Fakturahåndtering: Idéer til gode arbejdsmåder

Transkript

1 UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet for General Administration Bedste Praksis for Generel Administration Bedste Praksis Katalog for, Version 1.0 : Idéer til gode r Katalog over Bedste Praksis (BP) og Næste Praksis (NP) 20. december 2013 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY test-v1 Devoteam. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam A/S.

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kort om Bedste Praksis projektet Idékatalogets opbygning Konklusion Kort generisk beskrivelse af fakturahåndtering ved UC erne Generelt segment 1: Varebestilling segment 2: Varemodtagelse segment 3: Fakturabehandling Problemstillinger relateret til fakturahåndtering Kort karakteristik af hver UC s fakturahåndtering på UCC på UC Metropol på UC Sjælland på UC Lillebælt på UC Syddanmark på VIA UC på UC Nordjylland Bedste Praksis r (BP) Tværgående BP r BP inden for processegment 1: Varebestilling BP inden for processegment 2: Varemodtagelse BP inden for processegment 3: Fakturabehandling Ideer til fremtidige r (NP) Tværgående NP r NP inden for processegment 1: Varebestilling NP inden for processegment 2: Varemodtagelse NP inden for processegment 3: Fakturabehandling v 1 2

3 1. Indledning 1.1. Kort om Bedste Praksis projektet Professionshøjskolerne har igangsat et Bedste Praksis projekt, der skal gøre det muligt for UC erne at lære af hinanden, således at gode og effektive r ved et UC kan udbredes også til andre UC er. Bedste praksis kan findes i: Tilrettelæggelsen af opgaveløsningen løses opgaven fx centralt eller decentralt? Arbejdsgangstilrettelæggelsen hvem gør hvad hvornår? Arbejdsmåden - hvordan gennemføres en given arbejdssituation i praksis? Den anvendte it-/teknologiunderstøttelse hvilke it-systemer anvendes, og hvordan? Målet for Bedste Praksis projektet er at reducere ressourceforbruget og spare procestid (hurtigere gennemløbstid) samtidig med, at processen understøtter forretningen bedst muligt. Et Bedste Praksisprojekt er opdelt i to faser. Resultatet af første fase er et idékatalog for hver af de to omfattede processer med gode forslag til effektive r. Projektets anden fase vil skulle omfatte beslutning på hvert UC om, hvilke gode r fra idékataloget, man vil udvælge og implementere. Målgruppen for idékatalogerne er således alle UC er. Der er endnu ikke truffet beslutning om igangsættelse og den nærmere udformning af anden fase. Første fase af Bedste Praksis projektet er gennemført i efteråret 2013 inden for Generel Administration, der har haft fokus på følgende to processer: Ansættelsesprocessen sprocessen Hvert idékatalog er resultatet af en besøgsunde til hvert UC, med et 3-4 timers interview med repræsentanter for UC et, efterfulgt af en fælles heldags-workshop med repræsentanter for alle UC erne. Ved interviewene og på den fælles workshop er identificeret og beskrevet en række konkrete r, der vurderes at være bedste praksis, samt en række nye idéer til fremtidige r (næste praksis), som ikke vurderes at være implementeret i noget UC endnu. 2

4 Bedste Praksis projektet første fase er gennemført af to interne Bedste Praksis konsulenter (Lars Pedersen og Claus Hensing) uddannet, guidet og understøttet af konsulenter fra Devoteam Idékatalogets opbygning Idékataloget er inddelt i følgende fire afsnit: Afsnit 2 opsummerer og konkluderer på resultaterne. Afsnit 3 beskriver kort fakturahåndteringsprocessen, de relaterede problemstillinger samt det enkelte UC s tilrettelæggelse af processen Afsnit 4 beskriver de identificerede Bedste Praksis r (BP) Afsnit 5 beskriver de identificerede idéer til fremtidige r (NP) Forslagene til BP og NP Forslagene til gode / fremtidige r (afsnit 4 og 5) er struktureret efter hvilket processegment (del af processen), forslaget vedrører: Tværgående (vedrører den samlede proces) segment 1: Varebestilling segment 2: Varemodtagelse segment 3: Fakturabehandling Forslagene til BP og NP Hvert BP- og NP-forslag er beskrevet i en tabel, som vist nedenfor, og kvalificeret ved de fordele, evt. ulemper og forudsætninger, der vurderes at være forbundet med forslaget. Navn segment trin UC <Navn på forslagent> <Rødt hvis BP-forslag Grønt hvis NP-forslag> <Hvilket processegment vedrører forslaget?> <Hvilke procestrin indenfor processegmentet vedrører forslaget?> <På hvilke(t) UC forekommer denne praksis? (ikke nødvendigvis på hele UC et)> <Dette kun besvaret for BP-forslag ikke NP-forslag> Fordele <Her listes hvilke typer gevinster, der kan opnås med forslaget> Evt. ulemper Forudsætninger <Her listes forudsætningerne for forslaget> 3

5 Evt. gode råd til implementering <Dette kun besvaret for BP-forslag ikke NP-forslag> gevinster flere en nederst i hver tabel er en opsummering af: Hvorvidt forslaget / et overvejende forudsætter ny it eller om et kan er gennemføres ved at ændre i organiseringen og/eller arbejdstilrettelæggelsen uden ny it. Hvorvidt gevinsterne ved forslaget understøtter projektets mål om at reducere ressourceforbruget, hhv. at spare procestid (hurtigere gennemløbstid) samtidig med at processen understøtter forretningen bedst muligt eller om gevinsten er af mere kvalitativ karakter som fx bedre kvalitet, bedre service, øget robusthed, mv. Følgende skal understreges: En god ét sted er ikke nødvendigvis en god et andet sted. Om den er det, vil afhænge af det modtagende UC s forhold, fx tilstødende processer og organisering. To forslag til r kan godt fremstå som modsætninger, men dette er alene udtryk for, at det samme arbejde med fordel kan udføres på forskellige måder, fx afhængigt af det enkelte UC s organisering. Størrelsen af gevinstpotentialet ved de enkelte BP/NP-r vil være forskelligt for hver UC afhængigt af UC ets udgangspunkt og hver UC må derfor vurdere, om gevinsten vil stå mål med indsatsen forbundet med at implementere forslaget. 4

6 2. Konklusion I dette afsnit gives en kortfattet sammenfatning observationer vedrørende fakturahåndteringsprocessen. er i dette projekt defineret som aktiviteterne fra beslutning om indkøb af vare til faktura er godkendt til betaling. Sammenfatningen er opdelt i to underafsnit, nemlig: Varebestilling/-modtagelse og Fakturabehandling, da disse to dele af den samlede proces har markant forskellige karakteristika. Til sidst i dette afsnit resumeres nogle overordnede anbefalinger, baseret på det billede, der har tegnet sig på grundlag af arbejdet med fakturahåndteringsprocessen i dette projekt. Varebestilling og varemodtagelse De to første processegmenter ( Varebestilling og Varemodtagelse ) er svagt eller slet ikke IT-understøttet og forløber på flere forskellige måder også indenfor det enkelte UC. Dog er der en væsentlig forskel afhængig af, om der fokuseres på indkøb af faste standardvarer eller af varer til individuelt brug eller specielle varer. Standardvarer 1 og varer, der indkøbes i stort antal, varebestilles typisk af centrale eller særligt udpegende medarbejdere (med rollen varebestiller) og sker helt overvejende iht. de indkøbsaftaler, det pågældende UC har indgået med udvalgte leverandører. Herved opnås en høj grad af overholdelse af regler og aftaler på indkøbsområdet. Varebestillingen sker hyppigst via de pågældende leverandørers elektroniske varekataloger/web-shops, hvor de pågældende varebestillere har særligt log-on. Dette medfører en høj præcision i den videre proces, herunder mht. hvilke oplysninger, der indeholdes i de følgesedler og fakturaer, som efterfølgende skal håndteres. 1 Standardvarer er f.eks. aftørringspapir, kontorartikler, kontormøbler, IT-udstyr mv. 5

7 Specielle 2 varer og varer til individuelle behov bestilles langt mere decentralt, og flere UC er har anført, at alle ansatte kan foretage indkøb af disse varearter. Dette medfører en mere forskelligartet indkøbsproces, hvor varebestillingen sker via web-butikker, pr. mail, telefon eller i fysiske butikker. Afregningen sker via faktura eller via eget eller UC-kreditkort, og i nogle tilfælde afregnes medarbejderens individuelle udlæg gennem UC ets rejse-/udlægs-system. Dette giver naturligvis en større spredning i, hvilke oplysninger om sådanne indkøb UC et modtager og det forekommer at være vanskeligt at få et centralt overblik over denne del af indkøbsaktiviteten. Leverandøraftaler og link til leverandørernes web-shop/portaler findes på hvert UC s intranet og er på nogle UC er suppleret med yderligere information og vejledning om UC ets indkøbspolitik, -processer o.l. Anskaffelse og ibrugtagning af et indkøbssystem med integration til den videre fakturabehandling er det største og mest udbredte ønske blandt UC erne til Næste Praksis indenfor den undersøgte proces. Anskaffelse og implementering af et sådant system forekommer at være en kandidat til en fælles UC-indsats. Herudover foreslås bl.a. fælles indkøbsaftaler (og formidling af disse) på tværs af UC erne. Der er i alt fremkommet fire Næste Praksis-forslag, som er tværgående eller angår varebestilling/-modtagelse. Af de fremkomne 8 Bedste Praksis-forslag indenfor Varebestilling og -modtagelse retter hovedparten sig mod arbejdstilrettelæggelsen, navnlig tilgængelighed af og vejledning om indkøbsaftaler på UC ets intranet. Herudover peges på to eksempler på it-støtte via egen-udviklede systemer på afgrænsede indkøbsområder. Det er vurderingen, at der alt i alt vil være en begrænset effekt af, at andre UC er implementerer de fremkomne BP-forslag inden for varebestilling og -modtagelse. Fakturabehandling På alle UC er findes elektroniske systemer til fakturabehandling, og disse har alle integration til økonomisystemet (Navision). Der anvendes i alt fire forskellige systemer, men de har i væsentlig grad ensartede funktioner mht. fakturamodtagelse 2 Specielle varer er f.eks. bøger, den enkelte underviser bruger i sin forberedelse eller faglige udvikling, men også i nogle tilfælde bøger/undervisningsmaterialer, der anvendes af et større antal (studerende) i undervisningen. 6

8 og -godkendelse, dispositionsgrænser mv. Der kan dog konstateres en vis forskellighed i udnyttelsen af forskellige funktioner, som kan være en kilde til deling af gode r mellem UC erne. Der kan også konstateres en vis forskellighed i arbejdsdelingen mellem bogholderi og fakturagodkender for så vidt angår de kontooplysninger, der skal angives i fakturabehandlingen: På nogle UC er spiller bogholderiet en større rolle med at foreslå og kontrollere konteringsoplysninger, end det er tilfældet på andre. Det er vanskeligt at afgøre, hvilken praksis der er den bedste dette afhænger utvivlsomt af lokale forhold. Der opleves ikke store problemer ift. at behandle fakturaer grundet mangelfulde fakturaoplysninger om bestiller/fakturagodkender, hvilket måske kan undre (på baggrund af den forskelligartede praksis med bestilling af specielle/individuelle varer). Vurderingen er umiddelbart, at det er under 5 % af de modtagne fakturaer, der savner de nødvendige oplysninger. Andelen af fakturaer, der modtages ikke-elektronisk 3, er også meget begrænset der nævnes tal på 2-3 %. Dette skyldes utvivlsom, at der er sket en vejledning/- information af leverandører om at anvende virk.dk. Enkelte fakturaer scannes dog fortsat på nogle UC er. Der er kun et enkelt sted nævnt et decideret system/værktøj til indkøbsanalyse baseret på fakturaer, men dette ønskes af flere UC er. Anskaffelsen og implementeringen af et sådant værktøj ses at være en kandidat til en fælles UC-indsats. Af de Bedste Praksis-forslag, der retter sig mod fakturabehandlingen 2 i alt) angår de ni IT-anvendelsen i fakturabehandlingen, navnlig anvendelse af forskellige funktionaliteter i systemet (f.eks. lettere angivelse af konteringsoplysninger via et alias, eller ved at dette sker i bogholderiet). Det er vanskeligt ud fra det fremkomne materiale at vurdere potentialet i disse forslag også her spiller det enkelte UC s udgangspunkt og forhold en væsentlig rolle. Seks Næste Praksis-forslag vedrører fakturabehandling. Heraf angår hovedparten mere automatiseret behandling af visse fakturatyper (f.eks. fakturaer i udenlandsk valuta og fakturaer, der vedrører faste omkostninger). 3 I fysisk form eller vedhæftet dokument til en mail 7

9 Potentialet ved disse Næste Praksis-forslag forekommer at være begrænset og for så vidt angår forslaget om automatisk behandling af fakturaer for faste omkostninger, skal kontrol-aspektet løses i et evt. fremtidigt arbejde med dette. Overordnede anbefalinger Følgende anbefalinger kan uddrages ud fra det billede, der tegnes gennem arbejdet med fakturahåndteringsprocessen. Det anbefales: At det overvejes at anskaffe et indkøbssystem med integration til fakturabehandling, økonomisystem og personalesystem/ad. Et sådant system kan bidrage til at nødvendige informationer følger varebestillingen fra processens første trin. Desuden kan et indkøbs-system (alt efter UC ernes valg af organisering og arbejdsdeling på området) bidrage til en mere centraliseret og bedre udnyttelse af indkøbsaftaler og de potentialer, der ligger heri (økonomisk, proces-mæssigt, aftaler-overholdelse mm.) At det gøres lettere for den enkelte (indkøber, budgetansvarlige) at få et samlet overblik over allerede forbrugte og disponerede midler som grundlag for at foretage nye indkøb. Dette vil øge sikkerheden i indkøbs- og økonomi-styringen. At det undersøges om, der kan ske en mere automatisk behandling af faste fakturaer (dvs. afregning af husleje, vand, serviceaftaler o.l.). Sådanne fakturaer (der udgør ca. 2/3 af fakturamængden) er ikke resultat af enkelt-indkøb, men af større, organisatoriske dispositioner, hvilket taler for en anden godkendelses-procedure. At det overvejes, om der er den rette balance mellem centralisering af varebestilling over for hensynet til den enkelte brugers behov og dennes mulighed for at kunne varebestille. Det kan synes som om, der er for mange varebestillere ( på UCxxx kan alle bestille varer ) og hermed for mange efterfølgende processer (egne udlæg, telefonbestillinger o.l.). Det forekommer sandsynligt, at der kan opnås økonomiske og proces-mæssige fordele ved en mere central koordinering (og reduktion af lokalt råderum) At der løbende sker en struktureret & tematiseret erfaringsudveksling på tværs af UC erne, så bedste praksis er, opnåede resultater mv. videndeles. Der bør overvejes (intern eller ekstern) processtøtte til dette. 8

10 Kort generisk beskrivelse af fakturahåndtering ved UC erne er i dette projekt defineret som aktiviteterne fra beslutning om indkøb af vare til faktura er godkendt til betaling. Her nedenfor skitseres den samlede proces. I de følgende afsnit ses nærmere på de tre segmenter af processen. sen starter ved konstatering af behovet for en vare og søgning efter denne - typisk i (netbaseret) varekatalog eller leverandørens web-shop. Når den pågældende vare er fundet, indhentes i nogle tilfælde godkendelse til at indkøbe (afhængig af de gældende dispositionsregler), og varen bestilles. For standardvarer, der indkøbes på fast basis, fortages varebestillingen af indkøbere i de respektive afdelinger og sker typisk via leverandørens web-shop. For varer til mere individuelt brug (f.eks. faglitteratur) er det typisk den enkelte medarbejder, der foretager varebestillingen. Dette kan ske via web-shop, som fysisk indkøb eller lign. I de fleste tilfælde modtages en ordrebekræftelse på varebestillingen. Når vare og følgeseddel modtages på UC et (typisk i receptionen) fordeles disse til den pågældende varebestiller, der kontrollerer, at der er overensstemmelse mellem det leverede, følgeseddel og varebestilling. Når den elektroniske faktura modtages, sendes den via fakturabehandlingssystemet til godkendelse hos varebestilleren, der også har rolle som fakturagodkender. I forbindelse med godkendelsen påføres konto-oplysninger enten af bogholderiet eller af fakturagodkender. For fakturaer over bestemte beløbsgrænser kræves godkendelse hos en overordnet (typisk chefen for den pågældende afdeling). Også her sker godkendelse via fakturabehandlingssystemet. Efter godkendelse går fakturaen via systemet til bogholderiet, der ved overførsel af faktura til økonomisystemet (Navision) kontrollerer kontooplysninger og momskoder. 9

11 Betalingen bogføres i Navision, og betalingen godkendes (af 1.- og 2.-godkender) inden den sendes til betaling i bank eller banksystem. Nedenstående procesdiagram viser fakturahåndteringen. 10

12 Generelt Omfanget af fakturaer, der håndteres årligt på hvert UC, er ca (+/ ) undtaget dog VIA UC, der håndterer ca fakturaer årligt. Samlet behandles ca fakturaer årligt. Kun en mindre del af håndterede fakturaer (anslået %) stammer fra egentlige vareindkøb. Størstedelen af de håndterede fakturaer vedrører betaling af løbende abonnementer, serviceaftaler, faste ydelser (el, varme, mm.) og lignende. Varebestilling og Varemodtagelse for denne type varer er ikke omfattet af dette projekt. Omvendt gælder, at en begrænset del af varekøb til UC erne ikke udløser en faktura, men afregnes som udlæg foretaget af enkeltmedarbejdere. Det drejer sig typisk om indkøb af bøger o.l., som den enkelte via internettet foretager vha. eget (eller et UC-ejet) kreditkort. Afregning sker normalt via UC ets rejse- og udlægssystem segment 1: Varebestilling Varebestilling omfatter aktiviteterne fra behovet for en vare identificeres til den er bestilt hos en leverandør (trin 1-9 i procesdiagrammet). segmentet involverer følgende aktører: Rekvirent (= den er der har behov for varen), Varebestiller (= den der foretager varebestillingen i nogle tilfælde den samme som Rekvirenten ) Godkender (typisk en budgetansvarlig chef/leder). I mange tilfælde indgår Godkender ikke i varebestillingen, da disponering og indkøb op til en vis beløbsgrænse eller på bestemte indkøbsområder er udlagt til den enkelte varebestiller. Leverandør (udenfor organisationen/uc et) Det er udbredt, at alle ansatte kan bestille f.eks. bøger o.l. til eget brug (typisk i nær tilknytning til undervisningen). For disse indkøb gælder, at der anvendes et stort antal leverandører, og at valg af leverandør er den enkelte medarbejders anliggende. For standardvarer, der anskaffes i større antal og/eller til fælles brug (f.eks. aftørringspapir, kontormaterialer, møbler, IT, telefoni mv.), er indkøb centraliseret på nogle få indkøbere typisk i de respektive afdelinger (møbler i bygningsafde- 11

13 lingen osv.). Det generelle billede er, at de store, fælles vareområder er aftaledækket (SKI, leverandøraftaler). Der er ikke fundet eksempler på anvendelse af IT-baserede indkøbssystemer med integration til f.eks. fakturabehandlings- eller økonomi-system. Indkøb på store fællesområder sker hovedsagligt via leverandørernes internet-varekatalog/webshop, hvor UC-medarbejdere med indkøber-rollen er oprettet med specifikt brugernavn og log-in. Leverandøraftaler (og typisk link til leverandørernes hjemmesider/varekataloger) findes tilgængelige på UC ernes intranet. Flere steder findes også vejledning og anden information om indkøb til UC et segment 2: Varemodtagelse Varemodtagelse omfatter aktiviteterne fra en vare og følgeseddel modtages på UC et (trin i procesdiagrammet) til disse er fremme hos den pågældende bestiller eller rekvirent. segmentet involverer følgende aktører: Leverandør (= der afsender vare/følgeseddel), Varemodtager (= den der modtager vare/følgeseddel). I nogle tilfælde den samme som Varebestiller, hvis levering sker direkte til denne Varebestiller (der kontrollerer det leverede/følgeseddel op mod bestilling) Rekvirent (= slutbruger af varen). Igen kan denne være identisk med Varebestiller, hvis man bestiller varer til eget brug Varemodtagelse sker typisk i receptionen, hos pedel-/facility service-funktionen eller til den pågældende fag-afdeling (f.eks. for IT). Kantineleverancer sker direkte til kantinerne/køkkenerne en del kantiner er forpagtet, og kantineindkøb er ikke omfattet af projektet. Ved interviewene med UC erne er det ikke nævnt som et stort problem, at man modtager varer/følgesedler uden tydelig angivelse af modtager (og deraf følgende tidsforbrug på at lokalisere rette person/afdeling). Dette kunne man måske have forventet ville fylde noget i og med (principielt) alle medarbejdere kan foretage indkøb. Problemet viser sig i højere grad ved modtagelse af fakturaer uden tydelig angivelse af modtager (se næste afsnit). Opfattelsen af problemerne ved varemodtagelsen kan dog også tænkes at bero på, at det primært har været bogholderiet og kun i mindre grad receptioner/pedeller, der har deltaget i interviewene. 12

14 segment 3: Fakturabehandling Fakturabehandling omfatter aktiviteterne fra en faktura modtages, til den er klar til betaling via UC ets bank (trin i procesdiagrammet). segmentet involverer følgende aktører: Leverandør (der sender faktura). Bogholderi (der modtager og videresender faktura). Senere i forløbet bogfører og iværksætter bogholderiet betaling af faktura. Varebestiller (i dette processegment også kaldet Fakturagodkender, da det typisk er hos varebestilleren, at fakturagodkendelsen sker). Budgetansvarlig godkender (der godkender, at fakturaen betales). Under nærmere fastlagte beløbsgrænser kan Varebestiller/Fakturagodkender foretage godkendelse til betaling. Alle UC er anvender et IT-baseret fakturabehandlings-system med integration til Navision. Der anvendes i alt fire forskellige fakturabehandlingssystemer: IndFak (på fire UC er) samt IM-Soft, Signflow og Ibistic (hver på ét UC). Der er en udbredt (men dog forskellig) anvendelse af div. funktionaliteter i fakturabehandlings-systemerne f.eks. Auto-routing (automatisk videresendelse til fakturagodkender), påmindelse om fakturagodkendelse, Alias -angivelse af kontooplysninger mv. En meget høj andel af fakturaer modtages i elektronisk form ( %). Leverandører, der fremsender fakturaer på anden måde, vejledes typisk til at fremsende fakturaer elektronisk via I enkelte tilfælde scannes en ikkeelektroniske faktura. En vis del fakturaer (op til 10 %) modtages uden tilstrækkeligt angivelse af rekvirent (initialer, mailadresse el.lign.), hvilket medfører tidsforbrug på at identificere den rette fakturagodkender Problemstillinger relateret til fakturahåndtering Der er under interviewene nævnt et antal problemstillinger ifm fakturahåndteringsprocessen. Leverandøraftaler Flere UC er oplever problemer i relation til leverandøraftaler. Problemerne viser sig ved, at der foretages indkøb udenom indgåede leverandøraftaler, og at der foretages mange små-indkøb / sjat-indkøb. Det nævnes, at dette i 13

15 praksis tolereres, selv om det er i modstrid med indgåede aftaler og genererer flere fakturaer til behandling end nødvendigt. Det nævnes også som et problem, at der ikke findes aftaler ift. indkøb af bøger, hvilket skaber fejl ved modtages af vare og faktura. Mangelfuld information/viden Da det på flere UC er gælder, at alle medarbejdere kan fortage et varekøb (f.eks. bøger til eget brug), er det et problem at nå alle med informationer om leverandøraftaler, indkøbsprocesser og retningslinjer. Mangelfulde fakturaoplysninger Det nævnes af de fleste UC er som et problem, at der modtages fakturaer, som mangler de nødvendige oplysninger for den videre behandling. Det drejer sig om (manglende) oplysninger om varebestiller (i form af initialer eller mailadresse) og medfører øget tidsanvendelse i bogholderiet på at finde den rette varebestiller. Omfanget er ikke dokumenteret, men ét UC nævner, at det drejer sig om ca. 5 % af de modtagne fakturaer. Fakturamodtagelse i ikke-elektronisk form Trods krav om elektronisk fakturering oplever nogle UC er, at der modtages fakturaer i fysisk form (med post eller vedhæftet en mail). Nogle af disse mangler EAN-nummer. Selv om der finder en opdragelse /vejledning af leverandørerne sted, er der også eksempler på, at fysiske fakturaer scannes af UC et og herefter behandles. Uhensigtsmæssigheder i fakturabehandlingen Enkelte UC er anfører, at enkelte funktioner i fakturabehandlingen er bøvlet (selv om de elektroniske fakturabehandlingssystemer er et stort plus). Eksemplerne er tilknytning af momskoder (i IndFak) samt behandling af fejlkøb (i Ibistic, hvor der kræves en kreditnota). Manglende analyse af faktura/indkøb Der savnes mere konkrete informationer om og overblik over indkøb samt leverandøranvendelse, herunder analyseværktøjer, med henblik på at opnå forbedringer Kort karakteristik af hver UC s fakturahåndtering Fælles for fakturahåndteringsprocessen gælder, at de første to processegmenter ( Varebestilling og Varemodtagelse ) ikke er understøttet af integrerede ITsystemer. Større indkøb af standardvarer sker via leverandørens internetvarekatalog/web-portal, og på to UC er findes egenudviklede systemer til specifikke indkøbsområder (teleydelser og rekvisitioner på bygningsarbejder). 14

16 Behandlingen af fakturaer er på alle UC er understøttet af IT-baserede systemer med integration til økonomisystemet (Navision). Der anvendes forskellige systemer til dette, men den grundlæggende funktionalitet er den samme. En oversigt over systemanvendelse til varebestilling og fakturabehandling på de enkelte UC er findes nedenfor. UC Varebestilling (for centrale indkøbere) System til fakturabehandling Antal fakturaer/år UCC Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak UC Metropol Leverandørs varekatalog/web-shop Regnearks-workflow for rekvisitioner i Bygningsafdeling IndFak UC Sjælland Leverandørs varekatalog/web-shop IM Soft UC Lillebælt Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak UC Syddanmark Leverandørs varekatalog/web-shop SignFlow VIA UC Leverandørs varekatalog/web-shop Sharepoint-workflow for teleydelser IndFak UC Nordjylland Leverandørs varekatalog/web-shop Ibistic på UCC På UCC kan alle medarbejdere principielt bestille varer, men indkøb skal godkendes af en budgetansvarlig. På de fleste af UC ets lokationer er udpeget en bestiller (for én eller flere varekategorier f.eks. kontorartikler o.l.). Bestillinger sker primært via leverandørernes varekatalog, men også pr. mail og/eller telefon. Fakturaer håndteres i IndFak (ca pr. år inkl. husleje, serviceaftaler o.l.). Bogholderiet påfører kontooplysninger, som rekvirenten skal tjekke/godkende ændre). Bogholderiet tjekker kontooplysninger inden betaling. Der modtages ind imellem fysiske fakturaer. Leverandøren kontaktes som hovedregel mht. elektronisk fakturering, alternativt scannes den fysiske faktura. 15

17 på UC Metropol Indkøb indenfor området Bygning sker via leverandørenes varekataloger/webportaler i hht. indgåede leverandøraftaler eller SKI-aftaler. Indkøb på de enkelte uddannelser sker via mail/telefon. Det er uvist, i hvilket omfang indkøbere på uddannelserne anvender indkøbsaftalerne. Fakturaer håndteres i IndFak (ca pr. år hovedparten stammer fra andet end vareindkøb, f.eks. serviceaftaler). Ved godkendelse anfører rekvirenten kontooplysninger. Under 10 % af fakturaer modtages uden rekvirent-navn/initialer (andelen er faldende). Metropol har 10 EAN-numre på UC Sjælland UCSJ har en høj grad af centralisering på indkøbsområdet enten ved at indkøb foretages centralt eller at indkøbsroller er centralt fastlagt på de store, fælles indkøbsområder. Indkøbsaftaler findes tilgængelige på intranet med link til leverandørenes web-shop. Varebestillere/rekvirenter har adgang til disse web-shops med brugernavn/adgangskode. Ordrebekræftelse modtages pr. mail der er dog eksempler på ad hoc-bestillinger (f.eks. pr. telefon). Fakturaer håndteres i IM Soft (ca pr. år hvoraf er varekøb). Der er fastlagt beløbsgrænser for godkendelse over denne skal en overordnet godkende faktura. Bogholderiet påfører kontostreng/momskoder. Ca. 97 % af fakturaer modtages elektronisk m. EAN-nr. UCSJ har 1 (ét) EAN-nr på UC Lillebælt Indkøbsaftaler og vejledning/inspiration om indkøb findes tilgængeligt på intranet. De indkøbsansvarlige har login til de leverandør-web-shops, som der er leverandøraftaler på. Ca. 2/3 af indkøb sker via disse web-shops eller ved mail 1/3 via telefonisk bestilling af medarbejdere decentralt (alle kan principielt bestille varer). Fakturaer håndteres i IndFak (omfang ca pr. år). Fakturagodkender angiver kontooplysninger kreditorbogholderiet kontrollerer momskoder. Der er indlagt beløbsgrænser ift. godkendelse ved en overordnet. 16

18 Der modtages en del fakturaer uden tilstrækkelige oplysninger om rekvirent, hvilket medfører tidsforbrug for kreditorbogholderiet på at finde rette rekvirent. Der modtages en del fakturaer i fysisk form disse scannes ind på UC Syddanmark Indkøbsaftaler findes tilgængelige på intranet, hvor alle medarbejdere kan se, men ikke nødvendigvis anvende dem. Indkøb iht. leverandøraftaler sker via leverandørens web-shop af et begrænset antal rekvirenter. Der foretages en del indkøb decentralt og udenom eksisterende leverandøraftaler, hvilket genererer mange fakturaer på mindre beløb (alle ansatte kan principielt bestille varer). Fakturaer håndteres i Signflow (omfang ca pr. år). Fakturagodkender angiver kontooplysningerne kreditorbogholderiet tjekker disse. Der er indlagt beløbsgrænser ift. godkendelse ved en overordnet. Ca. 5 % af indkomne fakturaer mangler information om bestiller på VIA UC Alle ansatte kan principielt bestille varer (lokale regler for dette findes). Alle ansatte kan finde leverandøraftaler og link til leverandørkataloger på indkøbsafdelingens side på intranettet. En del indkøb foretages hos andre leverandører (navnlig af undervisere). Fakturaer håndteres i IndFak (ca pr. år inkl. serviceaftaler osv.). Evt. papirfakturaer returneres m. vejledning om elektronisk fakturering. VIA har ca. 50 EAN-nr. Fakturaer med initialer auto-routes til bestiller, alternativt fordeler fakturamanager disse på UC Nordjylland For en række varegrupper (f.eks. kontorartikler) er bestillere oprettet med log-on i leverandørens varekataloger, og varebestillingen foregår rent elektronisk. Beløbsrammer for godkendelse hos overordnet er fastlagt. Det afgøres i den enkelte afdeling/geografi, hvem og hvor mange der kan bestille varer. Principielt kan alle foretage varebestillinger (sker i mange tilfælde pr. telefon/mail og evt. uden EANnr.). 17

19 Fakturaer håndteres i Ibistic (ca pr. år 92 % går via Ibistic). Bestilling af bl.a. IT-udstyr og kantinevarer sker via FacilityNet, der genererer fakturaer til Ibistic. UCN har 5 EAN-numre (fordelt på afdelinger) samt central økonomiafdeling. 18

20 4. Bedste Praksis r (BP) Der er i alt identificeret 20 Bedste Praksis r (eller BP-forslag). Tabellen nedenfor viser disses fordeling på de tre processegmenter, på typen af gevinst ved forslaget samt om forslaget primært angår IT-anvendelse eller drejersig om ændret arbejds-/organisationstilrettelæggelse. Tabellen viser (ikke overraskende), at de processegmenter, der er ringest ITunderstøttet ( Varebestilling og Varemodtagelse ) udviser færrest ITanvendelses-forslag ift. forslag, som angår arbejdsorganiseringen hhv. 2 og 6 forslag. Omvendt er der fundet flest forslag, som vedrører IT-anvendelse i processegmentet Fakturabehandling, der på alle UC er er godt IT-understøttet. Disse forslag er hovedsagligt anvendelse af et fakturabehandlingssystem og specifikke funktioner i dette. Med hensyn til hvilke typer fordele, forslagene medfører, er fordelingen mere jævn mellem Sparet arbejdstid, Hurtigere procestid og Andet, fx kvalitet. Bemærk at ét forslag godt kan have fordele indenfor flere af disse kategorier. Bedste Praksis Antal forslag og fordeling gevinst (ét forslag kan medføre flere gevinst-typer) -segment Tværgående Trin Alle trin I alt 0 Sparet arbejdstid Hurtigere proces Andet, fx kvalitet It Arbejds/org.- tilrettelæggelse Varebestilling Varemodtagelse Fakturabehandling I alt Tværgående BP r Der er ikke identificeret Bedste Praksis-arbejdsmetoder, der er tværgående for hele fakturahåndteringsprocessen. 19