ARRANGØRHÅNDBOG FOLKEMØDET 2015 VILKÅR, BETINGELSER OG MULIGHEDER

Transkript

1 RRNGØRHÅNDBOG FOLKEMØDET 2015 VILKÅR, BETINGELSER OG MULIGHEDER

2 RRNGØRHÅNDBOG FOLKEMØDET 2015 OPDTERET VILKÅR, BETINGELSER OG MULIGHEDER rrangørhåndbogen henvender sig til alle arrangører, og specifikt til arrangører der lejer eventarealer i llinge under Folkemødet (herefter omtalt stadeholdere). Håndbogen opdateres med nye informationer efterhånden som planlægningen af Folkemødet 2015 skrider frem. Håndbogen opdateres i februar Som stadeholder på Folkemødet er der mange ting, I skal tage højde for i forbindelse med planlægningen og afviklingen af jeres aktiviteter. Håndbogen indeholder forventninger og krav, der stilles til jer som stadeholdere. Herudover beskrives den service og øvrige muligheder, der er knyttet til stadepladserne. Folkemødets sekretariat kan kontaktes på folkemoedet@brk.dk eller Vores arbejdspres stiger i takt med, at Folkemødet rykker tættere på, og vi anmoder om, at I gennemgår vores hjemmeside og udsendt materiale, inden I ringer/skriver til os.

3 Kapitel 1: Folkemødets arrangører og stadeholdere 1.1 Hvem kan blive arrangør, og hvordan 1.2 Principper for events på Folkemødet 1.3 Talertiderne på Hovedscenen 1.4 Hvor kan man holde events Kapitel 2: Krav til stadeholdere 2.1 Krav til antal event på stadepladserne 2.2 Åbningstider på stadepladserne 2.3 Kriterier for tildeling af arealer Kapitel 3: nvendelse af arealet 3.1 reallejen inkluderer 3.2 Telte lejes fortrinsvis gennem Team Bornholm 3.3 Telte fra anden udbyder 3.4 lternative eventrammer og byggetilladelse 3.5 Gas og grill 3.6 Benyttelse af pladsen uden for det lejede areal 3.7 Musik 3.8 Mad og drikke 3.9 Syn af telte mv flevering af arealet Kapitel 4: Øvrig information 4.1 Bagageopbevaring i Nordlandshallen 4.2 Catering 4.3 Depotopbevaring 4.4 El-pakker 4.5 Internetadgang 4.6 Lyd 4.7 Renovation 4.8 Vagtordning 4.9 Vand 4.10 Varelevering Overtrædelse af krav

4 KPITEL 1: FOLKEMØDETS RRNGØRER OG STDEHOLDERE 1.1. Hvem kan blive arrangør og hvordan lle lovlige danske partier, organisationer, foreninger og virksomheder samt private kan blive arrangører. De overordnede forudsætninger for, at du eller din organisation kan blive en af Folkemødets arrangører, er, at I arrangerer én eller flere daglige events, der lever op til Folkemødets principper. Jeres events skal tilmeldes til Folkemødets officielle programsystem. Programmet åbner for tilmelding 3. marts Principper for events på Folkemødet lle events i det officielle program skal godkendes af Folkemødets sekretariat. En event kan kun godkendes, hvis den overholder nedenstående retningslinjer: 1 Eventen skal være åben for alle 2 Eventen skal være gratis 3 Eventen skal behandle et emne af samfundsrelevans 4 Eventen skal finde sted i festivalområdet 5 Eventen må ikke have kommerciel karakter, virke anstødelig, bryde med demokratiske principper som beskrevet i Grundloven eller anden lovgivning. Dette gælder også for hjemmesider, der henvises til i programmet. 6 Eventen må ikke finde sted på tidspunkter, som er reserveret til arrangementer på Folkemødets hovedscene det vil sige under partiledertalerne og den officielle åbning og afslutning. 7 Eventen skal finde sted inden for et afgrænset tidsinterval 1.3 Talertiderne på Hovedscenen PROGRM FOR HOVEDSCENEN PÅ FOLKEMØDET 2015 Deltag med events TORSDG 11.JUNI OFFICIEL ÅBNING F FOLKEMØDET FREDG 12. JUNI SF JUNI 2015 Pia Olsen Dyhr Socialdemokraterne Helle Thorning-Schmidt LØRDG 13. JUNI Dansk Folkeparti Kristian Thulesen Dahl Venstre Lars Løkke Rasmussen SØNDG 14. JUNI Konservative Søren Pape Poulsen OFFICIEL FSLUTNING F FOLKEMØDET 2015 Events er Folkemødets betegnelse for debatter, taler, seminarer, workshops og andre arrangementer. Events kan afholdes i telte, på restauranter, på skibe og under åben himmel Radikale Venstre Morten Østergaard Enhedslisten Johanne Schmidt-Nielsen Liberal lliance nders Samuelsen Der må ikke afholdes events når der er program på Folkemødets Hovedscene

5 1.4 Hvor kan man holde events Det eneste krav til placeringen af Folkemødets events er, at de afvikles på et mødested i festivalområdet. Et mødested kan være et telt, et mødelokale, et skib eller lignende. I lejer eller låner et mødested for et par timer I kan reservere tid i et mødelokale eller mødetelt i festivalområdet gennem Folkemødets samarbejdspartner Team Bornholm på eller info@teambornholm.dk. I har også mulighed for at indgå direkte aftaler med beboere, foreninger eller virksomheder i llinge om leje eller lån af deres arealer eller lokaler. I lejer et areal, hvor I kan opsætte et telt eller lignende under hele Folkemødet I kan leje teltarealer på kommunalt ejede områder i llinge gennem Folkemødets sekretariat. realudlejningen åbner i november Hold øje med nyhedsbrevet. I kan selv finde et privat ejet areal i festivalområdet og indgå en aftale om leje/lån med ejeren. I lejer en bådplads i llinge Havn under hele Folkemødet I kan leje en bådplads i llinge Havn, hvor I under hele Folkemødet kan forankre jeres eget eventskib. Udlejningen åbner i oktober I afholder en mobil event rrangører, der ikke råder over et telt eller et mødelokale, har mulighed for at deltage i Folkemøde med det, vi under en samlet betegnelse kalder en mobil event. Med dette forstås et simpelt set up i festivalområdet eksempelvis bestående af roll-ups, banner eller et mindre bord hvorfra arrangøren går i dialog med de øvrige deltagere. Der er en række krav til mobile events, som vil blive lagt på i løbet af efteråret. Vi anerkender, at det er et stort arbejde at have en stadeplads under Folkemødet. Erfaringer fra tidligere år kan derfor, for nogle, med fordel bruges til at forbedre eller raffinere deltagelse året efter. Derfor vil vi også i et vist omfang skele til, at arrangører kan placere deres telte samme sted to eller flere år i træk. Vi tror også at publikum kan have glæde af nogen genkendelse i den ellers foranderlige og mangfoldige politik festival.

6 KPITEL 2: KRV TIL STDEHOLDERE 2.1 Krav til antal event på stadepladserne Under Folkemødet 2015 skal der afholdes mindst en event om dagen på den enkelte stadeplads. På arealer på over 50m2 skal afholdes mindst seks events fordelt på de fire eventdage, mens der på mindre arealer skal afholdes mindst fire events fordelt på de fire dage. Stadeholder behøver ikke være afsender af samtlige events, men må gerne lade fx samarbejdspartnere afholde events på det lejede areal. Med eventkravene ønsker vi at sikre, at aktiviteterne er nogenlunde jævnt fordelt over dagene samt at der ikke er telte, der udelukkende fungerer som udstillingsstande eller som står tomme. 2.2 Åbningstider på stadepladserne Overordnede krav til Folkemødets stadeholdere: realet skal benyttes under hele Folkemødet Det vil sige, at telte og lignende som minimum skal være åbne og bemandede inden for minimumsåbningstiden: Torsdag 11. juni kl , Fredag 12. juni kl. 9-19, Lørdag 13. juni 9-19, Søndag 14. juni kl Kriterier for tildeling af arealer Det er et stort omvendt puslespil at disponere arealerne i llinge. Vi forsøger at skabe en sammenhængende og levende festival i alle festivalområderne. Med forventning om endnu et rekordår i besøgstal til Folkemødet 2015 vil hele festivalen være velbesøgt. Herudover laver vi forskellige tiltag for at tiltrække flere folk til de yderliggende områder. Ved tildeling af arealer vægtes: nsøgninger fra foreninger og interesse- og brancheorganisationer højere end enkeltstående virksomheder nsøgninger med flere parter bag nsøgninger, der rummer tværgående debatter nsøgers egne ønsker, tematiske tilhørsforhold samt programindhold nsøgers tidligere placering.

7 KPITEL 3: NVENDELSE F RELET 3.1 reallejen inkluderer I areallejen er inkluderet gratis Wi-Fi-internetforbindelse, renovation, den generelle vagtordning samt administrationsomkostninger. realet er ikke klargjort ud over almindelig renholdelse. I må derfor forvente, at arealerne kan have en ujævn overflade afhængig af hvor i festivalområdet jeres areal er placeret. FOLKEMØDET 2015 TELTOMRÅDER Kampeløkke Havn Ved llinge Røgeri Ydermolen Kæmpestranden Danchells nlæg Cirkuspladsen Sverigesvej Havnegade Indermolen Kæmpestranden Strandvejen Havnegade Kirkegade Østergade Nørregade Kampeløkken Stadionvej Ved Brandstationen Kirkepladsen Lindeplads Nordlandspladsen Rosengade Pilegade Søndergade Kategori B C B C Teltområde Pris/m Cirkuspladsen 250,- Ved Brandstationen 250,- llinge Havn, Ydermolen 250,- llinge Havn, Indermolen 250,- Ved llinge Røgeri 250,- Kampeløkke Havn 250,- Nordlandspladsen 250,- Kæmpestranden, indre 250,- Kæmpestranden, mellem 150,- Kæmpestranden, ydre 80,- Danchells nlæg 150,- Kirkepladsen 80,- Kajpladser 750,- pr. m realstørrelser Eksempler 3x3 m 3x6 m 5x5 m 6x6 m 6x9 m 6x12 m 6x15 m reallejepriserne er uden el, telt mv. B C reallejen er momsfri. 3.2 Telte lejes fortrinsvis gennem Team Bornholm f hensyn til den nødvendige koordinering i forbindelse med opstilling og nedtagning af stadepladserne, skal telte lejes gennem vores samarbejdspartner Team Bornholm. Dette sikrer samtidig, at alle nødvendige godkendelser er på plads. Team Bornholm kontaktes på tlf eller info@teambornholm.dk. På visse arealer er det dog tilladt at medbringe telte fra anden udbyder end Team Bornholm, ligesom der kan dispenseres såfremt Team Bornholm ikke kan levere ønskede løsninger. Se næste afsnit. De fleste stadeholdere sætter et telt op på de lejede arealer, men I kan også vælge alternative eventrammer: En campingvogn, en bjælkehytte, en tipi eller noget helt fjerde. Vær opmærksom på, at særlige opsætninger kan kræve en byggetilladelse.

8 3.3 Telte fra anden udbyder Det er tilladt at benytte telte fra anden udbyder i områderne Danchells nlæg og Cirkuspladsen. Såfremt I som arrangør selv ønsker at medbringe telt eller at leje telt hos en anden udlejer, skal I selv sikre: at jeres telt er forsvarligt sikret ift. vind og vejr med betonklodser, da der ikke må slås pløkker i asfalt og der ikke kan slås pløkker i klippegrund. I skal selv på forhånd sikre jer, at I har det fornødne sikringsmateriale til rådighed at jeres telt er forsikret at teltdugen er lavet af brandhæmmende materiale. Dokumentation for dette skal kunne fremvises på stedet af stadeholder i forbindelse med syn og i forbindelse med evt. kontrolbesøg at forankringen af jeres telt holdes inden for det lejede areal at I på forhånd har aftalt tid for opstilling og nedtagning af teltet med Folkemødets tekniske koordinator Mogens Stender lstrup, Mogens.Stender.lstrup@brk.dk, Telefon lternative eventrammer og byggetilladelse: I skal søge om midlertidig byggetilladelse, hvis I ønsker at opsætte: scener med overdækning uanset arealets størrelse scener uden overdækning med et areal på over 35 m² scener med en højde på over 1 m, uanset om de er overdækkede eller ej mobile scener telte til over 150 personer tribuner og podier, som er over 0,3 m høje målt fra terræn storskærme, store stilladser, master til lyd- og lysanlæg og andre store midlertidige konstruktioner Skal der søges om midlertidig byggetilladelse for jeres telt eller anden konstruktion, skal I senest 15. marts 2015 kontakte Folkemødets tekniske koordinator Mogens Stender lstrup, Mogens. Stender.lstrup@brk.dk, Telefon Se mere om midlertidige byggetilladelser I skal ikke søge om midlertidig byggetilladelse, hvis I ønsker at opsætte: scener uden overdækning med et areal under 35 m2, og en højde på under 1 m (målt fra terræn) telte til under 150 personer almindelige lastvognspåhængs- og sættevogne, som er indregistrerede og kortvarigt bliver brugt som scene

9 3.5 Gas og grill Hvis I planlægger brug af gasblus eller grill, skulle dette have været anført under bemærkninger, da I ansøgte om leje af kommunalt eventareal. Det er dog frem til 1. april 2015 muligt at søge om tilladelse om brug af gasblus eller grill pr. til folkemoedet@brk.dk. Telte med gas vil blive afmærket med et skilt, der oplyser at der er gas i teltet eller på det lejede areal. Teltholdere, der benytter gas har ansvar for, at de gasinstallationer, der er på arealet, er godkendt af en autoriseret VVS-installatør, og at dette er markeret med en label. Herudover skal der på det lejede areal forefindes 1 stk. brandtæppe. I få tilfælde kan dette købes af brandmyndigheden ved brandsyn. Der må være 1 stk. gasflaske a 10 kg pr. madsted i teltet og kun én gasflaske a 10 kg som reserve pr. telt (ikke pr. optændingssted). Der vil på nærmere definerede indhegnede områder blive mulighed for at opbevare ekstra gasflasker i mindre omfang. Henvendelse vedr. opbevaring af ekstra gasflasker sker til den tekniske koordinator, Kell Hansen, tlf , sekretariatet v/nordlandshallen. Gasflaskerne vil herefter blive transporteret til stålcontainere i området, hvor de vil blive opbevaret. fhentning af gas ved stålcontainere kan ske efter aftale med teknisk koordinator. Det er strengt forbudt at opbevare gasflasker udover det givne antal. En overtrædelse kan medføre at brandmyndighederne lukker stadepladsen. Det er strengt forbudt at anvende anden form for åben ild end grill og gas f.eks. i form af et ildsted på festivalarealerne. I øvrigt henvises til Tekniske forskrifter for forsamlingstelte, selskabshuse, salgsområder og campingområder, der ikke er omfattet af campingreglementet, Beredskabsstyrelsen af d Spørgsmål og aftaler vedrørende opbevaring af gas skal rettes til Folkemødets tekniske koordinator Mogens Stender lstrup, Mogens.Stender.lstrup@brk.dk, Telefon Benyttelse af pladsen uden for det lejede areal f hensyn til sikkerhed og publikums-fremkommelighed er det vigtigt, at I ikke breder jer ud over det lejede areal. I må derfor ikke opstille stole, caféborde og lignende uden for de lejede arealer. I praksis tillades mindre overskridelser, såfremt anvendelsen ikke er permanent og ikke generer naboer på pladsen, publikum eller kompromitterer sikkerheden. Folkemødets sekretariat kan dog til enhver tid indskærpe brugen af arealet og kan ved alvorlige overtrædelser bortvise lejer. 3.7 Musik Det er som udgangspunkt ikke tilladt at spille forstærket musik i eventområdet i dagtimerne indtil kl. 19 af hensyn til de øvrige events. Efter kl. 19 må der spilles musik udendørs og i telte frem til kl torsdag og frem til kl

10 fredag og lørdag. Større musikarrangementer skal meddeles til Folkemødets sekretariat og Bornholms Politi på Hvis I planlægger at spille musik eller høre radio i jeres telt eller i forbindelse med jeres events, bør I ansøge KOD før arrangementet afholdes, så I undgår at blive overrasket af en uforudset regning. 3.8 Mad, drikke og merchandise Det er ikke tilladt at sælge mad, drikke eller merchandise fra teltene. Overtrædelse kan i grove tilfælde medføre udelukkelse fra det kommende Folkemøde. Vi opfordrer desuden til, at evt. gratis uddeling af mad, drikke og merchandise holdes på et minimum, f.eks. kun smagsprøver på mad og ikke hele måltider. 3.9 Syn af telte mv. Telte samt alternative eventrammer skal overholde brandmyndighedernes krav. Forud for åbningen af Folkemødet 2015 vil brandmyndigheden syne hele festivalområdet og her skal I kunne fremvise dokumentation for, at jeres telt/alternative eventramme er brandgodkendt. Synet bliver foretaget i perioden onsdag 10. juni kl til torsdag 11. juni kl Lejer bedes være til stede eller give mulighed for kontakt (efterlad f.eks. mobilnummer ved teltet). Brandmyndigheden vil desuden foretage kontrolbesøg under afviklingen af Folkemødet. Såfremt teltet er lejet via Team Bornholm, så repræsenterer Team Bornholm lejer under brandtilsynet flevering af arealet Nedpakning på arealet må påbegyndes søndag kl. 14 og skal senest være afsluttet søndag kl Dog skal stadeholdere i Kirkegade og Kirkepladsen have ryddet deres areal senest kl lt affald samles i skraldesække eller afleveres i affaldsstationerne se også pkt I tilfælde, hvor der er uforholdsmæssigt meget efterladt affald, kan I blive opkrævet for rydning af dette. Det er vigtigt, at stadeholder træffer solide og bindende aftaler med transportfirma, såfremt inventar og lignende skal afhentes søndag i ovennævnte tidsrum. Stadeholder skal være til stede, når gods afhentes, og dette skal mærkes tydeligt med adresse og telefonnummer på både afsender, modtager og transportfirma.

11 KPITEL 4: ØVRIG INFORMTION 4.1 Bagageopbevaring i Nordlandshallen Nordlandshallen tilbyder opbevaring af bagage og lignende under Folkemødet. Der håndteres ikke kufferter og lignende enkeltvis, men det er muligt at leje et stykke af halgulvet, hvor grupper kan opbevare bagage. Priser: 4 m2 pris 500,00 kr., 5 m2 pris 600,00 kr., 7 m2 pris 700,00 kr. Der er ingen forsikring, som dækker skader, tyveri mm. og afleveringen af bagage sker således på eget ansvar. Bagagen vil være under opsyn. Kontaktperson: Brian rvidsen, mobil Catering Hvis I har brug for forplejning til medarbejdere i boden, foreslår vi, at I forudbestiller via Folkemødets madboder. Yderligere information om denne mulighed vil blive meldt ud på Folkemødets hjemmeside og kan ses i dette dokument, når det opdateres i februar Depotopbevaring Folkemødets sekretariat udbyder 7 mindre containere 2x3x 2 m. a kr. Disse udbydes efter først til mølle-princippet. Henvendelse til teknisk koordinator Mogens Stender lstrup, Mogens.Stender. lstrup@brk.dk, Telefon Containerne kan efter lejers ønske opsættes på fast containerplads i Danchells nlæg eller på Kæmpestranden. Desuden planlægges opsat container med bokse til kufferter o. lign. til brug for stadeholdere. Den konkrete løsning vil blive meldt ud i dette dokument ved en opdatering i februar El-pakker husk forlængerledningerne I har i forbindelse med ansøgning om leje af stadeplads valgt en el-pakke. Prisen for denne er ikke medtaget i areallejen, men opkræves direkte af el-leverandøren Knudsker El. I skal selv medbringe de nødvendige godkendte forlængerledninger (3 x 1 ½ kvadrat m. beskyttelsesleder). Jeres forlængerledninger skal I selv tilslutte el-tavler, der passer til 230 V CEE-stik. Spørgsmål om el-pakkerne stilles til Folkemødets leverandør, Knudsker El på fm2015@elpakke.dk. eller telefon Se oversigt over el-priser på næste side.

12 El-pakke kr. 230 V stik. Kan f.eks. trække 1 mobiloplader, 1 pc og 1 kaffemaskine. El-pakke B kr. 400 V. (maks. 32 amp.). Kan f.eks. trække 1 lydanlæg, 1 fladskærm, 1 lyskæde, 2 kaffemaskiner, 1 køleskab og 1 lille ovn eller kogeplade. El-pakke C kr. 400 V (maks. 63 amp.). F.eks. til 1 stort lysanlæg, 1 lydanlæg eller 1 køkken. El-pakke D kr. 400 V (2 x 63 amp.). F.eks. til store lys- og lydanlæg. 4.5 Internetadgang Der er gratis WiFi på festivalpladsen. Dog fungerer forbindelsen dårligt i Kirkegade. I 2015 planlægges hotspot-områder. Yderligere information om denne mulighed vil blive meldt ud i dette dokument ved en opdatering i februar Det er muligt at tilkøbe kablet internetadgang i visse områder. Prisen for en kablet adgang er kr. Hvis I ønsker kablet adgang, men ikke har bestilt i forbindelse med jeres arealansøgning, skal I kontakte os på folkemoedet@brk.dk - inden 1. april. Kablet internet kan fortrinsvis tilkøbes i følgende områder: Cirkuspladsen Kampeløkke Havn Dele af ydermolen Indermolen Dele af Kæmpestranden Der kan evt. efter behov etableres kablede forbindelser på øvrige arealer, men dette beror på en konkret vurdering. Hvis I planlægger selv at livestreame jeres events, skal I senest den 1. april give Folkemødets sekretariat besked om dette på folkemoedet@brk.dk. Vi kan ikke på forhånd garantere, at der er kapacitet på netværket til, at alle, der ønsker det, kan livestreame. 4.6 Lyd mv. Til Folkemødet 2015 skal lydanlæg og øvrige V-løsninger bestilles sammen med ansøgningen om stadepladser. Løsningerne leveres af vores samarbejdspartner Roskilde Festival Rental. Spørgsmål vedrørende lydanlæg, skærme mv stilles til Roskilde Festival Rental på: eller fmlyd@roskilde-rental.dk Priser er ekskl. moms. Opkrævningen kommer direkte fra Roskilde Rental Medbringer I selv trådløst sendeudstyr skal frekvenserne meldes ind til fmlyd@roskilde-festival.dk senest 1. april

13 . lm. speaker-anlæg kr. God dækning op til 72 m2 i telt. 2 stk. mik., 1 stk. ministereo-jack til fx pc, ipad eller lign., 1 stk. mixer med 4 ch (indgange), 2 højtalere. B. Stort speaker-anlæg kr. God dækning op til 145 m2 i telt. 2 stk. mik., 1 stk. ministereo-jack til fx pc, ipad eller lign., 1 stk. mixer med 4 ch (indgange), 2 højtalere. C. Øvrige Kontakt Tekniske support, større P-anlæg til livemusik, for priser særligt DJ-eller lys-set-up, skærme 4.7 Renovation Et omfattende affaldssystem er på plads under Folkemødet. Der bliver opstillet ca. 50 affaldscontainerstationer alle med mulighed for sortering. De største stationer bliver markeret på pladskortet. Som stadeholder er I forpligtet til enten at: levere affald til en af disse affaldsstationer og sortere i de relevante beholdere sætte affald (sorteret eller usorteret) udenfor teltet i en sort affaldspose. ffaldet bliver herefter hentet af Bornholms Fælleskommunale ffaldsbortskaffelse, BOF 4.8 Vagtordning Selv om der er vagtmandskab til stede i festivalområdet i aften- og nattetimerne, tirsdag til søndag, opfordrer Folkemødets sekretariat til, at teltene tømmes for genstande af værdi, når de er ubemandede. Bemærk, at ansvaret for jeres telt og tingene i teltet til enhver tid er jeres. 4.9 Vand Der er vandhaner forskellige steder i festivalområdet, hvor det er muligt at afhente vand i mindre omfang. Ved overdragelse af arealet udleveres oversigtskort med oplysninger om vandhanernes placering Varelevering I år vil festivalområdet være lukket for trafik under Folkemødets afvikling. Dog kan varer og lignende køres ind i området i tidsrummet kl til kl Uden for dette tidsrum kan politiet undtagelsesvis kontaktes på med henblik på en særaftale.

14 OVERTRÆDELSE F KRV OG RETNINGSLINJER Krav og retningslinjer omtalt i nærvende Håndbog for arrangører skal overholdes af alle stadeholdere på Folkemødet. Brud på reglerne vil medføre sanktioner. Grove overtrædelser kan medføre udelukkelse fra næste års folkemøde