Lærende møder og konferencer i praksis

Transkript

1 Lærende møder og konferencer i praksis

2

3 Steen Elsborg og Ib Ravn Lærende møder og konferencer i praksis People s Press

4 Lærende møder og konferencer i praksis Steen Elsborg og Ib Ravn, udgave, 1. oplag 2006 Udgivet af People s Press Tilrettelæggelse: Jan Birkefeldt Omslag: Lotte Bruun Rasmussen Illustrationer: Lars Andersen Tryk: Nørhaven Book, Viborg ISBN Samarbejdspartnere i projekt»det lærende møde«danske Bank, v. Michael Leslie Ahlstrand, ahls@danskebank.dk Rezidor SAS Hospitality (Radisson SAS-hotellerne), v. Ole Sorang, Ole.Sorang@RezidorSAS.com Hotel Legoland, v. Gunner Bendtsen, gunner.bendtsen@legoland.dk Odense Congress Center, v. Holger Brodersen, hb@occ.dk Nyborg Strand, v. Claus Frank Hansen, cfh@nyborgstrand.dk Projektgruppen på Learning Lab Denmark ved Danmarks Pædagogiske Universitet Steen Elsborg, cand.scient.soc., aktionsforsker, elsborg@dpu.dk Ib Ravn, Ph.D., lektor, projektleder, ravn.lld@dpu.dk Malene Rix, M.A., proceskonsulent, Nina Tange, cand.scient.soc., proceskonsulent, nta.lld@dpu.dk Læs mere på

5 Indhold 1 Projekt»Det lærende møde« Fra belærende møder til lærende Mødets fysiske rammer skal indbyde til dialog Oplæg skal bearbejdes af deltagerne Netværk og videndeling blandt deltagerne Mødet skal styres blidt og stramt At planlægge et lærende møde Teknikker Hilse på Kollegaskilsmisse Facilitators dialog med publikum Knæk foredraget over Oplæg som interview Spørgekort Papirrefleksion Minimøder Deltagerne styrer taleren Plukke i plenum Bundte spørgsmål Talerbord Gruppearbejde med instruks Caféopsætning Brug input til egne projekter To gratis konsulenter Frokost, der skaber kontakter

6

7 1 Projekt»Det lærende møde«på det traditionelle medarbejdermøde har den administrerende direktør netop afsluttet sit oplæg med årets status. Dirigenten spørger, om der er nogen spørgsmål. Som ventet er der ingen på de snorlige rækker, der markerer. Dirigenten kan ikke holde det ud i mere end fem sekunder. Han trækker sine egne spørgsmål frem fra inderlommen og stiller direktøren et par stykker, og så er 7

8 seancen slut. Pinligheden er afværget, men igen i år blev medarbejderne hægtet af. På det lærende møde har den administrerende direktør netop afsluttet sit oplæg og er klar til at tage mod spørgsmål. Men der kommer ingen. I stedet skyller bruset fra 100 stemmer op mod scenen. Dirigenten har bedt medarbejderne om at vende sig ind i de smågrupper, de sidder i, og tale om det, de lige har hørt, så de kan formulere et par spørgsmål til direktøren. 10 minutter senere ligger der 70 velformulerede spørgsmål på bordene i salen. Dirigenten beder forventningsfuldt om at få det første. Forskning og udvikling i lærende møder Den sidste scene er fra et af de møder, der blev afholdt i forsknings- og udviklingsprojektet»det lærende møde«. Learning Lab Denmark gennemførte i perioden juli 2004 til februar 2006 dette projekt i samarbejde med fire mødesteder og en af deres store kunder: Rezidor SAS Hospitality (med bl.a. Radisson SAS-hotellerne), Odense Congress Center, Hotel Legoland og Nyborg Strand samt Danske Bank. Vi fandt frem til 30 store møder og konferencer, der skulle afholdes de pågældende steder. Det var en bred buket af bl.a. åbne konferencer for sundhedsprofessionelle, årsmøder for idrætsforeninger, introduktionsdage for 100 nye ansatte i koncernen, kursuslignede forløb for jurister og it-folk, store informationsmøder for medarbejdere og regionale kundekonferencer. Sammen med mødearrangørerne ændrede rådgiverne Malene Rix og Nina Tange på disse møder i et forsøg på at inddrage deltagerne mere og dermed øge deres udbytte og læring. Aktionsforsker Steen Elsborg observerede, samlede data sammen og fungerede mellem møderne som evaluerende sparringspartner. Projektleder var lektor Ib Ravn. Projektet blev finansieret af partnerne og af Bevillingsudvalget for Turisme under Erhvervs- og Byggestyrelsen. Det udsprang af 8

9 et tidligere projekt finansieret samme sted fra, Fremtidens Mødekoncept, hvor begrebet»det lærende møde«blev dannet. Tæt på 2000 mødedeltagere har evalueret de nye tiltag, der blev indført på møderne i projektet. Projektets samarbejde med analysebureauet Instant-Answer gjorde det muligt at få deltagernes evalueringer umiddelbart efter hvert møde, hvilket bidrog til den løbende kvalificering af arbejdet. Projektets samlede resultater bearbejdes i skrivende stund (februar 2006) af projektgruppen og søges i den kommende tid offentliggjort i internationale videnskabelige tidsskrifter og i dansk fagpresse. Blandt resultaterne kan nævnes, at mødedeltagerne generelt udtrykker sig meget positivt, og at stemningen på møderne var markant bedre, end arrangører og deltagere var vant til. Det fremgår meget tydeligt af data, at der er et stort udækket behov for møder, hvor man som deltager får mulighed for at bringe sine egne indfaldsvinkler og erfaringer i spil. Tre fjerdedele af deltagerne evaluerer de nye tiltag som et stort plus. Kun på de helt traditionelle konferencer så vi en egentlig modstand mod den involverende form. Den kom fra et klart mindretal af deltagerne, der foretrak at lytte til input fra de inviterede eksperter. Mødearrangørerne er generelt yderst tilfredse med de nye tiltag. Hovedparten har allerede inden projektets afslutning besluttet at gå videre med de perspektivrige resultater. Gode råd om møder Ordet»møde«benyttes blandt hoteller og andre mødesteder til at betegne ethvert arrangement, der benytter mødelokaler, uanset om det er en kongres, en konference, et kursus eller et hvilket som helst andet møde. Da fire af vores partnere i projektet er mødeudbydere, kaldte vi derfor projektet»det lærende møde«. Vores emne her er altså ikke de mange mindre møder, man holder i organisationer og i arbejdslivet, og hvis formål primært er at koordinere en fælles indsats og træffe beslutninger. Det kræver 9

10 meget andet end lige læring. For nærværende er det møder og konferencer, hvor det handler om kommunikation af budskaber, inspiration og læring. Denne bog giver gode råd om, hvordan man kan gøre konferencer og større møder mere lærende. Vi forudsætter, at læseren allerede ved, hvordan man arrangerer en sædvanlig konference, så derfor skriver vi intet om registrering, logistik, overnatning, markedsføring o.l. I bogens første del gennemgår vi projektets centrale resultater og erkendelser om det at planlægge og gennemføre en lærende konference. I bogens sidste del beskriver vi detaljeret de teknikker, som vi i projektet har haft gode erfaringer med at tage i anvendelse i forandringen af mødernes indhold og form. Enkelte af teknikkerne er gengangere eller bearbejdede versioner af 9 teknikker til lærende møder, en pjece skrevet af Ib Ravn og Nina Tange og kendt som»den gule bog«. Den blev produceret i forbindelse med»fremtidens mødekoncept«i

11 2 Fra belærende møder til lærende I lærende møder er det vigtigt, at deltagernes viden bliver bragt i spil. Det er udmærket, at inviterede eksperter og oplægsholdere sender kloge ord ud i salen, men deltagerne har også ressourcer og erfaringer, de gerne vil formulere og prøve af i samtale med de andre deltagere. Belæring skal erstattes af læring. 11

12 Hvad er der egentlig i vejen med traditionelle konferencer? Den traditionelle konference er opbygget omkring en række minutters oplæg, hver efterfulgt af spørgsmål og diskussion. Mange større møder i organisationer og på arbejdspladser følger samme model: En leder præsenterer nogle PowerPoints, medarbejderne stiller spørgsmål, og så er det slut. Og hvad er der så galt med det? Oplæg er envejskommunikation Som tilhører kan man typisk klare 3-4 oplæg af et par timers varighed på en dag, så begynder opmærksomheden lige så langsomt at skride. Forskning viser, at man kan kun koncentrere sig minutter ad gangen, så skal der ske noget andet. Men det gør der ikke på traditionelle konferencer. Derfor siver deltagerne ud af salen midt på eftermiddagen; de har fået nok. Det sædvanlige mønster, hvor foredrag udgør ca. 80 procent af programmet, er alt for meget. Deltagerne gøres passive De 5-10 minutter efter hvert oplæg, hvor deltagerne kan sige noget, er alt for lidt. Nogle få overivrige spørgere stjæler af og til taletiden, og oplægsholderen svarer ofte alt for detaljeret. Det er meget vanskeligt at få en meningsfuld diskussion i gang i en gruppe på 100 personer. Gruppearbejde er diffust og planløst Når der bliver lavet grupper, er de ofte for store. Her bliver det så et helt nyt plenum at skulle kæmpe for taletid i. Og opgaven er som regel:»diskutér emne X«, men hvorfor? Hvor skal diskussionen nå hen? Nogle få meget talende hijacker diskussionen, og resten synes, de spilder tiden. Ekspertpaneler er bare mere snak fra podiet Alle i panelet føler sig kaldet til at besvare ethvert spørgsmål fra 12

13 salen og gør det omstændeligt. Tilhørerne er fortsat reduceret til passivt tv-publikum. Programmet opfordrer ikke til videndeling Der findes i programmet ikke designede processer med henblik på, at deltagerne skal udveksle viden og erfaringer med hinanden, og deltagerne udnytter kun i meget begrænset omfang pauser til at netværke i. Her taler man med sin medbragte kollega. Det syn på læring, der ligger bag den traditionelle konference, kaldes i undervisningskredse for tankpasserpædagogik: Folk er tomme tanke, og læreren står og fylder på, indtil tanken er fyldt op, og man kan gå hjem. Sådan tænker mødearrangører også:»når vi samler alle disse deltagere, skal de sandelig have fyldt på!«og så begynder man at proppe programmet med oplægsholdere. Og den leder, der tilrettelægger et møde for sine medarbejdere, tænker på det budskab, han vil have presset igennem:»nu skal de forstå, at sådan og sådan «Men forskning i kommunikation og pædagogik viser, at det er uhyre svært at skabe medejerskab til indhold og proces på denne måde og dermed sikre effektiv læring. At sidde på sin flade og høre foredrag inspirerer kun yderst sjældent til, at man tænker og handler anderledes, og folk har en naturlig barriere over for budskaber, som andre forsøger at presse ind i hovedet på dem. Der skal helt sikkert hældes benzin på, men vores hjerner og kroppe er motoren i det hele, og den går i stå, hvis vi som deltagere ikke selv træder på speederen! Konferencer skal skabe samblomstring mellem mennesker Møder og konferencer ser vi som små begivenheder, hvor folk deltager for at blive inspireret til at håndtere udfordringer og udrette de projekter, som de har i deres (arbejds)liv. De deltager for 13

14 at få næring til at blomstre, og på konferencer og møder er det oplagt at lade deltagerne blomstre i kraft af hinanden. For halvtreds år siden stod de kloge på podiet, men i dagens vidensamfund er de fleste så veluddannede, at konferencens største videnressourcer befinder sig i salen. En lærende konference skal med andre ord give deltagerne lejlighed til at komme på med deres egne erfaringer og projekter og videndele med de andre deltagere. Derfor har vi formuleret fem designprincipper for det lærende møde: 1. Oplæg skal være koncise Ingen konference uden oplæg, men de skal være korte, provokerende og fyndige. Med vægt på sidste halvdel af det traditionelle foredrag, hvor konklusioner og perspektiver præsenteres. Hvis emnets kompleksitet gør et længere oplæg nødvendigt, så læg en pause ind i talestrømmen efter minutter. 14

15 2. Aktiv fordøjelse af oplæg Deltagerne skal gives lejlighed til aktivt at fortolke og forstå oplægget. Det er ikke nok, de bare sidder passivt og lytter til oplægget. De skal have tid og lejlighed til at tænke og tale om dét, de hørte, og sætte det i forbindelse med det, de i forvejen vidste eller mente om emnet. Ellers er oplægget spildt. 3. Selvformulering Mødearrangørerne skal indlægge processer, hvor deltagerne kommer på banen med de erfaringer, projekter og overvejelser, de selv går og pusler med inden for oplæggets tema. De skal selv formulere sig og ikke bare lytte til oplægsholderne. Man vil fortælle om egne initiativer og tanker til nogle ligesindede. Selvformuleringen, diskussionerne og de fælles overvejelser sikrer relevans for den enkelte og giver mødets indhold et personligt perspektiv. 4. Videndeling og netværk Konferencen skal endvidere indeholde selvstændige aktiviteter, der uafhængigt af det specifikke oplæg lader deltagerne møde og udveksle viden med hinanden. Der skal være veltilrettelagte processer, der bringer fremmede sammen om fagligt relevante emner. Det er en afgørende erfaring fra dette projekt, at disse processer skal understøttes professionelt. Det gør man ved at facilitere mødet, hvilket vil sige at skabe rammer og fremdrift i mødet på en sådan måde, at det bliver let for deltagerne at nå det resultat, de ønsker (facilis latin: let at gøre). Hvis de fire principper ovenfor ses som fire fingre på en hånd, er faciliteringen tommelfingeren, der sætter hånden i stand til at gribe om mødet og holde det fast. Det sidste designprincip er derfor: 5. Alle processer skal faciliteres På en lærende konference spiller dirigent eller ordstyrer en langt mere fremtrædende rolle, end man er vant til. Særligt når man 15

16 rykker ved den vanlige opfattelse af, hvad der kan foregå på store møder, bliver det endnu mere afgørende, at ordstyreren skaber tryghed om, hvad der skal foregå og hvorfor. Processen skal i sig selv være givende. Den moderne ordstyrer facilitatoren har ansvaret for det. 16

17 3 Mødets fysiske rammer skal indbyde til dialog Når man ønsker at skabe en lærende konference eller et stort lærende møde, er det vores erfaring fra projektet, at det stiller helt bestemte krav til de fysiske rammer. De fysiske rammer skal understøtte deltagerne i at være aktivt involverede i mødet. Generelt skal man gå efter lokaler, der er større, end hvad man normalt vil vurdere som passende. Et stort rum med flytbare møbler er den perfekte ramme. Det har den fordel, at man kan holde deltagerne inde i rummet i forbindelse med mindre gruppearbejder o.l., og det medvirker til at skabe en intens stemning i forløbet, sammenlignet med en situation, hvor man må sende deltagerne ud i grupperum eller i tilstødende lokaler. I projektet har vi håndteret grupper på op til 300 mennesker ved at stille mange mindre borde op i et stort lokale. Det er vigtigt, at bordene ikke er for store, idet brede borde kun giver mulighed for dialog med sidemanden. Ved smalle, aflange borde kan man tale hen over bordet. Her er det vores erfaring, at borde med plads til seks personer er den optimale størrelse. Det giver mulighed for dialog i grupper på både to, tre og seks personer. Det afgørende er, at de fysiske rammer gør det naturligt for folk at komme i kontakt med hinanden og med mange forskellige i løbet af dagen. De fleste konferencesteder vil uden problemer kunne leve op til disse krav; det kræver bare lidt ekstra omtanke og god og tidlig forberedelse. Det kan for eksempel være en udfordring at skabe dialog og dynamik i rummet, når man har et gammeldags auditorium med 17

18 fastskruede stolerækker og en scene i den ene ende. Her må man tænke kreativt i forhold til at anvende tilstødende omgivelser. I et lokale af den type skruede vi op for dynamikken ved at sende deltagerne ud i lobby og sidelokaler for at diskutere et oplæg. Da de kom ind igen, hængte vi flipoverpapirerne med resultater fra deltagernes refleksion op i hele lokalet. Det gav lokalet en lidt mere rodet og meget mere dynamisk udstråling. Samtidig fik vi deltagerne til at skifte plads efter hver større pause. Det er vores generelle erfaring, at det er en rigtig god idé at ændre den fysiske indretning i større pauser for på den måde at give ny energi til rummet og gøre det helt naturligt at mødes med nye deltagere. Husk at understrege over for deltagerne, at de ikke 18

19 skal efterlade mapper eller andet på bordet, når de går til pause. Hvis man ikke kan ændre på bordopstillingen, så skal man opfordre deltagerne til at sætte sig et nyt sted og på den måde gøre det legitimt og naturligt for alle at flytte sig rundt (på side 57,»Kollegaskilsmisse«, skriver vi mere om, hvordan det kan gøres). På en lærende konference»stresser«vi deltagerne i højere grad, end det sker ved en mere traditionel konference i positiv forstand! Aktivitetsniveauet skal være højt, og der skal foregå forskellige ting. Det er i den forbindelse en god idé at sørge for, at man har mulighed for at gribe de chancer, der måtte opstå for at gøre læringsrummet dynamisk. Hav mange forskellige former for remedier til rådighed også ud over det som oplægsholderne har bedt om. Sørg for, at der er mindst to flipovers, at der kan klistres papirer og skemaer på væggene, at der er tomme overheads og penne, skriveredskaber etc. Når faciliteterne er til stede, har man som facilitator eller oplægsholder bedre mulighed for at improvisere og gribe ideer fra deltagerne, som pludselig opstår. 19

20 4 Oplæg skal bearbejdes af deltagerne Oplægsholdere med faglig dybde er en uundværlig ingrediens på en konference eller et stort møde. Som mødeplanlægger med ambition om at skabe en lærende begivenhed skal man medvirke til at ændre det traditionelle billede af en konference, hvor tilhørerne læner sig tilbage, og en ekspert eller en chef i mere eller mindre flydende form deler ud af sin visdom, mens der lyttes andægtigt, og hvor rollen som deltager går ud på at slå ørene ud, lytte interesseret og prøve på at lade være med at falde i søvn Men husk ikke at smide barnet ud med badevandet. Selv om vores fokus her er mobilisering af deltagernes egen læring og egen viden, er et skarpt fagligt oplæg altid en inspiration. I dette afsnit viser vi, hvordan man kan gøre udbyttet af et sådant oplæg væsentligt større for deltagerne. Dialog med oplægsholder Sørg på forhånd at gøre det klart for oplægsholderne, at der er tale om et lærende møde eller en lærende konference. Det er af betydning, fordi samarbejdet mellem facilitator og oplægsholder skal være tættere og ofte med en lidt anden arbejdsdeling, end det er tilfældet på en almindelig konference. Som facilitator har man i højere grad brug for at vide noget om oplægget for at kunne bygge op til det og understøtte det på den rette måde. Oplægsholderen må også være indstillet på at være mere i dialog med tilhørerne. 20

21 Vær derfor omhyggelig med at formidle designprincipperne til oplægsholderen fra begyndelsen og få accept på, at han eller hun er indstillet på at overholde både designprincip 1 (det koncise og fyndige oplæg) og være aktiv medspiller i designprincip 2 (aktiv fordøjelse af oplæg). Husk, at denne aftale skal foregå i en dialog, for det er selvfølgelig afgørende vigtigt, at også oplægsholderen oplever aftalen som helt rigtig. Udgangspunktet for en god dialog med oplægsholderen kan være en liste over det, der efter din overbevisning skaber et inspirerende og samtidig energigivende oplæg. Vores observationer peger på nedenstående punkter som afgørende for, at et foredrag brænder igennem: At oplægsholderen er personligt til stede: gør sit budskab klart synliggør sit engagement At formidlingsformer kombineres: blander tale med visuelle virkemidler går efter en billedskabende præsentation bruger PowerPoints til illustration og ikke som manuskript At oplægsholderen forholder sig aktivt til deltagerne: demonstrerer at det, der siges, er direkte rettet til deltagerne gør det klart hvordan oplægget er målrettet til deltagerne kombinerer input med dialog Hvilke teknikker kan understøtte et oplæg? Uanset hvordan oplægget bliver, kan man som facilitator anvende bestemte teknikker, der hjælper deltagerne til bedre at forstå og tilegne sig oplæggets indhold. Her præsenteres en række teknikker, som vi har afprøvet i projektet med gode resultater. De beskrives i detaljer i bogens sidste del. Den største succes, helt uafhængig af mødetype, har været anvendelsen af korte samtaler mellem deltagerne af en varighed på 21

22 2-10 minutter de såkaldte minimøder. Disse samtaler foregår mellem to, tre eller fire deltagere og kan afholdes både midtvejs i oplæg og umiddelbart efter (»Minimøder«er beskrevet i detaljer på side 70). Der er flere grunde til at holde disse minimøder. For det første er det en simpel måde at give deltagerne mulighed for at fortolke og formulere de væsentligste indtryk fra oplægget for sig selv og de andre deltagere. Det skaber læring det bundfælder sig. Fordi vi mener, at dette er så afgørende vigtigt, har vi eksperimenteret med mange forskellige varianter af disse minimøder, og ud fra de erfaringer har vi udviklet et koncept for at anvende denne teknik. For det andet kan et minimøde i et længere oplæg fungere som et nødvendigt og forløsende åndehul for deltagere og for oplægsholderen, som får lejlighed til at overveje resten af sit oplæg. Det er også vores erfaring, at deltagerne får lettere ved at holde koncentrationen, når de på denne måde selv kommer på banen (»Knæk foredraget over«er beskrevet i detaljer på side 62). For det tredje fungerer minimøderne som en grobund for en god dialog, fordi deltagerne får formuleret og afprøvet deres overvejelser og spørgsmål, hvilket gør det lettere for dem at tage ordet i plenum bagefter. I projektet har vi konstateret en øget spørgelyst efter minimøderne, og det er tydeligt, at de spørgsmål, der kommer frem i plenum, er mere velovervejede og alment interessante. Det giver også spørgeren en mulighed for at tale på vegne af flere end sig selv, hvilket er befordrende for spørgelysten hos nogle. En variant af anvendelsen af minimøder som forberedelse af spørgsmål er at supplere med spørgekort. Det er blanke kort, der ligger på bordene, som deltagerne skriver deres spørgsmål på. Herfra kan spørgsmålet så læses op af personen selv eller af facilitator (»Spørgekort«, se side 66). Man kan med fordel anvende minimøder mange gange i løbet af en konference. Det er vores erfaring, at det hurtigt bliver naturligt. Det er imidlertid vigtigt, at man sikrer, at deltagerne hele 22

23 tiden møder nye udfordringer i disse minimøder. I begyndelsen kan man godt bare opfordre til, at man taler sammen om de umiddelbare tanker, som man har fået ved at høre den første del af oplægget, men så skal deltagerne næste gang udfordres af et mere konkret spørgsmål. Et minimøde er ikke at forveksle med en snakkepause deltagerne skal sættes til at løse en konkret opgave. Af hensyn til koncentration er det bedst at give deltagerne ét spørgsmål at arbejde med ad gangen. Vi opdagede i løbet af projektet, at meget kritiske eller negativt formulerede spørgsmål til minimøderne kan komme til at præge stemningen i resten af forløbet også ud over det enkelte oplæg. Så det er vigtigt, at de spørgsmål, som facilitator sætter minimøderne i gang med, er konstruktive og fremadrettede, som for eksempel:»hvad synes du er særligt interessant her?«eller»hvad bringer du selv til dette emne?«. 23

24 Spørgsmål af den karakter understøtter læringsudbyttet, fordi de opfordrer deltagerne til at overveje eller undersøge, hvordan deres viden og tænkning er blevet udfordret. Derved opnås nye erkendelser for den enkelte, og også andre deltagere kan blive inspireret til at forstå og se nye sammenhænge. Denne konstruktive vinkel er et alternativ til den almindelige reaktion, hvor man leder efter fejl og huller i et oplæg. Det skaber ikke meget læring. Men det er stadig fornuftigt at forholde sig kritisk problematiserende til de nye impulser. Deltagerne skal blot anspores til at gøre det i et fremadrettet lys. I løbet af konferencen kan deltagerne på denne måde også få inddraget deres eget perspektiv. Som et eksempel på, hvordan man kan skabe progression i minimøderne kan fremhæves en særlig variant, hvor deltagerne gives et par minutter til at tænke over spørgsmålet i stilhed først. De noterer et par tanker ned på et stykke papir og går således forberedte i gang med minimødet (»Papirrefleksion«, se side 68). I projektet har vi endvidere med et godt resultat organiseret minimøderne på den måde, at deltagerne interviewer hinanden, hvor det afsluttes med, at mødets facilitator i plenum»plukker guldkornene«uden krav om, at alle skal fremlægge. For at få succes med minimøder skal man sørge for: at give deltagerne ét spørgsmål at arbejde med ad gangen at spørgsmål skal være fremadrettede og konstruktive at skabe progression i minimøderne giv deltagerne større og større udfordringer at fortælle hvor lang tid, der samtales, men også tilpasse afhængigt af talelyst i situationen 24

25 Gennemfør spændende opsamlinger Det er en stor udfordring som facilitator at sikre dynamiske og engagerende opsamlinger, både efter oplæg og efter deltagernes egne aktiviteter. Når det gælder oplæg, giver den traditionelle model med spørgsmål fra salen og svar fra oplægsholderen ingen garanti for, at de første spørgsmål er de mest centrale for hovedparten af deltagerne. Derfor har vi eksperimenteret med at lade facilitator spille en mere aktiv rolle i denne sammenhæng. Vi har for eksempel gode erfaringer med, at facilitator»bundter spørgsmålene«. Hvis deltagerne får lidt tid til at formulere spørgsmål sammen med sidemanden, kan facilitator gå rundt og lytte med og på den måde danne sig et billede af temaerne for deltagernes spørgsmål. Herefter kan facilitator så styre spørgsmålene i retning af, hvad der forekommer mest interessant for flertallet. Facilitator kan også fastholde et tema og bede flere deltagere kommentere og spørge ind til det, før oplægsholderen kommer på banen. Det giver mulighed for nuanceringer og forbedrer oplevelsen af sammenhæng, og samtidig kan det sætte dialog i gang mellem deltagerne (»Bundte spørgsmål«, se side 76). Skal der samles op efter deltagerstyrede aktiviteter, for eksempel gruppearbejder, anbefaler vi en ændring af den traditionelle model, hvor en referent fremlægger gruppens resultater. Uanset emnet kan energien næsten ikke undgå at falde efter den tredje gruppe. Vi har i stedet med held brugt teknikken»at plukke i plenum«, hvor man som facilitator åbent lægger op til, at de, der ønsker det, kan komme på banen og fortælle om deres og gruppens pointer. Hermed forbliver energiniveauet højt, og den pligtskyldige aflevering af rub og stub undgås. (»Plukke i plenum«, se side 74). Også i denne sammenhæng kan man som facilitator vælge at bundte indlæggene efter emne. Hvilken model for opsamling man vælger er i sig selv ikke afgørende. Det centrale er, at man som facilitator på en og samme tid 25

26 får sikret, at energien i rummet bevares, at deltagerne får gode muligheder for at komme på banen med netop det, som de synes er væsentligt, og at tiden til debat prioriteres efter flertallets ønsker. Talerbord Vi har eksperimenteret med at bruge et såkaldt talerbord. Her stiller oplægsholderen sig til rådighed for deltagerne efter sit oplæg. Deltagerne opfordres af taler og facilitator til at komme hen og fortsætte dialogen i pausen. Særligt interesserede får en ekstra mulighed for at være i dialog, og deltagere med mere specifikke 26

27 spørgsmål, som måske ikke har interesse for alle, kan afvente denne mulighed. Vi har udelukkende gode erfaringer med denne teknik. Ikke alene deltagerne, men også oplægsholderne har evalueret det som positivt at få denne udvidede mulighed for at være i dialog (»Talerbord«, se side 78). Oplæg som interview En særlig måde at gøre oplægget levende på, som det er værd at fremhæve fra projektet, er at ændre formen fra et traditionelt foredrag til et interview. Oplægsholderen taler tit mere frit og levende og bliver nærværende på en meget naturlig måde. Det kræver dog, at oplægsholderen er tryg ved at blive interviewet. Interviewet skal gennemføres på en anerkendende måde og ud fra forhåndsaftaler om rammen for interviewet. På samme måde som det foregår, når folk interviewes til tv, hvor skabelonen oftest også fastlægges i samarbejde med den interviewede. Det er en form, som efter vores vurdering med fordel kan anvendes til at give adspredelse særligt velegnet på konferencen med flere indlæg. En af fordelene ved denne teknik er, at det bliver meget naturligt for alle at gå ind i en umiddelbar dialog med oplægsholderen, idet dialogsituationen allerede er skabt af interviewer. En variant af denne teknik er, at oplægsholder først holder et mere traditionelt oplæg, som bliver efterfulgt af et uddybende interview (»Oplæg som interview«, se side 64). 27

28 5 Netværk og videndeling blandt deltagerne I projektet afprøvede vi aktiviteter, der giver deltagerne mulighed for at udveksle viden, erfaringer og ideer med hinanden så al opmærksomheden på en konference ikke er rettet op mod talerstolen. Disse teknikker skulle også understøtte dannelsen af netværk mellem deltagerne. Vi gjorde den erfaring, at den slags tiltag skal indføres gradvist. Tiltagene ligger langt fra den traditionelle opfattelse af, hvad der skal foregå på en konference, og det kan være vanskeligt at få deltagerne med på disse processer. Dette til trods for at de deltagere, der har prøvet det, evaluerer forløbene meget positivt. Så ønsker man at implementere sådanne selvstændige processer for videndeling, så skal der enten være tale om deltagere, der er vant til i deres arbejdsliv, eller også skal man på konferencen gradvist opbygge en platform af tryghed og fælles forståelse, så debatklimaet bliver positivt, åbent og udbytterigt at deltage i. Som et eksempel, på hvor nødvendigt det er at bygge op til disse projekter, kan vi nævne, at vi uden succes har eksperimenteret med at introducere denne form for processer på traditionelt opbyggede konferencer som et selvstændigt punkt til erstatning for endnu et oplæg. En anden væsentlig erfaring fra vores projekt er, at mens man godt kan få folk til at bytte pladser og sidde i forskellige opstillinger i løbet af dagens arbejde, så er det ikke en god idé at lave planer for, hvor og med hvem de eksempelvis skal spise frokost. Det er vores erfaring, at folk generelt ikke bryder sig om, at facilitator 28

29 forsøger at styre»den frie tid«på en konference pauserne og måltiderne. Det opleves af mange som kunstigt. Aktiviteter, der decideret har med læring at gøre, vil deltagere gerne stille op til, men de rent sociale elementer som pauser og frokost viste det sig i projektet vanskeligere at få deltagerne til at eksperimentere med. Grundlæggende drejer det sig selvfølgelig om, hvad der har motiveret deltagerne til at komme: Procesdelen skal understøtte det formål, som deltagerne kommer med ellers oplever de det som proces for processens egen skyld. De fleste konferencedeltagere har konferencens faglige indhold i tankerne, når de ankommer. De vil som regel gerne møde andre mennesker undervejs og udveksle med dem, men for nogle mennesker skal der ikke meget til, før det at hilse på og sludre med fremmede opleves som kunstigt og ufrit især hvis det iscenesættes på en anderledes og lidt udfordrende måde. 29