Funktionsmanual for FINANS

Transkript

1 Funktionsmanual for FINANS Denne manual er lavet med udgangspunkt i EazyProjects standardflow for finans, dette kan naturligvis afvige alt efter hvordan man benytter EazyProjects funktioner.

2 FAKTURERING... 3 Opret betalings-/rateplan på projekt... 3 Opret faktura... 3 Fakturer forbrugte timer... 3 Fakturer registreret kørsel... 3 Fakturer registrerede udlæg... 4 Fakturer registrerede leverandørfakturaer... 4 Fakturer ud fra betalings-/rateplan... 4 Ratetype Fast... 4 Ratetype Foreslået... 4 Lav manuel varelinje... 4 Tilføj en rabat... 5 Godkend og lås faktura... 5 Send faktura til kunde... 5 Registrer modtaget betaling... 5 Fakturere en ordrebekræftelse... 5 Eksporter godkendte fakturaer til bogføring... 5 KREDITERING... 5 Opret en kreditnotakladde... 5 Krediter en specifik faktura... 6 E-CONOMIC... 6 Eksportere godkendte fakturaer/kreditnotaer til e-conomic... 6 ADMINISTRATION... 6 Design af fakturaskabeloner... 6 Håndtering af vareliste... 6 LEVERANDØRFAKTURAER... 6 Registrere en leverandørfaktura på et projekt... 7 OPFØLGNING PÅ ØKONOMI... 7 Overblik over fakturerede timer... 7 Overblik over rater til fakturering... 7 Overblik over sendte fakturaer overskridelse af betalingsdato... 7

3 Fakturering Opret betalings-/rateplan på projekt Hvis man laver en aftale med kunden om hvornår der skal betales for arbejdet, kan dette oprettes i EazyProject, så det er nemmere for bogholderi at vide hvornår og hvor meget, der skal faktureres på et projekt. Gå i Brugermenu, Projekter, Projekter og tryk på blyanten ud for projektet. Gå til fanen Fakturering. Under Planlæg betalingsrater oprettes de aftalte rater med dato, type (fast eller foreslået), kommentar og beløb. Tryk på Tilføj. Opret de rater, som der er behov for. Tip! Brug typen Foreslået til en betalingsrate, hvor der skal faktureres for faktisk forbrug (beløbet i planen bliver herfor også et overslag) Opret faktura Opret en faktura ved at gå i Brugermenu, Finans, Opret faktura. Vælg Faktura. Vælg hvilken kunde, der skal faktureres og faktureringsdato. I højre side skal der vælges hvilket projekt, fakturaen skal tilknyttes. Vælg hvilken fakturaskabelon, der skal benyttes, når fakturaen skal sendes som PDF. Fakturer forbrugte timer Nederst i højre side klikkes der på Hent timer. Vælg hvilket projekt og evt. medarbejder, der vil hentes timer fra. Skriv herefter en slutdato, så vil systemet kun hente timer registreret frem til denne dato. Tryk på Opdater og så vises alle registreringer i linjer nedenfor. Vælg de enkelte linjer til fakturaen ved at klikke på det grønne kryds. Hvis alle linjer skal tilføjes, kan du trykke på det grønne dobbeltkryds øverst. Tryk så Marker som faktureret og indsæt, hvorefter timen/timerne indsættes på fakturaen. OBS! Den stykpris som timerne får, hentes fra medarbejderens salgspris på projektet. Fakturer registreret kørsel Nederst i højre side klikkes der på Hent kørsel. Vælg hvilket projekt og evt. medarbejder, der vil hentes kørsel fra. Skriv herefter en slutdato, så vil systemet kun hente kørsel registreret frem til denne dato. Tryk på Opdater og så vises alle registreringer i linjer nedenfor. Vælg de enkelte linjer til fakturaen ved at klikke på det grønne kryds. Hvis alle linjer skal tilføjes, kan du trykke på det grønne dobbeltkryds øverst. Tryk så Marker som faktureret og indsæt, hvorefter kørslen indsættes på fakturaen. OBS! Kørsel indsættes på fakturakladden uden moms. Hvis der skal sættes 25% moms på kørslen, så klik på varelinjen, og rediger momskode til 25.

4 Fakturer registrerede udlæg Nederst i højre side klikkes der på Hent udlæg. Vælg hvilket projekt og evt. medarbejder, der vil hentes udlæg fra. Skriv herefter en slutdato, så vil systemet kun hente timer registreret frem til denne dato. Tryk på Opdater og så vises alle registreringer i linjer nedenfor. Vælg de enkelte linjer til fakturaen ved at klikke på det grønne kryds. Hvis alle linjer skal tilføjes, kan du trykke på det grønne dobbeltkryds øverst. Tryk så Marker som faktureret og indsæt, hvorefter udlægget/udlæggene indsættes på fakturaen. Fakturer registrerede leverandørfakturaer Nederst i højre side klikkes der på Hent eksterne fakturaer. Vælg hvilket projekt og evt. medarbejder, der vil hentes eksterne fakturaer fra. Skriv herefter en slutdato, så vil systemet kun hente eksterne fakturaer registreret frem til denne dato. Tryk på Opdater og så vises alle registreringer i linjer nedenfor. Vælg de enkelte linjer til fakturaen ved at klikke på det grønne kryds. Hvis alle linjer skal tilføjes, kan du trykke på det grønne dobbeltkryds øverst. Tryk så Marker som faktureret og indsæt, hvorefter den/de eksterne faktura/er indsættes på fakturaen. Tip! Ønskes der en anden tekst på varelinjen, så klik på linjen, for at ændre teksten. Fakturer ud fra betalings-/rateplan Gå i Brugermenu, Finans, Projektfakturering. Brug filteret til at få vist de rater, der ikke er faktureret. Her vises alle rater, der er oprettet på projekter. Tryk på Fakturer på den rate, som der skal faktureres. Ratetype Fast Kontrollér at beløbet er korrekt. Vælg start- og slutdato for perioden, som faktureringen skal dække over. Det betyder at de tidsregistreringer, der er udført på projektet i den periode, vil blive markeret som faktureret og derved ikke kan indhentes på andre fakturaer. Tryk på Opret faktura og se linjen forsvinde fra listen over ikke fakturerede rater. Brug filteret til at søge raten frem. Klik på ratens fakturanummer og arbejd videre i fakturakladden. Læs om godkendelse og afsendelse i senere afsnit. Ratetype Foreslået Vælg start- og slutdato for perioden, som faktureringen skal dække over. Det betyder, at de tidsregistreringer, der er udført på projektet i den periode, vil blive markeret som faktureret og indsat på fakturakladden. Tidsregistreringer, som er udført i tidsperioden, der er valgt, bliver vist nedenfor. Tryk på Opret faktura og se linjen forsvinde fra listen over ikke fakturerede rater. Brug filteret til at søge raten frem. Klik på ratens fakturanummer og arbejd videre i fakturakladden. Læs om godkendelse og afsendelse i senere afsnit. Lav manuel varelinje Opret en manuel varelinje ved at udfylde felterne ovenfor fakturakladden og tryk Tilføj til ordre. Eller brug Hent fra vareliste og rediger antal mv. i varelinjen og tryk Tilføj til ordre.

5 Tilføj en rabat Hvis kunden har en fast rabat, som er oprettet på kundekortet, så sæt flueben i checkboksen Tilføj rabat ude i højre side. Ellers kan der tilføjes en rabat, ved at tilføje en varelinjen med et minustal. Godkend og lås faktura Når fakturaen er færdig og klar til afsendelse, klik på knappen Godkend og lås faktura, herefter er det ikke muligt at redigere/ændre i fakturakladden. Fakturaen får et flueben i Godkendt på fakturaoversigten. Send faktura til kunde Når fakturaen er godkendt, tryk på det lille mail-ikon oppe til højre. Udfyld eller tjek at modtagerinfo, afsenderinfo og mailtekst er korrekt. Tryk på Send pdf. Når man har afsendt en faktura, kan man på fakturaoversigten se under kolonnen Eksporteret at der står PDF afsendt. Registrer modtaget betaling Når betaling modtages fra kunden, skal betalingen godkendes i EazyProject. Gå i Brugermenu, Finans, Vis faktura. Find den faktura, du har modtaget betaling for, på listen eller brug filteret. Rediger fakturaen ved at trykke på blyanten. Tryk herefter på knappen Godkend betaling. Fakturere en ordrebekræftelse Når et tilbud er blevet konverteret til en ordrebekræftelse og er blevet meldt klar til fakturering (flueben i checkboksen Klar til fakturering), kan det faktureres. Tryk på blyanten ud for ordren. Klik på Udfør ud for Luk og opret Faktura oppe i højre hjørne. Så konverteres ordrebekræftelsen til en fakturakladde og kan håndteres som dette. Læs om godkendelse og afsendelse af faktura ovenfor. Eksporter godkendte fakturaer til bogføring Gå i Brugermenu, Finans, Vis fakturaer. Klik på knappen Eksporter godkendte fakturaer, hvorefter en.csv-fil med ikke tidligere eksporterede fakturakladder downloades til computeren. Bogfør tallene i jeres bogføringssystem. Kreditering Opret en kreditnotakladde Gå i Brugermenu, Finans, Opret faktura. Vælg Kreditnota i Ordretype. Vælg kunde og krediteringsdato. Udfyld varelinjen og Tilføj til ordre. Godkend kreditnotakladden og send til kunden via mail-ikonet. Brug Godkend betaling til at registrere at beløbet er betalt tilbage til kunden.

6 Krediter en specifik faktura Gå i Brugermenu, Finans, Vis fakturaer. Tryk på blyanten ud for den faktura, der skal krediteres. Klik på knappen Opret kreditnota oppe i højre hjørne. Godkend kreditnotakladden og send til kunden via mail-ikonet. Brug Godkend betaling til at registrere, at beløbet er betalt tilbage til kunden. Tip! De timer, som er markerede om fakturerede, bliver frigivet, når der laves en kreditnota. e-conomic Eksportere godkendte fakturaer/kreditnotaer til e-conomic Gå i Brugermenu, Finans, Vis fakturaer. Klik på knappen Eksporter godkendte fakturaer til e- conomic. Der eksporteres kun godkendte fakturaer og kreditnotaer, som ikke tidligere har været eksporteret. Administration Design af fakturaskabeloner I fakturaskabeloner kan der prædefineres udseender, samt hvilke informationer, der skal tages med på fakturaen, når den omdannes til pdf-fil, som er den der sendes ud til kunderne. Administrer jeres fakturaskabeloner ved at gå i Administration, Diverse, Fakturaskabeloner. Øverst til venstre vælges der hvilken skabelon man arbejder i. Det er muligt at have tre forskellige skabeloner. Flyt rundt på fakturaens bokses placeringer med drag n drop. De bokse, der ikke ønskes på fakturaen, fravælges ved at fjerne fluebenet i checkboksen i højre side. Det er også her, der kan vælges skriftstørrelse, fonttype og om en tekst skal være fed eller ej. I den store boks, der indeholder varelinjerne (Fakturalinjer), kan der klikkes på Vælg kolonner, for at til-/fravælge, hvilke kolonner, der skal vises i boksen. Upload eget logo til fakturaen ved at klikke på Upload logo i boksen Firmalogo. Tryk Gem/Opdater. Håndtering af vareliste Gå i Administration, Vareliste, Vis vareliste, for at se de varer, der er oprettet og rediger ved at klikke på blyanten ud for linjen. OBS! Ændring i varer på varelisten tager ikke effekt på varer, som er indhentet på fakturaer. Opret en ny vare til listen ved at gå i Administration, Vareliste, Opret vare. Leverandørfakturaer

7 Registrere en leverandørfaktura på et projekt Når der har være en udgift på et projekt til f.eks. en underrådgiver eller indkøb af materialer, så skal det registreres som en leverandørfaktura i EazyProject. Gå i Brugermenu, Finans, Leverandørfaktura. Udfyld informationerne om leverandørfakturaen i den øverste tabel og tryk på Gem for at gemme registreringen. Alle registrerede leverandørfakturaer kan ses og filtreres nedenfor. OBS! Det er ikke muligt at slette en registreret leverandørfaktura, som er indhentet på en faktura. Opfølgning på økonomi Overblik over fakturerede timer Få et overblik over hvilke tidsregistreringer, der er faktureret på et projekt, samt hvilken faktura, der er faktureret på. Gå i Brugermenu, Rapporter timer, Stor timerapport. Klik på Personlig opsætning ovre i højre side, for at sikre, at rapporten viser information om fakturering og fakturanummer. Klik på Vis alle nederst i boksen, der åbnes. Find Faktureret og Fakturanummer og sæt flueben i kolonnen Vis i liste. Tryk Gem og luk. Indstil datofilteret og evt. anden filterkolonne, til at søge mere specifikt (f.eks. på et projekt). Tryk Vis rapport, for at få vist søgningen. Her vises alle tidsregistreringer og om hvorvidt de er fakturerede og i så fald på hvilken faktura. OBS! Hvis en tidsregistrering har kryds i Faktureret, men ikke noget fakturanummer, så er det fordi fakturakladden ikke er godkendt og låst. Fakturakladden får ikke et fakturanummer, før den bliver godkendt og låst. Overblik over rater til fakturering Gå i Brugermenu, Finans, Projektfakturering. Brug filteret til at få vist de rater, der ikke er faktureret. Her er det muligt at få et overblik over hvad, der skal faktureres i de kommende måneder, og hvilke indtægter man kan forvente. Overblik over sendte fakturaer overskridelse af betalingsdato Gå i Brugermenu, Finans, Vis fakturaer. Brug filteret til at søge efter fakturaer, som er åbne. Her ses de godkendte og låste fakturaer med et flueben. Fakturaer, der er sendt til kunder, står med Afsendt / Afsendt, PDF afsendt. På oversigten kan datoen ses. Denne dato bliver rød, når betalingsdatoen er overskredet. Hold musen henover datoen for at få vist Betalingsdatoen. OBS! Det er kun godkendte og låste fakturaer, hvis dato bliver rød ved overskridelse af betalingsdato.