Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 9. marts 2015 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal MultiCenter Hvidkildevej 64, 2400 Kbh.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 9. marts 2015 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal MultiCenter Hvidkildevej 64, 2400 Kbh. NV 21. november 2015 Til stede: Helle Dahlslund Buus, Katia Abbondio, Birgitte Hvid, Martin Lotz, Lin Solvang, Jacob Dahlslund Buus og Ellen Margrethe Pedersen. Dagsorden 0. Evt. snak med Marian og Sidsel. 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 19. februar Generalforsamlingen d. 25. marts 2015 kl. 19:00-21:00 Kandidat til den ledige plads? Aftaler om praktiske gøremål. 4. Kassererproblemet. 5. Støttehold. 6. Forårsopvisningen søndag d. 12. april Åbning af ventelisten til KIG Trin 1a. 8. Koreografi af gulvøvelser. 9. Henvendelse fra forælder om ekstra træning. 10. Forespørgsel fra konkurrencehold fra ODK om tid i hal F/G. 11. Eventuel ny træner - KIG. 12. Generelle overvejelser om næste sæson. 13. Åben Skole. 14. Søndagsræs. 15. Omgangstonen på skrift og i tale generelt. 16. Klubaftale med Sportyfied? 17. Kort økonomisk orientering. 18. Kort nyt om hold og udvalg. a. MIG b. KIG c. BMG d. Spring e. GLH f. Svømning g. Støttehold h. Eliteudvalg i. Hal- og materialeudvalg j. Forældreudvalg k. Sponsorudvalg l. Uddannelse- og coachingudvalg 19. Temperatur omkring holdene.

2 20. Tjek af fordelte opgaver. Side 2 af Næste bestyrelsesmøde. Ifølge vedtægterne 13, stk. 3 afholdes næste (konstituerende) møde umiddelbart efter generalforsamlingen. Her aftales det første ordinære bestyrelsesmøde i den nyvalgte bestyrelse. 22. Eventuelt. Ad p. 0 Ad p. 1 Evt. snak med Marian og Sidsel. Sidsel orienterede om de flytninger på KIG-holdene, som vil ske på baggrund af oprykningskonkurrencen d. 28. februar. Desuden orienterede Sidsel lidt om KIG-trænere, som hun regnede med til næste sæson. Det er endnu på et meget forberedende stadium. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen tilføjes et punkt 13 a: Kulturdag d. 13. juni To punkters ordlyd blev ændret. Derefter blev dagsordenen godkendt. Ad p. 2 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 19. februar Referatet blev godkendt med et par mindre korrektioner. Ad p. 3 Generalforsamlingen d. 25. marts 2015 kl. 19:00-21:00 Kandidat til den ledige plads? Aftaler om praktiske gøremål. Dagsordenforslaget var ikke kommet ind i Helles mailboks, hvorfor det endnu ikke var trykt og ophængt. Kandidat til den ledige post? Lars Bjørstrup (far til Ida Bjørstrup Tops 2) har meldt sin kandidatur til den ledige post. Aftaler om praktiske gøremål. Der skal udsendes en mail til relevante trænere og hold om, at træningen skal slutte kl. 18 d. 25. marts. (EP) Der skal d. 18. marts udsendes en erindringsmail om generalforsamlingen til alle medlemmer. (EP) Der trykkes 35 eksemplarer af dagsordenen og gældende vedtægter. (EP) Der trykkes 35 eksemplarer af regnskab og budget. (BH) Materiale sendes til dirigenten. (EP) Der medbringes en liste over medlemmer til kontrol ved generalforsamlingen. (BH/EP) Der medbringes stemmesedler og dirigentklokke samt bestilles vand. (EP) Der indkøbes gave. (EP) Der skrives formandsberetning. (HB) Ad p. 4 Ad p. 5 Kassererproblemet. Debatten handlede overordnet om, hvad kassererarbejdet skal indebære og hvilke muligheder, der kan stilles i udsigt for hjælp til medlemsstyringen. Efter afsøgning af flere muligheder blev det konkluderet, at hvis kassererposten fortsat skal varetages af Birgitte Hvid, skal den kun omfatte bogføring og regnskabsaflæggelse. Der søges efter ekstern assistance til medlemsstyringen og diverse forefaldende kassererrelevant arbejde, som ikke omfatter den egentlige bogføring eller regnskabsaflæggelse. Martin og Ellen Margrethe varetager disse opgaver, indtil der er fundet en permanent løsning. Støttehold. Følgende blev oplyst: Nivå kommer med piger om søndagen kl. 10:30-15:30. Der skal laves en kontrakt med dem gældende for hele denne sæson. Helsingør GF er kommet 4 søndage i januar/februar. Der skal laves en kontrakt med dem (en mailaftale)om disse søndage. Evt. fortsættelse af denne ordning kan kun komme på tale, når vores Søndagsræs er klarlagt. Sparta kommer ikke. Peter Gade kommer. Det er fortsat uafklaret, om der skal gøres noget med hensyn til evt. betaling. Sputnik kommer. Helle har ved dialog med Robert fået en aftale om en betaling til os fra GC.

3 Side 3 af november 2015 Følgende arbejdsopgaver påhviler den person i bestyrelsen, som varetager Støttehold : Kontakt til potentielle støttehold inden en sæsonstart eller umiddelbart derefter. Kontrakt (skriftlig aftale) med det enkelte støttehold. Indhentning af oplysninger til brug for FOS ansøgning. (navn, adresse, køn og fødselsdato på medlemmerne af støtteholdet) Disse oplysninger videregives til kassereren. Besked til kasserer om beløbet, som skal opkræves. (Skabelon over en faktura findes) Oplysning til kassereren om navn og adresse m.m. på den person i støtteklubben, som fakturaen skal sendes til. Jacob påtog sig fuldt ud denne opgave med øjeblikkelig virkning. Katia sender nødvendige oplysninger om Helsingør GF til Birgitte. Ad p. 6 Forårsopvisningen søndag d. 12. april Det blev besluttet at afvikle opvisningen i tidsrummet kl Den sædvanlige checkliste bruges som udgangspunkt. Der sendes straks mail til alle medlemmer om opvisningen (tidspunkt og pris m.m.) (EP) Der sendes straks mail ud til alle trænere om opvisningen (indkaldelse af oplysninger om deres respektive holds indslag.) (EP) Der sendes straks mail ud til indehavere af pokaler om aflevering af disse.(ep) Der sendes mail ud til relevante trænere om at være behjælpelige med indsamling af pokalerne.(ep) Øvrige opgaver varetages efter aftale ifølge Checklisten. Ansvarlige: Martin, Lin og EP. Ad p. 7 Åbning af ventelisten til KIG Trin 1a. Bestyrelsen godkendte, at ventelisten forsøges afviklet ved en udvidelse af træner kapaciteten, som foreslået af Charlotte Thuesen. Lin taler med Charlotte, om det videre forløb. Ad p. 8 Ad p. 9 Koreografi af gulvøvelser. Et forslag om at indgå en aftale med Charlotte Thuesen om, at hun mod aflønning hjælper nogle Elitepiger med at koreografere en gulvøvelse til dem, blev diskuteret. Det blev nævnt, at det kunne betragtes som et tilskud til den enkelte pige, hvis det ikke fik indvirkning på pigens kontingent. Der er ikke tale om dobbeltbetaling for nogle af holdets træningstimer, da Sidsel skal træne resten af holdet, mens Charlotte koncentrerer sig om en enkelt gymnast. Det forventes, at en gulvøvelse holder i 1 til 1½ år, og nemt kan tænkes genbrugt til yngre gymnaster. Efter et skøn anslås det, at der er tale om 4 piger, som skal bruge en gulvøvelse. Det blev påpeget, at Ida Holst og Signe Lotz har haft stor gavn af Charlottes hjælp til deres øvelse. En gulvøvelse forventes at koste 1200 kr. Endelig blev det anført, at det kan sammenlignes med, at Gefion ydede et tilskud på kr. til dygtiggørelse af Elite drengene, da de skulle til Barcelona sidste sommer. Det blev derefter besluttet at give tilsagn om 5000 kr., hvilket dækker 4 x 1200 kr. med mulighed for en lille smule fleksibilitet. Lin taler med Sidsel og Charlotte om den trufne beslutning. Henvendelse fra forælder om ekstra træning. Et forlydende om at en træner skulle have tilbudt ekstra træning mod betaling i ugen inden sidste oprykningskonkurrence blev betragtet med stor alvor. Det skal klarlægges, om der blot er tale om, at nogle piger er kommet til træning én dag i stedet for en anden. Det er forlydendet om en evt. ekstra betaling, som er det springende punkt. Helle taler med træneren og om nødvendigt med forældrene. Helle orienterer den øvrige bestyrelse om udfaldet af disse samtaler.

4 Ad p. 10 Ad p.11 Ad p. 12 Ad p. 13 Side 4 af 6 Forespørgsel fra konkurrencehold fra ODK om tid i hal F/G. Jacob forelagde en forespørgsel om mulighed for at ODK kan træne på vores springgulv nogle gange inden en konkurrence. Jacob fik tilladelse til at gå videre med sagen. Eventuel ny træner - KIG. Helle forelagde de oplysninger, som er indhentet. En væsentlig detalje er, at træneren ikke er specielt Idrætsgymnast. Det blev besluttet, at lade hende indgå i trænerarbejdet på KIG Trin 1b og KIG Trin 1c indtil sæsonen slutter. På den baggrund tages der derefter stilling til en evt. ansættelse. Helle kontakter træneren for en nærmere aftale. Generelle overvejelser om næste sæson. Rækken af emner i sidste referat er ikke endelig. Når punkter er færdigbehandlet fjernes de fra listen, ligesom nye punkter altid kan tilføjes. På dette møde blev det besluttet, at Jacob taler med Marian om mulige nye trænere. Martin tilbyder at fremlægge et forslag til en bedre kontingentordning med afsæt i Klubmodul. at der afsættes et helt møde (lørdag eller søndag) til en grundig debat. En dato besluttes umiddelbart efter generalforsamlingen. Åben Skole. Lin orienterede om, at puljen fra kommunen ikke kan anvendes til samarbejde med en skole om Elitegymnaster. Der er derfor på nuværende tidspunkt fokus på foreningsdagen, hvor der arrangeres noget i samarbejde med Centret for spastikere og andre handicappede (Elsass fonden). Desuden fortsætter dialogen med Rådmandsgades Skole. Jacob og Lin arbejder videre med disse projekter. Ad p. 13 a Kulturdag d. 13. juni Det blev besluttet at der ikke er kræfter til at deltage i en kulturdag i Brønshøj/Husum området. EP giver besked. Ad p. 14 Ad p. 15 Ad p. 16 Ad p. 17 Søndagsræs. Der skal aftales et møde mellem Helle, Jacob, Martin og Lin, som udgør udvalget vedr. Søndagsræs. Der arbejdes på, at det sættes i værk 1. søndag i maj og i juni. Omgangstonen på skrift og i tale generelt. Katia ønskede, at der kom fokus på omgangstonen både i bestyrelsen og ude i foreningen. Hun nævnte, at vi skal tænke os om en ekstra gang, inden vi sender en mail eller taler i telefon. Desuden ønskede Katia, at vi i bestyrelsen undlader at komme med kritik, hvis en af os ikke når at få lavet det, som vedkommende har lovet. Katia nævnte dernæst enkelte konkrete eksempler på handlinger, hvor der efter hendes mening var blevet sagt/skrevet noget, som gav anledning til at modtageren følte sig urimeligt behandlet. Det blev til sidst fremført, at hun fandt det vigtigt at huske, at arbejdet i bestyrelsen er frivilligt, og at det skal være sjovt. Klubaftale med Sportyfied? Jacob forelagde kort det fremsendte forslag. Jacob fik tilladelse til at gå videre med sagen. Kort økonomisk orientering. Den korte oversigt over vore konti og udgifterne siden sidste møde blev omdelt og efterfølgende udsendt digitalt. Birgitte fremlagde derefter regnskabet for Det er ikke endeligt færdiggjort, men revisoren har haft det til gennemsyn og synes at være tilfreds med det med enkelte rettelser. Regnskabet blev drøftet og forskellige mindre ændringer blev foreslået. Derefter forelagde Birgitte budget for Efter drøftelse blev enkelte poster justeret.

5 Side 5 af november 2015 Blandt andet blev udgiften til arrangementer sat kraftigt i vejret, da vi skal forvente, at vi får ansvar for to store konkurrencer næste sæson. Det fremlagte budget blev med de foretagne justeringer overordnet godkendt til fremlæggelse på generalforsamlingen. Det endelige regnskab og budget vil dog først være helt klart til fremlæggelse, når regnskabet for 2014 er endeligt godkendt af revisoren. Sluttelig blev det tilkendegivet, at Martin kan invitere Nils og Mogens på en påskefrokost som tak for praktisk hjælp i hallen. Ad p.18 Ad p. 19 Kort nyt om hold og udvalg. MIG Marcus og Jacob har været i USA på træningsophold. Marcus har været der hele februar, mens Jacob har været der lidt kortere. KIG Ved den nyligt afholdte oprykningskonkurrence bestod 17 piger, hvilket medfører at 13 piger vil blive rykket til et nyt hold. Oprykningen vil ske hurtigst muligt med betalingsjustering fra 1. april. Sidsel sender mail til hver enkelt pige med cc. til EP. Ved en kommende 4-6 Trin konkurrence har vi kun én pige med. Det er meget lidt, når der er 130 gymnaster tilmeldt fra andre klubber. En del af forklaringen er, at det ikke har været muligt at finde en træner, som kunne tage pigerne med til konkurrencen. Der vil i næste sæson ske nogle ændringer med hensyn til Topsholdene, da Tops 2 vil rykke over på Eliteholdet, og et nyt Tops 1 hold vil blive dannet BMG Spring GLH Svømning Støttehold Blev behandlet under pkt. 5 Eliteudvalg Der afholdes møde med en TCph repræsentant d. 24. marts. Der arbejdes med et udgangspunkt om, at vi har 7 drenge og 2½ pige på eliteniveau. Hal- og materialeudvalg Der blev uddelt en seddel om, at de tidligere bevilligede redskaber nu er bestilt. Det drejer sig om: Gymnova landingsmåtte 200x140x10 2 stk. Gymnova måtte 240x200x20 1 stk. Modtagerplatform til springgrav 1 stk. Gymnova skumbom 2 stk. Gymnova landingsmåtte 200x200x10 1 stk. Access and spotting blocks 150x60x50 1 stk. Access and spotting blocks 100x70x50 1 stk. Det nyindkøbte musikanlæg er sat op med 3 højtalere på hver sin stolpe, monteret så de ikke kan ses udefra. Robert Andersen (GMC)har godkendt opsætningen. Forældreudvalg Sponsorudvalg Uddannelse- og coachingudvalg Temperatur omkring holdene. Punktet blev udskudt til næste ordinære møde.

6 Ad p. 20 Ad p. 21 Ad p. 22 Side 6 af 6 Tjek af fordelte opgaver. Opgaverne var i det store hele løst. En ansøgning om udbygning af skumgraven er ikke lavet. Et oplæg til nye formuleringer af holdbeskrivelserne til hjemmesiden er ikke påbegyndt. Næste bestyrelsesmøde. Mødet kan først aftales på det konstituerende møde efter generalforsamlingen. En mødedag til en længere drøftelse af generelle overvejelser om næste sæson besluttes ligeledes efter generalforsamlingen. Følgende dage blev nævnt som en mulighed: d. 25. april eller d. 23. maj. Eventuelt. Intet blev fremført. Mødet sluttede kl. 22:35 Ellen Margrethe Pedersen Liste over besluttede opgaver: 1. Hal- og materialeudvalget skal i samarbejde med Sponsorudvalget formulere en konkret ansøgning om udbygning af skumgrave. 2. Martin og Ellen Margrethe forsøger at lave et oplæg til nye formuleringer af hold-beskrivelserne på hjemmesiden. 3. Der skal udføres en række praktiske opgaver i forbindelse med generalforsamlingen (se pkt.3 i referatet) 4. Jacob sørger for skriftlige aftaler med Nivå og Helsingør GF og for indhentning af de nødvendige oplysninger om støtteholdsgymnasterne til brug for FOS ansøgning. Oplysningerne sendes til Birgitte. 5. Katia sender nødvendige oplysninger om Helsingør GF til Birgitte. 6. Martin, Lin og Ellen Margrethe påtager sig ansvaret for den videre planlægning af opvisningen. 7. Lin taler med Charlotte, om det videre forløb i forbindelse med KIG Trin 1a. 8. Lin taler med Sidsel og Charlotte om den trufne beslutning vedr. hjælp til koreografi af gulvøvelser. 9. Helle taler med træneren om en ekstratræning op til en oprykningskonkurrence og om nødvendigt også med forældrene. Helle orienterer den øvrige bestyrelse om udfaldet af disse samtaler. 10. Jacob går videre med ODK sagen. 11. Helle kontakter den mulige nye KIG træner for en nærmere aftale. 12. Jacob taler med Marian om mulige nye trænere. 13. Martin fremlægger et forslag til en bedre kontingentordning med afsæt i Klubmodul. 14. Jacob og Lin arbejder videre med Åben Skole. 15. EP giver besked om, at vi ikke deltager i Kulturdag Der aftales et møde mellem Helle, Jacob, Martin og Lin vedr. Søndagsræs. 17. Jacob går videre med en aftale med Sportyfied.