Referat fra mødet i Direktion. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Mandag den 11. august 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:00-10:00 Medlemmer: Karen Heebøll Michael Holst Vibeke Kinch Side 1

2 Indholdsfortegnelse budgetopfølgning Handicapkørsel Vakance på det tekniske område Brug af borgerpanelet efteråret Eventuelt...9 Side 2

3 budgetopfølgning 2014 Sagsnr.:14/8189 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Udvalgene har afsluttet indberetningen af bidrag til 2. budgetopfølgning, og Økonomi vil på Direktionsmødet give en vurdering af den aktuelle økonomiske situation for indeværende år. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Økonomi indstiller, at der på baggrund af præsentationen af 2. budgetopfølgning tages stilling til det videre forløb. Bilag: Beslutning i Direktion den : Udsat Beslutning i Direktion den : Budgetopfølgningen og forlæggelsen for udvalg og Byrådet blev drøftet. Den normale proces følges. Side 3

4 149 Handicapkørsel Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Fredericia kommune visiterer handicappede borgere til kørsel med Sydtrafik. Tilbuddet gives til kørsel til fritidsformål for svært bevægelseshæmmede. Kørslen skal ikke forveksles med de forskellige former for kørsel som udføres af Fredericia Brand & Redning, hvor formålet fx er kørsel til behandling eller terapi. Sydtrafik udfører både handicapkørsel, skolekørsel og almindelig kollektiv trafik, men a conto-betalinger, opgørelse over forbrug og afregning af de tre typer kørsel sker særskilt. Det vil derfor være muligt at dele betalingen mellem flere afdelinger. Alternativt kan regningerne bogføres central og efterfølgende omposteres. Økonomiske konsekvenser: De seneste tre års Sydtrafik-budget og regnskabstal ses herunder: Budget Regnskab Vurdering: Budgettet til kollektiv trafik er placeret i Trafik & Renovation, mens visiteringen til kørslen sker i Visitationen. Der er dermed ikke sammenhæng mellem visitator og betaler, og visitator ser ikke opgørelser eller regninger for kørslen. I den nuværende situation kan man pege på følgende fordele og ulemper: + Samlet budget til kollektiv trafik kan absorbere eventuelle udsving i udgiftsniveauet mellem de tre typer kørsel. Afdelingen med budgetansvaret kan opbygge ekspertise på området Ingen sammenhæng mellem visitator og betaler. Den visiterende afdeling har ingen given interesse i økonomisk styring af området Disse fordele og ulemper ville vende fortegn ved en eventuel flytning af budgettet for kørslen til visitator. Indstillinger: Økonomi indstiller budgettet på 2,086 mio. flyttes fra Trafik & Renovation til Visitationen, da incitamentet til økonomisk styring vil veje tungere end ulempen ved at fordele budgettet på flere afdelinger. Side 4

5 Bilag: Beslutning i Direktion den : Udsættes til august. Beslutning i Direktion den : Udsat Beslutning i Direktion den : Indstillingen følges ikke, men sagen genoptages i forbindelse med evt. organisationstilpasninger. Plejen og Vej & Park pålægges at drøfte, hvilke muligheder de har for at sikre overholdelse af budgettet. Side 5

6 150 Vakance på det tekniske område Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Direktør Holger Spangsberg er fratrådt pr. 1. august 2014, hvorfor der skal tages stilling til, hvordan de ledelsesmæssige opgaver skal varetages indtil stillingen bliver genbesat. Indstillinger: Til drøftelse Beslutning i Direktion den : Direktionen afventer vedtagelsen af budget 2015 før endelig stillingtagen til en evt. genbesættelse af vakant direktørstilling. Direktionen beslutter derfor, at følgende chefer får følgende direktørreference med virkning fra 5. august 2014: Karin Niemann-Christensen, Lene Vangsgaard Clausen og Kaj Petersen til Michael Holst René Olesen og Tage Jacobsen til Vibeke Kinch Peter Krongaard-Kruse til Karen Heebøll Beslutning i Direktion den : Udsat Beslutning i Direktion den : Karen overtager serviceringen af Miljø- og Energiudvalget, Vibeke overtager By & Teknikudvalget, og Michael overtager Erhvervskontaktudvalget. Det skal undersøges, om By & Teknikudvalgets mødeplan kan ændres, således at de i stedet holder møde onsdage fra Side 6

7 151 Brug af borgerpanelet efteråret 2014 Sagsnr.:13/9745 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommunes borgerpanel er klar til at blive brugt Pr. 31. juli 2014 er der borgere i kommunen, som har tilmeldt sig panelet. Det er flere, end vi satsede på. Det betyder, at vi har et panel, som med stor sandsynlighed kan give os valide svar. Det er aftalt med Enalyzer A/S, at der gennemføres tre årlige undersøgelser. Økonomiudvalget træffer beslutning om, hvad panelet skal bruges til. Der er lige nu interesse for at få gennemført to undersøgelser: 1. Cykelregnskab for Fredericia Cykelby som opfølgning på regnskaberne i 2010 og Cykelby-projektet skal lukke ned i løbet af efteråret 2014, og der skal udarbejdes en evalueringsrapport. 2. Input til det videre forløb i visionsprocessen. Det er ikke afklaret, hvornår i efteråret det vil være hensigtsmæssigt at gennemføre undersøgelsen, og der er heller ikke nogen afklaring af undersøgelsens indhold. Økonomiske konsekvenser: I budgettet for 2014 er udgifter til Enalyzer A/S finansieret sammen med udgifterne til HR Fredericias tovholderfunktion. Alle undersøgelser er således finansieret. Evt. udgifter i de afdelinger, som bruger panelet (udarbejdelse af spørgsmål, formidling af resultater o.l.), er ikke dækket af det budgetterede. Vurdering: I lyset af den store interesse for panelet er det vigtigt, at det bliver brugt tidligt i efteråret. Da 400 medlemmer af Fredericia Cykelbys tidligere borgerpanel har fået tilbud om at deltage i det nye panel, vil det være nærliggende at gennemføre denne undersøgelse som den første. Af hensyn til sammenligneligheden over tid skal spørgsmålene være identiske med de to første undersøgelser, og undersøgelsen vil derfor kunne iværksættes meget hurtigt. Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Direktionen indstiller til Økonomiudvalget: Side 7

8 1. At borgerpanelet hurtigst muligt tages i brug i forbindelse med evalueringen af Fredericia Cykelby. 2. At panelet bruges som et led i visionsprocessen, når dette er hensigtsmæssigt. 3. At Økonomiudvalget peger på et tredje tema til en undersøgelse i efteråret Bilag: Panelets fordeling på de valgte baggrundsfaktorer. Åben - Paneldeltagere fordelt på baggrund.xlsx Beslutning i Direktion den : Godkendt som indstillet. Side 8

9 152 Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den : Fællesmøde med direktionen i Middelfart (Økonomiudvalgene holder fællesmøde i oktober) alle udkast til kommissorier samles og drøftes på et direktionsmøde, forinden fællesmødet. Fagcheferne informeres om, at de skal fremsende disse til brug for et direktionsmøde. Byggesager for at sikre nedbringelse af sagsbehandlingstiden/overholdelse af det politiske fastsatte serviceniveau, så kan der midlertidigt ske en omplacering af enkelte opgaver, og der kan gøres brug af overarbejde. Side 9

10 Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Michael Holst