AffaldVarme Aarhus. Indsamling af haveaffald i Aarhus Kommune. Udbudsmateriale (offentligt EU-udbud)

Transkript

1 AffaldVarme Aarhus Indsamling af haveaffald i Aarhus Kommune Udbudsmateriale (offentligt EU-udbud) Side 1 af 20

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt Værdigrundlag og kvalitetskrav 4 2. Udbuddets længde 4 3. Opgavebeskrivelse Indsamlingsområdet Tømning af beholdere med haveaffald Haveaffaldsbeholderens indhold Fejlsorteringer Tilrettelæggelse af indsamlingen Fejlretning Ændring af tømningsdage Aflevering til modtageanlæg Standpladser, adgangsveje og tilkørselsveje Brug af meddelelseskort samt indberetninger Tømninger uden for rute Nøgleordning Vinterberedskab Tags, elektroniske meddelelseskort m.m Økonomi og ansvar ID-tags og stregkoder Elektroniske tilbagemeldinger og fotos Førerhuscomputer og skærm Vejning Transportmateriel Transportørens organisation og administration Dataudveksling mellem AVA og transportøren Overdragelse af data Vilkår for udbud og tilbud Udbyder ordregivende myndighed Udbudsfasen Tilbudsgrundlag Rekvirering af udbudsmateriale Tilbuddets fremsendelse 16 Side 2 af 20

3 8.6 Spørgsmål til udbuddet Forbehold Alternative tilbud Vedståelsesfrist Ejendomsret Vederlag Krav til tilbuddets udformning Tilbudsbehandling Krav til dokumentation Konsortier Egnethedsvurdering Tildeling Meddelelse om resultatet Kontraktudarbejdelse 20 Side 3 af 20

4 1. Generelt Dette udbud omfatter indsamling af haveaffald i Aarhus kommune som er en tilmeldeordning. Haveaffaldsbeholdere/-containere vil være nævnt som beholdere i nærværende udbudsmateriale. 1.1 Værdigrundlag og kvalitetskrav AffaldVarme Aarhus (AVA) lægger stor vægt på at have et åbent og ærligt samarbejde med transportøren, som blandt andet betyder, at Transportøren af egen drift oplyser AVA, hvis der er driftsmæssige problemer, der for eksempel medfører, at tømninger ikke gennemføres på den aftalte dag. Transportøren drager rettidig omhu for opgavens udførelse og åbent informerer AVA om ændringer og forhold, der kan have betydning for udførelsen af kontrakten. Transportøren bidrager positivt med sine erfaringer, for eksempel i forbindelse med opgavens gennemførelse og ved drøftelser af nye tiltag. 2. Udbuddets længde Indsamlingen af haveaffald overdrages for en periode på 5 år, gældende fra den 1. marts 2016, hvorefter den udløber 28. februar 2021, uden yderligere opsigelse. Aftalen er bindende for begge parter, jf. dog afsnit 19 i bilag 1, kontrakten. 3. Opgavebeskrivelse 3.1 Indsamlingsområdet Indsamlingsområdet omfatter husholdninger i Aarhus Kommune, der er tilmeldt ordningen. Der er standpladser, hvor der er opstillet ca beholdere. Beholderne er placeret ved boliger, etageboliger og kolonihavehuse. Arbejdets omfang fremgår af tilbudslisterne og er fastlagt ud fra de enheder, der er tilmeldt oktober Bemærk, at antal ikke er det præcise udtryk for omfanget af indsamlingen. Reguleringen tilpasses de til enhver tid aktuelle forhold. Side 4 af 20

5 Det aftales mellem AVA og transportøren hvornår og hvordan lister med de tilmeldte adresser udleveres. I forbindelse med udførelsen af opgaven, skal transportøren overholde gældende lovgivning på området. Det påhviler transportøren at gøre sig bekendt med de stedlige forhold, som kan have indflydelse på prisfastsættelsen, inden tilbuddet afgives. Dette er for eksempel trafikale forhold, kørsels- og transportveje samt adgangsforhold. 3.2 Tømning af beholdere med haveaffald Arbejdet omfatter tømning af ca haveaffaldsbeholdere. Bilag 2 viser ca. antal af haveaffaldsbeholdere fordelt på postnumre. I nedenstående skema ses fordelingen af beholder størrelse, antal og hvor mange der er placeret i skel. Data er fra oktober Ca. antal Beholder størrelse Afhentes i skel l l x l l x l l x l l Haveaffaldsbeholderne skal tømmes 10 gange årligt og skal fordeles jævnt over perioden fra 1. marts til 1. december. Enkelte tømninger kan foretages i slutningen af februar og/eller starten af december efter aftale med AVA. Tømningsplanerne skal hvert år være oprettet senest i uge 6. Tømmer transportøren på en helligdag skal det forinden aftales med AVA. Tømmes der på en helligdag skal det være indregnet i prisen. Låste beholdere skal låses op og låses igen efter tømning. Der ydes ikke ekstra betaling for tømning af beholdere med lås. Hvis der benyttes minicontainere med beslag og hængelås skal borgeren selv sørge for, at der er låst op, før tømningen finder sted. Herudover kan der være enkelte steder, hvor der skal benyttes en systemnøgle til porte eller døre, se også afsnit Haveaffaldsbeholderen hentes som udgangspunkt på standpladsen og returneres igen til standpladsen efter tømning. Transportøren skal være indstillet på, at beholderen kan være placeret andet sted på grunden. I disse tilfælde skal beholderen også tømmes og returneres til standpladsen efter tømning. Side 5 af 20

6 Vi anbefaler brugerne, at haveaffaldsbeholderne placeres i nærheden af beholderne til dagrenovation. Men der er ikke krav hertil. Hvis beholderen er tilmeldt skelordning skal den placeres i skel. Se også afsnit Haveaffaldsbeholderens indhold Haveaffaldsbeholderen må kun benyttes til uemballeret småt haveaffald. Haveaffaldscontaineren kan være tung og eksempelvis kan en 660 l container veje kg. Transportøren skal tage højde for tunge beholdere og udstyre sit mandskab med redskaber, så der kan ske en arbejdsmiljømæssig forsvarlig tømning af beholderne. Evt. omkostninger hertil, skal være indregnet i prisen. 3.4 Fejlsorteringer I forbindelse med tømning af affaldsbeholderen skal transportøren foretage en visuel kontrol af beholderen. Det sker ved at åbne låget inden tømning finder sted. Hvis der i forbindelse med denne kontrol konstateres, at haveaffaldsbeholderen indeholder fejlsorteret affald, skal beholderen ikke tømmes. Transportøren skal indberette årsagen til den manglende tømning. Ved gentagne fejlsorteringer kan AVA hjemtage beholderen. Evt. omkostninger ved denne kontrol, skal være indregnet i prisen. Er der indberettet en fejlsortering iværksætter AVA en tømning af beholderen som dagrenovation via anden vognmand. 3.5 Tilrettelæggelse af indsamlingen Indsamlingen af haveaffald skal foregå i tidsrummet mandag til fredag fra kl i perioden 1. marts til 1. december. Enkelte tømninger kan foretages i slutningen af februar og/eller starten af december efter aftale med AVA. AVA kan dog beslutte, at indsamlingen tidligst må begynde kl Der afregnes ikke en forhøjet tømningspris, hvis tømningstidspunktet ændres. Efter aftale med transportøren, kan AVA beslutte, at tømningstidspunktet i en forsøgsperiode, kan udvides, så der kan tømmes i perioden kl. 6.00/ I forbindelse med vejrligssituationer, trafikale udfordringer og lignende, kan andre indsamlingstidspunkter aftales mellem transportøren og AVA. AVA kan i enkelte tilfælde forlange, at udvalgte ejendomme eller gadestrækninger betjenes inden for et bestemt tidsrum, således at tømning på adressen f.eks. først foretages efter kl Dette kan eksempelvis forekomme i forbindelse med vejarbejder, særlige trafikale for- Side 6 af 20

7 hold eller af hensyn til viceværter. Der afregnes ikke en forhøjet tømningspris, hvis tømningstidspunktet ændres. Kørslen skal tilrettelægges således, at tømning af beholdere på hver ejendom sker på samme ugedag. 3.6 Fejlretning Transportøren skal fejlrette uberettiget manglende tømninger. For at undgå bod for en uberettiget manglende tømning, skal fejlretningen være foretaget senest den 2. efterfølgende hverdag. Eksempel: en manglende tømning på en fredag skal senest være fejlrettet den næstkommende tirsdag. Hvis AVA konstater, at der er oversprunget flere tømninger på samme tømningsdag uden aftale med AVA herom, vil det være bodsudløsende, jf. kontrakten bilag 1 og fejlretningsfristen på 2 hverdage suspenderes 3.7 Ændring af tømningsdage Det er transportørens ansvar, at de berørte kunder modtager information om ændringen af en tømningsdag. Orienteringen kan eksempelvis ske ved, at der lægges en seddel i postkassen eller hænges på skraldespanden. Det skal tydeligt fremgår af informationen, at afsender enten er transportøren eller AVA. Informationsmateriale til kunder skal godkendes af AVA, inden det må udleveres. Transportøren skal melde tømningsændringer tilbage gennem snitfladen. 3.8 Aflevering til modtageanlæg Haveaffald skal altid afleveres på det modtageanlæg, der anvises af AVA. Afregning for behandling af affaldet er alene et mellemværende mellem modtageanlægget og AVA. Haveaffald skal på nuværende tidspunkt afleveres til: AffaldsCenter Haveaffald Ølstedvej Aarhus N Åbningstid er mandag til fredag fra kl Efter aftale med AVA kan der aftales selvindvejning efter kl Andre åbningstider i forbindelse med helligdage, skal ligeledes aftales med AVA. Side 7 af 20

8 3.9 Standpladser, adgangsveje og tilkørselsveje Adgangsveje fra indsamlingsbilens naturlige standsningssted til beholderens opstillingssted forudsættes at overholde AT vejledningen D.2.24 af juli 2009, om indretning og brug af dagrenovationssystemer. AVA vil, i samarbejde med transportøren arbejde for, at samtlige adgangsveje opfylder AT- vejledningen. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor det ikke vil være muligt at overholde AT- vejledningen. Det kan endvidere oplyses, at der i Aarhus Kommunes regulativ for husholdningsaffald, ikke er stillet krav til grundejerne om en maksimal gangafstand til beholderne. Transportøren træffer de nødvendige foranstaltninger, således at der tømmes arbejdsmiljømæssigt forsvarligt. Eventuelle omkostninger hertil skal være indregnet i tømningspriserne Brug af meddelelseskort samt indberetninger Transportøren skal altid aflevere et meddelelseskort i form af et hængeskilt på affaldsbeholderen eller et meddelelseskort i postkassen, hvor der er uhensigtsmæssige forhold eller hvis der ikke er tømt. Der afleveres dog ikke meddelelseskort til etageejendomme. Indberetninger til AVA vedrørende uhensigtsmæssige forhold og manglende tømninger skal ske via snitfladen og dette gælder ligeledes fotodokumentation. Meddelelseskort er vedlagt som bilag 4. Der kan benyttes andre meddelelseskort og forretningsgange som dog skal godkendes af AVA Tømninger uden for rute Transportøren skal kunne foretage tømning af haveaffaldsbeholderen uden for den ordinære tømningsdag. Dette kan for eksempel forekomme, hvis en kunde ønsker en ekstra tømning. En ekstra tømning, skal være gennemført inden for 7 arbejdsdage. Der afgives en pris for ekstra tømning af haveaffald på tilbudslisten, jf. bilag 3. Kvittering for udført ekstra tømning skal ske via snitfladen Nøgleordning Der er kun nogle få opstillingssteder, hvor der skal benyttes en systemnøgle for adgang gennem port eller dør til haveaffaldsbeholderne. Hvis en ejendom med et godkendt Ruko nøglesystem tilmeldes haveaffaldsordningen, får transportøren udleveret en systemnøgle (Ruko nøgle) som skal registreres personligt for hver enkelt medarbejder. Uden for arbejdstiden skal nøglerne opbevares i et aflåst skab. Side 8 af 20

9 Nogle haveaffaldsbeholdere er låste. Her benyttes 4 kantnøgler og enkelte er med hængelåse. Låste beholdere (med undtagelse af hængelås) skal låses op før tømning og låses igen efter tømning. AVA udleverer et passende antal nøgler mod kvittering ved aftalens begyndelse. Transportøren kan efterfølgende købe flere nøgler gennem AVA. Transportøren skal opbevare nøglerne et betryggende sted, og er erstatningspligtig for bortkomne nøgler. Brug af nøgler skal være indeholdt i tømningsprisen Vinterberedskab Hvis der grundet vejrlig er situationer, hvor det i visse områder ikke er muligt at indsamle haveaffald, skal disse tømninger udføres på et andet tidspunkt efter aftale med AVA Tags, elektroniske meddelelseskort m.m. I Aarhus Kommune er alle beholdere og containere til haveaffald monteret med tags. Dette gør, at der skal registreres vejning af samtlige tømninger, dog uden at der sker vægtafregning af borgerne. Desuden skal alle tilbagemeldinger på tømninger foregå elektronisk. I det følgende er AVAs forventninger til ordningen beskrevet, og det er præciseret, hvilke forhold, som tilbudsgiver skal indregne i sit tilbud, og hvilke dele som AVA forventer at finansiere. Transportøren og AVA skal udveksle data via den snitflade, der er beskrevet i bilag 5. Ændringer og eventuelle ekstra opgaver sendes dagligt fra AVA til transportørens system via snitfladen. AVA skal have kiggeadgang til transportørens system og AVA kan beslutte, at der skal laves totalsynkronisering mellem systemerne Økonomi og ansvar AVA afholder alle udgifter til isætning af tags, påsætning af labels med stregkoder og gennemfører den relevante registrering i forhold til AVAs affaldsadministrationsprogram. Transportøren afholder selv alle udgifter til vejeudstyr, førerhuscomputer, skærm, et tilstrækkeligt antal PDA er o.l., tilknyttet software/hardware, herunder snitflader til AVAs administrationsprogram (fra Netcompany) samt den daglige drift ID-tags og stregkoder Alle beholdere og containere er udstyret med RFID-tags. Side 9 af 20

10 På beholdere/containere med chipsnest vil det være RFID tags, Read Only, i henhold til DIN / EN til montage i normeret 30 mm hul i kam kant (DIN-EN 840-1), 134,2 khz, HDX. På beholdere/containere uden chipsnest vil det være RFID tags, Read Only, i henhold til DIN / EN til montage på siden af beholderen, 134,2 khz, HDX. Det samme gælder for containere med stålramme. ID-tagsene er monteret på beholderne som vist på bilag 6. Bilaget viser placeringen på de forskellige beholdertyper. Alle beholdere er forsynet med stregkode-labels med oplysninger om vejnavn og husnr. Stregkoden anvendes til at kæde den unikke ID-tag sammen med et unik beholder nr. Stregkoden skal endvidere aflæses, hvis tag er defekt, og der skal sendes tilbagemelding på tømningen Elektroniske tilbagemeldinger og fotos Transportøren skal via snitfladen sende elektroniske tilbagemeldinger på tømningerne jf. snitfladebeskrivelsen bilag 5. Hver enkelt tømning/vejning skal registreres af bilens computer. Data fra den enkelte tømning skal løbende overføres således, at registreringen er AVA i hænde senest 30 minutter efter den aktuelle tømning har fundet sted, eller ikke har kunnet finde sted begrundet med en tilbagemeldingstype og evt. foto. Det forventes, at transportørens system i bilerne kan gemme data i eventuelle områder uden GSM dækning og sende data når der igen er dækning. Ved fejl i forbindelse med tømningen skal chaufføren sende en elektronisk tilbagemelding på tømningen med årsagen. Der skal på bilen være tilbagemeldingstyper på en foruddefineret liste, svarende til de tilbagemeldingstyper der er i affaldsadministrationsprogrammet. På nuværende tidspunkt er der ca. 30 tilbagemeldingstyper der kan sendes via snitfladen fra transportørsystem til AVAs administrationssystem. Ved nogle af tilbagemeldingstyperne er der krav om fotodokumentation ved andre ikke. Fotodokumentation fremsendes sammen med tilbagemeldingstypen via snitfladen. Ændringer og eventuelle ekstra opgaver sendes fra affaldsadministrationsprogrammet via snitflade til transportørsystem, så mandskabet altid har en opdateret køreliste. Transportøren sender de i snitfladen beskrevne elektroniske tilbagemeldinger vedrørende hver enkelt ID som tømningstidspunkt, vægt, årsagskode, foto, GPS. Transportøren skal sørge for, at der på hver enkelt renovationsbil er det fornødne antal PDA eller lignende med GPRS og med indbygget stregkodescanner og digitalkamera, således at den enkelte medarbejder kan sende meddelelser og billeder elektronisk til transportørens system. Der skal blandt andet ske indberetning af: Side 10 af 20

11 Manglende tømning og årsag til den manglende tømning inkl. foto af relevante forhold. Ødelagt beholder eller lignende, som kræver ombytning. Uhensigtsmæssige forhold hos kunden, som for eksempel beholder vender forkert, behov for beskæring af buske og træer inkl. billede af relevante forhold. Indberetninger skal løbende sendes til AVA via snitfladen, så AVA løbende er opdateret om status for indsamlingen og om eventuelle oversprungne tømninger. De elektroniske tilbagemeldinger med årsagskoder erstatter det traditionelle meddelelseskort i relation til Kundeservice. I relation til kunden skal der på nuværende tidspunkt fortsat afleveres et meddelelseskort/hængeskilt, se bilag 4. Der kan i udbudsperioden ske udvikling i kommunikationsform med kunden. Transportøren skal være indstillet på at AVA kan beslutte, at der skal være en printenhed i bilen, så der kan udprintes en meddelelse til kunden. Transportøren skal afholde udgifterne til en sådan printenhed. AVAs affaldsadministrationsprogram håndterer beholderbestykninger på alle adresser. Kørerækkefølgen håndteres ikke af affaldsadministrationsprogrammet. Den fastsættes af transportøren. Transportøren skal melde tømningsændringer tilbage gennem snitfladen. Afregningen af transportøren vil ske efter antal udførte tømninger, som kan accepteres som en tømning. Det vil sige, at det indlæste container-id skal findes i systemet. Transportøren skal selv dagligt fordele ekstra opgaver til de enkelte biler Førerhuscomputer og skærm Transportøren skal på indsamlingsbilen have det fornødne udstyr til, at medarbejderne kan arbejde med årsagskoder, vejninger og tømningsregistreringer. Chaufføren skal på bilen kunne se dagens produktion, herunder reklamationer og ekstratømninger. Udstyret skal være installeret så det er let for chaufføren at anvende tømningsregistrering i det daglige arbejde. Der skal ligeledes være placeret et display bag på bilen, som også kan anvendes til manuel betjening af registreringssystemet. Tømningsadresserne skal vises på skærmen i bilen, og visningen skal sikre at chaufføren har overblik over adresser der er tømt, ikke tømt eller forsøgt tømt Vejning Transportøren skal sørge for implementering af vejeudstyr på bilen. Vejningen skal ske med mindste delingsstørrelse på 0,5 kg og kan ske efter 2 principper: 1. Affaldet vejes og registreres på en vejecelle i renovationsbilen efter tømning af affaldsbeholderen og inden affaldet ledes videre til bilens komprimatorkasse. Ved denne løs- Side 11 af 20

12 ning skal vejecellen være selvjusterende mellem hver vejning, så der kompenseres for eventuelt affald, som sidder på vejepladen fra forrige vejning. 2. Den fyldte beholder vejes ved ophængning på renovationsbilens elevator. Beholderen tømmes, og den tømte beholder vejes igen inden den hægtes af elevatoren (taravejning). Vejesystemet skal herefter beregne og registrere nettovægten. For begge vejeprincipper gælder, at vejeudstyret skal være godkendt i henhold til bestemmelserne i Bekendtgørelse nr af 17/10/2006 om måleteknisk kontrol med måleudstyr, der anvendes til måling af masse (vægt). eller Bekendtgørelse nr af 15/12/2003 om måletekniske kontrolbestemmelser for ikkeautomatiske vægte. Veje- og registreringssystemet skal desuden være under løbende kontrol og verifikation af et af Erhvervsfremmestyrelsen autoriseret firma. I forbindelse med vejningen registreres tømningen og den indvejede affaldsmængde. Transportøren skal sikre, at det anvendte vejesystem kan aflæse de anvendte tags. Alle indvejninger skal opsamles og umiddelbart herefter indgå som en del af dataoverførslen til affaldsadministrationsprogram. I tilfælde af funktionssvigt i relation til taggens aflæsning, skal mandskabet udføre en manuel vejning og indtastning af beholderens 8 cifrede container ID. Ved nedbrud af vejeudstyret og PDA, skal transportøren sikre indsamlingen af affaldet og manuelt registrere hvilke beholdere/adresser, der bliver tømt. I tilfælde af, at transportøren ikke råder over tilstrækkeligt reservemateriel med vægt og taglæser, skal der foretages en manuel registrering efter samme princip, der dagligt afleveres til Kundeservice. Transportøren skal kontrollere, at summeringen af enkeltvejninger og indvejninger på modtageanlæg ikke afviger med mere end +/- 3 %. Er afvigelsen større, skal transportøren kontrollere vægten og om nødvendigt få vægten verificeret af akkrediteret laboratorium. Dokumentation for afvigelserne skal fremsendes 1 gang om måneden til AVA. Side 12 af 20

13 4. Transportmateriel Transportøren skal stille det nødvendige kørende materiel til rådighed. Ligeledes skal transportøren til enhver tid have tilstrækkelig materiel, så der ikke sker forsinkelser i indsamlingen. Der anvendes i dag 1 bil til indsamling af haveaffald. De køretøjer, som transportøren anvender til opgaven, skal til enhver tid opfylde Euro 5 normen. Der må således ikke anvendes køretøjer, der har en lavere Euro norm, uden at det forinden er aftalt med AVA. Dette gælder også ved nedbrud af biler mv. Det er op til transportøren at gøre sig bekendt med de stedlige forhold i Aarhus Kommune, således at transportøren anvender indsamlingsmateriel, der passer til forholdene. Transportøren skal sørge for, at køretøjet, der anvendes til opgaven, jævnligt serviceres, således at de til enhver tid opfylder gældende love og regler. Transportøren fremsender synsattesten til AVA efter hver periodiske bileftersyn. Det er ligeledes transportørens ansvar at sikre, at køretøjet til enhver tid opfylder modtageanlæggenes krav til køretøjet, så aflevering af affald er mulig. Det påhviler transportøren at gøre sig bekendt med eventuelle forhold på modtageanlæggene, der kan have betydning for indretning af køretøjet. Det er ikke et krav, at transportøren installerer vægt på reservebilen, der anvendes til indsamling af haveaffald. Reservebilen må kun benyttes ved nedbrud på indsamlingsbilen. Brug af reservebil skal aftales med AVA. 5. Transportørens organisation og administration Transportøren skal stille en hovedkontaktperson til rådighed for AVA, der kan kontaktes alle hverdage i tidsrummet kl Kontaktpersonen skal kunne træffe bindende beslutninger for transportøren om den daglige drift, administration mv. Ligeledes skal kontaktpersonen have det ledelsesmæssige ansvar for mandskabet. Transportøren skal ligeledes sikre, at der er en backup person for hovedkontaktpersonen, såfremt denne ikke træffes på grund af ferie, sygdom eller lignende. Backup personen skal have samme beføjelser som hovedkontaktpersonen. Inden kontraktstart skal transportøren oplyse AVA om, hvem der er kontakt- og backup personer hos transportøren og som dagligt skal samarbejde med AVA. I den daglige administration af opgaven indgår blandt andet, at Transportøren skal modtage og registrere tilmeldinger, afmeldinger og ændringer fra AVA via snitfladen. Transportøren indberetter ændringer i tømningsplaner og ruter via snitfladen. Transportøren informerer kunderne om ændrede tømningsdage. Side 13 af 20

14 Transportøren modtager bestilling af ekstra tømninger fra AVA via snitfladen. Transportøren modtager klager over glemte tømninger fra AVA via snitfladen og foretager fejlretninger. Der afregnes bod i henhold til bilag 1, kontrakten, for manglende tømninger. Transportøren er forpligtet til at meddele AVA, hvis der er uoverensstemmelse mellem det tilmeldte opsamlingsmateriel og det, der konstateres ved tømning. Transportøren er desuden forpligtet til at give meddelelse til AVA, hvis det vurderes, at Beholderkapaciteten på en ejendom er for lille. Hvis udstyret er defekt. Transportøren og hans mandskab skal i forbindelse med opstart af kontrakten, deltage i møder med AVA, jf. kontrakten bilag 1. Transportøren er ligeledes forpligtet til løbende at deltage i kontraktmøder med AVA efter behov. 6. Dataudveksling mellem AVA og transportøren AVA forventer, at der i transportørens system kan laves tømningsplanlægning. Via snitfladen modtager transportøren stamdata, opstillet materiel og tømningsfrekvens. Det er derefter transportøren, der skal planlægge på hvilken dag det opstillede materiel skal tømmes og melde det tilbage gennem snitfladen. Ruterne/tømningerne planlægges for 1 år ad gangen. 7. Overdragelse af data Inden kontraktstart får transportøren tilsendt følgende lister: Komplet liste over samtlige adresser i alfabetisk orden, indeholdende adresseoplysninger, oplysninger vedrørende tømningsadresser, opstillet materiel, Transportøren kan først trække data via webservice ved kontraktopstart. Det aftales mellem AVA og transportøren, hvornår listerne fremsendes. 8. Vilkår for udbud og tilbud 8.1 Udbyder ordregivende myndighed Arbejdet udbydes af: Aarhus Kommune Teknik og Miljø AffaldVarme Aarhus Side 14 af 20

15 Bautavej Aarhus V Tlf Telefax: Kontaktperson i udbudsfasen er: Jacob Andersen affaldvarme@aarhus.dk 8.2 Udbudsfasen Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådet direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. 8.3 Tilbudsgrundlag Udbuddet sker på grundlag af: De til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler, der finder anvendelse for nærværende arbejdsområde, herunder eksempelvis: o Bekendtgørelse af lov om miljøbeskyttelse nr. 879 af 26. juni 2010, miljøbeskyttelsesloven. o Bekendtgørelse nr af 18. december 2012, affaldsbekendtgørelsen. De til enhver tid gældende bekendtgørelser, vejledninger, cirkulærer og anvisninger fra Arbejdstilsynet. De til enhver tid gældende leveringsbestemmelser og kvalitetskrav for affald til behandlings- og modtageanlæg. Udbudsbekendtgørelsen Nærværende udbudsmateriale, herunder tilbudslister, bilag og eventuelle rettelsesblade mv. Det til enhver tid gældende regulativ for husholdningsaffald i Aarhus Kommune. Det er gældende, at transportøren til enhver tid skal være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for opgavens udførelse, herunder vognmandstilladelse. 8.4 Rekvirering af udbudsmateriale Udbudsmaterialet kan downloades på hjemmesiden Side 15 af 20

16 8.5 Tilbuddets fremsendelse Tilbud med bilag skal afleveres i 1 eksemplar i papirform. Tilbud bedes desuden afleveret i 1 elektronisk kopi på et USB-stik. Den elektroniske kopi bedes bestå af en kopi af det samlede tilbud, herunder en udfyldt kopi af tilbudslisten i regnearksformat. Tilbuddet sendes til: AffaldVarme Aarhus Bautavej Aarhus V Att.: Jacob Andersen Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert, der er mærket Tilbud på EU-udbud af indsamling af Haveaffald, Aarhus Kommune. Må først åbnes den 14. december 2015, kl Tilbuddet skal være tydeligt mærket med transportørens navn, adresse og kontaktperson. Tilbudsfrist: Tilbud skal være Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, AffaldVarme Aarhus i hænde seneste: Den 14. december 2015, kl Det er udelukkende transportørens ansvar, at tilbuddet er rettidigt fremme. Tilbud, der kommer for sent frem, vil ikke indgå i vurderingen. 8.6 Spørgsmål til udbuddet Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet, er: 2. december 2015, kl Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt pr. til: affaldvarme@aarhus.dk Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på hjemmesiden senest den 8. december Spørgsmål, der fremsendes efter spørgefristens udløb, vil kun blive besvaret i det omfang, det er muligt at besvare dem. Side 16 af 20

17 8.7 Forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at AVA har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har AVA ret til at se bort fra tilbuddet. Såfremt transportøren vedlægger eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold eller egne eller standardiserede salgs- og leveringsbetingelser, vil dette i udgangspunktet blive fortolket af AVA som, at de pågældende standardforbehold kun er gældende i det omfang, at de ikke strider mod udbudsmaterialet. Transportøren vil, inden tildelingsbeslutning træffes, blive bedt om at bekræfte, at de pågældende faglige forbehold ikke går forud for udbudsmaterialet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at AVA har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Det understreges, at en transportør ikke kan forbeholde sig ret til senere justeringer af priserne på baggrund af kursændringer eller andre forhold, som kan influere på prisen. Transportørerne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 8.8 Alternative tilbud Alternative tilbud accepteres ikke. 8.9 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud Ejendomsret Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er AffaldVarme Aarhus' ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse Vederlag Der ydes ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivning forud for en evt. kontraktindgåelse Krav til tilbuddets udformning Tilbuddet skal være på dansk. Det accepteres dog, at årsrapporter vedlægges på engelsk. Tilbuddet afgives ved at udfylde og underskrive tilbudslisten, bilag 3, der downloades fra hjemmesiden Samtlige priser på tilbudslisten skal angives i danske kroner ekskl. moms. Side 17 af 20

18 Det er transportørens ansvar at sikre, at det afgivne tilbud overholder alle de i udbudsmaterialet fastlagte krav. Det er endvidere tilbudsgivers ansvar, at tilbudslisten er korrekt udfyldt. Ved afvigelser vil tilbuddet blive erklæret ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling Tilbudsbehandling Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. De bydende vil ikke få adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet under udbudsmateriale afsnit 8.13, udvælgelse Mindstekrav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav og dokumentation. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de egnede og konditionsmæssige tilbud fra de egnede tilbudsgivere i forhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit 8.13 og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt. Ved afvigelser vil tilbuddet blive erklæret ukonditionsmæssigt Krav til dokumentation Tilbuddet skal udover tilbudslisten indeholde: Udvælgelse Tro- og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jævnfør bilag 6. Bemærk at Aarhus Kommunes blanket bedes anvendt. Oplysninger om økonomiske nøgletal, herunder omsætning og resultatopgørelse for de sidste 3 afsluttede regnskabsår. Har virksomheden eksisteret mindre end 3 år, fremsendes de nøgletal, der er tilgængelige. Referencer på løsning af tilsvarende opgaver indenfor renovationsområdet, udført inden for de sidste 3 år. Dokumentation Kopi af vognmandstilladelse eller erklæring fra Færdselsstyrelsen om, at der er udstedt vognmandstilladelser til transportøren. Side 18 af 20

19 Erklæring fra tilbudsgivers pengeinstitut om, at man i givet fald kan stille med en anfordringsgaranti på 15 % af den årlige kontraktsum, jævnfør bilag 1 kontrakten og bilag 3 tilbudslisten. Tilbud, der ikke indeholder ovennævnte dokumentation, anses som ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal de deltagende virksomheder påtage sig et solidarisk ansvar og hæfte solidarisk over for AffaldVarme Aarhus. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Affald- Varme Aarhus med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå med hvilken konsortiedeltager, AffaldVarme Aarhus kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige konsortiedeltager(e). Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal ovennævnte krav til dokumentationen fremsendes for alle deltagne virksomheder i konsortiet Egnethedsvurdering Udvælgelse af de tilbudsgiver, som vurderes at være egnede til at udføre den udbudte opgave, vil ske i henhold til følgende parametre: Økonomisk soliditet, jf. tilbudsgiverens fremsendte nøgletal Referencer Såfremt tilbudsgiveren ikke vurderes at være egnet til at udføre den udbudte opgave, jf. ovenstående, vil tilbudsgiverens tilbud ikke indgå i tilbudsvurderingen i henhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit Tildeling Tildelingskriteriet er laveste pris på den samlede kontraktsum, som angivet i tilbudslisten Meddelelse om resultatet Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen jf. Lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. AVA vil tidligst underskrive kontrakten efter udløb af en standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor AVA har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af tilbudsgiver. Det forventes, at der kan indgås aftale i uge 53 eller umiddelbart efter. Side 19 af 20

20 8.18 Kontraktudarbejdelse Udkast til kontrakt er vedlagt som bilag 1. AVA udarbejder den endelige kontrakt ud fra vedlagte udkast. Inden kontraktunderskrivelsen skal transportøren deltage i en gennemgang af tilbuddet, hvor AVA redegør for sine forventninger til transportørens fremtidige arbejde og arbejdsprocedure og transportøren redegør for, hvorledes opgaverne vil blive planlagt og udført. Side 20 af 20