REFERAT. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde i DFSU

Transkript

1 REFERAT Møde: Ekstraordinært repræsentantskabsmøde i DFSU Mødedato: 29. september 2007 Mødested: Tørring Gymnasium (afholdt under Ultimate DM ude 2007) Tilstedeværende: DFSUs bestyrelse: Kirsten Kjær, Allan Larsen, Lars Lau Repræsentanter fra Spinners, ÅUFK, KFK, Ragnarok, Tørring, VUF, Flying Circus, Ålborg Dinasours, Odense Discflyers og Karlebo Frisbee-Golf Klub. Fuld liste over klub repræsentanter findes i appendiks A. Fraværende: Referent: Bo Holm Jakobsen (aftrædende kasserer) Helle Kjærsgaard, KFK Referatdato: 29. september 2007 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af dagsorden 3. DFSU s fremtid 4. Valg af kasserer: a) Nuværende kasserer Bo H. Jacobsen har trukket sig 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleant og udvalg 6. Evt. 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: Roar Meier Referent: Helle Kjærsgaard 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Ingen indvendinger mod at mødet blev indkaldt et par dage for sent. 3. DFSU s fremtid Allan: DFSU har indkaldt til mødet fordi der helt akut mangler en kasserer i DFSU fordi Bo H. Jacobsen har trukket sig midt i perioden. Mere generelt handler det også om, at finde ud af, hvad vi egentlig vil med DFSU, for det er et generelt problem, at finde frivillige kræfter til DFSU. Allan: Hvad laver DFSU? Ultimate + Disc golf + generelt. Se appendiks B. Det er, hvad DFSU gør i dag eller gerne vil. Men er det det repræsentantskabsmødet vil med DFSU?

2 Bue Meier, Discflyers: Folks motivation er at lave noget for ens egen klub. Kunne dog være fedt, hvis DFSU kunne være bindeleddet til at samarbejde med andre klubber. Christian Mehlbye, Spinners: Hvor stor en del af arbejdet i DFSU handler om disc golf? Og er kassererposten tungere fordi det indbefatter både ultimate og disc golf. Allan, DFSU: Dette er ikke noget, der kræver ret meget tid. Lars Lau tager sig af golf delen. Med hensyn til kassererposten, så er det ikke meget tungere arbejde, fordi der er to sportsgrene. Franziska, KFK: De ting, som Allan har præsenteret nu er alle vigtige. Foreslår at vi uddeler nogle af opgaverne til klubberne og derved letter noget af DFSU s bestyrelses- samt udvalgsarbejde. Allan: God idé dog er det mere effektivt, at de fleste opgaver ligger centralt i DFSU. Carsten, Århus: Enig med Allan i at det skal holdes i DFSU. Det handler bare om at få flere personer med. Den mængde opgaver, der ligger i DFSU, er ikke for mange, det er bare for mange til de frivillige kræfter, der er i DFSU. Bue Meier, Discflyers: Opfordre klubberne til at komme med forslag til DFSU og selv starte samarbejde og midlertidige udvalg med DFSU. Carsten: Klubberne er også velkomne til at komme med forslag til ultimate udvalget. Steffen, KFK: Synes det er ærgerligt, at det går ned ad bakke med de frivillige kræfter, når sporten og antallet af medlemmer på den anden side er stigende. Jonatan, CFC: DFSU skal udstikke rammerne for DM, landshold o. lign. Tror på at vejen frem er at støtte de lokale initiativer, så som at træne juniorer mv. Tror der er mange, der har interesse i at involvere sig i mindre projekter. Rune, Århus Ultimate: Foreslår at man lægger promovering af sporten, Gymnasium DK udenfor DM. Det skal mere være DFSU s rolle at koordinere og så lægge de reelle arbejde i klubberne. Marie, CFC: DFSU skal absolut ikke nedlægges, men opgaverne skal i højere grad sendes videre til klubberne via klubformændene. Og dermed være villig til at tage konsekvensen af, at der er opgaver, som ingen vil tage i klubberne. Erik; Ragnerok: Det er vigtigt, at vi spørger os selv, hvad er det vi vil med vores sport? Er vi tilfreds med det, sådan som det kører i dag? Er vi tilfreds med det medlemsantal, der er i dag? Hvis ja, så skal DFSU måske ikke beskæftige sig med hvervning. Hvis nej, så skal der noget andet til. Det vigtige er egentlig at finde ud af, hvad er vores ambition? Vil vi have flere medlemmer. Min drøm er at der skete meget mere, men så skal der også være flere frivillige mennesker på listen. 2/11

3 Henrik, Tørring: Gymnasium DM er vigtig, fordi der er 150 potentielle medlemmer. Det er vigtigt, at de får nogle oplysninger om, hvilke klubber de kan spille med. God idé, hvis man kan melde sig ind i DFSU på nogle konkrete opgaver. Christoffer, VUF: Vi skal hæve ultimate niveauet i Danmark. Dårlig idé at uddelegere Gymnasium DM til klubberne. Jonatan, CFC: Visionerne for vores sport er en meget vigtig del af DFSUs arbejde. Allan: Visioner er en af bestyrelsen fornemmeste opgaver, men det er også en af de opgaver, der først bliver syltet, når de administrative opgaver tager de tilstedeværende ressourcer. De fire scenarier: Scenarierne er beskrevet i appendiks C. Til scenario 3: Risiko for at disc golferne ikke ønsker, at betale den store procentstigning og dermed vil melde sig ud. Hvis dette viser sig at være tilfældet kan man evt. nå at ændre beslutningen. Hvis scenario 2 eller 3 vedtages skal kontingentstigningen ske fra Franziska, KFK: God idé at betale lidt mere for at få nogen til at bruge tid. Vi skal dog være opmærksomme på, at en person så vil modtage betaling for noget arbejde, mens andre laver en stor del arbejde gratis. Allan: Argumentet er at lægge noget af det kedelige arbejde ud til den betalte, så det sjovere arbejde kan laves af de frivillige. Vi har estimeret kassererarbejdet til at tage omkring en time om ugen. Der findes allerede et mere eller mindre klart system, men regnskabet skal over i et nyt system og det vil tage lidt tid. Det er bestyrelsen klar til at hjælpe med og skyde nogle penge i professionel assistance. Roar, Vuf: Synes scenario 3 den store pakke - rummer nogle rigtig gode muligheder. Lars Lau, DFSU: Disc golf Danmark har fået et tilbud fra en alternativ forening, DDGU, der har bebudet start i januar Om det vil vinde stort indpas er ikke til at sige endnu, dog skal det siges, at det nye forbund som udgangspunkt ikke adskiller sig markant fra DFSU s rammer og tilbud i dag ud over et andet navn Lars vurderer at en kontingentstigning på 100 kr. godt kunne blive accepteret af disc golferne, hvis man synes man får noget for pengene. Erik, Ragnarok: Sammenligner DFSU med WFDF, hvor man har haft øget aktivitet efter ansættelse af en sekretariatssekretær. Vigtigt at skelne mellem frivillige og ansatte, men mener at det i praksis kan man se at det fungerer fint i alle mulig andre organisationer. Pause 3/11

4 Daniel, Spinners: Gør opmærksom på, at budgettet for scenario 3 ikke indbefatter muligheden for, at DFSU få flere medlemmer eller at vi får penge fra fonde. I så fald vil det blive billigere. Mehlbye, Spinners: Foreslår at det kunne være en løsning at kombinere løsning 1 og 3 dvs. et scenario 5: - De tomme pladser i bestyrelsen og udvalgene udfyldes af frivillig (flere har vist interesse ved mødet) - en person ansættes en dag om ugen til at lave diverse opgaver - indtil repræsentantskabsmødet finansieres lønnen af de indeværende midler - ved næste repræsentantskabsmøde (2008) foreslås en kontingentforhøjelse til repræsentantskabet som er gældende fra 2008, dvs. klubberne skal indbetale det forhøjede kontingent allerede 1. april Klaus, Århus: Bekymret for udmeldingen om, at disc golferne muligvis ikke er interesserede i en kontingentforøgelse. Helle, KFK: Investering i ressourcer, der kan lave noget arbejde for DFSU og gøre DFSUs berettigelse synlig. Investeringen i en medarbejder kan med andre ord være en måde at fasteholde disc golferne i forbundet. Steffen, KFK: Eftersom den nye medarbejder bl.a. skal arbejde med hjemmesideopdatering, vil Golferne umiddelbart også få stor glæde af vedkommendes arbejde, da de meget ofte har pointgivende runder og løbende ændringer i handicap, ligesom de også har en interesse i at regnskabet er overskueligt og opdateret. Birthe, Tørring: Det er vigtigt at fasteholde disc golferne i vores forbund. Bue, Dicsflyers: Har savnet den kontinuerlige information, så som opdatering af hjemmesiden, fra DFSU s side fordi der ikke er nok frivillige ressourcer. Derfor efterspørger Bue en løsning, der kan rette op på den problematik. Jonatan, CFC: Er det en mulighed at bruge en DGI konsulent til at lave opdateringsarbejdet i DFSU. Erik, Ragnarok: Der er nogle begrænsninger i samarbejdsmulighederne med DGI. DGI beskæftiger sig i store træk med sport i bredden, modsat sport på eliteniveau dvs. at landshold ikke er noget de vil beskæftige. De vil desuden kun beskæftige sig med aktiviteter, der foregår i DGI regi. Lars Lau, bestyrelsen: Scenario 1 udelukker ikke scenario 3 det vil under alle omstændigheder være godt at have scenario 1 opfyldt og kunne falde tilbage på. Repræsentantskabsmødet vedtager scenario 5, under forudsætning af at det under pkt. 4 og 5 lykkedes at få valgt nogle personer ind i bestyrelsen. 4. Valg af kasserer: 4/11

5 a) Nuværende kasserer Bo H. Jacobsen har trukket sig Franziska, KFK stillede op og blev valgt som kasserer. 5. Valg af bestyrelsesmedlem, suppleant og udvalg Klaus, Århus og Steffen, KFK stillede begge op som bestyrelsesmedlemmer. Klaus blev valgt som bestyrelsesmedlem. Steffen, KFK stillede op som suppleant og blev valgt. Jonatan, CFC melder sig som repræsentant til ultimate udvalget med fokus på junior satsning. Bue Meier, Discflyers melder sig som repræsentant i ultimate udvalget til at opdatere hjemmesiden. 6. Evt. Flere medlemmer giver til kende, at de synes, at visioner for DFSU er et vigtigt punkt at arbejde videre med. Evt. i forbindelse med det ordinære repræsentantskabsmøde. 5/11

6 Appendiks A Simon Larsen, Discflyers Rikke Weber, Discflyers Birgitte, Discflyers Brian, Discflyers Jacob Ø, VUF Kristoffer, VUF Jonas, Flying Circus Anders, Flying Circus Oskar, Flying Circus Daniel, Spinners, Torsten B. Hagemann, Spinners Mads Kiilerien, Spinners Martin Strøm, Spinners, Christian Mehlbye, Spinners Kaare Sagan, Dinosaurs Linette Vestergaard, Dinosaurs Morten Andersen, Tørring Birte Bengtsson, Tørring Malik Møller, Discflyers Line Rasmussen, KFK Vinnie Kirt, KFK Rikke Pedersen, KFK Louise Dyring, KFK Tuf Krenchel, KFK Anne-Franziska Sinner, KFK Henrik Thomesen, Tørring Erik Hammer, Farum Carsten H. Kjeldgaard, ÅUFK Jonatan Myrup, CFC Marie Staalsø, CFC Helle Kjærsgaard, KFK Martin Bille Hansen, Ragnarok Mads Peter Emborg, Ragnarok Mads Bakkegaard, Ragnarok Daniel Ocariz, Ragnarok Anders Wils, KFK Jesper Bakkegaard, Ragnarok Steffen Lauritzen, KFK Rune Nielsen, ÅUFK Bjarne F Jensen, Dinosaurs Martin Trangbæk, ÅUFK Claus E. Schmidt, ÅUFK Paw Kraglund, ÅUFK Nina Broeng Andersen, Flying Circus Betina Højgaard, CFC Niels Pagel, KFK Bue Meier, Discflyers 6/11

7 Roar Meier, VUF 7/11

8 Appendiks B Hvad laver DFSU Ultimate Arrangerer DM-turneringen Kampprogrammer Retningslinier Mange runder giver meget arbejde Koordinering med WFDF Koordinering med EFDF / EUF Deltager i EUCS arbejdet Turneringsresultater Landshold Koordinere med Gymnasie DM Dispensations håndtering Rekruttering af frivillige Hvad laver DFSU (2) Disc golf Ansvarlige for DDGT Ansvarlige for Challenge-Tour Ansvarlige for DM Handicaprangliste Koordinering med PDGA Turneringsresultater Landshold Dispensations håndtering Rekruttering af frivillige 8/11

9 Hvad laver DFSU (3) Generelt Økonomi Ind og udbetalinger for alle aktiviteter, herunder landshold Behandler ansøgninger om økonomiske tilskud Søgning af midler / sponsorer Promovering af sporten Messer Informationsmateriale Støtte foreningsdannelse / pro-aktiv på området Støtte udbredelsen af sporten i skoler (folkeskoler, efterskoler, idrætshøjskoler, gymnasier, universiteter, seminarier) Uddanne idrætslærere i ultimate Hvad laver DFSU (4) Generelt Træneruddannelse Regler og retningslinier Visioner Arrangerer repræsentantskabsmødet Rekruttering af frivillige Koordinere med DIF / DAIF Højeste myndighed ved klager Håndterer henvendelser fra pressen og borgerne 9/11

10 Appendiks C Scenario 1 Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde finder en kasserer som ønsker at varetage DFSU s regnskab. Der vælges et ordinært bestyrelsesmedlem. Der vælges en suppleant. Bestyrelsen er nu fuldtallig og kan fortsætte arbejdet. Udvalgene mangler stadig ekstra folk, og situationen er ikke optimal, men DFSU kan fungere. Erfaringen fra de seneste år siger dog at der er en stor fare for at situationen gentager sig ved de kommende repræsentantskabsmøder. Scenario 2 Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde kan ikke finde en kasserer som ønsker at varetage DFSU s regnskab. Repræsentantskabsmødet beslutter at DFSU kan ansætte en medarbejder til at varetage regnskabet. Der vælges en kasserer som har ansvaret men ikke udfører arbejdet. Der vælges et ordinært bestyrelsesmedlem. Der vælges en suppleant. Medarbejderen ansættes til udelukkende at varetage regnskabet. Det arbejde kan normalt udføres på ca. 1 time om ugen, men der vil også skulle bruges en del tid på at få indført et nyt regnskabssystem i DFSU. Vi budgetterer derfor med 3 timer om ugen i første omgang når systemet kører er det muligt at det kan reduceres. Pris: ca kr. om året. I indeværende budget år vil denne udgift kunne finansieres ved at rykke lidt rundt på det nuværende budget. Fra næste år vil det koste en kontingent stigning på 50 kr. dvs. i stedet for 40 kr. vil det koste 90 kr. for hvert medlem. Udvalgene mangler dog stadig folk, og der er ikke nogen der kan aflaste dem for noget af det administrative og kedelige arbejde. Scenario 3 Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde kan ikke finde en kasserer som ønsker at varetage DFSU s regnskab. Repræsentantskabsmødet beslutter at DFSU kan ansætte en medarbejder til bl.a. at varetage regnskabet. Der vælges en kasserer som har ansvaret men ikke udfører arbejdet. Der vælges et ordinært bestyrelsesmedlem. Der vælges en suppleant. Medarbejderen ansættes til at fungere som daglig leder af DFSU, herunder varetage regnskabet. Arbejdstiden er 1 dag om ugen (7.4 timer). Denne løsning vil give medarbejderen mulighed for at løfte en række af de opgaver som i dag af tidsmæssige årsager bliver nedprioriteret af bestyrelsen og udvalg: 10/11

11 Varetage regnskabet og sikre at bestyrelsen altid har up-to-date oplysninger når der holdes møder. Arbejde for at udbrede kendskabet til disc sporten Søge fonde o.lign. om penge til disc sporten. Opdatering af hjemmeside o Ultimate og disc golf resultater, stillinger, etc. o Information fra bestyrelsen o Nyheder o Etc. Udsende nyhedsbreve Supportere udvalgene, og sørge for at det administrative fungerer. Fx sikre at indbydelser og programmer bliver udsendt i god tid. Besvare henvendelser fra medlemmerne. Og meget andet Pris: ca kr. om året. I indeværende budget år vil denne udgift kunne finansieres ved at rykke lidt rundt på det nuværende budget. Fra næste år vil det koste en kontingent stigning på 110 kr. dvs. i stedet for 40 kr. vil det koste 150 kr. for hvert medlem. Udvalgene vil få støtte fra medarbejderen, og vil kunne fokusere på de mere interessante ting omkring udvikling af sporten. Scenario 4 Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde kan ikke finde en kasserer som ønsker at varetage DFSU s regnskab. Repræsentantskabsmødet afviser at lade DFSU ansætte en medarbejder til at varetage regnskabet. Den nuværende bestyrelse tager repræsentantskabsmødets beslutning til efterretning, og vil hurtigst muligt indkalde til et nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde hvor der kun er et punkt på dagsordenen: opløsning af unionen. 11/11