Konica Minolta. Effektiv integreret dokumentbehandling. Document capture & distribution Unity Document Suite

Transkript

1 Konica Minolta Unity Document Suite Effektiv integreret dokumentbehandling Document capture & distribution Unity Document Suite

2 Unity Document Suite, Document capture & distribution Strømlinede dokumentworkflows Medarbejdere skal i dag håndtere store mængder papirbaserede og elektroniske informationer. Det er en udfordrende opgave at oprette et pålideligt, personligt og fleksibelt dokumentworkflow til datafangst, organisering, redigering, genfinding og deling af dokumenter. De fleste brugere af multifunktionsprintere vil gerne strømline deres dokumentbaserede processer for at øge effektiviteten og spare penge. Unity Document Suite er den ideelle desktop baserede dokumentstyringsløsning, der indeholder alle nødvendige funktioner, såsom dokumentorganisering, arkivering og søgning. n Unity Document Suite er en brugervenlig applikation, der integreres i de eksisterende dokumenthåndteringsprocesser. Den personlige scanningsplatform benyttes til problemfri dokumentfangst, konvertering, videresendelse og håndtering direkte fra en af Konica Minoltas bizhub MFP'ere. n Som kraftfuld dokumenthåndteringsløsning til pc'en, giver Unity Document Suite brugerne mulighed for at oprette og konvertere PDF filer, samle dokumenter uanset type, OCR-behandle (Optical Character Recognition) og navngive filer. Unity Document Suite indeholder følgende funktioner: n Understøttelse af PDF-oprettelse fra en række applikationer. Dette giver brugerne mulighed for at samle brugerdefinerede PDF-dokumenter med en hurtig og nem drag-and-drop funktion n Øjeblikkelig konvertering af papirbaserede dokumenter og PDF-filer til redigerbare Microsoft Office-dokumenter n Scanning og konvertering af dokumenter til XML, PDF, TIFF og andre formater n Oprettelse af søgbare PDF filer, lokalisering af scannede dokumenter, oprettelse af elektroniske blanketter, deling af dokumenter via og meget mere

3 Den komplette dokumenthåndteringsløsning til pc giver brugerne mulighed for bedre at udnytte deres bizhub MFP'ere. Unity Document Suite: n Sammen med bizhub MFP'ens forskellige funktioner til scanning, får brugerne mulighed for at konvertere, redigere, organisere, kombinere, søge og dele scannede dokumenter, Microsoft Office- og PDF-filer n Giver et brugervenlig interface mellem bizhub MFP'er og desktop-applikationer samt backoffice systemer såsom SAP, Navision, Oracle og andre n Løsningen eliminerer problemer omkring filkompatibilitet n Løsningen kan implementeres i workflowet enten via Scan-til-SMB eller via en dedikeret Scan til Unity Connector (se side 7). Dette integrerer applikationen med eksisterende scannings- og distributionsworkflow med direkte adgang fra MFP-panelet Arbejdsproces Input Klient PC Output Scan-til- Scan-til-FTP Desktop Management Søg Virtuelle ringbind Manuel drag-&-drop distribution Print Scan-knap opsætning er påkrævet Scan-til-SMB Dokumentkonvertering og OCR 127 OCR-sprog Formatkonvertering af dokumenter Automatisk og manuel tekstkorrektion Interaktiv panelintegration (ekstraudstyr) Workflowsynkronisering Mappesynkronisering Server med ecopy Unity Connector PDF-styring/behandling PDF-redigering Sammensæt/adskil PDF Udtræk enkelte sider Gem Sharepoint ERP-system FTP Netværk Brugerdefinerede workflows; valg af: input kilder konvertering/behandling output destination/fil-distribution/print Send

4 Unity Document Suite, Document capture & distribution Effektiv og fleksibel løsning til det daglige kontorarbejde De effektive funktioner i Unity Document Suite giver virksomheder mulighed for at udskifte upraktiske og tidsrøvende papirbaserede forretningsløsninger med strømlinede og yderst effektive elektroniske workflows. Medarbejderne får et personligt, pålideligt og fleksibelt dokumenthåndteringssystem, der opfylder den enkeltes behov. Konvertering af papir og PDF'er til rediger- og søgbare dokumenter Unity Document Suite giver brugerne adgang til informationer i papirbaserede dokumenter ved at omdanne dem til elektroniske filer, der kan søges og redigeres i. Takket være Unitys omfattende OCR funktioner ligner de konverterede dokumenter originalen - med fuldt formaterede kolonner, tabeller, punktopstillinger og grafik. Derved undgår brugeren at skulle formattere/indskrive dokumentet igen. Unity Document Suite indeholder funktioner, der kan: n Omdanne papir- og PDF-dokumenter til redigerbare Microsoft Office- og Corel WordPerfect-filer n Rette slåfejl og ændre tekstfarve, fonte, punktstørrelse m.v. n Fritekstsøge i scannede og konverterede dokumenter n Bruge Logical Form Recognition til at omdanne papirblanketter til skrivbare PDF- eller Microsoft Word-blanketter n Kopiere grafik, diagrammer og tekst fra PDF-filer og indsætte dem i Microsoft Office-dokumenter n Eksportere data fra udfyldte PDF- eller fortrykte blanketter til indsættelse i regneark og databaser n Konvertere papir- og PDF-filer til.wav audio-filer Oprette standard PDF-filer Unity Document Suite giver brugerne mulighed for hurtigt at oprette standardiserede PDF-filer (viewer læsbare) direkte fra en række pc-applikationer. Når brugeren browser efter Microsoft Office-dokumenter i Windows, kan man med et enkelt klik konvertere det valgte dokument til PDF-format. Unity Document Suite omfatter også præcis konvertering af PDF-filer til XPS, Corel WordPerfect og Microsoft Office-dokumenter. Understøttelse af Windows 7 Jump Lists giver hurtig adgang til de seneste filer samt almindelige opgaver såsom PDF-oprettelse og konvertering. Brugerne kan f.eks.: n Oprette universal læsbare PDF filer n Kombinere indscannede dokumenter, billedfiler, sider fra tekstbehandling, regneark og præsentationer til et samlet dokument i PDF-format n Kombinere alle sider i et PDF-dokument til ét Microsoft Excel ark

5 Effektivt og sikkert samarbejde Unity Document Suite giver kollegaer mulighed for at kommunikere og samarbejde endnu bedre end før. Med omfattende kommentarfunktioner kan brugerne komme med redigeringsforslag, udveksle idéer og træffe beslutninger hurtigt og nemt. Brugerne får også et praktisk Comment Panel, hvor de kan se, organisere, prioritere og opdatere alle deres kommentarer. Det giver mulighed for at: n Tilføje noter, kommentarer, stempler og vandmærker m.m. n Redigere eller fremhæve vigtige oplysninger n Sikre dokumenter med adgangskoder og digitale signaturer Fleksibelt personligt scanningsworkflow Med Unity Document Suite kan brugerne tilpasse MFP-scanningsdestinationer, dokumentformater og meget mere direkte fra deres computer. Efter at have logget ind på MFP'en får brugeren en række personlige funktionsmuligheder. Det eneste brugeren skal gøre, er at trykke på scanningsknappen for at få sine dokumenter digitaliseret og gemt direkte i mappen eller anden nærmere specificeret destination i det valgte format. Hele proceduren er hurtig, sikker og fuldstændig pålidelig. Brugerne kan også kombinere funktioner, destinationer og formater i ét trin, som udføres fra MFP'en ved tryk på en knap, hvilket sparer tid og udnytter enheder mere effektivt. Med Unity Document Suite er det nemt at: n Indstille eller ændre scanningspræferencer, såsom filformater, destinationer og andre detaljer, direkte fra pc'en n Sende scannede filer direkte til en specifik mappe, hvor de nemt kan genfindes n Tilpasse scanningsfunktionerne på MFP'en

6 Unity Document Suite, Document capture & distribution Omfattende funktioner til fordel for alle brugere De mange funktioner i Unity Document Suite strømliner og øger effektiviteten i virksomheden. It-specialister og administratorer får lige så mange fordele som de individuelle brugere. Og det betyder, at ledelsen får imponerende produktivitet ud af hele teamet! Vigtige funktioner n Nem opsætning og installation n Kompatibel med mange dokumenttyper og en lang række (elektroniske) scanningsformater n Avanceret PDF-løsning Omfattende PDF-oprettelses-, redigerings- og konverteringsfunktioner Nem oprettelse af PDF-formularer, PDF-porteføljer m.v. som brugerne kan skrive i n Hurtig dokumentfletning ved at flette dokumenter med drag & dropfunktionaliteten ved at kombinere elektroniske og papirbaserede dokumenter til virtuelle ringbind n Optical Character Recognition (OCR) Automatisk konvertering af papirbaserede dokumenter og PDF'er til elektroniske dokumenter uden påvirkning af layout Praktisk dokumentsøgning efter indhold eller nøgleord n Automatiske, personlige konverterings- og scanningsworkflow n Panelintegration på best OpenAPI-kompatible bizhubmodeller ved hjælp af den dedikerede Scan til-unity Connector Fordele n Få fleksibilitet fra en software suite, der omfatter funktionaliteten fra flere applikationer, der normalt skal købes og installeres separat n Øget arbejdseffektivitet takket være hurtig konvertering af dokumenter til redigerbare filformater og en praktisk kombination af både elektroniske og papirbaserede dokumenter til virtuelle ringbind n Mulighed for integrerede dokumentstyringsworkflow, der sparer tid og penge takket være nem konvertering af papirbaserede dokumenter og PDF dokumenter til redigerbare filformater, nem fletning af dokumenter uanset type og praktisk elektronisk distribution n Præcis og pålidelig OCR behandling minimerer konverteringsfejl n Fremmer effektiv, pålidelig og sikker udveksling af dokumenter mellem kollegaer n Høj brugerfrihed med personlig kontrol af brugerens egne workflows med hensyn til dokumentstyring, konvertering og distribution n Øget værdi af MFP-investeringen

7 Komplet integration med Scan-to-Unity Connector Brugere af Unity Document Suiten, der ønsker at strømline deres scanningsprocesser, kan øge effektiviteten, når de scanner fra deres Konica Minolta MFP til Unity Document Suite desktop-applikationen. Til dette formål er Unity Document Suite udstyret med en funktion, der kaldes Scan-to-Unity. Funktionen forbinder brugerens pc med MFP'en via en server og giver mulighed for at sende personlige instillinger direkte til MFP-panelet. n Scan-to-Unity Connector er en personlig scanningsgateway, der giver mulighed for problemfri dokumentfangst, konvertering, routing og håndtering direkte fra en integreret bizhub MFP. Denne komponent i Unity Document Suite er installeret på en server i virksomheden og bygger på Nuance ecopy ShareScan-teknologien. n Denne effektive scanningsgateway er designet til integration med Konica Minoltas MFP'ere. Den brugervenlige plug-in fungerer direkte sammen med bizhub'ens scanningsfunktioner og giver brugerne mulighed at vælge scannings-, konverterings- og destinationsopsætninger via panelet. n Scan-to-Unity Connector giver brugerne mulighed for at personalisere scanningsdestinationerne og tilgængelige workflow direkte fra deres pc. Efter at have logget ind på MFP'en får brugerne tilgang til deres personlige funktionsmuligheder. De vælger ganske enkelt bare mellem deres personlige scanningsdestinationer, trykker på scanningsknappen, hvorefter deres dokumenter sendes direkte til den valgte destination og i det foretrukne format - hurtigt, sikkert og pålideligt. n Brugerne kan også kombinere funktioner, destinationer og formater i én rutine, som vælges fra MFP'en ved tryk på én knap, hvilket sparer tid og udnytter enheder mere effektivt. Med Scan-to- Unity Connector kan brugerne: n Indstille og ændre scanningspræferencer, såsom filformater, destinationer og andet, direkte fra pc'en n Nemt opsætte et hvilket som helst OCRworkflow til automatisk dokumentbehandling n Sende scannede filer direkte til en specifik mappe på pc'en n Tilpasse scanningsfunktionerne på MFP'en n Dirigere dokumenter direkte til dokumentstyringssystemer såsom Microsoft SharePoint, Interwoven, Hummingbird, Open Text og mange flere n Beskytte følsomme dokumenter med sikker kryptering og adgangskontrol

8 Tekniske specifikationer Minimum systemkrav for komponenterne i Unity Document Suite: En computer med Intel Pentium III, nyere processor eller tilsvarende. Dual-Core eller Quad-Core processor anbefales til avanceret funktionalitet. Windows XP 32-bit SP3 eller højere med 400 MHz processor Windows Vista 32-bit eller 64-bit SP2 eller højere Windows 7 32-bit eller 64-bit med 1 GHz processor Microsoft Internet Explorer 7 eller højere 512 MB hukommelse (RAM), 1 GB anbefales til avanceret funktionalitet 1,21 GB ledig plads på harddisken til applikationsfiler og testfiler plus 70 MB plads under installation x 768 dpi med 16-bit farve eller bedre Der skal bruges internetadgang til produktregistrering, aktivering, Scanner Wizard databaseopdatering og hentning af live opdateringer til programmet. For at gemme DOCX-, XLSX- og PPTX-filer (til Microsoft Office 2007 eller 2010 Word, Excel og PowerPoint) eller for at hente og gemme XPS-filer (XML Paper Specification), skal Microsoft.NET Framework 3.0 være installeret. Nuance ecopy ShareScan v5 Server Minimum softwarekrav* Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Business Edition Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows Vista Enterprise Edition *Systemkrav til ecopy ShareScan Suite for integrerede enheder kan variere alt efter konfiguration. Note: Ydeevne og hastighed forbedres, hvis computerens processor, hukommelse og ledig plads på harddisken overstiger minimumskravene. Dette gælder især ved konvertering af meget store PDF-filer i farve. Hyper-thread aktiverede eller multiprocessor-systemer kan levere bedre resultater. n 2010 Nuance Communications, Inc. Alle rettigheder er forbeholdt. n Nuance, Nuance-logoet er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Nuance Communications, Inc. eller deres tilknyttede selskaber i USA og/eller andre lande. Alle andre varemærker eller registrerede varemærker, som nævnes her, tilhører deres respektive ejere. n Support og levering af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængig af operativsystemer, applikationer, netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer. n Nogle af produktillustrationerne viser systemerne med ekstraudstyr. n Specifikationer og tilbehør er baseret på de oplysninger, der var tilgængelig på udskrivningstidspunktet og kan ændres uden varsel. n Konica Minolta garanterer ikke, at alle de anførte priser eller specifikationer er fejlfri. n Microsoft, Windows og Windows-logoet er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. n Alle andre mærke- og produktnavne kan være registrerede varemærker eller varemærker tilhørende deres respektive ejere og anerkendes hermed. Din Konica Minolta Business Solutions-partner: Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund Hjulmagervej 4B 7100 Vejle Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj Gøteborgvej Aalborg SV Tlf /2012