Forretningsgang. Omkostningsdisponering. (anvisning, attestation, rejser, repræsentation og indkøb mv. for ansatte i Region Hovedstaden)

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Forretningsgang. Omkostningsdisponering. (anvisning, attestation, rejser, repræsentation og indkøb mv. for ansatte i Region Hovedstaden)"

Transkript

1 Forretningsgang Omkostningsdisponering (anvisning, attestation, rejser, repræsentation og indkøb mv. for ansatte i Region Hovedstaden) Forretningsgang nr. X.1. Oprettet dato Revideret dato

2 Indhold Forretningsgang Formål Generelt om omkostningsdisponering Habilitet Disponering og bemyndigelse Attestation og anvisning Attestation Anvisning Regnskabsgrundlag, registrering og betaling af regninger Disponering Betaling af regninger Bankkonti Kreditkort Indkøbspolitik Indkøbsaftaler Bestilling af varer og tjenesteydelser Omkostningstyper Kørselsgodtgørelse Parkeringsudgifter Taxa Broafgift Interne møder Tjenesterejser Tjenesterejser i Danmark Tjenesterejser til udlandet og Grønland Revision køb af revisionsydelser Forsikring køb af forsikringsydelser IT-udstyr Personalegoder Repræsentation Generelle retningslinjer for repræsentation Sponsorpolitik Lønadministration Relaterede forretningsgange

3 1. Formål I Region Hovedstaden håndteres der dagligt fakturaer og udlægsbilag af mange forskellige medarbejdere på hospitaler/virksomheder/centre. Dermed er der mange medarbejdere og ledere, der dagligt disponerer over regionens midler. Formålet med denne forretningsgang er at gøre det helt klart, hvilke regler der gælder for omkostningsdisponering i Region Hovedstaden. Denne forretningsgang fastlægger således de regnskabsmæssige regler for omkostningsdisponering i Region Hovedstaden 2. Generelt om omkostningsdisponering Regionsrådet har godkendt Kasse- og regnskabsregulativet for Region Hovedstaden. Bestemmelserne i Kasse- og regnskabsregulativet er gældende for samtlige ansatte i Region Hovedstaden og ved alle typer omkostningsdisponering herunder drift, investering og ved eksternt finansierede (forsknings)projekter. De administrative procedurer og regler for bilagshåndtering, dokumentation af udgifter, anvisning mv. er fastlagt i Region Hovedstadens Kasse- og regnskabsregulativ og gælder for samtlige ansatte i regionen. Det er derfor ikke muligt at fravige disse retningslinjer. Denne forretningsgang skal ses som en uddybning af reglerne i Kasse- og regnskabsregulativet særligt relateret til omkostningsdisponering. Reglerne om disponering, herunder anvisning og attestation, fremgår af Kasse- og regnskabsregulativ for Region Hovedstaden (afsnit 4). Kasse- og Regnskabsregulativet kan findes på REGI -> Økonomi. Disponering betyder, at der indgås en forpligtigende aftale eller ordre mv., hvor regionen er juridisk forpligtiget til at aftage en vare eller en ydelse samt effektuere en betaling. Disponering må alene foretages, hvis den følger gældende politikker, regler og retningslinjer, eksempelvis løn- og personalepolitikker, regionens indkøbspolitik og gældende indkøbsaftaler eller eventuelle systemmæssige standarder mv., samt når der er et godkendt budget for disponeringen. 2.1 Habilitet De almindelige habilitetsregler for offentlig virksomhed gælder for alle former for omkostningsdisponering. Der henvises til forvaltningslovens 3 og 6 for så vidt angår afgørelsessager. Det er et grundlæggende princip, at offentligt ansatte skal være upartiske, og at de skal træffe beslutninger og afgørelser ud fra saglige hensyn. Dette gælder også for alle ansatte i Region Hovedstaden. En offentlig ansat, der træffer afgørelse på grundlag af uvedkommende hensyn for eksempel hensyn til egne personlige eller økonomiske interesser eller til private venner eller bekendte - handler derfor i strid med sine tjenstlige pligter. I forvaltningsloven er det bestemt, at en offentlig ansat i en række tilfælde slet ikke må deltage i sagens behandling. Det drejer sig eksempelvis om tilfælde, hvor den ansatte har en personlig interesse i sagen, og hvor der derfor kan være risiko for, at der vil blive inddraget uvedkommende hensyn. Det skal understreges, at en vurdering af, om en medarbejder er inhabil ikke er en vurdering af den enkeltes hæderlighed. Der er derfor heller ikke noget odiøst i at være inhabil blot den ansatte undlader at deltage i behandlingen af den konkrete sag. Reglerne om inhabilitet er således også 3

4 med til at beskytte den enkelte ansatte, fordi de sikrer, at den ansatte ikke kan blive pålagt at behandle en sag i tilfælde, hvor der foreligger omstændigheder, som også i omverdenen kan rejse tvivl om den pågældendes upartiskhed. En offentlig ansat er ifølge forvaltningsloven inhabil, hvis for eksempel: Den pågældende har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald Den pågældende har en nær familiemæssig tilknytning til en person, der har en sådan interesse Der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at rejse tvivl om den pågældendes upartiskhed, for eksempel fordi der er tale om et nært venskab eller uvenskab i forhold til den, som sagen vedrører. En ansat, der er inhabil i forhold til behandling af en konkret sag, har pligt til at underrette sin leder om det. Hvis en ansat er i tvivl om sin habilitet, skal lederen underrettes, så spørgsmålet kan blive afgjort. Den ansatte må ikke selv deltage i afgørelsen af, om denne er inhabil. Såfremt en medarbejder er inhabil, må denne ikke træffe afgørelse. Konsekvensen vil derfor typisk være, at sagen overdrages til en anden medarbejder eller lederen. Vær særligt opmærksom på: Hvis en leder eller medarbejder er i tvivl om, hvorvidt vedkommende er inhabil i en sag, skal dette altid drøftes med nærmeste leder. 2.2 Disponering og bemyndigelse Regionsrådsformanden og regionsdirektøren har beføjelser til disponering, samt til anvisning til betaling for samtlige indkøb af varer og ydelser samt øvrige udgifter, der vedrører regionen. Beføjelserne til disponering og anvisning kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen. Delegaten fritages ikke for ansvar, fordi en beføjelse er delegeret. Det er delegatens ansvar at sikre, at der er dokumentation for tildeling af beføjelser, herunder eventuelle begrænsninger eller andre relevante forhold. En delegering kan være tidsbegrænset. En delegering skal altid dokumenteres skriftligt. Medarbejdere og ledere i Region Hovedstaden, der har fået delegeret ansvaret for at omkostningsdisponere, skal altid sætte sig ind i reglerne om anvisning og attestation. Alle medarbejdere og ledere, der i SAP har bemyndigelse til at anvise regninger, får sammen med autorisationen udleveret et sammendrag af anvisningsreglerne. Det gøres opmærksom på, at en delegation ikke fritager delegaten for ansvar. Vær særligt opmærksom på: Det er direktionens ansvar at sikre, at der er delegeret de nødvendige beføjelser til disponering og anvisning Delegaten fritages ikke for ansvar, fordi en beføjelse er delegeret En delegering skal altid dokumenteres skriftligt, således at hospitalet/virksomheden/centret/ altid centralt har overblik over samtlige bemyndigelser. 2.3 Attestation og anvisning Alle betalingstransaktioner skal inden registrering/effektuering være anvist og attesteret af bemyndigede ansatte. Det kan ikke være den samme person, der anviser og attesterer, og anvisning og attestation skal altid være dokumenteret enten elektronisk eller på det originale bilag. Der må således ikke anvises eller attesteres på en kopi eller et kontoudtog. 4

5 Vær særligt opmærksom på: Der må kun anvises og attesteres på originale bilag eller i det elektroniske flow Attestation Den, der attester indestår for, at: Regionen har modtaget den omhandlede vare eller ydelse Kvalitet, mængde og pris er korrekt Regionens indkøbspolitik er fulgt Bilaget er konteret i overensstemmelse med sit indhold og på rette regnskabsperiode Betalingstidspunktet er i overensstemmelse med aftale eller gældende praksis. Det er også attestanten, der kvitterer for varemodtagelse, hvorved der særligt indestås for, at: Regionen har modtaget den omhandlede ydelse Kvalitet og mængde er kontrolleret Anvisning Den, der anviser, indestår for at: Varen/ydelsen er relevant Der er dækning for udgiften i årsbudgettet, anden gyldig bevilling eller lovhjemmel Bilaget er behørigt attesteret. Den anvisningsbemyndigede kan ikke anvise betaling for følgende: Til sig selv eller nærtstående parter, jf. habilitetsreglerne For aktiviteter, som vedkommende selv har deltaget i En underordnet kan ikke anvise regnskabsbilag til en overordnet Anvisningsbemyndigelse kan ikke tildeles medarbejdere med kassefunktioner Anvisning af bilag for regionens øverste administrative ledelse og direktører med reference til regionens koncerndirektion er delegeret til chefen for koncerndirektionens sekretariat. Se forretningsgang om Anvisning af udgiftsbilag mv. for direktører med reference til koncerndirektionen. Den anvisningsbemyndigede udpeger/sikrer, at en eller flere personer kan attestere, og har ansvaret for, at de pågældende gøres bekendt med reglerne for attestation. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for at sikre, at attestation og anvisning sker inden for rammerne af rettidig betaling. Når der købes en vare eller ydelse via regionens elektroniske indkøbssystem SAP, sker anvisningen reelt allerede, når bestillingen godkendes (det samme gælder ved løn). Dette er at betragte som en betinget anvisning, idet anvisningen er betinget af, at den anviste transaktion finder sted på aftalt tid og med aftalt indhold. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for at sikre, at det foretages budgetkontrol og budgetopfølgning indenfor eget budgetområde. 5

6 3. Regnskabsgrundlag, registrering og betaling af regninger Regionens regnskab registreres og dokumenteres i SAP på grundlag af: Elektronisk bogføring og betaling Oplysninger modtaget via elektronisk datainformation Oplysninger transmitteret fra andre systemer til økonomisystemet Originale, indscannede regnskabsbilag i forbindelse med kontante udlæg. Regionen modtager ikke fakturaer fra danske leverandører i papirformat. De enkelte hospitaler/virksomheder/centre skal selv udarbejde retningslinjer for registrering og opbevaring af regnskabsmateriale, herunder foretage den nødvendige opbevaring af materialet. Der henvises til bilag til kasse- og regnskabsregulativet (Bilag 8.6 Opbevaring og kassation af regionens arkivalier og regnskabsbilag) der kan findes på REGI -> Økonomi -> Kasse- og regnskabsregulativ. 3.1 Disponering Reglerne om disponering, herunder anvisning og attestation, fremgår af Kasse- og regnskabsregulativ for Region Hovedstaden. Kasse- og Regnskabsregulativet kan findes på REGI -> Økonomi. Regionsrådsformanden og regionsdirektøren har den overordnede beføjelse til disponering, samt til anvisning til betaling for samtlige indkøb af varer og ydelser samt øvrige udgifter, der vedrører regionen. Beføjelserne til disponering og anvisning kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen. Processen for omkostningsdisponering i Region Hovedstaden er følgende: Det enkelte hospital/virksomhed/center sikrer, at de nødvendige anvisningsbemyndigelser er udstedt og dokumenteret De enkelte anvisningsbemyndigede sikrer, at der er udpeget en eller flere attestationsbemyndigede, og at dette er dokumenteret. Selve varebestillingen: o Varen/ydelsen bestilles i SAP. Bestillingen afgives typisk af en attestationsbemyndiget. o I særlige tilfælde bestilles uden om SAP. En sådan bestilling skal være aftalt med en anvisningsbemyndiget inden. Varen/ydelsen modtages af en attestationsbemyndiget, der kvitterer for varemodtagelsen i SAP. Såfremt der er tale om en lagervare fra Regionslageret, sker varemodtagelse automatisk ved levering på adressen. Betaling af faktura: o For bestillinger i SAP sker betaling af faktura efter varemodtagelsen. Den anvisningsbemyndigede skal således ikke gøre yderligere, når varekøbet er godkendt. Den attestationsbemyndigede skal derimod varemodtage i SAP og dermed kvittere for, at købet er effektueret. (gælder ikke lagervarer, der varetages ved modtagelsen på adressen) o For bestillinger angivet uden om SAP, skal den attestationsbemyndigede efter varemodtagelsen attestere fakturaen, hvorefter den anvisningsbemyndigede skal anvise fakturaen til betaling efter gældende regler. Såfremt der er tale om et udlæg, skal den medarbejder eller leder, der har foretaget udlægget, udfylde bilaget med oplysninger efter gældende regler. Nedenfor er redegjort for 6

7 dokumentationskrav ved forskellige typer indkøb. Herefter skal medarbejderen eller lederen selv attestere bilaget, hvorefter en overordnet anvisningsbemyndiget skal anvise efter gældende regler. Derefter tastes bilaget i SAP af hospitalets/virksomhedens/centrets økonomieller regnskabsafdeling Bilag arkiveres af økonomiafdelingen på hospitalet/virksomheden/centret Fakturaen eller udlægget betales via CØK, Finans og SAP. 3.2 Betaling af regninger Et hospital/virksomhed/center kan betale en regning, hvis følgende er oplyst: CVR nummer fra leverandør Firmanavn og adresse Angivelse af vareantal og -navn Angivelse af beløb samt særskilt momsspecifikation, hvis fakturaen er inklusiv moms GLN nummer for modtager Fakturanummer og datering. Ved udlægsbilag kan GLN nummer og fakturanummer udelades. Betaling må først initieres, når bilaget er attesteret og anvist. Vedligeholdelse af register over regionens leverandører (stamdata i SAP) må alene varetages af personer, der ikke er bemyndiget til at anvise bilag. I regionen varetages denne opgave af CØK, Finans og SAP. Udbetalinger af løn, feriegodtgørelse og vederlag vedrørende ansatte i regionen mv. betalingseffektueres via regionens lønsystem, mens øvrige transaktionstyper effektueres via SAP. I Region Hovedstaden varetages denne opgave af Center for HR. Betalingsformidling finder sted via anvendelse af nemkonto systemet, som indeholder bankoplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Det enkelte hospital/virksomhed/center er ansvarlig for udpegning af medarbejdere, som skal have adgang/autorisation hertil. Alle bankkonti, der vedrører aktiviteter i Region Hovedstaden, skal oprettes i regionens navn dette gælder også for konti for eksterne finansierede forskningsprojekter. Alle bankkonti oprettes af CØK, Finans og SAP på anmodning af hospitalets/virksomhedens/centrets økonomi eller regnskabschef. Alle betalingstransaktioner skal inden registrering/effektuering være anvist og attesteret af bemyndigede ansatte (vær her opmærksom på det særlige flow i SAP, jf. ovenfor). Det kan ikke være den samme person, der anviser og attesterer, og anvisning og attestation skal altid være dokumenteret enten elektronisk eller på det originale bilag. Der må ikke anvises eller attesteres på en kopi eller et kontoudtog. Reglerne vedr. anvisning og attestation gælder både for transaktioner der er regionsinterne samt -eksterne. 3.3 Bankkonti Regionen har Nordea og Danske Bank som bankforbindelser. Det er Center for Økonomi, Finans og SAP, der har kontakten til henholdsvis Nordea og Danske Bank. Alle nye oprettelser samt nedlæggelse af bankkonti foretages af Center for Økonomi, Finans og SAP. 7

8 Det kræver godkendelse af regnskabschefen på det enkelte hospital/virksomhed/center at få oprettet eller nedlagt en bankkonto. Region Hovedstadens hospitaler/virksomheder/centre kan oprette netbanksaftaler hos Danske Bank Business Online - og hos Nordea - Nordea Corporate netbank. Ansøgningsblanketter kan findes på REGI -> Økonomi -> Regnskab -> Bank og Revision. Ansøgningsblanketten skal underskrives af ansøgeren og nærmeste leder, og sendes via regnskabschefen til Center for Økonomi, Finans og SAP, på Indbetaling af indtægter, eksterne midler til forskning mv. skal altid ske til en af regionens bankkonti. Det er ikke tilladt at indbetale til private konti, heller ikke selvom det er en midlertidig løsning. 3.4 Kreditkort Ved et kreditkort forstås ethvert kort, der gør det muligt at handle på kredit. Man betaler således ikke for købet med det samme, men afregner det skyldige beløb efter gældende kredittid ved den pågældende leverandør, der udsteder kreditkortet. Afregningen sker på grundlag af en faktura, om leverandøren fremsender over det samlede forbrug. Region Hovedstaden har indgået aftale med Danske Bank og Nordea om levering af hhv. Master- Card (Danske Bank) og First Card (Nordea). Det er den nærmeste budgetansvarlige leder, der kan indstille, at en medarbejder eller leder i regionen skal have et kreditkort. Såfremt det vurderes nødvendigt, skal der udfyldes en ansøgning, der fremsendes via økonomiafdelingen i originaludgave til Center for Økonomi, Finans og SAP. Ansøgningen skal være underskrevet at både ansøger og nærmeste budgetansvarlige chef. Kreditkort er strengt personlige og skal opbevares på forsvarlig vis. Forbrug betalt med kreditkort faktureres fra enten Master Card eller First Card. Det er en forudsætning for betaling af opkrævningen fra kreditkortet, at der vedhæftes kvitteringer i SAP for samtlige posteringer, og at der på disse er anført de nødvendige oplysninger, eksempelvis i forbindelse med repræsentation. (Se dokumentationskrav under de enkelte omkostningstyper nedenfor). Regninger fra Master Card eller First Card skal konteres ud fra forbruget. Det vil sige, at den samlede regning fra Master Card eller First Card ikke kan konteres samlet på ét kontonummer, da der skal ske fordeling på relevante konti. Der skal tages højde for, hvilke beløb der er inklusiv henholdsvis eksklusiv moms. Private udgifter må aldrig afholdes via Master Card eller First Card, heller ikke midlertidigt. Center for Økonomi, Finans og SAP fører en samlet liste over udstedte kreditkort i regionen. Ved misbrug inddrages kortet. 4. Indkøbspolitik Region Hovedstadens indkøbspolitik er vedtaget af Regionsrådet og skal understøtte regionens overordnede mål og kvalitet samt udvikling og effektivitet. Målet for den enkelte aftale er at opnå det optimale forhold mellem kvalitet og pris. Derfor nedsættes der for alle større aftaler en brugergruppe, som skal hjælpe med at sikre disse mål. Politikken realiseres med respekt for nationale og internationale love, hvilket også omfatter også menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, arbejdsmiljø, miljø og antikorruption. Hovedpunkterne i indkøbspolitikken er: 8

9 Rette behovsdækning og kvalitet Rette mængde og ydelse på rette tid og sted Laveste totalomkostninger Rationel kunde, dvs. regionen ses som en kunde, der tilstræber en høj anvendelsesgrad af indgåede aftaler. Skabelse af reel konkurrence Leverandørsamarbejde Professionel varetagelse af indkøb Gennemsigtighed samt god etik og moral i indkøbsaktiviteterne 4.1 Indkøbsaftaler Regionen køber samlet set for ca. 10 mia. kr. om året af varer, udstyr og tjenesteydelser. Dertil kommer indkøb af medicin og bygge- og anlægsopgaver. For at sikre dels at regionen får mest muligt for pengene og den rette kvalitet, og dels at regionen overholder lovgivningen, indgår regionen løbende aftaler og har p.t. godt aftaler på indkøb af varer, udstyr og tjenesteydelser. Aftalerne er bindende for regionens virksomheder. Det fremgår af EU-reglerne, at købes der for over 1,4 mio. kr. på én gang, skal regelsættet for EUudbud følges. For gentagne køb af ensartede produkter, fx møbler eller kanyler, skal værdien ses over 4 år. Da regionen ses som en enhed, omfattes stort set alt, der købes af regionen, af disse regler. Den danske tilbudslov følges for mindre varekøb (fra 0,5 mio. Kr. til 1,4 mio. kr.), for en del tjenesteydelser (fra 0,5 mio. kr.) samt for mindre bygge- og anlægsopgaver (fra 7,5 mio. kr. til 36,1 mio. kr.). Følges reglerne ikke, fastsætter de danske regler (håndhævelsesloven), at klagenævnet for udbud kan - og visse tilfælde skal - pålægge regionen en bøde på op til 5 % af kontraktsummen og ophæve den indgåede aftale. Fælles aftaler betyder større mængder af ensartede produkter for leverandøren. Det giver bevisligt bedre priser. Regionens indkøbsafdeling dokumenterer hvert år besparelserne ud fra det eksisterende forbrug og de hidtidige priser. Tid er også økonomi. I stedet for at en stor del af regionens medarbejdere løbende bruger tid på at afsøge markedet og sammenligne produkter og vilkår, gøres dette samlet og systematisk i Center for Økonomi, Strategisk Indkøb. Standardisering omfatter både produkter og vilkår. Ens krav understøtter ønsket om ensartet behandling på tværs af regionen og dermed ens oplæring og procedurer. Det vil i sidste ende sige højere patientsikkerhed og nemmere håndtering for personalet. Men standardisering betyder også ensartede kontrakter og vilkår, herunder leverings- og betalingsbetingelser. Der gør det nemmere for leverandørerne, når vilkårene er ens. Det sikrer, at der er styr på, hvad der skal ske, hvis der er forsinkelser, mangler, eller når der skal ske regulering af priser etc. Dette har stor betydning for en organisation, der som regionen har godt aftaler med diverse leverandører. Det er muligt at se alle indkøbsaftaler i Aftalekataloget på REGI -> Indkøb -> Indkøb og Udbud På REGI er det også muligt at finde andre oplysninger om indkøb. Alle indkøb der foretages af medarbejdere og ledere i regionen, skal overholde de indkøbsaftaler, der er indgået. Det er således ikke muligt at købe hjem fra en anden leverandør, end den der er en indkøbsaftale med, hvis der eksempelvis ønskes en vare i et andet mærke. Ved tvivlsspørgsmål kontaktes Center for Økonomi, Strategisk Indkøb. 9

10 4.2 Bestilling af varer og tjenesteydelser Alle varer og tjenesteydelser i Region Hovedstaden bestilles/indkøbes som udgangspunkt gennem SAP. Alle indkøb skal følge regionens indkøbspolitik og i øvrigt foretages via regionens indkøbsaftaler, såfremt sådanne eksisterer. Et indkøbsflow er typisk: Rekvirenten bestiller varer/tjenesteydelser i SAP (laver en indkøbsvogn) Hvis der er tale om en fritekst-bestilling, fordi varen ikke findes i varekataloget, kommer bestillingen forbi CØK, Strategisk Indkøb, Rekvirent- og ordresupport til kontrol En anvisningsberettiget godkender bestillingen i SAP (indkøbsvognen) Varerne modtages og en attestationsberettiget bekræfter varemodtagelsen i SAP (lagervarer er undtaget fra varemodtagelse) Fakturaen betales via CØK, Finans og SAP. For indkøb, der helt undtagelsesvist foretages uden om SAP, er processen lidt anderledes. Her skal en anvisningsberettiget godkende indkøb inden bestillingen afgives og en attestant skal varemodtage samt attestere fakturaen, inden den anvisningsberettigede godkender fakturaen til betaling. Det er den ansvarlige anvisningsberettigede i den enkelte enhed/afdeling/afsnit, der er ansvarlig for, at ovenstående proces overholdes, men det enkelte hospital/virksomhed/center har ansvaret for, at de anvisningsberettigede er bekendt med gældende regler. 5. Omkostningstyper I afsnittet gennemgås de forskellige omkostningstyper samt krav til dokumentation for omkostningen. Dokumentationen skal arkiveres sammen med bilaget i bogholderiet enten elektronisk eller i papirform. 5.1 Kørselsgodtgørelse Benyttelse af privat transportmiddel på tjenesterejse kræver altid tjenestestedets forudgående godkendelse Betingelserne for, at en ansat kan få udbetalt kilometergodtgørelse ved benyttelse af privat transportmiddel på en tjenesterejse er reguleret i regionens forvaltningsgrundlag, herunder i tjenesterejseaftalen. De skattemæssige regler findes i Ligningslovens 9 og 9 B. Der kan dækkes dokumenterede merudgifter til transport. For transport i egen bil bruges laveste kilometersats, med mindre andet konkret er aftalt og dokumenteret. Refusion af dokumenterede udgifter er som det klare udgangspunkt ikke skattepligtig. Kørselsgodtgørelse til ansatte udbetales gennem lønsystemet. Når der håndteres bilag vedr. kørselsgodtgørelse, skal følgende oplysninger være udfyldt og dokumenteret: Kørslens erhvervsmæssige formål Dato for kørslen Kørsels mål med eventuelle delmål, i form af konkret angivelse af adresse Angivelse af kørte kilometer Den anvendte sats Beregning af befordringsgodtgørelse Der kan maksimalt ydes godtgørelse svarende til kørsel til og fra tjenestestedet 10

11 Center for HR har udarbejdet et skema, som kan bruges til indberetning af kørselsgodtgørelse. Kørselsblanketten kan findes på REGI. Den anvisningsberettigede leder anviser herpå godtgørelsen til betaling. Når der udbetales kørselsgodtgørelse, skal det angives, om der udbetales høj eller lav sats. Hvis der udbetales høj sats, skal der foreligge en kørselsbemyndigelse, der er underskrevet af en leder med anvisningsbemyndigelse. Kørselsbemyndigelsen skal dokumenteres på personalesagen. Der dækkes kun kørsel til høj sats indtil kilometer pr. år. Hovedreglen er, at tjenesterejsens længde beregnes med tjenestestedet som udgangspunkt både ved start og ved afslutning. Der kan højst ydes godtgørelse for det antal kilometer, der rent faktisk er kørt i forbindelse med tjenesterejsen. Det vil sige, at der kun ydes kørselsgodtgørelse for det antal kilometer, der er kørt ud over det, der normalt ville være kørt mellem hjem og tjenestested. Der kan ikke ydes godtgørelse for flere kilometer, end der ville være kørt, hvis tjenesterejsen var påbegyndt og afsluttet på tjenestestedet. Der ydes ikke kørselsgodtgørelse mellem hjem og tjenestested. Hvis den ansatte normalt ikke kører i egen bil, men har lånt en bil til tjenesterejsen, kan tjenestestedet bestemme, at der skal ske kompensation for de kørte kilometer uden reduktion samt tilladelse, hvis rejsen påbegyndes fra egen bopæl Parkeringsudgifter Såfremt der i forbindelse med tjenestekørsel i egen bil skal betales parkeringsafgift, kan udgiften refunderes. Følgende skal fremgå på bilaget: Hvem der har afholdt udgiften Hvad anledningen var (fx møde eller konference) Hvem der blev holdt møde med (fx Danske Regioner eller emnet for en konference) Såfremt det ud fra et samlet sparsommelighedshensyn i særlige situationer er fornuftigt, at en ansat får betalt parkeringsafgift for en del af dagen på det sædvanlige tjenestested, fordi bilen skal anvendes til tjenestekørsel senere på dagen, kan det rent undtagelsesvist aftales, at denne p-billet betales af regionen. Dette skal altid være aftalt på forhånd. Det skal fortsat tilstræbes, at der arrangeres samkørsel. Vær særligt opmærksom på: P-billetten skal vedlægges udgiftsbilaget. 5.2 Taxa Taxa kan kun benyttes efter lokalaftale eller særlig aftale med ledelsen. Såfremt en medarbejder eller leder har anvendt taxakørsel, og beløbet betales af regionen, skal følgende altid anføres på bilaget: Navn på medarbejder(e) eller leder(e) der har kørt med taxa (alle navne angives) Formål med kørslen Destination til og fra. 11

12 Vær særligt opmærksom på: Taxaregning/bon skal vedlægges udgiftsbilaget 5.3 Broafgift Såfremt en leder eller medarbejder har afholdt udgift til broafgift, der skal refunderes af regionen, skal følgende altid anføres på bilaget: Navn på medarbejder(e) eller leder(e) der var med i bilen (alle navne angives), Formål med kørslen Destination til og fra. Vær særligt opmærksom på: Der skal vedlægges broafgiftskvittering eller kontoudskrift (ved brug af egen brobizz) til udlægsbilaget. 5.4 Interne møder Til interne møder typisk med en varighed på to timer og derover - kan der undtagelsesvist serveres rundstykker/brød eller frugt/chokolade/kage og kaffe/the. Der kan serveres frokost, hvis mødeafviklingen fordrer frokost under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der er tilrejsende deltagere. Undtagelsesvist kan der afholdes udgifter til mad om aftenen ved særlige møder, som fordrer aftensmad under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der er tilrejsende deltagere. Anledningen, deltagerkredsen og formål skal altid fremgå af bilag eller faktura. Generelt skal der ved afholdelse af udgifter til forplejning til interne møder være et rimeligt og passende forhold mellem den givne anledning og de hermed forbundne udgifter. Forplejningen skal om muligt købes i regionens kantiner. 5.5 Tjenesterejser En tjenesterejse kan defineres som en rejse, som er et nødvendigt led i tjenesten og som tjenestestedet har godkendt som tjenesterejse. I Region Hovedstaden er det nærmeste leder, der beslutter om en rejse har karakter af en tjenesterejse. Det bemærkes i den forbindelse, at kurser kan være omfattet af reglerne for tjenesterejser. Ved bestilling af tjenesterejser både transport og indkvartering gælder regionens normale regler for omkostningsdisponering. Det er således nærmeste budgetansvarlige leder, der skal godkende at rejsen bestilles. Såfremt der ikke er andre muligheder, kan det aftales med nærmeste chef, at der rent undtagelsesvist anvendes taxakørsel til og fra lufthavn, tog mv. Dette skal altid aftales på forhånd og fremgå af bilaget. I Region Hovedstaden skelnes mellem tjenesterejser til udlandet og tjenesterejser i Danmark. 12

13 5.5.1 Tjenesterejser i Danmark For tjenesterejser i Danmark gælder at transporten skal afholdes til lavest mulige udgift. Som udgangspunkt foregår transport med offentlige transportmidler. Kørsel i egen bil forudsætter, at dette på forhånd er godkendt af nærmeste leder. Skal en leder eller medarbejder fra Region Hovedstaden deltage i en konference i Jylland, vil det som oftest være billigst at foretage rejsen med tog. Hvis der derimod eksempelvis er flere medarbejdere, der skal deltage i konferencen, kan det være billigere, at rejsen foretages i bil efter forudgående tilladelse. Hvis der er overnatning forbundet med tjenesterejsen, skal der anvises passende indkvartering. Det betyder som ved tjenesterejser til udlandet at det skal være et værelse af hotellignende standard, eneværelse og med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Når der skal vælges indkvartering, skal udgiften holdes inden for de anførte maksimumbeløb (hoteldispositionsbeløbet). Hoteldispositionsbeløbet fremgår af bilag 5 til cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. På bilaget skal der altid anføres formål, og hvilke deltagere bilaget omhandler Kørsel i egen bil Såfremt transport i forbindelse med tjenesterejsen foregår i bil, gælder regionens almindelige regler for kørselsgodtgørelse. Se afsnittet om kørselsgodtgørelse. Hvis den ansatte normalt ikke kører i egen bil til daglig, men har anskaffet (lånt) en bil til tjenesterejsen, kan tjenestestedet bestemme, at der skal ske kompensation for de kørte kilometer mellem bopælen og det midlertidige tjenestested uden reduktion for den normale daglige afstand Tjenesterejser til udlandet og Grønland Region Hovedstadens er som følge af EU-udbudsdirektivet - forpligtiget til at have en aftale om retningslinjer for tjenesterejser til udlandet. Aftalen er udarbejdet af Koncern Organisation og Personale i september Nedenfor gennemgås hovedlinjerne i reglerne. Der henvises i øvrigt til Tjenesterejser til udlandet regler og administrativ praksis for ansatte, der kan findes på VIP dokumentstyringsportal. En tjenesterejse er typisk en rejse, der foretages i forbindelse med studiebesøg, undervisning, kurser, seminarer og konferencer. Region Hovedstaden har indgået en aftale med VIA Egencia der medfører, at alle tjenesterejser skal bestilles gennem dette rejsebureau. Det enkelte hospital/virksomhed/center beslutter, hvem der må bestille rejser Godtgørelse for tjenesterejser til udlandet Rejser over 24 timer - udlandet For alle tjenesterejser til udlandet på minimum 24 timer, ydes der time- og dagpenge efter gældende satser i tjenesterejseaftalen med tilhørende satsreguleringscirkulære. Er der særlig hensyn, der tale herfor, kan den budgetansvarlige personaleleder efter anmodning fra medarbejderen godkende, at der i stedet sker refusion mod dokumentation med tillæg af procentgodtgørelse. Dette kan eksempelvis finde sted, hvis der rejses til et land eller område, som det er særligt dyrt at 13

14 opholde sig i. Dispensation kan kun ske ved en forudgående skriftlig godkendelse fra den budgetansvarlige personaleleder med angivelse af årsagen. Dispensationen skal arkiveres sammen med bilaget. Der gælder følgende for udbetaling af time- og dagpenge: Dækker alle udgifter til måltider, småfornødenheder, lokal transport på bestemmelsesstedet mv. Udbetales for hver fulde 24 timer tjenesterejsen varer. Der udbetales timepenge for yderligere timer pr. påbegyndt time med 1/24 del af dagpengene. Bestemmelseslandets sats for time- og dagpenge (fremgår af Finansministeriets satsreguleringscirkulære bilag 3) Dagpengene reduceres hvis der er gratis måltider i tilknytning til tjenesterejsen, fx hvis morgenmad er inkluderet i hotelpris eller frokost af middag som en del af arrangementet. Reduktion beregnes på følgende måde: o Reduktion for morgenmad er 15 % o Reduktion for frokost og middag er hver 30 % o Reduktion for alle tre hovedmåltider er 75 % Hvis der i stedet for time- og dagpenge udbetales refusion mod dokumentation med tillæg af procentgodtgørelse, ydes godtgørelsen som refusion af rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider mod dokumentation. Derudover ydes procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet mv. Procentgodtgørelsens størrelse pr. døgn fremgår ligeledes af satsreguleringscirkulære bilag 3. Hvis der ydes gratis måltider på tjenesterejsen, kan merudgifter vedrørende samme hovedmåltid(er) ikke refunderes mod dokumentation. Udgifter refunderes kun mod dokumentation (originale bilag). Kreditkortkvitteringer anses ikke for behøring dokumentation. Procentgodtgørelse udbetales uden fremvisning af bilag. Time- og dagpenge, procentgodtgørelse og refusion af merudgifter udbetales altid efter tjenesterejsens gennemførelse på baggrund af fremlagt dokumentation. Der ydes ikke forskud. Manglende dokumentation kan rent undtagelsesvis accepteres mod den ansattes udførlige beskrivelse og underskrift. Region Hovedstaden kan bestemme, at en leder eller medarbejder kan anvende kreditkort i forbindelse med tjenesterejsen. Det er regionen, der afholder de nødvendige udgifter til kortet. Alle kreditkort bestilles hos Center for Økonomi, Finans og SAP Rejser under 24 timer eller uden overnatning - udlandet For tjenesterejser under 24 timer eller tjenesterejser uden overnatning ydes der godtgørelse i form af refusion af rimelige merudgifter til måltider mv. mod dokumentation. Der kan ikke udbetales time- og dagpenge for tjenesterejser under 24 timer. Udgifter refunderes kun mod dokumentation (originale bilag). Kreditkortkvitteringer anses ikke for behørig dokumentation. På bilaget skal der altid anføres formål og hvilke deltagere bilaget omhandler Transportmiddel tjenesterejser til udlandet Alle ansatte i Region Hovedstaden rejser billigst muligt. Det betyder, at der rejses på økonomiklasse. Aftalen med VIA Egencia indeholder en prisgaranti, der indebærer, at det er muligt at få refun- 14

15 deret merudgifter (ekskl. bestillingsgebyr), hvis det konstateres, at billetten kan indkøbes billigere på identiske vilkår på bestillingstidspunktet, en den pris som VIA Egencia kan levere. Ved flyrejser skal boardingcard altid vedhæftes som dokumentation for rejsen. Der kan i særlige tilfælde gives dispensation til at rejse på en dyrere flyklasse. Dispensation kan kun ske ved en forudgående skriftlig godkendelse fra direktionen på hospitalet/virksomheden/centret med angivelse af årsagen (helbredsmæssige forhold eller der eksempelvis skal holdes et oplæg kort efter ankomst). Dispensationen skal arkiveres sammen med bilaget. Der skal altid være og påføres oplysninger om formål og deltagere. Udgift til lokal transport på bestemmelsesstedet afholdes af den ansatte selv og forudsættes dækket af time- og dagpengene. Såfremt der ikke er andre muligheder, kan det aftales med nærmeste chef, at der rent undtagelsesvist anvendes taxakørsel til og fra lufthavn, tog mv. på regionens regning. Dette skal altid aftales på forhånd og fremgå af bilaget. Leje af bil på tjenesterejsestedet kræver forudgående godkendelse af nærmeste leder Indkvartering tjenesterejser til udlandet Når der skal vælges indkvartering, skal udgiften holdes inden for de anførte maksimumbeløb (hoteldispositionsbeløbet). Hoteldispositionsbeløbet for forskellige lande fremgår af bilag 5 til cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. Passende indkvartering anses for at være et værelse af hotellignende standard, eneværelse og med toilet og bad i umiddelbar nærhed, og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Som udgangspunkt anses indkvartering på et 3-stjernet hotel, som rimeligt, hvis det kan holdes indenfor hoteldispositionsbeløbet. I helt særlig tilfælde kan der refunderes udgifter til indkvartering, der er højere end hoteldispositionsbeløbet. Dette er eksempelvis tilfældet, hvis en konference foregår på et dyrere hotel, og deltagelsen er betinget heraf. Dispensationen kan kun ske ved forudgående skriftlig godkendelse fra den budgetansvarlige personaleleder med angivelse af årsagen. Dispensationen skal arkiveres sammen med bilaget. Der må ikke handles i mini-bar på hoteller på regionens regning. Indkvartering bestilles ligeledes gennem VIA Egencia. Hvis en medarbejder eller leder selv sørger for privat overnatning i forbindelse med tjenesterejsen, skal der udbetales et udokumenteret nattillæg. Dette er reguleret i satsreguleringscirkulæret. På bilaget skal der altid anføres formål og hvilke deltagere bilaget omhandler Bonuspoint, rabatter mv. Bonuspoint, rabatter og lignende, der optjenes i forbindelse med en tjenesterejse, må ikke anvendes til privat brug Forsikring Alle ansatte i Region Hovedstaden er dækket af en rejseforsikring, der gælder for rejser til udlandet. Inden tjenesterejsen påbegyndes, skal der rekvireres et rejseforsikringskort. Medarbejdere og ledere kan selv printe rejseforsikringskortet via Willis hjemmeside. Dette gøres via følgende link: 15

16 Andre udgifter, herunder telefon, internet og drikkepenge Tjenstligt nødvendige udgifter kan afholdes af regionen mod dokumentation. Tjenesteligt nødvendige udgifter, er fx udgifter til tjenstlige telefonsamtaler eller internet. Private telefonopkald kan derimod ikke afholdes for regionens regning. Endvidere kan sædvanemæssige drikkepenge på overnatningshoteller refunderes mod dokumentation (skal anføres på et bilag). På bilaget skal der altid anføres formål og hvilke deltagere bilaget omhandler Private forhold i forbindelse med rejsen Hvis en ansat i Region Hovedstaden ønsker privat ledsagelse af en ægtefælle (eller andet familiemedlem) på en tjenesterejse, skal denne udgift afholdes af den ansatte. Såfremt en ansat ønsker at afholde ferie i forbindelse med tjenesterejsen, skal denne udgift ligeledes afholdes af den ansatte. Det er en forudsætning for at kombinere tjenesterejse med en privat rejse, at hjemrejsen eller den samlede transportpris ikke bliver dyrere, end hvis der alene havde været foretaget en tjenesterejse på det påkrævede antal rejsedage. Rent private forhold som tøjvask, private telefonopkald mv. afholdes af den ansatte selv, og dækkes af time-dagpengene. Undtagelsesvist vil tøjvask kunne blive refunderet, hvis der er tale om en længerevarende rejse eller særlig klimatiske forhold. På bilaget skal der altid anføres formål og hvilke deltagere bilaget omhandler. 5.6 Revision køb af revisionsydelser Regionen har med virkning fra 1/ indgået revisionsaftale med BDO Kommunernes Revision. Det er CØK, Finans og SAP der er ansvarlig for regionens aftale med BDO. Ønskes der køb af revisionsydelser, rettes henvendelse til CØK, Finans og SAP via hospitalets/virksomhedens/centrets økonomiafdeling. Alle revisionsydelser indkøbes som udgangspunkt på den fælles aftale. 5.7 Forsikring køb af forsikringsydelser Den overordnede administration og koordination af Region Hovedstadens forsikringsforhold varetages af Center for Økonomi, Finans og SAP. Regionen har indgået en aftale med Willis, der fungerer som forsikringsmægler for regionen. Aftalen betyder blandt andet, at Willis behandler registrerede skader for Region Hovedstaden og hvor det er relevant, anmelder dem til forsikringsselskabet, dog undtaget skader under patientforsikringsområdet. Der kan findes flere oplysninger om forsikringer i Region hovedstaden på Willis hjemmeside: Derudover er der oplysninger om, hvem der er kontaktpersoner på forsikringsområdet internt i regionen, samt hvem der kontaktpersoner i Willis indenfor forskellige fagområder. 16

17 5.8 IT-udstyr Indkøb af IT-udstyr skal altid foregå via Center for IMT (CIMT) og alle indkøb skal overholde regionens indkøbsaftaler. Når en medarbejder eller leder på et hospital/virksomhed/center ønsker at indkøbe nyt IT-udstyr, skal der således altid rettes henvendelse til CIMT. Dette gælder alt udstyr der indkøbes til regionen og for regionens midler. Dermed gælder ovenstående retningslinjer fx også for indkøb af udstyr, der er finansieret af midler til eksterne forskningsmidler. Når der skal bestilles udstyr hos CIMT gøres dette via REGI -> IT og Medico -> Hvordan bestiller jeg it-udstyr og telefoni?. Her trykkes på linket Gå til CIMT Service, hvorefter en ny side åbner. På denne side er det muligt at bestille hardware, software mv. Bestillinger af IT-udstyr skal lige som andre dispositioner godkendes af en leder. Normalt er det nærmeste chef, der godkender indkøbet, men der kan være lavet andre aftaler på det enkelte hospital/virksomhed/center. Såfremt der er lavet særaftaler om godkendelse af indkøb af IT-udstyr, er det den lokale direktions ansvar at sikre, at relevante chefer i organisationen er bekendt med retningslinjerne. Når de bestilte varer er modtaget på hospitalet/virksomheden/centret modtager bestilleren en mail hvoraf det fremgår, at den bestilte vare er klar til afhentning hos den lokale CIMT-indkøber. Det fremgår på REGI, hvem der er indkøber på det enkelte hospital/virksomhed/center. Ved indkøb af it-udstyr, pc, telefoner mv. skal det oplyses på bogføringsbilaget, hvem der har fået det indkøbte udleveret. Ved ophør af ansættelsesforhold tilfalder det indkøbte Region Hovedstaden. Apparatur til en værdi over kr ekskl. moms skal aktiveres efter Region Hovedstadens sædvanlige regler herfor. Aktiver afskrives jævnfør Region Hovedstadens regnskabspraksis. 5.9 Personalegoder Region Hovedstaden har fastsat principper vedrørende personalegoder. Regionen følger fremover de retningslinjer, der gælder på statens område. Der henvises til publikationen: God adfærd i det offentlige. Enhver brug af personalegoder i Region Hovedstaden skal ske under hensyntagen til det økonomiske ansvar for forvaltningen af regionens ressourcer. Der gælder følgende grundprincipper for brugen af personalegoder i Region Hovedstaden: 1. Regionen følger retningslinjerne på statens område for brugen af personalegoder, herunder lejlighedsgaver, julegaver, m.v.. Aftaler om bruttotræk vil fortsat være mulige, såfremt disse har hjemmel i regionale aftaler og overenskomster, 2. I særlig tilfælde af arbejdsmæssig karakter kan ledelsen efter konkret vurdering beslutte at give en mindre erkendtlighed til en individuel medarbejder eller en gruppe af medarbejdere. Anledningen skal være knyttet til virksomhedens forhold og personalegodet skal være i arbejdsgiverens interesse. Anerkendelsen skal være udløst af en speciel indsats, begivenhed eller lignende og ikke ske som en fast tradition, 3. I forbindelse med sociale arrangementer for personalet, skal der være et tydeligt fagligt/organisatorisk islæt, 4. Ved afholdelse af fester for personalet skal der indgå en rimelig egenbetaling fra deltagerne, 5. Der vil ud fra overordnede hensyn og principper fortsat være mulighed for at yde støtte til personaleforeninger, idrætsforeninger og sportsaktivitetsdage, 17

18 6. Regionens grundprincipper for brugen af personalegoder glæder for regionens samlede område, herunder områder, der helt eller delvist finansieres af forskningsmidler. Bilag vedrørende ovenstående skal altid påføres oplysninger om deltagere og formål og anledning. Vær særligt opmærksom på: Det enkelte hospital/virksomhed/center kan have lokale præciseringer af reglerne Repræsentation Retningslinjerne for repræsentationsudgifter i Region Hovedstaden fremgår af bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet: Retningslinjer for repræsentationsudgifter. Bilaget kan findes på REGI -> Økonomi -> Kasse- og Regnskabsregulativ. Det fremgår af bilaget, at en repræsentationsudgift er en udgift, som afholdes med et repræsentativt formål for øje, hvor regionen er vært eller gavegiver, og at det forudsættes, at deltagerne til arrangementet/modtagerne af gaven hovedsagelig er personer, der ikke er knyttet til Region Hovedstaden. Repræsentationsudgifter kan alene afholdes, hvis der er tale om varetagelse af et regionalt formål, og hvis de kan anses for at være økonomisk forsvarlige Generelle retningslinjer for repræsentation Repræsentationsudgifter kan anvendes til bespisning, gaver, blomster m.v. Ved bestilling og godkendelse skal de til enhver tid gældende retningslinjer for indkøb (indkøbsaftaler) og godkendelses- og bemyndigelsesbestemmelser overholdes. Derudover skal det altid fremgå af bilag eller faktura, hvad formålet og anledningen er, hvem modtager eller deltagerkredsen er, og deltagerantallet evt. fordelt på antal regionalt ansatte og øvrige ved receptioner mv. Ved bespisning i forbindelse med repræsentative formål, skal udgiften afpasses formålet. Det betyder, at der kan udøves skøn på visse områder, og at det er op til den enkelte medarbejder og leder at udvise fornuftig disposition af regionens penge. For at sikre en enkel og ensartet administration af området er der fastlagt maksimale beløbsgrænser for udgifter til repræsentation: Bespisning inkl. drikkevarer frokost op til 500,00 kr. pr. person Bespisning inkl. drikkevarer aften op til 800,00 kr. pr. person Det skal understreges at ovenstående beløb er maksimale beløb, og at det forventes, at den enkelte medarbejder og leder i den givne situation vurderer, om udgiften kan holdes under det maksimale beløb. Dispensation fra beløbsgrænserne kan kun ske ved en forudgående skriftlig godkendelse fra direktionen på hospitalet/virksomheden/centret med angivelse af årsagen. Dispensationen skal arkiveres sammen med bilaget. I forbindelse med jubilæer mv. hos eksterne samarbejdspartnere, forretningsforbindelser mv., kan der i mindre omfang afholdes udgifter til gaver. Derudover er der praksis for at uddele et par flasker vin til eksterne foredragsholdere som tak for deres ulejlighed (lønaccessorie). Udgifter til hhv. jubilæer hos eksterne samarbejdspartnere samt forretningsforbindelser samt tak for ulejligheden gaver i forbindelse med foredrag, kan beløbsmæssigt maksimalt være på op til 500,00 kr. I forbindelse med afholdelse af udgifter til repræsentation, skal regionens regler for omkostningsdisponering selvsagt altid overholdes. Det betyder, at når en medarbejder eller leder har disponeret beløbet, skal regnskabsbilaget altid anvises af en overordnet. 18

19 Når der skal indkøbes en gave eller forplejning i forbindelse med repræsentation, skal det altid godkendes af nærmeste leder. Såfremt indkøbet foretages via et personligt udlæg, skal der efterfølgende udfyldes et udgiftsbilag, angives nedenstående oplysninger på bilaget samt selv attesteres for indkøbet. Efterfølgende skal en anvisningsberettiget anvise udlægget til betaling. Det er udlægsholderens eget ansvar at udfylde et udgiftsbilag, mens den anvisningsberettigede altid har ansvar for at sikre, at udgiftsbilaget er udfyldt korrekt. Udgiftsbilag til repræsentation udfyldes med følgende oplysninger: Beløb Hvem beløbet er udbetalt til Hotel/restaurant Dato for begivenhed Udvalg/område/hospital/center/virksomhed/institution Anledning Deltagere fordelt på antal gæster, regionsrådsmedlemmer og ansatte i regionen Sponsorpolitik Regionsrådet har vedtaget en sponsorpolitik som fastlægger de overordnede principper for hvordan, der kan indgås aftaler om sponsorering. Politikken skal sikre åbenhed og klare retningslinjer for sponsorsamarbejder. Sponsorpolitikken gælder sideløbende med de øvrige bestemmelser, der regulerer samarbejdet mellem Region Hovedstaden på den ene side og private virksomheder mv. på den anden side. I politikken er sponsorering defineret på følgende måde: Ved sponsorering forstås i denne sponsorpolitik en persons, virksomheds eller organisations støtte i form af penge eller naturalier til en aktivitet på Region Hovedstadens virksomheder, idet støtten som hovedregel ydes under forudsætning af, at sponsoren får sit navn eller logo vist eller nævnt i forbindelse med aktiviteten. Sponsorering forudsætter således en konkret aktivitet med deltagelse fra regionen (virksomheden), hvor sponsor giver et helt eller delvist tilskud til finansieringen. Region Hovedstadens hospitaler/virksomheder/centre kan anvende sponsorering til fremme af: Patientinformation og patientvelfærd Forebyggende og sundhedsfremmende tiltag Personalets videreuddannelse og kompetenceudvikling samt et godt arbejdsmiljø Ny teknologi. Region Hovedstadens hospitaler/virksomheder/centre kan alene anvende sponsorering til arrangementer, som har et klart fagligt sigte og formål og ikke til arrangementer, som alene eller overvejende er af social karakter. For arrangementer uden fagligt indhold henvises til Personalestyrelsens vejledning om God adfærd i det offentlige afsnit 6 om modtagelse af gaver mv. Vejledningen kan findes på moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Region Hovedstadens hospitaler/virksomheder/centre skal ved offentliggørelse på deres hjemmesider sikre, at det er synligt, åbent og kendt, hvilke aftaler om sponsorering, der indgås. Der er en række betingelser, der skal være opfyldt, når der indgås sponsoraftaler, bl.a. skal aftalen 19

20 indgås med hospitalets/virksomhedens/centrets direktion. Der kan læses mere om betingelser for sponsoraftaler i sponsorpolitikken, der kan findes på REGI -> Organisation -> Sponsorpolitik 5.12 Lønadministration Center for HR varetager drift og administration af løn og personaleområdet. Det er centrets opgave at sikre korrekt og rettidig løn til alle regionens medarbejdere, udarbejdelse af korrekte ansættelsesbreve og øvrige personaleadministrative breve, at rådgive om barselsforhold at vejlede om og håndtere tjenestemandspensioner m.m. Center for HR leverer følgende løn og personaleadministrationsydelser: Sikker drift, dvs. korrekt løn til tiden, hurtige og korrekte ansættelsesbreve til nyansatte Hjemtagning af alle refusioner og tilbageførsel af refusioner til hospitaler og virksomheder Rettidige afstemninger Barselsvejledning Tjenestemandspensioner Regionens pendlerkort Løn indberettes og udbetales via Silkeborg Data. 6. Relaterede forretningsgange Forretningsgang: Anvisning af udgiftsbilag for direktører med reference til koncerndirektionen. Publikationen God adfærd i det offentlige kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: %20indhold%20og%20proces/God%20adfard%20i%20det%20offentlige.aspx Cirkulære om tjenesterejseaftalen kan findes på retsinfo.dk: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=5318 Cirkulære om satsregulering pr. 1. januar 2014 for tjenesterejser med bilag kan findes på kan findes på retsinfo.dk: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=

Dags dato har man herfra tilskrevet Kommunens forvaltninger således:

Dags dato har man herfra tilskrevet Kommunens forvaltninger således: Dato: 9. november 1999 J.nr.: 2.02.006.pa.001/99 Cirkulære nr.: 28/99 Dags dato har man herfra tilskrevet Kommunens forvaltninger således: 1. Indledning Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og

Læs mere

Retningslinjer for tjenesterejser og. befordringsgodtgørelse samt repræsentation. (Afsnit 7 - Bogføringsprocessen) Bilag 11

Retningslinjer for tjenesterejser og. befordringsgodtgørelse samt repræsentation. (Afsnit 7 - Bogføringsprocessen) Bilag 11 Retningslinjer for tjenesterejser og befordringsgodtgørelse samt repræsentation. (Afsnit 7 - Bogføringsprocessen) Bilag 11 Forelagt revisionen: 2012 Godkendt af direktionen: 13. juni 2012 Mindre korrektioner:

Læs mere

Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og overenskomstansatte har indgået aftale om tjenesterejser.

Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og overenskomstansatte har indgået aftale om tjenesterejser. Økonomiforvaltningen Novemer 1999 J.nr. 2.02.006.pa.001/99 Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og overenskomstansatte har indgået aftale om tjenesterejser. Aftalen træder i kraft pr. 5. oktober

Læs mere

Forskningsmidler. Appendix til FAS regulativet

Forskningsmidler. Appendix til FAS regulativet Forskningsmidler Appendix til FAS regulativet Koncern HR Koncernøkonomi November 2014 Indledning Appendix til FAS-regulativet er ment som et kort supplement til»regulativ vedrørende eksternt finansierede

Læs mere

IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser

IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser Indholdsfortegnelse 1.0 Definition og bevilling af en tjenesterejse... 2 1.1 Beregning af rejsens varighed og længde.... 2 1.2 Ansøgning om og bestilling

Læs mere

UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT. Tjenesterejser. Retningslinjer for ansatte

UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT. Tjenesterejser. Retningslinjer for ansatte UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Tjenesterejser Retningslinjer for ansatte Senest opdateret 19. marts 2015 Indhold 1. Tjenesterejseaftalen... 3 2. Personer omfattet af reglerne... 3 3. Hvornår og hvor meget

Læs mere

Styrkelse af administrationen af eksterne forskningsmidler 2014

Styrkelse af administrationen af eksterne forskningsmidler 2014 Styrkelse af administrationen af eksterne forskningsmidler 2014 Økonomichef Morten Palle Christensen 12. august 2014 Dagsorden 1.Seneste tids fokus på midlernes administration har medført 2.Kategorisering

Læs mere

1. Rejseudgifter svarende til tog på 2. klasse inkl. evt. pladsreservationer samt kørsel i egen bil refunderes (se pkt. a.).

1. Rejseudgifter svarende til tog på 2. klasse inkl. evt. pladsreservationer samt kørsel i egen bil refunderes (se pkt. a.). NOTAT Politik for honorarer, rejserefusioner, repræsentationsudgifter m.m. i DUF Udgangspunktet for DUFs politik for honorarer, rejserefusioner, repræsentationsudgifter m.m. er at tage hensyn til to forhold:

Læs mere

Informationsfolder til censorer v/ucn, Pædagoguddannelsen Aalborg INFORMATIONSFOLDER TIL CENSORER

Informationsfolder til censorer v/ucn, Pædagoguddannelsen Aalborg INFORMATIONSFOLDER TIL CENSORER INFORMATIONSFOLDER TIL CENSORER University College Nordjylland Pædagoguddannelsen i Aalborg Hobrovej 85, Postboks 44, 9100 Aalborg Tlf. 72 69 40 00 Afholdelse af prøver Censorer der medvirker ved bachelorprøver

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

BILAG XX. Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer

BILAG XX. Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer BILAG XX 08-11-2010 Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer Bilaget er en del af Dragør Kommunes nye Økonomiregulativ (Principper for økonomistyring) som er ved

Læs mere

UDLANDSREJER FOR HHV. FORSKERE (DVS. AU ANSATTE) OG PH.D. STUDERENDE

UDLANDSREJER FOR HHV. FORSKERE (DVS. AU ANSATTE) OG PH.D. STUDERENDE UDLANDSREJER FOR HHV. FORSKERE (DVS. AU ANSATTE) OG PH.D. STUDERENDE GÅ-HJEM-MØDE FOR ADMINISTRATORER PÅ AU DEN 17. MARTS 2016 AU AARHUS UNIVERSITET Lise K. Mortensen STIKORD Hvad er en tjenesterejse?

Læs mere

Stk. 2. Reglerne finder tilsvarende anvendelse for andre, der af bestyrelsen

Stk. 2. Reglerne finder tilsvarende anvendelse for andre, der af bestyrelsen N O T A T Regler for honorering, mødediæter mm. 2014-2018 Honorering, ydelse af mødediæter, tabt arbejdsfortjeneste og andre godtgørelser til medlemmer af Danske Regioners bestyrelse og udvalg for perioden

Læs mere

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til

Læs mere

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Økonomistyrelsen Indholdsfortegnelse Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Formål... 1 1. Anvendelsesområde... 1 2. Firmahæftelse og privathæftelse... 2 3. Valg af betalingskortselskab og

Læs mere

SØU Satser for 2015 Godtgørelser til både ulønnede og lønnede bestyrelsesmedlemmer, hjælpere og ansatte

SØU Satser for 2015 Godtgørelser til både ulønnede og lønnede bestyrelsesmedlemmer, hjælpere og ansatte Satser for 2015 Godtgørelser til både ulønnede og lønnede bestyrelsesmedlemmer, hjælpere og ansatte Emne Grænser Sats i kroner Kørselsgodtgørelse NB 1 Indtil 20.000 km 3,70 Over 20.000 km 2,05 Rejsegodtgørelse

Læs mere

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Økonomistyrelsen Indholdsfortegnelse Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Formål... 1 1. Anvendelsesområde... 2 2. Firmahæftelse og privathæftelse... 2 3. Udstedelse af betalingskort... 3

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning Indhold 1. Indledning... 1 1.1 Generelt... 2 1.2 Definitioner... 2 1.2.1 Regnskabsmateriale... 2 1.2.2 Bilag... 2 1.2.3 Godkendelse... 2 2. Periodisering og transaktionsprincippet... 2 3. Konteringsprincip...

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ for Brand & Redning Sønderjylland

Kasse- og regnskabsregulativ for Brand & Redning Sønderjylland Kasse- og regnskabsregulativ for Brand & Redning Sønderjylland Version af 1. februar 2016 Indhold Formål... 3 Det økonomiske ledelsestilsyn... 4 Budgetprocedurer... 4 Budgetkontrol... 4 Budgetansvar...

Læs mere

Kapitel 1. Repræsentation

Kapitel 1. Repræsentation Cirkulære om s brug af midler til repræsentationsudgifter, rejseudgifter og øvrige udgifter m.m. (Til alle medlemmer af og samtlige direktorater og enheder under landsstyreområderne) Sekr. J. nr. 02.13

Læs mere

Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice)

Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice) 1 Procedure for kursus- og kongresansøgning (samtlige blanketter findes på intranettet under serviceguiden/rejseservice) Denne procedure består dels af specifikke retningslinjer for ansøgning m.v. af alle

Læs mere

ØKONOMISKE RETNINGSLINJER

ØKONOMISKE RETNINGSLINJER ØKONOMISKE RETNINGSLINJER 1. Indledning l Landsforeningens vedtægter (kapitel 5) er fastlagt en række krav til foreningens økonomistyring, l landsledelsens forretningsorden henvises der til nærværende

Læs mere

REGNSKABSINSTRUKS. Forbundet opkræver et enhedskontingent som bliver trukket i lønnen via Statens Lønsystem.

REGNSKABSINSTRUKS. Forbundet opkræver et enhedskontingent som bliver trukket i lønnen via Statens Lønsystem. REGNSKABSINSTRUKS Indledning: Regnskabsinstruksen skal bidrage til en effektiv økonomistyring af Fængselsforbundet. Instruksen beskriver den korrekte tilrettelæggelse og ansvarsfordeling af håndtering

Læs mere

Honorar Mødediæter Tabt arbejdsfortjeneste. Bestyrelsen X - X X X Formandskab X - X X X Udvalg X - X X X Repræsentantskab - X X X X

Honorar Mødediæter Tabt arbejdsfortjeneste. Bestyrelsen X - X X X Formandskab X - X X X Udvalg X - X X X Repræsentantskab - X X X X N OTAT Honorering af KL's politikere og politiske r e- præsentanter i eksterne fora Dette notat beskriver honoreringen af medlemmer i KL s politiske organer: bestyrelsen, formandskabet, udvalg og repræsentantskabet

Læs mere

EKSAMEN 2013. Vi byder dig velkommen til VIA University College - Læreruddannelsen i Silkeborg og sender dette materiale til information.

EKSAMEN 2013. Vi byder dig velkommen til VIA University College - Læreruddannelsen i Silkeborg og sender dette materiale til information. Vi byder dig velkommen til VIA University College - Læreruddannelsen i Silkeborg og sender dette materiale til information. Læreruddannelsen har følgende adresse og telefonnummer: Nattergalevej 1, Postboks

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Kasse- og Regnskabsregulativ Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Økonomiafdelingen, den 6. oktober 2010 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Hjemmel... 3 2 Formål... 3 3 Gyldighedsområde... 3 4

Læs mere

Når vi er på rejse. Se svarene i denne pjece.. Hvordan får jeg dækket mine udlæg? Hvordan må jeg rejse? Hvad med mad og telefonudgifter?

Når vi er på rejse. Se svarene i denne pjece.. Hvordan får jeg dækket mine udlæg? Hvordan må jeg rejse? Hvad med mad og telefonudgifter? Når vi er på rejse Hvordan får jeg dækket mine udlæg? Hvordan må jeg rejse? Hvad med mad og telefonudgifter? Kan jeg tage bilen eller toget? Er der regler for udgifter til overnatning? Se svarene i denne

Læs mere

Honorarer Mødediæter Tabt arbejdsfortjeneste 1) KKR s formænd/-næstformænd X - - X X KKR s øvrige medlemmer - X X X X. Honorar Mødediæter

Honorarer Mødediæter Tabt arbejdsfortjeneste 1) KKR s formænd/-næstformænd X - - X X KKR s øvrige medlemmer - X X X X. Honorar Mødediæter N OTAT Honorering af KKR's medlemmer og KKR s udpegede repræsentanter i regionale fora I dette papir beskrives honoreringen af KKR s medlemmer og KKR s udpegede repræsentanter i regionale fora (sundhedskoordinationsudvalg,

Læs mere

ATP Koncernens rejsepolitik

ATP Koncernens rejsepolitik Til ATP s medarbejdere Opdateret december 2014 ATP Koncernens rejsepolitik 1. Formål og ansvar Formålet med denne rejsepolitik er at fastlægge ensartede retningslinjer for ATP koncernens medarbejdere på

Læs mere

Udkast til rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer

Udkast til rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Borgerrepræsentationen NOTAT Udkast til rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer OPDATERET PÅ BAGGRUND AF GRUPPEFORMANDSKREDSENS BESLUTNING DEN 29. MAJ

Læs mere

Håndtering af likvide midler samt habilitet

Håndtering af likvide midler samt habilitet Område: Økonomi Afdeling: Sundhedsøkonomi Journal nr.: 13/1434 Dato: 17. januar 2013 Udarbejdet af: Anita Nygaard Junker E-mail: Anita.Junker@regionsyddanmark.dk Telefon: 76631037 Håndtering af likvide

Læs mere

Hjerteforeningen uddeler 24 mio. kroner til forskning

Hjerteforeningen uddeler 24 mio. kroner til forskning Kom til formandsmøde på Fyn! Den 5. september inviteres alle formænd for Hjerteforeningens lokalkomiteer og klubber til et vigtigt møde i Strib ved Middelfart Mødet blev annonceret allerede på Landsseminaret

Læs mere

Almindelige bestemmelser

Almindelige bestemmelser Kræftens Bekæmpelses Videnskabelige Udvalg (KBVU) Vejledning til ansøgning om støtte til egen rejse under 1 måneds varighed Marts 2015 Bevillingssektionen Strandboulevarden 49 2100 København Ø Telefon

Læs mere

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser

Bilag 1. Tværgående. OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser Bilag 1 Tværgående OPGAVEN UDFØRELSE FORVENTNINGER TIL FONDEN Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser indenfor ges efter CØP udarbejder forretningsgangene Revisionen indra- Evt. honorarer til revision

Læs mere

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune I henhold til regelsæt Principper for økonomistyring skal der etableres rutiner for økonomistyring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune og alle

Læs mere

Skat 2013. Rejseudgifter

Skat 2013. Rejseudgifter Skat 2013 Rejseudgifter 1. Generelle regler og betingelser 1.1 Hvem er omfattet 1.2 Rejsebegrebet 1.3 Midlertidighed og afstand 2. Skattefri rejsegodtgørelse 2.1 Betingelser 2.2 Standardsats for fortæring

Læs mere

Regler for repræsentation og personaleforplejning inkl. Vejledning om kontering og momsafløftning

Regler for repræsentation og personaleforplejning inkl. Vejledning om kontering og momsafløftning Regler for repræsentation og personaleforplejning inkl. Vejledning om kontering og momsafløftning INDHOLD: 1. Repræsentation 2. Interne ydelser / personaleforplejning 3. Vejledning om kontering og momsafløftning

Læs mere

Nye regler for afdelingsbestyrelsens udgifter og beboerarrangementer

Nye regler for afdelingsbestyrelsens udgifter og beboerarrangementer og beboerarrangementer Bagrund og målsætning Baggrund Ifølge lov om almene boliger må der ikke udbetales løn eller honorar til medlemmer af afdelingsbestyrelser. Bestyrelsesmedlemmer skal dog heller ikke

Læs mere

CPR. nr. er kun nødvendigt for rejsende, der ikke modtager løn fra AAU s lønkontor, eller hvis deres medarbejdernummer starter med 40XXXX/50XXXX.

CPR. nr. er kun nødvendigt for rejsende, der ikke modtager løn fra AAU s lønkontor, eller hvis deres medarbejdernummer starter med 40XXXX/50XXXX. 29.01.2014/REB Nyttige informationer ved oprettelse af rejser i RUS Basisinformation CPR. nr. er kun nødvendigt for rejsende, der ikke modtager løn fra AAU s lønkontor, eller hvis deres medarbejdernummer

Læs mere

Politik for repræsentation mv.

Politik for repræsentation mv. KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Borgerrepræsentationens Sekretariat Politik for repræsentation mv. I det følgende redegøres for Københavns Kommunes politik for repræsentation m.v. Politikken fastsætter

Læs mere

På rejse for TL Gældende fra 1. januar 2015

På rejse for TL Gældende fra 1. januar 2015 På rejse for TL Gældende fra 1. januar 2015 Indhold Side Når du rejser for TL 2 Hvem gælder reglerne for? 2 Generelt 2 Transport 2 Mad og drikke 4 Småfornødenheder 4 Overnatning 4 Telefon 4 Tabt arbejdsfortjeneste

Læs mere

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ Regler for regnskab i BRK - Kasse- og Regnskabsregulativ Indhold 1 INDLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag til regulativet... 3 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser... 3 1.5 Revision...

Læs mere

Vejledning for Censorer Ankerhus Seminarium

Vejledning for Censorer Ankerhus Seminarium Ankerhus Seminarium Vejledning for Censorer Ankerhus Seminarium J. nr. 7330-06-12-22 Slagelsevej 70-74 4180 Sorø December 2006 Tlf. 57 83 01 38 Fax. 57 83 21 75 1. Eksamens gennemførelse. Eksamen gennemføres

Læs mere

Formålet med politikken er endvidere at definere institutionens retningslinjer på områder, som tjenesterejseaftalen overlader til lokal fortolkning.

Formålet med politikken er endvidere at definere institutionens retningslinjer på områder, som tjenesterejseaftalen overlader til lokal fortolkning. 1 Indholdsfortegnelse Formålet med politikken... 3 Lovgivning... 3 Hvad er en tjenesterejse?... 3 Rejsesekretariatet... 3 Principper for gennemførelsen af tjenesterejser... 4 Tilrettelæggelse... 4 Særligt

Læs mere

Aftalen træder i kraft ved underskrift, og er gældende indtil 1. november 2012, eller til den opsiges skriftligt af en af parterne, jf. punkt 1.21.

Aftalen træder i kraft ved underskrift, og er gældende indtil 1. november 2012, eller til den opsiges skriftligt af en af parterne, jf. punkt 1.21. 1 Kontrakt vedrørende rådgivning og bistand til forarbejdet til etablering af campus i Næstved 1.1 Parterne Følgende kontrakt er indgået mellem Næstved Kommune Teatergade 8 4700 Næstved CVR. 2918 9625

Læs mere

Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte

Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte CPR-nr. Fornavn Efternavn (10 cifre uden bindestreg) (maks. 30 karakterer) (maks. 30 karakterer) Privatadresse Postnr By Mobilnummer E-mail TEC mobil TEC

Læs mere

Rejseudgifter. Skat 2015

Rejseudgifter. Skat 2015 Rejseudgifter Skat 2015 1. Generelle regler og betingelser 1.1 Hvem er omfattet 1.2 Rejsebegrebet 1.3 Midlertidighed og afstand 2. Skattefri rejsegodtgørelse 2.1 Betingelser 2.2 Standardsats for fortæring

Læs mere

Økonomiske procedurer - for Lærerstuderendes Landskreds

Økonomiske procedurer - for Lærerstuderendes Landskreds Økonomiske procedurer - for Lærerstuderendes Landskreds Indholdsfortegnelse 1 Bestyrelsen... 2 2 Forretningsudvalget... 4 3 Årsmøde... 5 4 Oktobermøde... 7 5 Formandstræf...8 6 Udvalg og arbejdsgrupper...

Læs mere

Regler for mediation. J.nr.: K Regler for mediation

Regler for mediation. J.nr.: K Regler for mediation Regler for mediation J.nr.: K-53 2015 Regler for mediation Voldgiftsinstituttet anbefaler følgende mediationsklausul: Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister vedrørende

Læs mere

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER KONCERNSERVICE Gældende fra: 1. februar 2015 Senest godkendt: 27. juni 2014 i Økonomikredsen Senest opdateret: 23. januar 2015 Af: Koncernservice Henvisning: Københavns

Læs mere

EKSAMEN 2014. Vi byder dig velkommen til VIA University College - Læreruddannelsen i Silkeborg og sender dette materiale til information.

EKSAMEN 2014. Vi byder dig velkommen til VIA University College - Læreruddannelsen i Silkeborg og sender dette materiale til information. Vi byder dig velkommen til VIA University College - Læreruddannelsen i Silkeborg og sender dette materiale til information. Læreruddannelsen har følgende adresse og telefonnummer: Nattergalevej 1, Postboks

Læs mere

IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser

IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser IT-Universitetets interne vejledning om tjenesterejser Indholdsfortegnelse 1.0 Definition og bevilling af en tjenesterejse... 2 1.1 Beregning af rejsens varighed og længde.... 3 1.2 Ansøgning om og bestilling

Læs mere

God adfærd i Horsens Kommune

God adfærd i Horsens Kommune God adfærd i Horsens Kommune hr og jura God adfærd i Horsens Kommune I Horsens Kommune har vi et fælles ansvar for at respektere de forvaltningsretslige principper, når vi udfører vores arbejde og leverer

Læs mere

Satser for 2016. Skatte- og Økonomiudvalget. December 2015. Udgifter som dokumenteres ved bilag

Satser for 2016. Skatte- og Økonomiudvalget. December 2015. Udgifter som dokumenteres ved bilag Skatte- og Økonomiudvalget Kørsels- og rejsegodtgørelse Satser for både ulønnede og lønnede bestyrelsesmedlemmer og ansatte Emne Grænser Sats i kr. pr. km. Kørselsgodtgørelse NB 1 Indtil 20.000 km 3,63

Læs mere

Godkendt af kommunalbestyrelsen Marts 2007 BEFORDRINGSGODTGØRELSE FOR ANSATTE I NORDDJURS KOMMUNE

Godkendt af kommunalbestyrelsen Marts 2007 BEFORDRINGSGODTGØRELSE FOR ANSATTE I NORDDJURS KOMMUNE BEFORDRINGSGODTGØRELSE FOR ANSATTE I NORDDJURS KOMMUNE 1. Indledende bestemmelser 1.1 Reglernes formål Reglerne har til formål at godtgøre de merudgifter, som en medarbejder påføres i forbindelse med tjenesterejser.

Læs mere

Brønderslev Ordningen Idrætssamvirket

Brønderslev Ordningen Idrætssamvirket Brønderslev Ordningen Idrætssamvirket 1 Formål: Brønderslev Ordningens formål er at yde hjælp til selvhjælp for de i kommunen hjemmehørende og i samvirket optagne foreninger, der ud fra sine aktiviteter

Læs mere

Information for censorer 2013

Information for censorer 2013 Information for censorer 2013 www.ucl.dk Læreruddannelsen på Fyn Middelfartvej 180 5200 Odense V Tlf. 63 18 43 00 Læreruddannelsen i Jelling Vejlevej 2 7300 Jelling Tlf. 63 18 46 00 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Rapport om revisionsmæssig gennemgang af tjenesterejser ved politiet og anklagemyndigheden. Januar 2009

Rapport om revisionsmæssig gennemgang af tjenesterejser ved politiet og anklagemyndigheden. Januar 2009 Rapport om revisionsmæssig gennemgang af tjenesterejser ved politiet og anklagemyndigheden Januar 2009 1 Rapport om revisionsmæssig gennemgang af tjenesterejser ved politiet og anklagemyndigheden Kontor:

Læs mere

(herefter benævnt klubben) Navn: (herefter benævnt træneren)

(herefter benævnt klubben) Navn: (herefter benævnt træneren) STANDARDKONTRAKT 2 AFTALE (ulønnet medhjælper) Ved underskrivelsen af denne aftale har bestyrelsen i (herefter benævnt klubben) Adresse: og Navn: (herefter benævnt træneren) Adresse: CPR-nr.: indgået aftale

Læs mere

Kontrakt indgået mellem. [Leverandøren] Københavns Kommune. Teknik- og Miljøforvaltningen. Center for Ressourcer Njalsgade 13 2300 København S

Kontrakt indgået mellem. [Leverandøren] Københavns Kommune. Teknik- og Miljøforvaltningen. Center for Ressourcer Njalsgade 13 2300 København S Teknik- og Miljøforvaltningen [dd.mm.åååå] Sagsnr. 2010-115960 Dokumentnr. xxxx Kontrakt indgået mellem [Leverandøren] og Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Center for Ressourcer Njalsgade

Læs mere

Aalborg Universitet. Regelsæt for AAU- Kreditkort med firmahæftelse - medarbejder

Aalborg Universitet. Regelsæt for AAU- Kreditkort med firmahæftelse - medarbejder Aalborg Universitet Regelsæt for AAU- Kreditkort med firmahæftelse - medarbejder Økonomiafdelingen 02-05-2014 Indhold 1. Indledning...2 2. Hvem kan få et AAU kreditkort med firmahæftelse...2 3. Ansøgning

Læs mere

Erhvervsakademi Sjælland Rektorat. Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610. easj@easj.dk www.easj.dk. Indkøbspolitik

Erhvervsakademi Sjælland Rektorat. Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610. easj@easj.dk www.easj.dk. Indkøbspolitik Lyngvej 19-25 4600 Køge +45 5076 2610 easj@easj.dk www.easj.dk Indkøbspolitik Indhold Overordnede formål med indkøbspolitikken... 02 Indkøbspolitiske mål... 02 Organisering... 03 Centralt indgåede aftaler...

Læs mere

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE 2 Indholdsfortegnelse Hvad er omfattet... 3 Hvem er omfattet... 3 Forretningsmæssige kriterier... 3 Obligatoriske aftaler... 4 Digitalisering via Indkøbsportalen... 5

Læs mere

FINANSMINISTERIET. Cirkulære om. Tjenesterejseaftalen

FINANSMINISTERIET. Cirkulære om. Tjenesterejseaftalen FINANSMINISTERIET Cirkulære om Tjenesterejseaftalen 2000 INDHOLD Side CIRKULÆRE 1. Indledning...1 2. Ændringer i aftalen...1 3. Generelle bemærkninger...4 4. Bemærkninger til de enkelte bestemmelser...6

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

I tilknytning til kortet kan medarbejdere på Instituttet bestille et dobbeltkort til privat anvendelse (se afsnit Dobbeltkort herom).

I tilknytning til kortet kan medarbejdere på Instituttet bestille et dobbeltkort til privat anvendelse (se afsnit Dobbeltkort herom). MasterCard Retningslinier for anskaffelse af MasterCard Dato: 2007.01.01 Reference: Søren Vendelbo Ansvarlig: Jørgen Kunter Pedersen På Teknologisk Institut anvendes en avanceret rejse- og udlægsafregningsmodel,

Læs mere

Påløbne renter må kun anvendes til formål, hvortil bevillingen er givet og inden for bevillingens ramme.

Påløbne renter må kun anvendes til formål, hvortil bevillingen er givet og inden for bevillingens ramme. REGIONERNES LØNNINGS- OG TAKSTNÆVN Dampfærgevej 22, Postbox 2593 2100 København Ø Tlf. 3529 8100 Fonden til fremme af fysioterapeutisk forskning, uddannelse, information mv. REGNSKABSINSTRUKS Anvendelse

Læs mere

Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice

Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice Mellem Bogholder navn Bogholder firmanavn Bogholder adresse Bogholder postnr/by xx@bogholder.dk Tlf. xx xx xx xx CVR. xx xx xx xx i det følgende

Læs mere

Bekendtgørelse om tilskud til energieffektive opvarmningssystemer ved skrotning af oliefyr

Bekendtgørelse om tilskud til energieffektive opvarmningssystemer ved skrotning af oliefyr Bekendtgørelse om tilskud til energieffektive opvarmningssystemer ved skrotning af oliefyr I medfør af 4, 5, stk. 3, 6 og 7, stk. 2, i lov nr. 129 af 25. februar 1998 om statstilskud til produktrettede

Læs mere

SDUs interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver

SDUs interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver Syddansk Universitet Økonomiområdet SDUs interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver 0. INDHOLDSFORTEGNELSE A. Indledning B. Middage med eksterne deltagere C. Møder D. Receptioner

Læs mere

[ ] s opgave er følgende [ ] skal løse opgaven Konsulentbistand i forbindelse med opfølgende proces på evaluering af Væksthusene.

[ ] s opgave er følgende [ ] skal løse opgaven Konsulentbistand i forbindelse med opfølgende proces på evaluering af Væksthusene. Kontrakt vedr. Konsulentbistand i forbindelse med opfølgende proces på evaluering af Væksthusene mellem Væksthus Midtjylland Åbogade 15 8200 Aarhus N CVR nr.: 30 08 94 56 (i det følgende benævnt Væksthus

Læs mere

Kartoffelafgiftsfonden

Kartoffelafgiftsfonden Kartoffelafgiftsfonden December 2015 Vejledning om revision af tilskudsmidler modtaget fra Kartoffelafgiftsfonden Når der modtages støtte fra Kartoffelafgiftsfonden, vil de særlige krav, der gælder for

Læs mere

Vejledning om indholdet af finansiel revision og forvaltningsrevision hos støttemodtager

Vejledning om indholdet af finansiel revision og forvaltningsrevision hos støttemodtager Svineafgiftsfonden 5. januar 2015 Vejledning om indholdet af finansiel revision og forvaltningsrevision hos støttemodtager Når der modtages støtte fra Svineafgiftsfonden vil de særlige krav, der gælder

Læs mere

Instruks om tjenesterejser Sektion 5.2

Instruks om tjenesterejser Sektion 5.2 Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Område... 2 Anvendelse af rejseafregningsmodulet i XAL og IRIS... 2 Rejser og hotel... 2 Hotelreservation... 3 Forskud / Rejsebudget... 3 Betalingskort... 4 Udbetaling

Læs mere

Driftsoverenskomst mellem Region Hovedstaden og den selvejende institution Solgaven

Driftsoverenskomst mellem Region Hovedstaden og den selvejende institution Solgaven Driftsoverenskomst mellem Region Hovedstaden og den selvejende institution Solgaven Nærværende driftsoverenskomst vedrører driften af den selvejende institution Solgaven, Skovbakken 126, 3520 Farum. Solgaven

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser Regnskabsinstruks for provstiudvalgskasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

AAU - Vejledning i administration af Internetskonti

AAU - Vejledning i administration af Internetskonti Aalborg Universitet AAU - Vejledning i administration af Internetskonti Eurocard Birthe Pedersen 04-02-2015 Indhold 1. Formål... 2 2. Kortansvarlig... 2 3. Bestilling af kort... 2 3.1. Maksimum... 2 3.2.

Læs mere

Hvorfor skal der være regler for modtagelse af gaver og andre fordele?

Hvorfor skal der være regler for modtagelse af gaver og andre fordele? KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Center for Økonomi og HR Cirkulære nr.: Medarbejdere i Københavns Kommune Sagsnr. 2011-95231 Dokumentnr. 2011-490250 Modtagelse af gaver m.v. Hvorfor skal der være

Læs mere

Principper for økonomistyring. Holstebro kommune. Gældende fra 1. august 2012

Principper for økonomistyring. Holstebro kommune. Gældende fra 1. august 2012 Principper for økonomistyring i Holstebro kommune Gældende fra 1. august 2012 Indholdsfortegnelse Side Indledning... 3 Ajourføring... 3 Styreformer... 3 Plansystemet... 3 Decentralisering... 4 Budget...

Læs mere

Procedurebeskrivelse

Procedurebeskrivelse Procedurebeskrivelse Forretningsgang for ledelsestilsyn Oprettelse og anvendelse Version nr.: 1.0 dato: 1. april 2016 Versionsnr.: Udarbejdet af: Dato for godkendelse: Godkendt af: Ansvarlig for opdatering:

Læs mere

STANDARDKONTRAKT 2. AFTALE (ulønnet medhjælper) Hermed ansætter. (Herefter benævnt klubben) Adresse: Navn: (Herefter benævnt træneren) Adresse:

STANDARDKONTRAKT 2. AFTALE (ulønnet medhjælper) Hermed ansætter. (Herefter benævnt klubben) Adresse: Navn: (Herefter benævnt træneren) Adresse: STANDARDKONTRAKT 2 AFTALE (ulønnet medhjælper) Hermed ansætter (Herefter benævnt klubben) Adresse: Navn: (Herefter benævnt træneren) Adresse: CPR-nr.: følgende vilkår for hvervet som ulønnet træner i klubben:

Læs mere

administration af indenlandske tjenesterejser

administration af indenlandske tjenesterejser Beretning til statsrevisorerne om administration af indenlandske tjenesterejser December 2004 RB B303/04 Rigsrevisionen Indholdsfortegnelse Side I. Resumé... 5 II. Indledning, formål, afgrænsning og metode...

Læs mere

Selvstyrets bekendtgørelse nr. xx af xx 2013 om tilskud til efterskoleophold i Danmark. Kapitel 1. Tilskudsformer og understøttende aktiviteter

Selvstyrets bekendtgørelse nr. xx af xx 2013 om tilskud til efterskoleophold i Danmark. Kapitel 1. Tilskudsformer og understøttende aktiviteter Selvstyrets bekendtgørelse nr. xx af xx 2013 om tilskud til efterskoleophold i Danmark I medfør af 20, stk. 2 i Landstingslov nr. 13 af 5. december 2008 om efterskoler som ændret ved Inatsisartutlov nr.

Læs mere

Tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark

Tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark Tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark 0. Indledning Nedenstående tilsagnsvilkår for projekter under lov om Fonden til Markedsføring af Danmark udgør sammen med lov

Læs mere

Kontrol af tjenesterejseafregninger for Politiets efterretningstjenestes øverste ledelse

Kontrol af tjenesterejseafregninger for Politiets efterretningstjenestes øverste ledelse Notat 20. januar 2014 /BTR004 Økonomi Økonomicentret Kontrol af tjenesterejseafregninger for Politiets efterretningstjenestes øverste ledelse Opsummering Rigspolitiets controllerenhed har ultimo 2013 gennemført

Læs mere

Politik. Målgruppe: Medarbejdere ansat i HCT Tool A/S, Mouldpro ApS og Mouldflo ApS som har ret til firma betalt bil.

Politik. Målgruppe: Medarbejdere ansat i HCT Tool A/S, Mouldpro ApS og Mouldflo ApS som har ret til firma betalt bil. Politik Firmabiler Målgruppe: Medarbejdere ansat i HCT Tool A/S, Mouldpro ApS og Mouldflo ApS som har ret til firma betalt bil. Gældende fra: 1. august 2014 Beskrivelse: Medarbejdere ansat i ovenstående

Læs mere

Ledere i Region Midtjylland. Delegerings- og kompetencefordelingsregler på løn- og personaleområdet

Ledere i Region Midtjylland. Delegerings- og kompetencefordelingsregler på løn- og personaleområdet Ledere i Region Midtjylland Regionshuset Viborg Koncern HR, Løn og Personale Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 www.regionmidtjylland.dk Dato: 8.12.2010 Delegerings- og kompetencefordelingsregler

Læs mere

Velkommen. 16.00 Velkomst og baggrunden for mødet v. Bo Johansen. 16.15 Aarhus Universitets forvaltning af forskningsmidler

Velkommen. 16.00 Velkomst og baggrunden for mødet v. Bo Johansen. 16.15 Aarhus Universitets forvaltning af forskningsmidler Velkommen 16.00 Velkomst og baggrunden for mødet v. Bo Johansen 16.15 Aarhus Universitets forvaltning af forskningsmidler samarbejdet mellem universitetet og regionen, v. Kristjar Skajaa 16.35 Regulativet

Læs mere

Bilag 2 Betalingsformidling herunder kassevirksomhed

Bilag 2 Betalingsformidling herunder kassevirksomhed Bilag 2 Betalingsformidling herunder kassevirksomhed Indholdsfortegnelse [Indledning] [Kassevirksomhed] [Direkte registreringer af ind- og udbetalinger i kommunens regnskab] [Indbetalinger] [Udbetalinger]

Læs mere

Instruks for regnskab vedr. buspuljerne

Instruks for regnskab vedr. buspuljerne Edvard Thomsens Vej 14 2300 København S Telefon 72218800 Fax 33690548 info@tbst.dk www.tbst.dk Instruks for regnskab vedr. buspuljerne Denne instruks for regnskab beskriver sammen med revisionsinstruksen

Læs mere

Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice

Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice Mellem Bogholder navn Bogholders firmanavn Bogholders adresse Postnr. By mail@bogholder.dk Tlf. XX XX XX XX CVR. XX XX XX XX i det følgende kaldet

Læs mere

Standardvilkår for projekter, der modtager tilskud fra de regionale erhvervsudviklingsmidler

Standardvilkår for projekter, der modtager tilskud fra de regionale erhvervsudviklingsmidler Standardvilkår for projekter, der modtager tilskud fra de regionale erhvervsudviklingsmidler A. Indledning 1. Tilsagnet er betinget af nedenstående vilkår og af, at projektet gennemføres i overensstemmelse

Læs mere

Satsregulering pr. 1. januar 2015 for tjenesterejser

Satsregulering pr. 1. januar 2015 for tjenesterejser Cirkulære om Satsregulering pr. 1. januar 2015 for tjenesterejser 2014 Cirkulære af 18. december 2014 Modst. nr. 067-14 J.nr. 2014-1753-0003 2 Indholdsfortegnelse Cirkulære... 5 Bilag 1. Transportgodtgørelse

Læs mere

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007 Budget- og regnskabssystem for regioner 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Indledning Ifølge regionslovens 29, jf. den kommunale styrelseslovs 43, skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes regionens midler

Læs mere

SKATTEFRI REJSE 2012 SKATTEFRI REJSE 2012

SKATTEFRI REJSE 2012 SKATTEFRI REJSE 2012 1 2 INDHOLD 1 INDLEDNING... 4 2 SKATTEFRI GODTGØRELSE ULØNNEDE... 5 3 BEFORDRINGSGODTGØRELSE... 5 4 REJSEGODTGØRELSE... 8 5 REJSEGODTGØRELSE SATSER...11 6 REJSEGODTGØRELSE REDUKTION AF SATSER...13 7 SÆRREGLER

Læs mere

Satsregulering pr. 1. januar 2016 for tjenesterejser

Satsregulering pr. 1. januar 2016 for tjenesterejser Cirkulære om Satsregulering pr. 1. januar 2016 for tjenesterejser 2015 Cirkulære af 18. december 2015 Modst. nr. 052-15 J.nr. 2015-1753-0004 2 Indholdsfortegnelse Cirkulære... 5 Bilag 1. Transportgodtgørelse

Læs mere

Godtgørelser til lønnede og ulønnede. Skat 2015

Godtgørelser til lønnede og ulønnede. Skat 2015 Godtgørelser til lønnede og ulønnede Skat 2015 1. Lønmodtagere m.fl. 1.1 Hvem er omfattet 1.2 Skattefrie godtgørelser 1.3 Indberetningspligt 2. Honorarmodtagere m.fl. 2.1 Hvem er omfattet 2.2 Skattepligtige

Læs mere