Udvidet forvaltningsrevision - Teknisk Forvaltning

Transkript

1 Ringsted INDLEVELSE Kommune SKABER UDVIKLING Ringsted Kommune Udvidet forvaltningsrevision - Teknisk Forvaltning Oktober INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Baggrund Formål Metode og afgrænsning God økonomistyring Generelle konklusioner Generelle anbefalinger Delopgave Plan- og Byggeafdelingen Delkonklusion Trafik, Vej og Park Delkonklusion Materielgården Delkonklusion Natur og Miljø Delkonklusion Ejendomsstaben Delkonklusion Teknisk sekretariat Delkonklusion Delopgave Anlægsstyring Delkonklusion Delopgave Benchmarking GIS Delkonklusion Delopgave Udbud og indkøb Udbudsprocessen Organisering af udbudsopgaven Håndtering af udbudsforpligtelsen Controlling og compliance Delkonklusion INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2

3 1 Indledning 1.1 Baggrund Den 1. februar 2013 blev kommunaldirektøren konstitueret som teknisk direktør ved siden af funktionen som kommunaldirektør. På økonomiudvalget møde 3. juni 2013 har kommunaldirektøren redegjort for konstaterede uhensigtsmæssigheder ved økonomistyringen i Teknisk Forvaltning. På den baggrund besluttede økonomiudvalget at iværksætte en udvidet forvaltningsrevision. På møde den 10. juni 2013, mellem repræsentanter fra Ringsted Kommune og BDO Kommunernes Revision, blev der fremført en række forhold, der har givet mistillid til, om administrationen og styring af opgaverne i de afdelinger, der p.t. er henhørende under Teknisk Forvaltning, bliver varetaget på betryggende og hensigtsmæssig måde. BDO Kommunernes Revision blev anmodet om at løse en udvidet forvaltningsrevision og kritisk gennemgang i Teknisk Forvaltning. Opgaven er påbegyndt i august 2013 og afsluttet i oktober Formål Formålet med en udvidet forvaltningsrevision af Teknisk Forvaltning i Ringsted Kommune er: at foretage en kritisk revision med henblik på en vurdering af, om der er foregået uregelmæssigheder i forhold til Ringsted Kommunes regler og retningslinjer eller andre uhensigtsmæssigheder at foretage en vurdering af, om arbejdsprocesserne omkring bilagshåndtering, regnskabsføring og økonomistyring generelt er hensigtsmæssige at vurdere, om styring og løsningen af Teknisk Forvaltnings opgaver kan tilrettelægges anderledes i forbindelse med implementering af Ringsted Kommunes centerorganisering fra 1. januar Metode og afgrænsning Den udvidede forvaltningsrevisionen har omfattet de enkelte organisatoriske afdelinger i Teknisk Forvaltning. Plan- og Byggeafdelingen Trafik, Vej og Park, herunder Materielgården Natur- og Miljøafdelingen Ejendomsstaben Teknisk Sekretariat Gennemgangen har ikke omfattet Brandvæsenet. Gennemgangen har omfattet 4 delopgaver: INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3

4 1. vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 2. vurdering af procedurer for fastlæggelse af anlægsbudgetter ved ansøgning/behandling af anlægsbevillinger samt aflæggelse af anlægsregnskaber 3. benchmarking på Ringsted Kommunes GIS administration 4. vurdering af procedurerne for udbud af opgaver på Teknisk Forvaltnings områder. Den udvidede forvaltningsrevision har taget udgangspunkt i regnskabsår 2013, men hvor vi har fundet det mere hensigtsmæssigt, har vi foretaget vores revision med udgangspunkt i regnskabsår God økonomistyring God økonomistyring indebærer flere ting, og der bør i økonomistyringen indgå en kobling mellem: mål- og resultatstyring aktivitets- og ressourcestyring finansiel styring En øget integration mellem de tre områder vil give øget gennemsigtighed og bedre grundlag for at prioritere. Der bør således i forbindelse med den finansielle styring, herunder i forbindelse med budgetlægningen, foretages en definition og vurdering af opgaverne. På aktivitetsfølsomme områder vil det være hensigtsmæssigt for en god finansiel styring, at periodisere sit budget i forhold til aktivitetsniveauet. Ligesom der ved den finansielle opfølgning samtidig bør foretages en opfølgning på aktiviteterne og effekten i de enkelte afdelinger og forvaltningen som helhed. Vores revision er foretaget med udgangspunkt i god økonomistyring. 1.5 Generelle konklusioner Den udvidede forvaltningsrevision har vist en række uhensigtsmæssigheder samt brud på Ringsted Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Kulturen omkring administration og økonomistyring i Teknisk Forvaltning har bygget på en række uskrevne regler og kutymer, som er oparbejdet i organisationen over en række år. Det er derfor vigtigt at understrege, at de konstaterede problemer er et resultat af en mangeårig tradition og praksis i Teknisk Forvaltning, som skiftende ledelser har haft ansvaret for. I det efterfølgende redegøres for de mere specifikke generelle konklusioner. Delopgave 1 Den udvidede forvaltningsrevision har generelt vist, at økonomistyringen i Teknisk Forvaltning er uhensigtsmæssig og usammenhængende, idet den er meget personbåren af de enkelte medarbejderes ikke nedskrevne viden. Økonomistyringen i Teknisk Forvaltning er endvidere kendetegnet ved et stort antal interne afregninger, uden der er klare retningslinjer for dette. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 4

5 Det er konstateret, at regnskabsprincipper omkring periodisering i flere tilfælde ikke er overholdt, og særligt i en konkret sag (CTS Projekt), er det konstateret, at der er oprettet en særlig bankkonto, og der er registreret en udgift på 3,6 mio. kr. i Ejendomsstabens regnskab for 2011, selvom udgifterne først er afholdt i 2012 og I denne konkrete sag er der handlet i strid med dels Ringsted Kommunes regler om oprettelse af konti i pengeinstitutter, Ringsted Kommunes regnskabspraksis samt Budget og regnskabssystemets konterings-/ periodiseringsregler, hvor udgifter skal henføres til det år, hvor ydelserne leveres, og det kan ikke udelukkes, at der kan være tale om regnskabsmanipulation med det formål at sikre bevillingen. Gennemgangen af de reviderede afdelinger har vist, at der er nogle tværgående konklusioner. Vi har beskrevet disse generelle konklusioner her, ligesom vi under gennemgangen af den enkelte afdeling har skrevet de specifikke kommentarer, som henhører til denne. Der foretages ikke en hensigtsmæssig og dokumenteret økonomiopfølgning på eget budgetområde. Adspurgt til udviklingstendenserne i forbruget på eget budgetområde, mangler vi en egentlig afklaring på forbruget fra afdelingsledere og/eller teknisk sekretariat. Der foretages ikke en dokumenteret opfølgning på lønbudgettet i den enkelte afdeling indenfor eget budgetområde. Der foretages ikke et dokumenteret ledelsestilsyn samt anvisning af de bogførte bilag i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Bogføring af bilag foretages af 3 regnskabsmedarbejdere i Teknisk Sekretariat, som alle 3 er tildelt rollen bogholder i KMD OPUS. Bogholderrollen giver udvidede rettigheder i forbindelse med bogføring i KMD OPUS. Dette sammenholdt med at afdelingens ledelsestilsyn samt anvisninger af bilag ikke foretages, er der en forøget risiko for såvel tilsigtede samt utilsigtede fejl. Der foretages ikke en egentlig ledelsesmæssig styring af aktiviteterne samt opfølgning af både aktiviteter og ressourcer i afdelingerne. Det er medarbejderen selv, som administrerer og styrer sine arbejdsopgaver, hvilket gør det meget sårbart. Der sker ikke en egentlig og konsekvent tidsregistrering af medarbejdernes tid på de enkelte projekter, og fordeling af udgifter sker derfor ikke på et objektivt grundlag, ligesom der ikke sker en objektiv måling, som kan være med til at afspejle produktiviteten. Der foreligger ikke konkrete beregninger af de anvendte satser for ressource- og maskintimer ved intern afregning mellem Materielgården og enkelte afdelinger. En sammenligning med andre kommuners priser vil ikke umiddelbart være relevant, når beregningsgrundlaget ikke kendes. Der mangler således oplysninger om timertal samt hvilket beregnet fravær mv., som er en del af beregningen. Vi er oplyst om, at timepriserne ikke er politisk godkendt. Anerkendte regnskabsprincipper omkring periodisering ses i flere tilfælde ikke at være overholdt. Dette er ikke i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystemet, ligesom det vurderes uhensigtsmæssigt i forhold til en god økonomi styring. Der er ikke ved ændringer i de økonomiske forudsætninger foretaget en tilsvarende revidering af ydelserne på de interne kontrakter mellem Materielgården og de enkelte afdelinger, og det er ligeledes konstateret, at der heller ikke i alle tilfælde er sket revidering/forlængelse af relevante eksterne kontrakter efter udløb af kontraktperiode. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 5

6 Der foreligger ikke nærmere beregning samt grundlag for de fordelingsnøgler, som anvendes ved ompostering af interne afregninger, ligesom der ikke foreligger nærmere dokumentation for beregningen af overhead i timeprisen. Der er ikke foretaget en egentlig sondring mellem myndigheds- og udføreraktiviteter, og fordeling af lønudgifter mellem myndigheds- og udførerfunktioner sker således på et ugennemsigtigt og ikke objektivt grundlag. Ved udvikling og implementering af kvalitetsstyringssystemet D4 Infonet samt ved ISO certificering af anvendelsen af dette, kan det se ud til, at der har været en overkapacitet i Teknisk Forvaltning. Revisionen har vist, at der ikke er foretaget analyser af, hvorvidt det er muligt efter implementering at producere mere, eller om systemet gør det muligt at foretage en effektivisering af arbejdsopgaverne i Teknisk Forvaltning, som eventuelt evt. kan udmøntes. Delopgave 2 Det vores vurdering, at budgettering af anlægsbudgetter og styring af den enkelte anlægssag generelt foretages på et tilstrækkeligt grundlag tilpasset den enkelte sag. Det er dog konstateret, at der er enkelte uhensigtsmæssigheder i bevillingsproceduren, som har medført, at der ikke er søgt de fornødne tillægsbevillinger. Der er konstateret merforbrug på nogle af projekterne, uden at dette har givet grundlag for at søge en tillægsbevilling. Der er således behov for bedre styringsredskaber evt. dispositionsregnskaber, således at eventuelle merforbrug kan opdages og rapporteres i tide. Gennemgangen af de interne afregninger i projekter viser, at disse i de enkelte projekter bliver belastet med udgifter, som ikke står i mål med den faktiske indsats, der leveres fra Teknisk Forvaltning. Delopgave 3 Benchmarking af GIS administrationen viser, at Ringsted Kommune anvender ca. 3 gange så mange ressourcer som Sorø Kommune, der anvender færrest ressourcer på opgaven. Ressourceforbruget til opgaven i Ringsted Kommune kan være påvirket af omfanget og mængden af data, der lægges ind i GIS-systemet. Gennemgangen har vist, at disse data kan genereres, for en konkret sammenligning af produktiviteten, men det har ikke været muligt indenfor rammer af denne opgave for de involverede kommuner. Der anses dog umiddelbart i Ringsted Kommune at være potentiale for at enten øge produktiviteten eller evt. sænke ambitionsniveauet for omfanget og mængden af data i systemet. Delopgave 4 Det er vores opfattelse, at der generelt er høj fokus i Ringsted Kommune og i Teknisk Forvaltning på organisering og optimering af processerne om udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser, samt controlling og compliance. Gennemgangen af anlægsområdet har vist, at udbuds- og annonceringspligten er afløftet, men at der på driftsområderne er nogle tjenesteydelser og større varekøb, som ikke har været konkurrenceudsat efter reglerne omkring annoncering og udbud, eksempelvis vintertjeneste, indkøb af vejsalt, vejstribning og vejskiltning. Vi har konstateret, at der ikke findes et samlet overblik over Teknisk forvaltnings driftskontrakter med eksterne leverandører. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 6

7 1.6 Generelle anbefalinger Gennemgangen har vist, at der generelt ikke er fokus på aktivitets- og ressourcestyring, herunder styring af produktiviteten i Teknisk Forvaltning. Ligesom der ikke er tilstrækkeligt og kontinuerligt fokus på mål- og resultatstyring, herunder målopfølgning på effekten. Den finansielle styring vurderes generelt ikke tilstrækkelig, ligesom den ikke er dokumenteret. Revisionen har endvidere vist, at en stor del af aktiviteterne i afdelingerne ikke sker kontinuerligt henover regnskabsåret. Vi har følgende generelle anbefalinger: Delopgave 1 Det anbefales, at der løbende foretages en finansiel styring, hvor differencer mellem forbrug og budget ved økonomiopfølgningen er tilstrækkelig årsagsforklaret på et retvisende styringsgrundlag. Det vil sige på baggrund af sammenhænge imellem forvaltningens økonomi, ressourcer, opgaver, mål og effekter. Det anbefales, at der er mere fokus på aktivitets- og ressourcestyringen i den enkelte afdeling. Ligesom det anbefales, at arbejde med periodiserede budgetter, da aktiviteterne i overvejende grad ikke sker kontinuerligt henover regnskabsåret. Det vil ligeledes give en bedre finansiel styring af forbruget i forhold til budgettet. Det anbefales, at der er mere fokus på mål- og resultatstyring, således at der løbende sker en måling af effekten af ændrede arbejdsgange og /eller ved indførelsen af nye systemer. Dette kan højne kvaliteten i aktiviteterne eller give en effektiviseringsgevinst, hvilket vil give ledelsen et bredere prioritetsrum. Det anbefales, at det ønskede aktivitets- og serviceniveau beskrives evt. med udgangspunkt i de internt indgåede kontrakter mellem Materielgården og afdelinger. Dermed sikres, at der er sammenhæng mellem de økonomiske forudsætninger og den ønskede ydelse. Såfremt organiseringen af opgaverne i Teknisk Forvaltning fortsat skal udmøntes med samme omfang af interne afregninger, anbefales det, at der tilvejebringes et system til konkret tidsregistrering på baggrund af tiden anvendt på aktiviteterne, således at det kan anvendes til en objektiv fordeling af de anvendte ressourcer på aktiviteterne. Det anbefales, at der for at sikre korrekt bogføring, foretages en objektiv vurdering af og beskrivelse af, hvorvidt de ansatte udfører myndighedsopgaver og/eller driftsopgaver. Det anbefales at det sikres, at der periodiseres korrekt mellem regnskabsårene og også i forhold til de perioder, hvor der skal foretages økonomiopfølgninger, da det er udgangspunkt for en korrekt økonomiopfølgning, med korrekte årsagsforklaringer til afvigelserne. Da bogholdere har udvidede rettigheder i KMD OPUS, anbefales det at vurdere, hvorvidt antallet af ansatte med denne rolle kan formindskes under hensyntagen til en hensigtsmæssig drift. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 7

8 Delopgave 2 Det anbefales, at der udarbejdes retningslinjer, således at det sikres, at alle de udgifter, der kan forekomme, bliver behandlet ens i alle projekter, herunder at der tages stilling til, om en udgift forekommer i det enkelte projekt. Det anbefales, at der i forbindelse med styringen af anlægsprojekterne anvendes ensartede kontoplaner med en ønsket specifikationsgrad, således at dette kan ligge til grund for anlægsbevillingen, regnskabsaflæggelsen samt årsagsangivelse på afvigelserne mellem anlægsregnskabet og anlægsbevillingens forudsætninger. Det anbefales, at der på projekter, hvor der indgår projektbevilling, sker en opsummering af den samlede bevilling med oplysninger om tidligere afgivne bevillinger, frigivne bevillingsbeløb, og hvad den samlede anlægsbevilling herefter udgør. Det anbefales, at der anvendes dispositionsregnskaber til økonomistyringen i anlægsprojekter, for på et så tidligt tidspunkt som muligt, og før udgiftens afholdelse, at kunne iværksætte de foranstaltninger, der måtte være nødvendige, enten i form af en ansøgning om tillægsbevilling eller besparelse på projektet. Det anbefales, at der udarbejdes klare retningslinjer for interne afregninger af byggesags-honorarer, og at byggesags-honorarer bygger på konkrete tidsregistreringer eller andet tilstrækkeligt objektivt materiale, der sikrer sammenhæng mellem den leverede ydelse og det honorerede. Delopgave 3 Det anbefales, at det overvejes, om der skal arbejdes videre med benchmarking på GISområdet, således at produktiviteten kan opgøres. Delopgave 4 Det anbefales, at der fortsat fokuseres på, at samtlige driftsopgaver, hvor der i dag er eksterne leverandører, vurderes i forhold til om områderne er udbudspligtige. Det anbefales, at det undersøges i hvilket omfang, der kan indgås rammeaftaler med rådgivende ingeniører, arkitekter, landmålere/landinspektører, vejstribning og vejskiltning mv. eller alternativt at anvende eksisterende rammeaftaler. Det anbefales, at der foretages vurdering af, hvordan man får et samlet kontraktoverblik i Teknisk Forvaltning evt. ved brug af fx et contract management system eller lignende INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 8

9 2 Delopgave 1 Vi har foretaget en vurdering af de enkelte afdelingers økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet. Revisionen er udført dels som interview af afdelingsledere og medarbejdere i Teknisk Forvaltning og Økonomistaben. Ligesom vi har foretaget en vurdering på baggrund af kontrakter, opgavebeskrivelser, diverse opgørelser og oversigter, bilag og øvrige data i KMD OPUS økonomi, Navision samt D4 infonet. Vi har taget udgangspunkt i regnskabsår 2013, men hvor vi har fundet det mere hensigtsmæssigt, har vi foretaget vores revision med udgangspunkt i regnskabsår Plan- og Byggeafdelingen Aktiviteter, ressourcer og organisation Afdelingens ansatte arbejder generelt i henhold til plan- og byggelovens bestemmelser med udarbejdelse af kommune- og lokalplaner. Endvidere arbejdes med områdefornyelse, byfornyelse, boligreguleringsloven, omdannelse af torvet og naturbeskyttelseslovens beskyttelseslinjer. Der er 12 ansatte i afdelingen samt afdelingslederen, heraf er en medarbejder ansat på nedsat tid i Plan- og Byggeafdelingen. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør 962 t.kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter udgør t.kr. hvoraf byggesagsgebyrer udgør de t.kr. Bogføring, fakturering og løn Bogføring Bogføring foretages af en medarbejder fra Teknisk Sekretariat i KMD opus. Der sker årligt en intern afregning på kr. mellem lønudgifter og tjenesteydelser uden moms. Omposteringen svarer til årslønnen for en medarbejder ansat i Plan- og Byggeafdelingen. Beløbet er beregnet på baggrund af 3 ansattes gennemsnitlige lønninger og kan ikke relateres til en konkret medarbejder i afdelingen. Plan- og Byggeafdelingen medfinansierer desuden ansættelsen af en jurist. Fakturering Byggesagsgebyrer opkræves og registreres løbende. Der er i 2012 sket ompostering vedrørende byggesagsgebyrer med kr. Det sker i henhold til gammel aftale om overskud vedr. byggesagsgebyrer, hvor der kan overføres op til kr. fra kontoen for byggesagsgebyrer til kontoen for lønudbetalinger. Dette er i strid med Budget- og regnskabssystemets konteringsregler om artskontering, og det er vores vurdering, at dette burde løses ved budgetkorrektioner. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 9

10 Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Afdelingslederen fører ikke tilsyn med de udbetalte lønninger. Ledelse og styring Den finansielle styring foretages ikke på et hensigtsmæssigt grundlag i afdelingen, idet der ikke foretages en egentlig og kontinuerlig økonomiopfølgning på baggrund af løn- og udgiftsbudgettet, som kan dokumenteres. Den enkelte medarbejder har faste arbejdsopgaver og administrerer selv sin arbejdstid. Indkomne ekstra opgaver fordeles af afdelingslederen mellem medarbejderne. Afdelingslederen foretager ikke en ledelsesmæssig styring samt måling af aktiviteterne herunder en opfølgning af både aktiviteter og ressourcer. Ligesom der ikke foretages opfølgning på mål og resultater. Projekter Der udarbejdes kommissorier på de enkelte opgaver (kommuneplan og lokalplan), hvor timetallet på projekterne estimeres, men der følges ikke konsekvent op på de faktisk anvendte timer på projekterne. Personalet anvender et excel-ark til at fordele timer på de enkelte projekter, men det er ikke anvendt konsekvent i Vi er oplyst om, at der fremadrettet skal være større fokus på at få registreret tiden. Der sker ikke internt køb af personale på projekter i Plan- og Byggeafdelingen Delkonklusion Det er vores vurdering, at afdelingen og/eller teknisk sekretariat ikke har forvaltet budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Gennemgangen har vist, at der i afdelingen udarbejdes kommissorier, som kan ligge til grund for beregning af aktiviteten samt ressourcetrækket i afdelingen, men at der ikke sker en egentlig opfølgning herpå. Ligesom der ikke i afdelingen arbejdes med en egentlig mål- og resultatstyring. Der henvises i øvrigt til de generelle konklusioner. 2.2 Trafik, Vej og Park Aktiviteter, ressourcer og organisation Afdelingen består 4 underafdelinger. Grønne arealer og parker (det grønne område), Vejområdet (det sorte område) Trafik- og Ruteplanlægning Materielgården. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 10

11 Materielgårdens aktiviteter, ressourcer og organisation beskrives i afsnit Der er indgået konkrete interne kontrakter mellem bestillerfunktionen i Trafik, Vej og Park og udførerfunktionen på Materielgården omkring arbejde på kommunens grønne og sorte områder. Ansatte på Materielgården udfører ligeledes arbejde for Trafik, Vej og Park på opgaver, der ikke er indgået kontrakt på. Dette arbejde bestilles løbende af bestillerfunktionen. Ekstraarbejder i udførerfunktionen skal godkendes af en medarbejder i bestillerfunktionen. Den medarbejder, som godkender i bestillerfunktionen, udfører samtidig driftskoordinering i udførerfunktionen, og der sker derfor en ligelig fordeling af lønudgifterne mellem bestillerfunktionen og udførerfunktionen, men der foreligger ikke en nærmere fordeling i forhold til myndighedsog driftsopgaver. Trafik- og Ruteplanlægnings budget vedrører primært afregning til Movia. Der er ansat 9 personer i afdelingen for Trafik, Vej og Park, heraf er en ansat som parkeringsvagt. Endvidere er ansat en medarbejder, som udelukkende arbejder med projekter, byggemodninger, brorenoveringer mv. Alle ansatte i afdelingen er på fuld tid. Der er ligeledes udarbejdet ekstern kontrakt med en rådgivende ingeniør om arbejde for kommunen svarende til 1650 timer om året. Kontrakten er indgået for perioden 1. juli 2004 til 30. juni Kontrakten er opsagt af den rådgivende ingeniør i 2013, men der er ikke sket forlængelse i forbindelse med kontraktens udløb i Ligesom der ikke foreligger dokumentation for de timepriser, som efter kontraktens udløb er faktureret, og som er højere end det aftalte i kontrakten fra 2004/05. Udgifter Indtægter *) Korrigeret budget t.kr t.kr. *) Eksklusiv Materielgården, som behandles særkilt i afsnit Af de budgetterede indtægter udgør 472 t.kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter 300 t.kr. vedrører p-afgifter. Bogføring, fakturering og løn Bogføring En medarbejder i Teknisk Sekretariat bogfører for Trafik, Vej og Park i KMD OPUS. Når der arbejdes på og udenfor kontrakterne på det grønne og det sorte område, sker der afregning mellem bestillerfunktionen og udførerfunktionen ved bogføring i Navision. Bogføringen foretages af en medarbejder på Materielgården til timesatser beregnet af den tidligere afdelingsleder af Trafik, Vej og Park. Der foreligger ikke nærmere dokumentation for de beregnede timesatser. Der er i 2012 og 2013 afholdt udgifter for henholdsvis 1,1 mio. kr. og 0,3 mio. kr. på ekstern kontrakt med rådgivende ingeniør. Der ses ikke at være yderligere dokumentation for bogføring af projekttimer på anlægsprojekterne. Det fremgår af kontrakten, at der skal ske daglige timeregistreringer. Der sker intern afregning af en økonomimedarbejders løn på kr. Afregningen foretages på baggrund af en faktisk beregning. Trafik, Vej og Park medfinansierer ligeledes ansættelsen af en jurist. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 11

12 Fakturering Der opkræves indtægter vedrørende deponering af jord, som anvendes til støjvold. Afdelingslederen er ikke vidende om, hvordan opkrævningen foretages, idet opkrævning foretages af driftslederen på Materielgården. Indtægterne skal tilgå anlægsprojektet. Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Afdelingslederen har haft fokus på den daglige drift i afdelingen og har ikke foretaget opfølgning på de udbetalte lønninger. Ledelse og styring Afdelingslederen har haft fokus på den daglige drift og er ikke gået i dybden for at sætte sig ind i rutinerne/arbejdsgangene i afdelingen. Den finansielle styring foretages ikke på et hensigtsmæssigt grundlag i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ og er ikke dokumenteret. Der foretages ikke ledelsesmæssig opfølgning på, at der løbende opkræves indtægter. Der foretages ikke en egentlig og kontinuerlig økonomiopfølgning på baggrund af løn- og udgiftsbudgettet, som kan dokumenteres. Der foretages ikke ledelsestilsyn af målopfyldelsen på aktiviteterne på og udenfor kontrakt. Medarbejderne administrerer selv deres timeberegninger, og fordeler udgifterne på projekterne. Der sker ikke en konsekvent og kontinuerlig timeregistrering på projekterne. Registreringen sker på baggrund af et skøn. Interne kontrakter mellem bestiller- og udførerfunktionen: Der er indgået kontrakter mellem bestiller- og udførerfunktionen på det grønne og det sorte område i Af kontrakterne fremgår ydelsesbeskrivelser af opgaverne samt eventuelle yderligere krav på opgaverne. Der er siden 2006, sket reguleringer i budgetterne på både det grønne og det sorte område og dermed også i kontraktbeløbene, men der er ikke sket en revidering af ydelsesbeskrivelserne i kontrakterne i forhold til de nye økonomiske forudsætninger. Det er derfor ikke gennemsigtigt hvilke ydelser, som skal reguleres i forhold til de nye økonomiske forudsætninger, herunder hvilke ydelser skal yderligere udføres, og hvilke ydelser skal ikke længere udføres. Det fremgår blandt andet af kontrakterne, at der skal udføres egenkontrol på opgaverne. Der udføres ikke en objektiv og hensigtsmæssig egenkontrol, som kan dokumenteres, men der følges op, hvis driftslederen kommer forbi. Denne opfølgning er ikke dokumenteret. Det fremgår ligeledes af kontrakterne, at bestillerfunktionen udfører kontrol ved periodiske besigtigelser af grønne arealer og veje. Der sker ikke periodisk kontrol i henhold til kontrakterne. Der er således ikke en egentlig ledelsesmæssig styring af ydelserne, som leveres på kontrakterne. Ligesom der ikke sker en dokumenteret kontrol af den leverede ydelse fra hverken bestiller- eller udførerfunktionen. Kontrakterne efterleves således ikke. Revisionen har ligeledes vist, at Materielgården køber maskiner og materiel finansieret af de interne kontrakter med afdelingerne. Der er ikke afløftet korrekt moms i forbindelse af disse køb. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 12

13 Der er eksempelvis bogført kr. vedr. køb af materiel, som er finansieret af det sorte område, og der er således ikke hjemtaget kr. moms af udgiften. Stikprøvevis revision har vist, at der er foretaget indkøb af materiel finansieret af interne kontrakter i 8 yderligere tilfælde, hvor moms evt. ligeledes ikke er hjemtaget korrekt. Timepriser Vi har fået udleveret et takstblad for 2012 over medarbejder- og maskintimer. Det har ikke været muligt at få oplysning om beregningsgrundlaget for de beregnede medarbejder- og maskintimer. De personer, som har foretaget beregningerne, er ikke længere ansat i Teknisk Forvaltning. En sammenligning med andre kommuners timepriser vil ikke være relevant, når vi ikke kender grundlaget for beregningerne. Vi er oplyst om, at timepriserne ikke er politisk godkendt. Vi har stikprøvevis sammenlignet takstbladets timepriser med timepriser, jf. Navision, og revisionen viser, at der i et tilfælde ikke er sammenhæng mellem taksts bladets priser og timepriser, jf. Navision Delkonklusion Det er vores vurdering, at afdelingen og/eller teknisk sekretariat ikke forvalter budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Der arbejdes ikke med en egentlig og dokumenteret finansiel styring i hverken KMD OPUS eller Navision. Der er ikke tilstrækkelige og dokumenterede kontroller, samt ledelsestilsyn omkring udgifterne ved interne afregninger, som bogføres og godkendes af medarbejdere på Materielgården i Navision. Der foretages således ikke kontroller af afdelingen, som har budgetansvaret. Ledelsestilsyn på mål og resultater samt aktivitets- og ressourcestyring ses ikke foretaget og dokumenteret. Gennemgangen har ligeledes vist, at man i afdelingen har udarbejdet kontrakter, som indeholder budget, ydelsesbeskrivelser og kontrolfunktioner, men der er ikke sket en revidering af disse i forhold til ændringer i den økonomiske ramme, ligesom kontrollerne fastsat i kontrakterne ikke er efterlevet Det er endvidere konstateret, at Materielgården køber maskiner og materiel finansieret af de interne kontrakter med afdelingerne, og der er ikke hjemtaget korrekt moms i forbindelse af disse køb. Det anbefales, at transaktionerne vedrørende disse køb gennemgås og momsmæssige berigtigelser foretages. I forbindelse med kontrakt indgået med ekstern leverandør om levering af 1650 timer årligt, er der ikke fulgt op på korrekt timeregistrering i henhold til kontrakten samt ved fordeling af timer på de enkelte projekter. Kontrakten er endvidere ikke revideret i forbindelse med udløb, og der er derfor ikke et dokumenteret grundlag for de fakturerede timepriser. Der henvises i øvrigt til de generelle konklusioner. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 13

14 2.2.2 Materielgården Aktiviteter, ressourcer og organisation Der er 25 ansatte på Materielgården samt en driftsleder og afdelingsleder. De ansatte styrer selv deres aktiviteter ud fra eget ansvarsområde. Ved ad hoc opgaver er det driftslederen, som finder ressourcen til opgaven. Materielgårdens arbejdsopgaver er beskrevet under aktiviteter, ressourcer og organisation til afsnit 2.1. Arbejdsopgaverne er primært på det grønne og sorte område, på og udenfor kontrakt. Endvidere udfører Materielgården vintertjeneste i kommunen. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør t.kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter 387 t.kr. vedrører salg af materiel mv. Bogføring, fakturering og løn Bogføring Bogføringer på Materielgården foretages i Navision. Alle bilag sendes til godkendelse hos en af tre områdeledere, som godkender bilaget. Herefter foretager bogholderenen bogføringen, og til sidst godkender driftslederen betalingen. Der foretages 100 % bilagskontrol i Navision. Revisionen har vist, at der er registreret arbejdstimer i Navision til en timepris, som ikke fremgår af takstbladet. Der er således sket godkendelse af en timepris, som ikke fremgår af takstbladet. Der er 5 personer, som kan arbejde i Navision. Der kan ikke ske overførsel fra Navision til KMD OPUS uden 2 godkendere på et bilag. Ligesom der ikke kan ske automatiske overførsler af medarbejdernes timeregistreringer på kontrakterne. Fakturering Materielgården har interne indtægter primært fra Trafik, Vej og Park afdelingen. Det er en medarbejder fra materielgården, som bogfører indtægterne i Navision, og udgifterne trækkes på Trafik, Vej og Parks budget. Revisionen har vist, at der ikke foretages ledelsestilsyn med bogføringer i Navision fra Trafik, Vej og Park afdelingen. Materielgården har principielt ikke har nogen eksterne indtægter. Der kan dog forekomme indtægter fra salg af brugte maskiner og værktøj. Salget sker via E-trade, som er en offentlig tilgængelig hjemmeside på nettet. Salg af brugte maskiner og værktøj sælges ud fra en vurdering. Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Der er ikke foretaget opfølgning på lønbudgettet. Driftslederen oplyser, at han ikke har adgang til KMD OPUS. Både afdelingsleder og driftsleder er tildelt adgang til KMD OPUS. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 14

15 Registrering af medarbejder- og maskintimer på kontrakterne i Navision Ressourceanvendelsen på den enkelte aktivitet, registreres af den enkelte medarbejder, som via nettet indtaster sine timer på de enkelte sagsnumre/kontrakter. Herefter godkender områdelederen/det administrative personale timesedlen, hvorefter der sker endelig registrering i Navision. Afstemning Der foretages ikke afstemning mellem registreringer i Navision og bogføringer i OPUS. Revisionen har vist, at der i nogle tilfælde er mindre differencer mellem de 2 systemer. Interne kontrakter Der er mellem Materielgården og de øvrige afdelinger i Trafik, Vej og Park indgået interne kontrakter for 14 mio. kr. Disse kontrakter er ikke revideret siden Driftslederen oplyser, at han mundligt aftaler hvilke ydelser, som enten fragår eller tilgår kontrakten i forbindelse med budgetændringer. Snerydning/vintertjeneste Snerydning er en variabel udgift, og over-/underskud dækkes via bevilling ved årets udløb. Ved vintertjeneste anvendes udover Materielgårdens eget personel/materiel også eksterne vognmænd. Vintertjenesten køres på indkøbsaftaler/samhandelsaftaler til dagspris. Ligesom der ydes et rådighedstillæg. Der arbejdes med 2 timepriser i forhold til, om der skal ske snerydning, eller der kun skal saltes. Det er Materielgården, som foretager vurderingen af, hvorvidt der skal sneryddes eller saltes. Der følges op på de indkomne faktureringer fra vognmændene inden bogføring. Ringsted Kommune anvender et program, som hedder Vintermand. Det er købt hos Vejdirektoratet og udsender anbefalinger til kommunen om vejrsituationen. I programmet registreres den rute, som vognmanden skal køre, således at der efterfølgende kan foretages en opfølgning på den fremsendte fakturering. Der sker dog ikke en egentlig ledelsesmæssig økonomiopfølgning af det samlede forbrug på området. Ved en hård vinter forekommer overarbejde hos de ansatte på Materielgården, som dels udbetales som overarbejdsbetaling, eller som skal afspadseres på andre tidspunkter. Det kan betyde, at der på de interne kontrakter med afdelingerne kan være arbejdsopgaver, som ikke udføres, men afdelingen belastes tilsvarende ikke med udgifterne, men prioriteringen af, om opgaven udføres, foretages således i overvejende grad af Materielgården og ikke bestilleren. Ved stikprøvevis bilagsgennemgang af udgifter til vintertjeneste, bogført i januar 2013, viser det sig, at der er foretaget en del forkerte periodiseringer mellem regnskabsårene, således at der er bogført snerydningsudgifter i 2013, som vedrører 2012 for mindst 0,5 mio. kr. ekskl. moms. Materiel og værktøj Materielgårdens lastbiler leases, og resten af maskinparken og materielet købes. Stikprøvevis revision af 27 maskiner/materiel har vist, at hele maskinparken ikke altid udnyttes optimalt, idet der fremgår ledig kapacitet, og i 6 tilfælde har maskiner/materiel endnu ikke været anvendt i INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 15

16 Ledelsestilsyn Der sker generelt ikke ledelsestilsyn med bogføringerne i Navision. Der er ikke i alle tilfælde overensstemmelse mellem saldoen i Navision og saldoen i OPUS, og der foretages ikke afstemninger mellem OPUS og Navision systemet. Der foretages heller ikke ledelsestilsyn og økonomiopfølgning af bogføringer overført til og foretaget i OPUS. Kontrol af timeregistreringer i Navision Medarbejderne foretager timeregistreringer på de enkelte kontrakter via internettet. Der er 3 personer ansat på Materielgården, som ugentligt godkender timeregistreringerne, og driftslederen godkender timeregistreringerne for de 3, som godkender de øvriges registreringer. Revisionen har vist, at det er en medarbejder på Materielgården, som godkender driftslederens registrering af timer. Medarbejderen foretager alene en teknisk godkendelse, idet der ikke er nogen form for opfølgning eller kontrol af driftslederens timeregistreringer Delkonklusion Det er vores vurdering, at Materielgården og/eller Teknisk Sekretariat ikke forvalter budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Der arbejdes ikke med en egentlig og dokumenteret finansiel styring i hverken KMD OPUS eller Navision. Ledelsestilsyn på mål og resultater samt aktivitets- og ressourcestyring er ikke udført og dokumenteret i tilstrækkeligt omfang. Gennemgangen har vist, at der er sikret funktionsadskillelse i Navision således, at overførsel til OPUS kræver 2 godkendere, men revisionen har vist, at der er godkendt bogføring af timepriser, som ikke fremgår af takstbladet. Godkendelsesproceduren har således ikke været tilstrækkeligt effektivt, idet der er indlagt en forkert timepris i Navision, eller også er takstbladet ikke revideret med ændrede timepriser. Det vurderes ikke at være hensigtsmæssigt. Der er foretaget en del forkerte periodiseringer mellem regnskabsårene 2012 og Det er vores opfattelse efter interview af økonomimedarbejder på materielgården, at det er normal kutyme. Det kan derfor anbefales, at præcisere reglerne for korrekt periodisering. Som grundlag for analyse af periodiseringen, har vi stikprøvevis gennemgået bilag, som er bogført i januar Det vurderes ikke at være hensigtsmæssigt, at det er medarbejdere, som godkender driftslederens tidsregistreringer. Gennemgangen har ligeledes vist, at driftslederen i afdelingen har et mundligt kendskab til ydelsesbeskrivelserne i kontrakterne, som burde være reguleret i forhold til ændrede økonomiske forudsætninger. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt i forbindelse med god økonomistyring, at holde kontraktbeløb på mundtlige aftaler, ligesom det kan skabe tvivl om, hvad der er aftalt. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt, at der ikke foretages afstemning mellem registreringer i Navision og bogføringer i OPUS, da revisionen har vist, at der i nogle tilfælde er mindre differencer mellem de 2 systemer. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt, at dele af maskinparken ikke anvendes. Der foretages løbende en vurdering af, hvorvidt dele af maskinparken skal sælges. Revisionen har dog vist, at der er maskiner, som ikke har været anvendt i Der henvises i øvrigt til de generelle konklusioner. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 16

17 2.3 Natur og Miljø Aktiviteter, ressourcer og organisation. Opgaverne i Natur- og Miljøafdelingen er primært myndighedsopgaver, så som tilladelser eller påbud, men der kan også forekomme driftsopgaver. Afdelingen er opdelt i 4 grupper, som er: Affaldsgruppen, som planlægger affaldsgebyrer, samt bevilger tilladelser eller fritagelser for erhvervsaffaldsgebyrer mv. Virksomhedsgruppen, som giver tilladelse til, at eksisterende virksomheder kan udvide eller foretage ændringer i forhold til evt. spildevandsplaner, støj og klager mv. Jord- og grundvandsgruppen, som skal sikre tilsyn med grundvandet samt udarbejde vandforsyningsplaner og giver tilladelser eller påbud blandt andet vedrørende flytning af jord mv. Naturgruppen, som primært tager sig af naturbeskyttelse mv. Herunder klimatilpasning, som er en tværgående opgave i afdelingen. Der er ikke indgået mange og væsentlige kontrakter med Materielgården omkring udførelsen af arbejde for Natur- og Miljøafdelingen. Materielgården renser nogle fisketrapper for Naturog Miljøafdelingen og ellers ved behov. Der er 15 ansatte i afdelingen samt 1 ansat i en senior ordning. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør t.kr. administrationsbidrag vedrørende renovation og 901 t.kr. øvrige interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Eksterne indtægter vedrørende primært renovationsafgifter t.kr og øvrige eksterne indtægter udgør t.kr., som vedrører miljøtilsyn, rottebekæmpelse og salg af genanvendelig materiale. Bogføring, fakturering og lønninger Bogføring Det er sagsbehandlerne selv, som kontrollerer og godkender regningerne samt sikrer, at regningen er i overensstemmelse med konkret kontrakt/aftale, og at det vedrører korrekt projekt. Afdelingslederen kontrollerer, at regningerne er godkendt af sagsbehandler, og om regningen virker realistisk i forhold til projektet. Der foretages anvisning og ledelsestilsyn af udlægsbilag, men der foretages ikke stikprøvevis kontrol af bilag i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Vi har ikke fået forelagt dokumentation for den udførte bilagskontrol i afdelingen. Kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse, som udbetales via lønsystemet, skal ligeledes godkendes af afdelingslederen, inden de sendes til udbetaling via lønkontoret. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 17

18 Fakturering Der ses ikke at være foretaget en løbende fakturering af gebyrer for miljøtilsyn, og opkrævningen af disse gebyrer forventes at blive lavere end forventet i henhold til budgettet. Beregningen af administrationsbidraget for forsyningen foretages en gang årligt. Vi har modtaget opgørelse af beregningen for 2013, som viser, at der vil blive opkrævet ca. 2,1 mio. kr. mod budgetteret ca. 2,7 mio. kr. Dette skyldes på baggrund af dialog med de involverede medarbejdere, at der er foretaget en nærmere vurdering af tidsanvendelsen til opgaven. Selvom der ikke er foretaget en egentlig tidsregistrering af tidsforbruget, så er det vores opfattelse, at beregningen af administrationsbidraget er foretaget med en højere grad af objektivitet end i tidligere år. Lønninger Lønnen udbetales af Ringsted Kommunes Løn- og Personaleafdeling. Via rollebaseret indgang i KMD OPUS er det muligt at følge op på de udbetalte lønninger for den enkelte afdeling. Der er ikke foretaget opfølgning på lønbudgettet. ISO certificering Afdelingslederen oplyser, at udvikling og implementering af kvalitetsstyringssystemet D4 infonet, blev opstartet i Natur- og Miljøafdelingen, men er nu udbredt til hele Teknisk forvaltning. Ringsted Kommunes anvendelse af systemet er blevet ISO certificeret i Kvalitetsstyringssystemet blev indført for at sikre kvaliteten i arbejdsprocessen for den enkelte medarbejder som følge af krav i kvalitetsstyringsloven. Årsagen til, at man har valgt at udbrede systemet til anvendelse i hele Teknisk Forvaltning, var fordi man ønskede at effektivisere arbejdsprocesserne, men man har aldrig analyseret, hvilke effektiviseringsprocesser systemet eventuelt kunne bidrage med. Ligesom man ikke har analyseret om systemet i sig selv har bidraget til at højne effektiviseringen eller kvaliteten i arbejdet. For at analysere på kvaliteten i arbejdsopgaverne udført i Teknisk Forvaltning, er der fastsat nogle kvalitetsmål, som forvaltningen efterfølgende har foretaget brugeranalyser af. Eksempelvis vedrørende affaldsafhentning, virksomhedstilsyn og sagsbehandlingstiden i Teknisk Sekretariat. Der er blandt andet foretaget måling på nedenstående: Der skal være mindre end 1 henvendelse vedr. affaldsafhentning pr henvendelser, der ikke er udbedret senest 1 arbejdsdag efter henvendelsen. Der må højst gå 14 dage fra tinglysning er tilgængelig i KMD Structura til der udarbejdes en rettelse og udsendes information synligt for ejerne. Der er ikke foretaget kvalitetsanalyser af, hvorvidt Kvalitetsstyringssystemet har højnet kvaliteten i sagsbehandlingen i Teknisk Forvaltning i forhold til tidligere. I forbindelse med udvikling og implementering af kvalitetsstyringssystemet, er der ikke søgt om ekstra bevilling i byrådet. Det har på grund af konjunkturfald været muligt at reducere på andre arbejdsopgaver, ligesom det har været muligt at omlægge arbejdstimer i Teknisk Forvaltning til anvendelse på udvikling af kvalitetsstyringssystemet. Der har været anvendt en del ressourcer på udviklingen i opstartsfasen Efter systemets udvikling og certificering budgetteres der med udgifter til vedligehold svarende til 1,3 årsværk samt til licens og ekstern audit, dog foretages ikke et egentligt ledelsestilsyn, som dokumenterer, at afholdte udgifter svarer til de ressourcer, der reelt anvendes til vedligeholdelse af systemet. Der er ligeledes INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 18

19 en intern audit, som kommunen ikke betaler for, idet det går på skift mellem kommunerne, og tiden finansieres af de årsværk, som allerede er afsat til vedligehold af systemet. Kvalitetsstyringsloven er ikke længere gældende, men man har valgt i forvaltningen, at man vil fortsætte med anvendelsen af systemet. Registrering af tidsforbrug på projekter Det system, som tidligere har været anvendt til registrering af tidsforbruget på projekter, har ikke virket i 2013, og medarbejderne har derfor udarbejdet skufferegnskaber, således at der stadig kan ske kontering på de enkelte projekter. Vi har modtaget en opgørelse af fordelingen af timer på projekter for 2012, og det ses, at der er foretaget en fordeling på baggrund af den enkelte medarbejders timeløn samt overhead på 50 kr. Det har ikke været muligt at modtage dokumentation for beregning af overhead. Ledelse og tilsyn Ved afslutning af projekter udført på eksterne kontrakter, foretages en evaluering af projektet/opgaven, og resultatet heraf registreres på den enkelte sag. Der kan også løbende ske tilsyn, men tilsynet er ikke systematiseret, og der er ikke altid en egentlig dokumentation af tilsynets omfang. Leverandøren kan fremsende en prognose på kontraktens forventede forløb i kontraktperioden, eller sagsbehandlerne afholder en samtale med leverandøren, men disse oplysninger noteres ikke altid på den enkelte sag. Der foretages endvidere ikke ledelsestilsyn af, hvorvidt opgaven er løst tilfredsstillende. Der afholdes månedlige møder med sagsbehandlerne omkring forbruget. Ligesom der kvartalsmæssigt sker økonomiopfølgninger, som sendes til Økonomisk afdeling. Ledelsestilsynet omfatter ikke lønudgifterne og er ikke dokumenteret Delkonklusion Det er vores vurdering, at afdelingen og/eller teknisk sekretariat ikke i tilstrækkelig grad forvalter budgettet, ressourcerne og aktiviteterne i afdelingen i overensstemmelse med god økonomistyring. Der arbejdes ikke med en egentlig og dokumenteret finansiel styring i KMD OPUS. Ligesom der ikke foretages et tilstrækkeligt ledelsestilsyn på mål og resultater samt aktivitets- og ressourcestyring, som kan dokumenteres. Der foretages i nogen grad opfølgning på kvalitetsmål, men disse mål følges ikke op på kontinuerligt grundlag. Ligesom det ikke er klart hvilke sammenhænge, som ligger til grund for de udvalgte kvalitetsmål. Der foretages ikke nogen form for effektiviseringsmålinger. Der foretages en evaluering af projekterne løbende og i forbindelse med projektafslutning. Denne evaluering dokumenteres ikke i alle tilfælde. Den finansielle styring sikrer ikke en hensigtsmæssig opfølgning på, at indtægter bogføres løbende. Ligesom lønudgifterne ikke er en del af den økonomiske opfølgning. Ledelsestilsyn og anvisning er ikke foretaget i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Der henvises i øvrigt de generelle kommentarer. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 19

20 2.4 Ejendomsstaben Aktiviteter, ressourcer og organisation Ejendomsstaben er opdelt i 3 afdelinger Nord, Syd samt projektteam. Projektteamet arbejder primært med styring af anlægsopgaver. Arbejdsopgaverne er ens i de 2 afdelinger, og forskellen mellem dem er kun den geografiske opdeling af kommunen. Begge afdelinger har et budget til: Den udvendige vedligeholdelse af kommunens ejendomme Tekniske installationer på ejendommen Jordarealer på ejendommen Alt som kan henføres til pedelarbejde Vedrørende Nords og Syds arbejdsopgaver, er der 33 personer tilknyttet. Udgifter Indtægter Korrigeret budget t.kr t.kr. Af de budgetterede indtægter udgør ca t. kr. interne indtægter, som tilsvarende budgetteres som udgifter i andre afdelinger. Af de eksterne eksterne indtægter på t.kr vedrører de t.kr. huslejer. Bogføring, fakturering og lønninger Bogføring Bogføring foretages i KMD OPUS af en ansat i Teknisk Sekretariat. Der forventes intern afregning af lønudgifter til en økonomimedarbejder på kr. i 2013, beregnet på baggrund af faktisk udbetalt løn. Der forventes intern afregning af 50 % af afdelingslederens løn i notat opgjort til kr. Der forventes intern afregning af tidligere afdelingsleders løn med 50 % i notat opgjort til kr. (der er i 2012 overført kr.) Det er endvidere konstateret, at der i forbindelse med etablering af Ejendomsstaben er overført opgaver og medarbejdere fra andre dele af teknisk forvaltning uden, at budgetter og økonomiske forudsætninger er ændret tilsvarende. Det skal hertil anføres, at der allerede har været fokus på dette i forbindelse Byrådets behandling 25. juni 2013 af Budgetanalyse af Ejendomsstaben. Ifølge internt posteringsbilag for 2012, er der regnskabsmæssigt fordelt 15,2 mio. kr. som en intern afregning vedrørende pedelhjælp med tilhørende omkostninger. Fordelingen er sket på de kommunale ejendomme svarende til fordelingen i budgettet. Fakturering Der er indtægter i afdelingen på baggrund af huslejeopkrævninger vedrørende ældreboliger og kommunale lejeboliger. Opkrævning foretages af boligforeninger, og der er derfor ligeledes udgifter til de boligforeninger, som administrerer boligerne. INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 20