BILAG B - INDHOLDSFORTEGNELSE

Transkript

1 BILAG B - INDHOLDSFORTEGNELSE BILAG B - INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 BILAG B KRAVSPECIFIKATION Præsentation af Ankestyrelsens ønskede løsning Overordnet beskrivelse De fysiske rammer Opgaven Kravspecifikation Forventet antal kuverter Åbnings- og leveringstider Ferier/Lukkedage Pris Leverandørens ydelser og ansvar Leverandørens kvalitetssikring, kvalitet og egenkontrol Fejl og mangler i serviceleverancen Økonomisk konsekvens Samarbejdsmæssig konsekvens Eventuelle påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen Særlige forhold omkring Ordregivers cateringordning Udvalget i kantinen for Ordregivers medarbejdere Mødeaktivitet og gæsteforplejning Personale samt arbejdsforhold Personale Eventuelle påbud/forbud fra Arbejdstilsynet Samarbejdsorganisation Samarbejde om den daglige drift Kantineudvalg samarbejdsudvalg... 7

2 BILAG B KRAVSPECIFIKATION 1. Præsentation af Ankestyrelsens ønskede løsning 1.1 Overordnet beskrivelse Ankestyrelsen (herefter benævnt Ordregiver) udbyder hermed cateringordning til Ordregivers fremtidige adresse i København. Nedenfor er angivet adresse samt opstartstidspunkt for opgaven: Teglholmsgade København S. Opstart 1. august Ordregiver ønsker en cateringordning med et sundt, ernæringsrigtigt og varierende sortiment med en høj kvalitet. Der skal tilbydes et varieret sortiment hen over en måned. Sortimentet skal ligeledes tilpasses årstidens råvarer og moderne sunde råvarer. Leverandøren skal endvidere tilstræbe en sund linje med brug af grove grønsager, groft mel samt i videst muligt omfang bruge hjemmelavede produkter og råvarer af høj kvalitet. Nøgleordene for cateringordningen er alsidighed med fokus på sanseoplevelser, sundhed og ikke mindst de gode råvarer. Ordregiver er positiv over for økologiske varer, men først og fremmest skal råvarernes kvalitet prioriteres. Leverandøren forventes således også at stille krav til underleverandørernes råvarer. Maden, der serveres, skal i vides muligt omfang være egenproduktion. Der skal være en stor bredde og fornyelse i menuerne, og leverandørens professionelle personale skal såvel formå at lægge innovation og nytænkning ind i de lidt mere traditionelle retter, som også gerne må forekomme. Leverandørens personale forventes at brænde for og være stolte af deres fag. Ordregiver flytter fra to adresser til en ny adresse pr. 1. august På den ene adresse i Amaliegade har Ankestyrelsen ca. 310 medarbejdere, hvoraf 230 benytter kantinen, hvilket udgør ca. 75 pct. Af de 230 der benytter kantinen er 215 med i kantineordningen, hvor medarbejderne indbetaler 395 kr. pr. måned. Derudover betaler ca. 15 medarbejdere hver dag for at benytte buffeten, dette koster 30 kr. pr. dag. Disse priser indeksreguleres årligt. Pr. 1. august 2014 vil Ordregiver samle alle medarbejdere i København på adressen i Teglholmsgade samt foretage nyansættelser. Derfor forventer Ordregiver at have omkring 400 medarbejdere fra 1. august på Teglholmsgade. Ordregiver forventer, at den samme andel af medarbejderne vil benytte ordningen, derfor vil kundegrundlaget svare til cirka 300 medarbejdere, men kan variere afhængigt af tjenesterejser, ferie mv. Der serveres gennemsnitligt omkring 275 kuverter pr. dag. Det præcise tal kendes dog først omkring 1. juli. Hertil kommer ekstra kuverter i forbindelse med møder. Derudover ønsker Ordregiver at have mulighed for tilkøb af ekstra leverancer fra Leverandøren til særlige arrangementer såsom konferencer, receptioner etc. Side 2

3 Ved arrangementer ud over den daglige frokost forbeholder Ordregiver sig ret til at få mad og servering leveret fra andet cateringfirma efter eget valg. Ordregiver varetager selv mødeforplejningen. Kantinen benyttes i øvrigt til andre arrangementer såsom fællesmøder, foredrag, personalearrangementer og lign., som arrangeres af Ordregivers medarbejdere. Til disse arrangementer vil der ikke nødvendigvis blive tilkøbt leverancer fra Leverandøren. 1.2 De fysiske rammer Ordregiver råder over et anretterkøkken. Der er ikke mulighed for produktion af mad i køkkenet, dog er det tilladt at opvarme og anrette mad i køkkenet. Ankestyrelsen er placeret på Teglholmsgade nr. 3. Anretterkøkken og kantineområde er placeret i stueetagen. Kantinen rummer plads til 150 personer ad gangen. Kantinen er primært en medarbejderkantine, men det er muligt at bespise mødegæster i kantinen. Leverandøren leverer maden til anretterkøkkenet, hvor der er adgang gennem gården. Ordregiver står selv for anretningen af maden til Ordregivers medarbejdere. 2. Opgaven Kravspecifikation 2.1 Forventet antal kuverter Der forventes, at skulle leveres ca. 275 kuverter pr. dag. Hvis ikke andet oplyst skal Leverandøren levere dette antal hver dag. Hvis Ordregivers daglige behov ændres f.eks. som følge af større nyansættelser eller nedskæringer, skal Ordregiver senest den 15. i måneden oplyse den kommende måneds behov. Det daglige antal kuverter kan justeres op og ned som følge af ferie, konferencer eller ved møder. Dette skal oplyses til Leverandøren senest 1 dag før. Ordregiver kan ikke garantere, at antallet af kuverter vil være på samme niveau gennem hele aftaleperioden. Det skyldes, at antallet af medarbejdere kan stige eller falde samt, at tilslutningen til at benytte kantinen kan ændre sig over tid. 2.2 Åbnings- og leveringstider Åbningstider for kantinen: Mandag fredag kl Maden skal være leveret senest kl. 10, så den kan være klar til servering kl. 11. Åben ca. 240 dage om året. 2.3 Ferier/Lukkedage Der er ferielukket i følgende perioder: Mellem jul og nytår (inklusiv d. 24 december og 1. januar) Fredag efter kr. Himmelfart Samt evt. indeklemte dage ved helligdage Ordregiver har normalt lukket i ovennævnte perioder. Side 3

4 2.4 Pris Herudover kan der forekomme nedenstående perioder, hvor en stor del af Ordregivers ansatte, afvikler deres ferie: Vinterferien De 3 dage op til påske Juli og begyndelsen af august (Sommerferie) Efterårsferien Her vil der være færre på arbejde og derfor behov for mindre forplejning. Ordregiver betaler Leverandrør 55 kr. ekskl. moms pr. bestilt og leveret kuvert. Medarbejderen betaler på nuværende tidspunkt 395 kr. pr. måned for kantineordningen eller 30 kr. pr. dag for at benytte buffeten. Ordregiver forbeholder sig retten til at ændre medarbejder betalingen i løbet af kontraktperioden. En ændring af medarbejderbetalingen vil dog ikke ændre på den kuvertpris Ordregiver afregner med Leverandøren. Ordregiver forventer at Leverandøren skal levere omkring årlige kuverter. (Der regnes ikke med 275 kuverter alle dage, da nogle leveringsdage er i ferieperioder eller lign., hvor der er færre medarbejdere og derfor skal leveres færre kuverter.) 2.5 Leverandørens ydelser og ansvar Leverandørens ydelser omfatter: Produktion af mad til de daglige brugere. 2.6 Leverandørens kvalitetssikring, kvalitet og egenkontrol Leverandrøren skal: Udføre kontrol med såvel råvarers som færdigvarers friskhed og kvalitet, jf. Fødevarestyrelsens regler og lovgivning. Sikre at samtlige varer altid bliver omhyggeligt behandlet og opfylder de, til enhver tid, gældende regler og lovgivning. Leverandøren behandler maden efter gældende regler under transporten, således at maden har den forventede kvalitet og holdbarhed ved ankomst. Det forventes, at Leverandøren til enhver tid kan fremlægge dokumentation for udført egenkontrol. Ved ydelsens påbegyndelse skal der foreligge en konkret beskrivelse af Leverandørens egenkontrolsystem. Driften forventes at være miljømæssig forsvarlig med hensyn til indkøb samt energi- og materialevalg. 2.7 Fejl og mangler i serviceleverancen Det kan få økonomiske og samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke lever op til den fastlagte servicekvalitet. Konstaterede svigt skal rettes op straks og senest efter påtale i henhold til aftale med kontaktpersonen. Leverandøren skal i tilbuddet redegøre for procedure ved manglende eller utilstrækkelige leverancer. Enkeltstående mindre svigt betragtes ikke som et brud på kontrakten og vil i sig selv ikke føre til opsigelse af samarbejdet. Side 4

5 Større eller vedvarende svigt i leverancerne eller andet vil blive betragtet som kontraktbrud og vil som udgangspunkt medføre opsigelse af samarbejdet jf Økonomisk konsekvens Leverandøren udsteder kreditnota i forhold til type af svigt og længden af den periode, svigtet har fundet sted. Leverandøren skal i tilbuddet redegøre for typer og omfang af kompensation ved manglende eller utilstrækkelige leverancer Rapport fra uvildig konsulent kan udløse økonomisk krav til leverandøren. Omfanget af økonomisk krav vil afhænge af konsulentens vurdering Samarbejdsmæssig konsekvens Opsigelse af samarbejde i henhold til misligholdsbeskrivelsen (min. 2 skriftlige advarsler før opsigelse kan foretages). Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet opsiges øjeblikkeligt uden skriftlig advarsel (dette afgøres eventuelt af uvildig 3. person). Rapport fra en uvildig konsulent kan være dokumentation for skriftlig advarsel. 2.8 Eventuelle påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen skal dette meddeles Ordregiver omgående. Der skal endvidere udarbejdes en redegørelse for, og handlingsplan på de påtænkte omlægninger og aktiviteter i denne forbindelse, som umiddelbart herefter forelægges Ordregiver til godkendelse. 3. Særlige forhold omkring Ordregivers cateringordning 3.1 Udvalget i kantinen for Ordregivers medarbejdere Sortimentet skal som tidligere nævnt være sundt og ernæringsrigtigt, og løbende tilpasses årstidens og moderne sunde råvarer. Leverandøren skal beskrive i hvilket omfang, der benyttes økologiske basisfødevarer. Ved sammensætning af sortimentet skal der lægges vægt på kvalitet frem for kvantitet. Sortimentet skal desuden være varieret, og det vægtes, at der indgår både traditionelle og utraditionelle retter, fiskeretter og vegetarretter. Ordregiver ønsker følgende daglige udvalg i kantinen: Hjemmelavede sandwich med groft brød og forskelligt fyld (minimum 2 varianter, sandwich skal leveres indpakkede eller med mulighed for indpakning) Løst pålæg i skiver til smør-selv brød med tilbehør, ca. 3 varianter (som skal variere hen over ugen, minimum 3 dage om ugen med fiskepålæg, minimum en type pålæg hver dag uden svinekød) Dagens lune ret (kød indgår i retten hver dag) Dagens lune vegetarret (der er fisk min. to gange om ugen) Blandselv salat (5-7 varianter som skal variere hen over ugen, gerne med kød- og/eller pastafyld). Groft brød, både mørkt og lyst inkl. smør eller lign. Et lille udvalg af færdigblandedesalater (med f.eks. pasta- eller kartoffelfyld) Dressing til salater. Side 5

6 Der ønskes fisk hver dag, således enten som en varm ret, som pålæg eller i sandwich. Vedlagt tilbuddet ønskes kreative forslag til 2-4 ugers menuer varieret efter sæson og baseret på ovenstående sortiment. Med henvisning til de angivne begrænsninger i Ordregivers anretterkøkken samt begrænset tid til anretning, skal maden leveres i en sådan stand, at den er forberedt til anretning inden for 1 time af køkkenpersonale bestående af to til tre medarbejdere. På særskilt oversigt skal det hver dag tydeligt fremgå, hvilke ingredienser maden indeholder, dette af hensyn til allergikere, medarbejdere der ikke ønsker svinekød mv. Derudover ønskes en oversigt over kommende uges menu, leveret på mail til Ordregiver senest torsdag ugen før. 3.2 Mødeaktivitet og gæsteforplejning I forbindelse med bespisning af gæster udefra vil det være nødvendigt at få leveret mad til flere kuverter. Ordregiver forpligter sig til at melde ekstra antal til Leverandøren senest 1 dag før arrangementet. Større arrangementer, jubilæer, receptioner og fester bestilles med et varsel på mindst 1 uge. Der lægges vægt på stor fleksibilitet i forbindelse med ændringer til leverancerne. Hvis tilkøbet af ydelser omfatter mere end den almindelige frokost forplejning, vil Ordregiver indgå særskilt aftale med Leverandøren om dette, herunder afregning. Leverandrøren skal i tilbuddet opstille eksempler på forplejning til arrangementer og priser herpå. Leverandøren gøres bekendt med, at Leverandøren må acceptere, at der kan forekomme indkøb af mad, drikke o. lign. udenom leverandøren. Det kan f.eks. være medarbejdere, som selv sørger for deres frokost, men Ordregiver forbeholder sig også retten til at benytte andre leverandører ved større arrangementer etc. 4. Personale samt arbejdsforhold 4.1 Personale Personale, der deltager i produktionen af mad, forventes at have det obligatoriske certifikat i fødevarehygiejne (hygiejnebevis). Derudover forventes Leverandøren i høj grad at fokusere på videre- og efteruddannelse af personalet, så der sikres en fornyelse og afvekslende madoplevelse i kantinerne. 4.2 Eventuelle påbud/forbud fra Arbejdstilsynet Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Arbejdstilsynet vedrørende de i pkt. 4 omtalte miljøforhold, skal dette omgående meddeles Ordregiver. Der skal endvidere udarbejdes en redegørelse samt handlingsplan over påtænkte aktiviteter i denne forbindelse, som umiddelbart herefter forelægges Ordregiver for godkendelse. 5. Samarbejdsorganisation 5.1 Samarbejde om den daglige drift Leverandøren og ordregiver forventes løbende at orientere hinanden gensidigt om forhold vedrørende leveringen og kantinens forhold i øvrigt. Der skal, som minimum, afholdes et halvårligt møde mellem Ordregiver (styrelsens administrationschef eller en repræsentant for denne) og Leverandøren med henblik på drøftelse af væ- Side 6

7 sentlige spørgsmål i samarbejdet, herunder evaluering af det hidtidige forløb. I det første halve år, afholdes der dog møder hver måned. Ordregiver vil gennemføre en tilfredshedsmåling minimum årligt. Første måling gennemføres i andet halvår Tilfredshedsmålingen udarbejdes i dialog med Leverandøren. 5.2 Kantineudvalg samarbejdsudvalg Ordregiver ønsker at supplere samarbejdet med den nye Leverandør med et kantineudvalg, hvori deltager repræsentanter for brugerne. I udvalget drøftes madens kvalitet, brugernes ønsker til menu mv. samt de ovennævnte tilfredshedsmålinger. Her forventes Leverandørens ledelse eller repræsentanter herfor at deltage, ud over repræsentanter fra Ordregivers ansatte. Kantineudvalget mødes som udgangspunkt 1 gang halvårligt. Side 7