Udvidet forvaltningsrevision - Teknisk Forvaltning

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Udvidet forvaltningsrevision - Teknisk Forvaltning"

Transkript

1 Ringsted INDLEVELSE Kommune SKABER UDVIKLING Ringsted Kommune Udvidet forvaltningsrevision - Teknisk Forvaltning Oktober INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Baggrund Formål Metode og afgrænsning God økonomistyring Generelle konklusioner Generelle anbefalinger Delopgave Plan- og Byggeafdelingen Delkonklusion Trafik, Vej og Park Delkonklusion Materielgården Delkonklusion Natur og Miljø Delkonklusion Ejendomsstaben Delkonklusion Teknisk sekretariat Delkonklusion Delopgave Anlægsstyring Delkonklusion Delopgave Benchmarking GIS Delkonklusion Delopgave Udbud og indkøb Udbudsprocessen Organisering af udbudsopgaven Håndtering af udbudsforpligtelsen Controlling og compliance Delkonklusion INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2

3 1 Indledning 1.1 Baggrund Den 1. februar 2013 blev kommunaldirektøren konstitueret som teknisk direktør ved siden af funktionen som kommunaldirektør. På økonomiudvalget møde 3. juni 2013 har kommunaldirektøren redegjort for konstaterede uhensigtsmæssigheder ved økonomistyringen i Teknisk Forvaltning. På den baggrund besluttede økonomiudvalget at iværksætte en udvidet forvaltningsrevision. På møde den 10. juni 2013, mellem repræsentanter fra Ringsted Kommune og BDO Kommunernes Revision, blev der fremført en række forhold, der har givet mistillid til, om administrationen og styring af opgaverne i de afdelinger, der p.t. er henhørende under Teknisk Forvaltning, bliver varetaget på betryggende og hensigtsmæssig måde. BDO Kommunernes Revision blev anmodet om at løse en udvidet forvaltningsrevision og kritisk gennemgang i Teknisk Forvaltning. Opgaven er påbegyndt i august 2013 og afsluttet i oktober Formål Formålet med en udvidet forvaltningsrevision af Teknisk Forvaltning i Ringsted Kommune er: at foretage en kritisk revision med henblik på en vurdering af, om der er foregået uregelmæssigheder i forhold til Ringsted Kommunes regler og retningslinjer eller andre uhensigtsmæssigheder at foretage en vurdering af, om arbejdsprocesserne omkring bilagshåndtering, regnskabsføring og økonomistyring generelt er hensigtsmæssige at vurdere, om styring og løsningen af Teknisk Forvaltnings opgaver kan tilrettelægges anderledes i forbindelse med implementering af Ringsted Kommunes centerorganisering fra 1. januar Metode og afgrænsning Den udvidede forvaltningsrevisionen har omfattet de enkelte organisatoriske afdelinger i Teknisk Forvaltning. Plan- og Byggeafdelingen Trafik, Vej og Park, herunder Materielgården Natur- og Miljøafdelingen Ejendomsstaben Teknisk Sekretariat Gennemgangen har ikke omfattet Brandvæsenet. Gennemgangen har omfattet 4 delopgaver: INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3

4 1. vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 2. vurdering af procedurer for fastlæggelse af anlægsbudgetter ved ansøgning/behandling af anlægsbevillinger samt aflæggelse af anlægsregnskaber 3. benchmarking på Ringsted Kommunes GIS administration 4. vurdering af procedurerne for udbud af opgaver på Teknisk Forvaltnings områder. Den udvidede forvaltningsrevision har taget udgangspunkt i regnskabsår 2013, men hvor vi har fundet det mere hensigtsmæssigt, har vi foretaget vores revision med udgangspunkt i regnskabsår God økonomistyring God økonomistyring indebærer flere ting, og der bør i økonomistyringen indgå en kobling mellem: mål- og resultatstyring aktivitets- og ressourcestyring finansiel styring En øget integration mellem de tre områder vil give øget gennemsigtighed og bedre grundlag for at prioritere. Der bør således i forbindelse med den finansielle styring, herunder i forbindelse med budgetlægningen, foretages en definition og vurdering af opgaverne. På aktivitetsfølsomme områder vil det være hensigtsmæssigt for en god finansiel styring, at periodisere sit budget i forhold til aktivitetsniveauet. Ligesom der ved den finansielle opfølgning samtidig bør foretages en opfølgning på aktiviteterne og effekten i de enkelte afdelinger og forvaltningen som helhed. Vores revision er foretaget med udgangspunkt i god økonomistyring. 1.5 Generelle konklusioner Den udvidede forvaltningsrevision har vist en række uhensigtsmæssigheder samt brud på Ringsted Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Kulturen omkring administration og økonomistyring i Teknisk Forvaltning har bygget på en række uskrevne regler og kutymer, som er oparbejdet i organisationen over en række år. Det er derfor vigtigt at understrege, at de konstaterede problemer er et resultat af en mangeårig tradition og praksis i Teknisk Forvaltning, som skiftende ledelser har haft ansvaret for. I det efterfølgende redegøres for de mere specifikke generelle konklusioner. Delopgave 1 Den udvidede forvaltningsrevision har generelt vist, at økonomistyringen i Teknisk Forvaltning er uhensigtsmæssig og usammenhængende, idet den er meget personbåren af de enkelte medarbejderes ikke nedskrevne viden. Økonomistyringen i Teknisk Forvaltning er endvidere kendetegnet ved et stort antal interne afregninger, uden der er klare retningslinjer for dette. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 4

5 Det er konstateret, at regnskabsprincipper omkring periodisering i flere tilfælde ikke er overholdt, og særligt i en konkret sag (CTS Projekt), er det konstateret, at der er oprettet en særlig bankkonto, og der er registreret en udgift på 3,6 mio. kr. i Ejendomsstabens regnskab for 2011, selvom udgifterne først er afholdt i 2012 og I denne konkrete sag er der handlet i strid med dels Ringsted Kommunes regler om oprettelse af konti i pengeinstitutter, Ringsted Kommunes regnskabspraksis samt Budget og regnskabssystemets konterings-/ periodiseringsregler, hvor udgifter skal henføres til det år, hvor ydelserne leveres, og det kan ikke udelukkes, at der kan være tale om regnskabsmanipulation med det formål at sikre bevillingen. Gennemgangen af de reviderede afdelinger har vist, at der er nogle tværgående konklusioner. Vi har beskrevet disse generelle konklusioner her, ligesom vi under gennemgangen af den enkelte afdeling har skrevet de specifikke kommentarer, som henhører til denne. Der foretages ikke en hensigtsmæssig og dokumenteret økonomiopfølgning på eget budgetområde. Adspurgt til udviklingstendenserne i forbruget på eget budgetområde, mangler vi en egentlig afklaring på forbruget fra afdelingsledere og/eller teknisk sekretariat. Der foretages ikke en dokumenteret opfølgning på lønbudgettet i den enkelte afdeling indenfor eget budgetområde. Der foretages ikke et dokumenteret ledelsestilsyn samt anvisning af de bogførte bilag i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Bogføring af bilag foretages af 3 regnskabsmedarbejdere i Teknisk Sekretariat, som alle 3 er tildelt rollen bogholder i KMD OPUS. Bogholderrollen giver udvidede rettigheder i forbindelse med bogføring i KMD OPUS. Dette sammenholdt med at afdelingens ledelsestilsyn samt anvisninger af bilag ikke foretages, er der en forøget risiko for såvel tilsigtede samt utilsigtede fejl. Der foretages ikke en egentlig ledelsesmæssig styring af aktiviteterne samt opfølgning af både aktiviteter og ressourcer i afdelingerne. Det er medarbejderen selv, som administrerer og styrer sine arbejdsopgaver, hvilket gør det meget sårbart. Der sker ikke en egentlig og konsekvent tidsregistrering af medarbejdernes tid på de enkelte projekter, og fordeling af udgifter sker derfor ikke på et objektivt grundlag, ligesom der ikke sker en objektiv måling, som kan være med til at afspejle produktiviteten. Der foreligger ikke konkrete beregninger af de anvendte satser for ressource- og maskintimer ved intern afregning mellem Materielgården og enkelte afdelinger. En sammenligning med andre kommuners priser vil ikke umiddelbart være relevant, når beregningsgrundlaget ikke kendes. Der mangler således oplysninger om timertal samt hvilket beregnet fravær mv., som er en del af beregningen. Vi er oplyst om, at timepriserne ikke er politisk godkendt. Anerkendte regnskabsprincipper omkring periodisering ses i flere tilfælde ikke at være overholdt. Dette er ikke i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystemet, ligesom det vurderes uhensigtsmæssigt i forhold til en god økonomi styring. Der er ikke ved ændringer i de økonomiske forudsætninger foretaget en tilsvarende revidering af ydelserne på de interne kontrakter mellem Materielgården og de enkelte afdelinger, og det er ligeledes konstateret, at der heller ikke i alle tilfælde er sket revidering/forlængelse af relevante eksterne kontrakter efter udløb af kontraktperiode. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 5

6 Der foreligger ikke nærmere beregning samt grundlag for de fordelingsnøgler, som anvendes ved ompostering af interne afregninger, ligesom der ikke foreligger nærmere dokumentation for beregningen af overhead i timeprisen. Der er ikke foretaget en egentlig sondring mellem myndigheds- og udføreraktiviteter, og fordeling af lønudgifter mellem myndigheds- og udførerfunktioner sker således på et ugennemsigtigt og ikke objektivt grundlag. Ved udvikling og implementering af kvalitetsstyringssystemet D4 Infonet samt ved ISO certificering af anvendelsen af dette, kan det se ud til, at der har været en overkapacitet i Teknisk Forvaltning. Revisionen har vist, at der ikke er foretaget analyser af, hvorvidt det er muligt efter implementering at producere mere, eller om systemet gør det muligt at foretage en effektivisering af arbejdsopgaverne i Teknisk Forvaltning, som eventuelt evt. kan udmøntes. Delopgave 2 Det vores vurdering, at budgettering af anlægsbudgetter og styring af den enkelte anlægssag generelt foretages på et tilstrækkeligt grundlag tilpasset den enkelte sag. Det er dog konstateret, at der er enkelte uhensigtsmæssigheder i bevillingsproceduren, som har medført, at der ikke er søgt de fornødne tillægsbevillinger. Der er konstateret merforbrug på nogle af projekterne, uden at dette har givet grundlag for at søge en tillægsbevilling. Der er således behov for bedre styringsredskaber evt. dispositionsregnskaber, således at eventuelle merforbrug kan opdages og rapporteres i tide. Gennemgangen af de interne afregninger i projekter viser, at disse i de enkelte projekter bliver belastet med udgifter, som ikke står i mål med den faktiske indsats, der leveres fra Teknisk Forvaltning. Delopgave 3 Benchmarking af GIS administrationen viser, at Ringsted Kommune anvender ca. 3 gange så mange ressourcer som Sorø Kommune, der anvender færrest ressourcer på opgaven. Ressourceforbruget til opgaven i Ringsted Kommune kan være påvirket af omfanget og mængden af data, der lægges ind i GIS-systemet. Gennemgangen har vist, at disse data kan genereres, for en konkret sammenligning af produktiviteten, men det har ikke været muligt indenfor rammer af denne opgave for de involverede kommuner. Der anses dog umiddelbart i Ringsted Kommune at være potentiale for at enten øge produktiviteten eller evt. sænke ambitionsniveauet for omfanget og mængden af data i systemet. Delopgave 4 Det er vores opfattelse, at der generelt er høj fokus i Ringsted Kommune og i Teknisk Forvaltning på organisering og optimering af processerne om udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser, samt controlling og compliance. Gennemgangen af anlægsområdet har vist, at udbuds- og annonceringspligten er afløftet, men at der på driftsområderne er nogle tjenesteydelser og større varekøb, som ikke har været konkurrenceudsat efter reglerne omkring annoncering og udbud, eksempelvis vintertjeneste, indkøb af vejsalt, vejstribning og vejskiltning. Vi har konstateret, at der ikke findes et samlet overblik over Teknisk forvaltnings driftskontrakter med eksterne leverandører. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 6

7 1.6 Generelle anbefalinger Gennemgangen har vist, at der generelt ikke er fokus på aktivitets- og ressourcestyring, herunder styring af produktiviteten i Teknisk Forvaltning. Ligesom der ikke er tilstrækkeligt og kontinuerligt fokus på mål- og resultatstyring, herunder målopfølgning på effekten. Den finansielle styring vurderes generelt ikke tilstrækkelig, ligesom den ikke er dokumenteret. Revisionen har endvidere vist, at en stor del af aktiviteterne i afdelingerne ikke sker kontinuerligt henover regnskabsåret. Vi har følgende generelle anbefalinger: Delopgave 1 Det anbefales, at der løbende foretages en finansiel styring, hvor differencer mellem forbrug og budget ved økonomiopfølgningen er tilstrækkelig årsagsforklaret på et retvisende styringsgrundlag. Det vil sige på baggrund af sammenhænge imellem forvaltningens økonomi, ressourcer, opgaver, mål og effekter. Det anbefales, at der er mere fokus på aktivitets- og ressourcestyringen i den enkelte afdeling. Ligesom det anbefales, at arbejde med periodiserede budgetter, da aktiviteterne i overvejende grad ikke sker kontinuerligt henover regnskabsåret. Det vil ligeledes give en bedre finansiel styring af forbruget i forhold til budgettet. Det anbefales, at der er mere fokus på mål- og resultatstyring, således at der løbende sker en måling af effekten af ændrede arbejdsgange og /eller ved indførelsen af nye systemer. Dette kan højne kvaliteten i aktiviteterne eller give en effektiviseringsgevinst, hvilket vil give ledelsen et bredere prioritetsrum. Det anbefales, at det ønskede aktivitets- og serviceniveau beskrives evt. med udgangspunkt i de internt indgåede kontrakter mellem Materielgården og afdelinger. Dermed sikres, at der er sammenhæng mellem de økonomiske forudsætninger og den ønskede ydelse. Såfremt organiseringen af opgaverne i Teknisk Forvaltning fortsat skal udmøntes med samme omfang af interne afregninger, anbefales det, at der tilvejebringes et system til konkret tidsregistrering på baggrund af tiden anvendt på aktiviteterne, således at det kan anvendes til en objektiv fordeling af de anvendte ressourcer på aktiviteterne. Det anbefales, at der for at sikre korrekt bogføring, foretages en objektiv vurdering af og beskrivelse af, hvorvidt de ansatte udfører myndighedsopgaver og/eller driftsopgaver. Det anbefales at det sikres, at der periodiseres korrekt mellem regnskabsårene og også i forhold til de perioder, hvor der skal foretages økonomiopfølgninger, da det er udgangspunkt for en korrekt økonomiopfølgning, med korrekte årsagsforklaringer til afvigelserne. Da bogholdere har udvidede rettigheder i KMD OPUS, anbefales det at vurdere, hvorvidt antallet af ansatte med denne rolle kan formindskes under hensyntagen til en hensigtsmæssig drift. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 7

8 Delopgave 2 Det anbefales, at der udarbejdes retningslinjer, således at det sikres, at alle de udgifter, der kan forekomme, bliver behandlet ens i alle projekter, herunder at der tages stilling til, om en udgift forekommer i det enkelte projekt. Det anbefales, at der i forbindelse med styringen af anlægsprojekterne anvendes ensartede kontoplaner med en ønsket specifikationsgrad, således at dette kan ligge til grund for anlægsbevillingen, regnskabsaflæggelsen samt årsagsangivelse på afvigelserne mellem anlægsregnskabet og anlægsbevillingens forudsætninger. Det anbefales, at der på projekter, hvor der indgår projektbevilling, sker en opsummering af den samlede bevilling med oplysninger om tidligere afgivne bevillinger, frigivne bevillingsbeløb, og hvad den samlede anlægsbevilling herefter udgør. Det anbefales, at der anvendes dispositionsregnskaber til økonomistyringen i anlægsprojekter, for på et så tidligt tidspunkt som muligt, og før udgiftens afholdelse, at kunne iværksætte de foranstaltninger, der måtte være nødvendige, enten i form af en ansøgning om tillægsbevilling eller besparelse på projektet. Det anbefales, at der udarbejdes klare retningslinjer for interne afregninger af byggesags-honorarer, og at byggesags-honorarer bygger på konkrete tidsregistreringer eller andet tilstrækkeligt objektivt materiale, der sikrer sammenhæng mellem den leverede ydelse og det honorerede. Delopgave 3 Det anbefales, at det overvejes, om der skal arbejdes videre med benchmarking på GISområdet, således at produktiviteten kan opgøres. Delopgave 4 Det anbefales, at der fortsat fokuseres på, at samtlige driftsopgaver, hvor der i dag er eksterne leverandører, vurderes i forhold til om områderne er udbudspligtige. Det anbefales, at det undersøges i hvilket omfang, der kan indgås rammeaftaler med rådgivende ingeniører, arkitekter, landmålere/landinspektører, vejstribning og vejskiltning mv. eller alternativt at anvende eksisterende rammeaftaler. Det anbefales, at der foretages vurdering af, hvordan man får et samlet kontraktoverblik i Teknisk Forvaltning evt. ved brug af fx et contract management system eller lignende INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 8

9 2 Delopgave 1 Vi har foretaget en vurdering af de enkelte afdelingers økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet. Revisionen er udført dels som interview af afdelingsledere og medarbejdere i Teknisk Forvaltning og Økonomistaben. Ligesom vi har foretaget en vurdering på baggrund af kontrakter, opgavebeskrivelser, diverse opgørelser og oversigter, bilag og øvrige data i KMD OPUS økonomi, Navision samt D4 infonet. Vi har taget udgangspunkt i regnskabsår 2013, men hvor vi har fundet det mere hensigtsmæssigt, har vi foretaget vores revision med udgangspunkt i regnskabsår Plan- og Byggeafdelingen Aktiviteter, ressourcer og organisation Afdelingens ansatte arbejder generelt i henhold til plan- og byggelovens bestemmelser med udarbejdelse af kommune- og lokalplaner. Endvidere arbejdes med områdefornyelse, byfornyelse, boligreguleringsloven, omdannelse af torvet og naturbeskyttelseslovens beskyttelseslinjer. Der er 12 ansatte i afdelingen samt afdelingslederen, heraf er en medarbejder ansat på nedsat tid i Plan- og Byggeafdelingen. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør 962 t.kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter udgør t.kr. hvoraf byggesagsgebyrer udgør de t.kr. Bogføring, fakturering og løn Bogføring Bogføring foretages af en medarbejder fra Teknisk Sekretariat i KMD opus. Der sker årligt en intern afregning på kr. mellem lønudgifter og tjenesteydelser uden moms. Omposteringen svarer til årslønnen for en medarbejder ansat i Plan- og Byggeafdelingen. Beløbet er beregnet på baggrund af 3 ansattes gennemsnitlige lønninger og kan ikke relateres til en konkret medarbejder i afdelingen. Plan- og Byggeafdelingen medfinansierer desuden ansættelsen af en jurist. Fakturering Byggesagsgebyrer opkræves og registreres løbende. Der er i 2012 sket ompostering vedrørende byggesagsgebyrer med kr. Det sker i henhold til gammel aftale om overskud vedr. byggesagsgebyrer, hvor der kan overføres op til kr. fra kontoen for byggesagsgebyrer til kontoen for lønudbetalinger. Dette er i strid med Budget- og regnskabssystemets konteringsregler om artskontering, og det er vores vurdering, at dette burde løses ved budgetkorrektioner. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 9

10 Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Afdelingslederen fører ikke tilsyn med de udbetalte lønninger. Ledelse og styring Den finansielle styring foretages ikke på et hensigtsmæssigt grundlag i afdelingen, idet der ikke foretages en egentlig og kontinuerlig økonomiopfølgning på baggrund af løn- og udgiftsbudgettet, som kan dokumenteres. Den enkelte medarbejder har faste arbejdsopgaver og administrerer selv sin arbejdstid. Indkomne ekstra opgaver fordeles af afdelingslederen mellem medarbejderne. Afdelingslederen foretager ikke en ledelsesmæssig styring samt måling af aktiviteterne herunder en opfølgning af både aktiviteter og ressourcer. Ligesom der ikke foretages opfølgning på mål og resultater. Projekter Der udarbejdes kommissorier på de enkelte opgaver (kommuneplan og lokalplan), hvor timetallet på projekterne estimeres, men der følges ikke konsekvent op på de faktisk anvendte timer på projekterne. Personalet anvender et excel-ark til at fordele timer på de enkelte projekter, men det er ikke anvendt konsekvent i Vi er oplyst om, at der fremadrettet skal være større fokus på at få registreret tiden. Der sker ikke internt køb af personale på projekter i Plan- og Byggeafdelingen Delkonklusion Det er vores vurdering, at afdelingen og/eller teknisk sekretariat ikke har forvaltet budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Gennemgangen har vist, at der i afdelingen udarbejdes kommissorier, som kan ligge til grund for beregning af aktiviteten samt ressourcetrækket i afdelingen, men at der ikke sker en egentlig opfølgning herpå. Ligesom der ikke i afdelingen arbejdes med en egentlig mål- og resultatstyring. Der henvises i øvrigt til de generelle konklusioner. 2.2 Trafik, Vej og Park Aktiviteter, ressourcer og organisation Afdelingen består 4 underafdelinger. Grønne arealer og parker (det grønne område), Vejområdet (det sorte område) Trafik- og Ruteplanlægning Materielgården. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 10

11 Materielgårdens aktiviteter, ressourcer og organisation beskrives i afsnit Der er indgået konkrete interne kontrakter mellem bestillerfunktionen i Trafik, Vej og Park og udførerfunktionen på Materielgården omkring arbejde på kommunens grønne og sorte områder. Ansatte på Materielgården udfører ligeledes arbejde for Trafik, Vej og Park på opgaver, der ikke er indgået kontrakt på. Dette arbejde bestilles løbende af bestillerfunktionen. Ekstraarbejder i udførerfunktionen skal godkendes af en medarbejder i bestillerfunktionen. Den medarbejder, som godkender i bestillerfunktionen, udfører samtidig driftskoordinering i udførerfunktionen, og der sker derfor en ligelig fordeling af lønudgifterne mellem bestillerfunktionen og udførerfunktionen, men der foreligger ikke en nærmere fordeling i forhold til myndighedsog driftsopgaver. Trafik- og Ruteplanlægnings budget vedrører primært afregning til Movia. Der er ansat 9 personer i afdelingen for Trafik, Vej og Park, heraf er en ansat som parkeringsvagt. Endvidere er ansat en medarbejder, som udelukkende arbejder med projekter, byggemodninger, brorenoveringer mv. Alle ansatte i afdelingen er på fuld tid. Der er ligeledes udarbejdet ekstern kontrakt med en rådgivende ingeniør om arbejde for kommunen svarende til 1650 timer om året. Kontrakten er indgået for perioden 1. juli 2004 til 30. juni Kontrakten er opsagt af den rådgivende ingeniør i 2013, men der er ikke sket forlængelse i forbindelse med kontraktens udløb i Ligesom der ikke foreligger dokumentation for de timepriser, som efter kontraktens udløb er faktureret, og som er højere end det aftalte i kontrakten fra 2004/05. Udgifter Indtægter *) Korrigeret budget t.kr t.kr. *) Eksklusiv Materielgården, som behandles særkilt i afsnit Af de budgetterede indtægter udgør 472 t.kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter 300 t.kr. vedrører p-afgifter. Bogføring, fakturering og løn Bogføring En medarbejder i Teknisk Sekretariat bogfører for Trafik, Vej og Park i KMD OPUS. Når der arbejdes på og udenfor kontrakterne på det grønne og det sorte område, sker der afregning mellem bestillerfunktionen og udførerfunktionen ved bogføring i Navision. Bogføringen foretages af en medarbejder på Materielgården til timesatser beregnet af den tidligere afdelingsleder af Trafik, Vej og Park. Der foreligger ikke nærmere dokumentation for de beregnede timesatser. Der er i 2012 og 2013 afholdt udgifter for henholdsvis 1,1 mio. kr. og 0,3 mio. kr. på ekstern kontrakt med rådgivende ingeniør. Der ses ikke at være yderligere dokumentation for bogføring af projekttimer på anlægsprojekterne. Det fremgår af kontrakten, at der skal ske daglige timeregistreringer. Der sker intern afregning af en økonomimedarbejders løn på kr. Afregningen foretages på baggrund af en faktisk beregning. Trafik, Vej og Park medfinansierer ligeledes ansættelsen af en jurist. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 11

12 Fakturering Der opkræves indtægter vedrørende deponering af jord, som anvendes til støjvold. Afdelingslederen er ikke vidende om, hvordan opkrævningen foretages, idet opkrævning foretages af driftslederen på Materielgården. Indtægterne skal tilgå anlægsprojektet. Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Afdelingslederen har haft fokus på den daglige drift i afdelingen og har ikke foretaget opfølgning på de udbetalte lønninger. Ledelse og styring Afdelingslederen har haft fokus på den daglige drift og er ikke gået i dybden for at sætte sig ind i rutinerne/arbejdsgangene i afdelingen. Den finansielle styring foretages ikke på et hensigtsmæssigt grundlag i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ og er ikke dokumenteret. Der foretages ikke ledelsesmæssig opfølgning på, at der løbende opkræves indtægter. Der foretages ikke en egentlig og kontinuerlig økonomiopfølgning på baggrund af løn- og udgiftsbudgettet, som kan dokumenteres. Der foretages ikke ledelsestilsyn af målopfyldelsen på aktiviteterne på og udenfor kontrakt. Medarbejderne administrerer selv deres timeberegninger, og fordeler udgifterne på projekterne. Der sker ikke en konsekvent og kontinuerlig timeregistrering på projekterne. Registreringen sker på baggrund af et skøn. Interne kontrakter mellem bestiller- og udførerfunktionen: Der er indgået kontrakter mellem bestiller- og udførerfunktionen på det grønne og det sorte område i Af kontrakterne fremgår ydelsesbeskrivelser af opgaverne samt eventuelle yderligere krav på opgaverne. Der er siden 2006, sket reguleringer i budgetterne på både det grønne og det sorte område og dermed også i kontraktbeløbene, men der er ikke sket en revidering af ydelsesbeskrivelserne i kontrakterne i forhold til de nye økonomiske forudsætninger. Det er derfor ikke gennemsigtigt hvilke ydelser, som skal reguleres i forhold til de nye økonomiske forudsætninger, herunder hvilke ydelser skal yderligere udføres, og hvilke ydelser skal ikke længere udføres. Det fremgår blandt andet af kontrakterne, at der skal udføres egenkontrol på opgaverne. Der udføres ikke en objektiv og hensigtsmæssig egenkontrol, som kan dokumenteres, men der følges op, hvis driftslederen kommer forbi. Denne opfølgning er ikke dokumenteret. Det fremgår ligeledes af kontrakterne, at bestillerfunktionen udfører kontrol ved periodiske besigtigelser af grønne arealer og veje. Der sker ikke periodisk kontrol i henhold til kontrakterne. Der er således ikke en egentlig ledelsesmæssig styring af ydelserne, som leveres på kontrakterne. Ligesom der ikke sker en dokumenteret kontrol af den leverede ydelse fra hverken bestiller- eller udførerfunktionen. Kontrakterne efterleves således ikke. Revisionen har ligeledes vist, at Materielgården køber maskiner og materiel finansieret af de interne kontrakter med afdelingerne. Der er ikke afløftet korrekt moms i forbindelse af disse køb. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 12

13 Der er eksempelvis bogført kr. vedr. køb af materiel, som er finansieret af det sorte område, og der er således ikke hjemtaget kr. moms af udgiften. Stikprøvevis revision har vist, at der er foretaget indkøb af materiel finansieret af interne kontrakter i 8 yderligere tilfælde, hvor moms evt. ligeledes ikke er hjemtaget korrekt. Timepriser Vi har fået udleveret et takstblad for 2012 over medarbejder- og maskintimer. Det har ikke været muligt at få oplysning om beregningsgrundlaget for de beregnede medarbejder- og maskintimer. De personer, som har foretaget beregningerne, er ikke længere ansat i Teknisk Forvaltning. En sammenligning med andre kommuners timepriser vil ikke være relevant, når vi ikke kender grundlaget for beregningerne. Vi er oplyst om, at timepriserne ikke er politisk godkendt. Vi har stikprøvevis sammenlignet takstbladets timepriser med timepriser, jf. Navision, og revisionen viser, at der i et tilfælde ikke er sammenhæng mellem taksts bladets priser og timepriser, jf. Navision Delkonklusion Det er vores vurdering, at afdelingen og/eller teknisk sekretariat ikke forvalter budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Der arbejdes ikke med en egentlig og dokumenteret finansiel styring i hverken KMD OPUS eller Navision. Der er ikke tilstrækkelige og dokumenterede kontroller, samt ledelsestilsyn omkring udgifterne ved interne afregninger, som bogføres og godkendes af medarbejdere på Materielgården i Navision. Der foretages således ikke kontroller af afdelingen, som har budgetansvaret. Ledelsestilsyn på mål og resultater samt aktivitets- og ressourcestyring ses ikke foretaget og dokumenteret. Gennemgangen har ligeledes vist, at man i afdelingen har udarbejdet kontrakter, som indeholder budget, ydelsesbeskrivelser og kontrolfunktioner, men der er ikke sket en revidering af disse i forhold til ændringer i den økonomiske ramme, ligesom kontrollerne fastsat i kontrakterne ikke er efterlevet Det er endvidere konstateret, at Materielgården køber maskiner og materiel finansieret af de interne kontrakter med afdelingerne, og der er ikke hjemtaget korrekt moms i forbindelse af disse køb. Det anbefales, at transaktionerne vedrørende disse køb gennemgås og momsmæssige berigtigelser foretages. I forbindelse med kontrakt indgået med ekstern leverandør om levering af 1650 timer årligt, er der ikke fulgt op på korrekt timeregistrering i henhold til kontrakten samt ved fordeling af timer på de enkelte projekter. Kontrakten er endvidere ikke revideret i forbindelse med udløb, og der er derfor ikke et dokumenteret grundlag for de fakturerede timepriser. Der henvises i øvrigt til de generelle konklusioner. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 13

14 2.2.2 Materielgården Aktiviteter, ressourcer og organisation Der er 25 ansatte på Materielgården samt en driftsleder og afdelingsleder. De ansatte styrer selv deres aktiviteter ud fra eget ansvarsområde. Ved ad hoc opgaver er det driftslederen, som finder ressourcen til opgaven. Materielgårdens arbejdsopgaver er beskrevet under aktiviteter, ressourcer og organisation til afsnit 2.1. Arbejdsopgaverne er primært på det grønne og sorte område, på og udenfor kontrakt. Endvidere udfører Materielgården vintertjeneste i kommunen. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør t.kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter 387 t.kr. vedrører salg af materiel mv. Bogføring, fakturering og løn Bogføring Bogføringer på Materielgården foretages i Navision. Alle bilag sendes til godkendelse hos en af tre områdeledere, som godkender bilaget. Herefter foretager bogholderenen bogføringen, og til sidst godkender driftslederen betalingen. Der foretages 100 % bilagskontrol i Navision. Revisionen har vist, at der er registreret arbejdstimer i Navision til en timepris, som ikke fremgår af takstbladet. Der er således sket godkendelse af en timepris, som ikke fremgår af takstbladet. Der er 5 personer, som kan arbejde i Navision. Der kan ikke ske overførsel fra Navision til KMD OPUS uden 2 godkendere på et bilag. Ligesom der ikke kan ske automatiske overførsler af medarbejdernes timeregistreringer på kontrakterne. Fakturering Materielgården har interne indtægter primært fra Trafik, Vej og Park afdelingen. Det er en medarbejder fra materielgården, som bogfører indtægterne i Navision, og udgifterne trækkes på Trafik, Vej og Parks budget. Revisionen har vist, at der ikke foretages ledelsestilsyn med bogføringer i Navision fra Trafik, Vej og Park afdelingen. Materielgården har principielt ikke har nogen eksterne indtægter. Der kan dog forekomme indtægter fra salg af brugte maskiner og værktøj. Salget sker via E-trade, som er en offentlig tilgængelig hjemmeside på nettet. Salg af brugte maskiner og værktøj sælges ud fra en vurdering. Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Der er ikke foretaget opfølgning på lønbudgettet. Driftslederen oplyser, at han ikke har adgang til KMD OPUS. Både afdelingsleder og driftsleder er tildelt adgang til KMD OPUS. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 14

15 Registrering af medarbejder- og maskintimer på kontrakterne i Navision Ressourceanvendelsen på den enkelte aktivitet, registreres af den enkelte medarbejder, som via nettet indtaster sine timer på de enkelte sagsnumre/kontrakter. Herefter godkender områdelederen/det administrative personale timesedlen, hvorefter der sker endelig registrering i Navision. Afstemning Der foretages ikke afstemning mellem registreringer i Navision og bogføringer i OPUS. Revisionen har vist, at der i nogle tilfælde er mindre differencer mellem de 2 systemer. Interne kontrakter Der er mellem Materielgården og de øvrige afdelinger i Trafik, Vej og Park indgået interne kontrakter for 14 mio. kr. Disse kontrakter er ikke revideret siden Driftslederen oplyser, at han mundligt aftaler hvilke ydelser, som enten fragår eller tilgår kontrakten i forbindelse med budgetændringer. Snerydning/vintertjeneste Snerydning er en variabel udgift, og over-/underskud dækkes via bevilling ved årets udløb. Ved vintertjeneste anvendes udover Materielgårdens eget personel/materiel også eksterne vognmænd. Vintertjenesten køres på indkøbsaftaler/samhandelsaftaler til dagspris. Ligesom der ydes et rådighedstillæg. Der arbejdes med 2 timepriser i forhold til, om der skal ske snerydning, eller der kun skal saltes. Det er Materielgården, som foretager vurderingen af, hvorvidt der skal sneryddes eller saltes. Der følges op på de indkomne faktureringer fra vognmændene inden bogføring. Ringsted Kommune anvender et program, som hedder Vintermand. Det er købt hos Vejdirektoratet og udsender anbefalinger til kommunen om vejrsituationen. I programmet registreres den rute, som vognmanden skal køre, således at der efterfølgende kan foretages en opfølgning på den fremsendte fakturering. Der sker dog ikke en egentlig ledelsesmæssig økonomiopfølgning af det samlede forbrug på området. Ved en hård vinter forekommer overarbejde hos de ansatte på Materielgården, som dels udbetales som overarbejdsbetaling, eller som skal afspadseres på andre tidspunkter. Det kan betyde, at der på de interne kontrakter med afdelingerne kan være arbejdsopgaver, som ikke udføres, men afdelingen belastes tilsvarende ikke med udgifterne, men prioriteringen af, om opgaven udføres, foretages således i overvejende grad af Materielgården og ikke bestilleren. Ved stikprøvevis bilagsgennemgang af udgifter til vintertjeneste, bogført i januar 2013, viser det sig, at der er foretaget en del forkerte periodiseringer mellem regnskabsårene, således at der er bogført snerydningsudgifter i 2013, som vedrører 2012 for mindst 0,5 mio. kr. ekskl. moms. Materiel og værktøj Materielgårdens lastbiler leases, og resten af maskinparken og materielet købes. Stikprøvevis revision af 27 maskiner/materiel har vist, at hele maskinparken ikke altid udnyttes optimalt, idet der fremgår ledig kapacitet, og i 6 tilfælde har maskiner/materiel endnu ikke været anvendt i INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 15

16 Ledelsestilsyn Der sker generelt ikke ledelsestilsyn med bogføringerne i Navision. Der er ikke i alle tilfælde overensstemmelse mellem saldoen i Navision og saldoen i OPUS, og der foretages ikke afstemninger mellem OPUS og Navision systemet. Der foretages heller ikke ledelsestilsyn og økonomiopfølgning af bogføringer overført til og foretaget i OPUS. Kontrol af timeregistreringer i Navision Medarbejderne foretager timeregistreringer på de enkelte kontrakter via internettet. Der er 3 personer ansat på Materielgården, som ugentligt godkender timeregistreringerne, og driftslederen godkender timeregistreringerne for de 3, som godkender de øvriges registreringer. Revisionen har vist, at det er en medarbejder på Materielgården, som godkender driftslederens registrering af timer. Medarbejderen foretager alene en teknisk godkendelse, idet der ikke er nogen form for opfølgning eller kontrol af driftslederens timeregistreringer Delkonklusion Det er vores vurdering, at Materielgården og/eller Teknisk Sekretariat ikke forvalter budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Der arbejdes ikke med en egentlig og dokumenteret finansiel styring i hverken KMD OPUS eller Navision. Ledelsestilsyn på mål og resultater samt aktivitets- og ressourcestyring er ikke udført og dokumenteret i tilstrækkeligt omfang. Gennemgangen har vist, at der er sikret funktionsadskillelse i Navision således, at overførsel til OPUS kræver 2 godkendere, men revisionen har vist, at der er godkendt bogføring af timepriser, som ikke fremgår af takstbladet. Godkendelsesproceduren har således ikke været tilstrækkeligt effektivt, idet der er indlagt en forkert timepris i Navision, eller også er takstbladet ikke revideret med ændrede timepriser. Det vurderes ikke at være hensigtsmæssigt. Der er foretaget en del forkerte periodiseringer mellem regnskabsårene 2012 og Det er vores opfattelse efter interview af økonomimedarbejder på materielgården, at det er normal kutyme. Det kan derfor anbefales, at præcisere reglerne for korrekt periodisering. Som grundlag for analyse af periodiseringen, har vi stikprøvevis gennemgået bilag, som er bogført i januar Det vurderes ikke at være hensigtsmæssigt, at det er medarbejdere, som godkender driftslederens tidsregistreringer. Gennemgangen har ligeledes vist, at driftslederen i afdelingen har et mundligt kendskab til ydelsesbeskrivelserne i kontrakterne, som burde være reguleret i forhold til ændrede økonomiske forudsætninger. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt i forbindelse med god økonomistyring, at holde kontraktbeløb på mundtlige aftaler, ligesom det kan skabe tvivl om, hvad der er aftalt. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt, at der ikke foretages afstemning mellem registreringer i Navision og bogføringer i OPUS, da revisionen har vist, at der i nogle tilfælde er mindre differencer mellem de 2 systemer. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt, at dele af maskinparken ikke anvendes. Der foretages løbende en vurdering af, hvorvidt dele af maskinparken skal sælges. Revisionen har dog vist, at der er maskiner, som ikke har været anvendt i Der henvises i øvrigt til de generelle konklusioner. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 16

17 2.3 Natur og Miljø Aktiviteter, ressourcer og organisation. Opgaverne i Natur- og Miljøafdelingen er primært myndighedsopgaver, så som tilladelser eller påbud, men der kan også forekomme driftsopgaver. Afdelingen er opdelt i 4 grupper, som er: Affaldsgruppen, som planlægger affaldsgebyrer, samt bevilger tilladelser eller fritagelser for erhvervsaffaldsgebyrer mv. Virksomhedsgruppen, som giver tilladelse til, at eksisterende virksomheder kan udvide eller foretage ændringer i forhold til evt. spildevandsplaner, støj og klager mv. Jord- og grundvandsgruppen, som skal sikre tilsyn med grundvandet samt udarbejde vandforsyningsplaner og giver tilladelser eller påbud blandt andet vedrørende flytning af jord mv. Naturgruppen, som primært tager sig af naturbeskyttelse mv. Herunder klimatilpasning, som er en tværgående opgave i afdelingen. Der er ikke indgået mange og væsentlige kontrakter med Materielgården omkring udførelsen af arbejde for Natur- og Miljøafdelingen. Materielgården renser nogle fisketrapper for Naturog Miljøafdelingen og ellers ved behov. Der er 15 ansatte i afdelingen samt 1 ansat i en senior ordning. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør t.kr. administrationsbidrag vedrørende renovation og 901 t.kr. øvrige interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter vedrørende primært renovationsafgifter t.kr og øvrige eksterne indtægter udgør t.kr., som vedrører miljøtilsyn, rottebekæmpelse og salg af genanvendelig materiale. Bogføring, fakturering og lønninger Bogføring Det er sagsbehandlerne selv, som kontrollerer og godkender regningerne samt sikrer, at regningen er i overensstemmelse med konkret kontrakt/aftale, og at det vedrører korrekt projekt. Afdelingslederen kontrollerer, at regningerne er godkendt af sagsbehandler, og om regningen virker realistisk i forhold til projektet. Der foretages anvisning og ledelsestilsyn af udlægsbilag, men der foretages ikke stikprøvevis kontrol af bilag i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Vi har ikke fået forelagt dokumentation for den udførte bilagskontrol i afdelingen. Kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse, som udbetales via lønsystemet, skal ligeledes godkendes af afdelingslederen, inden de sendes til udbetaling via lønkontoret. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 17

18 Fakturering Der ses ikke at være foretaget en løbende fakturering af gebyrer for miljøtilsyn, og opkrævningen af disse gebyrer forventes at blive lavere end forventet i henhold til budgettet. Beregningen af administrationsbidraget for forsyningen foretages en gang årligt. Vi har modtaget opgørelse af beregningen for 2013, som viser, at der vil blive opkrævet ca. 2,1 mio. kr. mod budgetteret ca. 2,7 mio. kr. Dette skyldes på baggrund af dialog med de involverede medarbejdere, at der er foretaget en nærmere vurdering af tidsanvendelsen til opgaven. Selvom der ikke er foretaget en egentlig tidsregistrering af tidsforbruget, så er det vores opfattelse, at beregningen af administrationsbidraget er foretaget med en højere grad af objektivitet end i tidligere år. Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Der er ikke foretaget opfølgning på lønbudgettet. ISO certificering Afdelingslederen oplyser, at udvikling og implementering af kvalitetsstyringssystemet D4 infonet, blev opstartet i Natur- og Miljøafdelingen, men er nu udbredt til hele Teknisk forvaltning. Ringsted Kommunes anvendelse af systemet er blevet ISO certificeret i Kvalitetsstyringssystemet blev indført for at sikre kvaliteten i arbejdsprocessen for den enkelte medarbejder som følge af krav i kvalitetsstyringsloven. Årsagen til, at man har valgt at udbrede systemet til anvendelse i hele Teknisk Forvaltning, var fordi man ønskede at effektivisere arbejdsprocesserne, men man har aldrig analyseret, hvilke effektiviseringsprocesser systemet eventuelt kunne bidrage med. Ligesom man ikke har analyseret om systemet i sig selv har bidraget til at højne effektiviseringen eller kvaliteten i arbejdet. For at analysere på kvaliteten i arbejdsopgaverne udført i Teknisk Forvaltning, er der fastsat nogle kvalitetsmål, som forvaltningen efterfølgende har foretaget brugeranalyser af. Eksempelvis vedrørende affaldsafhentning, virksomhedstilsyn og sagsbehandlingstiden i Teknisk Sekretariat. Der er blandt andet foretaget måling på nedenstående: Der skal være mindre end 1 henvendelse vedr. affaldsafhentning pr henvendelser, der ikke er udbedret senest 1 arbejdsdag efter henvendelsen. Der må højst gå 14 dage fra tinglysning er tilgængelig i KMD Structura til der udarbejdes en rettelse og udsendes information synligt for ejerne. Der er ikke foretaget kvalitetsanalyser af, hvorvidt Kvalitetsstyringssystemet har højnet kvaliteten i sagsbehandlingen i Teknisk Forvaltning i forhold til tidligere. I forbindelse med udvikling og implementering af kvalitetsstyringssystemet, er der ikke søgt om ekstra bevilling i byrådet. Det har på grund af konjunkturfald været muligt at reducere på andre arbejdsopgaver, ligesom det har været muligt at omlægge arbejdstimer i Teknisk Forvaltning til anvendelse på udvikling af kvalitetsstyringssystemet. Der har været anvendt en del ressourcer på udviklingen i opstartsfasen Efter systemets udvikling og certificering budgetteres der med udgifter til vedligehold svarende til 1,3 årsværk samt til licens og ekstern audit, dog foretages ikke et egentligt ledelsestilsyn, som dokumenterer, at afholdte udgifter svarer til de ressourcer, der reelt anvendes til vedligeholdelse af systemet. Der er ligeledes INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 18

19 en intern audit, som kommunen ikke betaler for, idet det går på skift mellem kommunerne, og tiden finansieres af de årsværk, som allerede er afsat til vedligehold af systemet. Kvalitetsstyringsloven er ikke længere gældende, men man har valgt i forvaltningen, at man vil fortsætte med anvendelsen af systemet. Registrering af tidsforbrug på projekter Det system, som tidligere har været anvendt til registrering af tidsforbruget på projekter, har ikke virket i 2013, og medarbejderne har derfor udarbejdet skufferegnskaber, således at der stadig kan ske kontering på de enkelte projekter. Vi har modtaget en opgørelse af fordelingen af timer på projekter for 2012, og det ses, at der er foretaget en fordeling på baggrund af den enkelte medarbejders timeløn samt overhead på 50 kr. Det har ikke været muligt at modtage dokumentation for beregning af overhead. Ledelse og tilsyn Ved afslutning af projekter udført på eksterne kontrakter, foretages en evaluering af projektet/opgaven, og resultatet heraf registreres på den enkelte sag. Der kan også løbende ske tilsyn, men tilsynet er ikke systematiseret, og der er ikke altid en egentlig dokumentation af tilsynets omfang. Leverandøren kan fremsende en prognose på kontraktens forventede forløb i kontraktperioden, eller sagsbehandlerne afholder en samtale med leverandøren, men disse oplysninger noteres ikke altid på den enkelte sag. Der foretages endvidere ikke ledelsestilsyn af, hvorvidt opgaven er løst tilfredsstillende. Der afholdes månedlige møder med sagsbehandlerne omkring forbruget. Ligesom der kvartalsmæssigt sker økonomiopfølgninger, som sendes til Økonomisk afdeling. Ledelsestilsynet omfatter ikke lønudgifterne og er ikke dokumenteret Delkonklusion Det er vores vurdering, at afdelingen og/eller teknisk sekretariat ikke i tilstrækkelig grad forvalter budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Der arbejdes ikke med en egentlig og dokumenteret finansiel styring i KMD OPUS. Ligesom der ikke foretages et tilstrækkeligt ledelsestilsyn på mål og resultater samt aktivitets- og ressourcestyring, som kan dokumenteres. Der foretages i nogen grad opfølgning på kvalitetsmål, men disse mål følges ikke op på kontinuerligt grundlag. Ligesom det ikke er klart hvilke sammenhænge, som ligger til grund for de udvalgte kvalitetsmål. Der foretages ikke nogen form for effektiviseringsmålinger. Der foretages en evaluering af projekterne løbende og i forbindelse med projektafslutning. Denne evaluering dokumenteres ikke i alle tilfælde. Den finansielle styring sikrer ikke en hensigtsmæssig opfølgning på, at indtægter bogføres løbende. Ligesom lønudgifterne ikke er en del af den økonomiske opfølgning. Ledelsestilsyn og anvisning er ikke foretaget i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Der henvises i øvrigt de generelle kommentarer. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 19

20 2.4 Ejendomsstaben Aktiviteter, ressourcer og organisation Ejendomsstaben er opdelt i 3 afdelinger Nord, Syd samt projektteam. Projektteamet arbejder primært med styring af anlægsopgaver. Arbejdsopgaverne er ens i de 2 afdelinger, og forskellen mellem dem er kun den geografiske opdeling af kommunen. Begge afdelinger har et budget til: Den udvendige vedligeholdelse af kommunens ejendomme Tekniske installationer på ejendommen Jordarealer på ejendommen Alt som kan henføres til pedelarbejde Vedrørende Nords og Syds arbejdsopgaver, er der 33 personer tilknyttet. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør ca t. kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Af de eksterne eksterne indtægter på t.kr vedrører de t.kr. huslejer. Bogføring, fakturering og lønninger Bogføring Bogføring foretages i KMD OPUS af en ansat i Teknisk Sekretariat. Der forventes intern afregning af lønudgifter til en økonomimedarbejder på kr. i 2013, beregnet på baggrund af faktisk udbetalt løn. Der forventes intern afregning af 50 % af afdelingslederens løn i notat opgjort til kr. Der forventes intern afregning af tidligere afdelingsleders løn med 50 % i notat opgjort til kr. (der er i 2012 overført kr.) Det er endvidere konstateret, at der i forbindelse med etablering af Ejendomsstaben er overført opgaver og medarbejdere fra andre dele af teknisk forvaltning uden, at budgetter og økonomiske forudsætninger er ændret tilsvarende. Det skal hertil anføres, at der allerede har været fokus på dette i forbindelse Byrådets behandling 25. juni 2013 af Budgetanalyse af Ejendomsstaben. Ifølge internt posteringsbilag for 2012, er der regnskabsmæssigt fordelt 15,2 mio. kr. som en intern afregning vedrørende pedelhjælp med tilhørende omkostninger. Fordelingen er sket på de kommunale ejendomme svarende til fordelingen i budgettet. Fakturering Der er indtægter i afdelingen på baggrund af huslejeopkrævninger vedrørende ældreboliger og kommunale lejeboliger. Opkrævning foretages af boligforeninger, og der er derfor ligeledes udgifter til de boligforeninger, som administrerer boligerne. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 20

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger Delopgave 1: Vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 1 Det anbefales, at der løbende foretages

Læs mere

Revisionsberetning nr. 20

Revisionsberetning nr. 20 Revisionsberetning nr. 20 Direktionens bemærkninger NOTAT Økonomistab Revisionens bemærkning Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser.

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010

Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Dato: 12. september 2011 Brevid: 1477655 Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Indledning Regionen har modtaget den afsluttende revisionsberetning for 2010

Læs mere

Økonomiforvaltningen fastlægger retningslinier for aflæggelse af omkostningsbaseret regnskab, herunder bogføring, afskrivninger m.v.

Økonomiforvaltningen fastlægger retningslinier for aflæggelse af omkostningsbaseret regnskab, herunder bogføring, afskrivninger m.v. side 1 Regnskab i årets løb Slettet: Rammebilag - I henhold til Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7 fastlægger Økonomiforvaltningen i et rammebilag de generelle principper for regnskab i årets løb.

Læs mere

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Dok.nr: 727-2011-5834 2 Indledning. I årets løb anvendes de afsatte midler i overensstemmelse med det vedtagne budget og dets forudsætninger. Midlerne

Læs mere

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Kasse- og Regnskabsregulativ Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Økonomiafdelingen, den 6. oktober 2010 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Hjemmel... 3 2 Formål... 3 3 Gyldighedsområde... 3 4

Læs mere

Bilag 8. Principper for implementering af ændringer af kontoplan vedr. opgørelse af udgifterne til administration

Bilag 8. Principper for implementering af ændringer af kontoplan vedr. opgørelse af udgifterne til administration Bilag 8 Emne: Til: Kopi: til: Ændring af kontoplan 1. fællesmøde mellem Økonomiudvalget og Magistraten Byrådets medlemmer Den 3. september 2012 Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Principper for implementering

Læs mere

TIDSPLAN RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET FOR ÅRET. Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup

TIDSPLAN RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET FOR ÅRET. Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup Tlf. 8964 1010 Fax. 8664 6399 favrskov@favrskov.dk www.favrskov.dk TIDSPLAN OG RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET 09-09-2014 Sagsnr. 710-2014-34548 Cpr.-/CVR-nr.

Læs mere

Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1. Dato: 1. januar 2004 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2004

Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1. Dato: 1. januar 2004 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2004 Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Ifølge den kommunale styrelseslovs 43 skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes kommunens midler er forvaltet, og om forvaltningen er i overensstemmelse

Læs mere

Bilag 3. Jord & Affald J.nr. MST-7551-00038 Ref. fh Den 3. april 2014

Bilag 3. Jord & Affald J.nr. MST-7551-00038 Ref. fh Den 3. april 2014 Bilag 3 Jord & Affald J.nr. MST-7551-00038 Ref. fh Den 3. april 2014 Kravspecifikation for revisorbistand til Miljøstyrelsens administration og kontrol efter pantbekendtgørelsen 1. Baggrund Det danske

Læs mere

Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion.

Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion. Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion. Økonomistaben SBSYS j.nr. 00.01.00-Ø36-1-11 Udarbejdet af Per Sørensen 20. december 2010 Indledning

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik

Faxe kommunes økonomiske politik Formål: Faxe kommunes økonomiske politik 2013-2020 18. februar Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den

Læs mere

Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet

Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE TEKNIK & MILJØ Skovløkken 4 3770 Allinge Analyserapport nr. 2 Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøområdet Ledelsens evaluering 2009-2011. Telefon: 56 92 00 00 E-mail:

Læs mere

DANMARKS BIBLIOTEKSFORENING UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE 123-127 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2013

DANMARKS BIBLIOTEKSFORENING UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE 123-127 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2013 Tlf: 39 15 52 00 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab koebenhavn@bdo.dk Havneholmen 29 www.bdo.dk DK-1561 København V CVR-nr. 20 22 26 70 DANMARKS BIBLIOTEKSFORENING UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL

Læs mere

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007 Budget- og regnskabssystem for regioner 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Indledning Ifølge regionslovens 29, jf. den kommunale styrelseslovs 43, skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes regionens midler

Læs mere

Social- og Sundhedsudvalget

Social- og Sundhedsudvalget Referat tillægsdagsorden Social- og Sundhedsudvalget 04.09.2007 kl. 15:00 Brovst Rådhus - lokale 1 Jammerbugt Kommune Social- og Sundhedsudvalget 04.09.2007 Punkter på tillægsdagsorden åbent møde: 90.

Læs mere

Bilag til Økonomiregulativ

Bilag til Økonomiregulativ Bilag til Center for Økonomi og Personale Hold-an Vej 7 2750 Ballerup Telefon: 4477 2000 balkom@balk.dk www.ballerup.dk Godkendt den 20-05-2014 1 Indhold 1.... 3 1.1. Formål... 3 1.2. Baggrund... 3 1.3.

Læs mere

REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING HADERSLEV KOMMUNE. fra 2010

REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING HADERSLEV KOMMUNE. fra 2010 Acadre 09/28381 Lb. nr. 209844 REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING i HADERSLEV KOMMUNE fra 2010 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Hvem er omfattet... 3 3. Èn økonomisk ramme pr. driftsenhed...

Læs mere

3. Godkendelse af regnskab 2005 og anmodning om overførsel af overskydende midler fra 2005 til 2006 J.nr. BOR 10/2006

3. Godkendelse af regnskab 2005 og anmodning om overførsel af overskydende midler fra 2005 til 2006 J.nr. BOR 10/2006 INDSTILLING 3. Godkendelse af regnskab 2005 og anmodning om overførsel af overskydende midler fra 2005 til 2006 J.nr. BOR 10/2006 INDSTILLING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, at

Læs mere

kommunaldirektører, 3 måneder + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Centerchef i CFH, 5 måneders løn + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr.

kommunaldirektører, 3 måneder + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Centerchef i CFH, 5 måneders løn + feriepenge opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Notat budget 2013 - Udfordringer på Økonomiudvalgets område. Med baggrund i beslutningen om en tidligere budgetopstart i udvalgene har forvaltningen udarbejdet et notat om udfordringer indenfor Økonomiudvalgets

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN

Læs mere

Der indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg.

Der indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg. DRIFTSAFTALE Der indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg. Den selvejende institution Øhavsmuseet Faaborg er omfattet af offentlighedsloven

Læs mere

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING. Skive Kommune. Notat om gennemgang af Landsbyudviklingsprojekter. November 2014 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING. Skive Kommune. Notat om gennemgang af Landsbyudviklingsprojekter. November 2014 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Skive Kommune Notat om gennemgang af Landsbyudviklingsprojekter November 2014 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1 INDLEDNING Skive Kommune har i forbindelse med en økonomisk

Læs mere

Forventet regnskab 2011. Budget 2011. Budget 2012 Udgifter, indsamling 274 324 289 286 282

Forventet regnskab 2011. Budget 2011. Budget 2012 Udgifter, indsamling 274 324 289 286 282 KØBENHAVNS KOMMUNE Teknik- og Miljøforvaltningen Center for Miljø NOTAT Til TMU Affaldsgebyr 2012 - supplerende oplysninger TMU har på mødet den 14-11-2011 ønsket et notat med en række supplerende oplysninger

Læs mere

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning Indhold 1. Indledning... 1 1.1 Generelt... 2 1.2 Definitioner... 2 1.2.1 Regnskabsmateriale... 2 1.2.2 Bilag... 2 1.2.3 Godkendelse... 2 2. Periodisering og transaktionsprincippet... 2 3. Konteringsprincip...

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Økonomidir. område Ramsherred 5 5700 Svendborg Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Tlf. 62 23 30 00 Fax. 62 21 34 76 I forhold til prisafprøvning/konkurrenceudsættelse peges der på, at der

Læs mere

Lejre Kommune. 10-12-2013 Side 1. Økonomiudvalget. ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448

Lejre Kommune. 10-12-2013 Side 1. Økonomiudvalget. ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448 10-12-2013 Side 1 ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448 Resumé: og Kommunalbestyrelsen har besluttet, at den økonomiske styring i Lejre Kommune skal forbedres. Både

Læs mere

Resultatkontrakt 2013

Resultatkontrakt 2013 Resultatkontrakt 2013 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning... 1 2. Mission... 1 3. Vision... 1 4. Revisionens fokus... 1 5. Præsentation af produkter og ydelser - opgavehierarkiet... 2 6. Mål og resultatkrav...

Læs mere

Administrative tjeklister

Administrative tjeklister Administrative tjeklister Revideret 19-04-2010 INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN 3 3 TJEKLISTE VEDRØRENDE

Læs mere

REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET

REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET Følgende dokument beskriver de retningslinier der er gældende for partnere i ICI Projektet, der er finansieret med midler fra Den Europæiske

Læs mere

NOTAT: Konklusioner på fordelingsregnskab og analyse af brandvæsenets opgaver

NOTAT: Konklusioner på fordelingsregnskab og analyse af brandvæsenets opgaver Beskæftigelse, Social og Økonomi Økonomi og Ejendomme Sagsnr. 252743 Brevid. 1981093 Ref. MAWA Dir. tlf. 46 31 30 67 Mariewaar@roskilde.dk NOTAT: Konklusioner på fordelingsregnskab og analyse af brandvæsenets

Læs mere

ADM - P.2.3.130 - Analyserapport og ledelsens evaluering - 2013, ver. 1.3C

ADM - P.2.3.130 - Analyserapport og ledelsens evaluering - 2013, ver. 1.3C Side 1 af 6 Udskrevet er dokumentet ikke dokumentstyret. Analyserapport og ledelsens evaluering - 2013 Niveau: Niveau 2 Dokumentbrugere: KS-chef, Led, SysAns Øvrige: Redaktør: jba Fagansvarlig SysAns Dokumentnummer:

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser Regnskabsinstruks for provstiudvalgskasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen).

Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen). Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen). Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling har den 19.11.2014 17.06.2015

Læs mere

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ Regler for regnskab i BRK - Kasse- og Regnskabsregulativ Indhold 1 INDLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag til regulativet... 3 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser... 3 1.5 Revision...

Læs mere

Rungsted Havn. Økonomistyringsmodel. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31

Rungsted Havn. Økonomistyringsmodel. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Rungsted Havn Økonomistyringsmodel PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Indledning Økonomiudvalget i Hørsholm Kommune har på møde den 18. september 2014

Læs mere

Godkendt af byrådet den 12.04.2010. Principper for økonomistyring

Godkendt af byrådet den 12.04.2010. Principper for økonomistyring Godkendt af byrådet den 12.04.2010 Principper for økonomistyring Indholdsfortegnelse 1. GENERELT... 3 1.1. Lovgrundlag... 3 1.2. Formål... 3 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det admini-...

Læs mere

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune Notat Emne Til Direktøren Kopi til Den 28. august 2006 Det skal indledningsvis bemærkes, at der i revisionsberetningen ikke er forhold vedr. Magistratens 5. afdeling, som Byrådet skal tage stilling til,

Læs mere

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser Bilag 1 Tværgående OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser indenfor ges efter CØP udarbejder forretningsgangene Revisionen indra- Evt. honorarer til revision

Læs mere

Dokumenterne er nu oploaded i en word udgave. Der gennemføres én analyse og designfase for det samlede økonomisystemet,

Dokumenterne er nu oploaded i en word udgave. Der gennemføres én analyse og designfase for det samlede økonomisystemet, NOTAT Projekt Udbud af økonomi- og lønsystem Kunde Odsherred Kommune Dato -09-12 Til Offentliggørelse på hjemmesiden Fra Odsherred Kommune 1. Spørgsmål svar Nr. Spørgsmål Svar Dato 1. Vi kan se, at udbudsmaterialet

Læs mere

Vejledning om årsafslutningen for 2014

Vejledning om årsafslutningen for 2014 Vejledning om årsafslutningen for 2014 Oktober 2014 Indhold 1. Indledning 3 1.1 Departementernes ansvar 3 1.2 Institutionernes ansvar (Navision brugere) 3 1.3 Institutionernes ansvar (øvrige brugere) 4

Læs mere

Fremtidens forhold mellem kommunen og affaldsselskaberne Disposition Formål med selskabsdannelsen af Odense Renovationsselskab A/S og Odense

Fremtidens forhold mellem kommunen og affaldsselskaberne Disposition Formål med selskabsdannelsen af Odense Renovationsselskab A/S og Odense Fremtidens forhold mellem kommunen og affaldsselskaberne Disposition Formål med selskabsdannelsen af Odense Renovationsselskab A/S og Odense Vandselskab as 1994 Styringsgrundlaget i 1994 og indtil nu Erfaringer

Læs mere

Konsulentydelser fra BDO

Konsulentydelser fra BDO Konsulentydelser fra BDO 3 Konsulentydelser fra BDO Viden og kompetencer til jeres organisation BDO s konsulentydelser har afsæt i vores erfaring og omfattende indblik i hele det grønlandske samfund.

Læs mere

Administrative tjeklister. Bilag 7

Administrative tjeklister. Bilag 7 Administrative tjeklister Bilag 7 Som anført i partnerskabsaftalen påhviler det partnerskabsorganisationen at have den fornødne administrative kapacitet til at sikre en forsvarlig og betryggende forvaltning

Læs mere

Institut for Kunst og Kulturvidenskab 2. Kvartal 2012

Institut for Kunst og Kulturvidenskab 2. Kvartal 2012 I N S T I T U T F O R K U N S T O G K U L T U R V I D E N S K A B K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Rapportering til overliggende niveau S A G S N O T A T 25. JUNI 2012 Vedr.: Sagsbehandler: Marianne

Læs mere

Syddjurs Kommune Hovedgaden 77 Rådhuset 8410 Rønde

Syddjurs Kommune Hovedgaden 77 Rådhuset 8410 Rønde Syddjurs Kommune Hovedgaden 77 Rådhuset 8410 Rønde Ankestyrelsens decisionsskrivelse vedrørende Syddjurs Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2013 Ankestyrelsen modtog ved e-mail af 28. august

Læs mere

Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune.

Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune. Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune. Byrådet d. 25. marts 2008 1. INDLEDNING...3 2. FORMÅL...3 3. MÅLSÆTNINGER FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSEN 2008-10...3 4. OVERVEJELSER FØR

Læs mere

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune I henhold til regelsæt Principper for økonomistyring skal der etableres rutiner for økonomistyring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune og alle

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. kirkekasser

Regnskabsinstruks. for. kirkekasser Regnskabsinstruks for kirkekasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

Forslag om fremtidig personale og økonomistyring. Indhold. Forslag november 2012. Ledernes personale- og økonomistyring Projekt Ny Koncernløsning

Forslag om fremtidig personale og økonomistyring. Indhold. Forslag november 2012. Ledernes personale- og økonomistyring Projekt Ny Koncernløsning Forslag om fremtidig personale og økonomistyring Forslag november 2012 Indhold Indledning... 2 Vedrørende 1. udfordring fælles rapporter... 3 Vedrørende 2. udfordring overblik over refusioner... 4 Vedrørende

Læs mere

Tlf: 46 37 30 33 CVR-nr. 29 79 40 30 roskilde@bdo.dk www.bdo.dk

Tlf: 46 37 30 33 CVR-nr. 29 79 40 30 roskilde@bdo.dk www.bdo.dk Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde RUDERSDAL KOMMUNE Beretning nr. 13 (side 291-302) Delberetning for regnskabsår 2012 BDO Kommunernes Revision,,

Læs mere

Økonomistyring i staten

Økonomistyring i staten Økonomistyring i staten Del 1 Målbillede Version 1.0 Januar 2014 Indhold 1 Indledning 3 1.1 Formål med vejledningen 3 1.2 Opdatering 3 1.3 Behovet for god økonomistyring i staten 3 1.4 Økonomistyring i

Læs mere

Regnskabscirkulære for Københavns Kommune DEL I. Retningslinjer

Regnskabscirkulære for Københavns Kommune DEL I. Retningslinjer Københavns Kommune forvaltningen Regnskabscirkulære for Københavns Kommune DEL I Retningslinjer Indholdsfortegnelse 1 Indledning og formål... 3 2 Generelle regler for bogføring... 5 3 Balancekonti... 5

Læs mere

Beslutningsprotokol. Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde

Beslutningsprotokol. Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale: Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde Fraværende: Carsten Dinsen Andersen Gruppemøder: 20. februar 2006 19 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Årsrapport 2012 for Roskilde Stifts stiftsmidler

Årsrapport 2012 for Roskilde Stifts stiftsmidler Årsrapport 2012 for Roskilde Stifts stiftsmidler September 2013 47639-13 1. Indledning I henhold til bekendtgørelse nr. 647 af 1. juni 2011 om budget og regnskabsvæsen mv. for fællesfonden udarbejdes der

Læs mere

ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK

ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK (Regulativ for kasse og regnskabsvæsen) Version 2.0 Ajourført 15. marts 2012 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 4 Formål... 4 Lovgrundlag... 4 Den daglige ledelse... 5 Gyldighedsområde...

Læs mere

At sikre, at alle er bekendt med kvalitetssystemet og de hovedansvarsområder den enkelte medarbejder har i forhold til kvalitetsstyringssystemet.

At sikre, at alle er bekendt med kvalitetssystemet og de hovedansvarsområder den enkelte medarbejder har i forhold til kvalitetsstyringssystemet. Procedure 5.5.4 procedure vedr. ansvarsfordeling 1) Formål 2) Baggrund, anvendelse og gyldighed 3) Ansvar 4) Fremgangsmåde 4.01) Oganisationsdiagram 4.02) Byrådets opgaver 4.03) Økonomiudvalgets opgaver

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Formål med den Økonomiske politik Den Økonomiske politik for Helsingør Kommune

Læs mere

Standardvilkår for tilskud til projekter under lov om. Markedsmodningsfonden

Standardvilkår for tilskud til projekter under lov om. Markedsmodningsfonden Standardvilkår for tilskud til projekter under lov om Markedsmodningsfonden 2/8 Indholdsfortegnelse: A. Indledning... 3 B. Budget... 3 C. Regnskab... 3 D. Udbetaling af tilskud i projektperioden... 4 E.

Læs mere

Konteringsvejledning AAU

Konteringsvejledning AAU 1. Kontostreng Konteringsvejledning AAU AAU s kontostreng består af 30 cifre fordelt på 7 segmenter. Segmenterne er karakteriseret ved, at disse indeholder oplysninger, som fungerer uafhængigt af hinanden.

Læs mere

Dato: 19. juli 2006 Ikrafttrædelsesår: Budget 2007

Dato: 19. juli 2006 Ikrafttrædelsesår: Budget 2007 Budget- og regnskabssystem for regioner 2.6 - side 1 Dato: 19. juli 2006 Ikrafttrædelsesår: Budget 2007 2.6 Moms Det er hovedreglen i det regionale budget- og regnskabssystem, at udgifter og indtægter

Læs mere

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab Version 1.0, maj 2014 Denne vejledning til en lokal business case suppleres af følgende dokumenter: Instruktion til udfyldelse af business

Læs mere

ØKONOMI & LØN Dato 19-08-2009

ØKONOMI & LØN Dato 19-08-2009 ØKONOMI & LØN Dato 19-08- I Nordfyns Kommune er Økonomi og Løn samlet i en central stabsafdeling, som servicerer internt. Afdelingens opgaver kan beskrives som: styringsmæssige overfor Direktionen serviceopgaver

Læs mere

24. september 2014. ---------- Budgetoverslag ----------- Budgetforslag

24. september 2014. ---------- Budgetoverslag ----------- Budgetforslag Resultatbudget 2015-2018 - Inkl.ændringsforslag og tekniske ændringer Budgetområder mio. kr. Regnskab Forventet regnskab Budgetforslag 24. september 2014 Netto-mio. kr. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Det

Læs mere

Spørgeskema til gennemgang af tilsagnsmodtagers regnskabsmæssige og økonomiske forhold

Spørgeskema til gennemgang af tilsagnsmodtagers regnskabsmæssige og økonomiske forhold Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Spørgeskema til gennemgang af tilsagnsmodtagers regnskabsmæssige og økonomiske forhold 1 Projektidentifikation og navn 1.1 Ansøger ID: 1.2 Projektnavn:

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Vedtaget af Byrådet d. 24. juni 2014 Formål med den Økonomiske politik Den

Læs mere

Selvforvaltningsaftale med Tune- og Karlslundehallerne

Selvforvaltningsaftale med Tune- og Karlslundehallerne Selvforvaltningsaftale med Tune- og Karlslundehallerne Pkt. Gældende aftale: Forslag fra ny aftale: Bemærkninger til forslagene: Tekst med sort: Bemærkninger til Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 3.

Læs mere

FREDERIKSHAVN KOMMUNE

FREDERIKSHAVN KOMMUNE Tlf: 33 12 65 45 aalborg@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Visionsvej 51 DK-9000 Aalborg FREDERIKSHAVN KOMMUNE Beretning nr. 3 (side 55-64) Delberetning for regnskabsåret 2013 BDO Kommunernes Revision,,

Læs mere

Dansk Træforening. Revisionsprotokol af 5/5 2009 vedrørende årsrapporten for 2008

Dansk Træforening. Revisionsprotokol af 5/5 2009 vedrørende årsrapporten for 2008 Dansk Træforening Revisionsprotokol af 5/5 2009 vedrørende årsrapporten for 2008 Kvæsthusgade 3 DK-1251 København K Tlf. (+45) 39 16 36 36 Fax (+45) 39 16 36 37 E-mail:copenhagen@n-c.dk Aalborg København

Læs mere

Budgetforslag 2013. Budgetforslag 2013 er opstillet på følgende grundlag:

Budgetforslag 2013. Budgetforslag 2013 er opstillet på følgende grundlag: er opstillet på følgende grundlag: Budget 2012 ekskl. abonnementsbetaling 26.596.091 + pris- og lønfremskrivning 316.916 - korrektioner -648.094 + overskudsopsparing 958.203 I alt 27.223.116 Korrektionerne

Læs mere

Brøndby Strand Kirkekasse

Brøndby Strand Kirkekasse Revisionsprotokollat af 04.07.14 vedrørende Årsregnskab for 2013 STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB BEIERHOLM medlem af HLB International - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer

Læs mere

Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning

Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning Hensigten med folderen her er, at informere og vejlede dig der er visiteret til en BPA-ordning efter servicelovens 96. Den beskriver i hovedtræk

Læs mere

Økonomisk Politik for Ishøj Kommune

Økonomisk Politik for Ishøj Kommune Økonomisk Politik for Ishøj Kommune Godkendt i Byrådet den 24.06.2014 Indledning Af aftalen om den kommunale økonomi for 2014 fremgår, at KL og regeringen er enige om, at det fremover skal være obligatorisk

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb Driftsbevillinger Driftsbevillinger meddeles af Byrådet ved vedtagelse af årsbudgettet. Driftsbevillinger er etårige og bortfalder ved regnskabsårets udgang. Driftsbevillingerne fremgår af den til budgettet

Læs mere

Indledning til vejledning for intern overvågning...2. Aftaleprogram...3. Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3

Indledning til vejledning for intern overvågning...2. Aftaleprogram...3. Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3 FVD vejledning 09/2010 Indholdsfortegnelse Indledning til vejledning for intern overvågning...2 Praktisk vejledning til internovervågnings program....3 Aftaleprogram...3 Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3

Læs mere

Modeller til håndtering af regnskab 2012

Modeller til håndtering af regnskab 2012 Modeller til håndtering af regnskab 2012 6. maj 2013 / Af: Jonna Holmgaard Larsen 1. Registrering af ressourcebrug 2012 I rammeaftale for centralbiblioteksvirksomhed er det aftalt i kapitel 8.1 at centralbiblioteket

Læs mere

STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT

STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT STATUSRAPPORTERING FOR DIREKTIONENS STARTEGISKE FOKUSOMRÅDE 8 ØKONOMI OG STYRINGSKONCEPT Dato 04.12.2009 I forbindelse med fokusområdet blev der i juni måned udarbejdet kommissorium for arbejdet (bilag

Læs mere

22. maj 2006. Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af. Kunststyrelsen

22. maj 2006. Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af. Kunststyrelsen 22. maj 2006 Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af Kunststyrelsen I medfør af Lov nr. 230 af 2. april 2003 om Kunstrådet samt Teaterloven, jf. LBK nr. 1003 af 29. november

Læs mere

BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE

BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE Beretning om Kommunernes Revision A/S tiltrædelse pr. 1. januar 2007. Pag. 1-11 400.000 Side 1 Indholdsfortegnelse 1 Opgaver og ansvar................................................

Læs mere

Effektivisering af økonomistyringssøjlen på KU status 2009 og mål 2010 indenfor syv væsentlige områder.

Effektivisering af økonomistyringssøjlen på KU status 2009 og mål 2010 indenfor syv væsentlige områder. K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Dirkoor 11. jan. 2010 LT 13. jan. 2010 Høring hos PWC 5. februar 2010 Effektivisering af økonomistyringssøjlen på KU status 2009 og mål 2010 indenfor syv væsentlige

Læs mere

Budgetopfølgning 2/2012

Budgetopfølgning 2/2012 Greve Kommune Direktionen Budgetopfølgning 2/ Samlet notat Greve Kommune Direktionen Budgetopfølgning 2/ 1. Indledning I denne samlede Budgetopfølgning 2 for opgøres den økonomiske status pr. 31. juli,

Læs mere

Sankt Mortens Sogns Menighedsråd

Sankt Mortens Sogns Menighedsråd Revisionsprotokollat af 09.09.14 vedrørende Årsregnskab for 2013 STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB BEIERHOLM medlem af HLB International - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer

Læs mere

INDSTILLING OG BESLUTNING

INDSTILLING OG BESLUTNING Som opfølgning på Evaluering af lokaludvalg i København fra august 2010, skal Økonomiudvalget tage stilling til principper for ændringer i lokaludvalgskonceptet. INDSTILLING OG BESLUTNING Økonomiforvaltningen

Læs mere

5. Forenkling på økonomiområdet

5. Forenkling på økonomiområdet 5. Forenkling på økonomiområdet Kommunerne er i helt overvejende grad kendetegnet ved en meget decentral struktur på økonomiområdet, hvor institutionerne både har det økonomiske ansvar for opgaveløsningen

Læs mere

Beretning 2010 for politikområderne:

Beretning 2010 for politikområderne: Beretning for politikområderne: Politisk organisation Administration Erhverv og Turisme Fælles funktioner Forsørgelse Fælles funktioner Bevillingsoversigt drift (inkl. refusion og overført over- og underskud):

Læs mere

rollefordeling på både det politiske og administrative niveau hvilke udfordringer kommunen står overfor

rollefordeling på både det politiske og administrative niveau hvilke udfordringer kommunen står overfor Torvegade 74. 6700 Esbjerg Dato 16. december 2009 Sagsbehandler Lene Andersen Økonomistyring i Esbjerg Kommune 1. Indledning Dette notat om økonomistyring i Esbjerg Kommune er udarbejdet for at give et

Læs mere

Maj 2014 Udarbejdet af Liselotte Mammen Kruse Kvalitetssikret af Helle Dueholm

Maj 2014 Udarbejdet af Liselotte Mammen Kruse Kvalitetssikret af Helle Dueholm 1/8 Maj 2014 Udarbejdet af Liselotte Mammen Kruse Kvalitetssikret af Helle Dueholm 2/8 Analyserapport Denne analyserapport er den systemansvarliges analyse af kvalitetsledelsessystemet i Teknik og Miljø

Læs mere

Revisionsregulativ. for. Københavns Kommune

Revisionsregulativ. for. Københavns Kommune Revisionsregulativ for Københavns Kommune I medfør af 5, stk. 3, i Bekendtgørelse nr. 392 af 2. maj 2006 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. fastsættes: Kapitel 1 Indledning 1. Revisor

Læs mere

plus revision skat rådgivning

plus revision skat rådgivning plus revision skat rådgivning Ågård-Gravens Vandværk A.M.B.A. Revisionsprotokol side 16-19 Årsregnskab 2014 Kokholm 1B, 6000 Kolding Tlf.: (+45) 7634 2600, Fax: (+45) 7634 2601 e-mail: kolding@rsmplus.dk,

Læs mere

Handleplan og prioriterede indsatsområder på baggrund af BDO s anbefalinger Center for Unge (CFU)

Handleplan og prioriterede indsatsområder på baggrund af BDO s anbefalinger Center for Unge (CFU) Handleplan og prioriterede indsatsområder på baggrund af BDO s anbefalinger Center for Unge (CFU) 1. Indledning På baggrund af budgetstyringsanalysen og de heraf afstedkomne anbefalinger fra BDO, er følgende

Læs mere

Analyserapport. inden sommerferien

Analyserapport. inden sommerferien 1/6 Analyserapport Denne analyserapport er den systemansvarliges analyse af kvalitetsstyringssystemet i Teknik og Miljø i Sønderborg Kommune. Rapporten danner grundlag for ledelsens evaluering. I 2012

Læs mere

De Europæiske Fællesskabers Tidende C 406/55

De Europæiske Fællesskabers Tidende C 406/55 28.12.98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 406/55 BERETNING om regnskab for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Alicante) for regnskabsåret, der afsluttedes pr. 31. december 1997, med

Læs mere

Kortlægning af økonomistyring Aarhus Kommune INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Kortlægning af økonomistyring Aarhus Kommune INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Kortlægning af økonomistyring Aarhus Kommune Maj 2013 Dagens Program Indledning og præsentation Kort introduktion til kortlægning og vurderinger De 6 temaer kortlægning og vurdering Afslutning Kortlægningen

Læs mere