Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 17. december kl , K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Gæster: Suppleanterne Svend Larsen, Lene Dyrmose og Thomas Forchhammer Afbud: Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 22. oktober 2013 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste). Referat af Forretningsudvalgsmøde den 11. november er vedlagt til orientering. Referat af Forretningsudvalgsmøde den 2. december 2013 eftersendes. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste bestyrelsesmøde den 22. oktober Opfølgning, Bestyrelsens interne møde den 25. november 2013 Bestyrelsen har den 25. november 2013 afholdt møde uden direktionen. En enig bestyrelse besluttede på dette møde at afbryde samarbejdet med direktør Peter Juul Andersen. Baggrunden herfor er, at bestyrelsen og Peter har måttet konstatere, at de efterhånden ser forskelligt på 3B s fortsatte udvikling. Steffen Morild blev bemyndiget til i samarbejde med Bent Frederiksen at foretage det videre. Steffen og Bent vil på mødet orientere om den indgåede fratrædelsesaftale. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen besluttede på mødet at igangsætte et udviklingsforløb for bestyrelsen med hjælp fra Center for Ledelse (CfL) v. Karsten Bonde. Steffen Morild har efterfølgende aftalt med Karsten Bonde, at der afholdes et seminar lørdag den 22. febru- 1

2 ar 2014, hvor udviklingsforløbet igangsættes. Det indstilles, at bestyrelsen afholder seminar lørdag den 22. februar Indstilling, Budget 2014 for Boligforeningen 3B Budgetforslag for 2014 forud for udarbejdelse af afdelingsbudgetterne blev forelagt på bestyrelsesmødet den 21. marts. Marts-budgettet balancerede med et overskud på ca. 2,7 mio. kr., der hovedsagelig kom fra forhøjelse af administrationsbidrag og at udgifterne i forbindelse med Havneholmen ikke var indregnet. Nærværende budgetforslag udviser et overskud på 220 t.kr., svarende til nettorenteoverskuddet. Budgettet balancerer med 138,4 mio. kr. I budgettet er indregnet driften af Havneholmen. Vedlagt kommentarer til budgettet for yderligere info. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budget Indstilling, Finansiering af udbud af solceller i 3B På bestyrelsesmødet den 26. juni 2013 blev der orienteret om de gældende regler og love og at administrationen ville igangsætte arbejdet med at udføre beregninger på solcelleanlæg i alle afdelinger, så 3B får opbygget et samlet beslutningsgrundlag. På bestyrelsesmødet d. 6. september 2013., blev der holdt en generel drøftelse om tilskud fra organisationen via egen trækningsret til solcelleanlæg i afdelingerne. Vi har fået vurderinger fra revisor omkring de lovgivningsmæssige forhold ved at foreningen bliver elleverandør, når afdelingerne etablerer solceller. På baggrund heraf er der udarbejdet vedlagte notat. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender: 1. at der igangsættes et samlet udbud for levering af solceller til afdelingerne, honoraret for dette skønnes til ca kr. ekskl. moms, beløbet finansieres over Dispositionsfonden 2

3 2. at administrationen fortsætter arbejdet med at klarlægge alle de givne forhold omkring etablering af solcelleanlæg i afdelingerne 3. at administrationen arbejder videre med hvordan administrationen kan foregå i regi af 3B 6. Indstilling, Revideret anvisningsaftale Ballerup mellem boligforeningen 3B og Ballerup Kommune Vedlagt udkast til revideret anvisningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Ballerup Kommune. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender anvisningsaftalen. 7. Indstilling, Havneholmen - samejeoverenskomst I forbindelse med udbuddet af finansieringen af Havneholmen har der vist sig et behov for at ændre samejeoverenskomsten, idet der i den oprindeligt godkendte version ikke var taget højde for den (utænkelige) situation, at en af parterne kunne blive nødlidende. Der er derfor lavet en ny version, hvor opdelingen af ejendommen er udarbejdet i 2 forskellige versioner: 1. Som vi flytter ind (dvs. 3B og BDK er blandet sammen på etagerne) 2. En etagevis opdeling I begge scenarier er hhv. 3B s og BDK s arealer samlet set lige store, svarende til fordelingsnøglen (52 48). Der er samtidig fjernet en bestemmelse i den gamle udgave, punkt 13.5, hvorefter en part kunne opsige samejeoverenskomsten og give den anden part førsteret til at erhverve den opsigende parts andel. Hvis anden part siger nej til det, havde den opsigende part ret til at købe den ikke-opsigende part ud. Denne bestemmelse er altså nu udgået, da den vil være for generende i tilfælde af, at en panthaver har overtaget en af parternes andele. Det nye udkast til samejeoverenskomst er vedlagt indstillingen. 3

4 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender ændringerne i samejeoverenskomsten. 8. Indstilling, Havneholmen - økonomi Byggeriet skrider fortsat frem i henhold til tidsplanen, dvs. med overtagelse den 28. februar 2014 og indflytning i weekenden den marts Bestyrelsen har tidligere godkendt budgetoverskridelse på 3,45 mio. kr. (møde den 7. september 2012 og 21. marts 2013). Her ved afslutningen af sagen er der kommet yderligere budgetoverskridelse, idet der har været merudgifter i forhold til budgettet til stempel af pantebreve, serverrum og rådgiver. Det betyder en udvidelse af udgifterne for 3B s vedkommende på ca. 1,5 mio. kr., så den samlede anskaffelsessum for 3B s vedkommende udgør ca. 92,1 mio. kr.. Københavns Kommune er orienteret om overskridelsen ved vedlagte brev og har efterfølgende godkendt overskridelsen samt at der kan foretages den skitserede låneoptagelse. Årsagerne til overskridelsen fremgår af det vedlagte brev til Københavns Kommune. Finansieringen har været i udbud og Realkredit Danmark / Danske Bank vandt udbuddet. Byggeriet påtænkes finansieret Provenu fra K Bankfinansiering Realkreditlån I alt Realkreditlånet forventes finansieret med afdragsfrie lån (5 til 10 år). Banklånet afdrages og afvikles over 30 år. Uden for byggesummen er udgiften til solceller, inventar, AV udstyr m.m. som aktiveres og afskrives over driftsbudgettet samt flytteudgifter og udgifter til drift før skæring som finansieres af provenuet fra salget, i alt ca. 4,0 mio. kr.. 4

5 Finansieringsudgifterne og udgifterne udenfor byggesummen er indregnet i foreningens budget for til efterretning og godkender budgetoverskridelsen. 9. Evaluering, Formandsmøderne den 30. oktober samt den 9. december 2013 og indstilling vedr. formandsmødet den 6. februar 2014 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter formandsmøderne den 30. oktober og 9. december. Forretningsudvalget har drøftet dato for det næste formandsmøde, som er berammet til den 6. februar FU indstiller, at mødet i stedet afholdes lørdag den 1. marts 2014 fra kl. 10 til 16 inkl. frokost. Herved bliver der den fornødne tid til drøftelser. Byggesager 10. Nybyggeri Status over vores igangværende og godkendte nybyggesager. Bestyrelsen skal være opmærksom på byggesagerne, hvor entreprenørvirksomheden Jønsson er involveret, idet Jønssons konkurs kan afstedkomme ekstraudgifter for 3B, jf. statusnotatet. 11. Orientering, Nedrivning af Solvang Centret Bestyrelsen godkendte på møde i 10. december 2013, at der blev indsendt ansøgning til Københavns Kommune om nedrivning af Solvang Centret. Baggrunden herfor var, at centret ikke kan udlejes som følge af en kombination af huslejeniveauet og renoveringsbehovet. Centret er derfor tilholdssted for megen uro i og omkring Urbanplanen. 5

6 Umiddelbart herefter (marts 2013) har administrationen indsendt ansøgningen.. Vedlagte notat samler op på, hvad der er sket siden, herunder procesplan for Solvang Centret udarbejdet af Center for Bydesign. 12. Støtte til pilotprojekt af indvendig efterisolering i Folehaven Københavns Kommune har afsat en pulje til at støtte udvalgte demonstrationsprojekter for energirenovering af almene boliger i København. Dette for at fremme løsninger, der kan anvendes bredt i den almene sektor Folehaven har i denne anledning indsendt en ansøgning til udførelse af et demonstrationsprojekt med en indvendig efterisolering af et antal boliger i bebyggelsen. Afdelingen har i 2013 indsendt en foreløbig helhedsplan til Landsbyggefonden for prækvalificering. I denne helhedsplan er det angivet, at der evt. kan ske en energioptimering i to prøveblokke inden en fuld løsning for alle blokke gennemføres i hele afdelingen. Det ansøgte projekt omfatter en fuld energirenovering i en hel opgang ved en gavl, hvilket er 6 boliger, samt en delvis energirenovering af en halv opgang ved en gavl, hvilket er 3 boliger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender at der ydes tilsagn om trækningsret svarende til et beløb på kr. at der ydes tilsagn om et bidrag fra dispositionsfonden svarende til et samlet beløb på kr. at der reserveres et beløb på kr. til pulje for evt. reetablering såfremt projektet mod forventning viser sig ikke at være en succes. 6

7 Temadrøftelser 13. Kommunikationsstrategi Der vil blive givet en mundtlig orientering og oplæg til debat om arbejdet med en kommunikationsstrategi for 3B. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager en kort debat om arbejdet med kommunikationsstrategien og tager orienteringen Orientering fra udvalgene Udvalgsformændene giver en kort orientering om arbejdet i udvalgene. Det indstilles, at orienteringerne tages 14. Boligsocialt udvalg 15. Byggeudvalg 16. Demokrati- og kommunikationsudvalget 17. Drifts- og serviceudvalget 18. Klima- og miljøudvalget Orienteringspunkter 19. Styregruppe for Helhedsplanen i Urbanplanen Helhedsplanen for Urbanplanen træder ind i en ny periode fra 1. januar 2014, hvor helhedsplanen for perioden 2014 til 2017 træder i kraft. I forbindelse hermed har Københavns Kommune meddelt, at de ikke længere vil deltage i de lokale styregrupper for helhedsplaner i København. I stedet har Kommunen lavet styregrupper for de udsatte områder i kommunen så styregrupperne omfatter flere helhedsplaner. Disse styregrupper er alene for administrative medarbejdere. På baggrund heraf har formanden for den nuværende styregruppe, Steffen Morild, formanden for fællesbestyrelsen, Flemming Løvenhardt og den ny leder af sekretariatet Mikkel Warming drøftet sammensætningen af den lokale styregruppe. Styregruppen vil på sit møde den 9. december drøfte den fremtidige styregruppes sammensætning. 7

8 Steffen Morild vil give en orientering på bestyrelsesmødet. 20. Afdelingsmøde i Egedalsvænge 2. december 2013 Der har været afholdt ordinært afdelingsmøde i Egedalsvænge den 2. december. Mødet havde deltagelse af 185 husstande ud af afdelingens ca. 650 husstande. Der vil på bestyrelsesmødet blive orienteret om mødet. 21. Strategi2015 På mødet 22. oktober 2013 godkendte organisationsbestyrelsen, hvilke projekter 3B skal have ekstra fokus på det kommende år i form af udviklingsplan for 3B 2013/2014. Administrationen har efterfølgende lavet projektkontrakter for samtlige projekter på udviklingsplanen. Her er det endnu mere konkret beskrevet, hvad der skal leveres, hvornår og ikke mindst hvorfor. Projektkontrakterne er tilgængelige for bestyrelsen på X3B (Info fra 3B Strategi 2015). Ledergruppen drøftede status på de enkelte projekter ultimo november. Efterfølgende har administrationen lavet en porteføljeoversigt, der giver en kort samlet status på projekterne fra udviklingsplanen. 22. Driften Der vil blive givet en mundtligt orientering på mødet, herunder bl.a. om genbesættelsen af den ledige områdechefstilling og om genbesættelserne af de ledige driftschefstillinger. 8

9 23. APV kontorlokaler afdelingerne HR har på baggrund af et spørgeskema godkendt af AMU arbejdsmiljøudvalget - foretaget interview vedrørende ca. 35 eksterne kontorer inden for drift og boligsociale projekter. Undersøgelsen vedrører ca. 100 medarbejderes arbejdspladser. 85 % arbejder på kontoret fra 3 timer daglig og opefter. Heraf knap 40 pct. på fuld tid. Der er taget fotos til illustration af forholdene. Hermed følger uddrag fra rapporten - samt i bilaget nederst, de lovgivningsmæssige arbejdsmiljøkrav til arbejdspladserne 24. Grundkapital prækvalifikation Teglholmen Bestyrelsen godkendte på sit møde den 6. september 2013, at administrationen afgav bud på opførelsen af 62 almene familieboliger og 8 mindre boliger beregnet til udsatte grupper på en grund på Teglholmen. Center for Bydesign har indstillet projektet til godkendelse, men da det vil kræve nyt lokalplantillæg vil vi først kunne opnå skema A i det år hvor lokalplantillægget er vedtaget i BR. Notat om prækvalifikationen vedlagt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender orienteringen Budgetopfølgning 3. kvartal Prognosen for 2013 viser et forventet underskud på ca. 187 t.kr. Hvis der ses bort fra forrentning af arbejdskapitalen viser prognosen et driftsunderskud på 357 t.kr. Der er budgetteret med et overskud på 517 t.kr., nogenlunde svarende til selskabets andel af budgetteret renteoverskud. Til sammenligning viste prognosen efter første halvår et underskud før renter på 540 t.kr. Der er altså sket en positiv ændring i 3. kvartal på 183 t.kr. 9

10 26. Investeringsopfølgning Der henvises til vedlagte bilag, der viser status og oversigt over investeringsafkast pr. 30. september. Nettoafkastet pr. 30. september udgør mellem -0,24 og 0,05 pct. Dette svarer til gennemsnitlig -0,06 pct. Benchmark udgør -1,02 pct. Det gennemsnitlige afkast pr. 30. september er altså 0,96 pct. bedre end benchmark, hvilket er tilfredsstillende. Investeringsopfølgningen viser også opgjort p.a. og korrigeret varighed. Det forventes, at nettoafkastet for året vil øges og der er i budgetprognosen indregnet et afkast på 0,5 pct., der fordeles efter indestående til afdelinger og boligorganisationen. 27. Aktivitetspuljeopfølgning Aktivitetspuljen udgjorde primo 2013 i alt kr. og med årets samlede indbetalinger på kr. er der kr. til rådighed. Der er i 2012 disponeret i alt kr., der endnu ikke er udbetalt. Tilsvarende er der disponeret i alt kr. pr. 30. september Disponibel saldo, når hele årets indbetalinger tillægges udgør derfor kr. pr. 30. september Trækningsretssager opfølgning Bestyrelsen har tidligere besluttet, at Forretningsudvalget bemyndiges til at behandle og godkende trækningsretsansøgninger inden for rammerne af foreningens poli- 10

11 tik. Forretningsudvalget orienterer hvert kvartal om, hvad der er givet tilsagn om. I 3. kvartal er der i forretningsudvalget givet tilsagn om følgende sager: 3032 Folehaven, 253 t.kr., Solceller til vaskeri 3039 Remisevænget Øst, 691 t.kr., Isolering af tagrum 3041 Remisevænget Nord, 166 t.kr., Isolering af tagrum Da trækningsretten må disponeres 5 år frem, er der fortsat en disponibel saldo på t.kr. (ultimo 2018) 29. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger samt erhvervsboliger og institutioner pr. 31. oktober, hvor det samlede lejetab udgør kr ,53. Udlejningsbesvær Der er ledige boliger i Toftegård Tag, Folehaven og Lampestedet I. I Folehaven er en bolig ledig. En familiebolig er ommærket til ungdomsbolig fra den 1. september og er lejet ud fra den 15. oktober, da der er sendt en lejekontrakt til underskrift. I Toftegård Tag er en bolig ledig. Den har været i tilbud flere gange, sendt til godkendelse hos kommunen flere gange og flere lejekontrakter er sendt. Indflytningsdatoen på boligerne er ændret mange gange pga. byggesagen. Boligen har ligeledes flere skrå vægge end de andre boliger. På Lampestedet I er 10 boliger ledige. Fire af disse boliger er lejet ud fra den 1. november, en bolig er lejet ud fra den 1. december. De fem er i tilbud til ansøgerne på ventelisten. 11

12 Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. De tre lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. I forbindelse med et boligsocialt projekt forsøges et erhverv at blive lejet ud til kunstnere, der foretager kunstneriske tiltag med beboere i afdelingen. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby, da der p.t. er ved at blive lavet en vurdering af mulig benyttelse af disse. til efterretning 30. Udlejningssituationen Lampestedet Til orientering er der pr. dags dato følgende information om boligerne på Lampestedet I og II: Lampestedet I: 16 rækkehuse og 27 etageboliger med indflytning 1. oktober 2013: 29 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 2 boliger: Lejekontrakten er sendt 1 bolig: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 6 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 5 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Lampestedet II: 59 etageboliger med indflytning 1. november 2013: 35 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 2 boliger: Lejekontrakten er sendt 4 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 11 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 7 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Åbent hus: søndag den 10. marts var der fælles åbent husarrangement med KAB og DAB, hvor mange interesserede dukkede op og så prøvelejligheder samt 12

13 blev vist rundt i området. tirsdag den 7. maj var der et fælles åbent husarrangement, hvor der ca. var 100 besøgende hos 3B. tirsdag den 25. juni holdt 3B åbent hus, hvor der ca. var 50 besøgende. tirsdag den 29. august holdt 3B åbent hus. Til dette arrangement var det muligt at se mange flere typer boliger i stedet for de tidligere kun to typer, hvor der ca. var 100 besøgende. der er løbende besigtigelse af boligerne for interesserede. 31. Orientering fra formand / Direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 32. Eventuelt 13