Udbudsbetingelser. Rammeaftale Arkitektydelser 2

Transkript

1 Udbudsbetingelser Rammeaftale Arkitektydelser 2

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Tidsplan for udbudsforretningen Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterium Tilbudsafgivelse Evaluering og tildeling Underkriterier Underkriteriet Kvalitet Evaluering af underkriteriet Kvalitet (casebesvarelser) Pointskala Underkriteriet Pris Tildeling af rammeaftalerne Forbehold og Mindstekrav Forbehold - generelt Mindstekrav Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål Tilbuddets indhold og udformning Erklæring Tro- og loveerklæring Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud m.v Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Side 2 af 23

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Thaiana Canavarros tca@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf.: (+45) Side 3 af 23

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2013/S Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale for alle delaftaler og Ydelsesområder af følgende: Rammeaftale Bilag A Liste over SKI s Klienter Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud Bilag B1 Miniudbudsbetingelser Bilag C1 Honoraraftale (Delt rådgivning) med underbilag Bilag C2 Honoraraftale (Totalrådgivning) med underbilag Bilag D Rådgiverens rapportering til SKI Bilag D1 SKI Indrapporteringskoder Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Case Bilag H Rådgiverens besvarelse af casespørgsmål Bilag I Leverandørens adgang til SKI.dk Bilag J Rådgiverens priser (maksimale Timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Bilag L Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning, 2012 Bilag M Ydelsesbeskrivelser for Anlæg og Planlægning, April 2006 Tro og loveerklæring Side 4 af 23

5 3. Udbuddets indhold Rammeaftale Arkitektydelser 2 er en ud af fem Rammeaftaler indenfor rådgivende ingeniør- og arkitektydelser. Rammeaftale 1709 Arkitektydelser 2 omfatter alene ydelser i forbindelse med Skoler og fritid. De øvrige 4 rammeaftaler omfatter ydelser indenfor bygherrerådgivning (rammeaftale 1705 Bygherrerådgivning), rådgivende ingeniørydelser (rammeaftale 1706 Rådgivende Ingeniørydelser samt rammeaftale 1708 rådgivende ingeniørydelser 2), Arkitektydelser inden for infrastruktur og planlægning, Sundhed, forskning og undervisning, Administration og kultur, Institutioner og beboelse og Forsyning (rammeaftale 1707 Arkitektydelser). Nærværende udbud vedrører Rammeaftale om levering af Arkitektydelser 2 der omfatter i alt 3 delaftaler fordelt på 1 Ydelsesområde. Hvert Ydelsesområde er opdelt i 3 geografiske områder, som hver udgør én delaftale. Ydelsesområdet indeholder de samme ydelser og er således det samme på tværs af den geografiske inddeling. For Klientens efterfølgende anvendelse af Rammeaftalen henvises til bilag B. Der påtænkes indgået Rammeaftale med 7 Rådgiverfirmaer på hver delaftale. Der kan alene afgives tilbud på den eller de delaftale(r), hvor Rådgiver er prækvalificeret. Arkitektydelser udføres i henhold til Ydelsesbeskrivelser, Byggeri og Planlægning, 2012, Ydelsesbeskrivelser, Anlæg og Planlægning, April 2006, og Ydelsesbeskrivelse for som udført Aftalegrundlag, Februar De til enhver tid gældende ydelsesbeskrivelser finder anvendelse. De konkrete arkitektydelser sammensættes i forhold til Klientens behov og den konkrete opgaves karakter. Projekter omfattet af Rammeaftalen kan variere i udformning og omfang, og det er ikke et krav, at alle nævnte ydelser i ydelsesbeskrivelserne vil indgå i det konkrete projekt. Omfanget af ydelser, der indgår i det konkrete projekt, vil fremgå af Honoraraftalen. Ydelsesområde Ydelsesområde 1: Skoler og fritid Delaftale Delaftale 1A: Skoler og fritid Region Hovedstaden og Region Sjælland Delaftale 1B: Skoler og fritid Region Syddanmark Delaftale1C: Skoler og fritid Region Midtjylland og Region Nordjylland Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 1 Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 1 Skoler og fritid vedrører arkitektydelser i forbindelse med byggeri, som kan omfatte nybygge- Side 5 af 23

6 ri, udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering, herunder energirenovering. Ved opgaver/projekter inden for skoler og fritid forstås arkitektydelser i forbindelse med byggerier, der anvendes til aktiviteter inden for grundskoler, professionsbachelor-skoler, fagskoler og seminarer samt fritidsaktiviteter mv. Opgaver/projekter vedr. videregående uddannelser falder ikke ind under anvendelsesområdet for Rammeaftale Ved energirenovering i forbindelse med udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering forstås f.eks. udskiftning af facader, tag, tekniske installationer m.v. Arkitektydelser Ingeniørydelser inden for delaftalen Skoler og fritid omfatter bygge- og anlægsprojekter inden for folkeskoler, fagskoler, højskoler, efterskoler, gymnasier, seminarier, professionsbachelor-skoler, kursuscentre, baner & stadions, multiarenaer, boldhaller, svømmehaller, skøjtehaller, klubhuse, skydebaner, tribuner, tilskuerfaciliteter og omklædningsfaciliteter. Side 6 af 23

7 4. Tidsplan for udbudsforretningen 22. januar 2013 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 19. april 2013 Samtidig underretning om prækvalifikation og afslag på prækvalifikation 25. april 2013 Udsendelse af udbudsmateriale 6.. maj 2013 kl Udbudsmøde med de prækvalificerede virksomheder/konsortier. Oplæg og referat m.v. forefindes på Udbudshjemmesiden 4. juni 2013 kl Tilbudsfrist Medio august 2013 Forventet ordretildeling Medio september 2013 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode, regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Rådgiverne om beslutning af tildeling Side 7 af 23

8 5. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Udbudsmaterialet er tilgængeligt for de prækvalificerede på følgende url: Rådgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbud kan alene afgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , Cd-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at Rådgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Ved signering af dokumenter i ETHICS bedes den ETHICS generede signatur anvendes. Signaturen er fremsendt i forbindelse med Rådgivers anmodning om adgang til prækvalifikationsmaterialet. Side 8 af 23

9 6. Tildelingskriterium Tildeling af Rammeaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud" Tilbudsafgivelse Rådgiver skal i sit tilbud angive, hvilken af de 3 delaftaler (delaftale 1A til delaftale 1C) der afgives tilbud på. Rådgiver kan kun afgive tilbud på de(n) delaftale(r), som Rådgiver er blevet prækvalificeret til. Såfremt Rådgiver er prækvalificeret til og afgiver tilbud på flere delaftaler inden for samme Ydelsesområde, kan Rådgiver nøjes med at indsende ét sæt materiale, som grundlag for tilbudsevalueringen med samtidig angivelse i bilag H af, hvilken af de tre delaftaler, Rådgiver ønsker at afgive tilbud på (1A - 1C) Evaluering og tildeling Der vil ske evaluering og tildeling for hver af de 3 delaftaler for sig (3 geografiske delaftaler pr. Ydelsesområde), det vil sige en separat tildeling for hver delaftale. Tildeling af én delaftale indebærer ikke automatisk tildeling af en anden delaftale. En Rådgiver kan ikke gøre tildeling af en delaftale betinget af tildeling af en anden delaftale Underkriterier Til tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud er der for hver delaftale de nedenfor angivne underkriterier med tilhørende vægtning angivet i procent. Underkriterier Relativ vægt 1. Kvalitet 60 % 2. Pris 40 % Samlet sum 100 % Side 9 af 23

10 6.4. Underkriteriet Kvalitet Evaluering af underkriteriet Kvalitet (casebesvarelser) Ved evalueringen af underkriteriet Kvalitet henvises der til bilag G, punkt 3, som består af 3 delkriterier: Projektorganisering, Opgavens gennemførelse og Økonomistyring Delkriterierne vægtes lige. Rådgiver skal besvare casen og de tilhørende spørgsmål. Beskrivelsen af casen fremgår af bilag G. Besvarelsen af case spørgsmålene skal ske i bilag H Rådgivernes besvarelser af case spørgsmål (spørgeskema). Til besvarelse må der maksimalt anvendes: Projektorganisering tegn inkl. mellemrum. Opgavens gennemførelse tegn inkl. mellemrum. Økonomistyring tegn inkl. mellemrum. Det bemærkes, at tekstfelterne i bilag H (spørgeskemaerne) er begrænset til de ovenfor nævnte tegn. Det bemærkes, at der kun er mulighed for at besvare case spørgsmål i bilag H (spørgeskema) dvs., at der ikke er mulighed for at vedhæfte yderligere dokumentation i forbindelse med besvarelse af underkriteriet Kvalitet. Såfremt Rådgiver i sin case besvarelse vedhæfter supplerende bilag, vil disse ikke indgå i bedømmelsen. Såfremt Rådgiver ikke besvarer alle spørgsmål tilhørende casen, vil dette afspejle sig i evalueringen af Rådgivers besvarelser. Rådgiver kan kun blive tildelt delaftale(r), hvortil Rådgiver er prækvalificeret. Der afgives kun ét tilbud for Ydelsesområdet, uanset om Rådgiver er prækvalificeret til en eller flere delaftaler på Ydelsesområdet, jf. punkt Pointskala Følgende punkter på pointskalaen er pejlemærker for niveauet af besvarelsen af underkriteriet Kvalitet: Point 10 Rådgivers besvarelse vurderes som værende fremragende beskrivelser, der demonstrerer udtømmende besvarelse af kriterierne Side 10 af 23

11 9 Rådgivers besvarelse vurderes som værende fortrinlige beskrivelser, der med enkelte undtagelser opfylder kriterierne 8 Rådgivers besvarelse vurderes som værende meget tilfredsstillende beskrivelser, der med få undtagelser opfylder kriterierne 7 Rådgivers besvarelser vurderes som værende tilfredsstillende beskrivelser, der i nogen grad opfylder kriterierne 6 Rådgivers besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en vis grad af opfyldelse af kriterierne 5 Rådgivers besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende beskrivelser, men med en række mangler i opfyldelsen af kriterierne 4 Rådgivers besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der i begrænset omfang opfylder kriterierne 3 Rådgivers besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en række mangler i opfyldelsen af kriterierne 2 Rådgivers besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer sporadisk opfyldelse af kriterierne 1 Rådgivers besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer minimal acceptabel grad af opfyldelse af kriterierne 6.5. Underkriteriet Pris Teamprisen beregnes på baggrund af Timepriser for de 7 Rådgiverkategorier. Rådgiverkategorierne er nærmere beskrevet i bilag J. Rådgiver skal oplyse en Timepris for hver af de 7 Rådgiverkategorier, og denne Timepris vil herefter være den maksimale Timepris, Rådgiver kan anvende, når Rådgiver efterfølgende beregner en samlet tilbudspris i forbindelse med besvarelse af Klientens miniudbud. Angående indekseringen i Rammeaftalens varighed af de tilbudte maksimale Timepriser henvises til bilag J. På baggrund af de oplyste Timepriser for hver af de 7 Rådgiverkategorier, vil SKI efterfølgende for hver Rådgiver beregne en sammenlignelig Teampris på følgende vis: Rådgiverkategori Vægt Tilbudt timepris Vægtet timepris Rådgiverkategori 7 5 % P 1 P 1 x 0,05 Side 11 af 23

12 Rådgiverkategori 6 30 % P 2 P 2 x 0,30 Rådgiverkategori 5 30 % P 3 P 3 x 0,30 Rådgiverkategori 4 25 % P 4 P 4 x 0,25 Rådgiverkategori 3 5 % P 5 P 5 x 0,5 Rådgiverkategori 2 2,5 % P 6 P 6 x 0,025 Rådgiverkategori 1 2,5 % P 7 P 7 x 0,025 Samlet Teampris Σ Såfremt Rådgiver i sin organisation ikke opererer med alle 7 Rådgiverkategorier, skal Rådgiver for de Rådgiverkategorier, der ikke rådes over på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet, anføre den Timepris, som vil være gældende og som Rådgiver har pligt til at efterleve, hvis kategorien på et senere tidspunkt kommer til at eksistere i Rådgivers organisation. Såfremt Rådgiver ikke oplyser en maksimal Timepris for hver af de 7 Rådgiverkategorier, for hver af de geografiske delaftaler som Rådgiveren er prækvalificeret til, er Rådgivers tilbud for den pågældende delaftale ikke konditionsmæssigt. SKI forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som må anses som værende unormale lave, jf. Udbudsdirektivets art. 55. Det vil ikke være muligt at byde ind med prisen DKK 0,00 eller undlade at udfylde pris for en eller flere rådgiverkategorier. Såfremt Rådgiver tilbyder en pris på DKK 0,00 eller ikke byder ind med en pris for en eller flere rådgiverkategorier, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt. Ved tilbudsvurdering benyttes en karakterskala fra Den nærmere fordeling af point sker på baggrund af en beregningsmodel, der fastlægges efter modtagelse af de indkomne tilbud, bl.a. under hensyntagen til spredning i pris Tildeling af rammeaftalerne Evaluering af de indkomne tilbud vil ske på baggrund af ovenstående kriterier. Der vil blive givet én score for underkriteriet Pris og én score for underkriteriet Kvalitet, jf. skalaen i punkt Scoren for underkriteriet Kvalitet består af et gennemsnit af pointene for hver af delkriterierne, Projektorganisation, Opgavens gennemførelse og Økonomistyring. Point for delkriterierne vil blive givet på baggrund af pointskalaen i punkt Der anvendes 2 decimaler ved pointberegningen. Tildeling af rammeaftalerne vil således ske til de tilbudsgivere, som ved evalueringen har opnået den højeste samlede score for underkriterierne Pris og Kvalitet. Side 12 af 23

13 7. Forbehold og Mindstekrav 7.1. Forbehold - generelt Rådgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, jf. punkt 7.2. I det omfang Rådgiver anser dele eller elementer i Rammeaftalen og/eller Rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres Rådgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 9 nedenfor. I spørgsmål bedes Rådgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer Rådgiver vil foreslå som alternative formuleringer. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget, i det omfang de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt Rådgiverne samtidigt via Udbudshjemmesiden og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet og vil blive indarbejdet forud for kontraktindgåelse Mindstekrav Rådgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om Rådgiveren kan tage forbehold. Side 13 af 23

14 Rådgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til Rammeaftale og Rammeaftalens bilag A - M, der således er at betragte som et mindstekrav, jf. oplistningen nedenfor: Udkast til Rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G, H, I, J, K, L og M. Endvidere er det et mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt 10. Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 10. Side 14 af 23

15 8. Alternative tilbud Rådgiver er, i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen, ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Hver Rådgiver kan alene afgive ét tilbud for hver af de Ydelsesområder og delaftaler, som Rådgiver er blevet udvalgt til at afgive tilbud på, jf. punkt 10. Side 15 af 23

16 9. Skriftlige spørgsmål Rådgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål bedes fremsat skriftligt på dansk. Spørgsmål skal stilles via Udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder ej heller pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige Rådgivere skriftligt via Udbudshjemmesiden Rådgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Det fremhæves, at det alene er (1) præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det offentliggjorte udbudsmateriale, eller (2) forslag til ændret formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale, som vil blive besvaret. Det foretrækkes, at spørgsmålene stilles enkeltvis og nummereret. Det bemærkes, at spørgsmål vil blive besvaret løbende. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudslistens, vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret, idet omfang besvarelsen kan afgives senest seks dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret Side 16 af 23

17 10. Tilbuddets indhold og udformning Rådgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for Rammeaftale med bilag A M, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til Rådgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang Rådgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud skal udarbejdes på dansk. Tilbuddet skal afgives i elektronisk signeret stand, jf. punkt 5 og punkt 7.2. Tilbud bedes indeholde en tro og loveerklæring, jf. punkt 11. Hvis den prækvalificerede Rådgiver er et konsortium, vil bilag K blive udfyldt i forbindelse med Rammeaftalens indgåelse. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere prækvalificerede Rådgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal Rådgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Rådgiveres tilbud. SKI forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. På udbuddets hjemmeside under menupunktet Udbudsmateriale vil følgende kategorier fremgå: 01. Udbudsbetingelser o Udbudsbetingelser 02. Tilbudslister og erklæringer (udfyldes af rådgiver) o Tro og love erklæring o Timepriser Side 17 af 23

18 o Bilag H Case besvarelse, Ydelsesområde 1 Skoler og fritid 03. Ydelsesområde 1 Skoler og fritid o Rammeaftale og bilag A - M Uanset, hvor mange delaftaler Rådgiver ønsker at afgive tilbud på, skal Rådgiver udfylde: Tro og love erklæring - én gang spørgeskemaet timepriser - én gang (spørgeskemaet udfyldes kun for de delaftaler 1A 1C der afgives tilbud på) bilag H en gang (det angives i Spørgeskemaet hvilke(n) delaftale(r) inden for ydelsesområdet tilbuddet vedrører) Side 18 af 23

19 11. Erklæring Tilbuddet bedes indeholde erklæringen, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) bedes hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt omtalte erklæring. Rådgiver har adgang til formularen via ETHICS Tro- og loveerklæring Elektronisk signeret tro og loveerklæring i henhold til Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, samt oplysninger om, hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.maj1997. Side 19 af 23

20 12. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er fredag den 4. juni 2012 kl Tilbud, der modtages elektronisk efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på Udbudshjemmesiden (der vises online på Udbudshjemmesiden) er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når Rådgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidig underrette Rådgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af Rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Rådgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 20 af 23

21 13. Behandling af tilbud m.v. Rådgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til Rådgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om Rammeaftaler tildeles andre Rådgivere, er Rådgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået Rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 12. Såfremt Rammeaftalen tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Rådgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet, er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 21 af 23

22 14. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med Rådgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Rådgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at Rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og Rådgiver uden forudgående drøftelser mellem Rådgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 22 af 23

23 15. Fortrolighed Rådgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Rådgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og Rådgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet, er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og Rådgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf, med mindre Rådgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. SKI er organiseret som et aktieselskab, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI s Klienter er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor Klienternes efterfølgende anvendelse af Rammeaftalerne, herunder Miniudbudsmateriale og tildelingsbeslutninger, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende afholdelse af Miniudbud, henledes Rådgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, herunder de i Miniudbuddet indkomne tilbud, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKI s Klienter berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 23 af 23