"GULDLISTEN" (version 1. Februar 2008) STIKORD BEVARES KASSATIONSFRIST 55-anmodninger i listeform (efter Bistandsloven) K5

Transkript

1 N: "Guldlisten" dækker bevaring, kassation af papirarkivalierskabt i perioden 1. April 1970 til 31. December med mindre det specifikt er nævnt at der er tale om elektroniske registre og sager "GULDLISTEN" (version 1. Februar 2008) STIKORD EVARES KASSATIONSFRIST 55-anmodninger i listeform (efter istandsloven) 67-års advisliste (P-data) 70-års advisliste (P-data) A Adresseliste (udskrevet fra edb-system til kontrol) Advisliste (udskrevet fra edb-system til kontrol) Affaldsregulativer Afgangsbeviser (eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen) Afgangsførte sociale sager, liste over Afgangsførte uerholdelige restancer Afgangskort i folkeregistret indtil 1978 Afgangsliste, sociale sager Afgangsregisterkort (folkeregister) før 1978 Afkrævningsmateriale, debitor, bidrag Aflæserkort, forbrugsafgifter Afsnit 8 sager (anbringelser af børn og unge ) Afstemning af pensionsafregninger Afstemningsliste, regnskabsmæssige Afstemningsmateriale, bidrag, børnetilskud Afviste automatiske tillæg/fradrag AIO-hovedliste, AIO-kontrolliste og AIOstjernemarkeringsliste Ajourføringsliste, edb Aktindsigt Alkoholbevillinger (enten i forvaltningen eller på skolen) - kasseres 5 år efter bevilling er slut

2 Almene boliger, tilsyn med (vedtægter, regnskab m.v.) Alternativ modtageroplysninger og alternative modtagere, udbetalinger til (socialforvaltning) Anbringelse af børn og unge uden for hjemmet Anbringelsessager (afsnit 8 sager) Anciennitetskort Ankesager Anlægsregnskaber for dem kommunen taber, idet praksis for ankesager, kommunen vinder. efterfølgende skal ændres Flere kommuner vælger også at bevare disse sager som en del af det obligatoriske regnskab Anlægssager og anlægsregnskaber for kommunale institutioner Anmeldelse af liste- og valgforbund Anmærkningslister, løn Ansøgning om byggetilladelse, der ikke benyttes - kan kasseres 5 år efter ophør af byggefrist Ansøgning om hjælpemidler for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning Ansøgninger om lånegaranti til beboerindskud Ansøgninger om støtte til boligbyggeri hvis der gives garanti hvis der ikke gives garanti Ansøgninger om tilskud til højskoler/efterskoler for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning Ansøgninger til stillinger for den der bliver ansat Ansøgninger der ikke fører til ansættelse kan kasseres. Husk hensyn til evt. udmeldte klagefrister. Almineligvis gemmes de et år og kasseres derefter. Antegninger fra lovpligtige revisorer (revisionsprotokollater) Anvisning af boliger Anvisning af boliger til flygtninge Approbationsskrivelser (udstykning m.v.) APV (arbejdspladsvurderinger) Arbejdsgiverkontrol (edb-udskrifter) for personer, der er født den første i en pga særlige regler - kasseres 5 år efter sagsafslutning (bevares hos anden myndighed)

3 Arbejdsgrupper, referater fra væsentlige grupper (Sager med handlingsfacet P35) Arbejdsmiljø, tilsynsrapporter vedr. Arbejdspladsvurderinger (APV) Arbejdssedler, løn Arbejdsskader, sager vedr. Artsoversigt, tværgående (budget/regnskab) ATP-afstemninger - kasseres 5 år efter personens død ankudskrifter R stamkort R-oplysninger (gamle) på microfiche eboerfortegnelser, institutioner eboerindskud eboerindskud, ansøgning om lånegaranti eboerindskud, indfriede eboerindskudslån, indfriede eboerklagenævnets forhandlings- og beslutningsprotokol eboerklagenævnets sager eboersager, plejeinstitutioners efolkningstal (Danmarks Statistik) efordring af elever, tilskud til egravelse, lister vedr. egravelseshjælp egæringer til andre kommuner, kopier af eholdningskort for standardudrustning og for mundering og materiel (civilforsvaret) eredskab, vedtægter, planer og årsberetninger for det kommunale beredskab esigtigelsesrapport, boligstøtte eskæftigelsesmidler, regnskabsbilag for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning pga. af regnskabsmæssige hensyn - kasseres 5 år efter sagsafslutning pga af regnskabsmæssige hensyn

4 eskæftigelsesprojekter, personer eslutningsprotokoller fra bestyrelser, udvalg, nævn, råd estyrelsesprotokoller fra institutioner esøgsrapporter vedr. hjemmepleje evillingsskrivelse (fra bistandssystem) iblioteksreglement idrag og afgifter, journal vedr. (teknisk forvaltning) idrag, social afkrævning idrag, stamkort ilag til kasseopgørelse oliger, sammenlægning og nedlæggelse af oligforeningers budget/regnskab (tilsyn og godkendelse) oligforeningers kommunegaranti oligindskudslån, indfriede oligorganisations vedtægter og regnskaber (tilsyn og godkendelse) oligselskabers regnskaber og vedtægter oligsikring, sager oligsikring, stamkort oligstøtteregnskab (delregnskab) oligstøttesager oligydelse, stamkort oligydelsessager oligændringssager med pant orgerlige ægteskabsbøger randkommisionssager for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en (hvis de udgør grundlaget for tilsyn) (hvis de udgør grundlaget for tilsyn) pga. kommunal godkendelse og tilsyn for personer, der er født den første i en som grundlaget for kommunens tilsyn for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en - Ægteskabsbøger skal afleveres til landsarkiv 50 år efter indbinding, prøvelsesbøger 5 år efter indbinding - kasseres 5 år efter sagsafslutning K - kasseres efter endt brug - kasseres 5 år efter sagsafslutning (pga. regnskabsregler) - kasseres 5 år efter sagsafslutning - kasseres 5 år efter sagsafslutning, hvis de står samlet for sig selv og ikke ligger i personsag - kasseres 5 år efter sagsafslutning, hvis de står samlet for sig selv og ikke ligger i personsag - kasseres 5 år efter sagsafslutning efter pantets indfrielse

5 randsynsrapporter revkopibøger ruttoregnskabsrapporter ruttotrækprocent advisliste udget behandlet i fagudvalg (ikke økonomiudvalg) udget behandlet i økonomiudvalg udgetforslag, ikke behandlet i økonomiudvalg udget, det endeligt vedtagne (af økonomiudvalg) udgetmateriale, der er behandlet i økonomiudvalg udgetpjece udgetstøtteliste (kontrolliste i socialforvaltningen) udgetudkast og forarbejder udgetvejledning udgetvejledninger fra KL yggesager (se også vejledningen til bek.1000) yggesager, særlige eller principielle ørnebidrag, afkrævning af ørnebidrag, lister vedr. ørnebidragsresolutioner ørnebidragssager ørnefamilieydelse, lister vedr. ørnefamilieydelsessager for tegningsmaterialet (plan, snit, opstalt, foto) samt særlige sager, det er kommunen selv, der definerer, hvad der er "særlige" eller "principielle" (f.eks. tabte ankesager og fredede bygninger) af sager, hvor faderen er født den første i en for børn, der er født den første i en for personer, der er født den første i en K - kasseres efter endt brug (bevares hos anden myndighed) (afleveres som tryksag til Kgl. ibliotek) efter evt. nedrivning/fjernelse af bygning for øvrigt materiale efter barnet er fyldt 18 år (obs for særlige aftaler om betaling efter 18 år, f.eks. ved uddannelse) efter barnet er fyldt 18 år (obs for særlige aftaler om betaling efter 18 år, f.eks. ved uddannelse) efter barnet er fyldt 18 år (obs for aftaler om betaling efter 18 år, f.eks. ved uddannelse) efter barnet er fyldt 18 år (obs for aftaler om betaling efter 18 år, f.eks. ved uddannelse)

6 ørnesager, hvor der ikke er foretaget anbringelse ørnetilskud, lister vedr. ørnetilskud, stamkort ørnetilskudssager ørneydelsesansøgninger for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en, hvis de står samlet for sig selv og ikke ligger i personsag efter barnet er fyldt 18 år (obs for aftaler om betaling efter 18 år, f.eks. ved uddannelse) C Checkkopier Checklister (pension) Chefmøder, referater fra COR-liste (kontrolliste i socialforvaltningen) CPR personkort efter 1978 (folkeregister) CPR-sager for personer, der er født den første i en resten eller efter seneste kontakt (afhænger af om det er en afgørelse efter faste regler = ) D Daginstitution, sager om det enkelte barn Daginstitutioner, optagelsesbreve til Daginstitutionsstamkort Dagpenge, registerudskrifter Dagpenge, stamkort Dagpengelister (kontrollister) Dagpengesager Dagsedler, arbejdsholdets Dagsorden, abonnement på kommunalbestyrelsens for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en - kasseres 10 år efter sidste kontakt med barnet, hvis de står samlet for sig selv i årgange,og ikke ligger i personsag, hvis de står samlet for sig selv i årgange, og ikke ligger i personsag - regnskabsmæssige hensyn pga betaling/regnskabsregler

7 Debitorindbetalinger (socialforvaltningen) Deklarationer Delpension, konkrete sager vedr. Delregnskaber behandlet i fagudvalg Delregnskaber behandlet i økonomiudvalg Deltagerbetaling, f.eks. VUC Direktionsmøder, referater fra DK-systemer, sager henlagt efter Dokumentationskontrol, liste for Dokumentregistre, elektroniske Dødsanmeldelser for personer, der er født den første i en og K efter Statens Arkivers /K markering af DK-planen (kan ses på - bevares med indhold, hvis det er i et esdh-system - og jvf bek.1000, hvis det er i et fagsystem K 5 idet de bevares af retterne Se liste over systemer, der kan kasseres fra på eller E Edb-brugervejledninger Aktuelle brugervejledninger gemmes Øvrige kasseres efter brug Edb-lister (se også under listens navn) Edb-kontrollister generelt Edb-registre/kartoteker Efterregulering, boligydelse, boligsikring Efterregulering/indtægtskort og efterreguleringslister Efterskole, støtte til elever til ophold på for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning Ejendom, køb og salg af fast, materiale vedr. K20 - bemærk det først gælder, når myndigheden ikke længere ejer ejendommen eller den er nedrevet Ejendomsoplysningsskemaer (K20 hvis det er grønne skemaer) Ejendomsoplysningsskemaer, de grønne K20 pga. ejerskifteansvar Ejendomssager af generel karakter (løbende drift) Ejendomsskat, lån til betaling af Ejendomsskattebilletter og ejendomsskattekort Ejendomsvurderinger fra og med 18. alm. Vurdering (elektroniske)

8 Ejendomsvurderinger til og med 17. alm. Vurdering (papir) Ejerskifteansvar (grønne skemaer) Eksamensbesvarelser Eksamensbeviser - enten på skolen eller i forvaltningen Eksamensbeviser, efterskoler oftest på skolen Elektroniske arkiver som skal bevares konverteres til systemuafhængig arkiveringsversion Elevfortegnelser, men ikke hvis det er lærerens afkrydsningsbog (arbejdsredskab) Elevplaner indtil ek.1000 bliver revideret (2009) K20 pga. ejerskifteansvar Kasseres efter klagefristens udløb Elevkørsel Elevmapper/sager (enkeltelever) Elevstøtte til elever på efter-, høj-, husholdningsskoler m.v. Erhvervslejemål Erhvervspraktik, de enkelte elevers sager Erindrings- og mærkedagsliste Erindringslister, løn Erstatningskrav fra elever for elever, der er født den første i en for personer, der er født den første i en - kasseres 10 år efter afsluttet skolegang - kasseres 5 år efter sagsafslutning F Faderskabssager Faglige organisationer, forhandlingsreferater Fakturaer Falckrapporter, pension Falckrapporter, sygedagpenge Familiesamføringssager (f.eks. legitimation, kopi af pas mv.) Fejllister (kontrollister) Feriefonden, materiale vedr. Feriekort, løn - kasseres 5 år efter sagsafslutning (bevares hos statsamt og evt. dommer) K efter endt brug, hvis der alene er tale hvis materialet ligger i integrationssagen om kopimateriale - regnskabsmæssige hensyn

9 Feriemeldinger, løn Ferieregnskab, løn Ferietræk, løn Flexmateriale, løn Flexskemaer Flygtninge (integrationssager med statsrefusion) Flytning, undersøgelsessager i forbindelse med Flytteanmeldelser Flyttebeviser (kvitteringer fra kommunen) Flyttemeddelelser Folkeoplysning, fordeling af tilskud i henhold til Folkeoplysningsudvalg, ansøgning om lokaler Folkeoplysningsudvalg, ansøgning om tilskud Folkepensionssager Folkeregisterbilag, der pga. tidl. ødelæggelse af register opbevares som erstatning for de ødelagte kort Folkeregisterkort Forbedring af boliger, udbetaling af tilskud Forbrugsafgifter, aflæserkort Forbrugsafgifter, checkliste Forbrændingsafgifter Forebyggende hjælpeforanstaltninger Forhandlingsreferater, møder med faglige organisationer Forhandlingsprotokoller fra bestyrelser, udvalg, nævn, råd Forsikringssager, bygninger, løsøre/tingskader Forsikringssager, ansatte hvis det er sager om fordeling af penge (fastlæggelse af den økonomiske ramme) for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en så længe, der er administrativt/retligt behov for sagen. Hvis sagen arkiveres under CPR-nummer, bevares O1 - de konkrete ansøgninger og bevillinger kan kasseres efter 5 år. Policen kan kasseres når ny modtages Det anbefales at anvende en lang kassationsfrist, idet sagen kan genoptages også sent i livet, hvor symtomer kan dukke op

10 Forsikringssager, skolebørn Forsikringssager, afsluttede Forsikringsvilkår Forskudsliste (socialforvaltningen) Forsøgs- og udviklingsarbejde, kommunalt Forsømmelseslister, skoleelever Fortegnelse over elever, børn, beboere, klienter m.v. i kommunale institutioner Fortsat skolegang i kommunen eller anden kommune, ansøgning om Forældrebetaling, opkrævning Forældrearrangementer, pasnings- og undervisningsinstitutioner Forældrebetaling, fastsættelse Forureningsrapporter Forventede frikortoverskridelser (socialforvaltning) Foto(s) i byggesager og vejsager Fraværslister (skoler) Fraværsstatistik, personale Fremmødeprotokol (skoler) Fremtidige indberetninger (socialforvaltning) Fremtidige udbetalinger, liste over (socialforvaltning) Fribefordring, konteringslister Friplads, ansøgning om Fripladser, økonomisk regulering Frivillige anbringelser (ikke aflastning) Fødselsanmeldelser Fødselsindberetninger Følgesedler til materiel (civilforsvaret) Førtidspensionssager så længe, der er administrativt/retligt behov for sagen. Hvis sagen arkiveres under CPR-nummer, bevares O1 for børn, der er født den første i en for personer, der er født den første i en Det anbefales at bruge en lang kassationsfrist, idet sagen kan genoptages også sent i livet, hvor symtomer kan dukke op - betragtes som driftsmateriale - betragtes som driftsmateriale CPR-numre G

11 Gaderegistre for alle den type registre Garantier for statslån pga juridisk/økonomisk binding Garantier for støttet boligbyggeri pga juridisk/økonomisk binding Girokrediteringslister Gravstedslegater for fundatser, forhandlingsprotokoller for øvrigt materiale Grundlisteudvalget Grønne ejendomsoplysningsskemaer Grønne skemaer ved ejerskifte Gødningskontrakter hvis kommunen har tilsyn K20 pga. ejerskifteansvar K20 pga. ejerskifteansvar H Havnelejekontrakt Havneregulativer/-vedtægter Hegnssynets forhandlings- og beslutningsprotokol Hegnssynets sager Henstand med skattebetaling Hjemmeplejens personsager Hjemmeservicefirmaer, driftssager vedr. de enkelte firmaer Hjemmesygeplejens journaler Hjemmmeservice, indberetninger Hjælpemidler, ansøgning om Holdkalendere, fritidsundervisning Holdstamkort, fritidsundervisning Honoreringsaftale Hovedbøger (bogholderiets / økonomiforvaltningens) Hovedbøger, andre Hovedregisterkort (folkeregister) for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for overordnet aftale (økonomisk rammeaftale) - kasseres 5 år efter kontraktens ophør - kasseres 10 år efter sagsafslutning - kasseres 10 år efter sagsafslutning - kasseres 5 år efter sagsafslutning for de konkrete aftaler - data fremgår af bogholderiets/økonomiforvaltningens hovedbøger

12 Hovedtegninger i vejsager Husholdningsskoler, støtte til elever til ophold på Huslejekontrakt Huslejekort Huslejenævnets forhandlings- og beslutningsprotokol Huslejenævnssager Hyrevognskørsel/hyrevognsbevillinger Højskole, støtte til elever til ophold på Højskoler, ansøgning om tilskud for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter fraflytning efter bevillingens udløb I Ibrugtagningstilladelse, byggesag Ikke-overførte adresser (P-data) Ind- og udmeldelser, dagplejen Indberetningslister, løn Indbetaling til plejehjem Indenrigsministeriets kontoplan Indløsningsliste for standardcheck Indløsningslister, bidrag, børnetilskud Indmeldelser i pasnings- og undervisningsinstitutioner Indmeldte børn, liste over Indskudslån Indskudslån, afslag Indtægstoverførsel Indtægtsoplysninger, bistand Institutionens mødereferater evaring og kassation følger regler for byggesager (bek. 1000) for personer, der er født den første i en for børn/personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en K - kasseres når ny modtages - kasseres 5 år efter sagsafslutning cpr-numre. De 5 år regnes fra det tidspunkt vedkommende har forladt institutionen - kasseres 10 år efter sagsafslutning - kasseres 5 år efter sagsafslutning

13 Instrukser, interne Integration af flygtninge, konkrete sager med statsrefusion Integrationsrådets forhandlings- og beslutningsprotokol Interne cirkulærer, kommunens egne Invalidebiler, bevillinger Inventarfortegnelser/-lister for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning J Jobtræningssager Jordlejekontrakt Journaler, hjemmesygeplejen Journalgruppens mødereferater Journalkort (kortstamme) Journalregistre Journalsager for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en med indhold Kan bevares og kasseres efter bestemmelser foreslået i KL journalplanen, hvis der er tale om enkeltsager - kasseres 5 år efter sagsafslutning - kasseres 10 år efter sagsafslutning K Kandidatanmeldelser Karakterlister til eksamen Kartotekskort over elever, folkekskolen Karakterlister (i løbet af skoleåret) Kasseopgørelser Klager over kommunens sagsbehandling Klageråd vedr. hjemmehjælp, forhandlings- og beslutningsprotokol for Klasselister, folkeskolen

14 Klientsager Kloakregnskaber KL-skrivelser KMD-udbetaling, liste over KO (varmekontrol ordning) Kommunale institutioners virksomhed, materiale som i særlig grad belyser virksomheden Kommuneplaner, oplæg som vedtagne Kommuneregister fejl-advisliste Kommuneregisterudskrift Konfereringsliste OY/SP Kontanthjælpssager Kontantliste og kontantbilag Konterings- og specifikationsoversigt Konteringslister vedr. falck og fribefordring Konteringsoversigt og konteringsliste Kontooplysninger Kontoudskrifter Kontoudtog Kontrakter, udløbne Kontrol- og fejllister, pension Kontrol- og revisionslister Kontrolliste (udskrevet fra fælleskommunalt edbsystem) Kontrollister, personale Kopier af begæringer til andre kommuner Kopier af kvitteringer for solgte ting Kopier af løntilbageholdelse, checks Krediteringslister KS-mappe (Kvalitetssikringsmappe for bygninger og kloaker) for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en (rutinesager afgjort efter faste regler) eller (sager med skøn/vurdering) efter seneste kontakt - kasseres 5 år efter sagsafslutning

15 Kurser, materiale vedr. enkelte medarbejderes kurser Kvalitetssikringsmappe (KS-mappe) for bygninger og kloaker Kvitteringer for solgte ting, kopier Kvitteringsliste Køresedler Følger personalesagen. /K i forhold til personalesagsregler (født 01 og ledere bevares) overenskomstansatte - (obs tjenestemandssager kan først kasseres når medarbejder er fyldt 75 år) K - kasseres efter endt brug L Landbrugserklæringer Langtidsledige, personer Ledere, personalesager (papirsag) Ledergruppemøder, referater fra Legater Lejekontrakt når lejere er fraflyttet Lejekontrakter, udgåede Lejrskole, bogføringsmateriale Ligningsplanen Liste- og valgforbund, anmeldelse af Lister til påligning, vandafgifter/renovation Lokalefordelingsoversigter Lokaler, ansøgning om (folkeoplysningsudvalg) Lokaleudlånssager Lokallønsager Lokalplaner, oplæg som vedtagne Lov- og Ministerialtidende, også indbundne Lægeskift, anmodning om Lønbilag Lønmateriale Lønsag for personer, der er født den første i en for forhandlingsprotokoller/referater, vedtægter for øvrigt materiale for de konkrete ansøgninger for de konkrete lønsager (oplysninger står i folkeregistret) hvis det kun er løndelen hvis det kun er løndelen

16 Lønspecifikationer Løntilbageholdelse, kopier af Løntilskudssager Løntimeskemaer Lån til betaling af ejendomsskat Lån, de af kommunen optagne Lån, vej- og kloakbidrag, indfriede Lånegaranti til beboerindskud, ansøgninger Låneliste, total (socialforvaltning) Låneradgang og udelukkelse, regler vedr. for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning - kasseres 5 år efter sagsafslutning efter tilbagebetaling M Mandtalslister Matrikelbøger MED-referater Meddelelse om uegnethed til værnepligtstjeneste (civilforsvar) Meddelelsesblade (om væsentlige forhold på institutioner) Medicin, underbilag Medicinbevilling Medicinkort Medicinlister Mellemkommunal afregning Mellemregningsliste Mellemværendeliste (kontrolliste i socialforvaltning) Mikrofilm, som erstatter makulerede eller ødelagte hovedog afgangsregisterkort Miljøankesag Miljøgodkendelser Ministerialtidende, også indbundne Modregning i moms mv. K20 K (oplysninger bevares hos anden myndighed) K - kasseres efter endt brug

17 Modregning i skat (som inkasso) Modregning, inkasso Moms, modregning Momsafregninger Mødereferater fra interne udvalg/grupper hvis indhold er af væsentlig betydning for kommunens styring, organisering eller virksomhed Mødeskemaer Målerudskiftning, forbrugsafgifter Målsætninger, kommunens - Månedsregnskaber, institutioner Månedslister, pension (kontrolliste) N Navnekort (folkeregister) Navnelister, halvårlige (civilforsvar) Navneændringer O Oddersystemet, sager henlagt efter Omregningslister, pension Omsorgsydelser (personsager) Omvurderingsfortegnelser fra og med 18. alm. vurdering Omvurderingsfortegnelser til og med 17. alm. vurdering Omsorgstandpleje, journaler Opgravningstilladelser Opholdskommunerefusion Opkrævning af vandafgifter Oplysningssedler, bidrag (socialforvaltning) og K efter Statens Arkivers /K markering af Odder-planen (kan ses på for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en

18 Oplysningssedler, personale (årsopgørelse) Oplæg til lokal- og kommuneplaner Opstalt af bygninger i byggesager Opsummeringsliste (socialforvaltning) Optagelsesbreve til daginstitutioner Optælling af adviskoder, liste over Orlovsydelsessager Overenskomstansatte, personalesager Overførte adresser (P-data) Oversigtskort (beliggenhedsplaner), hovedtegninger samt eventuelle fotos i sager om gader, veje, pladser og anlæg, herunder vand-, gas-, el- og kloakanlæg. Oversigtskort (beliggenhedsplaner), plan, snit og opstalt af bygningen, samt eventuelle fotos i andre byggesager. for personer, der er født den første i en samt ledere for personer, der er født den første i en samt ledere K& - kasseres 5 år efter sagsafslutning P Pantebreve, indfriede Paragraf 28-aftale iht den tidligere Dagpengelov (dagpengesager) Paragraf 43-sager iht den tidligere istandslov (revalideringssager) Pension, stamkort Pensionistboligliste Pensionsafregninger, afstemning Pensionsnævnets protokoller Pensionssager Personaleblad Personalemøder, referater Personalenormeringer for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en, hvis den anses som pjece

19 Personalesager, overenskomstansatte Personalesager, tjenestemænd Personliste (socialforvaltning) Personsager fra kommunale institutioner om enkelte elever, børn, beboere, klienter m.v., PGA debiteringslister PGA-lister vedr. overskydende skat Policer vedr. løsøre/tingskader PPR-sager på enkelte børn Principielle afgørelser Private vandværkers vedtægter og regnskaber Protokol over fremmøde (skoler) Protokoller, forhandlings- og beslutnings- Prøvebeviser, folkeskolen Prøvelsesbøger, ægteskab Prøvelsespapirer (ægteskabsindgåelse) Prøveprotokoller, folkeskolen Publikationer (andres) Publikationer, kommunens egne for personer, der er født den første i en samt for chefer (uanset om et evt. KLE nummer angiver en anden /K) for personer, der er født den første i en samt for chefer (uanset om et evt. KLE nummer angiver en anden /K) for personer, der er født den første i en (uanset om et evt. KLE nummer angiver en anden /K) for personer, der er født den første i en hvis de er grundlaget for tilsyn (enten på skole eller i forvaltningen) - Skal afleveres til landsarkiv (ægteskabsbøger 50 år efter indbinding, prøvelsesbøger 5 år efter indbinding) et eksemplar bevares (evt. ved tryksted i kommunen) efter at vedkommende har forladt kommunen Kasseres når medarbejder er fyldt 75 år for tjenestemænd for lønmodtagere, K20 for selskaber, regnskabspligtige for lønmodtagere, K20 for selskaber, regnskabspligtige efter policens udløb, betragtes som driftsmateriale K efter brug, da det er trykt materiale modtaget fra andre R

20 Rapporter, kommunens egne Rapportering til sygesikringen Rapporteringsdel, CPR personkort (folkeregister) Raskmeldinger (personalets) Rationaliseringskort fra Handelsmin. (fra 1980'erne) Referater fra direktionsmøder, ledergruppemøder, chefmøder, samarbejdsudvalgsmøder, væsentlige arbejdsgrupper Refusioner fra Staten Refusion, opholdskommune Registerudskrifter vedr. dagpenge Registrantforespørgsler Registrantliste, f.eks. vedr. boligydelse, boligsikring, bistand et eksemplar bevares (evt. ved tryksted i kommunen) K efter endt brug K - kan kasseres umiddelbart pga. regnskabsregler K - kasseres efter endt brug K - straks hvis oplysninger kan ses i S&A system Registreret forbrug, liste over Reglementer, kommunale Regninger og bilag til regnskab Regnings- og fakturakopi Regningskrav Regnskab, kommunens årligt vedtagne Regnskaber behandlet i fagudvalg Regnskaber behandlet i økonomiudvalg Regnskabsbilag Regnskabsbilag for beskæftigelsesmidler Regnskabsrapporter Regulering af fripladser (økonomi) Reguleringer tidligere år og manuelle (socialforvaltning) Rekapitulation af tillæg/fradrag og af indbetaling til plejehjem Remmiteringslister Renovation, lister til påligning Restance, specifikation/årsberetning om Restanceafstemning Regnskabet behandlet af Økonomiudvalget bevares, alle regnskaber skal bevares, alle regnskaber skal bevares for indtægts- udgiftsbilag og regninger

21 Restancekort og -lister vedr. A-skat Restancekort, bistand Restancelister Restancelister, bidrag Resultatoversigt (budget/regnskab) Retningslinjer, kommunale Revalideringssager Revisions- og kontrolliste Revisionsberetninger, afsluttede Revisionsnævnets protokoller Revisionsprotokollater og revisionsberetninger Rottemeddelelser for personer, der er født den første i en (hvis det er edb-lister til kontrol kan de kasseres efter praktisk brug) (hvis det er edb-lister til kontrol kan de kasseres efter praktisk brug) S S&A lister Sager afgangsført til Debitor Sags- og dokumentregistre Sagsfortegnelse og sagsoversigt Sagsopfølgningsliste/-brev Salgsindberetningsskemaer, ejendomme Samarbejdsudvalget (hoved- og lokale), referater fra Selskabsskat, kommunal fordeling af Sikkerhedsudvalgets mødereferater Skadedyrsbekæmpelse, sager vedr. Skader på elever Skatteankenævnets forhandlings- og beslutningsprotokol Skatteankenævnets sager Skattekort, herunder udenbys skattekort (dødsboer) Skattekortliste (socialforvaltning) K - kasseres efter endt brug K - kasseres efter endt brug K - kasseres efter endt brug K20 - kasseres 10 år efter skoleafslutning / K20 afhængig af om det er personligning eller selskabsligning

22 Skatteopgørelser (pension) Skatteopgørelser, årlige samt advisliste vedr. (Sociale Pensioner) Skibs- og vareafgift Skoleblade Skolebørnsjournaler Skolegang uden for eget skoledistrikt eller uden for kommunen Skoleplaner Skolesundhedsplejens sager/journaler Skoletandplejens sager Skoleårets planlægning Skorstensfejning Skøder og lignende dokumenter Skånejob Social registrant Sociale ankesager Sociale personsager (cpr-sager) Sociale personsager, særlige eller principielle Sognekommuner, materiale fra SOUL-protokoller Stadepladser, pølsevogne Stamkort der ligger samlet i arkivet for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en for de tabte sager - bliver grundlag for ændret praksis for personer, der er født den første i en. emærk at det er kommunen selv, der definerer, hvad der er "særlige" eller "principielle" (f.eks. tabte ankesager) /K - gemmes i kommune eller afleveres til landsarkiv for de vundne (mange vælger også at bevare dem, men det er en lokal beslutning om merbevaring) / - øvrige kan kasseres efter 5 år (hvis de er afgjort efter faste regler) eller 10 år (hvis de indeholder skøn/vurdering) Se regler om /K i bekendtgørelse nr. 693 af

23 Stamkort inde i person/personalesager Stamkort, dagpenge Stamkort, pension Stamkort, personale Statistik, ventelister, pasningsinstitutioner Statsrefusioner Statslån, garantier Statsstøtte, ansøgninger i henhold til lov nr. 356 af 27. december 1958 om boligbyggeri Statusbalance, bogholderiets Stedfortræder for kommunalbestyrelsesmedlem, indkaldelse af Stemmesedler Stillingsansøgninger Styrelsesvedtægt, sager vedr. Støttebørn Støttet boligbyggeri, garantier SU-referater Sundhedsplejens personsager Sygedagpengesager Sygefraværslister Sygemeldinger, løn for personer, der er født den første i en - bevares pga. juridisk/økonomisk binding før 1970 (fordi de er behandlet af kommunalbestyrelsen og iflg de "gamle" bevaringsregler) K 5 efter 1970 for den, der bliver ansat hvis medarbejder er leder eller født den 1. i en for børn, der er født den første i en - bevares pga juridisk/økonomisk binding for børn, der er født den første i en for personer, der er født den første i en / - øvrige kan kasseres efter 5 år (hvis de er afgjort efter faste regler) eller 10 år, hvis de indeholder skøn/vurdering K - skal kasseres efter udløb af klagefrist Ansøgninger, der ikke fører til ansættelse, kan kasseres. Husk hensyn til evt. udmeldte klagefrister. Almindeligvis gemmes de 1 år og kasseres derefter. cpr-numre. De 5 år regnes fra det tidspunkt, hvor støtten ophører/bortfalder - kan kasseres 10 år efter seneste kontakt - kasseres 5 år efter sagsafslutning

24 Sygesikringen, rapportering Sygesikringslister Sygesikringssager for personer, der er født den første i en, hvis det er edb-lister til kontrol -kasseres 5 år efter sagsafslutning T T/F-liste (socialforvaltningen) Tandplejens personsager for personer, der er født den første i en - kan kasseres 10 år efter seneste kontakt Taxabilag, bogføringsmateriale Tegningsmaterialet i byggesager Tekstopgivelser til eksamen, folkeskolen Tidsbestemte bistandsydelser for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning Tilbudsmateriale, der ikke fører til en aftale/kontrakt K - kasseres når evt. klageperiode er ovre Tilgodehavendeliste Tillægsbevillinger - Tilskud (folkeoplysningsudvalg) for fordeling (økonomiske ramme) for de konkrete ansøgninger Tilskud til forbedring af boliger, udbetaling af for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning Tilskud til højskoler/efterskoler, ansøgninger for personer, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning Tilskud, rammer for kommunale Tilskudssager, konkrete til enkelte foreninger Tilsyn med boligforeningern budget/regnskab Tilsynsrapporter vedr. arbejdsmiljø Tilsynsrådssager Tingskader, briller o. lign. Tjenestemænd, personalesager for for personer, der er født den første i en samt ledere K75 - øvrige kan kasseres når medarbejderen er fyldt 75 år (af hensyn til pensionsforhold) Total låneliste K efter brug Totalliste K efter brug Transaktioner, liste over K efter brug

25 Tro- og love-erklæringer (socialforvaltningen) Tvangsanbringelser Tvangsauktioner Tv-inspektioner, videobånd med Tværgående artsoversigt (budget/regnskab) U Ud- og indmeldelser, dagplejen - kasseres 5 år efter sagsafslutning Udbetaling af tilskud til forbedring af boliger Udbetalingsjournal, bistand Udbetalingskort Udbetalingslister Udbetalingslister, boligydelse, boligsikring Udbetalingsmateriale, bidrag, børnetilskud Udbetalingsmateriale. debitor, bidrag Udenbys flyttere, forbrugsafgifter Udliciteringsmateriale for den der vinder licitationen for dem, der ikke får opgaven Udmeldelser fra pasnings- og undervisningsinstitutioner cpr-numre. De 5 år regnes fra det tidspunkt vedkommende har for børn/personer, der er født den første forladt institutionen i en Udpantningsbøger K20 Udrustningskort (civilforsvar) Udstykning/appropriationer, skrivelser om K efter endt brug (bevares hos anden myndighed) Ugelister, sygedagpenge Underbilag til medicin Underholdsbidragssager - kasseres 10 år efter sagsafslutning Undersøgelsessager i forbindelse med flytning - kasseres 5 år efter sagsafslutning Undervisningsplaner, lavet i kommunen Undervisningspligt, udsættelse af Undervisningsvejledninger, lavet i kommunen for elever, der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning

26 Ungdomsopsparing Ungdomsskoleplaner V Valg- og listeforbund, anmeldelse af Valg, klager over kommunale Valgbøger for kommunale valg Valgfagslister, folkeskolen Valgforbund, anmeldelse af Valgkort Valglister Valgmateriale Vandafgifter, lister til påligning Vandafgifter, opkrævning Vandanalyser Vandværker, private, regnskab/budget, vedtægter Varme, regningsdebitorer Varmeansøgninger, varmetillæg Varmehjælp Varmesynsrapporter Varmetillæg Vedtægter, kommunale Velkomstfoldere, institutioner Vikarafregninger Vikartimeforbrug, månedopgørelser Venskabsbystævne, sager vedr. Valgbøger, kandidatanmeldelser, anmeldelse af liste/valgforbund og klager bevares på grund af kommunalbestyrelsens godkendelse - bliver derved en del af tilsynsgrundlaget for personer, der er født den første i en af personer, der er født den første i en for personer, der er født den første i en K - skal kasseres efter endt brug K - skal kasseres efter endt brug resten skal kasseres efter valget - kasseres 5 år efter sagsafslutning - kasseres 5 år efter sagsafslutning (det er kun som service for husejerne, hvis man gemmmer dem) - kasseres 5 år efter sagsafslutning

27 Visitering, dagplejen Vurderingsfortegnelser Hvis sagerne er arkiveret i cpr. orden bevares dem der er født den første i en - kasseres 5 år efter sagsafslutning, hvis det er materiale efter den 17. alm. vurdering Æ Ægteskabsbøger, borgerlige Ægteskabssager Ældrerådets forhandlings- og beslutningsprotokol Ændringsliste på navneoplysninger, på beregningsoplysninger og på T/F-oplysninger Ændringslister, månedlige (civilforsvar)) - Skal afleveres til landsarkiv (ægteskabsbøger 50 år efter indbinding, prøvelsesbøger 5 år efter indbinding) K efter endt brug Å Årlig meddelelse om OY-lån Årsafregninger, forbrugsafgifter Årsafstemning, sygedagpenge Årsberetninger o. lign. for kommunale institutioner Årskort, boligydelse, boligsikring Årskort/indtægtskort Årsomvurderingsfortegnelser fra og med 18. alm. vurdering Årsomvurderingsfortegnelser til og med 17. alm. vurdering Årsopgørelse, bidrag Årsplaner, institutioner Årsregistrant - hvis de ligger i personalesagen Årsregistrant, pension Årsregistrantkort på det sociale område for personer, der er født den første i en K efter endt brug K efter endt brug - kasseres 5 år efter sagsafslutning