Divisioner i Blåt Medlem

Transkript

1 Divisioner i Blåt Medlem Side 1. Hvad er Blåt Medlem 2 2. Medlemsdelen 2 Grupperne 2 Find en enkelt person 2 Lav en liste 3 Divisionsledelsen, divisionshjælpere, udvalg o.l Regnskabsdelen 6 4. Kontingentdelen 6 5. Godkendelse af gruppeindberetning kun for DC er 6 6. Kursustilmelding og kursusgodkendelse 8 Kursustilmelding 8 Kursusgodkendelse 8 7. Eksempler på anvendelse af Lister 8 Eksempel 1: Kun nye ledere: 8 Eksempel 2: Både nye og afgåede ledere: 9 Eksempel 3: Adresseliste over alle divisionens grupper 10 Generelt: Brug det blå spørgsmålstegn. Det giver dig hjælp til den side, du er på.

2 2 1. Hvad er Blåt Medlem Blåt Medlem er, som du ved, korpsets officielle medlemsdatabase, hvor alle medlemmer skal stå. Desuden indeholder Blåt Medlem en regnskabsdel, der oprindeligt var tænkt som et lille påhæng, men som er blevet udviklet til et velfungerende regnskabsprogram. Da der jo er mange flere grupper end divisioner, er der taget mest hensyn til grupperne, men selve regnskabet er også udmærket anvendeligt for divisioner. De specielle lovgivne funktioner, som divisionerne har overfor grupperne, er dog særligt indrettet for divisionerne. Formålet med denne vejledning er at lære jer at anvende resten af Blåt Medlem til det I har brug for. 2. Medlemsdelen Grupperne I har ingen indflydelse på gruppernes registrering (bortset fra DC s godkendelse af gruppeindberet ningerne). Du kan fra divisionens forside (Organisationsdata) gå ind i de enkelte grupper med en begrænset adgang. Find en enkelt person Meget af teksten er grå, hvilket betyder, at du ikke kan vælge videre, men det er ikke så galt, som det ser ud til ved første øjekast. Prøv med musen at køre cursoren hen over et navn. Så kommer adresse, telefonnummer og mailadresse frem ( Mouse Over ), også selv om teksten er grå. (Personer med sort skrift er også registreret i divisionen. Derfor har du direkte adgang til dem). Fanebladet 5 Funktioner fungerer også, og med Mouse Over kan du faktisk hurtigt finde ethvert medlem af gruppen. I gruppen kan de gå videre herfra og eksportere til regneark. Det kan du ikke. Adam og Sofie har givet tilladelse til at deres navne og adresser vises som eksempler her.

3 3 Lav en liste Hvis du vil have flere oplysninger eller have medlemmerne ud på et regneark, evt. flere grupper ad gangen, må du gå en anden vej. Yderst til venstre under Medlem finder du Lister. Se også eksemplet sidst i denne vejledning (s.8), hvor der beskrives fremstilling af en divisionsadresseliste. Det er en funktion, som er let at gå til for dem, der bruger den dagligt (siger de), men vi andre gør klogt i at bruge vejledningen i Det blå spørgsmålstegn eller denne vejledning. Alle lister kommer ud på labels eller i en form for tabel (skema eller regneark). Faneblad 1 Begrænsninger gælder de enkelte personer. Her opsætter du hvilke funktioner, du vil have med fra hvilke af jeres grupper (eller divisionen). Feltet Funktion har en ret besværlig søgefunktion. Brug i stedet listen til sidst i det blå spørgsmålstegn og indtast enten nummeret eller forkortelsen. Indtaster du forkortelsen, skal du bekræfte ved at klikke på nummeret, når det kommer frem. Kun nummeret gengives, så skal du bruge det senere, må du ind i det blå spørgsmålstegn igen. Det næste felt skal normalt være i (den anden mulighed er for ) Enh. Type skal for dig være enten Gruppe eller Division. De sidste felter giver nogenlunde sig selv. Enhedskode er gruppernes/divisionens kontonummer, som du kan finde med feltets søgefunktion [ ]. Du vælger fra Enh.kode1 til Enh.kode2, altså det samme i begge felter, hvis du kun vil have divisionen eller kun én gruppe med. Du behøver ikke at angive præcis fra og til. F.eks. giver 1701 til 1799 alle grupper i Bernstorff Division. Når du har udfyldt en linje, skal den aktiveres med et klik på. Så kommer den frem nedenfor. Du kan til samme søgning indtaste så mange forskellige begrænsninger (linjer), du har brug for (f.eks. en for grupperne og en anden for divisionen og en for hver lederfunktion). Nederst under Medlemsbegrænsninger kan du f. eks. begrænse medlemmernes alder ved at angive fødselsdag før (<) eller efter (>) en bestemt dato. Denne begrænsning gælder for alle linjerne. Ledere for en bestemt aldersgruppe se under faneblad 2. Du kan også give din liste et navn og gemme den til senere brug. Husk at en aldersbegrænsning med fødselsdag hurtigt bliver forældet.

4 4 Faneblad 2 Enhedsbegrænsninger. Der er 2 mulige enhedsbegrænsninger: Postnummer og hvem lederne er ledere for, f. eks. børnenes alder (det vi i gamle dage kaldte grene, altså mini, junior o.s.v.), orkester, søspejd osv. Hvis du bruger begrænsningen på børnenes alder til f.eks. at finde dem, vi ofte stadig kalder juniorledere, så husk, at aldersgrænserne nu er frie. Det er bedst at vælge en alder midt i intervallet, for juniorer f.eks. fra 11 til 11. Enhedsbegrænsningen kan ikke gemmes. Faneblad 3 Kolonner. Her krydser du af, hvilke oplysninger, du vil have med i kolonner i regnearket eller skemaet. Enhedsnavn er gruppe og afdeling/gren. Nederst findes 4 "knapper": giver i én (eller om nødvendigt flere) linjer adresser for alle de valgte medlemmer lige til at kopiere over til adressefeltet i dit program. Desuden giver den en liste over medlemmer, som ikke har -adresse i Blåt Medlem. Med knappen HTML kan du hurtigt få en liste med medlemmerne i medlemsnummer orden. Den er god, hvis du lige har brug for en oplysning. Fra denne liste kan du kopiere til regneark, men det er lettere at bruge Eksport-knappen. Knappen Print labels laver en færdig pdf-fil, hvor udskriften passer til etiketter af mærket Avery L7160, eller tilsvarende etiketter i samme størrelse (63,5 38,1 mm, 21 etiketter pr. ark). Det kan godt være du skal ændre en lille smule på din printeropsætning eller ændre lidt på størrelsen af pdf-filen ved udskrift, så det kommer til at passe helt perfekt med etiketterne. Knappen Eksport Excel CSV eller Eksport CSV (skift med den lille pilknap) laver en kommasepareret fil, der uden videre indlæses i et regneark. Se vejledningerne Eksport til Excel og Eksport til Open Office (under Medlemsdelen) eller i eksemplet side 10 (divisionsadresseliste). Se eksempler på benyttelsen af Lister på side 8 og fremefter.

5 5 Divisionsledelsen, divisionshjælpere, udvalg o.l. Divisionsledelsen bliver indført i Blåt Medlem gennem udfyldelse og indsendelse af divisionsindberetningen. Før I kan udfylde divisionsindberetningen skal alle personerne være oprettet som medlemmer i divisionen - se nedenfor. Hvis I skifter et medlem af divisionsledelsen, skal I lave en ny divisionsindberetning. Ved helt nye medlemmer skal I udfylde Ledererklæring og Børneattest, og her er det så normalt Korpskontoret der opretter personerne. Andre med tilknytning til divisionen: Hytteudvalg, lejrudvalg o.l. kan I selv indføre med Opret enhed, hvis I mener, det er lettest at have deres data der. Enhedens (udvalgets) stamdata-side kan I udfylde så meget, I finder formålstjenligt. Oprettelse af medlemmer i divisionen: Der er 3 typer af medlemskaber i Blåt Medlem. Korpsmedlemsskab bruges, hvis det er en spejderfunktion (som f.eks. divisionshjælper) og vedkommende ikke er korpsmedlem et andet sted i forvejen. Det betyder, at divisionen skal betale korpskontingent. Andet medlemskab bruges, hvis han/hun er korpsmedlem andetsteds, f.eks. i en af jeres grupper, og det drejer sig om en spejderfunktion. Ikke medlemskab bruges til ikke-spejderfunktioner som kasserer og revisor, samt til f.eks. hytteudvalgsmedlemmer, da et hytteudvalg ikke er en spejderfunktion, og f.eks. forældre, der ikke er medlemmer af korpset, kan være medlemmer af et udvalg. Også ledere fra divisionens grupper bør i divisionen have Ikke medlemskab, hvis deres funktion i divisionen ikke er en spejderfunktion (f.eks. hvis de er udvalgsmedlemmer). Hvis en person står med Andet medlemskab i divisionen, og han/hun udmeldes af sin gruppe, vil medlemskabet i divisionen nemlig automatisk blive ændret til Korpsmedlemsskab (så divisionen skal betale korpskontingent). Det vil ikke ske med Ikke medlemsskab. OBS! En person med Andet medlemskab i divisionen bør I ikke oprette selv, da personen så ville optræde 2 gange i Blåt Medlem. I stedet bør I ringe eller skrive til Korpskontoret, som så vil tildele det nye medlemskab til den person, som allerede findes i Blåt Medlem. For alle nye medlemmer i divisionen - altså også dem, som skal have Korpsmedlemskab eller Ikke medlemskab - gælder, at hvis I er det mindste i tvivl, så kontakt Korpskontoret, som kan fortælle jer om personen allerede findes i Blåt Medlem. På den måde kan vi undgå dobbeltregistrering af personerne i Blåt Medlem. Indmeldelse af divisionshjælpere og medlemmer af udvalg foregår med Opret medlem. Første trin er Medlemskab Type. Husk som sagt at spørge om personen er medlem af DDS i forvejen, så vi undgår dobbeltmedlemskaber. Om nødvendigt vil Korpskontoret tilføje det nye medlemskab for jer. I bør som nævnt kun selv oprette personer med Korpsmedlemsskab eller Ikke medlemskab, Hvis personen skal have en lederfunktion (f.eks. divisionshjælper) skal der som altid udfyldes Ledererklæring og Børneattest, og Korpskontoret vil så oprette det nye medlem, hvis I ikke selv har gjort det, og give vedkommende lederfunktionen. I trin 5, Vælg tilknytning, skal du for en divisionshjælper vælge divisionen og for et udvalgsmedlem vælge udvalget.

6 6 Udmeldelse foregår tilsvarende med Udmeld medlem (lige under Opret medlem).. Divisionens egne folk, altså divisionsledelse og udvalg, kan I få på skærmen på nøjagtigt samme måde som grupperne gør det. Fanebladet 6 Personer giver en liste over de involverede personer med en linje til hver. Fanebladet 5 Funktioner giver de samme personer ordnet efter deres funktioner. Dvs. at personer med flere funktioner står flere gange. Se i øvrigt vejledningerne Eksport til Excel og Eksport til Open Office. 3. Regnskabsdelen Regnskabsdelen er et velfungerende regnskabsprogram. Det er lavet specielt til de mange kasserer uden meget regnskabserfaring. Derfor kan det se lidt mærkeligt ud for regnskabsfolk, men fortvivl ikke! Det gode 500 år gamle dobbelte bogholderi ligger nedenunder, og selv om du kan rette posteringer, bliver alle rettelser dokumenteret. Se den omfattende vejledning Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem. Du vil sandsynligvis være nødt til at ændre i standardkontoplanen, så den passer divisionens behov. 4. Kontingentdelen Kontingentdelen er lavet til grupper, hvor alle medlemmer betaler kontingent. Den kan bruges til at opkræve kontingent fra dem, der er korpsmedlemmer under divisionen, hvis det er så mange, at det kan betale sig. Den er uegnet til at håndtere gruppers divisionskontingent, da dette typisk er afhængigt af medlemstallet og derfor skifter fra gang til gang. I øvrigt kan det kun håndtere personer, ikke grupper. Det er muligt at bruge regnskabets debitor-funktion i stedet. Vil du bruge debitor-funktionen, så læs afsnittet herom i vejledningen Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem. 5. Godkendelse af gruppeindberetning kun for DC er Den er egentlig meget godt forklaret på skærmen, men her er alligevel en vejledning. Når du i din personlige indbakke øverst til venstre i startbilledet får besked om, at der ligger en gruppeindberetning til godkendelse, klikker du på den. Du kan også komme ind via Godkendelser.

7 7 Du klikker på gruppens navn og kommer ind i indberetningen: Når du har besluttet, om du kan godkende bestyrelsen, klikker du Næste og kommer frem til selve godkendelsen: Hvis du svarer nej, er det en god idé, at du kontakter gruppen. Husk også de vejledninger, der bliver tilsendt til DC vedr. både gruppernes indberetninger og divisionens egen indberetning. Her står pkt. for pkt. hvad man skal gøre, og hvad man skal være opmærksom på. Vejledningerne er også på dds.dk, under Find blanketter.

8 8 6. Kursustilmelding og kursusgodkendelse Kursustilmelding Man tilmelder sig til kurser via Min side og Kursusoversigten. Find kurset, klik på det, og følg vejledningen. Du kan som medlemsansvarlig også tilmelde andre medlemmer af divisionen til kurser. Kursusgodkendelse Hvis et medlem af divisionen selv har tilmeldt sig et kursus, og angivet divisionen som betaler, vil du modtage en besked i din Indbakke. Du skal så godkende den pågældende persons deltagelse i kurset og at divisionen vil betale for det, før tilmeldingen er gældende. 7. Eksempler på anvendelse af Lister Lederskift i grupperne: Der er flere muligheder Eksempel 1: Kun nye ledere: Du får her en samlet liste for alle grupper, men kun for nytiltrådte ledere, ikke afgåede. Gå ind i Lister og opret nedenstående linjer én efter én som beskrevet på side 3. De valgte funktioner er afdelingsledere, afdelingsassistenter, gruppeledere og gruppeassistenter. Brug evt. listen i det blå spørgsmålstegn. Du kan gemme din indtastning til senere brug ved at give den et navn som vist her. Vælg de viste kolonner. Du kan selv vælge, hvilke personlige oplysninger, du vil have med, men kolonnerne i højre side er nødvendige i det følgende. Bruger du Excel regneark, klikker du på Eksport Excel CSV. Bruger du Open Office, skifter du først til Eksport CSV ved hjælp af den lille pil til højre. Hvis du har det regneark, du bruger, som standardprogram, kan du klikke på Åbn og komme direkte ind i det. Ellers må du først gemme filen og derefter åbne den i regnearket. Hvis du går via en gemt fil, eller du kommer direkte ind i Open Office, må du først bekræfte, at det ser rigtigt ud i kolonner (se side 12).

9 9 Åbn i et regneark, evt. med hjælp af vejledningerne Eksport til Excel eller Eksport til Open Office eller kig i vejledningen om udskrift af adresseliste sidst i denne vejledning. Vælg i regnearket Data og Sorter ud fra 1. Startdato for funktion (faldende), 2. Enhedsnummer, hvor funktion haves (stigende). Så står de nyeste lederfunktioner øverst. Eksempel 2: Både nye og afgåede ledere: Her må du ind i hver enkelt gruppe. Vælg gruppen og åbn faneblad 5 Funktioner. Vælg for neden Vis kun ledergruppen. Klik på kolonneoverskriften Fra, lad den opdatere og klik en gang til på Fra for at få sidste til at stå øverst. Så står de nye ledere øverst (uden tildækkede navne). Du kan nu evt. kopiere de nye ledere over på et regneark med kopiér sæt ind (copy paste). Og så til det, eksemplet viser, nemlig afgåede ledere. Klik igen på Vis kun ledergruppen. Klik på Vis inaktive. Klik på Til øverst, lad den opdatere og klik en gang til på Til for at få de sidste til at stå øverst. Skift evt. side indtil du møder datoer i Til-kolonnen, og du har de sidst afgåede ledere som de øverste med Til-dato. Husk, at hver linje er én funktion, og at en afgået leder udmærket kan have en anden funktion nu. Du kan nu evt. kopiere de afgående ledere over på et regneark med kopiér sæt ind (copy paste). Hvis de linjer, du vil kopiere går over flere sider, kan du med fordel vælge flere rækker pr. side. Sæt antal rækker pr. side tilbage efter brugen. Ellers kan du forsinke funktionen, næste gang du går ind i Funktioner.

10 10 Eksempel 3: Adresseliste over alle divisionens grupper - i regneark (Excel eller Open Office) Gå ind i Lister og opret nedenstående linjer én efter én som beskrevet på side 3. De valgte funktioner er : 36 DC divisionschef 46 DK divisionskasserer 47 DLM divisionsledelsesmedlem 8 BSF bestyrelsesformand 66 GK gruppekasserer 68 GL gruppeleder 62 GA gruppeassistent 227 SØK søkyndigt medlem 1010 AFDL afdelingsleder 1011 AFDA afdelingsassistent Som du kan se, bliver hver linje sat over de forrige. Rækkefølgen er helt ligegyldig. Du kan tage flere eller færre funktioner med, men hvis du tager flere med, skal tabellen i regnearkets ark Funktioner korrigeres. Du skal selvfølgelig bruge jeres divisions nummer i stedet for 1700 og tilsvarende for grupperne. Bemærk, at divisionsnummeret står i både Enh.kode 1 (fra) og Enh.kode 2 (til). Når gruppenumrene sættes som her fra xx01 til xx99, kommer alle grupperne i divisionen med. Følgende kolonner mærkes:

11 11 Hvis du afmærker flere kolonner, skal du korrigere formlerne i regnearket. I stedet for at vælge færre kolonner er det lettere at slette de overskydende i regnearket efter at det er færdigt. Hvis du vælger at udelade kolonner her, så se resten af vejledningen igennem først, for nogle kolonner bruges kun undervejs. Du kan nu gemme din indtastning til næste år. Giv den et navn (her Adresseliste ) og klik Gem divisionsliste. Bruger du Excel regneark, klikker du på Eksport Excel CSV. Bruger du Open Office, skifter du først til Eksport CSV ved hjælp af den lille pil til højre. Hvis du har det regneark, du bruger, som standardprogram, kan du klikke på Åbn og komme direkte ind i det. Ellers må du først gemme filen og derefter åbne den i regnearket. Hvis du går via en gemt fil, eller du kommer direkte ind i Open Office, må du først bekræfte, at det ser rigtigt ud i kolonner:

12 12 Hvis teksten ikke er delt i kolonner, så prøv at rette semikolon til komma eller omvendt. I Excel kan kolonnerne være smallere end teksten. Det klarer du lettest ved at klikke på feltet øverst til venstre mellem A og 1. Hold cursoren mellem A og B. Når den ser sådan ud: dobbeltklikker du, og kolonnerne springer ud i rigtig bredde. Du har nu alle divisionens adresser stående i spredt orden. Før vi ordner dem, skal vi lige have gruppe, afdeling og funktion ud til venstre. Det giver den bedste oversigt i den færdige liste. I Excel: Mærk kolonnerne EnhedsnavnFunktion og Funktionsforkortelse ved at køre cursoren gennem felterne J og K øverst med venstre musetast nedtrykket. Tryk Ctrl-X. Højreklik derefter i feltet A og klik på Indsæt udklippede celler. Så er kolonnerne flyttet ud til venstre. I Open Office må du gå den mere regelrette vej (som også virker i Excel): Mærk kolonnerne A og B ved at køre cursoren gennem felterne A og B øverst med venstre musetast nedtrykket. Højreklik og vælg Indsæt kolonner (kun Indsæt i Excel). Så kommer der to tomme kolonner. Mærk nu som beskrevet under Excel kolonnerne EnhedsnavnFunktion og Funktionsforkortelse, som nu hedder L og M og tryk Ctrl-X. Sæt cursoren i feltet A og tryk Ctrl- V. Så er kolonnerne flyttet hen foran. Giv kolonne L navnet Enh.nr. (i felt L1), og giv kolonne M navnet Funk.nr. (i felt M1). Disse kolonner og kolonnen EnhedsnrFunktion bruges kun undervejs.

13 13 Opret et nyt ark ved at højreklikke på fanen nederst til venstre. Vælg Indsæt ark (evt. først Indsæt og derefter Regneark). I Open Office kan du navngive det undervejs. Ellers må det omdøbes til Funktioner (også med højreklik). AFDA 10 AFDL 9 BSF 4 DC 1 DK 3 DLM 2 GA 8 GK 5 GL 7 SØK 6 Vælg det nye ark, og kopier denne tabel ind ved at markere hele tabellen, trykke Ctrl-C og med cursoren i felt A1 i det nye ark at trykke Ctrl-V. Dette skema styrer rækkefølgen af funktionerne i skemaet. Hvis du ændrer noget, så husk: Venstre kolonne skal ordnes alfabetisk og højre kolonne er den ønskede rækkefølge. Tilbage til regnearket med navne og adresser. Vælg felt L2 med musen. Kopiér med Ctrl-C og Ctrl-V linjerne herunder over i feltet mærket fx over selve regnearket. De to linjer er ét langt felt, og de skal markeres samtidigt. =HVIS(LÆNGDE(K2)=4;SAMMENKÆDNING(K2;"- 00");HVIS(LÆNGDE(K2)=7;K2;SAMMENKÆDNING(VENSTRE(K2;5);"0";HØJRE(K2;1)))) Tryk derefter på ENTER-tasten. Enhedsnummeret skal nu bestå af gruppens nummer, en streg og et tociftet enhedsnummer. Vælg felt M2 med musen. Kopier med Ctrl-C og Ctrl-V næste linje over i feltet mærket fx over selve regnearket (eller i Excel over i selve feltet M2). Excel: =LOPSLAG(B2;Funktioner!A$1:B$10;2) Open Office: =LOPSLAG(B2;Funktioner.A$1:B$10;2) Tryk derefter på ENTER-tasten. Har du indsat du flere funktioner, så skemaet bliver større, må du rette i formlerne: I Excel kan du rette i referencen A$1:B$10, som angiver tabellen (fra A1 til B10). I Open Office fungerer dette ikke. Du må i stedet oprette formlen forfra ved at klikke på fx og finde LOPSLAG. I stedet for at indtaste i feltet Matrix markerer du skemaet. Bagefter er det vigtigt at sætte de to $-tegn ind. Ellers virker det ikke. Markér felterne L2 og M2. Placer cursoren i det nederste højre hjørne af firkant-markeringen og træk den med venstre musetast nede ned gennem alle linjerne med navne.

14 14 Formlerne og dermed de nye værdier skal så følge med: Enhedsnumre og funktionsnumre har nu en form, så regnearket kan sorteres efter dem. Placer cursoren i felt A1. Vælg øverst Data og derefter Sortér. Det kan se lidt forskelligt ud. Måske skal du fortælle den, at der er kolonneoverskrifter. Sortér: 1. på Enh.nr. og 2. på Funk.nr. (begge stigende). I nyere Excel-versioner skal du klikke på Tilføj Niveau for at få adgang til niveau 2. Kontrollér at navnene nu er ordnet efter gruppe/division, afdeling og funktion. De tre sidste kolonner, som kun er brugt til sortering, markeres og slettes med højreklik og slet (kolonne). Desuden slettes arket Funktioner med højreklik på fanen. Det er en fordel at gemme filen med Gem som og så vælge det almindelige regneark-format og den rigtige mappe. Dette kan gøres her eller tidligere i processen. Nu har du adresselisten ordnet efter division/grupper, afdeling og funktion. Hvis en kolonne er overflødig, kan du bare slette den (højreklik på bogstavet og vælg slet (kolonne). Hvis du vil markere skel mellem grupperne, kan det gøres med funktionen Kanter, som har en vindueslignende ikon, der kan have forskelligt udseende alt efter, hvordan den tidligere er brugt. Brug den, der har en tyk streg nederst, marker sidste linje i hver gruppe (en ad gangen) og klik på ikonen. Hvis du mangler f.eks. et hytteudvalg e.l., kan du indsætte det manuelt. Du kan selvfølgelig ændre kolonnernes navne. Udarbejdet af Jens Sørensen, Blåt Medlem arbejdsgruppen