Erfaringer med organisering og indkøbspolitikker

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Erfaringer med organisering og indkøbspolitikker"

Transkript

1 UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet for Generel Administration Projekt Effektivt Indkøb Baseret på oplægget Fælles træk, forskelle og forslag til indsatser på indkøbsområdet udsendt til workshoppen 19. december 2013 suppleret med resumé fra workshoppen og suppleret med sammenskrevne vurderinger herfra Version januar 2014 Erfaringer med organisering og indkøbspolitikker på UC erne. 1 Baggrund og sigte Som led i UC Effektiviseringsprogrammet er gennemført projektet Effektivt indkøb. Projektet har haft følgende delopgaver: Screening og vurdering af indkøbsaftaler og compliance Vurdering af lokale indkøbs-erfaringer Vurdering af udviklingsmulighederne ved den kommende Indfak-løsning Vurderingen af lokale erfaringer vedr. indkøb har især omfattet erfaringer på nedenstående områder: Udformning og gennemførelse af lokale indkøbsstrategier og -politikker Organisering af indkøbsopgaverne Særlige indsatser for øget brug af indkøbsaftaler (compliance) Brug af analyseværktøjer og/eller stikprøver, baseret på efaktura-data Kompetencebehov på indkøbsområdet. Dette notat sammenfatter en tværgående vurdering af de lokale erfaringer. Vurderingen tager udgangspunkt i en spørgeskemaundersøgelse blandt økonomichefer og medlemmer af indkøbsnetværket om lokale erfaringer, og den har været drøftet ved en erfaringsudvekslingsworkshop med deltagelse af økonomicheferne og Indkøbsnetværket den 19. december Notatet omfatter Sammenfattende vurdering på grundlag af spørgeskemaer og drøftelser ved workshoppen (afsnit 2) Gennemgang af fælles træk og forskelle mellem UC erne på grundlag af spørgeskemaer (afsnit 3) Resumé af drøftelser af lokale erfaringer ved workshoppen (afsnit 4)

2 2 Lokale erfaringer (besvarelser af spørgeskemaerne) (afsnit 5)Sammenfattende vurderinger I dette afsnit sammenfattes vurderingen af de lokale indkøbserfaringer med vægt på forslag til indsatser. 2.1 Indkøbspolitik Alle UC er bør have en indkøbspolitik, der er vedtaget på direktionsniveau eller evt. i bestyrelsen. Dette er ikke tilfældet for alle UC er, og i nogle tilfælde erl indkøbspolitikken ikke ajour med ændringer i organisering, nye indkøbsaftaler eller andet. Det vil være nyttigt at udarbejde et fælles paradigme for en indkøbspolitik, som kan være grundlag for opdatering/udvikling af en indkøbspolitik for hvert UC. 2.2 Organisering og kompetencer Organiseringen af indkøbsfunktionen er forskellig UC erne imellem, men det vurderes at være af mindre betydning end de beføjelser, som indkøbsfunktionen er tillagt, typisk i indkøbspolitikken. Det er vurderingen, at effektivt indkøb forudsætter, at der findes en indkøbschef med beføjelse til og ansvar for at blande sig i alle indkøbsspørgsmål. De faglige kompetencer i indkøbsfunktionen er hyppigt på et dagligt brugs-niveau og bør løftes til et professionelt niveau, f.eks. på det juridiske felt. Med henblik på at løfte kompetencerne ved alle UC er bør der udarbejdes en generisk kompetenceprofil for en indkøbsfunktion. Det bør endvidere overvejes, om UC erne i højere grad kan samarbejde om UC-fælles udvikling af kompetencer og evt. etablere fælles ressourcer med ekspertise, råd og supervision. Kan fx forankres i et UC eller i UC-sekretariatet. Der ville også kunne indgås en fælles aftale om ekstern bistand. 2.3 Compliance (aftale-loyalitet) Der er behov for at arbejde med at øge compliance (aftaleloyaliteten) på indkøbsområdet. Fire ud af de syv UC er har vurderet omfanget af compliance og kun ét UC heraf anfører, at compliance vurderes at være høj. De øvrige tre af disse fire UC er vurderer compliance til at være ikke fuldt tilfredsstillende eller under middel. Ingen af fire UC er dog udarbejder dog analyser/rapporter der viser compliance. De tre sidste UC er anfører, at der ikke arbejdes med (måling af) compliance og angiver ikke vurdering af tilstanden på området. 2

3 I lyset af de igangværende overvejelser om at anskaffe et egentligt indkøbssystem og de forudsætninger for et sådant systems anvendelse, der skal begrunde investeringen synes compliance-spørgsmålet at blive yderligere aktualiseret. 2.4 Analyser og benchmark Der foretages ikke i større omfang analyser på indkøbsområdet men der er intentioner og planer om at udvikle dette. I en fremtidig situation med bedre systematik og data på indkøbsområdet vil det være relevant at analysere indkøbsområder på tværs af UC erne (og med sammenlignelige enheder i andre sektorer). Sådanne analyser og benchmark-målinger kan give et billede af, hvor optimal situationen er på indkøbsområdet på UC erne og kan naturligvis være anledning til at optimere på de områder, der ikke vurderes som tilfredsstillende ved sammenligning imellem eller udenfor UC erne. 2.5 Indkøbssystem Anskaffelsen af et egentligt indkøbssystem og systematisk udrulning og anvendelse af dette vurderes til at være et relevant (fælles) indsatsområde. Det skal imidlertid med i vurderingen, at der helt åbenbart eksisterer meget forskellige situationer UC erne imellem, når der ses på hvilken rolle og styrke indkøbsafdelingen har ift. tradition og kutymer for decentalt råderum for indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler. Hvor der er et udpræget selvstyre på indkøbsområdet, vil udfordringerne ved at indføre og nyttiggøre et indkøbssystem naturligvis være større end steder, hvor der allerede findes en central styring af området. Kan disse udfordringer overkommes, vil et indkøbssystem dels effektivisere selve indkøbsprocessen, dels give et bedre grundlag for at udnytte og optimere de fordele, der kan opnås gennem målrettet anvendelse af leverandøraftaler. 2.6 Indkøbssamarbejde/-fællesskab UC erne har på en række områder ensartede indkøbsbehov både ift. hinanden og til andre organisationer (kommuner, regioner, erhvervsakademier m.fl.). Det forekommer relevant at se nærmere på, hvilke fordele der kan opnås ved at styrke samarbejdet om indkøb og indkøbsaftaler evt. i form af et forpligtende indkøbssamarbejde på de områder, hvor der ikke allerede anvendes fælles indkøbsaftaler som fx SKI eller Finansministeriets. Fordelene kan være en stærkere position overfor leverandører og her igennem opnåelse af bedre priser eller leverings-/betalingsbetingelser. Der vil også kunne opnås effektiviseringer 3

4 og spares ressourcer indenfor indkøbs-organiseringen (f.eks. ved at gennemføre ét udbud i stedet for syv). 4

5 3 Fælles træk og forskelle mellem UC erne Baseret på UC ernes besvarelser af det udsendte spørgeskema tegnes i dette afsnit et billede af fælles træk og forskelle i politik, organisering, IT-anvendelse mv. på indkøbsområdet ved UC erne. De enkelt UC ers besvarelser fremgår af afsnit Indkøbspolitik/-retningslinjer Det er et gennemgående træk, at alle UC er har nedskrevne politikker eller retningslinjer for indkøbsområdet. Der er imidlertid stor forskel på, hvilken status disse har: Fra en direktionsog bestyrelses-godkendt politik (omfattende mål, organisering, proces, systemer mv.) til nogle principper for bestemte indkøbsområder uden bestyrelses-/direktions-vedtagelse. Flere af indkøbspolitikkerne er udformet kort efter etablering af UC erne. På mindst to UC er står indkøbspolitikken overfor en revision i Det er bemærkelsesværdigt, at kun ét UC beskriver egentlige sanktioner, hvis enheder foretager indkøb udenom eller i strid med gældende aftaler (og at to følger op via en informativ indsats). Flertallet af UC er angiver, at det ikke har konsekvenser, hvis der indkøbes uden om indgåede indkøbsaftaler. 3.2 Organisering og kompetencer Indkøbsafdelingerne er alle organiseret under ressource-området, men med forskellig status og størrelse. Dette varierer fra en én-mands indkøbsfunktion til en egentlig afdeling under ledelse af en indkøbschef. Der er også en betydelig spændvidde i, hvorvidt indkøbsafdelingen fastlægger rammer og roller mht. at foretage indkøb, indgå indkøbsaftaler mv. På de fleste UC er har indkøbsafdelingen en central rolle ift. indkøb (og -aftaler) vedr. standard-basisvarer (kontormaterialer mv.), mens special-afdelinger (som f.eks. IT) varetager disse opgaver indenfor deres faglige felt. På et enkelt UC får varetages indgåelse af aftaler hovedsageligt af fagafdelinger som bygningseller it-afdeling. Indkøbsafdelingen fungerer mere som controller end som udførende. Den koordinerende indkøbsfunktions kompetencer (=beføjelser) er forskellig UC erne imellem og afhænger af Indkøbspolitikken (mere end af den konkrete organisering af indkøbsopgaverne). De faglige kompetencer er hyppigt på et dagligt brugs-niveau. 3.3 Compliance Selv om der stort set alle steder findes formulerede og (direktions)vedtagne indkøbspolitikker, gennemføres der ikke systematiske analyser eller rapporteres på efterlevelsen af disse 5

6 politikker. Flertallet af UC angiver ydermere, at der ikke er konsekvenser forbundet med at agere i modstrid med den vedtagne politik og gældende aftaler. Det er karakteristisk og fælles for UC erne, at der ikke arbejdes systematisk med analyse og rapportering på indkøbsområdet, omend der visse steder gennemføres lejlighedsvise indkøbsanalyser. 3.4 IT-understøttelse IT-understøttelse af selve indkøbs-handlingen (bestilling af varer) er ikke stærk i form af anvendelse af et egentligt indkøbssystem. Dette gælder på alle UC er. For væsentlige indkøbsområder gælder dog, at indkøb sker via leverandørens web-shop (el.lign.) med den IT-anvendelse, der ligger heri. Til gengæld har alle UC er et IT-system til håndtering af (indkøbs)fakturaer. Fire UC er anvender IndFak, mens tre UC er anvender enten IM Soft, Ibistic eller SignFlow. Kun ét UC har et egentligt indkøbs-analyse system (SAS), men flere angiver at dette er på vej hos dem. Et UC angiver, at det foretager analyser af indkøb ved hjælp af IndFak og økonomisystemet (Navision). 3.5 Indkøbsaftaler Det gennemgående billede er, at væsentlige indkøbsområder er aftaledækket (enten gennem egne aftaler/udbud eller ved anvendelse af fx SKI-aftaler), samt at der er stor opmærksomhed på at overholde gældende regler mht. indkøb (udbud o.l.). Typisk inddrages ekstern (som regel juridisk) bistand for at sikre, at reglerne overholdes ved udbud, og intern ekspertise inddrages i udbudsprocessen (navnlig ift. brugerbehov og kravspecifikation). Kun et par UC er angiver at have egentligt samarbejde i form af aftaler på indkøbsområdet. 6

7 4 Drøftelse af lokale erfaringer Økonomicheferne og indkøbsnetværket holdt den 19. december 2013 en fælles workshop, og drøftede fælles og lokale erfaringer med hensyn til indkøbspolitikker, indsats for compliance og organisering. Som led heri stilledes - for hvert af nedenstående områder - spørgsmålet: Hvad vil du/i anbefale, at man gør for at styrke indsats og effektivitet på dit eget UC? Det følgende er et resumé af hovedbudskaber fra denne drøftelse. 4.1 Effektiv brug af aftaler/compliance Drøftelsen omfattede emnerne: Kendskab til aftaler man bør bruge, Sikring af brug heraf, Monitorering, Eventuelle sanktioner. Hovedpunkter: Kendskab til aftaler o På trods af, at aftaler ligger på hjemmesiden er det usikkert om alle kender dem. Hvis aftalerne ikke kendes, bliver det vanskeligt at håndhæve aftalerne (og i givet fald at sanktionere overtrædelser). Et indkøbssystem vil gøre det vanskeligt/umuligt at foretage indkøb udenom dette. o Det er vigtigt, at indkøbs-området (politikker, praksis og procedurer) indgår i introduktionen af nye chefer/ledere o Det er vigtigt at gøre det let/brugervenligt at finde og bestille varer i de varekataloger/aftaler, der findes. Bruger-interfacet skal indgå ved vurdering af et indkøbssystem. Monitorering (passer det ind i rutiner?) o SAS-systemet er meget nyt og er ikke taget i brug endnu de fleste steder, så der skal først nu afklares procedurer for dets anvendelse. o Der vil være tale om en indkøringsperiode mht. at få systematiske indkøbsanalyser og compliance-rapporteringer ind i UC ernes eksisterende månedsrapportering det skal indarbejdes i kultur og kutymer. o Monitoreringen af indkøbsområdet (og konsekvenser af denne) kan også rettes mod leverandøren for at sikre, at disse efterlever aftalerne. Der er eksempler på leverandører, der falder for fristelsen til også at sælge/levere andre varer end de, leverandøraftalerne omfatter. Hvor SAS-systemet i dag er i brug (UCC), er fokus i første omgang rettet mod om UC et selv efterlever aftaler o Kommunikations-aspektet fremhæves som vigtigt for at resten af organisationen forstår formålet med den skærpede indsats på indkøbsområdet og herigennem bidrager til øget compliance. Sanktioner ved manglende anvendelse af indkøbsaftaler o Sanktioner kan bygges ind i resultat(løns)aftaler det virker, hvis det koster og det tvinger organisationen til at fokusere på, at og hvordan, der måles på graden af compliance. 7

8 o Indsats og sanktioner kan også rettes mod den organisatoriske enhed, f.eks. ved at reducere budgetterne med det beløb, der er købt for meget for ift. hvad det ville have kostet, ved at anvende de indgåede aftaler. o En yderligere mulighed er at der kan pålægges afgift (niveauet 20% blev nævnt) ved køb uden om aftaler 4.2 Formuleringer og brug af indkøbspolitikker Drøftelsen omfattede emnerne: Indhold og konkretiseringsgrad, Formidling og forankring, herunder forankring på topledelsesniveau. Hovedpunkter: Indhold og konkretiseringsgrad o Det er nødvendigt med en forpligtende og fælles indkøbspolitik, der efterleves i praksis, hvis man med UC erne som fælles kunde skal indgå forpligtende leverandøraftaler ellers får det enkelte UC (og indkøbssamarbejdet) problemer. Legalitet og etik skal omfatte alle. Man skal gå fra kan anvende aftaler skal anvende aftaler o Det er vigtigt, at infrastruktur og organisation understøtter den formulerede indkøbspolitik, hvis den skal foldes ud i praksis. o Der ligger også når man har en formuleret og vedtaget indkøbspolitik en forpligtelse for indkøbsafdelingen til at sikre dens efterlevelse. Indkøbsafdelingen skal kunne levere. o Kadence for ajourføring/fornyelse af Indkøbspolitikken vil afhænge af større ændringer i reglerne på området, organisatoriske ændringer o.l. Der skal samtidig findes en balance mellem at indkøbspolitikken ikke ser for gammel ud og samtidig ikke skal direktionsbehandles for hyppigt. o De ændrede IT-systemer og andre muligheder på indkøbsområdet er naturlige anledninger til at revidere indkøbspolitikken o Der er enighed om at indkøbspolitikken skal tiltrædes på direktionsniveau. Formidling og forankring o Vigtigt at indkøbspolitikken tydeliggøres for nye chefer/ledere 4.3 Organisering og kompetencer Drøftelsen omfattede emnerne: Den koordinerende funktions kompetencer (=beføjelser), Andre enheders rolle, Forankring på topledelsesniveau, På hvilke områder er der brug for styrkelse af kompetencer kvalitativt og/eller kvantitativt. Hovedpunkter: Den koordinerende indkøbsfunktions kompetencer (=beføjelser) er forskellig UC erne imellem og afhænger af Indkøbspolitikken (mere end af den konkrete organisering af indkøbsopgaverne). Indkøbschefens bør have beføjelser til at blande sig i alle indkøbsspørgsmål. Det er vigtigt at inddrage brugergrupper (slutbrugere) ved indgåelse af aftaler for at støtte den efterfølgende compliance 8

9 Forankring på/opbakning fra topledelsesniveau er nødvendig På hvilke områder er der brug for styrkelse af kompetencer (=viden/evner) kvalitativt og/eller kvantitativt? o Faglige kompetencer er (hyppigt) på et dagligt brugs-niveau og bør løftes til et professionelt niveau, f.eks. på det juridiske felt. o En fælles ressource med ekspertise, råd og supervision ville være nyttig. Kan fx forankres i et UC eller i UC-sekretariatet. Der ville også kunne indgås en fælles aftale om ekstern bistand. (Foreningen af offentlige indkøbere, IKA, kan også yde bistand.) o Der bør laves et ideelt kompetence-portræt for en indkøbsfunktion. Elementer: Generelle indkøbskompetencer, juridiske kompetencer, fag-specifikke kompetencer). Hvilke af disse elementer skal være fast i afdelingen, og hvilke kan deles (fx med indkøbsafdelingen på andre UC er) Bud på opgaver, der bør løftes af interne medarbejdere i indkøbsafdelingen: Formidle viden til organisationen, Udvikle og vedligeholde politikker, Sende info til topledelse og andre ledere og følge op på disse, Føre sig ajour med regler, beløbsgrænser o Det bør overvejes at samarbejde om en UC-fælles udvikling af kompetencer 9

10 5 Lokale erfaringer med indkøbspolitikker, indsats for compliance samt organisering 5.1 Skematisk sammenfatning af indkøbserfaringer og - organisering Indkøbspolitik Organisering UCC Metropol UCSJ UCL UCS VIA UC UCN Vedtaget indkøbspolitik: o Formål o Miljø-hensyn o Organisering o Fakturaflow o Indkøbsafd. indgår overordnede aftaler og gennemfører udbud o Der gennemføres også udbud for andre afdelinger Politik ej formuleret, men principper for IT og Bygninger om standardudbud/unikke produkter o IT og Bygninger sender indgår indkøbsaftaler efter udbud eller benytter SKI og FM o Her ud over findes enkelte rabataftaler, som enhederne anbefales at benytte Indkøbspolitik fra 2010 (rev. 2014)*: o Miljø/energyhensyn o Organisering o Indkøbsstyringssystem o Samarbejde o Indkøbsafd. ref. til Facility Service o Indkøbsafd. indgår fælles indkøbsaftaler og fastlægger ansvarsfordeling mellem indkøbsafd. og dec. enheder o Adm. ledere gennemfører indkøb udenfor aftaler efter underretning af indkøbsafd. Indkøbspolitik: o Formål o Organisering o Information o Rammeaftaler o Målopfyldelse o Økologi o Indkøbskatalog o Indkøbsafd. ref. til økonomichef o Indkøbsafd. koordinerer/implementer er generelle indkøbsaftaler o Budgetansvarlige ledere godkender specifikke indkøb Indkøbspolitik ikke direktionsgodkendt (2011)* o Indkøbsafd.org. Vedhæftet dokument mangler rekvireret 5. dec. o Indkøbsafd. og involverede afdelinger gennemfører indkøb Indkøbspolitik/Adm. retningslinjer for indkøb: o Formål o Miljøhensyn o Organisering o Fakturaflowsystem o Indkøbsafd. indgår indkøbsaftalerog gennemfører udbud. o Også andre afd. gennemfører udbud o Indkøbsafd. og adm. ledere samarbejder om aftaler på specifikke produktområder o Principielt kan alle medarbejdere købe ind Politik fra 2010 (rev. primo 2014)*, emner: o Organisering o FM/SKIanvendelse o Begrænset koordinering mellem centralt og decentralt indkøb o Ikke defineret regelsæt om indkøb. o Aktuelt ingen struktureret tilgang til UCNs indkøbsaftaler 10

11 It-understøttelse o Indkøbssystem o Fakturahåndteringssystem o Analysesystem Compliance o Analyser, rapportering til ledelsen o Hvem må købe ind (hvad, hvor meget, rammer) o Konsekvenser ved indkøb uden for aftaler UCC Metropol UCSJ UCL UCS VIA UC UCN o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o IndFak til fakturahåndtering o SAS indkøbsanalyse-system Compliance vurderes at være under middel ikke tilfredsstillende o Ingen rapporter for compliance o Ingen konsekvenser hvis indkøbsaftaler ikke følges, dog kontakt fra indkøbschefen o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o IndFak til fakturahåndtering o Intet analysesystem Der arbejdes ikke med compliance o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o IM Soft til fakturahåndtering o Intet analysesystem Der arbejdes ikke med vurdering af compliance o Ingen rapporter for compliance o Påtale fra Facility Service-chef og reduktion i budget, hvis indkøbsaftaler ikke følges o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o IndFak til fakturahåndtering o Intet analysesystem Compliance vurderes at være høj o Ingen rapporter for compliance o Indkøbsafd. informerer om hvilke aftaler/rammer der skal anvendes, hvis disse ikke følges o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o SignFlow til fakturahåndtering o Intet analysesystem Compliance ca. 60% - ikke fuldt tilfredsstillende o Ingen rapporter for compliance o Ingen konsekvenser hvis indkøbsaftaler ikke følges o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o IndFak til fakturahåndtering o Intet analysesystem Compliance vurderes at være under middel ikke tilfredsstillende o Ingen rapporter for compliance o Ingen konsekvenser hvis indkøbsaftaler ikke følges o Intet indkøbssystem, leverandørportaler anvendes o Ibistic til fakturahåndtering o Intet analysesystem Der arbejdes ikke med måling af compliance, men gøres en indsats for at udbrede kendskab til indkøbspolitik/-aftaler o Ingen rapporter for compliance o Ingen konsekvenser hvis indkøbsaftaler ikke følges 11

12 Indkøbsaftaler o Indgåelse af egne aftaler o Bistand udefra o Samarbejde med hvem UCC Metropol UCSJ UCL UCS VIA UC UCN o Indkøbsafd. har det overordnede ansvar for indgåelse af aftaler. Brugere og interne eksperter inddrages o Ekstern juridisk konsulent anvendes ift udbudsmateriale o Samarbejde m. Indkøbsnetværket. Her ud over ikke samarbejde *) Dokument medsendt besvarelsen. o Ansvaret for aftaleindgåelse ligger 100 % hos de områdeansvarlige o Ikke oplyst om bistand udefra o Ikke oplyst om samarbejder o Indkøbsafd. fastlægger forretningsgange, som er gældende for samtlige enheder o Der anvendes specialister på alle større udbud o Der indgår strategiske indkøbssamarbejder m. andre offentlige institutioner. Aktuelt samarbejde med VIA UC og UC Metropol o Indkøbsafd. har ansvar for indgåelse af indkøbsaftaler Brugere inddrages ud fra deres specialviden o Juridisk bistand/konsulente r anvendes ved større egne udbud o Nogle tilfælde af samarbejde m. øvrige UC er, regioner og kommuner o Indkøbsaftaler indgås oftest af Indkøbsafd., ITafd. og Facility Managementchef. Brugergrupper inddrages i begrænset omfang o Der anvendes udbudskonsulenter o Der er ikke samarbejde om indkøb o Indkøbsafd. har ansvar for indgåelse af indkøbsaftaler, men visse afd. gennemfører selv udbud/indgår aftaler. Brugere/interne eksperter inddrages o Eksterne juridiske og indkøbskonsulenter anvendes v. udbud o Samarbejde m. Indkøbsnetværket. Her ud over ikke samarbejde o Den indkøbsansvarlige har det overordnede ansvar for aftaleprocessen, men aftaler kræver enighed mellem denne og rekvirerende afdeling o Ekstern bistand af juridisk art bruges ved udbudsopgaver o Samarbejde med Indkøbsnetværket. Indgået EUrammeaftaler m. UCL og VIA UC 12

13 5.2 De enkelte UC ers besvarelser af spørgeskemaet om indkøbserfaringer og -organisering mv UC Nordjylland Spørgeskema UCN 0. Hvem har udfyldt skemaet?: UC, Navne Indkøbsansvarlig, Steffen Kaasgaard Zaugg Vikarierende økonomichef, Poul Højmose Kristensen 1. Hvad er UC ens overordnede indkøbsstrategi-/politik? UCN s indkøbspolitik er fra 05/2010 og planlægges revideret primo a. Hvad dækker strategien (mål, sociale hensyn, organisering, udbuds- og aftalepolitik, etc)? b. På hvilke områder findes der eksplicitte politikker/retningslinjer for brug af aftaler mv. Vedlæg gerne kopi af strategi, politikker og lign. Politikken er udarbejdet i forbindelse med fusionen mellem flere uddannelsesinstitutioner og har til mål at: 1. At skabe klarhed omkring den interne organisation af indkøbsområdet. 2. At sikre besparelser for UCN gennem effektiviseringer af arbejdsprocesser og fordelagtige indkøb. 3. At sikre overholdelse af gældende lovgivning særligt i relation til de gældende udbudsregler. 2. Hvordan er indkøbsarbejdet organiseret, og hvordan koordineres det løbende? a. Hvilke roller spiller direktionen, ressourcedirektøren, økonomichefen, det lokale medlem af Indkøbsnetværket, administrative ledere (herunder it og bygningsdrift), undervisere og pædagogiske ledere? b. Hvem har kompetence til at gennemføre indkøb på allerede indgåede indkøbsaftaler? c. Hvem har kompetence (evt. dispensation ) til at købe ind uden for en indkøbsaftale? d. I hvilket omfang styres der gennem regler, information og/eller support? e. I hvilket omfang og i givet fald hvordan gennemføres systematisk overvågning af de løbende indkøb set ud fra en indkøbspolitisk synsvinkel? f. Hvilke It-systemer anvendes i indkøbsprocessen (varebestilling og fakturahåndtering mv.) Politikken fastlægger organiseringen på indkøbsområdet, hvor der opereres med begreberne rekvirerende afdeling og indkøbsorganisationen. Der er skitseret en klar rollefordeling i forbindelse med indkøbsprocessen og det er vedtaget, at UCN som overvejende hovedregel benytter sig af FM og SKI aftaler med henblik på at begrænse omkostningerne i forbindelse med EU udbud. UCN har 10/2012 fået udarbejdet rapport af Rambøll omkring effektivisering af indkøbsområdet. Der er ikke foretaget nogen høj prioritering af opgaverne i relation til indkøbsarbejdet på UCN indtil dette tidspunkt. Rapporten konkluderer imidlertid, at der grundlæggende set bliver køb omkostningseffektivt ind i forhold til enkeltindkøb. På baggrund af rapporten er der udvalgt flere områder, hvor et besparelsespotentiale skal realiseres med opbakning fra Rektoratet. Indkøbsfunktionen er 06/2013 blevet opnormeret fra 0,2 stilling til 1,0 stilling. Der har været begrænset dialog og koordinering mellem central- og decentral indkøb. Stillingen er besat med ny medarbejder. I organiseringen af indkøbsområdet skelnes der mellem en rekvirerende afdeling og indkøbsorganisationen. Generelt kan enhver disponere under forudsætning af købet er indenfor den budgetmæssige beløbsramme. Indkøb og indgåelse af/tilslutning til indkøbsaftaler er baseret på enighed mellem parterne. Ved uenighed fungerer økonomichefen som opmand. 13

14 Spørgeskema UCN I forbindelse med indkøb uden for et aftaleområde skelnes der mellem intervallerne og fra og opefter. I laveste interval kontaktes den lokale indkøber, der er en del af indkøbsorganisationen. Ved køb for over kr ,00 uden for et aftaleområde, kontaktes den indkøbsansvarlige, der ligeledes er en del af indkøbsorganisationen, for klarlægning af forløbet. Der er ikke defineret nærmere regelsæt omkring indkøb og der arbejdes aktuelt på synliggørelse af aftaleinformationer på institutionens Intranet. Således er der aktuelt ingen struktureret tilgang til UCN s indkøbsaftaler. UCN overvåger ikke institutionens indkøb og der sker ingen central priskontrol eller kontrol af indkøb af varer uden for eventuelle tilbudslister. 3. Hvordan tilrettelægges indgåelse af indkøbsaftaler? a. Hvem har ansvaret for processen (på de forskellige områder)? b. Hvordan inddrages forskellige interessenter og ressourcer (fx funktionschefer, brugere og evt. interne eksperter) i processen? c. I hvilket omfang og på hvilke områder anvendes juridisk eller anden bistand udefra (f.eks. specialister med viden om de pågældende varegrupper/services)? d. Har UC et ud over brug af SKI- eller statsaftaler et fast eller ad hoc samarbejde om udbud med andre UC er eller andre offentlige myndigheder (Region, kommuner eller andre) om indkøb? Og i givet fald med hvem? 4. Hvordan arbejdes med at sikre brug (compliance) af indgåede aftaler? a. I hvilket omfang vurderes compliance at være tilfredsstillende? b. Hvordan arbejdes med at øge compliance? c. Er der eksempler på gode veje til at øge compliance, som evt. kan bruges som Bedste Praksis til inspiration for andre UC er? d. Findes der faste rapporter om compliance og/eller indkøbspraksis til direktion, dispositionsansvarlige, økonomichefer og Indkøbsprocessen understøttes ikke elektronisk. Fakturaer modtages og behandles i Ibistic. UCN har som tidligere nævnt ikke foretaget nogen høj prioritering af opgaverne i forbindelse med indkøbsprocesserne. Det er ikke hensigten, at der etableres en stor central indkøbsafdeling, men funktionen er blevet styrket med opnormering til en fultidsstilling. Det er den indkøbsansvarlige, der har det overordnede ansvar for processen, men indgåelse af aftaler kræver enighed mellem rekvirerende afdeling og indkøbsorganisationen. Økonomichefen fungerer som opmand ved uenighed. Der er aktuelt begrænset erfaring med processen på UCN i forbindelse med aftaleindgåelse. I forbindelse med seneste indgåede aftaler er dette sket i samarbejde med områdechefer og personale med produktmæssig indsigt. Med hensyn til udefrakommende bistand er det indtrykket, at den bistand der har været anvendt primært er rettet mod den juridiske del af udbudsopgaven i forhold til offentliggørelse og overholdelse af lovgivningen. Produkt-/ydelsesmæssige informationer kommer fra interne parter. UCN deltager aktivt i Indkøbsnetværket mellem UCér og har til hensigt at samarbejde på områder hvor det er formålstjenligt. Aktuelt er der indgået rammeaftaler efter EU udbud i samarbejde med bl.a. VIA og UCL. UCN har ikke arbejdet aktivt med måling af compliance på indgåede indkøbsaftaler. Da adgangen til institutionens indkøbsaftaler er begrænset vurderes compliance ikke at være tilfredsstillende. Desuden vurderes det, at indkøbet ved aftaleleverandører i større omfang sker på varer uden for tilbudslistens produkter. På baggrund af rapporten udarbejdet af Rambøll er der i relation til udbredelse af kendskabet til indkøbsaftaler og deraf forøget compliance iværksat følgende tiltag: 14

15 Spørgeskema medlemmerne af indkøbsnetværket? e. Hvilke konsekvenser har det for disponenter eller deres afdelinger, hvis indkøbsaftaler ikke følges? Vedlæg gerne eksempler på faste rapporter om faktisk indkøb og compliance 5. I hvilket omfang og hvordan gennemføres systematiske indkøbsanalyser baseret på efaktura-data til brug for at overvåge og vurdere compliance og/eller i forbindelse med udbud? a. I hvilket omfang og hvordan bruges særlige indkøbsanalyser ved udbudsforberedelser, ved opfølgning på compliance eller ved kontrol af priser ved køb på indgåede aftaler? b. I hvilket omfang og hvordan bruges stikprøver af enkelte fakturaer for at tjekke leverandørens brug af korrekte priser (i overensstemmelse med indgåede aftaler)? c. Bruger UC en et særligt analyseværktøj (fx SAS/Valcon) - og i givet fald i hvilket omfang? d. I hvilket omfang og hvordan bruges evt. Navision/ØS-LDV til indkøbsanalyser? e. Bruges efaktura-data på varelinje-niveau evt. på anden vis til systematiske indkøbsanalyser? 6. Er der behov for udvikling eller etablering af nye kompetencer (kvalifikationer) med hensyn til indkøb? I givet fald: a. På hvilke områder og med hensyn til hvilke kompetencer? b. For hvem (disponenter og indkøbere, særlige indkøbere, indkøbskoordinatorer (medlemmer af Indkøbsnetværket), deltagere i planlægning af udbud osv. )? UCN 1. Relancering af UCN s indkøbspolitik. 2. Indkøbsaftaler gøres let tilgængeligt på intranettet og distribueres til relevante personer ved ændringer. 3. Opbygning af netværk af decentrale indkøbsansvarlige, med minimum én på hvert campus. Der er endnu ingen erfaring med effekten af øget fokus på anvendelse af indkøbsaftaler og desuden understøttes denne måling ikke af noget værktøj til udarbejdelse af rapporter. Der er ingen konsekvens ved manglende anvendelse af indkøbsaftaler. Der arbejdes hos UCN ikke aktivt med indkøbsanalyser. I de tilfælde hvor der i indkøbsfunktionen er anvendt dataudtræk er det primært sket som manuelle udtræk fra Ibistic. Disse data er efterfølgende bearbejdet i Excel. Ved større tværgående udtræk, som f.eks. i forbindelse med UC Effektiviseringsprogrammet er data leveret med hjælp fra staben Økonomi, der på tværs af Navision, ØS-LDV og Ibistic er i stand til at generere brugbare data. Med baggrund i ovennævnte er der intet kendskab til anvendelse af indkøbsanalyser i forbindelse med forberedelse af udbud og opfølgning på compliance. En eventuel priskontrol vil være en manuel handling foretaget i Ibistic. UCN råder ikke over særlige analyseværktøjer og i det omfang der udarbejdes analyser sker det i førnævnte systemer. Der arbejdes i eventuelle analyser ikke på varelinie-niveau. Eventuelle niveauer er begrænset til ansvarsnumre eller underkonti, alternativt manuelle posteringstekster. Der er et øget behov for udvikling/koordinering af indkøbsområdet på UCN, der kan opdeles i følgende områder: Controlling: Med baggrund i de mange systemer til brug for dataudtræk vil det være hensigtsmæssigt med klarlæggelse af denne opgave, således opgaven ligger hos en medarbejder med særlig indsigt i systemernes anvendelsesmuligheder. Produktviden: Umiddelbart råder UCN over de nødvendige medarbejdere med teknisk viden til brug for bidrag til udarbejdelse af kravspecifikationer. Den primære opgave ligger i formidling omkring hvad det indebærer at institutionen er underlagt udbudslovgivningen og det at skabe en forankring og forståelse heraf. 15

16 Spørgeskema UCN Juridisk: Med henblik på større varetagelse af egne udbud er der et øget krav til at være juridisk ajour, ligeledes for at undgå formelle fejl. Samtidig kan en tilgang med projektledelse være værdiskabende med henblik på korrekt håndtering af processen fra start til slut. 16

17 5.2.2 VIA UC Spørgeskema VIA 0. Hvem har udfyldt skemaet?: UC, Navne Gerly Rimmer Jeg kan oplyse, at VIA University College indkøber et indkøbsanalysesystem, som forventes at være i drift 1. januar Hvad er UC ens overordnede indkøbsstrategi-/politik? a. VIAs administrative retningslinjer vedr. indkøb opstiller nogle rammer og principper, som alle i a. Hvad dækker strategien (mål, sociale hensyn, organisering, udbuds- og aftalepolitik, etc.)? VIA skal følge, når de foretager indkøb af varer og tjenesteydelser. Retningslinjerne omhandler formål, miljøhensyn, organisering af indkøbsarbejdet, anvendelse af fakturaflow- og indkøbssystem b. På hvilke områder findes der eksplicitte politikker/retningslinjer samt internt og eksternt samarbejde. for brug af aftaler mv. b. Retningslinjer for telefoni og internet Vedlæg gerne kopi af strategi, politikker og lign. Link til de administrative retningslinjer: 2. Hvordan er indkøbsarbejdet organiseret, og hvordan koordineres det løbende? a. Hvilke roller spiller direktionen, ressourcedirektøren, økonomichefen, det lokale medlem af Indkøbsnetværket, administrative ledere (herunder it og bygningsdrift), undervisere og pædagogiske ledere? b. Hvem har kompetence til at gennemføre indkøb på allerede indgåede indkøbsaftaler? c. Hvem har kompetence (evt. dispensation ) til at købe ind uden for en indkøbsaftale? d. I hvilket omfang styres der gennem regler, information og/eller support? e. I hvilket omfang og i givet fald hvordan gennemføres systematisk overvågning af de løbende indkøb set ud fra en indkøbspolitisk synsvinkel? f. Hvilke It-systemer anvendes i indkøbsprocessen (varebestilling og fakturahåndtering mv.) a. Indkøbsafdelingen indgår de overordnede indkøbsaftaler og gennemfører udbud mv., dog bliver der også gennemført udbud fra andre afdelinger. Ressourcedirektøren godkender retningslinjer og større investeringer i f.eks. it-værktøjer. De administrative ledere samarbejder med indkøbsafdelingen omkring afholdelse af udbud og indgåelse af indkøbsaftaler på specifikke produktområder. b. I princippet alle medarbejdere da der ikke er nedskrevet regler om dette. c. I princippet alle medarbejdere da der ikke er nedskrevet regler om dette. d. Indkøbsafdelingen supporterer medarbejderne med information og vejledning pr. mail/telefon og på intranettet. e. Der gennemføres ikke systematisk overvågning af de løbende indkøb set ud fra en indkøbspolitisk synsvinkel. f. På få områder benyttes leverandørernes e-shop ved bestilling. IndFak anvendes til bekræftelse af varemodtagelse i forbindelse med godkendelse af e-fakturaer til betaling. 3. Hvordan tilrettelægges indgåelse af indkøbsaftaler? a. Hvem har ansvaret for processen (på de forskellige områder)? b. Hvordan inddrages forskellige interessenter og ressourcer (fx funktionschefer, brugere og evt. interne eksperter) i processen? c. I hvilket omfang og på hvilke områder anvendes juridisk eller a. Indkøbsafdelingen har, jf. retningslinjer for indkøb, det overordnede ansvar for indgåelse/udbud af aftaler, men det hænder, at andre afdelinger selv gennemfører udbud og dermed indgår indkøbsaftaler. b. Indkøbsafdelingen inddrager brugere og interne eksperter på de aktuelle områder, når der 17

18 Spørgeskema anden bistand udefra (f.eks. specialister med viden om de pågældende varegrupper/services)? d. Har UC et ud over brug af SKI- eller statsaftaler et fast eller ad hoc samarbejde om udbud med andre UC er eller andre offentlige myndigheder (Region, kommuner eller andre) om indkøb? Og i givet fald med hvem? 4. Hvordan arbejdes med at sikre brug (compliance) af indgåede aftaler? a. I hvilket omfang vurderes compliance at være tilfredsstillende? b. Hvordan arbejdes med at øge compliance? c. Er der eksempler på gode veje til at øge compliance, som evt. kan bruges som Bedste Praksis til inspiration for andre UC er? d. Findes der faste rapporter om compliance og/eller indkøbspraksis til direktion, dispositionsansvarlige, økonomichefer og medlemmerne af indkøbsnetværket? e. Hvilke konsekvenser har det for disponenter eller deres afdelinger, hvis indkøbsaftaler ikke følges? Vedlæg gerne eksempler på faste rapporter om faktisk indkøb og compliance 5. I hvilket omfang og hvordan gennemføres systematiske indkøbsanalyser baseret på efaktura-data til brug for at overvåge og vurdere compliance og/eller i forbindelse med udbud? a. I hvilket omfang og hvordan bruges særlige indkøbsanalyser ved udbudsforberedelser, ved opfølgning på compliance eller ved kontrol af priser ved køb på indgåede aftaler? b. I hvilket omfang og hvordan bruges stikprøver af enkelte fakturaer for at tjekke leverandørens brug af korrekte priser (i overensstemmelse med indgåede aftaler)? c. Bruger UC en et særligt analyseværktøj (fx SAS/Valcon) - og i givet fald i hvilket omfang? d. I hvilket omfang og hvordan bruges evt. Navision/ØS-LDV til indkøbsanalyser? e. Bruges efaktura-data på varelinje-niveau evt. på anden vis til VIA gennemføres udbud. De interne eksperter kommenterer på det af indkøbsafdelingen udarbejdede udbudsmateriale, herunder især kravspecifikationen. c. Udbudsmateriale udarbejdes af indkøbsafdelingen, som benytter en ekstern juridisk konsulent til gennemsyn af materialet. Nogle udbudsforretninger gennemføres af eksterne konsulenter uden om indkøbsafdelingen. d. Der er et samarbejde med indkøbsnetværket, hvor vi informerer hinanden, når vi planlægger udbud, så andre UC er kan være med, men det viser sig ofte, at kun ganske få UC er vil være med. Der er ikke et samarbejde med regioner og kommuner mht. udbud. a. Compliance vurderes at være under middel og dermed ikke tilfredsstillende. b. P.t. arbejdes der ikke med at øge compliance. Når vi får værktøjet til indkøbsanalyse, vil vi have mulighed for at arbejde med compliance, herunder at undersøge det nøjagtige niveau samt at følge op over for de indkøbere/afdelinger, som ikke følger de indgåede aftaler. c. Nej d. Nej e. Der er ingen konsekvenser for medarbejderne/afdelingerne, når der købes ind uden for indkøbsaftalerne. a. Først fra 2014 har vi et egentligt indkøbsanalysesystem til brug for udbudsforberedelser og opfølgning. Indtil da har vi søgt at fremfinde data i Navision og IndFak. b. Der udtages stikprøver fra IndFak, når indkøbsafdelingen bliver gjort opmærksom på områder, hvor priserne ikke stemmer overens med aftalen. c. Ikke endnu først fra 2014 anvendes SAS-indkøbsanalysesystem. d. Navision og IndFak bruges i begrænset omfang især på produktområder, hvor VIA har gennemført egne udbud og derfor har et godt kendskab til produkter, priser og leverandører. e. Nej 18

19 Spørgeskema systematiske indkøbsanalyser? 6. Er der behov for udvikling eller etablering af nye kompetencer (kvalifikationer) med hensyn til indkøb? I givet fald: a. På hvilke områder og med hensyn til hvilke kompetencer? b. For hvem (disponenter og indkøbere, særlige indkøbere, indkøbskoordinatorer (medlemmer af Indkøbsnetværket), deltagere i planlægning af udbud osv. )? VIA a. Juridiske kompetencer ift. gennemførelse af udbud. b. Større kompetence til UC ernes indkøbsnetværket for at udvælge, gennemføre og beslutte udbud på tværs af UC erne. 19

20 5.2.3 UC Syddanmark Spørgeskema UC Syd 0. Hvem har udfyldt skemaet?: UC, Navne Konstitueret økonomichef Torben Mark Buch, UC Syddanmark Indkøbskoordinator Lillian Søeborg, UC Syddanmark 1. Hvad er UC ens overordnede indkøbsstrategi-/politik? a. Hvad dækker strategien (mål, sociale hensyn, organisering, udbuds- og aftalepolitik, etc.)? b. På hvilke områder findes der eksplicitte politikker/retningslinjer for brug af aftaler mv. Vedlæg gerne kopi af strategi, politikker og lign. a. Vedhæftede indkøbspolitik og Indkøbsorganisation, udarbejdet April 2011 er IKKE godkendt af direktionen. Det skal ligeledes bemærkes, at der siden April 2011 er sket væsentlige organisatoriske ændringer. b. Egne udbud: Revision, ESDH-Journalsystem, telefonomstillingssystem, kopi/print accounting løsning, Udliciteret Kantinedrift, udlicitering af rengøring (under udarbejdelse). Tilslutningsaftaler med hhv. SKI og Moderniseringsstyrelsen: Hotel, konferencecentre, rejsebureauydelser, kontorartikler, el, brændstof, møbler, rengøringsog aftørringsartikler, Biler m.m. 2. Hvordan er indkøbsarbejdet organiseret, og hvordan koordineres det løbende? a. Hvilke roller spiller direktionen, ressourcedirektøren, økonomichefen, det lokale medlem af Indkøbsnetværket, administrative ledere (herunder it og bygningsdrift), undervisere og pædagogiske ledere? b. Hvem har kompetence til at gennemføre indkøb på allerede indgåede indkøbsaftaler? c. Hvem har kompetence (evt. dispensation ) til at købe ind uden for en indkøbsaftale? d. I hvilket omfang styres der gennem regler, information og/eller support? e. I hvilket omfang og i givet fald hvordan gennemføres systematisk overvågning af de løbende indkøb set ud fra en indkøbspolitisk synsvinkel? f. Hvilke It-systemer anvendes i indkøbsprocessen (varebestilling og fakturahåndtering mv.) 3. Hvordan tilrettelægges indgåelse af indkøbsaftaler? a. Hvem har ansvaret for processen (på de forskellige områder)? b. Hvordan inddrages forskellige interessenter og ressourcer (fx Det henstilles til alle campusser at overholde indgåede aftaler og der er udarbejdet standarder for Indkøb af inventar til hhv. administrativt- og undervisningsbrug. a. Deltager i møder under bl.a. RADU, dog ikke undervisere og pædagogiske ledere b. De involverede afdelinger samt Indkøbsafdelingen c. I princippet ingen d. Ganske få steder og vedr. information herom udsendes IndkøbsInfo fra indkøbsafdelingen. e. Der foretages kontrol fra økonomiafdelingen og indkøbsafdelingen afventer fælles indkøb af SAS-systemet. f. Ingen IT-løsninger anvendes i indkøbsprocessen. Sign flow - (se undersøgelsen om Best Practice i fakturahåndtering) a. Foretages som oftest af Indkøbsafdelingen, IT-afdelingen FCM-chef (tjenesteydelser) b. Relevante interessenter inddrages i Brugergrupper i begrænset omfang 20

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan Gør tanke til handling VIA University College Formål I dette notat findes anbefalinger til den samlede kreds af ansvarlige for indkøb på de 7 University Colleges

Læs mere

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune Sådan køber vi ind i Faxe Kommune Faxe Kommunes opgave er at skabe fælles løsninger for kommunens borgere, at yde service og sikre velfærd, trivsel og fremgang. For at løse de mange opgaver er det nødvendigt

Læs mere

Indkøbspolitik for Hillerød kommune. Gældende fra januar 2010. Side 1

Indkøbspolitik for Hillerød kommune. Gældende fra januar 2010. Side 1 Indkøbspolitik for Hillerød kommune Gældende fra januar 2010 Side 1 Indholdsfortegnelse: 1. Formål... 3 2. Overordnede målsætninger og indsatsområder... 3 3. Omfang og afgrænsning... 3 4. Rammebetingelser

Læs mere

Indkøbsstrategi 2014-2017. Herning Kommune

Indkøbsstrategi 2014-2017. Herning Kommune Indkøbsstrategi 2014-2017 Herning Kommune 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 Indsatsområder:... 3 2. Effektiv kontraktstyring... 4 2.1. E-handel (digitalisering af indkøbsprocessen)... 4 2.2. Fakturakontrol...

Læs mere

Indkøbspolitik for Furesø Kommune

Indkøbspolitik for Furesø Kommune Indkøbspolitik for Furesø Kommune Tilrettet efter beslutning truffet i Byrådet den 31. januar 2007 1. Formål Det overordnede formål med Furesø Kommunes indkøbspolitik er, at Furesø Kommune kan købe sine

Læs mere

Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed

Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed Sorø Kommune, den 1. maj 2011. Borgmesterens forord til indkøbspolitikken Med denne indkøbspolitik tager Sorø Kommune endnu et skridt hen imod at kunne høste alle de fordele, der ligger i at købe fælles

Læs mere

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008:

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008: Løsningen dækker Nullutat Suscips Blalit lanse Amconsendit Praestrud Kommunal netværkskonference 2008: Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster Hvis der med én Færre penge og behovet for mere

Læs mere

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Indholdsfortegnelse: 1. Retningsliniernes formål... 3 2. Organisering... 3 3. Krav til leverandører... 3 4. Brugerinvolvering... 4 5. Indkøbsprocessen... 4

Læs mere

Indkøbspolitik for Odsherred Kommune.

Indkøbspolitik for Odsherred Kommune. Projekt Indkøb Dok. Nr. 306-2010-192320 Indkøbspolitik for Odsherred Kommune. Baggrund Odsherred kommune forvalter med sine ca. 33.000 indbyggere et indkøbsbudget på over 400 mill kr. årligt. Odsherred

Læs mere

Udviklingsmodel for Offentligt Indkøb Kommuner. 21.december 2009

Udviklingsmodel for Offentligt Indkøb Kommuner. 21.december 2009 Udviklingsmodel for Offentligt Indkøb Kommuner 21.december 2009 Forudsætninger Der indgår 45 kommuner i analysen på de første dimensioner (10 der har udfyldt excellence) og 44 på de sidste (en kommune

Læs mere

IFS i UC-sektoren: Perspektiver og muligheder

IFS i UC-sektoren: Perspektiver og muligheder UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet Generel Administration Projektet Effektivt Indkøb Ajourført efter behandling på fællesworkshop med Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket 19. december 2013

Læs mere

Opstartsmøde indkøb. Implementering af indkøbsdelen i IndFak2

Opstartsmøde indkøb. Implementering af indkøbsdelen i IndFak2 Opstartsmøde indkøb Implementering af indkøbsdelen i IndFak2 September 2015 INDKØB I INDFAK - OVERBLIK LDV IndFak Varekataloger Upload af kataloger Aftaler FM, SKI, lokale Katalogordre eordre afsendes

Læs mere

28 RESPONDENTER UDSENDT TIL HOVEDPARTEN

28 RESPONDENTER UDSENDT TIL HOVEDPARTEN bubosurvey 2013 INFO OM BUBOSURVEY 2013 28 RESPONDENTER INSPIRERET AF SKI S KOMMUNALE NETVÆRKSKONFERENCE 2008 UDSENDT TIL HOVEDPARTEN AF INDKØBSCHEFERNE I KOMMUNER, REGIONER OG ENKELTE ANDRE OFFENTLIGE

Læs mere

INDKØBSPOLITIK revideret den 6. september 2010

INDKØBSPOLITIK revideret den 6. september 2010 INDKØBSPOLITIK revideret den 6. september 2010 INDHOLDSFORTEGNELSE HANSENBERGs indkøbspolitik...2 Indkøbspolitikkens overordnede formål...3 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning...3 Indkøbspolitikkens

Læs mere

indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm.

indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm. indkøbs politik med underliggende procedurer Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Minervavej 1. 3700 Rønne. T: 5695 9700. campusbornholm.dk Indholdsfortegnelse Indledning Side 3 Formål Side 3 Organisering

Læs mere

Systemer til indkøbsanalyser

Systemer til indkøbsanalyser UC Effektivíseringsprogrammet Indsatsprogrammet for Generel Administration Projekt Effektivt Indkøb Version 1.0 Devoteam A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 Fax +45 39 43

Læs mere

UDBUD. i Lyngby-Taarbæk Kommune. Retningslinjer for Udbud. varer og tjenesteydelser. Vedtaget af Økonomiudvalget den 1.

UDBUD. i Lyngby-Taarbæk Kommune. Retningslinjer for Udbud. varer og tjenesteydelser. Vedtaget af Økonomiudvalget den 1. UDBUD i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for Udbud af varer og tjenesteydelser Vedtaget af Økonomiudvalget den 1. oktober 2015 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund for retningslinjerne... 2 2. Hvem er

Læs mere

Brugergrupper. Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland.

Brugergrupper. Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland. Brugergrupper Involvering ved udbud og indkøb i Region Nordjylland. Koncerntankegang - stor omsætning fælles grundlag Indkøbsområdet i Region Nordjylland er et vigtigt strategisk område, og Region Nordjylland

Læs mere

Indkøbspolitik For EUC Sjælland.

Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Indkøbspolitik For EUC Sjælland. Revideret juli 2011. 1 Indholdsfortegnelse: EUC Sjælland i tal...3 EUC Sjællands indkøbspolitik...4 Indkøbspolitikkens formål og mål...5 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning...5

Læs mere

INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011

INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011 INDKØBSPOLITIK Udarbejdet oktober 2011 Indholdsfortegnelse: Side Uddannelsescenter Holstebro i tal 3 Uddannelsescenter Holstebros indkøbspolitik 4 Indkøbspolitikkens formål og mål 5 Indkøbspolitikkens

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1

Forord og formål. Den 15. september 2014. Borgmester Stén Knuth. Side 1 Forord og formål Slagelse Kommunes indkøbspolitik sætter en retning hvor offentlig-privat samarbejde, bedre og billigere indkøb, og større fokus på lokal handel går op i en højere enhed. Indkøbspolitikken

Læs mere

Erhvervsakademi Sjælland Rektorat. Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610. easj@easj.dk www.easj.dk. Indkøbspolitik

Erhvervsakademi Sjælland Rektorat. Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610. easj@easj.dk www.easj.dk. Indkøbspolitik Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610 easj@easj.dk www.easj.dk Indkøbspolitik Indhold Overordnede formål med indkøbspolitikken... 02 Indkøbspolitiske mål... 02 Organisering... 03 Centralt indgåede aftaler...

Læs mere

Region Midtjylland. Forslag til foreløbig indkøbspolitik. Bilag. til Regionsrådets møde den 28. marts 2007. Punkt nr. 4

Region Midtjylland. Forslag til foreløbig indkøbspolitik. Bilag. til Regionsrådets møde den 28. marts 2007. Punkt nr. 4 Region Midtjylland Forslag til foreløbig indkøbspolitik Bilag til Regionsrådets møde den 28. marts 2007 Punkt nr. 4 Regionshuset Viborg Regionsøkonomi Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45

Læs mere

Mål for fælleskommunal indkøbsstrategi

Mål for fælleskommunal indkøbsstrategi Mål for fælleskommunal indkøbsstrategi Den 4. februar 2008 Indledning og resumé af mål Der er disse år fokus på mulighederne for at effektivisere offentlige indkøb i både stat, regioner og kommuner. Det

Læs mere

INDKØBSPOLITIK HANSENBERG

INDKØBSPOLITIK HANSENBERG INDKØBSPOLITIK HANSENBERG revideret den 19. februar 2008 INDHOLDSFORTEGNELSE HANSENBERGs indkøbspolitik... 3 Indkøbspolitikkens overordnede formål... 4 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning... 4 Indkøbspolitikkens

Læs mere

FREDERIKSSUND KOMMUNE INDKØBSPOLITIK

FREDERIKSSUND KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FREDERIKSSUND KOMMUNE INDKØBSPOLITIK INDHOLD 1. Indkøbspolitikkens formål. 3 1.1. Indkøbspolitik og de overordnede mål for Frederikssund Kommune.. 3 1.2. Indkøbspolitikkens omfang af afgrænsning 3 2. Grundlag

Læs mere

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk

NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø T 4646 4646 F 4646 4615 H www.lejre.dk Charlotte Aagreen Økonomi D 4646 4477 E Chaa@lejre.dk Indkøbspolitik i Lejre Kommune Dato: 4. november 2010 J.nr.:

Læs mere

Bilag 7. Handlingsplan for udmøntning af indkøbspolitikken 2004

Bilag 7. Handlingsplan for udmøntning af indkøbspolitikken 2004 1 Bilag 7 Handlingsplan for udmøntning af indkøbspolitikken 2004 1 Indhold 1 Indledning... 3 2 Konsolidering af indkøbsorganisationen... 3 2.1 Opbygning af central udbudsekspertise... 4 2.2 Indkøb af konsulenttjenesteydelser...

Læs mere

Udkast til Udbudspolitik for. Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u

Udkast til Udbudspolitik for. Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u Udkast til Udbudspolitik for Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u 12. december 2011 Indhold 1. Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Afgrænsning... 3 1.3 Miljø og sociale klausuler... 3 2. Overordnede mål...

Læs mere

Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf. 25 23 57 52 - mail: tiny@eucsj.dk. Revideret juli 2015

Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf. 25 23 57 52 - mail: tiny@eucsj.dk. Revideret juli 2015 Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf. 25 23 57 52 - mail: tiny@eucsj.dk Revideret juli 2015 Indholdsfortegnelse: EUC Sjælland i tal... 3 EUC Sjællands indkøbspolitik... 4 Indkøbspolitikkens

Læs mere

Regionerne har opstillet følgende overordnede mål for indkøb og logistik (håndtering af varer) frem mod 2015, for at realisere områdets potentiale:

Regionerne har opstillet følgende overordnede mål for indkøb og logistik (håndtering af varer) frem mod 2015, for at realisere områdets potentiale: N O T A T Regionernes mål for indkøb og logistik i 2015 11-04-2010 Sag nr. 10/413 Dokumentnr. 18141/10 Strategisk Indkøb Regionerne står stærkt inden for offentlige indkøb. Der er etableret fem centrale

Læs mere

SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN. Udbudspolitik

SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN. Udbudspolitik SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN Udbudspolitik Tiltrådt af Byrådet den 31. marts 2014 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 1. Solrød Kommunes udbudspolitik... 2 2. Politiske mål... 2 3. Delegation

Læs mere

Indkøbspolitik for SOPU

Indkøbspolitik for SOPU Juli 2012 Indkøbspolitik for SOPU Indhold 1. Indledning 2. Baggrund for indkøbspolitikken 3. Lovkrav 4. Formål og mål 5. Organisering af indkøbsområdet 6. Leverandørforhold 7. Indkøbsstrategi 8. Uddannelse

Læs mere

FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser

FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser Indkøbsprocesser i kommunerne: Digitalisering af indkøb via e-handel har været et ønske i kommunerne igennem en årrække. Faktum er at antallet af elektroniske

Læs mere

Udkast. Udbuds- og indkøbsstrategi. Frederikssund Kommune

Udkast. Udbuds- og indkøbsstrategi. Frederikssund Kommune Udkast Udbuds- og indkøbsstrategi Frederikssund Kommune for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2013 01-12-2010 1 Baggrund og lovgrundlag for etablering af Udbuds- og Indkøbsstrategi I henhold til

Læs mere

Indkøbspolitik i Esbjerg Kommune

Indkøbspolitik i Esbjerg Kommune Indkøbspolitik i Esbjerg Kommune Grundlag for indkøbspolitikken Esbjerg Kommune forvalter som Danmarks 5. største kommune et indkøbsbudget med et stort økonomisk potentiale. Det er derfor nødvendigt at

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE

INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE Kort om Mariager Høj- & Efterskole Mariager Høj- & Efterskole driver højskole og efterskole under lovgivningen for frie skoler. Skolen har et årselevtal på ca. 200, ca. 45 medarbejdere og en årlig omsætning

Læs mere

Fællesudbud Sjælland Kommissorium for fællesudbud Sjælland 2015-2018

Fællesudbud Sjælland Kommissorium for fællesudbud Sjælland 2015-2018 Fællesudbud Sjælland Kommissorium for fællesudbud Sjælland 2015-2018 Kommissorium for Fællesudbud Sjælland 2015 18 Fællesudbud Sjælland (FUS) er et velfungerende udbudssamarbejde mellem 16 af de 17 kommuner

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR GENTOFTE KOMMUNE Indhold 1. Indledning... 2 2. Gentofte Kommunes vision... 2 3. Formål, målsætninger og rækkevidde... 3 4. Organisering... 8 5. Dokumenter med tilknytning til spolitikken...

Læs mere

Politik for konkurrenceudsættelse. (Indkøbs- og Udbudspolitik)

Politik for konkurrenceudsættelse. (Indkøbs- og Udbudspolitik) Politik for konkurrenceudsættelse (Indkøbs- og Udbudspolitik) Økonomisk Forvaltning April 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 1 POLITIKKENS DÆKNINGSOMRÅDE... 3 1.1 Hvad dækker politikken... 3 1.2 Hvem

Læs mere

Tema den effektive indkøbsorganisation

Tema den effektive indkøbsorganisation Årsdage for offentlig indkøb Tema den effektive indkøbsorganisation Spor 3 indkøb i praksis 11.30-12.30 Compliance Tina Bjørnholt Udbuds- og indkøbschef, Viborg Kommune Oplæg om compliance Hvorfor er compliance

Læs mere

Kulturministeriets vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter September 2015 KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 1

Kulturministeriets vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter September 2015 KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 1 Kulturministeriets vejledning til retningslinjer for køb af konsulenter September 2015 KØB AF KONSULENTOPGAVER I KULTURMINISTIET 1 INDLEDNING Det statslige indkøb af konsulentydelser har flere gange været

Læs mere

Udkast til Region Sjællands indkøbspolitik 2011-2015

Udkast til Region Sjællands indkøbspolitik 2011-2015 Dato: 28. september 2011 Brevid: 1493520 Udkast til Region Sjællands indkøbspolitik 2011-2015 1. Indledning Indkøb er et væsentligt område, der yder vigtige bidrag til, at regionens ansatte kan løse kerneopgaverne

Læs mere

Indkøbspolitik Dragør Kommune. (revideret den 3. juni 2016)

Indkøbspolitik Dragør Kommune. (revideret den 3. juni 2016) Indkøbspolitik Dragør Kommune (revideret den 3. juni 2016) Indholdsfortegnelse 1. Formål... 3 2. Omfang og afgrænsning... 3 3. Indhold og prioriteter... 4 4. Indkøbsaftaler... 5 4.1 Udbud af indkøbsaftaler...

Læs mere

INDKØBSPOLITIK ALLERØD KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK ALLERØD KOMMUNE INDKØBSPOLITIK I ALLERØD KOMMUNE 2012 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indkøbspolitikkens formål og principper 2. Indkøbspolitik og udbudsstrategi 3. Hvem er omfattet 4. Organisering af indkøb i Allerød Kommune

Læs mere

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af statens brug af konsulenter. November 2013

Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af statens brug af konsulenter. November 2013 Notat til Statsrevisorerne om tilrettelæggelsen af en større undersøgelse af statens brug af konsulenter November 2013 TILRETTELÆGGELSESNOTAT TIL STATSREVISORERNE 1 Tilrettelæggelsen af en større undersøgelse

Læs mere

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Initialer: peh Sag: 306-2010-23455 Dok.: 306-2010-289257 Oprettet: 14. december 2010 Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser Baggrund Odsherred Kommunes overordnede udbudsstrategi sætter fokus på, hvordan

Læs mere

Indkøbs- og udbudspolitik 2014 Svendborg Kommune [Forsidebilleder] Varer og tjenesteydelser Byggeri og anlæg

Indkøbs- og udbudspolitik 2014 Svendborg Kommune [Forsidebilleder] Varer og tjenesteydelser Byggeri og anlæg Indkøbs- og udbudspolitik 2014 Svendborg Kommune [Forsidebilleder] Varer og tjenesteydelser Byggeri og anlæg 1 December 2014 Indholdsfortegnelse 1. Indkøbs- og udbudspolitikkens overordnede formål...3

Læs mere

Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 Statens Indkøbspolitik...3 Samarbejde på tværs af Danmark...4 Lokale

Læs mere

Indkøbspolitik. Udkast

Indkøbspolitik. Udkast Indkøbspolitik Udkast INDHOLD Forord Formål Omfang og afgrænsning Retningslinjer for indkøb Indkøbsaftaler Generelle principper Udbud Leverandører 3 4 Vi vil være en erhvervsvenlig kommune. Det kræver

Læs mere

Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune

Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune UDKAST Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune Revideret på byrådets møde den 14. december 2011 Gældende for budgetåret 2012 14-12-2011 1 Baggrund og lovgrundlag for etablering af Udbuds-

Læs mere

DI Handels kommuneundersøgelse. Januar respondenter

DI Handels kommuneundersøgelse. Januar respondenter DI Handels kommuneundersøgelse Januar 2014 88 respondenter Compliance Måler eller registrerer I på "compliance" - det vil sige, hvor stor en del af kommunens vareindkøb, der sker hos de leverandører, der

Læs mere

Helsinge Vandværk s.m.b.a.

Helsinge Vandværk s.m.b.a. Helsinge Vandværk s.m.b.a. Årsberetning 1. juli 31. december af 12. april 2011 Intern overvågning af indgåelse af aftaler 1 I overensstemmelse med bestemmelserne i Vejledning olm internt overvågningsprogram

Læs mere

INDKØBSINSTRUKTION Indkøbsbeføjelser i Sønderborg kommune

INDKØBSINSTRUKTION Indkøbsbeføjelser i Sønderborg kommune Indkøbsbeføjelser i Sønderborg kommune BRUG AF SØNDERBORG KOMMUNES RAMMEAFTALER... 3 1. HVEM KØBER JEG IND FOR?... 3 2. HVAD SKER DER, HVIS JEG IKKE FØLGER INDKØBSVEJLEDNINGEN OG INDKØBSPOLITIKKEN?...

Læs mere

18. juni 2014 1. INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis

18. juni 2014 1. INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis 18. juni 2014 1 INFO-møder for selvejende institutioner om anvendelse af rammeaftaler og indkøbsværktøjer i praksis 2 18. juni 2014 Dagens program 13.00-13.15 Velkomst 13.15-14.00 Institutionernes muligheder

Læs mere

Selvejende institutioner. Rådg. grp. Nr. 2 2011. Nyhedsbrev. om effektive indkøb og institutionsforvaltning på selvejende institutioner

Selvejende institutioner. Rådg. grp. Nr. 2 2011. Nyhedsbrev. om effektive indkøb og institutionsforvaltning på selvejende institutioner Selvejende institutioner Rådg. grp. UVM SKI Nr. 2 2011 Nyhedsbrev om effektive indkøb og institutionsforvaltning på selvejende institutioner Indhold: 1. Ny partnerskabsaftale på vej fra 2011-2013 3 2.

Læs mere

2A Connectivity for Procurement

2A Connectivity for Procurement Indkøb 2A Connectivity for Procurement Morten Høegh-Guldberg DTU e-handel Basware brugerforum d. 12. oktober 2011 Morten Høegh-Guldberg e-handelskoordinator Afdelingen for Økonomi og Regnskab Anker Engelundsvej

Læs mere

Indkøbspolitik for Aalborg Universitet

Indkøbspolitik for Aalborg Universitet Indkøbspolitik for Aalborg Universitet Formål Det overordnede formål med AAU s indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at AAU som helhed kan købe varer tjenesteydelser i den ønskede kvalitet på de økonomiske

Læs mere

Program for intern overvågning

Program for intern overvågning Program for intern overvågning Indhold Indledning... 4 Overvågningsansvarlig... 6 Beskrivelse af overvågningsprogrammet... 7 Operationel og daglig brug af programmet... 9 Indledning Dette er den anden

Læs mere

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet Maj 2003 Fælles indkøbspolitik i Fødevareministeriet (varer og tjenesteydelser) Overordnet politik for indkøb

Læs mere

Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb

Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb Kommunikationsstrategi for Regionernes Fælles Indkøb Indhold 3 Formål 5 Ansvarsfordeling og samarbejdsflader 6 Interessenter 8 Mål for kommunikationen 10 Kanaler 11 Handlingsplan og evaluering Kommunikationsstrategi

Læs mere

Indkøbs- og udbudspolitik

Indkøbs- og udbudspolitik Indkøbs- og udbudspolitik 1 2 Forord Indkøbs- og udbudspolitikken fastlægger de overordnede rammer for indkøb og udbud i Randers Kommune. Politikken gælder dermed for hele Randers Kommune. Den er rettet

Læs mere

Leverandør til Skive Kommune. Hvad skal du vide som leverandør til Skive Kommune? Skive det er RENT LIV SKIVE.DK

Leverandør til Skive Kommune. Hvad skal du vide som leverandør til Skive Kommune? Skive det er RENT LIV SKIVE.DK Skive det er RENT LIV Leverandør til Skive Kommune Hvad skal du vide som leverandør til Skive Kommune? Pjecen: Leverandør til Skive Kommune Dato: Udgivet februar 2015 Afsender: Skive Kommunes Indkøbsafdeling

Læs mere

Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud. Gør tanke til handling VIA University College Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud Gør tanke til handling VIA University College Indholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Opgaven...3 3. Begreber...3 4. Udgifter til gennemførelse af fællesudbud...4

Læs mere

KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS

KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS KONTRAKTSTYRING I PRAKSIS Konteksten 40 % af kommunens driftsudgifter vedrører indkøb hos eksterne leverandører. 4700 leverandører årligt. 130.000 bestillinger om året. Mere end 200 leveringssteder + borgere

Læs mere

Projektbeskrivelse: Effektivt indkøb

Projektbeskrivelse: Effektivt indkøb UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet Generel Administration Version 3, ajourført efter behandlingen på Indsatsprogram-styregruppens møde 13/8, i Indkøbsnetværket 16/8, i Bygningschefudvalget

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE 2 Indholdsfortegnelse Hvad er omfattet... 3 Hvem er omfattet... 3 Forretningsmæssige kriterier... 3 Obligatoriske aftaler... 4 Digitalisering via Indkøbsportalen... 5

Læs mere

KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D

KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D HVEM, HVORFOR & HVORDAN? HVAD ER FI&D? Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D) Simplere indkøb og disponering på tværs af AAU Simplere

Læs mere

Generelle lederkompetencer mellemledere

Generelle lederkompetencer mellemledere Generelle lederkompetencer mellemledere Personale- og teamledelse: min. niveau 3 Skaber et godt arbejdsklima gennem information, dialog og involvering Har øje for den enkeltes talenter og ressourcer Sikrer

Læs mere

Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner

Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner Kvalitetsenheden December 2013 Politik og strategi Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af UCC's kerneopgaver og støttefunktioner December 2013 Side 1 af 7 KVALITETSPOLITIK... 3 VISION OG MISSION...

Læs mere

Samarbejdsaftale om fælles udbud mellem regionerne. 30. april 2014

Samarbejdsaftale om fælles udbud mellem regionerne. 30. april 2014 Samarbejdsaftale om fælles udbud mellem regionerne 30. april 2014 1. Navn og organisation 1.1. Regionernes fælles udbud organiseres under navnet Regionernes Fælles Indkøb (RFI) og består af de 5 regioner;

Læs mere

Udbuds- og indkøbsstrategi 2016

Udbuds- og indkøbsstrategi 2016 Udbuds- og indkøbsstrategi 2016 December 2016 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Formål og principper... 3 2.1 Stordriftsfordele... 3 2.2 Indkøbsfællesskaber, når det giver merværdi... 3 2.3 Organisering

Læs mere

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune Notat Emne Til Direktøren Kopi til Den 28. august 2006 Det skal indledningsvis bemærkes, at der i revisionsberetningen ikke er forhold vedr. Magistratens 5. afdeling, som Byrådet skal tage stilling til,

Læs mere

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår.

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. 1. Indledning.... 3 2. Overordnede retningslinjer for indgåelse af aftaler.... 3 2.1 Hvilke aftaler er omfattet.... 4

Læs mere

BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs)

BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs) BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs) 1. Administrativt fællesskab 2. Hvor er vi nu 3. Hvor vil vi hen 4. Muligheder, visualisering 5. Hvilken værdi har det for partnerne 6. Opgavefordeling Bygsfs - partnere

Læs mere

ALLERØD KOMMUNE Forvaltningen

ALLERØD KOMMUNE Forvaltningen ALLERØD KOMMUNE Forvaltningen Journal nr. 09/52508 26. oktober 2009 Bjarkesvej 2, 3450 Allerød (Forslag) Handlingsplan for grønne indkøb ALLERØD KOMMUNE side 2 Indhold: Baggrund Mål Målgrupper Ansvar og

Læs mere

Facility management. Temadag. indkøb og udførelse af interne serviceopgaver. Oplev indlæg fra Danish Crown Nokia Spar Nord DTU Management

Facility management. Temadag. indkøb og udførelse af interne serviceopgaver. Oplev indlæg fra Danish Crown Nokia Spar Nord DTU Management Foto: istockphoto Medlem af DILF eller DFM: 1.250 kr. Ikke-medlem: 2.000 kr. Temadag Den 14. april 2008 SAS Scandinavia Hotel København Facility management indkøb og udførelse af interne serviceopgaver

Læs mere

Indkøbspolitik for Aalborg Universitet

Indkøbspolitik for Aalborg Universitet Indkøbspolitik for Aalborg Universitet Formål Det overordnede formål med AAU s indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at AAU som helhed kan købe varer tjenesteydelser i den ønskede kvalitet på de økonomiske

Læs mere

Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune

Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Indkøbsarbejdet i Hjørring Kommune Hjørring Kommunes Indkøbspolitik er vedtaget i byrådet den 25. marts 2008. Indkøbspolitikken skal sikre, at vi i Hjørring Kommune opnår

Læs mere

Indkøbspolitik for Gentofte Kommune

Indkøbspolitik for Gentofte Kommune for Gentofte Kommune DE TVÆRGÅENDE FUMKTIONER 1. Forord...1 2. kens overordnede formål...1 3. kens indhold...1 4. kens anvendelse og virkeområde...2 5. Organisering af indkøb...2 6. Indkøbsaftaler...4

Læs mere

Indkøbsundersøgelse. Effektiv forandring. Effektiv indkøb og procesunderstøttelse: `fra ordre til betaling. Forsommeren 2015 2015 A-2 A/S

Indkøbsundersøgelse. Effektiv forandring. Effektiv indkøb og procesunderstøttelse: `fra ordre til betaling. Forsommeren 2015 2015 A-2 A/S Indkøbsundersøgelse Effektiv indkøb og procesunderstøttelse: `fra ordre til betaling Forsommeren 2015 2015 A-2 A/S Effektiv forandring Introduktion Kære læser, Få optimeret indkøbet i din virksomhed Deltag

Læs mere

Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser

Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser Indhold 1 Indledning... 3 2 Organisering... 3 3 Indkøbsaftaler... 4 4 Udbud... 4 6 Overordnede mål... 6 7 IT... 8 8 Kontraktopfølgning... 9 9 Planlægning...

Læs mere

Indkøbspolitik og anvendelse af indkøbssystem for Hospitalsenheden Vest

Indkøbspolitik og anvendelse af indkøbssystem for Hospitalsenheden Vest IMAP-udkast Indkøbspolitik og anvendelse af indkøbssystem for Hospitalsenheden Vest Formål At sikre, at de overordnede retningslinier og politikker på indkøb er kendte og anvendes til: planlægning af større

Læs mere

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune

Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune Godkendt af Økonomiudvalget den 13. december 2010 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Omfang og afgrænsning...3 3. Tilrettelæggelse og gennemførelse

Læs mere

Projektgrundlag fælles Microsoft aftale version 1.0

Projektgrundlag fælles Microsoft aftale version 1.0 UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Fælles Microsoft aftale 1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Fælles Microsoft aftale Mads Konge Nielsen, VIA Effektivisering,

Læs mere

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK GULDBORGSUND KOMMUNE JANUAR 2016 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Formål med indkøbs- og udbudspolitikken... 4 3. Principper for udbud og indkøb...

Læs mere

Organisering og styring af informationssikkerhed. I Odder Kommune

Organisering og styring af informationssikkerhed. I Odder Kommune Organisering og styring af informationssikkerhed I Odder Kommune Indhold Indledning...3 Organisationens kontekst (ISO kap. 4)...3 Roller, ansvar og beføjelser i organisationen (ISO kap. 5)...4 Risikovurdering

Læs mere

FAQ: Hyppigt stillede spørgsmål på indkøbsområdet

FAQ: Hyppigt stillede spørgsmål på indkøbsområdet FAQ: Hyppigt stillede spørgsmål på indkøbsområdet Regionsrådet har besluttet, at en privat logistikpartner skal etablere og drive et fælles varelager for Region Midtjylland. Der skal vælges logistikpartner

Læs mere

Analyse. Offentlige indkøbsfunktioner. - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis

Analyse. Offentlige indkøbsfunktioner. - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis Analyse Offentlige indkøbsfunktioner - Effekter af oprustning og eksempler på god praksis 2013 Offentlige indkøbsfunktioner Effekter af oprustning og eksempler på god praksis On-line ISBN 978-87-7029-552-9

Læs mere

Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer

Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer Sundhedsstyrelsen Evaluering af Satspuljeprojektet Børne-familiesagkyndige til støtte for børn i familier med alkoholproblemer Konklusion og anbefalinger September 2009 Sundhedsstyrelsen Evaluering af

Læs mere

Shared A/S INDKØBSPOLITIK. Fælles grundlag for indkøb

Shared A/S INDKØBSPOLITIK. Fælles grundlag for indkøb Shared A/S INDKØBSPOLITIK Fælles grundlag for indkøb INDHOLD 1 Baggrund og formål for indkøbspolitikken... 3 2 Formålet med Shared... 3 3 Shareds funktion og arbejdsopgaver... 3 4 Fælles indkøbspolitik...

Læs mere

Status for ændringer. Informationssikkerhedspolitik for Region Hovedstaden. Version 1.2

Status for ændringer. Informationssikkerhedspolitik for Region Hovedstaden. Version 1.2 Status for ændringer Version Dato Navn Bemærkning 1.0 24-04-2007 Vedtaget i Regionsrådet 1.1 13-02-2012 IMT-Informationssikkerhed Tilpasning af terminologi 1.2 15-10-2012 IMT-Informationssikkerhed Rettelse

Læs mere

Fællescenter HR og Projekt rdve Sag nr. 11/6006. Vigtigt med dialog med decentrale brugere inden der indgås bindende aftaler.

Fællescenter HR og Projekt rdve Sag nr. 11/6006. Vigtigt med dialog med decentrale brugere inden der indgås bindende aftaler. NOTAT Fællescenter HR og Projekt 05.03.2012 rdve Sag nr. 11/6006 Nr. Afsender Høringssvarenes indhold Forvaltningens bemærkninger 1. Skolebestyrelsen, Suldrup Skole Bakker op om Politik for indkøb og udbud

Læs mere

Indkøbs workshop. Implementering af indkøbsdelen i IndFak2

Indkøbs workshop. Implementering af indkøbsdelen i IndFak2 Indkøbs workshop Implementering af indkøbsdelen i IndFak2 Novemberr 2015 MÅLGRUPPE Medarbejdere i jeres Institution som har kendskab til indkøbsaftaler, indkøbsprocesser og kontering, som i praksis skal

Læs mere

Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik

Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik Vedtaget af Byrådet d. 17.04.2013 Indhold 1. Indkøbspolitikkens overordnede formål 2 2. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning 2 3. Indgåelse af aftaler 2 4. Anvendelse

Læs mere

Mål- og resultatplan

Mål- og resultatplan Mål- og resultatplan Indhold Strategisk målbillede for Moderniseringsstyrelsen 3 Strategiske pejlemærker 4 Mål for 2016 5 Policylignende kerneopgaver 5 Mål for intern administration 6 Gyldighedsperiode

Læs mere

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE

SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE SÅDAN BLIVER DU LEVERANDØR TIL FAVRSKOV KOMMUNE I Favrskov Kommune vægter vi dialogen og samarbejdet med det lokale erhvervsliv højt. I denne folder kan du læse om kommunens indkøbsprocedurer, og hvilke

Læs mere

At turde gå nye veje

At turde gå nye veje At turde gå nye veje Strategisk indkøb i ledelsesperspektiv Formålet : At vise, hvordan Rigspolitiet som en af landets store offentlige indkøbsorganisationer sikrer, at man opnår de fulde effekter af gode

Læs mere

Struer Kommunes Indkøbspolitik

Struer Kommunes Indkøbspolitik Struer Kommunes Indkøbspolitik Formål Det overordnede formål med Struer Kommunes Indkøbspolitik er at skabe rammerne for: at Struer Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser på de økonomisk

Læs mere