakladde. Tryk på printerknappen for at printe fakturakopien eller bilaget. Det vil blive sendt til standardprinteren. Copyright Korsgaard EDB ApS 27 af 48

28 en pdf-kopi af faktura til kunden Fra AutoPilots fakturaarkiv kan du sende en pdf-kopi af en faktura til en kunde. Funktionen kræver, at der bliver dannet en pdf-kopi af alle fakturaer ved bogføring. Udpeg den ønskede faktura i fakturalisten, og tryk på [Kopi / Bilag]. Her trykker du på knappen [ faktura] Det lille billede viser de relevante informationer om den mail, der skal sendes. Modtagermailadressen står øverst, og hentes fra delsagsplanen. Den redigeres ved at trykke på knappen [Til]. Ændringer kan efterfølgende også ses i delsagsplanen. Der er udfyldt standardtekster i emnefeltet og i selve mailen. Disse kan redigeres inden afsendelse. Når mailen er afsendt, udfyldes datofeltet i fakturalisten med dags dato. For at kunne afsende en mailfaktura, skal AutoPilot bruge en afsendermailadresse. Afsendermailadressen hentes fra medarbejderkortet for den medarbejder, der sender mails fra fakturaarkivet. Hvis det ikke er udfyldt, melder AutoPilot en fejl. Derudover skal AutoPilot konfigureres til at sende mailfakturaer: Gå i Konfiguration > Fakturering. Udfyld felterne med de informationer, der er relevante for jeres SMTPserver. Copyright Korsgaard EDB ApS 28 af 48

29 Se Appendiks 7 for en teknisk gennemgang af muligheder og forudsætninger vedrørende opsætningen Graf Her vises et søjlediagram over faktureringen indenfor det valgte tidsinterval. Faktureringen vises med en søjle pr måned ud fra fakturadatoen. 4.3 Kreditnota Hvis en kreditnota er nødvendig, tilbyder AutoPilot at danne den ved tryk på en knap. AutoPilot arbejder med to forskellige typer kreditnotaer. En tilbageføring, hvor det underliggende forbrug løses op i time/sagssystemet og markeres som Ikke faktureret. En udligning, hvor det underliggende forbrug ikke løses op. Når en kreditnota oprettes og bogføres, er der samtidig mulighed for at udskrive den Tilbageføring Hvis der eksempelvis er taget for meget eller for lidt med, eller de forkerte timer er afdækket af fakturaen, bruges en tilbageføring for at kunne starte forfra. Du markerer den faktura, der skal tilbageføres, og trykker på knappen [Tilbageføring]. Herved kommer en oplysningsboks. Tryk på [Ja] danner en kreditnota, som ligger klar til bogføring i Adm. > Fakturering > Fakturering. Copyright Korsgaard EDB ApS 29 af 48

30 Kreditnotaen oprettes med dags dato som fakturadato, og ses i fakturaarkivet med denne dato når den er bogført. Når kreditnotaen er bogført er du klar til at danne fakturaforlaget på ny. Dette gør du ved at ændre på mængden af godkendte emner. Nu kan fakturaforslaget dannes og sendes til fakturering Udligning Hvis en faktura beløbsmæssigt er korrekt, men indeholder andre typer af fejl, kan du nøjes med at danne en kreditnota af typen Udligning. Denne kreditnota bogføres via Adm. > Fakturering > Fakturering. Når denne kreditnota er bogført, er du klar til at lave den korrekte faktura ud fra en kopi af den oprindelige faktura fra fakturaarkivet. Denne fakturakopi kan redigeres i Adm. > Fakturering > Fakturering inden den bogføres. Typiske eksempler på brug af udligningskreditnota er ændringer i betaler, attentionperson, indledende tekst, afsluttende tekst, betalingsbetingelser eller tekster eller rækkefølge i fakturalinjer. Når de ønskede ændringer er lavet, bogføres den nye faktura. 4.4 Kopi af faktura AutoPilot indeholder muligheden for at danne en fakturakladde som en nøjagtig kopi af en eksisterende faktura. Som oftest anvendes denne funktion hvis der forinden er lavet en udligningskreditnota på den samme faktura. Udpeg den ønskede faktura og tryk på knappen. Herved ligger fakturakladden klar til bogføring i Adm. > Fakturering > Fakturering. Du har måske brug for at ændre i diverse tekster inden du bogfører den. Bemærk, at fakturakopien ikke afdækker nogen form for forbrug. Derfor dannes der hverken time- eller udlægsbilag. Såfremt bilag skal vedlægges den nye faktura bruges i stedet en tilbageføring med tilhørende nyt fakturaforslag. 4.5 Rentenota Hvis I ønsker at anvende rentenotaer, er det en forudsætning, at der er indtastet en renteprocent i Konfiguration > Diverse > Rentenota. Udpeg den ønskede faktura, og tryk på knappen [Rentenota]. Herved ligger en rentenota klar til fakturering i Adm. > Fakturering > Fakturering. Gælder der særlige forhold, har du mulighed for at redigere i rentenotaens renteprocent, tekster og betaler. Copyright Korsgaard EDB ApS 30 af 48

31 4.6 Fakturaarkivets statuskolonner I fakturaarkivet findes to statuskolonner: Betalt og OIO (OIO fremgår kun hvis programmet er konfigureret til elektronisk fakturering). Et flueben i kolonnen OIO bekræfter, at der ved bogføringen af fakturaen blev dannet en OIOUBL-fil til elektronisk fakturering. Kolonnen er en informationskolonne, det er ikke muligt at danne en OIOUBL-fil ved at sætte flueben i kolonnen. Statuskolonnen Betalt viser, at fakturaen er betalt. Fluebenet sættes ved at dobbeltklikke på linjen. Derved vises en dialogboks: Tryk på knappen [OK] sætter fluebenet. Når du markerer en faktura som Betalt, vil det fremgå af delsagsstatusrapporten, idet der står Ja i kolonnen B. Copyright Korsgaard EDB ApS 31 af 48

32 5 Fakturering til udlandet AutoPilot indeholder de grundlæggende funktioner til skrivning af fakturaer i valuta. Herudover indeholder AutoPilot en række mere avancerede funktioner, der kan være aktuelle ved store mængder af fakturaer til udlandet: 1. Tidslig udvikling af valutakurs 2. Oprettelse af momsregelsæt ud fra modtagerlandets regler 3. Oversættelse af udlægstekster til modtagerlandets sprog 4. Oversættelse af fakturalayout 5. For virksomheder, der indgår aftaler i fremmed valuta, og dermed har kursrisikoen på kontrakten, er der følgende funktion i AutoPilot: På hver enkelt delsag i fremmed valuta, er der mulighed for at fiksere omregningskursen for indtægter og udgifter til den kurs, der gjaldt ved aftalens indgåelse. Funktionen bevirker, at selve sagsstyringen bliver uafhængig af kursudsving. Systemet er indrettet således, at kursudsving udelukkende bliver til kurstab/gevinst på en konto i finanssystemet. De følgende afsnit beskriver hvordan de forskellige funktioner konfigureres og bruges i AutoPilot. 5.0 Grundlæggende fakturering i valuta Hvis du vil skrive en faktura i fremmed valuta, skal denne være oprettet, og kursen være fastlagt i forhold til basisvalutaen i AutoPilot. Generelt vises alle beløb i basisvalutaen. Hvis intet andet er anført, er basisvalutaen danske kroner, DKK. 1. Basis > Moms/Valuta > Valuta. Her oprettes de udenlandske valutaer, I måtte ønske at benytte, og kursen indtastes. 2. Basis > Moms/Valuta > Fixering. Her fixeres danske kroner som basisvaluta til kurs 100. Nu er du klar til at anvende valuta i AutoPilot. Udlæg og fremmed arbejde kan registreres i valuta, og der kan faktureres i valuta. Registrering af udlæg i fremmed valuta: Adm. > Registrering > Udlæg. Klik på punktet Valuta i menulinjen. Herved vises valuta-feltet i registreringskladden. I valutafeltet indvælges, hvilken valuta udlægget skal registreres i. Kost og salgspris-felterne udfyldes nu med beløbet i den valgte valuta. Alle steder i AutoPilots forbrugsoversigter vises værdien af udlægget omregnet til danske kroner (= basisvaluta). Fakturering i valuta: Adm. > Fakturering > Fakturering. Når en faktura ligger klar til fakturering, kan faktureringsvaluta vælges fra rullemenuen Valuta lige inden bogføring. Tip: Det kan være en fordel at sætte et faktureringsnotat på delsagen, så man husker at fakturere i anden valuta. Det gøres via Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag > Faktureringsopsætninger. Her indtastes faktureringsnotatet, og det vil stå som et informationsfelt med en gul baggrund hele vejen igennem faktureringsprocessen. Copyright Korsgaard EDB ApS 32 af 48

33 5.1 Tidslig udvikling af valutakurs AutoPilot har en funktion, der muliggør vedligeholdelse af valutakurser over tid. Funktionen bevirker at enhver omregning foregår til den aktuelle kurs. Ved at registrere kursudviklingen opnår du en række fordele: Fakturering omregnes med en aktuel kurs Størrelsen på registrerede omkostninger kommer til at ligge tættere på den reelle omkostning. Det medfører, at du bedre kan regulere aftalebeløbet til fremmed arbejde og ikke-fakturerbare udlæg præcist. Dermed bliver beløbet til eget honorar i f.eks. planlægningsbilledet også mere præcist Fakturabilag stemmer med originalbilag. For at kunne registrere den tidslige udvikling i valutakurser skal følgende være udført: 1. Basis > Moms/valuta > Fixering. Sæt flueben i Vedligehold kursudvikling på valuta. 2. Luk Basis og åbn igen. 3. Basis > Moms/valuta > Valuta. Nu er der to lister, den øverste rummer de valutaer, du har defineret. Når du markerer en valuta i den øverste liste, kan du i den nederste liste registrere en dato og en kurs. Du kan eksempelvis registrere kurserne hver måned for den valgte valuta. 5.2 Moms ved fakturering til udlandet Allerede ved registrering af en omkostning i AutoPilot, bestemmer programmet, hvilken moms der skal pålignes omkostningen ved videresalg. Dette gør AutoPilot ved at registrere en salgsmomskode på omkostningen. Momskoden på eget arbejde bestemmes til den momskode, kunden er sat op med. Bestemmelse af momskoden på udlæg og fremmed arbejde afhænger af, om AutoPilot er konfigureret til at anvende momsregelsæt eller ej. Uden momsregelsæt: Salgsmomskoden på udlæg og fremmed arbejde er bestemt af den momskode, det enkelte udlæg er sat op med. Med momsregelsæt: Salgsmomskoden er stadigvæk bestemt af en momskode, som det enkelte udlæg er sat op med. Forskellen er, at der nu findes en momskode pr momsregelsæt. Momsregelsættet vælges på den enkelte delsag Opsætning af momsregelsæt Momsregelsæt skal først aktiveres i Konfiguration. 1. Gå i Konfiguration > Valgmuligheder > Internationalt og sæt mærke i Anvend landekoder. Derved åbnes for vedligehold af landekoder og momsregelsæt i Basis. 2. Basis > Moms/valuta > Moms %. Her definerer du indledningsvis hvilke momssatser, I har brug for. Copyright Korsgaard EDB ApS 33 af 48

34 3. Gå nu i Basis > Diverse > Momsregelsæt. Her definerer du hvilke momsregelsæt du vil bruge. For hvert land, hvor I er momspligtige, opretter du et momsregelsæt. 4. Basis > Diverse > Landekoder. Her knytter du momsregelsæt sammen med en landebetegnelse, og vælger, om den kun skal bruges til momsregelsæt, oversættelse af udlægsbeskrivelser eller begge dele. 5. Gå nu i Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg og tryk på [Salgsmoms pr momsregelsæt]. Ved at trykke på [Synkroniser] hentes alle udlæg ind i listen. Herefter vælger du i dropdown-menuen det momsregelsæt, du vil arbejde med. For hvert udlæg i listen, indvælger du nu den momskode, som skal gælde for det pågældende udlæg. 6. Næste trin i opsætningen er at redigere delsagskortet på de relevante delsager. Det kan for eksempel gøres fra Adm. > Fakturering > Fakturaforslag > Hklik + Rediger delsagskort. Her indvælges det ønskede momsregelsæt. Det bevirker, at udlæg, der efterfølgende registreres på delsagen, automatisk får tildelt den relevante momssats ifølge momsregelsættet. 7. Sidste trin er at definere momssatsen på honorar. Det gøres i Basis > Organisation > Kunder og leverandører > Dobbklik på den relevante kunde. I feltet Momskode vælges, hvilken momskode der skal gælde for honorar. 5.3 Opsætte oversættelser af udlægsbeskrivelser Oversættelse af udlægsbeskrivelser Basis > Organisation > Kunder og leverandører > Kundekortet > Udlægssprog. I forbindelse med opsætningen af momskoder er det også muligt at oversætte udlægsbeskrivelserne, så de automatisk bliver oversat til det korrekte sprog på fakturaen. Ved registreringen vælges det fælles udlægsid ind, og beskrivelsesteksten vises i henhold til det udlægssprog, der er indvalgt på kundekortet. Dette forudsætter at trin 1-3 i forrige afsnit er udført. Herudover skal du udføre følgende: 1. Gå i Basis > Diverse > Landekoder. Her knytter du momsregelsæt sammen med en landebetegnelse, og vælger, om den kun skal bruges til momsregelsæt, oversættelse af udlægsbeskrivelser eller begge dele. 2. Oversættelserne indtastes derefter i Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg > [Oversættelse pr sprogkode]. Ved at trykke på knappen hentes en liste over allerede definerede udlæg frem. Her kan den danske beskrivelsestekst oversættes til andre sprog. Listen findes i en udgave for hver landekode, der er aktiveret til oversættelse. 3. Gå nu i Basis > Organisation > Kunder og leverandører > Dobbklik på kunden for at redigere kundekortet. Her vælges landekoden ind i feltet Udlægssprog. Det styrer, hvilken oversættelse, der skal stå som udlægsbeskrivelse, når et udlæg registreres. 4. I Adm. > Registrering > Udlæg. Når udlæg registreres her, indvælges som sædvanlig det relevante udlægsid. Beskrivelsesteksten oversættes automatisk til det sprog, der er valgt på kundekortet. 5.4 Valg af sprog på fakturalayout Hvis I jævnligt fakturerer til udlandet er det en fordel at have de faste tekster på fakturalayoutet oversat til et andet sprog, så begreber som Honorar og Forfaldsdato bliver forstået af kunden. Ligeledes kan I have Copyright Korsgaard EDB ApS 34 af 48

35 behov for andre eller flere bankoplysninger, ligesom format på telefonnummer og adresser kan være anderledes. Til dette formål skal jeres eksisterende layout udvikles med ekstra kode og oversættelser, hvorefter den enkelte delsags opsætning styrer sprogvisningen på fakturalayoutet. Kontakt AutoPilot vedrørende denne tilretning Aktivering af et fakturalayouts oversættelser Hvis I får udviklet oversættelser af jeres fakturalayout, modtager I en ny fakturalayout-fil. Når den ligger klar på jeres serverdrev, skal AutoPilot konfigureres til at bruge oversættelserne. 1. Konfiguration > Valgmuligheder > Sagsfaktura > Mulighed for valg af sprogkode på den enkelte sag aktiveres. 2. Adm. > Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag > Faktureringsopsætning > Fakturasprog. I feltet tastes tallet for den sprogkode, der er indsat i fakturalayoutet, på delsager, der skal faktureres til udlandet. Nogle eksempler på sprogkoder er: 45 = dansk, 44 = engelsk, 49 = tysk og 47 = svensk. 3. Alternativt kan sprogkoden vælges ind lige inden bogføringen. Testvisningen og den printede udgave af fakturaen vil nu være på det ønskede sprog. 5.5 Fixering af omregningskurs på sager i fremmed valuta AutoPilot indeholder en funktion, som gør at kursreguleringer på sager, hvor kontrakten er indgået i fremmed valuta, holdes ude af sagssystemet. Hvis denne funktion ikke blev aktiveret i forbindelse med implementeringen af AutoPilot, vil vi på det kraftigste råde jer til at anvende vores mentorordning i forbindelse med en aktivering. Funktionen aktiveres via Basis > Moms/valuta > fiksering flueben i Aftaler i valuta. Herefter kan I på hver enkelt delsagskort registrere den valuta, som kontrakten er indgået i, og den kurs, der gjaldt ved kontraktens indgåelse. Dette bevirker følgende: Aftalen indtastes i fremmed valuta Betalingsplaner på fastprissager indtastes i fremmed valuta I sagssystemet omregnes fakturabeløb i fremmed valuta til basisvalutaen ud fra den registrerede kurs på delsagen I sagssystemet omregnes registrerede omkostninger til fremmed arbejde, hvor underrådgiveraftalen er indgået i fremmed valuta, til basisvalutaen ud fra den registrerede kurs på delsagen Bemærk, at udlæg i fremmed valuta altid omregnes til basisvaluta efter den aktuelle kurs. Bemærk, at alle beløb, der vises i opgørelser og statistikker i AutoPilot er angivet i basisvaluta. Copyright Korsgaard EDB ApS 35 af 48

36 Anvendelse af valutakurslåsning låsning For at anvende valutakurslåsningen, skal følgende regler efterleves: 1. Når du opretter en ny delsag, hvor kontrakten er i fremmed valuta, bør du ikke registrere aftalen i forbindelse med den sædvanlige delsagsoprettelse. 2. Når delsagen er oprettet, registrerer du dens valuta og valutakurs. Gå i Delsager Aftaler > Hklik og vælg Rediger delsagskort. Her registreres valutaen og aftalekursen. 3. Herefter registreres delsagens aftale i den pågældende valuta. Gå i Delsager Aftaler > Hklik og vælg Rediger aftale. Rediger nu den aftale, der som standard blev oprettet uden indtastede beløb. Aftalebilledet indeholder to kolonner, en med basisvalutaen (DKK) og en med delsagens valuta. Uanset hvilken af de to kolonner aftalebeløbene skrives ind i, omregnes det automatisk til den anden valuta ud fra den låste kurs. Det vil altså sige, at aftalen kan registreres i den udenlandske valuta, hvorefter beløbene omregnes til basisvaluta, som er danske kroner. Det er beløbene i basisvaluta, der vises i Planlægningsbilledet og i opgørelser af igangværende arbejde. 4. Gå nu i Adm. > Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag > Faktureringsopsætninger. Her kan med fordel indtastes en reminder om, at fremtidig fakturering skal foregå i den aftalte valuta. 5. Adm. > Fakturering > Dannelse af fakturaforslag > Rater (Hvis det er en fastpris sag efter rate). Nu, hvor aftalen er oprettet i valuta, kan rateplanen også oprettes i valuta. Her foregår også en automatisk omregning mellem basisvalutaen (DKK) og den fremmede valuta. Copyright Korsgaard EDB ApS 36 af 48

37 Appendiks 1 Højreklikmenuen Fra de tre sagsbehandlingsbilleder Delsager aftaler, Planlægning og Rater likviditet har du via højreklikmenuen adgang til en række fælles funktioner. I det følgende gennemgås disse fælles funktioner. De punkter, der er specifikke for det aktuelle billede, er gennemgået i det dertil hørende afsnit. A 1.1 Rediger sagskort Når du vælger punktet Rediger sagskort fra højreklikmenuen, får du adgang til at redigere relevante dele af sagskortet. Nogle felter kan ikke redigeres herfra: Sagsnummer, Sagsserie, Projektleder og Direktion. Disse meget centrale oplysninger kan kun ændres i Basis > Organisation > Sager. Hvis der er fejl i det interne sagsnavn, sagsnavn på fakturaen eller i sagsadressen kan du rette det her. I forbindelse med revurdering af de enkelte sagers tilhørsforhold i statistisk sammenhæng kan du her indvælge de ønskede værdier for A-, B- og C-gruppering. Flueben i Tillad selvbemanding bevirker, at medarbejderne selv kan indvælge sagen på deres timeseddel. Hvis fluebenet ikke er sat, skal projektlederen bemande medarbejderen før vedkommende kan registrere timer på sagen. I rammen Salgsprisberegning står anført informationer om hvorledes salgspriser på sagens medgået tid delsager beregnes. Er AutoPilot konfigureret til at bruge prisgrupper kan sagens overordnede prisgruppe anføres her. Denne bestemmer hvilke prisgrupper nye aktiviteter på sagen default får. Ændringer i sagens overordnede prisgruppe har ingen indflydelse på eksisterende aktiviteter. Disse vil fortsat blive afregnet efter den prisgruppe, de er oprettet med. Copyright Korsgaard EDB ApS 37 af 48

38 Hvis sagens medgået tid-delsager skal afregnes som den afholdte kostpris gange en aftalt dækningsbidragsfaktor, så aktiveres radioknappen Afregningsfaktor, og den aftalte afregningsfaktor angives. Anfør Tvungen værdi med mindre der er aftalt forskelligt dækningsbidrag afhængig af aktivitet. I så fald anfør Forslagsværdi hvilket medfører, at der kan angives særskilt afregningsfaktor på hver enkelt aktivitet. Rammen Udlæg definerer, hvordan udlæg på sagen håndteres. Der skelnes mellem kørsel og andre udlæg, og begge typer kan indstilles til enten at være fakturerbare eller til straksafskrivning. I tilfælde af straksafskrivning udfører AutoPilot denne ved aflevering af udlæg fra timeseddel eller registreringskladde. Som alle andre afskrevne udlæg kan de i givet fald genskrives i forbindelse med faktureringsprocessen. Rammen Fakturaen kan du anføre den attentionperson, som sagens faktura skal stiles til og på tilsvarende vis kan du anføre et eventuelt ordrenummer og kode for fakturasprog. Fakturasproget er kun relevant, hvis fakturalayoutets tekster er oversat til andre sprog. I så tilfælde udfyldes feltet med landekodetallet for det ønskede sprog. Informationerne fra disse felter slår igennem til fakturaen med mindre de er anført på delsagsniveau. Feltet Sagsnotat bruger du til at skrive bemærkninger om sagen. A 1.2 Rediger delsagsplan Når du vælger [Rediger delsagsplan] i højreklikmenuen, får du en liste over alle delsager på den aktuelle sag. I delsagsplanen har du adgang til at ændre en række oplysninger om delsagen: Delsagsnavn Betaler hver delsag kan have en separat betaler, som er uafhængig af sagens kunde. Sandsynlighedsprocent (Kun på akkvisitionssager) færdiggørelsesbudgettet belaster kapaciteten vægtet i forhold til S % Statistikmærker Ordrenummer EAN-nummer Delsagslisten indeholder et variabelt antal kolonner afhængig af konfigurationen. De mulige kolonner består af statistikdimensioner, kontraktstatus, projektleder og afdeling. I hver af disse kolonner kan du indvælge de for kolonnen relevante data. Ønsker du at slette et indvalg, findes øverst til venstre en minus-knap, der blanker et af de nævnte felter. Hver enkelt knaps funktion er forklaret i tooltipteksten. Copyright Korsgaard EDB ApS 38 af 48

39 A 1.3 Rediger delsagskort Når du i højreklikmenuen vælger Rediger delsagskort vises en formular, der indeholder specifikke informationer for den enkelte delsag. Delsagskortet rummer informationer om: Akkvisition eller ej Ambitionsfaktor Delsagsnotat Momsregelsæt & Valutaafregning (Såfremt dette er aktiveret) Særlige krav ved accept af en leverandørfaktura (kun relevant på fastprissager) A 1.4 Fakturaarkiv Når du i højreklikmenuen vælger Fakturaarkiv, får du adgang til delsagens fakturering. Her vises samtlige fakturaer på delsagen i en liste, inklusiv de mest overordnede informationer om hver enkelt faktura. Vælger du en bestemt faktura, vises forneden yderligere detaljer om fakturaen. Under alle omstændigheder kan du se og evt. printe en kopi af selve fakturaen. A 1.5 Vis delsagsstatus Når du i højreklikmenuen vælger Vis delsagsstatus, åbner delsagsstatusrapporten, der giver dig en samlet, aktuel status for delsagen. Rapporten er inddelt i 8 forskellige afsnit. Længere nede er de enkelte afsnit forklaret. Afsnit 3 forekommer kun på delsager efter medgået tid, afsnit 4 forekommer kun på delsager efter fast pris. Under alle omstændigheder vises et givet afsnit kun hvis der er noget at vise. Copyright Korsgaard EDB ApS 39 af 48

40 1 Aftale 2 Færdiggørelsesbudget 3 Eget arbejde efter fast pris 4 Eget arbejde efter medgået tid 5 Fremmed arbejde 6 Udlæg 7 Varer 8 Faktureringer Her vises en liste over de aftalereguleringer, der er registreret i AutoPilot. Nederst i afsnittet vises den gældende aftalesum. Afsnittet viser færdiggørelsesbudgettets timetal, kostpris og salgspris. Ved at sammenholde dette med forbruget er den forventede slutfaktor beregnet. Formlen for beregning af den forventede slutfaktor er altid anført nederst på rapporten. Viser hvor mange timer, der er brugt, deres kostpris og nominelle salgspris. Den nominelle salgspris er bestemt af prislistesystemet. Hvis AutoPilot er konfigureret dertil, er den bestemt som den forbrugte kostpris gange ambitionsfaktor. Viser hvor mange timer, der er brugt, deres kostpris og salgspris. Salgsprisen er bestemt af prislistesystemet. Viser forbrugt og faktureret fremmede arbejde på delsagen. Viser forbrugt og faktureret udlæg på delsagen. Viser forbrugte og fakturerede varer på delsagen. Viser en liste over samtlige fakturaer på delsagen. Listen viser fakturanummer, fakturadato og det fakturerede beløb. Det fakturerede beløb vises fordelt på kategorierne: Eget honorar, fremmed arbejde, udlæg og varer. Copyright Korsgaard EDB ApS 40 af 48

41 Nederst vises formlen for, hvordan den forventede slutfaktor er udregnet. Til venstre på formularen findes en menu til indstilling af delsagsstatusrapporten. Øverst kan du vælge, om du vil se en status den viser alt, hvad der er sket op til nu eller om du vil se de forandringer, der er sket på delsagen indenfor en given periode, som du selv definerer. Vælger du statusrapporten, kan du definere, om du vil se rapporten op til i dag eller til udgangen af sidste måned. Du kan indstille, om rapporten skal vise kostpriser eller ej. Endelig kan du indstille detaljeringsgraden. Denne spænder fra ingen detaljer op til en gruppering efter valgfrie dimensioner i op til 3 niveauer. Du kan vælge mellem dimensionerne aktivitet, ressource (Medarbejder / leverandør) og måned. Bemærk: For at indstillingerne slår igennem, skal du trykke på [Vis]. Copyright Korsgaard EDB ApS 41 af 48

42 Appendiks 2 Grafik over fakturering til udlandet Copyright Korsgaard EDB ApS 42 af 48

43 Appendiks 3 Grafik over flere fakturalayout Konfigurering er med blå tekst, Praktisk anvendelse med grøn tekst. Det er muligt at bruge med sprogkoder på sagsfakturaerne uden at aktivere momsregelsæt eller oversættelse af udlæg. Copyright Korsgaard EDB ApS 43 af 48

44 Appendiks 4 Grafik over valuta på udlæg og aftaler Copyright Korsgaard EDB ApS 44 af 48

45 Appendiks 5 Oprettelse af fordelingsplaner I DIR > Resultat likviditet oprettes fordelingsplaner. Højreklik på en fastpris delsag efter færdiggørelsesgrad og vælg Fordelingsplan for at oprette, redigere eller se fordelingsplanen. Fordelingsplanen bruges til at registrere i hvilken takt, det forventes at faktureringen på delsagen falder. På denne måde er det muligt at registrere den tidslige fordeling af % færdig delsagernes bidrag til den fremtidige likviditet. Ved bogføring af fakturaer på delsagen reduceres fordelingsplanen automatisk med det fakturerede beløb. Til højre i formularen får du overblik over: Hvor meget af aftalen er ikke faktureret Hvor stor en del af aftalen er oprettet i fordelingsplanen Du fordeler den aftalte fakturering i tid ved at oprette sæt af faktureringsdato og faktureringsbeløb. Fordelingens samlede beløb fremgår hele tiden af rubrikken Fordelingsplan. Rubrikken Difference viser løbende det beløb, der endnu ikke er fordelt. Du kan kun gemme fordelingsplanen hvis delsagens restfakturering til fulde er fordelt. Fordelingsplanen kan revideres efter behov. Revision er nødvendig hvis aftalen ændres. Revision er også nødvendig hvis den lagte tidsplan for sagens gennemførelse ændres. Appendiks 6 Oprettelse og brug af ydelser. Du har mulighed for at oprette en rate ved at indvælge en linje fra varekartoteket. Det gør du ved markere raten som Ydelse hvorefter du trykker på. Herved får du en liste over ydelser. Når du vælger fra listen, udfyldes ratens tekst og beløb svarende til det valgte. Copyright Korsgaard EDB ApS 45 af 48

AutoPilot Sagsøkonomi, planlægning og prognose. Mappe- og filstyring

AutoPilot Sagsøkonomi, planlægning og prognose. Mappe- og filstyring AutoPilot Sagsøkonomi, planlægning og prognose Mappe- og filstyring MAPPESTYRING AutoPilot mappestyring er en programudvidelse, der giver dig adgang til en sags filer på serveren med et enkelt klik. Ved

Læs mere

Ordrebehandling og fakturering

Ordrebehandling og fakturering Ordrebehandling og fakturering I Mamut Stellar dannes en ordre. Ved bogføring af ordren dannes fakturaen. Indholdsfortegnelse Ordre/tilbud/faktura... 1 Indtastning i ordrehovedet... 2 Indtastning af varelinjer

Læs mere

Sags- og ressourcestyring i Navision Stat

Sags- og ressourcestyring i Navision Stat Sags- og ressourcestyring i Navision Stat Opgaver Aarhus Universitet august/september 2012 Budgetkontoret Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 E-mail: budget@au.dk www.au.dk/budget

Læs mere

1. Oprettelse af danske debitorer (ikke offentlige)

1. Oprettelse af danske debitorer (ikke offentlige) SALGSPROCESSEN Der henvises generelt til forretningsgangsbeskrivelsen: Hvornår skal der sendes en faktura? http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/proces/gruppe8/kapitel1/afsn2 Oprettelsen af debitorer (danske

Læs mere

LINK TIL FINANS E-CONOMIC. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

LINK TIL FINANS E-CONOMIC. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot LINK TIL FINANS E-CONOMIC Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Opsætning af AutoPilot... 4 3. Opsætning i e-conomic... 6 3.1 Opret kassekladde til AutoPilot...

Læs mere

ADMINISTRATION. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot. Copyright 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1 af 86

ADMINISTRATION. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot. Copyright 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1 af 86 ADMINISTRATION Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot Copyright 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1 af 86 Indholdsfortegnelse Indledning...5 Administrationsopgaver...5 1. Sagslukning...7 1.1 Lukke delsager...7

Læs mere

Fritekstfaktura Ny funktionalitet

Fritekstfaktura Ny funktionalitet Fritekstfaktura Ny funktionalitet Ny funktionalitet i fritekstfakturaen. Til forskel fra den almindelige fritekstfaktura har man i den nye fritekstfaktura en række nye muligheder. Generelt kan fritekstfakturaen

Læs mere

Salgsprocessen i Navision. Registrering af salgsfaktura og klarmelding.

Salgsprocessen i Navision. Registrering af salgsfaktura og klarmelding. Salgsprocessen i Navision Registrering af salgsfaktura og klarmelding. ADMIEKP 20 03 2009 Indholdsfortegnelse 1 Salgsfakturering ikke elektronisk faktura 3 1.1 Fanebladet Generelt 4 1.1.1 Sælgerkode 5

Læs mere

Winfinans. Fakturering i Winfinans.NET. For at danne en ny faktura vælg menupunktet Salg -> Åbne fakturaer og tryk på knappen Opret ny

Winfinans. Fakturering i Winfinans.NET. For at danne en ny faktura vælg menupunktet Salg -> Åbne fakturaer og tryk på knappen Opret ny Fakturering i Winfinans.NET For at danne en ny faktura vælg menupunktet Salg -> Åbne fakturaer og tryk på knappen Opret ny Der vil nu blive dannet en ny tom faktura øverst i listen, og ved at klikke på

Læs mere

Energirådgivning. 1 Indtastning af besparelser. 2 Energistatus. 3 Administrativ afrapportering. 4 Opsætning i Basis. 1.1 Oprette en anvisning

Energirådgivning. 1 Indtastning af besparelser. 2 Energistatus. 3 Administrativ afrapportering. 4 Opsætning i Basis. 1.1 Oprette en anvisning AutoPilot Sagsøkonomi, planlægning og prognose Energirådgivning Indhold Energirådgivning 1 Indtastning af besparelser 1.1 Oprette en anvisning 1.2 Realisere en anvisning 2 Energistatus 2.1 Kolonner 2.1.1

Læs mere

DIREKTION. AutoPilot. Copyright 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1

DIREKTION. AutoPilot. Copyright 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1 DIREKTION AutoPilot Copyright 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 1. Indledning...3 2. Sagsoprettelse...4 2.1 Stamdata...5 2.2 Statistiske grupperingsfelter...6 2.3

Læs mere

Fritekstfaktura Brug af fritekstfaktura i salgsforløbet

Fritekstfaktura Brug af fritekstfaktura i salgsforløbet Fritekstfaktura Brug af fritekstfaktura i salgsforløbet Ny funktionalitet i fritekstfakturaen. I den nye fritekstfaktura har man en række muligheder som ikke er i den almindelige/gamle fritekstfaktura

Læs mere

Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet.

Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet. Lav en faktura Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette Et salgstilbud eller en salgsordre. Vejledningen kan også

Læs mere

Outlook 2010 opsætning

Outlook 2010 opsætning Outlook 2010 opsætning Personlig Workflow Nå mere og arbejd mindre Personlig Workflow www.personligworkflow.com kontakt@personligworkflow.com Introduktion til Outlook 2010 guide Microsoft Outlook 2010

Læs mere

NemHandel menuen 14.1

NemHandel menuen 14.1 NemHandel menuen 14.1 14. NEMHANDEL Nemhandel er standard for fakturering af elektroniske fakturaer til EAN-kunder. Nemhandel er obligatorisk til offentlige kunder. Med Rambøll Nemhandel kan du foretage

Læs mere

Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturamanager skal udføre i IndFak. I flg. pkt. gennemgås:

Denne manual vil gennemgå de opgaver som en fakturamanager skal udføre i IndFak. I flg. pkt. gennemgås: 1. s arbejdsopgaver I IndFak er det din opgave som fakturamanager, at have overblikket over alle indkomne fakturaer. En fakturamanager kan vha. søgefunktionen se status for, fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog

Læs mere

Winfinans. Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet.

Winfinans. Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet. Small Business Lav en faktura Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette Et salgstilbud eller en salgsordre. Inden

Læs mere

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl En af de mange funktioner til styring af skyldige fakturaer hos leverandører eller tilgodehavender hos kunder er åbenpostudligning. Åbenpostudligningen går

Læs mere

Fakturalinjeeksport Vejledning

Fakturalinjeeksport Vejledning Fakturalinjeeksport Spar tid og undgå at indtaste bogførte fakturaer manuelt i økonomisystemet Vejledning Kom godt i gang med fakturalinjeeksport Dette dokument beskriver TimeLog Projects eksportfunktion

Læs mere

INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER...

INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER... Side 1 Indholdsfortegnelse INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER... 4 OPRETTELSE AF DEBITORER... 4 ÆNDRING AF DEBITORER... 5 OPRETTELSE AF FAKTURAPOSTER TIL MIDT FACTORING... 6 GENVEJSTASTER... 13

Læs mere

Vejledning til Kreditormodulet

Vejledning til Kreditormodulet Vejledning til Kreditormodulet Indhold Indstillinger vedr. kreditormodulet.... 3 Opsætning af Bank... 4 Oprettelse af kreditor... 4 Oprettelse og bogføring af købs faktura... 5 Bogførte købs bilag - oversigt...

Læs mere

Rekvirent manual Bemærk: kreditnotaer behandles på samme måde som fakturaer.

Rekvirent manual Bemærk: kreditnotaer behandles på samme måde som fakturaer. manual Bemærk: kreditnotaer behandles på samme måde som fakturaer. Indholdsfortegnelse: 1. Log ind... 3 1.1 Glemt adgangskode?... 4 2. Dashboard = Forsiden... 6 3. Hovedmenu... 7 4. Faktura til varemodtagelse...

Læs mere

Opret / rediger en faktura i TimeOut

Opret / rediger en faktura i TimeOut TimeOut fakturering rev. 2009.12.20-2 Opret / rediger en faktura i TimeOut Indhold 1.0 Find det job eller den aftale, du ønsker at fakturere... side 2 2.0 Find en eksisterende faktura, du vil redigere...

Læs mere

Kladde Plus... 3. Ekstra Felter i Kladde Plus... 3. Gentag modkonto... 3. Konteringsvejledning... 3. Konto... 4. Tekst... 4. Privat...

Kladde Plus... 3. Ekstra Felter i Kladde Plus... 3. Gentag modkonto... 3. Konteringsvejledning... 3. Konto... 4. Tekst... 4. Privat... Indhold Kladde Plus... 3 Ekstra Felter i Kladde Plus... 3 Gentag modkonto... 3 Konteringsvejledning... 3 Konto... 4 Tekst... 4 Privat... 4 Kontonavn... 4 Modkontonavn... 4 Plus Sag, Plus Medarbejder, Plus

Læs mere

EG Retail - www.eg.dk/retail. Brugervejledning. Elektronisk fakturering til det offentlige

EG Retail - www.eg.dk/retail. Brugervejledning. Elektronisk fakturering til det offentlige EG Retail - www.eg.dk/retail Brugervejledning Elektronisk fakturering til det offentlige Elektronisk fakturering Brugervejledning Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon 7015 3003. EG forbeholder

Læs mere

Kassekladde. Fordi penge tager tid.

Kassekladde. Fordi penge tager tid. Kassekladde Fordi penge tager tid. Manual til Kassekladde 2012 Indholdsfortegnelse 1. Intro... s. 03 2. Kassekladde... s. 04 Opret bilag... s. 06 Redigere bilag... s. 07 Slet bilag... s. 08 Download bilag...

Læs mere

Selene brugervejledning

Selene brugervejledning Selene brugervejledning F2 : Åbner en oversigt med data for det aktive felt. F3: Gemmer data i det aktive vindue Salgsordre : Bruges til oprettelse af Ordre/Arbejdskort/Fakrura Debitor: Debitorregister,

Læs mere

e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1

e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1 e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1 Indhold 1. Overordnet beskrivelse... 3 2. Login... 3 3. Se og ret kundeoplysninger... 4 4. Rediger kontaktoplysninger... 6 5. Skift adgangskode... 7 6. BroBizz-oversigt...

Læs mere

Indhold Opstartsprocedure... 3 Dankort... 3 Korrekt åbningsprocedure af dankortterminalen... 4 Korrekt lukkeprocedure af dankortterminalen...

Indhold Opstartsprocedure... 3 Dankort... 3 Korrekt åbningsprocedure af dankortterminalen... 4 Korrekt lukkeprocedure af dankortterminalen... Quickguide Indhold Opstartsprocedure... 3 Dankort... 3 Korrekt åbningsprocedure af dankortterminalen... 4 Korrekt lukkeprocedure af dankortterminalen... 4 Logon på Dynamics NAV... 4 Overblik over Dynamics

Læs mere

Skolepenge og Indbetalinger

Skolepenge og Indbetalinger Skolepenge og Indbetalinger Afstemning af abonnementskørsel... 3 Abonnementskørsel... 5 Fil til PBS og/eller faktura sendes med posten.... 7 Basisløsning:... 7 Totalløsning fil til PBS... 9 Afsendelse

Læs mere

Elektronisk fakturering til det offentlige

Elektronisk fakturering til det offentlige IT Gruppen AS T +45 7015 3003 www.itgruppenas.dk Tækkemandsvej 1 4300 Holbæk F +45 7015 4004 Højvangen 4 8660 Skanderborg F +45 7010 4004 Lautrupvang 12 2750 Ballerup F +45 7023 3004 CVR 2571 0940 Danske

Læs mere

Team Planner. Fakturering

Team Planner. Fakturering Fakturering Indhold: Faktureringsmuligheder...5.2 Regler for faktureing...5.2 Oprettelse af faktura...5.3 Fakturering af forbrug...5.3 Delfakturering...5.3 Fakturering efter budget...5.4 Kreditnota...5.4

Læs mere

Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end bogføring og en resultatopgørelse.

Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end bogføring og en resultatopgørelse. Brugervejledning Bergstedt-IT Finans Indledning Programmet er udviklet siden 2003, hvor de første versioner blev skabt. Det var et simpelt bogføringsprogram dengang, uden ret mange andre muligheder end

Læs mere

For brugere af DSM-løsningen betyder dette, at der skal foretages en opsætning i Navision-løsningen.

For brugere af DSM-løsningen betyder dette, at der skal foretages en opsætning i Navision-løsningen. Elektronisk fakturering (e-faktura, OIOXML) Fra den 1. februar 2005 gælder loven om elektronisk fakturering for alle offentlige myndigheder. Det betyder, at de kun kan modtage og behandle elektroniske

Læs mere

Professionel håndtering af klinikregnskab

Professionel håndtering af klinikregnskab Professionel håndtering af klinikregnskab Kom godt i gang med TDfinans. Dette introduktionshæfte beskriver, hvordan du nemt og hurtigt kommer i gang med at bruge TDfinans, og hvordan du løser de daglige

Læs mere

Vi har udarbejdet denne korte vejledning for at hjælpe dig i gang med at afprøve BCpro / Projektstyring.

Vi har udarbejdet denne korte vejledning for at hjælpe dig i gang med at afprøve BCpro / Projektstyring. Kom godt i gang BCpro / Projektstyring En simpel brugerflade med avancerede funktioner Byggecentrum Introduktion Formålet med denne vejledning Vi har udarbejdet denne korte vejledning for at hjælpe dig

Læs mere

rdtaxaplan Vejledning

rdtaxaplan Vejledning ravnø data - svendborgvej 9-5750 ringe - www.ravno.dk - rd@ravno.dk - 6263 2667 2009 Ravnø Data Indhold 1. rdtaxaplan...5 1.1. Oversigt...5 1.2. Hovedmenu...5 1.3. Godt at vide, inden du går videre...6

Læs mere

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01 Vejledning Batchflow INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Introduktion... 2 2 Sådan gør du... 3 2.1 Log på... 3 2.2 Anvendelse af BatchFlow... 4 2.3 Kort gennemgang

Læs mere

Hvordan laver jeg en faktura i C5? Brugervejledning, Microsoft Dynamics C5 (op til version C5 2012)

Hvordan laver jeg en faktura i C5? Brugervejledning, Microsoft Dynamics C5 (op til version C5 2012) Sådan laver du en faktura til en kunde Når du har solgt en vare eller en ydelse til en kunde, vil du naturligvis gerne sende en faktura, så du kan få betaling for det, du har solgt. Du kan lave en faktura

Læs mere

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER 1.TILBUD Fanen Tilbud giver en oversigt over alle de tilbud, der ligger i din database. Det er også herfra, at du har mulighed for at oprette, kopiere eller redigere et eksisterende tilbud. Det følgende

Læs mere

Vejledning i rapporter

Vejledning i rapporter Vejledning i rapporter 1 Indledning... 2 2 Finans... 3 2.1 Balance... 3 2.2 Finans - kontokort... 5 2.3 Kontoudtog med dimensioner... 8 2.4 Dim. Kontokort... 11 2.5 Dimensioner i alt... 14 2.6 Dimensioner

Læs mere

For brugere af DSM-løsningen betyder dette, at der skal foretages en opsætning i Navision-løsningen.

For brugere af DSM-løsningen betyder dette, at der skal foretages en opsætning i Navision-løsningen. Elektronisk fakturering (e-faktura, OIOUBL) Fra den 1. februar 2005 gælder loven om elektronisk fakturering for alle offentlige myndigheder. Det betyder, at de kun kan modtage og behandle elektroniske

Læs mere

TimeLog A/S. TimeLog Project. Standardfakturalinjeeksport. Thomas S. Gudmandsen. w w w. t i m e l o g. d k

TimeLog A/S. TimeLog Project. Standardfakturalinjeeksport. Thomas S. Gudmandsen. w w w. t i m e l o g. d k TimeLog A/S TimeLog Project Standardfakturalinjeeksport Thomas S. Gudmandsen 2012 w w w. t i m e l o g. d k Indholdsfortegnelse TimeLog Standardfakturalinjeeksport Indledning... 2 Forudsætninger... 2 Opsætning...

Læs mere

Opsætning på kreditor

Opsætning på kreditor Opsætning på kreditor For at overførsel af betalinger kan foretages til dit homebanking, kræver det noget opsætning på dine leverandører. Opsætningen foretages på fanebladet Betaling på kreditoren. I feltet

Læs mere

EazyProject skærmbilleder indhold

EazyProject skærmbilleder indhold EazyProject skærmbilleder indhold EazyProject skærmbilleder indhold... 1 Gantt-kort med brugervenlig klik-funktionalitet... 2 Personlig ugeseddel... 3 Projektportefølje... 4 Ressourceplan... 5 Projektplan...

Læs mere

Rykkerprocedure i Mamut Stellar 7

Rykkerprocedure i Mamut Stellar 7 Rykkerprocedure i Mamut Stellar 7 I Mamut Stellar 7 er det muligt, at opsætte en rykkerprocedure, så du kan sende betalingspåmindelser til de af dine kunder, som ikke har indbetalt rettidigt. Der er valgfrihed

Læs mere

Funktionen er et tillægsmodul som købes via JMA A/S kontakt vores salgsafdeling for priser samt yderligere information.

Funktionen er et tillægsmodul som købes via JMA A/S kontakt vores salgsafdeling for priser samt yderligere information. PDF-udskrift af eksterne dokumenter Det er i systemet muligt at sende visse eksterne dokumenter, f.eks. faktura, kreditnota, kontoudtog m.fl., direkte til kunden pr. e-mail med en vedhæftet pdf-fil, i

Læs mere

TIMESEDLEN. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot

TIMESEDLEN. Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot AutoPilot Timesedlen TIMESEDLEN Sagsøkonomi, planlægning og prognose AutoPilot Indhold 1. Indledning...4 1.1 Timesedlen dit daglige redskab...4 2. Daglig brug af timesedlen...5 2.1 Åbning af timesedlen...5

Læs mere

Handler du med udlandet?

Handler du med udlandet? Handler du med udlandet? Fakta om momspakken Sidste år vedtog EU et direktiv, den såkaldte Momspakke, som fra 1. januar i år har ændret den måde, din virksomhed skal håndtere og rapportere moms, hvis I

Læs mere

ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk fakturering

ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk fakturering ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk fakturering Indholdsfortegnelse Opsætning 3 Debitoropsætning 4 Opsætning af afsendelsesmodulet 6 Check af anden opsætning 11 Elektronisk fakturering 13 Opsætning

Læs mere

Indlæsning og anvendelse af kontoskema Res_14 til resultatopgørelse 2014. Vejledning

Indlæsning og anvendelse af kontoskema Res_14 til resultatopgørelse 2014. Vejledning Indlæsning og anvendelse af kontoskema Res_14 til resultatopgørelse 2014 Vejledning December 2014 1 Indholdsfortegnelse 1 Formål med denne vejledning... 3 2 Hent filer med kontoskema og kolonneformat...

Læs mere

For brugere af DSM-løsningen betyder dette, at der skal foretages en opsætning i Navision-løsningen.

For brugere af DSM-løsningen betyder dette, at der skal foretages en opsætning i Navision-løsningen. Elektronisk fakturering (e-faktura, OIOXML) Fra den 1. februar 2005 gælder loven om elektronisk fakturering for alle offentlige myndigheder. Det betyder, at de kun kan modtage og behandle elektroniske

Læs mere

Hånd@ Finansbilag til ØS

Hånd@ Finansbilag til ØS Hånd@ Finansbilag til ØS Indledning... 3 Gebyr... 3 Gebyrskema... 5 Finansbilag... 7 Finansjournal... 10 Økonomisystemet... 15 Økonomisystemet detaljeret vedr. dommerafregning... 16 Side 2 af 19 Indledning

Læs mere

Indlæsning af tilskud fra UVM

Indlæsning af tilskud fra UVM Indlæsning af tilskud fra UVM Brugervejledning version 1.0 Side 1 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Download bogføringskladde fra brevportalen... 3 Gem regneark på din arbejdsplads... 3 Bearbejdning

Læs mere

Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke.

Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke. Best Practice 6. juli 2011 ØKO/JMH J.nr. 2007-6211-111 Side 1 af 6 Oprettelse af udenlandske fakturaer i IndFak I IndFak kan en fakturamanager oprette manuelle fakturaer. Funktionaliteten bør kun anvendes

Læs mere

ectrl-vejledning ectrl Factoring Midt factoring

ectrl-vejledning ectrl Factoring Midt factoring ectrl-vejledning ectrl Factoring Midt factoring Indholdsfortegnelse Introduktion til factoring 3 Oprettelse af debitorer 4 Ændring af debitorer 6 Oprettelse af fakturaposter til Midt factoring 7 Genvejstaster

Læs mere

Vejledning til oprettelse af ekstern fritekstfaktura

Vejledning til oprettelse af ekstern fritekstfaktura Vejledning til oprettelse af ekstern fritekstfaktura Marts 2013 Vejledningen gennemgår oprettelsen af en debitor, hvilke felter der skal udfyldes, samt hvordan fakturaen bogføres og afsendes. Vælg Debitor

Læs mere

Bilagskladder kaldes ved at vælge menupunktet Regnskab -> Kladde eller klikke på favoritikonet Bilagskladder på Winfinans skrivebordet.

Bilagskladder kaldes ved at vælge menupunktet Regnskab -> Kladde eller klikke på favoritikonet Bilagskladder på Winfinans skrivebordet. Bilagskladde Bilagskladder kaldes ved at vælge menupunktet Regnskab -> Kladde eller klikke på favoritikonet Bilagskladder på Winfinans skrivebordet. Navigering i kladder flytter fra felt til felt.

Læs mere

Vejledning og kommentarer til ny version

Vejledning og kommentarer til ny version Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.00 Frigivelse: 30. november 2011 Med frigivelsen af denne nye hovedversion, SummaSummarum 4, følger en mængde ny funktionalitet

Læs mere

Mamut Stellar Banking

Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking understøtter betalinger på en overskuelig måde, og det er muligt at fratrække evt kreditnotaer fra en Saldobetaling før den gennemføres. Dermed får man automatisk

Læs mere

Winfi nans for menighedsråd. Debitorvejledning

Winfi nans for menighedsråd. Debitorvejledning Winfi nans for menighedsråd Debitorvejledning Indholdsfortegnelse Debitorer oprettes 3 Bogføring vedrørende debitorer 5 Bogføring af fakturadata 6 Bogføring af indbetalinger 9 Betalingsbetingelser 11 Hvem

Læs mere

Vejledning. BCpro / Byggeregnskab En simpel brugerflade med avancerede funktioner. Version 1.0 August 2011. Byggecentrum

Vejledning. BCpro / Byggeregnskab En simpel brugerflade med avancerede funktioner. Version 1.0 August 2011. Byggecentrum Vejledning BCpro / Byggeregnskab En simpel brugerflade med avancerede funktioner Version 1.0 August 2011 Byggecentrum Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Introduktion...4 Formålet med denne vejledning...

Læs mere

Indholdsfortegnelse. Registrer faktura som betalt Kreditnota Rapporter Resultatopgørelse Balance

Indholdsfortegnelse. Registrer faktura som betalt Kreditnota Rapporter Resultatopgørelse Balance BRUGERVEJLEDNING Indholdsfortegnelse Indledning Generelle bogføringsprincipper Kontoplan Installation af Abaque Slet Abaque Opret dit første regnskab Kassekladde Oprettelse af bilag Beskrivelse Dato Faktura

Læs mere

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Klippekorts Styring i Qmanager

Klippekorts Styring i Qmanager Indholdsfortegnelse Opsætning (NOVAQ Administrator)... 2 Licensnøgle... 2 Rettighedsopsætning (Default opsætning)... 2 Hvem kan administrere en kundes klippekortkonto... 2 Hvem kan administrere en kundes

Læs mere

OUTLOOK: Af Tine Nøhr Stenild

OUTLOOK: Af Tine Nøhr Stenild Du kan bruge opgaveblokken i Outlook som en liste over opgaver, du skal have lavet, men Outlook kan også hjælpe dig til at styre dine opgaver. Du kan fx angive forfaldsdato og det forventede tidsforbrug,

Læs mere

Nyheder til version 2013

Nyheder til version 2013 Nyheder til version 2013 En stærk brancheløsning fra Inventio.IT 1 Indledning... 4 2 C5 2012 Nyheder... 4 2.1 Generelle revisor nyheder i C5... 4 2.1.1 Sortering på kolonner... 4 2.1.2 Hurtigere regnskabs

Læs mere

Kom godt i gang med Easybooks

Kom godt i gang med Easybooks Kom godt i gang med Easybooks Easybooks er et brugervenligt og gratis regnskabsprogram, som betjenes direkte via internettet ved hjælp af en browser, for eksempel via Internet Explorer eller Mozilla Firefox.

Læs mere

Betalingsplaner. Fakturering efter betalingsplaner i TimeLog Project. Whitepaper

Betalingsplaner. Fakturering efter betalingsplaner i TimeLog Project. Whitepaper Whitepaper Betalingsplaner i TimeLog Project TimeLog Project 5.0 introducerer nye avancerede muligheder for at styre, hvordan og hvornår projektet skal faktureres. Simon Ravn Joensen Implementeringskonsulent

Læs mere

MENU. Det er de initialer du er logget på med, der bestemmer hvilken printer du udskriver på. Forespørgselsrutiner

MENU. Det er de initialer du er logget på med, der bestemmer hvilken printer du udskriver på. Forespørgselsrutiner MENU LOG PÅ? FINANS? DEBITOR? KREDITOR? BILAG? REVISOR UDSKRIFTER KONTOUDTOG RENTER RYKKER AUT.BETALING PERIODISK Det er de initialer du er logget på med, der bestemmer hvilken printer du udskriver på.

Læs mere

Brugervejledning. Aftalesystemet

Brugervejledning. Aftalesystemet Brugervejledning Aftalesystemet Revideret den 01.08.2013 Indholdsfortegnelse 1. Hvordan logger jeg på?... 2 1.1 Login... 2 1.2 Startside... 2 1.3 Brugernavn og Kodeord... 2 1.4 Glemt kodeord... 2 1.5 Skift

Læs mere

Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du kommer i gang med at oprette filer, som Elektronisk fakt. OIOUBL/OIOXML i Business Online.

Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du kommer i gang med at oprette filer, som Elektronisk fakt. OIOUBL/OIOXML i Business Online. Forløbet for en opkrævning Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du kommer i gang med at oprette filer, som Elektronisk fakt. OIOUBL/OIOXML i Business Online. 1. Opret stamoplysninger (Fakturerings-

Læs mere

SALDI. Brugervejledning. Hovedmenu. Hovedmenuen består af følgende 6 hovedområder.

SALDI. Brugervejledning. Hovedmenu. Hovedmenuen består af følgende 6 hovedområder. SALDI Brugervejledning. Hovedmenu. Hovedmenuen består af følgende 6 hovedområder. 1. Systemdata: Opsætning af regnskabs- og brugerdata samt backup. 2. Finans: Bogføring og regnskabs relaterede rapporter.

Læs mere

JTAnno. Annoncestyring. til. Microsoft Business Solutions C5 JTA DATA. Jylland

JTAnno. Annoncestyring. til. Microsoft Business Solutions C5 JTA DATA. Jylland nno Annoncestyring til Microsoft Business Solutions C5 -Data nno vers. 1.2.1 til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 1. Introduktion til nno nno til Microsoft Business Solutions C5 vers. 3 er et ekstra

Læs mere

Mamut Enterprise Abonnementsfakturering

Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Mamut Enterprise Abonnementsfakturering er et værktøj til fakturering af kunder, som har faste aftaler eller abonnementer. Løsningen er inkluderet i Mamut Enterprise

Læs mere

KVIKGUIDE TIL OPRETTELSE AF SALGSFAKTURA NAVISION 5.3

KVIKGUIDE TIL OPRETTELSE AF SALGSFAKTURA NAVISION 5.3 KVIKGUIDE TIL OPRETTELSE AF SALGSFAKTURA NAVISION 5.3 1 Dannelse af Salgsfaktura... 3 2 Berigelse og klarmelding af Salgsfaktura... 4 2.1 Suspender E-bilag... 5 2.2 Påføring af yderligere tekst på en elektronisk...

Læs mere

HJÆLP TIL IGANGSÆTNING AF WINKOMPAS 3

HJÆLP TIL IGANGSÆTNING AF WINKOMPAS 3 HJÆLP TIL IGANGSÆTNING AF WINKOMPAS 3 1. Opstart af WinKompas 3 Når WinKompas 3 er startet op, vil der fremkomme et skærmbillede, hvor du skal indtaste følgende oplysninger for at få adgang til programmet:

Læs mere

Kontoplan Plus. Felter i Plus+ kontoplanen... 3. Eksternkonto... 3. Effekt... 3. Primo... 3. MomsABC... 3. Årskode... 3. Prv... 3. KontoNavn2...

Kontoplan Plus. Felter i Plus+ kontoplanen... 3. Eksternkonto... 3. Effekt... 3. Primo... 3. MomsABC... 3. Årskode... 3. Prv... 3. KontoNavn2... Kontoplan plus... 2 Felter i Plus+ kontoplanen... 3 Eksternkonto... 3 Effekt... 3 Primo... 3 MomsABC... 3 Årskode... 3 Prv... 3 KontoNavn2... 4 Funktioner i kontoplan plus... 4 Konteringsvejledning...

Læs mere

Navision Stat - fra 3.60 til 5.1. Øvelser/opgaver. Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 1

Navision Stat - fra 3.60 til 5.1. Øvelser/opgaver. Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 1 Navision Stat - fra 3.60 til 5.1 Øvelser/opgaver Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 1 LOGIN PÅ NS 5.1 - TESTDATABASEN https://citrix.au.dk Login med brugernavn og Password som du plejer på Citrix Klik på NAV

Læs mere

Bookingsystem til hoteller. JTA-Data Jylland JTA. Vinkelvej 108a 8800 Viborg Tlf. 86672024 www.jta-data.dk DATA. Jylland

Bookingsystem til hoteller. JTA-Data Jylland JTA. Vinkelvej 108a 8800 Viborg Tlf. 86672024 www.jta-data.dk DATA. Jylland Bookingsystem til hoteller -Data: C5 bookingsystem til hoteller Indhold 1. Daglig brug af bookingsystemet. 2. Ny booking et værelse 3. Ny booking flere værelser 4. Ankomst 5. Rengøring 6. Afrejse 7. Værelsesoversigt

Læs mere

Vejledning: Fakturablanketten på Virk.dk

Vejledning: Fakturablanketten på Virk.dk Vejledning: Fakturablanketten på Virk.dk Fakturablanketten version 2.4.0 (Opdatering april 2015) Vælg fakturablanket... 2 Start indberetning... 2 Opret faktura... 3... 6 Faktura-modtager... 6 Leverandør...

Læs mere

Modul 1 Skolens netværk og FirstClass (FC)

Modul 1 Skolens netværk og FirstClass (FC) Modul 1 Skolens netværk og FirstClass (FC) Computerens netværksdrev og mappen dokumenter Gå ind i "Denne computer" (ikonet ligger på skrivebordet). Her ligger de netværksdrev computeren råder over og separate

Læs mere

Kom godt i gang med Fakturering

Kom godt i gang med Fakturering Kom godt i gang med Fakturering Dette hæfte er en introduktion til Fakturering. Fakturering udgør sammen med Bogføring og Status- og efterposteringer registreringsdelen i DLBR ØkonomiIT på pc. Endvidere

Læs mere

WWW.LOGOSCONSULT.DK LOGOS CONSULT BOGSHOP. Microsoft Dynamics NAV 2013 TIPS & TRICKS - VIDEN OM DYNAMICS NAV! 1. udgave

WWW.LOGOSCONSULT.DK LOGOS CONSULT BOGSHOP. Microsoft Dynamics NAV 2013 TIPS & TRICKS - VIDEN OM DYNAMICS NAV! 1. udgave WWW.LOGOSCONSULT.DK Microsoft Dynamics NAV 2013 TIPS & TRICKS LOGOS CONSULT BOGSHOP - VIDEN OM DYNAMICS NAV! 1. udgave Bogføringsfejl Tilbagefør transaktion Med funktionen Tilbagefør transaktion kan du

Læs mere

Indlæs og bearbejd fakturaer Elektroniske fakturaer fra CNH skal indlæses før man kan arbejde med dem.

Indlæs og bearbejd fakturaer Elektroniske fakturaer fra CNH skal indlæses før man kan arbejde med dem. Import af fakturaer fra CNH Indlæs og bearbejd fakturaer Elektroniske fakturaer fra CNH skal indlæses før man kan arbejde med dem. Der klikkes på Køb Ordrebehandling Periodiske aktiviteter Indlæs Integrationsfaktura.

Læs mere

Whitepaper. Indledning 2 Kendetegnende for denne prismodel 2 Målsætning 2 Systemkrav 2 Fremgangsmåde 3 Indtægtsføring efter faktureringsprincippet 3

Whitepaper. Indledning 2 Kendetegnende for denne prismodel 2 Målsætning 2 Systemkrav 2 Fremgangsmåde 3 Indtægtsføring efter faktureringsprincippet 3 Juni 2011 Whitepaper Sådan håndteres fastprisprojekter, hvor indkøb, udlæg og rejser indgår i den aftalte pris, efter produktionsprincippet eller faktureringsprincippet. Indledning 2 Kendetegnende for

Læs mere

Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten

Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten Afgrænsning/filtrering, sortering m.v. i Klienten Afgrænsning/filtrering I det efterfølgende gennemgås de tre standard afgrænsnings-/filtrerings metoder i Prisme Klient: Avanceret filter Er den overordnede

Læs mere

ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk rering

ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk rering ectrl vejledning ectrl Opsætning af elektronisk rering Indholdsfortegnelse Opsætning 3 Debitoropsætning 4 Opsætning af afsendelsesmodulet. 6 Check af anden opsætning. 11 Elektronisk fakturering. 13 Opsætning

Læs mere

KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer

KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer KØBSPROCESSEN i forbindelse med Elektroniske fakturaer 1. Kreditor generelt For at Navision Stat kan modtage en elektronisk faktura på en given kreditor skal der foretages opsætning heraf. Dette betyder,

Læs mere

Sådan redigerer du en hjemmeside i Umbraco

Sådan redigerer du en hjemmeside i Umbraco Brugermanual til din boligafdelings hjemmeside Sådan redigerer du en hjemmeside i Umbraco Indhold Introduktion... 2 Log på Umbraco og redigér din hjemmeside... 3 Opret ny side... 7 Gem side uden at udgive/publicere

Læs mere

Indhold. Indholdsfortegnelse

Indhold. Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 2 Forsiden... 2 Dine genveje... 3 Nyheder... 3 EasyIQ og EasyIQ Quick Funktioner... 3 Administration... 6 Licens... 7 Nyheder... 8 Log... 9 Password... 9 System...

Læs mere

Sådan indlægges nyheder på DSqF s hjemmeside trin for trin

Sådan indlægges nyheder på DSqF s hjemmeside trin for trin Sådan indlægges nyheder på DSqF s hjemmeside trin for trin Systemkrav For at kunne bruge Composite kræves: Windows 95 eller nyere (bemærk - kun Windows kan bruges) Browseren Internet Explorer 6.0 eller

Læs mere

Momsvejledning. ectrl Light

Momsvejledning. ectrl Light Momsvejledning ectrl Light Side 1 af 23 01-11-2011 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 OPSÆTNING AF MOMS... 4 Momskoder... 5 Momsgruppe... 6 Varemomsgrupper... 8 Finanskonteringsgruppe... 9 Momsafregningsperioder...

Læs mere

TOLERANCE KUNDESTYRING

TOLERANCE KUNDESTYRING TOLERANCE KUNDESTYRING Dansk brugervejledning 1 Indholdsfortegnelse: Indledning... 3 1. Kunde... 4 2. Kunde-bil... 5 3. Arbejdssag... 6 4. Tilbud... 7 5. Faktura... 8 6. Historik / medarbejder... 9 7.

Læs mere

Udgiftsfordeling i NS 5.4.01

Udgiftsfordeling i NS 5.4.01 Udgiftsfordeling i NS 5.4.01 Brugervejledning 1.0 17.02.2014 1 Indledning Indhold 1 Indledning... 3 2 Udgiftsfordeling af posteringer på hjælpeformål... 3 2.1 Oprettelse af fordelingsnøgler i Navision...

Læs mere

Weblink. Brugermanual. Hotline: 79 30 01 56

Weblink. Brugermanual. Hotline: 79 30 01 56 Weblink Brugermanual Hotline: 79 30 01 56 Indholdsfortegnelse: Log ind på Gateway/Weblink:...3 Opret Ny ordre:...4 Indtastning af Varer til bestilling:...7 Søg vare:...8 Udskriv ordren....11 Ordrebekræftigelse

Læs mere

Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem

Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem Blåt Medlem giver mulighed for at udskrive etiketter/labels og kuverter til medlemmerne af den enhed man er medlemsansvarlig

Læs mere

09/03 2009 Version 1.4 Side 1 af 37

09/03 2009 Version 1.4 Side 1 af 37 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Rente og rykker i ectrl

Rente og rykker i ectrl Rente og rykker i ectrl Desværre er det meget normalt, at debitorerne skal gøres opmærksomme på, at et forfaldent beløb skal betales! En nem metode til at sikre sig høj prioritet hos debitoren, når betalingerne

Læs mere