Frederikhaves Beboerrepræsentation

Transkript

1 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordnen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:00 Tilstedeværende: Annette Bendtsen (AB), Vagn Baxter (VB), Ellen Nielsen (EN), Lars Bo Andersen () Fraværende: Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN) 0. Referent 28/4 1. Orientering fra formanden orienterede om at det ikke endnu havde været muligt at finde et tidspunkt for overdragelse af regnskab. Dette vil dog ske snarest. EN oplyste at GRN gerne ville tage regnskabsopgaven. Maj Opgaver i bestyrelsen Der var debat om vores affaldsordning ejendommen både hvad angår storskrald og den nye ordning med sortering af køkkenaffald. undersøger og orienterer efterfølgende. Maj Projekt Nabohjælp Der var enighed om at det var et godt projekt, som vi skulle iværksætte. vender tilbage med yderligere materiale om forslag til program. Maj Oprettelse af hjemmeside orienterede om at domænet frederikshave.org var ledigt, og anbefalede at vi oprettede en hjemmeside. Dette vil ske omgående. AB oplyste at hendes søn gerne ville være webmaster, hvilket ville være særdeles velkommen. AB Maj Omdeling af meddelelser Medlemmer af bestyrelsen havde tidligere selv fordelt opgangene imellem sig, så det gør vi fortsat således ved nye opslag og omdelinger. 6. Opslag i opgange Vi skal have en ny seddel med generel information og bestyrelsesmedlemmer op i opgangene og den må godt være hvid. Ved midlertidige, opslag bevares den generelle seddel som baggrund. / Maj Eventuelt Næste ordinære bestyrelsesmøde vil være mandag den 25. august 2014 kl. 17:00. Side 1 af 1

2 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordenen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:30 Tilstedeværende: Annette Bendtsen (AB), Ellen Nielsen (EN), Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN), Lars Bo Andersen () Fraværende: Vagn Baxter (VB) 0. Referent 16/6 0.1 Referat 28/4 AB oplyste IKKE at hendes søn gerne ville være webmaster, men han ville måske gerne tage opgaven mod betaling. Vi afventer løsning. AB/ Juni Orientering fra formanden orienterede om mødet med Kenneth Johansen fra DEAS. Der var en generel bred orientering om vicevært situationen med fokus på opbakning fra et gartnerteam. Dette var dog endeligt ikke kommet på plads. klagede over at de indgåede aftaler fra mødet ikke var blevet overholdt, og der vil nu tilgå DEAS et brev om dette forhold. Juni Legepladser Der er indgået aftale om nedlæggelse af de 3 nuværende legepladser og etablering af 2 nye, som vil blive aldersopdelt med en sandkasse legeplads og en plads med aktivitetstårn og fulgerede gynge til de lidt større børn. Kan næsten sikkert etableres sommeren Aug Rundeller fremlagde planerne for nedlæggelse af ejendommens rundeller, og etablering af en fælles flisebelagt grill plads, men dette fandt ikke tilslutning i bestyrelsen. svarer dette tilbage til Kenneth. Juni Buskads med ukrudt Der var principielt enighed om at de buskadser med lille vækst og meget ukrudt gerne må erstattes med granitskærver + buske/træer. Det forudsætter dog en bedre kvalitet end det der er sket med flis ved nr. 26 (husgavlen) Affaldsløsning Det er besluttet at nedfaldsskakte skal lukkes og erstattes af affaldsøer, der vil blive placeret tre steder i området for opsamling af husholdningsaffald og bio 2014 Side 1 af 2

3 affald. Bestyrelsen afventer udkast og forslag til løsning, som skal koordineres med Hillerød Kommune (se evt. Ny Affaldsplan på hillerod.dk). 6. Dørtelefon Bestyrelsen har fortsat ikke modtaget noget materiale, som vi kan tage stilling til, men den overvejende holdning i bestyrelsen er dog at man ikke mener behovet er ret stort Projekt Nabohjælp arbejder videre med projektet og vender tilbage med yderligere materiale om forslag til program. Kan med fordel koordineres med vores hjemmeside, fordi det lige så meget er en informationsopgave. 8. Eventuelt Vi har nu købt domænet frederikshave.org og vil snarest oprette selve hjemmesiden for ejendommen. Næste ordinære bestyrelsesmøde vil være mandag den 25. august 2014 kl. 17:00. Side 2 af 2

4 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordenen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:30 Tilstedeværende: Annette Bendtsen (AB), Ellen Nielsen (EN), Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN), Vagn Baxter (VB), Lars Bo Andersen () Fraværende: Ingen 0. Referent 28/8 0.1 Referat 16/6 Der var ingen kommentarer til referatet fra det seneste bestyrelsesmøde. 1. Orientering fra formanden orienterede om diverse korrespondance med Kenneth Johansen fra DEAS. De enkelte sager vil blive dækket af de efterfølgende punkter. 2. Rundeller Der er fremsendt et oversigtsbillede med angivelse af planerne for nedlæggelse af ejendommens rundeller, man samtidig viser planen også nedlæggelse af yderligere grønne områder som aldrig har været på tale. fremfører bestyrelsens holdning til dette overfor DEAS (Kenneth) samt til Pensam og PKA. Aug Legepladser De nye legepladser er tæt på etablering, men vi har endnu ikke fået en præcis dato for igangsættelse. Sept Affaldsløsning DEAS Kenneth har meddelt at en ny affaldsløsning først bliver etableret når DEAS får et påbud fra Hillerød Kommune. Vi har dog fået en lidt bedre mulighed for at holde orden på vores egen Miljøstation med de nye containere. DEAS mangler dog stadig at orientere og styre ejendommen storskraldsordning. bringer det op igen for Kenneth. Aug Hjemmeside Hjemmesiden blev godkendt, og beboerne bliver herefter orienteret om den nye mulighed dels ved opslaget i alle opgange, men også på en lille orientering til alle husstande i Frederikshave. Aug Lejeforhøjelse Bestyrelsen har modtaget et varsel om lejeforhøjelse 1. januar Vi ved ikke Ult Side 1 af 2

5 præcis hvor meget samt hvilke forhøjelser der bliver tale om. 7. Regnskab GRN har nu fået alt regnskabsmateriale overdraget og vil sammen med Kirsten klare det praktiske og formelle med Dansk Bank. GRN Sept Eventuelt Udgiften til Kenneth fra DEAS blev drøftet, men denne udgiftspost har været til behandling i Huslejenævnet i Hillerød, og desværre godkendte nævnet denne udgift på trods af at alle udgifter normalt skal dokumenteres, men denne udgift bygger på en faktor per lejlighed. Næste ordinære bestyrelsesmøde vil være mandag den 29. september 2014 kl. 17:00. Side 2 af 2

6 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordenen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:15 Tilstedeværende: Annette Bendtsen (AB), Ellen Nielsen (EN), Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN), Lars Bo Andersen () Fraværende: Vagn Baxter (VB) 1. Godkendelse af referat Godkendt 2. Orientering fra formanden Tiden siden sidste møde var primært gået med gennemgang af de fremsendte budgettal for den kommende lejeforhøjelse for Der er afgået brev til DEAS med spørgsmål til enkelte budgetposter. Formanden har ikke fået afholdt det månedlige møde med viceværten. 3. Lejestigning 2015 orienterede om lejestigningen for Vi kan fortsat se frem til årlige lejestigninger så længe den nuværende lovgivning på området er gældende, fordi det reduktionsbeløb der findes på ejendommens financiering kan anvendes til lejestigninger selv om vi sparer på øvrige omkostninger. 4. Rundeller Vi har intet hørt fra DEAS om de nuværende rundeller, men vi har heller ikke modtaget nogen form for haveplan. Vi følger op indtil der fremkommer nyt materiale. Området er stadig for dårligt vedligeholdt Legepladser Det er et godt løft der er sket med udskiftningen af legeredskaber på området lejepladser. Der er kvitteret for modtagelsen. 6. Affaldsløsning Det er utilfredsstillende at haveaffald ikke er bortskaffet i forbindelse med den seneste kommunale afhentning. Formanden kontakter DEAS og vicevært for at få en forklaring. undersøger om trailer kan lånes af beboerne. Side 1 af 2

7 7. Hjemmeside Det vedligeholdelsesprogram der bruges til vores hjemmeside er nu igen brugbart, og herefter vil siden snarest blive opdateret. 8. Bogføring udarbejder en kontoplan og finder eventuelt en lille bogføringsskabelon. 9. Eventuelt Vores mappen med husorden er ikke opdateret, men det skyldes blandt andet at vi har 2 husordner der overlapper hinanden. Materialet i en ny udgave vil blive forelagt på næste generalforsamling til godkendelse. Feb Kirsten har et ønske om at hjælpe bestyrelsen med specielle opgaver, og dette var der fuld tilslutning til. Næste ordinære bestyrelsesmøde vil være mandag den 27. oktober 2014 kl. 17:00. Side 2 af 2

8 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordenen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:15 Tilstedeværende: Annette Bendtsen (AB), Ellen Nielsen (EN), Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN), Vagn Baxter (VB), Kirsten Johansen (KJ), Lars Bo Andersen () Fraværende: Ingen 1. Godkendelse af referat Godkendt 2. Orientering fra formanden Det har desværre ikke været muligt at finde et tidspunkt for møde med Kenneth Johansen fra DEAS, men vi arbejder videre med dette, men har også besluttet at mødet med vores vicevært skal afvente mødet med DEAS. Nov Lejestigning 2015 Som et resultat af den ovenstående situation vil udarbejde en skrivelse vedrørende de punkter vi ikke umiddelbart kan godkende i forbindelse med den varslede lejestigning for I den forbindelse orienterede om brevet til boligministeren vedrørende problematikken for private ejendommes finansiering, men sagen var desværre blevet syltet i mere end 2 måneder. Nov Hjemmeside Vi har desværre haft nogle små design problemer med vores hjemmeside, men forsøger at få hjælp til at disse fejl bliver rettet hurtigst muligt. Nov Møde med DEAS Punktet udgår som følge af det manglende møde. 6. Affaldsløsning Der mangler tilsyneladende en del på vores egen miljøstation, og specielt de manglende muligheder for farligt affald og batterier. EN undersøger med kommunen hvilke muligheder der er for etageejendomme, så vores batterier og andet farligt affald ikke blot ender i husholdningsaffaldet. EN Nov Projekt Nabohjælp vil starte dette projekt lidt stille på hjemmesiden for at se hvor stor tilslutning der umiddelbart kommer. På Nov Side 1 af 2

9 8. Eventuelt nuværende tidspunkt er der ikke flere vejskilte med Nabohjælp til rådighed, men en ny pulje for 2015 vil blive annonceret sidst i indeværende år. KJ hjælper med overdragelsen af bank løsningen hos Danske Bank samt de første posteringer i det nye regnskabsår. Næste ordinære bestyrelsesmøde vil være mandag den 24. november 2014 kl. 17:00. KJ Nov Side 2 af 2

10 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordenen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:30 Tilstedeværende: Ellen Nielsen (EN), Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN), Kirsten Johansen (KJ), Lars Bo Andersen () Fraværende: Annette Bendtsen (AB), Vagn Baxter (VB) 1. Godkendelse af referat Seneste ref Godkendt 2. Orientering fra formanden Det har ikke i slutningen af året 2014 heller været muligt at finde et tidspunkt for møde med Kenneth Johansen fra DEAS, og derfor har jeg af samme grund heller ikke afholdt møde med vores vicevært. Der er nu endelig skabt en kontakt, som det fremgår af punkt 5. Sagen omkring forrentningen af ejendommen er nu blevet besvaret af Boligministeriet, og det forholder sig således at den nye lejelov slet ikke må røre ved en omfordeling af de økonomiske forhold for husejerne. 3. Bogføring / kasserer VB har desværre ikke i en længere periode mulighed for at varetage dette hverv, så derfor har KJ indvilget i at vikariere på posten som foreningens kasserer indtil generalforsamlingen. KJ Mar Lejestigning 2015 Vi kunne sikkert have indklaget de punkter vi ikke umiddelbart kunne godkende i forbindelse med den varslede lejestigning for 2015 til Huslejenævnet, men de reelle udgifter kan vi ikke omgøre. Vi skal derimod forsøge at påvirke DEAS til en bedre styring af disse omkostninger. Se punkt Møde med DEAS Formanden er blevet indkaldt til en gartnermøde sammen med DEAS den Samtidig får vi endelig samme dag et møde med Kenneth Johansen, DEAS som vi har efterlyst. Det blev besluttet at vi ønsker følgende punkter behandlet: Belysning Vand i kælder Feb Side 1 af 2

11 Farligt affald Batterier Havemøbler plads under tag Vedligeholdelse bænke Bladpuster / larm Vandtemperatur varmt vand Dørlåse ydredøre Dørtelefoner pris Opsigelse af Poul Sladder Papirsposer i gangene ved juletid 6. Ny containerplads Der mangler som tidligere erfaret en del på vores egen miljøstation, og specielt de manglende muligheder for farligt affald og batterier. Dette bliver taget op med DEAS (se punkt 5). Feb Eventuelt Næste ordinære bestyrelsesmøde vil være mandag den 9. februar 2015 kl. 17:00. KJ undersøger datoer for leje af lokale til generalforsamling. KJ Feb Side 2 af 2

12 Formål med mødet: Beslutning om punkterne på dagsordenen m.v. Dato: Varighed: 17:00 18:30 Tilstedeværende: Annette Bendtsen (AB), Ellen Nielsen (EN), Gerda Rønsholdt Nielsen (GRN), Kirsten Johansen (KJ), Lars Bo Andersen () Fraværende: Vagn Baxter (VB) 0. Referent 16/2 1. Godkendelse af referat Der var ingen kommentarer til referatet fra bestyrelsesmøde Referat fra DEAS/ gartnermøde orienterede om møde med det nye gartnerfirma, der overtager hovedparten af vedligeholdelsen af de grønne områder. 3. Referat fra møde med DEAS/ Kenneth Johansen En række punkter vedrørende samarbejde mellem beboerrepræsentationen og DEAS blev drøftet, og specielt hvordan vi fremadrettet kan få en bedre dialog. Der foreligger et specielt internt referat fra dette møde. Marts Huslejenævn DEAS havde indbragt lejeforhøjelsen for Huslejenævnet i Hillerød, fordi vi havde haft spørgsmål til visse udgiftsposter, men vi arbejder på at få disse udgifter reduceret og ønsker ikke nogen sag i den anledning. har svaret nævnet. Feb Eventuelt Næste bestyrelsesmøde før generalforsamlingen vil være mandag den 16. marts 2015 kl. 17:00. Marts 2015 Side 1 af 1