Lean Virksomhed og Tavleledelse

Transkript

1 Lean Virksomhed og Tavleledelse "Clear awareness of problems and a very low tolerance for the current condition is the proper attitude and the right starting point for Lean." Lean Ledelse

2 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost Visuel Ledelse Tavleledelse

3 Målsætninger i dag Tavleledelse - teori og øvelse Mere overblik over elementerne i en Leantransformation Mere om nøglekoncepter indenfor Lean og hvorledes de passer sammen Ruste dig til dialog med ledelsen

4 Refleksioner I går var det vigtigste?..

5 Lidt Flere Lean værdier Hvor fra. Hvor til

6 Hvor Fra. Hvor til..fra Lederen er diktator Lean Værdier Til.. Lederen er coach. Giver ikke svar men stiller interessante spørgsmål Jim Womack: From Modern management to Lean Management

7 Hvor Fra. Hvor til..fra Ikke fint at gå ud på gulvet Til.. Gå ud og se for at forstå. gerne 60% af tid Lean Værdier Jim Womack: From Modern management to Lean Management

8 Hvor Fra. Hvor til..fra Vi har nogle standarder - jeg er ikke sikker på, hvor de er, og om de bliver fulgt Lean Værdier Til.. Vi har simple visuelle standarder for alle vigtige ting Jim Womack: From Modern management to Lean Management

9 Hvor Fra. Hvor til..fra Kom i gang og få arbejdet gjort Lean Værdier Til.. Stop produktionen, så produktionen ikke stoppes igen.. Send ikke problemer videre Jim Womack: From Modern management to Lean Management

10 Hvor Fra. Hvor til..fra Undgå at blive taget med problemet i hånden Til.. Gør problemerne synlige Lean Værdier Jim Womack: From Modern management to Lean Management

11 Hvor Fra. Hvor til..fra Specialister løser problemer Til.. Alle løser problemer med simple værktøjer Lean Værdier Jim Womack: From Modern management to Lean Management

12 Lean-principper Lean-Huset Kort gennemløbstid Minimering af omkostninger Fjerne spild Målsætning: Kvalitet, Levering, Omkostninger Træk-system Flow Takt Just In Time (JIT) Kontinuerlige forbedringer Fleksibel, kompetent og motiveret arbejdskraft JIDOKA Stopper produktionslinje indtil problemet er løst. 1. På stedet 2. Et minut ledelse inddrages Heijunka Standardisering Kaizen Processtabilitet Jidoka = Mulighed for øjeblikkelig stop af produktion Heijunka= Udjævning af opgaver/arbejdsbyrde

13 Om anvendelse af værktøjer Tools are just countermeasures to business problems they will only be used until better countermeasures are found Taiichi Ohno

14 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost A3 Action næste skridt Refleksion og afslutning

15 Principper i Lean-forbrug Konstant fokus på at finde løsninger der nedbringer kundens forbrug af tid og besvær

16 Se kundens køb som en proces Tænk kundens aktiviteter igennem, når du designer din service til kunden Er dette optimalt?.gå en tur set med kundens briller

17 Kunde Se kundens køb som en proces Bilserviceeftersyn.. Gå en tur Bilserviceværksted Kilde: Lean Solutions, Womack og Jones

18 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost Visuel Ledelse Tavleledelse

19 Fundamentet for Lean 4P Model 1. Filosofi: Topledelse comitter sig til at blive en Leanvirksomhed 2. Proces: Begynd med at implementere Lean som en sammenhængende værdistrøm 3. Mennesker: Træn medarbejdere og partnere i Lean-tankegang med umiddelbar effekt på kulturen 4. Problemløsning: Træn medarbejderne i problemløsningsteknikker og giv dem tid til at mødes i grupper for problemløsning Problløs Mennesker Proces Filosofi Kilde: The Toyota Way, Liker (2004)

20 14 Lean-Ledelsesprincipper Langsigtet Filosofi: 1. Langsigtet filosofi.. selv på bekostning af kortsigtede finansielle målsætninger Den rette proces vil producere det rette resultat: 2. Skab et kontinuerligt proces-flow for at få afklaret problemer 3. Anvend træk -produktion for at undgå overproduktion 4. Udjævning af arbejdsbyrde heijunka 5. Skab en kultur af stop og løs problemet for at få den rigtige kvalitet første gang 6. Standardisering af opgaver er fundamentet for løbende forbedringer 7. Brug visualisering af status så ingen problemer forbliver skjult 8. Brug kun pålidelig, gennemprøvet teknologi af hensyn til processer og medarbejdere Skab værdi i din organisation gennem udvikling af medarbejdere og partnere 9. Værdsæt ledere som virkelig forstår opgaverne, lever filosofien og underviser/deler viden med andre 10. Udvikling af enestående medarbejdere og teams der lever filosofien 11. Respekter samarbejdspartnere ved at udfordre dem og hjælpe dem til forbedring Konstant løsning af rodproblemer driver organisationens læring 12. Gå selv ned og se for rigtigt at forstå situationen 13. Tag beslutninger langsomt gennem konsensus og årsagsanalyser. Implementer beslutninger hurtigt 14. Bliv en lærende organisation gennem refleksion og kontinuerlige forbedringer Kilde: The Toyota Way, Liker (2004)

21 4P Model - 14 Ledelsesprincipper Problem- løsning (løbende forbedring og læring) Medarbejdere / partnere (respekt, udfordring, team) Proces (eliminer spild) Filosofi (tænk langsigtet) 1. Langsigtet filosofi.. selv på bekostning af kortsigtede finansielle målsætninger Kilde: The Toyota Way, Liker (2004)

22 4P Model - 14 Ledelsesprincipper Problem- løsning (løbende forbedring og læring) Medarbejdere/partnere (respekt, udfordring, team) Proces (eliminer spild) Filosofi (tænk langsigtet) 2. Skab et kontinuerligt proces-flow for at få afklaret problemer 3. Anvend træk -produktion for at undgå overproduktion 4. Udjævning af arbejdsbyrde heijunka 5. Skab en kultur af stop og løs problemet for at få den rigtige kvalitet første gang 6. Standardisering af opgaver er fundamentet for løbende forbedringer 7. Brug visualisering af status så ingen problemer forbliver skjult 8. Brug kun pålidelig, gennemprøvet teknologi af hensyn til processer og medarbejdere Kilde: The Toyota Way, Liker (2004)

23 4P Model - 14 Ledelsesprincipper Problem- løsning (løbende forbedring og læring) Medarbejdere/partnere (respekt, udfordring, team) Proces (eliminer spild) Filosofi (tænk langsigtet) 9. Værdsæt ledere som forstår opgaverne, lever filosofien og underviser/deler viden med andre 10. Udvikling af ledere, medarbejdere og teams gennem træning, uddannelse og coaching problemløsningsmusklen 11. Respekter samarbejdspartnere ved at udfordre dem og hjælp dem til forbedring Kilde: The Toyota Way, Liker (2004)

24 4P Model - 14 Ledelsesprincipper Problemløsning (løbende forbedring og læring) Medarbejdere/partnere (respekt, udfordring, team) Proces (eliminer spild) Filosofi (tænk langsigtet) 12. Gå selv ned og se (Gemba) for rigtig at forstå situationen 13. Tag beslutninger langsomt gennem konsensus og årsagsanalyser. Implementer hurtigt 14. Fokus på en lærende organisation gennem refleksion og kontinuerlige forbedringer Kilde: The Toyota Way, Liker (2004)

25 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost Visuel Ledelse Tavleledelse

26 Hvad er en Lean-Projektplan? Alt det normale, og den: 1. Følger PDCA-processen 2. Er dokumenteret i A3

27 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost Visuel Ledelse Tavleledelse

28 En Toyota Leders syn på Toyota Produktions System Teknik Stabilitet i proces JIT Jidoka Kaizen Heijunka Mennesker Langsigtet aktiv indlæring af færdigheder Ledelse Sande Nord Værktøjer til fokus Gå ud og se Problemløsning Færdigheder til præsentation Projektledelse Understøttende kultur Filosofi Kunden først Mennesker er det vigtigste aktiv Kaizen Gå og Se Fokus på gulvet feed back til team Tænke effektivitet Jidoka: Evne til at opdage problemer, standse og forbedre dem Heijunka: Udjævning af arbejdsopgaver

29 Lean-Ledere gør to ting Kilde: John Shook Får den enkelte medarbejder til at tage initiativ til at løse problemer og forbedre sit job Tilsikrer at hver medarbejders job skaber værdi for kunden og virksomheden.= Coachende adfærd

30 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost Visuel Ledelse Tavleledelse

31 Erfaringer Viden Udefra Konsulenter kan ikke gennemføre en Leantransformation Køb evt. træning og uddannelse, men tegn selv værdistrømme osv. Find en sensei der kan træne, coache og støtte ledelsen.gør så meget som muligt selv!

32 Andre Erfaringer Der er kun få hurtige løsninger Uddannelse i værktøjer medfører ikke, at medarbejdere automatisk og følelsesmæssigt engagerer sig i transformationen Græsset gror hurtigt og skal vedligeholdes Ledelse er nøglen

33 Agenda Hvad er anderledes ved en Lean-tilgang Løs kundens problem Gå en tur Ledelsesprincipper Projektplanlægning Ledelsens opgaver Udefrakommende viden Frokost Tavleledelse Tavleledelse

34 Tavleledelse Tavleledelse

35 Visuel Ledelse Visualisering Når du udvikler visualisering, så involver teams. Vær sikker på, at de forstår baggrunden for visualisering

36 Målstyring Så vi kan se om vi løser vores opgaver, og så vi løbende kan hæve barren

37 Kilde: Med venlig tilladelse fra Post Danmark Målstyring

38 Målstyring Hvad måler vi Typisk på? Mennesker Uddannelse Kvalitet Løbende Forbedringer Levering/Ventelister Produktivitet Omkostninger 1.Er der standard Arbejde? 2.Er der flow?

39 Typiske Lean Nøgletal Kvalitet Antal enheder med fejl Levering / Produktivitet Produktivitet = styk eller jobs per time/dag/uge. Planlagt vs. Aktuelt produceret/leveret Lager/sagsbunker. Stk og/eller antal dage Mennesker Træning og Uddannelse Omkostninger Sikkerhed

40 Kvalitets sektion af Målstyring

41 Toyota Boards Manuelt Udfyldt Udfyldt i hånden A3 Checklister udfyldt i hånden

42 Toyota Mennesker Kompetence Matricer

43 Godt Overblik Rullende periode kombineret med detalje? Mål Ad Hoc for sent Behandlet Sager tot Overblik f.eks. Rullende måned og målsætning Grid med detaljerede data

44 Visualisering af Sagsbehandling - Produktion Analysetavle - Levering Team/Celle Kundeservice Forespørgsel Teamleder: Henrik Ho Dato: Uge Planlagt Kvantitet 690 stk. Per dag Takttid: 3 min./stk. Akkumuler Team: A Antal Medarbejdere: 3 Dag Plan/Faktisk Plan/Faktisk Problem/Årsag Godkendt Mandag 90/90 90/90 Peter Tirsdag 90/88 180/178 Mindre stop i kontrol Peter Onsdag 90/90 270/268 Henrik Torsdag 90/85 360/353 Ekstra forespørgsel Henrik Fredag 90/90 450/443 Peter Mandag 90/90 540/533 Sahra Tirsdag 90/86 630/619 Manglende data Sahra Onsdag 60/60 690/679 Sahra Torsdag 0/0 690/679 Sahra Fredag 0/0 690/679 Sahra Overtid 11/11 690/690 Sahra

45 Kvalitet Team/Celle Kundeservice Forespørgsel Teamleder: Henrik Ho Dato: Uge Antal fejl målsætning 0 stk. Per dag Takttid: 3 min./stk. Akkumuler Team: A Antal Medarbejdere: 3 Dag Plan/Faktisk Plan/Faktisk Problem/Årsag Godkendt Mandag 0/0 0/0 Peter Tirsdag 0/1 0/1 Mindre stop i kontrol Peter Onsdag 0/0 0/1 Henrik Torsdag 0/1 0/2 Ekstra forespørgsel Henrik Fredag 0/0 0/2 Peter Mandag 0/0 0/2 Sahra Tirsdag 0/1 0/3 Manglende data Sahra Onsdag 0/0 0/3 Sahra Torsdag 0/0 0/3 Sahra Fredag 0/0 0/3 Sahra

46 Belønning og Målstyring Mennesker agerer efter, hvad de bliver målt på Beløn medarbejdere på de rigtige ting, og du vil opnå de rigtige resultater...men husk......cirka rigtigt er bedre end præcis uinteressant! Beløn de forkerte resultater, og du vil få de forkerte resultater

47 Målstyring Mange (danskere) har det svært med at blive målt på.. Spørg derfor teamet; Hvorledes mener I, at vi bedst kan måle på vores opgaveløsning?.. På den måde sikre vi også at (nogle) nøgletal giver mening for teamet.

48 Syretesten på Visualisering / Målstyring Forstår alle medarbejdere tavlen med nøgletal? Har teamet direkte indflydelse på nøgletallene? Er data lette at indsamle? Bliver data justeres til det bedre i regnearket? Er målsætning med til at fokusere forbedringer? Bliver tavlen auditeret løbende?

49 Agenda Introduktion Lean-virksomhed Plan Do Check Act Visuel ledelse Målstyring Tavlemøder Implementering ledelsens opgaver Implementering Oplæg hjemmeopgave

50 Kaizen Tavlemøde Fokus på forbedringsaktiviteter

51 Ugentlige Tavlemøder Korte møder maks. 20 minutter Stående Opfølgning på processer leverer teamet? Opfølgning på forbedringsaktiviteter Forbedringsforslag - Prioritering og udvælgelse Ny aktivitetsplan med deadlines og ansvarlig

52 Målstyring Kaizen Tavle Levering 14 dage 4 Måneder MÅL Fokusområder Ledelse: XXXX Afd.Ch: YYYY Team: ZZZZ Log (Excel regneark) Excel Deadl ine Ansva rlig Venteliste 14 dage 4 måneder MÅL Igangværende Aktiviteter Igangværende- Aktiviteter Deadl ine Ansva rlig Fremdrift 1.. Kvalitet 14 dage 5S Lager 4 måneder MÅL Kontor 8 Prioritering af ideer Levering Kvalitet Omkost. Sikkerhed Arb.Miljø Virkning Lille Indsats Org. Pris. IT Forslag Just Do It Afventer Stor Hot Lige Nu Agenda Fokus områder Målstyring Status Nye forslag Aktuelt Succes'er Ugens Opsumering

53 Målstyring Kaizen Tavle Levering 14 dage 4 Måneder MÅL Fremdrift Log (Excel Regneark) Excel Deadl ine Ansva rlig Venteliste 14 dage 4 måneder MÅL Kvalitet 14 dage 5S Lager 4 måneder MÅL Kontor Prioritering af ideer Levering Kvalitet Omkost. Sikkerhed Arb.Miljø Virkning Lille Indsats Org. Pris. IT Forslag Just Do It Afventer Stor Hot Lige Nu Agenda Fokus områder Målstyring Status Nye forslag Aktuelt / PSN Succes'er Ugens Opsumering

54 PDCA Forslagskort Dato JDI eller Projekt? Tovholder Problem Ide Forventet Resultat Deadline P: C: D: A:

55 Målstyring Kaizen Levering 14 dage 4 Måneder MÅL Excel Excel Log Deadl ine Ansva rlig Venteliste 14 dage 4 måneder MÅL Kvalitet 14 dage 4 måneder MÅL Prioritering af ideer Excel log opdateres efter mødet Virkning 5S Lager Kontor Lille Stor Indsats 1A Forslag Just Do It Afventer Prioritering under mødet. Matrisen er ren når mødet er slut Agenda

56 Facilitator Tavlemøde Team Lederen Alternativt Team Medlemmer på skift

57 Facilitators Forberedelse Inden Kaizen Tavlemøde Få overblik over hvad der blev aftalt på sidste møde Tal med kolleger i dagene op til mødet find ud af hvad der ligger bag de forskellige idéer/forslag/problemer Aftal med kolleger hvis de skal give input Kontroller at tavle og logbog er opdateret

58 Facilitators Rolle Under Tavlemøde Styrer mødet, starter og slutter til tiden (20 min). Indtil at teamet har lært flow et i tavlemødet skal du regne med at afsætte 1 timer til møde. Kom hurtigt ned på de 20 min. Styrer gennemgang af aktiviteternes fremdrift Styrer prioritering af forbedringsforslag

59 Facilitators Opgaver Efter Tavlemøde Evaluer mødet med dine medarbejdere eller kollegaer hvad gik godt og hvad kan du gøre bedre næste gang? Følg op på aktiviteter ved f.eks. at opsøge de medarbejdere, der har taget initiativ på mødet Opdater tavle og logbog

60 Tavlemødet Agenda 1. Gennemgå Målstyringsdelen Evt kun de røde afvigelser? Procesansvarlige kommenterer. 2. Gennemgå status af igangværende aktiviteter (de 4-10 aktiviteter) 3. Prioriter nye og parkerede forbedringsforslag. Evt. løft til højere niveau. 4. Vælg og igangsæt forbedringsaktiviteter. Sæt forslag op i PDCA/JDI s/afventer 5. Meget kort opsummering 6. Evaluering

61 Tavlemødet Agenda 1. Nøgletal 2. Status igangværende forbedringsaktiviteter 3. Prioriter nye forslag 4. Vælg og igangsæt 5. Opsummering 6. Evaluering

62

63

64 Indsats Kaizentavle Gennemførte opgaver Just Do It 14 3 PDCA Næste Møde Ons kl: min Igangværende Forbedringer Team A Plan Do Check Act Virkning 1 3 Team B 2 4 Team C Lille Stor Fokus Områder Ressourcer (Tid, Penge) Hot Lige Nu Udførte Log (Excel Regneark) Udfyldte Forslagskort Blanke Forslagskort Just Do It Parkeringsplads Parkerede Deadl ine Ansva rlig

65 Kaizentavle

66 Målstyring Kaizen Tavle Levering 14 dage 4 Måneder MÅL Fremdrift Log (Excel Regneark) Excel Deadl ine Ansva rlig Venteliste 14 dage 4 måneder MÅL Kvalitet 14 dage 5S Lager 4 måneder MÅL Kontor Prioritering af ideer Levering Kvalitet Omkost. Sikkerhed Arb.Miljø Virkning Lille Indsats Org. Pris. IT Forslag Just Do It Afventer Stor Hot Lige Nu Agenda Fokus områder Målstyring Status Nye forslag Aktuelt / PSN Succes'er Ugens Opsumering

67 Feed back struktur Man Tir Ons Tor Fre Man Tir Ons Tor Fre Direktion Område Afdeling Team Tavlemøde på højere niveau dagen efter, eller endnu bedre, umiddelbart efter...sikrer hurtig ledelsesmæssig feed back på aktiviteter

68 Tavlens Figurer

69 Kaizen Tavle Alternativ Kritiser Ikke - Døm Ikke Kaizen formularer Kilde: Sammy Obara

70 TAVLE EKSEMPEL Kaizen Tavle: Bruges til at vise og dele Kaizen aktiviteter der er under udvikling og afsluttet Tavlen er et læringsværktøj og en medarbejder forfremmelses mulighed. Det er ledelsens ansvar at skabe et miljø hvor medarbejderne deler og deltager. KAIZEN TAVLE Kaizen formularer 1 MEDARBEJDER Udfyld Kaizen formularen Anbring den på tavlen - IDE 2 3 SUPERVISOR/LEDER Kaizen godkendelse samme dag Flytter godkendte Kaizens til IMPLEMENTERINGS- tavledelen. 4 MEDARBEJDER Implementerede Kaizens flyttes den til AFSLUTTET delen. SUPERVISOR/LEDER Kommenter på forbedringen Motiver yderligere Kaizens Anerkendelse Kilde: Sammy Obara

71 Aktivitetskort A4 format Kaizen type Bevægelse SPILD Tjek at relevant SIKKERHED KVALITET Brok Ventetid Over produktion Over forarbejdning Lager Transport Ide/Problem Forventet Resultat Dato JDI eller Projekt? Tovholder

72 Kilde: Sammy Obara Alternativ Kaizen Tavle

73 Tavlens Logbog Excel Filter sortering på alle kolonner Lb nr År/uge Problem/Ide /udbytte Ansvar Deadline Status Kategori ,25 Tilbageløb i sagsbeh. Før statistik/hyppigste årsager ,26 Rodet tavle/ Revision/kortere tavlemøder Henrik Afsluttet 1 Anders PDCA Forkastet Felt i Prioriteringsmatrix

74 I hvilken rækkefølge tager vi Forbedringsmulighederne Høj 1 3 Kræver A3 og PDCA Forretnings- Værdi/Effekt Sikkerhed Levering Kvalitet Omk. Arb. Miljø 2 4 Lav Lav Konpleksitet / Svært? Antal afdelinger Pris på forslag Høj

75 Høj A3 og PDCA Forretnings- Værdi/Effekt Levering Kvalitet Omk Sikkerhed Arb.Miljø Lav Lav Organisatorisk teknisk kompleksitet Antal afdelinger Pris på forslag Høj

76 Afsluttet Kaizen Aktivitet Opdatering af Blanket B547 i SOFUS Afsluttet Dato? Ansvarlig Effekt på -Kost? -Lev? -Kvalitet? hp Kvalitet: 25% færre tilbageløb Jobinstruktion dataudtræk fra SOFUS Koordiner Leverandørkontakt med indkøb for rigtigt instruktion til system LAGOS na llp Muliggør træning af Henriette og peter Sikker afvikling af kørsel...

77 Forslagskort A6 Dato JDI eller Projekt? Dato JDI eller Projekt? Tovholder Tovholder Problem Problem Ide Ide Forventet Resultat Forventet Resultat Deadline P: C: D: A: Deadline P: C: D: A:

78 Forslagskort A7 JDI eller Projekt? Tovholder/Dato JDI eller Projekt? Tovholder/Dato Problem Problem Ide Ide Forventet Resultat Forventet Resultat Deadline P: C: D: A: Deadline P: C: D: A: JDI eller Projekt? Tovholder/Dato JDI eller Projekt? Tovholder/Dato Problem Problem Ide Ide Forventet Resultat Forventet Resultat Deadline P: C: D: A: Deadline P: C: D: A:

79 Rollespil Kaizen Tavlemøde Afholdes i Plenum 1. Udpeg en facilitator (Teamleder) 2. Optegn agenda på tavlen 3. Tegn en tavle: 30 min 4. Forbered afholdelse af tavlemøde: 30 min 1. Teamleder er facilitator 2. Leg at i allerede har 3 aktiviteter i PDCA hjul 3. Leg at i har 3 forslag til prioritering 5. Tid til forberedelse: 60 min. 6. Vent med at afholde tavlemødet til vi er sammen med hele kurset i plenum