Der blev afholdt en meget vellykket julefrokost i december 2008.

Transkript

1 Stormøde dagsorden Til stede: Anne Kathrine 18, Luhr 19, Rikke 19, Sille 104, Janus 117, Pernille 122, Mette 201, Lau 204, Tanja 212, Lars 218, Adam 222, Tanja 309, Jonas 313, Frederikke 315, Henrik 321, Niels 322, Simon 419, Isabel 419, Lærke Forslag om bevilling af øl og vand Vedtaget. Ikke enstemmigt, men ingen imod. 2 valg af ordstyrer Mette 201 enstemmigt valgt. 3 valg af referent Niels 322 enstemmigt valgt. 4 godkendelse af sidste stormødes referat Enstemmigt godkendt 5 Godkendelse af dagsorden Enstemmigt godkendt 6 Beretninger fra a Beboerråd (Janus 117) Beboerrådets struktur gennemgået, med medlemmer, mødefrekvens, opgaver, KF-kasse og postkasse. Kort gennemgået hvad beboerrådet har haft kørende siden sidste Stormøde: renovering fylder stadig en del (senest udskiftning af gulve på 4. sal), der har været noget med snerydning på 4. sal ellers ikke så meget ud over det daglige. Der blev afholdt en meget vellykket julefrokost i december b Bestyrelsen (Janus 117, Mette 201) Bestyrelsen består af to beboerrådsrepræsentater (kutyme for at det er beboerrådsformanden og -næstformanden; har den seneste periode dog været beboerrådsformand Janus 117 samt beboerrådsmedlem Mette 201), to medlemmer udpeget af kommunen, to medlemmer udpeget af uddannelsesinstitutionerne (for tiden en fra KU og en fra CBS), inspektøren for kollegiet (Helge), samt Gitte og Birgitte fra KKIK. Næste bestyrelsesmøde er i morgen, onsdag den 25. marts Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 1

2 Der blev afholdt bestyrelsesmøde i december 2008, hvor kollegiets regnskab for året blev godkendt. Der var et overskud på omtrent , kroner til henlæggelser der imidlertid blev øremærket til Helge, idet der var en del dyre poster der havde gjort at han var gået over budgettet i 2008, herunder reparation af varmecentral, maling af kældergange, erstatning af stjålen computer og stjålent værktøj, reparation af kopimaskine osv. c Kassereren, samt revideret regnskab fremlægges (Simon 419) Kassereren har ikke så meget at fortælle. Julefrokost og løn er de eneste udgifter. Indtægter er fra beboere og lidt renter. Nuværende egenkapital er på ,44 kroner, ca , kroner mere end ved sidste Stormøde, hvilket i princippet blot betyder at vi ikke bruger nok penge. Beboerforeningens penge er øremærket til fremmelse af det sociale liv og velfærden på kollegiet og der kan søges om doneringer til tiltag der fremmer disse. Se desuden Bilag I: Internt regnskab. d Barudvalget, samt revideret regnskab fremlægges (Lau 204) Der har ikke været afholdt så mange fester som barudvalget havde håbet på, men der har dog været et beskedent overskud, samlet set. I indeværende periode har barudvalget bestået af Lau 204 (de facto-barformand) og Lars 218. Lau 204 forklarede om barudvalgets formål: Står for arrangering af kollegiefester, udlejning af baren til private fester, indkøb til baren, samt rengøringstjek ved private fester og kasseoptælling. Der er meget arbejde i det, og af denne årsag vil barudvalget forsøges udvidet senere på mødet (se pkt. 8g nedenfor). Det håbes at dette også vil kunne medføre en bedre bar med flere og bedre arrangementer. Barrenoveringen er stadig ikke helt færdig, men det nye barudvalg vil tage sig af at få lavet en egentlig handlingsplan for det videre forløb, og Helge har givet udtryk for at han gerne hjælper til med det praktiske. Der oplyses også at baren har søgt og fået 2.000, kroner i donation fra beboerforeningens kasse, med det formål at arrangere nogle fester hvor der er mulighed for at servere nogle gratis drikkevarer. Når de 2.000, kroner er brugt vil baren vurdere hvorvidt forsøget har været en succes og, hvis det har det, søge beboerforeningen om yderligere donationer til fortsættelse af ordningen. Det understreges i øvrigt at der afholdes Tour de Chambre på kollegiet den 4. april e Studieliv Ørestad (Mette 201) Mette 201 fortæller om foreningen der er en sammenslutning af kollegier på Amager. Konklusionen er at det er en god ide, men at der er et stykke vej fra ide til handling: Foreningen er ved at dø på grund af manglende engagement fra kollegierne. Der er holdt to fester og et stand-up-arrangement. Der er et overskud på ca , kroner, der skal gøres noget ved. Mette foreslår at donere til Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 2

3 velgørenhed, hvilket der er opbakning for, men der fattes folk. Ingen til stede ved Stormødet ønsker at overtage ansvaret for Studieliv Ørestad. Mette 201 accepterer at fortsætte som repræsentant og afse det sidste indtil foreningen dør helt. 7 Fremlæggelse af budgettet for regnskabsåret 2009/2010 Janus 117 og Mette 201 fremlægger i fællesskab budgettet der blandt andet indeholder den i foråret 2008 varslede planlagte lejeforhøjelse på 1,72% med ikrafttræden 1. august Herudover specificeres følgende konti i budgettet: Driftsbudget (s. 3) Kto. 05 Vand: Drastisk fald i udgifter, fra , kroner i til nuværende , kroner skyldes at vand i lejlighederne nu aflæses og betales individuelt; beløbet her i budgettet er altså kun for fællesfaciliteter (vaskeri, haveslanger, bar osv.) Kto. 08 Varme: Forrige år og i år budgetteret med ca , kroner; sidste år kun budgetteret med 2.000, kroner. Birgitte fra KKIK mener dette må være en fejl (muligvis blot et manglende ettal) Kto Henlæggelser: Kun henlagt det absolut minimalt tilladte. Grundet renoveringssagen er der ikke så meget at henlægge af i år Kto. 24 Særlige serviceydelser: Det forklares at betegnelsen»særlige serviceydelser«dækker over vaskepulverindkøb. Vores vaskepulver er meget dyrt, da det er økologisk, Svanemærket, Miljømærket, parabenefrit Kto. 25 Antenneafgift: Denn post tredobledes sidste år, men det er ikke noget kollegiet kan gøre ved det er YouSee der har hævet gebyrerne voldsomt. Likviditetsbudget for henlagte midler (s. 6) Det forventes at der kan henlægges højere beløb ved budgettet , samt at der kan bruges færre af de henlagte midler end har været tilfældet i år. Det må forventes at renoveringssagen om et år er ved at være afsluttet. Detaljeret budget (s. 7 11) Kto Andet inventar: Denne post på , kroner dækker over reparationsudgifter til kopimaskinen. Kto Vaskemaskiner: Nogle af vaskemaskinerne er noget ustabile og har det med at bryde sammen; derfor er der i de følgende tre års budget afsat , kroner om året til gradvis udskiftning (evt. supplering) af maskinerne. Kto Kogeplader: De nye kogeplader kan kortslutte, hvis der kommer vand ind under kanten. De kan dog ordnes ved at ligge og tørre i en uges tid. Derfor har Helge indkøbt to ekstra sæt kogeplader som han kan installere hos folk i tilfælde af kortslutning, så ingen skal være foruden kogeplader en hel uge. Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 3

4 Desuden noteres det at der forventes udskiftning af både varmeanlæg og kogeplader på hele kollegiet i , forhåndsmæssigt budgetteret til henholdsvis , kroner og , kroner. Pernille 122 påpeger at der er snakket om at muren ind til Aldi skulle males. Dette står ikke i budgettet. Janus 117 og Mette 201 vil følge op på dette til bestyrelsesmødet 25. marts Lars 218 undrer sig desuden over hvad kto Glatførebekæmpelse dækker over, samt hvorfor den står separat fra kto Snerydning. Dette vil ligeledes blive adspurgt til bestyrelsesmødet 25. marts Valg af a Beboerrådsnæstformand Lau 204 ønsker ikke genvalg Lau 204 fortæller om hvad posten indebærer. Pernille 122 enstemmigt valgt som ny beboerrådsnæstformand. b c d e f g Revisor Rikke 19 ønsker ikke genvalg Niels 322 enstemmigt valgt som ny revisor. Revisorsuppleant Luhr 19 ønsker ikke genvalg Jonas 313 enstemmigt valgt som ny revisorsuppleant. Fire (4) menige beboerrådsmedlemmer Anne Kathrine 18, Ann 209, Tanja 309 genopstiller; Mette 201 ønsker ikke genvalg Anne Kathrine 18, Ann 209 og Tanja 309 enstemmigt genvalgt (Ann 209 genvalgt in absentia); Lau 204 enstemmigt valgt som nyt menigt beboerrådsmedlem. Seks (6) beboerrådssuppleanter Sille 104, Adam 222, Henrik 321 genopstiller; Anne 11 ikke til stede og ikke givet udtryk for ønske om genvalg; Pernille 122 og Niels 322 ikke valgbare (se pkt. 8a og 8b ovenfor) Sille 104, Adam 222 og Henrik 321 enstemmigt genvalgt. Mette 201, Tanja 212 og Frederikke 315 enstemmigt valgt som nye beboerrådsrepræsentanter. Barformand Henrik (21) opstiller; de facto-formand Lau (204) ønsker ikke genvalg Henrik enstemmigt valgt som ny barformand (se også pkt. 9c og 10a nedenfor). Barudvalgsmedlemmer Pernille 122, Lau 204, Lars 218 genopstiller; Niels 322 ikke valgbar (se pkt. 8b ovenfor) Pernille 122, Lau 204 og Lars 218 enstemmigt genvalgt. Sille 104 og Adam 222 enstemmigt valgt. Der gjordes før afstemningen opmærksom på at valg til barudvalget i modsætning til ved tidligere Stormøder nu er et bindende valg der kræver en indsats, jf. pkt. 9c og 10a nedenfor. Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 4

5 9 Behandling af øvrige punkter a Afstemning om fortsat deltagelse i Studieliv Ørestad samt valg af repræsentant og suppleant hertil Mette 201 enstemmigt valgt som repræsentant til Studieliv Ørestad. Hidtige suppleant Tanja 309 ønsker ikke genvalg; Janus 117 enstemmigt valgt som suppleant i hendes sted. Der henvises i øvrigt til pkt. 6e ovenfor hvor Foreningen Studieliv Ørestads generelle tilstand og fremtid diskuteredes. b Pasning af dyr En beboer spurgte i februar måned beboerrådet om det var tilladt, eller om hun kunne få dispensation til, at passe en venindes hund i 3 4 dage. Ifølge kollegiets husorden er hold af husdyr forbudt, men kortvarige besøg af folk der har f.eks. en hund med tilladt. Afsnittet er dog noget upræcist formuleret. Beboerrådet valgte, efter en del diskussion til beboerrådsmødet, at give dispensation til at beboeren måtte passe hunden de 3 4 dage det drejede sig om. Imidlertid ønskedes det at der undersøgtes mere dybdegående hvor stor risiciene for allergifremkaldelse og vedvarende allergener i lejlighederne er før der endeligt på dette Stormøde kunne tages stilling til hvorvidt husordenen skulle ændres. Anne Kathrine 18 og Janus 117 har efterfølgende ledt på internettet henholdsvis kontaktet Astma- og Allergiforbundet telefonisk for at få nærmere information herom. Ifølge Astma- og Allergiforbundets rådgivningsafdeling kendes der ikke til nogen specifik undersøgelse af vedvarende allergenniveauer efter kort tids eksponering i en lejlighed, men sikkert er at selv efter korte ophold vil der være allergener til stede i lejligheden allergener som, ved gunstige forhold, kan forblive i lejligheden i flere år. Grundig rengøring kan hjælpe med til at mindske mængden af allergener, men kan ikke fjerne dem helt. Desuden reagerer allergikere på forskellige mængder af allergener nogle kan reagere kraftigt på meget svage mængder, mens andre kræver højere koncentrationer for at reagere overhovedet. Disse fakta fremlagdes af Anne Kathrine 18 og Janus 117 til mødet og der fulgte en debat om situationen der fokuserede på følgende punkter: Bør det være muligt at få dispensation til at passe husdyr i kortere perioder? Der er generelt bred enighed om at pasning af husdyr på kollegiet må gå ind under definitionen af at»holde husdyr«. Kun Tanja 212 gav direkte udtryk for at pasning, à la den pasning beboeren ovenfor forestod, bør være tilladt; de resterende tilstedeværende forholdt sig enten neutralt til spørgsmålet eller var af den opfattelse at pasning ikke skal være tilladt. Bør det være tilladt at have besøg af folk der medbringer husdyr? Mette 201 gav udtryk for at»husdyr ikke tilladt«bør være et absolut forbud der altså også inkluderer besøg; de fleste andre tilstedeværende forholder sig mere neutralt til spørgsmålet og mener at besøg bør være tilladte, men der opstår enighed om at et besøg må defineres som et ophold der ikke indeholder overnatning på kollegiet. Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 5

6 Bør forbuddet mod at holde husdyr udvides til fugle og fisk? Janus 117 mener at vi, hvis hovedbevæggrunden bag at forbyde husdyr på kollegiet er hensyntagen til allergikere, også må forbyde fugle i bur og fisk, da disse dyr også kan fremkalde allergiske reaktioner. Pernille 122 pointerer at et sådant forbud i så fald først skulle træde i kraft for beboere der allerede har fugle og/eller fisk, når deres husdyr selv dør ingen bør naturligvis tvinges til at skaffe sig af med eller aflive et kæledyr der er anskaffet i overensstemmelse med de på tidspunktet gældende regler. Der er dog ingen generel opbakning om dette punkt, og punktet bringes ikke til afstemning. Skal husordenen opdateres, og hvordan? Der opstår bred enighed om at formuleringen i husordenen bør opdateres og gøres klarere, så beboerrådet ved eventuelle lignende henvendelser i fremtiden har noget mere konkret at tage udgangpunkt i, og så nye tilflyttere får et klarere overblik over hvorvidt kollegiet er hundrede procent dyrefrit eller ej. Der stemmes om at ændre vedrørende punkt i husordenen [Infomappens Husorden, pkt.»husdyr«, red.] på følgende måde: Ordet»Naturligvis«fjernes i sammenhængen»naturligvis er det tilladt at få besøg af folk der har f.eks. en hund med«. Formuleringen»Besøgene må ikke overstige få dages varighed«ændres til»besøg defineres som kortvarige ophold uden overnatning på kollegiet«. Ved afstemningen er der én stemme imod forslaget, én der undlader at stemme, og resten af de tilstedeværende stemmer for forslaget. Forslaget er dermed vedtaget. Janus 117 sørger for at opdatere husordenen og omdele ajourført udgave heraf til de enkelte beboeres Infomapper. c Hævelse og omstrukturering af aflønning af barformand og barudvalgsmedlemmer Da der indgår meget arbejde i barudvalgets syfte og det ifølge vedtægterne kun er barformanden der er aflønnet, p.t. med 10% af barens omsætning, foreslår beboerrådet følgende: Barformandens aflønning ændres til, som tilfældet er der for beboerrådsformanden, de it-ansvarlige og kassereren, at være en fast ydelse betalt af beboerrådet. Der foreslås 150, kroner om måneden, hvilket er den nuværende aflønning til beboerrådsformanden. Barudvalget som samlet enhed overtager i stedet barformandens tidligere aflønningsmodel og aflønnes med en procentdel af barens omsætning. Denne procentdel deles så ligeligt mellem samtlige barudvalgets medlemmer, inklusive barformanden. Den nuværende sats er 10%, og der foreslås ingen ændring ved dette. Punkterne bringes separat til afstemning og vedtages begge enstemmigt. Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 6

7 10 Vedtægtsændringer a Ændring af vedtægternes 8 stk. 3 og 16 iht. dagsordenens ovenstående punkt 9c. Vedtægternes 8, stk. 3 lyder:»på det ordinære Stormøde i november eller marts vælges én barformand og en eller flere suppleanter for denne.«det foreslås at dette, i henhold til ovenstående pkt. 9c, ændres til følgende ordlyd:»på det ordinære Stormøde i november eller marts vælges én barformand samt op til fem menige barudvalgsmedlemmer. Det påhviler barudvalget internt at vælge en ny barformand, såfremt barformanden vælger at opsige sin post i løbet af terminen.«forslaget vedtages enstemmigt. Vedtægternes 8, stk. 16 lyder:»barformanden aflønnes af barkassen for sit arbejde med en af Stormødet fastsat ydelse.«det foreslås at dette, i henhold til ovenstående pkt. 9c, ændres til følgende ordlyd:»barudvalget aflønnes af barkassen for sit arbejde med en af Stormødet fastsat procentdel af barens omsætning til deling. Barformanden aflønnes herudover af beboerforeningen for sit arbejde med en af Stormødet fastsat månedlig ydelse.«forslaget vedtages enstemmigt. 11 Indkaldelse til ekstraordinært Stormøde Ingen ytrede ønske om indkaldelse til Ekstraordinært Stormøde. 12 Eventuelt a Grundig rengøring af trappetårn (Lars 218) Til Stormødet i november 2008 ytredes ønske om en grundig, gennemgående rengøring af trappetårnene. Der spørges nu til status på denne. I nærværende budget der fremlagdes under pkt. 6 er afsat , kroner til grundig rengøring/nedspulning af trappetårnene. Desværre er denne post først kommet med på budgettet, så selve rengøringen udføres først i det nye regnskabsår, dvs. efter 1. august b Introudvalg Kasper 321 og Anne 209 er begge fraflyttede, så der mangler lidt kræfter i introudvalget. Anne Kathrine 18 efterspørger nye medlemmer. Niels 322 og Tanja 212 melder sig. Introudvalget består altså nu af Anne Kathrine 18, Mette 201, Tanja 212 og Niels 322. c Madklub Der gøres opmærksom på at der afholdes madklub tirsdag den 31. marts 2009 klokken i kælderen. Frivillige til at hjælpe til snakker med Isabel 419. Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 7

8 d e Forårsrengøring Det foreslås at der findes en dato for forårsrengøring. Der er ikke den store opbakning til at finde en dato til Stormødet, og punktet videregives derfor til beboerrådet der vil finde en passende dag og stå for arrangeringen af det praktiske. Symaskinen Symaskinen burde stå i motionsrummet hvor det blev besluttet ved et tidligere beboerrådsmøde at den skulle stå tilgængelig for alle der ville låne den, da der ikke var nogen der meldte sig til at have den stående i lejligheden. Anne Kathrine 18 og Rikke 19 gør imidlertid opmærksom på at maskinen har været forsvundet fra motionsrummet i flere måneder. Der er ingen der har skrevet sig på låneskemaet ved siden af symaskinens plads, så vi må betragte den som værende stjålet af ukendte gerningsmænd. Stormødet opfordrer alle kollegianere der har nogen ide om hvor symaskinen kan være blevet af til at informere Anne Kathrine 18, Rikke 19 eller Janus 117 om dens nuværende opholdssted. Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet side 8

9 Regnskab for beboerforeningen Kvintus i perioden 18/ / Indestående på konto ved sidste regnskab Kasse 0,00 Konto ,63 I alt ,63 Dato Tekst Indtægter Udgifter Bilag nr. Julefrokost , Mad til julefrokost , Indkøb til honningsnaps -171, Indkøb til julefrokost , Løn , Formand + IT-ansvarlig Kasserer IT-ansvarlig Indtægter , Rente 39, KF. aug.-feb ,00 i alt , ,80 Resultat 9.894,81 Aktiver pr Kasse 0,00 Konto ,44 i alt ,44 Passiver Egenkapital sidste regnskab ,63 Periodens resultat 9.894,81 Egenkapital i alt ,44 Differens 0,00 Stormøde 24. marts 2009 kvintus kollegiet Bilag i: internt regnskab