Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset

Transkript

1 Mødedato: 13. marts kl Mødested: Møderum 1 Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødelokalet er reserveret fra kl.9.00 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Kenth Halfdan Ferning (formand), Jørgen Larsen, Morten Møller, Ole Stounbjerg Medarbejderrepræsentanter: Rikke Liboriussen (HK), Laila Dueholm (HK), Margit Pedersen (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Allan Glintborg Rasmussen, Henrik Ernstsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Jørgen Larsen, Margit Pedersen, Kjeld Pedersen, Henrik Ernstsen Dagsorden/Referat: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Bemærkninger til dagsorden: Der er endnu ikke kommet tilbagemeldinger fra alle afdelinger vedr. punkterne om kulturen på rådhuset og Sundhedsordningen, hvorfor disse punkter udsættes til mødet den 19. juni Godkendt. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet, arbejdsmiljøgruppen suppleret af Ulla Salling Arbejdsmiljøgruppen har fået APV tilbagemelding fra alle afdelinger og er nu i gang med at beskrive, hvad der skal tages handling på og komme med løsningsforslag. Som opfølgning vil afdelingerne få besøg af en arbejdsmiljørepræsentant på personalemøde med MED-status her i april/maj. Arbejdsmiljøgruppen har været på rundering i Plan og Miljø og det gav ingen bemærkninger der var endda styr på løse ledninger! Loftlys i forrummet ved borgmester/direktion er skiftet til LED. Under forudsætning af at der bliver afsat økonomi til en fuld udskiftning i resten af Rådhuset af glødepære til LED, vil det kunne laves inden sommerferien. Dokumentnr.: side 1

2 4. Arbejdsmiljøregnskab til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en status på mål og indsatser for Herudover indeholder det bl.a. en opgørelse over sygefravær, arbejdsulykker og APV handleplaner. Områdeudvalget drøfter regnskabet og beslutter hvorvidt der er behov for særlige tiltag indenfor udvalgets område. Da de fraværstal der er udtrukket fra lønsystemet er behæftet med for mange fejl, indgår sygefraværsstatistikken desværre ikke endnu. Det skal bemærkes, at de manglende sygefraværstal har betydet, at Hovedudvalget på mødet den 3. februar 2014, ikke har taget endelig stilling til regnskabet. Hovedudvalget drøftede den resterende del af regnskabet, men besluttede at man først ønsker at behandle regnskabet mere grundigt på næste møde. Hovedudvalget har således endnu ikke taget stilling til de overordnede målsætninger og kompetenceplanen for arbejdsmiljøgrupperne. I forbindelse med Hovedudvalgets drøftelse af regnskabet blev det drøftet, hvem der kan henvise medarbejdere til Falcks psykologordning, og om en leder kan afvise en anmodning fra en medarbejder om bistand. Kontakten til Falck Healthcare skal gå gennem nærmeste leder eller HR. Der kan være tilfælde, hvor vores aftale med Falck Healthcare ikke dækker, men kontakter man Falck vil de altid vurderer om en henvendelse ligger inden for aftalens rammer. Hovedudvalgets udsættelse af den endelige behandling af arbejdsmiljøregnskabet giver Områdeudvalget mulighed for at drøfte og give input til de overordnede arbejdsmiljømål samt kompetenceplanen for arbejdsmiljøgrupperne. Områdeudvalget drøfter og beslutter endvidere behov og særlige mål og indsatser indenfor udvalgets område. Arbejdsmiljøregnskabet er vedlagt som bilag, doknr Drøftet. Antallet af anmeldte arbejdsulykker er steget, formentlig pga. mere opmærksomhed på at arbejdsulykker skal indberettes. Ingen registrering på vold og trusler. Det der fyldte mest i APV er: støj, træk og toiletforhold. Sygefraværsstatistikken vil komme til behandling på næste møde. Dokumentnr.: side 2

3 5. Trivselspulje til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Tilbagemelding fra ledelsen på muligheden for etablering af en trivselspulje, jf. sidste referat Der afsættes 200 kr. pr. ansat i fælles pulje (samlet en pulje på kr). Arbejdsgruppe nedsat med følgende medlemmer: Ole Stounbjerg, Laila Dueholm, og Jette Harlund. Arbejdsgruppen skal udarbejde forslag til kriterier for ansøgning om midler. Kenth er i gang med at planlægge en sommerfest, som han lovede til julefrokosten. 6. Opfølgning på rygefaciliteter/-steder på Rådhuset til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Opfølgning fra sidste møde Ingen afklaring endnu. 7. Opfølgning fra Hovedudvalgets møde den 3. februar 2014 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Hovedudvalgsmedlemmer i Områdeudvalget Ud over arbejdsmiljøregnskabet behandlede HU følgende punkter af interesse for Områdeudvalgene: a. HR strategi Der er igangsat en proces vedr. udvikling af en ny HR-strategi. Strategien får to spor : Strategisk kompetenceudvikling og Lederudvikling. Der nedsættes i den forbindelse to projektgrupper bestående af 3 lederrepræsentanter og 3 medarbejderrepræsentanter i hver gruppe. Medarbejderrepræsentanterne udpeges blandt Hovedudvalgets og Områdeudvalgenes repræsentanter. Udpegningen af medlemmer koordineres af formand og næstformand i Hovedudvalget med henblik på at sikre så bred repræsentation i grupperne som muligt. Procesbeskrivelse for HR-strategien kan ses på: b. Trivselsmåling 2014 I løbet af efteråret 2014 gennemføres ny samlet trivselsmåling for hele Odder Kommune. Hovedudvalget besluttede, at en arbejdsgruppe under udvalget skal se nærmere på spørgsmålene til målingen. Hovedudvalget besluttede endvidere, at de enkelte Områdeudvalg kan beslutte, at tilføje enkelte yderligere spørgsmål i målingen, som kun stilles til medarbejdere indenfor udvalgets område. Dokumentnr.: side 3

4 c. Opfølgning på strategisk drøftelse Hovedudvalget har besluttet en plan for besøg hos lokale MED-udvalg og personalemøder med MED-status. Planen er tilgængelig på arbejdsmiljøportalen: Endvidere er billeder af Hovedudvalgets medlemmer lagt på arbejdsmiljøportalen: nderexpand=2926&topid=&langref=56&area=&menuid=111&expandid=1042&te mplate=../templates_under/template_2.asp&articleid=2926 d. Opfølgning på årshjul For at skabe større overblik over Hovedudvalgets opgaver, arbejdsgrupper og beslutninger, besluttede Hovedudvalget at årshjulet videreudvikles til et bedre styringsdokument i forhold til opgaver og beslutninger. Dette behandles på næste møde i HU. Referatet kan læses i sin helhed på a. Kenth orienterede om at der er udpeget følgende lederrepræsentanter: Morten Møller, Erik Bjerrum, Birthe Egholm, Anne Stenbæk, Leo Kristoffersen og Helle Pedersen. Så snart medarbejderrepræsentanterne er udpeget vil blive indkaldt til opstartsmøde i projektgrupperne. b. Svært, når spørgsmålene ikke kendes, men definering af nærmeste leder vigtigt. Trivsel vigtigt for at blive bedre til at løse vore kerneopgaver 8. Elever Ansvarlig for information til punktet: Rikke Liboriussen Medarbejdersiden ønsker en drøftelse ift. Om der kan være mulighed for at uddanne flere kontorelever. Rådhuset har pt. kun én kontorelev pr 2 år, ud fra organisationens størrelse mener vi, at der burde være plads og økonomi til at uddanne flere, både set ud fra en forpligtelse til at være med til at skabe uddannelsespladser i en tid hvor det kan være svært at finde lærepladser for mange unge mennesker. Men også ift. forsyning af uddannet arbejdskraft til egen arbejdsplads. Ledelsen ser positivt på forslaget. På baggrund af drøftelse blev besluttet at Ole Stounbjerg laver punkt til forelæggelse på Rådhusets fælles ledermøde. Dokumentnr.: side 4

5 9. Til efterretning: a. Referat fra Personalemøde med MED-status i HR den b. Referat fra personalemøde med MED-status i Økonomi den dok.id c. Referat fra personalemøde med MED-status i Miljø den dok.id d. Referat fra personalemøde med MED-status i Jobcentret den dok.id Til efterretning. 10. Eventuelt Ulla Salling modtaget mail fra medarbejder om mulighed for støtte til deltagelse i Kræftens Bekæmpelses arrangement den juni: Stafet For Livet Odder Godkendt at deltagergebyr for medarbejdere på Rådhuset dækkes på lige fod som ved DHL. Kontaktperson for sundhedstiltag er blevet Sundhedskoordinator Klaus Grabbert. Morten Møller taler med Klaus om info herom på OdderIntra. Næste møde: 19. juni 2014 kl , møderum 2 Dokumentnr.: side 5