Studentersamfundet. Møde i studentersamfundets bestyrelse. - For alle studerende. Den d. 25. okt. 2011, Ridderlokalet Fibigerstræde 15.

Transkript

1 Møde i studentersamfundets bestyrelse Den d. 25. okt. 2011, Ridderlokalet. Ordinære medlemmer: *Lasse Rørbæk, formand Rasmus Lundgaard Christensen, næstformand Paw Leon Andersen, kasserer Andreas Bested Nielsen, bestyrelsesmedlem Christian Sand Pilgaard, bestyrelsesmedlem Maria Rahbek Andersen, bestyrelsesmedlem Marianne Nørgaard Jensby, bestyrelsesmedlem Milan Vestergaard, bestyrelsesmedlem Kathrine Carstensen, Studenterhusets repræsentant Observatører: Jakob Kristoffersen, erhvervschef Lasse P.N. Olesen, Uddannelsespolitisk Ordfører Dagsorden: 1. Formelt (B) [10 min] [] 2. Nyt... fra en fra Den politiske koordinering fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 3. S ets Økonomi (ODB) [40 min] 4. Jakker til vores frivillige (ODB) [5 min] 5. Optagstal (ODB) [30 min] 6. Spisning [30 min] 7. Julefrokost (ODB) [10 min] 8. København (ODB) [20 min] 9. Ansøgninger til vores puljer (DB) [40 min] Side 1 af 9

2 Psykologisk minikonference Musikanlæg i O sohn Baren Pengeskab til havestuen Kasseapparatet Underskudsbevilling til Wunderbar, oktoberfest Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længe], * = Mødeansvarlig. Side 2 af 9

3 Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [10 min] [] 2. Nyt... Valg af ordstyrer og referent Godkendelse af dagsorden Igangværende opgaver 1. Hjælp OL fra en fra Den politiske koordinering fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 3. S ets Økonomi (ODB) [40 min] Vores kassér vil gerne fremlægge nøgletal for studentersamfundet og det s grupper for bestyrelsen. Dette vil efterfølgende kræve møder med nogle af grupperne, som en self. forventer at de respektive kontaktpersoner og kasseren sørger for bliver afholdt. 4. Jakker til vores frivillige (ODB) [5 min] Vi skal tage stilling til hvorvidt vi igen i år vil gøre det muligt for vores frivillige at købe jakker med logo på. Er bestyrelsen villig til dette vil formanden kraftig anbefale at disse bliver taget med rundt til evt. møder i de forskellige grupper Side 3 af 9

4 5. Optagstal (ODB) [30 min] Vores optagstal for 2011 ser mildest talt ikke for gode ud. Vi har fået rekord mange potentielle medlemmer i år, men vi mangler stadig mange, bare for at nå vores optagelse sidste år, som bestemt heller ikke var god. Vi bliver nødt til at gøre noget ved det. 6. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. 7. Julefrokost (ODB) [10 min] Vi plejer at holde julefrokost for vores frivillige. Vi skal diskuterer om vi vil det igen, og evt koordinere dette. 8. København (ODB) [20 min] Nu er der ved at være ro efter studiestart, og vi skal derfor have sendt en deling til københavn ASAP for at arbejde for en bedre studenterorganisation på AAU-K. Dette skal self. koordineres med AAU-K. 9. Ansøgninger til vores puljer (DB) [40 min] Psykologisk minikonference Jeg skriver på vegne af koordinatorteamet for Psykologisk Minikonference Igen i år har vi valgt at videreførere tidligere års succeser og afholde konference, hvilken er fastsat til lørdag d. 11. februar Dette år har vi valgt at kalde konferencen Psykologisk Minikonference 2012 Psykologi uden for et. Det overordnede formål med konferencen er at give de studerende et indblik i en verden og et erhvervsliv uden for og herigennem give dem ideer og inspiration til, i hvilke retninger de har mulighed for at bevæge sig både i deres videre uddannelse, men i særdeleshed også efter endt uddannelse. Via konferencen får vi mulighed for at udforske nogle emner og arbejdsområder, som der ikke er plads og tid til i undervisningen. Vores slogan er Af studerende, for studerende. Koordinatorteamet består udelukkende af studerende, og vi har desuden bedt de deltagende studerende om at komme med input, så konferencen så vidt muligt afspejler deres interesser og præferencer. Side 4 af 9

5 Sidste år solgte vi ca. 200 billetter i år har vi hævet ambitionerne og udvidet deltagerantallet og håber således at sælge 250 billetter. Vi oplever enorm opbakning og interesse fra de studerendes side, og vi har tiltro til, at det vil lykkes for os at sælge samtlige billetter. Studentersamfundet har både i 2010 og 2011 bidraget med uundværlig økonomisk støtte til konferencen, og vi håber selvfølgelig, at I har lyst til at være med igen. De seneste år har aftalen været, at Studentersamfundet støtter med 40 kr. per solgt billet, dog med et loft på 80 solgte billetter, hvilket har beløbet sig til kr. Vi håber på et lignende samarbejde i år. Pengene bliver brugt til at sikre de studerende en billetpris som er overkommelig, selvom de er på SU. Alle foredragsholdere og koordinatorer er frivillige, så udgifterne er til lokaler, rengøring, PR og forplejning. Det giver naturligvis flere udgifter at udvide konferencen med flere deltagere. Vi håber i år på at sælge ca. 250 billetter, og det løber selvfølgelig op i rigtig mange penge fra Studentersamfundets side, hvis det lykkes at trække så mange studerende til konferencen. Derfor har vi fuld forståelse for nødvendigheden af at sætte et loft, dog håber vi, at loftet måske kan hæves f.eks. fra 80 til 100 deltagere. Vi håber, at Studentersamfundet kan se potentialet i vores projekt og har lyst til at støtte os. Tidligere års succeser tyder på, at vi rammer et interesseområde for de studerende, og vi ønsker brændende at videreføre traditionen. Vi ser konferencen som en stor gevinst for de studerende, et unikt socialt og fagligt forum på de studerendes præmisser, og som et klart udtryk for det store engagement, der er blandt de psykologistuderende på Aalborg Universitet. Venlig hilsen Helle Kyvsgaard Mogensen 3. semester, Psykologi, Aalborg Universitet Koordinator og økonomiansvarlig på Psykologisk Minikonference 2012 Tlf. Tilbageholdt fra dagsorden og referat Mail: Tilbageholdt fra dagsorden og referat Musikanlæg i O sohn Baren Da vi gennem længere tid har døjet med et gammelt næsten udueligt anlæg som alt for hurtigt bliver varmt og slår fra, tænkte vi det nu var på høje tid at få anskaffet os et nyt. Heri ligger der dog et lille problem da vi kun har 5000 til investeringer og et minus på vores egenkapital, så vi vil derfor søge udviklingspuljen om hjælp til et nyt anlæg. Vi har været ude og kigge på lidt anlæg og fået et fint tilbud (syntes vi selv) fra HI-FI klubben Der er tale om en forstærker til 8000kr (NAD C375BEE) Side 5 af 9

6 To gulvhøjtalere til 3700kr stk. (CERWIN-VEGA XLS-15) Og to mindre højtalere til 800kr stk. (CERWIN-VEGA XLS-6) Plus kabler til hhv kr meteren og 70kr meteren Samlet løber anlægget op i ca kr og med vores egne 5000kr mangler vi 14000kr Vi søger derfor puljen om 14000kr til vores nye anlæg, som gerne skulle give os bedre lyd og nemmere opsætning af anlæg til hver bar. - Mvh O sohn barens bestyrelse Pengeskab til havestuen Hej, vi har i Havestuens bestyrelsen drøftet muligheden for at få anskaffet et pengeskab. Efter endt fredagsbar har vi mange løse penge til at ligge fremme som bare bliver låst inde i et skab/lager. Men da der efterhånden er mange der kender til disse "gemmesteder" føler vi det er nødvendigt et mere sikkert opbevaringssted. Kasseapparatet DE-klubben er samlingssted og torsdags-bar for de studerende på og omkring Fredrik Bajers Vej 7. Klubben har i længere tid haft brug for en gennemgribende renovering, men manglende tid og ressourcer i det frivillige bestyrelsesarbejde har gjort, at dette ikke har været muligt. Efter den årlige generalforsamling i februar er dette dog ikke længere tilfældet, da der i denne forbindelse blev valgt en ny bestyrelse med større ambitioner og mere initiativ. Ambitionerne er klare - DE-klubben skal gøres til et attraktivt samlingssted og de studerende på de informationsvidenskabelige studier skal have lyst til at være her! Det første skridt på vejen er at renovere klubben og udskifte det gamle inventar. DE-klubben bliver til daglig brugt som et fristed fra studierne, hvor de studerende samt ansatte kan slappe af og benytte sig af de faciliteter, der i tidens løb er blevet indkøbt. De studerende i klubben har således fri adgang til både poolbord, bordfodboldbord og en komplet mini biograf, og disse faciliteter bliver brugt på daglig basis. DE-klubben giver de studerende og ansatte mulighed for at mødes på tværs af årgange og studieretninger og få snakket om livet ved siden af studierne. De studerende får på denne måde bedre mulighed for at skabe sig et socialt netværk, der er med til at sikre et godt socialt miljø på instituttet. Dette gælder også de mange udenlandske studerende, som hvert Side 6 af 9

7 semester besøger klubben, hvor de på lige fod med de danske studerende kan anvende klubbens faciliteter, lære andre studerende at kende samt deltage i de arrangementer, som arrangeres i DE-klubben. Hvilket er til stor hjælp, når man som international studerende flytter til Danmark, og står på helt bar bund. Teknisk Forvaltning på Aalborg Universitet har godkendt, at lokalet bliver sat i stand hvad angår udseende. Dette indebærer, at lokalet bliver malet, så det kommer til at virke mere indbydende, end det på nuværende tidspunkt er tilfældet samt de forfaldne el-installationer bliver tidssvarende. Institut for Elektroniske Systemer samt School of Information and Communication Technology har indviliget i at betale for nyt inventar hvilket består af sofaer, stole, borde og lignende. For at fuldende renoveringen, ønskes der søgt penge til at få kassesystemet op på et ordentligt funktionelt niveau. Derfor er der gennem Soft Consult indhentet et tilbud på et komplet kasseapparat, hvorpå DE- Klubbens bar-software så skal køre. Dette fungerer i øjeblikket således at medlemmer kan indkøbe varer til 8% rabat ved køb på deres studiekort. Systemet kan derfor også ses som en investering i hvad der kan blive penge systemer til alle Studentersamfundets barer, og derved være med til at lette arbejdet for de bestyrelser der sidder rundt omkring i de forskellige barer. På de efterfølgende sider er der indsat skitser, udarbejdet af DE-klubbens bestyrelse, som viser hvordan klubben vil tage sig ud efter denne omfattende renovering, samt en oversigtstabel over det der søges penge til. DE-klubben Fredrik Bajers Vej Aalborg Øst de-vice@de-klubben.aau.dk Soft Consult Kasse System6.295,- kr. APG Pengekasse 1.095,- kr. Totalt: Tabel 1: Priser på det ønskede udstyr, fra (2/10/11) Det totale beløb der søges om, bliver derfor kroner (excl. moms). Vi håber i bestyrelsen at i vil imødekomme ansøgningen, og være med til at forbedre forholdene for de studerende i og omkring Fredrik Bajers Vej 7. Underskudsbevilling til Wunderbar, oktoberfest Side 7 af 9

8 WunderBar er, og vil gerne, være kendt som s store fælles fredagsbar der er for alle uanset om man er første- eller femte semester, Ph.D. studerende eller lektor, og uanset om man er humanistisk, teknisk-naturvidenskablig, samfundsvidenskablig eller sundhedsvidenskablig studerende. Som en, omsætningsmæssig, relativt lille fredagsbar er dette image primært bundet op på tre ting: Altid at have en bar til de store sfester, boatrace og oktoberfest. Traditionelt set har Oktoberfest været enormt svær at få til at hænge sammen økonomisk, grundet de relativt store omkostninger der er forbundet med at booke Vejgaards Tårnblæserlaug. Tidligere har salget af øl til en lidt højere pris end normalt, til rigtig, rigtig mange gæster dækket denne udgift, men som bestyrelsen formegentlig også er klar over, har der været problemer med at overholde brandplanen til oktoberfest i flere år. Skal brandplanen overholdes og det skal den betyder det væsentlig færre tørstige studerende, og dermed et væsentlig mindre overskud på salget af øl. Derudover er der nye udgifter til vagter, hegn, billetter, armbånd mm. alt sammen noget der skal sikre at vi overholder det maksimale antal af gæster i kantinen. Page 1 of 3Vi har derfor forsøgt at finde en løsning hvorpå vi kan bibeholde oktoberfest som arrangement. Dette kommer til at inkludere en minimal entre på 30,- for at sikre antallet af gæster ikke overstiger det tilladte. Ydermere har vi set os nødsaget til at leje færre borde end normalt, for at få plads til lidt flere studerende i vores brandplan. Derudover har vi ikke kunne lave et sammenhængende budget, uden at søge hjælp fra aktivitetspuljen. Derfor søger vi en underskudsbevillig på ,- til at hjælpe med at dække de ekstra omkostninger, samt de mindre indtægter. Vi er alle klar over at det ikke er en optimal løsning at trække på denne pulje for at afholde vores arrangementer, men vi er nærvøse for at folk slet og ret bliver væk, hvis vores entre pris bliver højere. Vi var derudover derude hvor vi overvejede slet ikke at afholde arrangementet, grundet et tvivlsom økonomisk grundlag. Dette var dog reelt ikke en mulighed, da oktoberfest har stået på S et aktivitetskalender og på tutor t-shirtsne i hele September, og derfor selvføgelig skal afholdes. En anden mulighed var at droppe Vejgaards Tårnblæserlaug, hvilket i vores optik er og altid har været nøglen til arrangementets succes. I år er et eksperiment; kan vi få folk til at komme, selvom vi tager en smule entre? Side 8 af 9

9 Vi tror selv på det, men som det fremgår af det vedlagte budget, er et tilskud fra aktivitetespuljen helt og aldeles nødvendigt, for at kunne afholde arrangementet. Page 2 of 3Vi er naturligvis klar over at dette ikke skal være en permanent løsning, og vi arbejder på at finde en løsning på hvordan vi fortsat kan afholde en oktoberfest fremover, uden at skulle trække på Studentersamfundets ressourcer. Ydermere er vi også klar over at vi i WunderBar pt. Ikke har den bedste økonomi, og ikke har administreret vores egenkapital lige så godt som vi kunne, siden den nuværende bestyrelse overtog baren. Vi prøver at lærer af vores fejl, og at få bedre styr på vores pengesager fremadrettet. Det skal også nævnes at vi til dette event skal bruge ekstraordinært mange frivillige, hvilket betyder øget budget til frivilligpleje (vagter etc.) Vi beklager at denne ansøgning er fremsendt så sent, men vi følte at et færddigjort budget var nødvendigt for at give ansøgningen den nødvendige tyngde. Vi er også klar over at vi stiller bestyrelsen i en ubehagelig situation, da vi er så tæt på selve arrangementet, at et nej til overstående ønskede bevilling, reelt kun vil resultere i et underskud i WunderBars egenkapital, som vi så igen bliver nød til at søge dækket andetsteds fra. Vi håber i vil imødekomme vores ønske om en underskudsbevilling, der vil muliggøre at afholde arrangementet. Med venlig hilsen WunderBars bestyrelse Andreas Kirkebæk, Daniel Thilborg, Kristina Tornbjerg, Milan Vestergaard Morten Møller Thomsen, Sisse Mortensen, Theis Thompson Eventuelt Mødeevaluering Der tages ikke referat til dette punkt Side 9 af 9