Før, under og efter samtalen Kompetenceudviklingsfonden (SCK) Fratrædelse Ansøgt fratrædelse Uansøgt fratrædelse...

Transkript

1 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Formålet med politikken Rekruttering og ansættelse... 4 Forberedelse... 4 Analyse... 4 Jobprofil... 4 Tidsplan... 5 Ansættelsesudvalg... 5 Løn- og ansættelsesvilkår... 6 Annoncering... 6 Annoncering... 6 Mangfoldighed... 7 Udvælgelse... 7 Ansøgningsbehandling af indkomne ansøgninger... 7 Samtale (interviewguide)... 7 Vurdering... 7 Straffeattest / børneattest... 9 Ansættelse... 9 Tilbud om ansættelse... 9 Ansættelsesbrev... 9 Introduktion Velkomsthilsen til den nye medarbejder Praktiske forhold (IT mv.) En plan for introduktionsforløbet Evaluering Kontaktperson Prøvetid Fastholdelsespolitik Det rummelige arbejdsmarked Deltidsansættelser Seniorpolitik Seniorsamtale Frivillig fratrædelse Efterløn, delpension mv Kompetenceudviklingspolitik Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)

3 Før, under og efter samtalen Kompetenceudviklingsfonden (SCK) Fratrædelse Ansøgt fratrædelse Uansøgt fratrædelse Forvaltningslovens bestemmelser Beslutningskompetence Generelt om afskedigelser Afskedigelse begrundet i institutionens forhold Afskedigelse begrundet i medarbejderens egne forhold Tjenestelig samtale Ændringer i ansættelsesforholdet Fratrædelsesgodtgørelse Fratrædelsessamtaler Personalekort, nøgler og IT-udstyr Om politikken Version

4 Formålet med politikken Campus Bornholms ansatte er skolens vigtigste aktiv i arbejdet med at give vore elever og kursister den bedst tænkelige undervisning og opnå de bedst resultater. Campus Bornholm ønsker at fastholde kompetente og motiverede medarbejdere og ledere og tiltrække ansøgere med de rette kompetencer uafhængigt af alder, køn, seksuel observans, etnisk oprindelse, religion eller politisk orientering. Målet er en attraktiv og rummelig arbejdsplads, der tiltrækker, udvikler og fastholder medarbejdere og ledere med de bedste faglige og personlige kompetencer. Campus Bornholm ønsker at være en attraktiv arbejdsplads med gode muligheder for faglig og personlig udvikling og for at få indflydelse, ansvar og føle medejerskab. Rekruttering og ansættelse Processen for rekruttering og ansættelse er beskrevet i følgende faser: forberedelse, annoncering, udvælgelse, ansættelse og introduktion. Rekrutteringsmodulet i HR-systemet Medarbejderplan anvendes til styringen af rekrutteringsprocessen. Forberedelse Analyse Der foretages en grundig analyse, før en given stilling slås op: Hvad er rationalet med stillingen? Er der økonomi til at dække lønudgifterne? Vil funktionerne kunne varetages af nuværende medarbejdere? Det er chefen på området, der har kompetencen til at slå en stilling op, på baggrund af en dækkende analyse af de eksisterende kompetencer og det økonomiske grundlag, mm. Jobprofil På Campus Bornholm ønsker vi, at vores rekrutteringspolitik udmønter sig i, at vi finder den bedst egnede kandidat og det bedste match mellem vores behov og kandidatens kompetencer og personlighed. Den ansættende chef kan vælge at udarbejde en jobprofil, som indeholder f.eks. stillingens organisatoriske placering, strategiske mål for afdelingen, hvilke resultater der skal nås i stillingen, hvilke hovedarbejdsopgaver er der i stillingen, hvilke faglige og personlige kompetencer stillingen kræver mv. Jobprofilen kan anvendes til at målrette jobannoncen. 4

5 Tidsplan Det er chefens ansvar at sikre, at der udarbejdes en detaljeret tidsplan, med henblik på at sikre et godt tilrettelagt rekrutterings- og ansættelsesforløb. Tidsplanen skal tage hensyn til, at ansøgeren kan opsige sin stilling inden udgangen af en måned. Campus Bornholms intention med rekrutteringspolitikken er, at alle ansøgere oplever, at have haft en velkoordineret rekrutteringsproces med et højt informationsniveau, der med tydelighed efterlader indtrykket af, at Campus Bornholm agerer professionelt. Ansættelsesudvalg Ved alle ansættelser medvirker et ansættelsesudvalg. Det er chefens ansvar at sikre, at ansættelsesudvalget nedsættes. Størrelsen på og sammensætningen af ansættelsesudvalgene afhænger af, hvilken stilling der rekrutteres til. Det er vigtigt, at den relevante tillidsrepræsentant er involveret i hele rekrutteringsprocessen, men vedkommende behøver ikke nødvendigvis at være en del af ansættelsesudvalget. Følgende stillingskategorier fordrer følgende ramme for sammensætningen af ansættelsesudvalg: Ved besættelse af chefstilling, herunder også stabschef - direktør - økonomi- og administrationschef - 1 repræsentant udpeget af chefgruppen - 1 repræsentant fra uddannelsesledergruppen - 2 tillidsrepræsentanter Ved besættelse af uddannelseslederstilling/mellemlederstilling - direktør - økonomi- og administrationschef - 1 uddannelseschef (hvis der er tale uddannelsesleder) - 1 repræsentant fra uddannelsesledergruppen/mellemledergruppen - 2 tillidsrepræsentanter Ved besættelse af lærerstilling - områdets uddannelseschef - 1 uddannelsesleder - 1 medarbejderrepræsentant udpeget lokalt fra den afdeling, hvor den nyansatte får sin hovedbeskæftigelse. - 1 tillidsrepræsentant fra den afdeling, hvor den nyansatte få sin hovedbeskæftigelse. Ved besættelse af teknisk-/administrativt personale - institutionens økonomi- og administrationschef - relevant leder, hvis der refereres til en sådan - 1 medarbejderrepræsentant udpeget lokalt i det pågældende område 5

6 - 1 tillidsrepræsentant fra relevant område Ved besættelse af stillinger med kortere varighed - chef/uddannelsesleder/mellemleder (TR orienteres) For ovenstående ansættelsesudvalg gælder, at både A- og B-siden kan vælge at lade sig repræsentere af færre personer end angivet ovenfor. Denne politik fastlægger således alene rammen for ansættelsesudvalgenes størrelse og sammensætning. For så vidt som henholdsvis A- eller B-siden mener sig velrepræsenteret ved færre hoveder, står det frit for at frasige sig sin ret til at deltage. Det enkelte udvalgsmedlem har imidlertid ikke kompetence til at videregive sin udvalgsposition. Den øvre afgrænsning af udvalgenes størrelse skal sikre en ligeværdig, nærværende og fokuseret dialog ved ansættelsessamtalerne samt sikre en effektiv anvendelse af skolens ressourcer. Ansættelsesudvalget skal deltage i følgende opgaver: Udvælgelse af ansøgere til samtale gennem en rating af kandidaterne i Medarbejderplan samt vurdering af ansøgere i ansættelsessamtalen. Derudover kan ansættelsesudvalget inddrages i arbejdet omkring udarbejdelse af jobprofil, stillingsannonce og tidsplan. Løn- og ansættelsesvilkår De væsentlige spørgsmål omkring ansættelsesforholdene skal være afklaret inden den egentlige rekrutteringsproces går i gang. Lønafdelingen står til rådighed for input og sparring i denne proces. Annoncering Annoncering Ledige stillinger skal normalt besættes efter offentligt opslag. I praksis kan opslag undlades ved kortvarige vikariater, ferieafløsning eller tilsvarende kortvarig beskæftigelse. Alle stillingsopslag skal godkendes af lønafdelingen/øa-chefen før de offentligøres. Dette sker for at sikre, at stillingsopslaget overholder gældende lovgivning og aftaleret. Ledige stillinger opslås altid på skolens hjemmeside via Medarbejderplan samt Jobnet. ØA-chefen er ansvarlig for, at stillingerne opslås efter godkendelse. Derudover kan den ansættende leder anvende den annoncering, som findes bedst egnet til at nå den ønskede målgruppe. Den ansættende leder kan således vælge at annoncere i den lokale og nationale dagspresse, i relevante fagblade eller på anden måde, som findes formålstjenlig. Der henvises til Om Campus Bornholm/ledige stillinger på skolens hjemmeside i alle stillingsopslag. Ansøgningsfristen i stillingsopslaget må ikke være mindre end 14 dage. 6

7 Mangfoldighed En mangfoldig medarbejdergruppe kan bidrage til en bedre opgaveløsning, fordi forskellige mennesker bidrager med forskellig viden og forskellige erfaringer. I jobannoncen kan der således opfordres til at alle kvalificerede ansøgere uanset køn, alder, fysisk formåen, religiøs og etnisk baggrund søger stillingen. Mangfoldighed handler bl.a. om faglige kompetencer, uddannelse, alder, køn, fysisk formåen samt etnisk baggrund, hvor i så vid udstrækning som muligt ønsker at have en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund. Udvælgelse Opslåede stillinger besættes med den ansøger, der ud fra en samlet vurdering af faglige og personlige kompetencer, er bedst kvalificeret til at løse de arbejdsopgaver, som skolen kræver på kortere eller længere sigt. Ansøgningsbehandling af indkomne ansøgninger Skolen skal sikre en god kommunikation til alle ansøgere. Det betyder meget både for ansøgeren til stillingen og for Campus Bornholm at ansøgeren bliver behandlet professionelt og med respekt. Campus Bornholm modtager kun ansøgninger elektronisk, og der kvitteres automatisk for modtagelse i systemet, når ansøger afsender deres ansøgning. I forbindelse med udvælgelsesprocessen sendes invitation til de ansøgere, som skal indkaldes til samtale og senest når ansættelsesprocessen er afsluttet sendes der afslag til de ansøgere, der ikke har været indkaldt til samtale. De ansøgere, som har været indkaldt til samtale og ikke får tilbudt stillingen, skal have en telefonisk tilbagemelding med begrundelse for afslag eller en skriftlig tilbagemelding med mulighed for selv at tage kontakt ved behov for yderligere oplysninger. Det er den ansættende chef, der er ansvarlig for at give tilbagemeldingen. Samtale (interviewguide) Til forberedelsen af samtalens struktur/opbygning er der en række spørgsmål, man med fordel kan tage stilling til, herunder hvordan samtalen skal afvikles og ansættelsesudvalgets roller. Skal samtalen følge en interviewguide, skal den indeholde cases, hvem siger hvad og hvornår? Det er den ansættende leders ansvar at sikre, at kandidaten i løbet af samtalen bliver oplyst om lønindplaceringen for stillingen. Vurdering Det tilstræbes at udvælge den bedst egnede ansøger ud fra de faglige og personlige krav til stillingen 7

8 samt det økonomiske råderum. Det er alene den ansættende chef, der træffer beslutning om ansættelse. Det skal dog altid tilstræbes, at det er et enigt ansættelsesudvalg, der tilbyder stillingen til den bedst egnede ansøger. I tilfælde af uenighed i ansættelsesudvalget skal der indkaldes til fornyede samtaler med de relevante kandidater. Kan der ved en fornyet samtalerunde stadigvæk ikke nås til enighed, ligger beslutningskompetencen hos chefen. Såfremt det er muligt, skal der altid indhentes reference på den ansøger, som påtænkes ansat i en fast stilling. Referencetagning har to formål: Kontrollere de faktuelle oplysninger, som man har fået på baggrund af ansøgning, samtale og evt. testresultat. Via eksempler fra ansøgerens tidligere job at få be-eller afkræftet de hypoteser og indtryk, som man har fået fra ansøgning, samtale og personprofil. Hvis der anvendes referencer i forbindelse med vurderingen, skal der altid foreligge skriftlig accept fra ansøgeren om hvilke konkrete personer, der kan kontaktes. Ansøger skal desuden informeres om, at der tages referencer. Det skal endvidere fremgå tydeligt af alle stillingsopslag, at der vil blive indhentet referencer. Der henvises i øvrigt til persondataloven, helbredsloven, ligebehandlingsloven og ansættelsesdiskrimineringsloven. Der er notatpligt ved referencetagning. Notatet skal foreligge i den pågældende medarbejders personalemappe. Det er referencetagerens pligt at oplyse den person, der tages reference hos om, at der skrives notat om referencen. Den person, der tages reference hos, skal kun udtale sig på baggrund af egne observationer samt erfaringer, og der må kun stilles spørgsmål, der har væsentlig betydning for at kunne vurdere ansøgerens egnethed til stillingen. Der skal i forbindelse med ansættelse af uddannelsesledere og uddannelseschefer tages minimum to referencer, og uddannelsespapirer skal verificeres ved at tage kontakt til den udstedende uddannelsesinstitution. Der skal i forbindelse med ansættelse af undervisere tages kontakt til den udstedende uddannelsesinstitution for at få verificeres kandidatens uddannelsespapirer. Refencetageren skal så hurtigt som muligt informere ansættelsesudvalget om referencetagningsprocessen - så der kan tages en beslutning om den endelige udvælgelse. I tilfælde af at verifikation af uddannelsesbeviser falder ufordelagtigt ud ift. en ansøger skal referencetager så hurtigt som muligt kontakte ansættelsesudvalget og informere herom. 8

9 Hvor der er mistanke om forfalskning af dokumenter skal den udstedende uddannelsesinstitution kontaktes endnu engang for verifikation og ved bekræftet dokumentfalsk skal ansøger informeres, herunder om at Campus Bornholm har pligt til at lave en politianmeldelse. Det er administrationschefens ansvar at informere både ansøger og politi. Straffeattest / børneattest Skolen forbeholder sig ret til at kræve en straffeattest i forbindelse med en ansættelse; det kan være i form af straffeattest til offentligt brug eller i form af en børneattest. En børneattest er en særlig form for straffeattest, som giver oplysninger om, hvorvidt en person er straffet efter de bestemmelser i straffeloven, som vedrører seksuelle forhold til børn under 15 år. Endvidere gælder der ikke forældelsesregler for børneattester, og det betyder, at evt. domme vil fremgå af attesten uanset, hvornår de er afgivet. Straffeattesterne kan kun udleveres af politiet til skolen efter samtykke fra ansøgeren. Det skal understreges, at oplysninger om strafbare forhold er fortrolige, og at skolen således kun må bede om en straffeattest / børneattest, hvis det er sagligt og nødvendigt. I ansættelser, hvor der kræves en straffeattest / børneattest, skal dette fremgå at stillingsopslaget, ligesom det skal nævnes under ansættelsessamtalerne. Det er ikke lovligt, på forhånd at udelukke en tidligere straffet fra en stilling, og der skal således altid foretages en konkret vurdering af, hvorvidt en evt. lovovertrædelse er til hinder for en ansættelse. Det er den ansættende chef / leders ansvar, at al korrespondance med Rigspolitiet og stillingsansøgere i forbindelse straffeattester / børneattester journaliseres. Ansættelse Tilbud om ansættelse Når ledelsen har tilbudt jobbet til en ansøger, så er jobbet vedkommendes, indtil han eller hun siger ja eller nej tak. Ansættelsesbrev Der gælder forskellige regler for, hvem der er forhandlingsberettiget ved en given stilling. Såfremt der er tvivl eller brug for afklaring kontaktes lønafdelingen. 9

10 Ansættelsesbrevet skal være underskrevet før ansættelsen er endeligt aftalt. For fastansatte gælder, at ansættelsesbrevet skal være udfærdiget og underskrevet senest dagen inden, at stillingen planlægges tiltrådt. Derfor er det vigtigt, at aftaler med tillidsrepræsentanter og ledere, som skal inddrages og godkende, er planlagt på forhånd, således at dato for afslutning af rekrutteringsforløbet overholdes. Alle ansættelseskontrakter udarbejdes af lønafdelingen og skal underskrives af skolens direktør. Der kan efter lov om tidsbegrænset ansættelse højst ske 2 forlængelser af en tidsbegrænset ansættelse. Herefter skal den pågældende medarbejder fastansættes. Introduktion Velkomsthilsen til den nye medarbejder For at sikre en god ansættelsesstart sendes en velkomsthilsen til den nye medarbejder. Brevet skal indeholde: mødedato, -tid og -sted, eventuel særlig beklædning, ting der skal medbringes, evt. introduktionsplan, navn på kontaktperson mv. Det er den nyansattes leders ansvar at sikre, at denne velkomsthilsen udsendes. Der kan i velkomsthilsenen vedlægges relevante informationsfoldere eller henvises til relevante hjemmesider. Praktiske forhold (IT mv.) De praktiske forhold skal være på plads til første arbejdsdag. Det kan f.eks. være: skrivebord, stol, PC, login, låsekort, adgang til relevant software, telefon, visitkort, garderobe, beklædning og navneskilt. At være velforberedt i forhold til ovennævnte signalerer, at der er styr på tingene og giver den nye medarbejder indtryk af at være velkommen på Campus Bornholm. Det er den nyansattes leders ansvar, at de praktiske forhold er på plads inden første arbejdsdag. En plan for introduktionsforløbet Den nyansattes leder har ansvaret for, at den nye medarbejder modtager den nødvendige information om skolen. Følgende generelle introduktionsplan skal overholdes, men det kan derudover anbefales at udarbejde en specifik introduktionsplan, der indeholder de aktiviteter, der sikrer, at den nye medarbejder får et godt kendskab til afdelingen og til stillingens konkrete arbejdsopgaver. 10

11 Første dag Velkomst og præsentation i afdelingen Rundvisning på den primære arbejdsadresse Medarbejderkort Introduktion/rettigheder til skolens IT-systemer og telefonsystem Første uge orienteres om Organisering i afdelingen (teamstruktur, mødestruktur, ansvarsfordeling og forpligtelser) Introduktion til skolens Personalehåndbog samt gældende ordensregler. Introduktion til Fronter/ Intranet Introduktion til skolens hjemmeside Tidsregistrering og regler mht. sygemelding, ferie m.m. Præsentation af arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant Indenfor første måned orienteres om Fællesfunktionerne (herunder løn og bogholderi, lager og kopi, kommunikation og kvalitet, IT samt bygningsdrift). Opbygning af uddannelsesområdet generelt og i egen afdeling struktur, bekendtgørelser og evalueringer Samarbejdspartnere Arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsudvalg Personaleforeningen Indenfor de første 3 måneder Rundtur på alle afdelinger Evaluering Indenfor de første 3 måneders ansættelse afholdes endvidere en medarbejdersamtale med den nyansatte, nærmeste leder samt evt. og såfremt den nye medarbejder ønsker det, vedkommendes 11

12 tillidsrepræsentant. Samtalen har til formål at evaluere opstarten og for nyansatte lærers vedkommende at afklare evt. behov for supervision, overværelse af undervisning eller andet. Kontaktperson I den første tid kan det være rart for den nye medarbejder, at have en kollega, som kontaktperson og som støtte i det daglige. Kontaktpersonen kan være ansvarlig for, at introduktionen gennemføres og være med til at sikre faglig og social introduktion til arbejdspladsen, opgaverne mv. Det er den nyansattes leder, der udpeger en evt. kontaktperson. Det kan eksempelvis være i form af en mentorordning. Prøvetid For alle ansættelser gælder, at skolen anvender de til enhver tid gældende regler for prøvetid jvf. funktionærloven samt ansættelsesbekendtgørelsen. For ansatte med 3 måneders prøvetid skal der senest 1 måned før prøvetidens udløb foretages en skriftlig bedømmelse af den nyansatte af nærmeste leder. For ansatte med 2 års prøvetid skal der senest et 1/2 år før prøvetidens udløb foretages en skriftlig bedømmelse af den nyansatte af nærmeste leder. Lederen er ansvarlig for at indsende bedømmelsen til lønafdelingen, som vil opbevare den i personalesagen. Det er vigtigt, at bruge prøvetiden effektivt til at vejlede og vurdere den nyansattes kompetencer generelt, forinden ansættelsen gøres permanent. Der er ved fravær mulighed for at forlænge prøvetiden. Fastholdelsespolitik Det rummelige arbejdsmarked Skolen ønsker at fremme et mere rummeligt arbejdsmarked. Det betyder, at der gøres en særlig indsats for de grupper, der i dag har svært ved at finde eller bevare fodfæste på arbejdsmarkedet. Skolen ønsker således: At integrere - ved at sikre mulighed for ansættelser af personer på særlige vilkår samt ved at skabe mulighed for at aktivere ledige. At forebygge og fastholde nuværende medarbejdere og dermed gøre arbejdspladsen mere rummelig for allerede ansatte. Det er skolens mål at sikre, at mindst 3,5 % af årsværkene er ansat på særlige vilkår. Personalepolitikken såvel som denne politik for rekruttering og fastholdelse, samt APV en skal sikre dette, således at skolen fremmer formålet i lov om aktiv socialpolitik samt i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 12

13 Deltidsansættelser Under ansættelsen har medarbejder og arbejdsgiver ret til at indgå aftale om deltidsbeskæftigelse. Forud for indgåelse af aftalen rettes en ansøgning til nærmeste leder. Som minimum skal aftalen indeholde oplysninger om eventuelle nye vilkår for arbejds- og mødetid, samt fra hvilket tidspunkt aftalen er gældende. Pågældende leder og chef skal sikre, at der tilgår lønafdelingen besked om enten tiltrædelse eller afslag på ansøgningen. Aftale om deltid skal være skriftlig og opbevares i personalearkivet. Seniorpolitik Skolens seniorpolitik giver den enkelte medarbejder mulighed for i samarbejde med ledelsen at planlægge tiden inden og efter tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet og dermed skabe en positiv overgang fra arbejdsliv til pension. Med seniorpolitikken ønsker vi, at skolens ældre medarbejdere forbliver en engageret, motiveret, velkvalificeret, fleksibel og efterspurgt arbejdskraft gennem hele arbejdslivet, således at den enkelte medarbejder fortsat og med arbejdsglæde kan bidrage aktivt til at opfylde skolens strategi og handleplaner. Med seniorpolitikken ønsker vi endvidere at styrke Campus Bornholm som en mangfoldig arbejdsplads med aldersmæssig spredning blandt skolens medarbejdere. Seniorer, der evt. overvejer tilbagetrækning fra arbejdslivet, tilbydes en fratrædelsessamtale, der kan bidrage til tilrettelæggelsen af et fratrædelsesforløb, som under hensyntagen til skolens funktioner tilgodeser medarbejderens ønsker og behov for en glidende overgang fra arbejdsliv til otium. Seniorpolitikken gælder såvel enkelte medarbejdere, som grupper af medarbejdere, men etableres individuelt og efter et konkret skøn og med respekt af de overenskomstmæssige og lovgivningsmæssige rammer, der måtte gælde for området. Seniorsamtale Alle medarbejdere, der er fyldt 59 år, skal i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen have tilbud om en seniorsamtale. Seniorsamtalen kan bidrage til tilrettelæggelsen af et fratrædelsesforløb, som under 13

14 hensyntagen til skolens funktioner tilgodeser medarbejderens ønsker og behov for en glidende overgang fra arbejdsliv til otium. Deltagelse i samtalen er frivillig for medarbejderen. Frivillig fratrædelse Der kan indgås senioraftale om aftrapning af tid. Aftale om frivillig fratrædelse kan i særlige tilfælde indgås, f.eks. når der er behov for personalereduktion. Efterløn, delpension mv. For medarbejdere, der går på deltid er der i visse tilfælde mulighed for at opnå efterløn, delvis alderspension eller social delpension. Retten vil være betinget af individuelle forsikrings- og pensionskasseforhold. Kompetenceudviklingspolitik Medarbejderne er skolens vigtigste udviklingsressource. Som arbejdsplads ønsker Campus Bornholm at give medarbejderen opgaver samt udviklings- og udfoldelsesmuligheder, som bedst bringer den enkeltes potentiale og kompetencer i spil. Kompetenceudviklingspolitikken fastlægger skolens principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats. På Campus Bornholm ønsker vi at udvikle vores dygtige og engagerede medarbejdere gennem øget fokus på kompetenceudvikling, der understøtter såvel skolens som den enkelte medarbejders individuelle og faglige udvikling. Kompetenceudvikling foregår ikke kun ved efter- og videreuddannelse. Det foregår også ved delegering af ansvar og beslutningskompetence, teamarbejde, faggruppesamarbejde, coaching, sidemandsoplæring, projektdeltagelse, forsøgs- og udviklingsarbejde, netværksvirksomhed, mm. Det er skolens ønske, at medarbejdere og ledere vedvarende vedligeholder og udvikler deres kompetencer, så kompetencerne matcher skolens behov. Ved kurser opnås en række kvalifikationer, men det er først ved anvendelse af kvalifikationerne i hverdagen, at de manifesterer sig som egentlige kompetencer. Ledelse og medarbejder har en gensidig forpligtigelse til at sikre, at den enkelte medarbejder vedligeholder og udvikler sine kompetencer i forhold til skolens visioner og strategiske mål. Det er ledelsens pligt at fastlægge rammer, der giver mulighed for kompetenceudvikling. Det betyder bl.a. at lederen er ansvarlig for at sikre et godt læringsmiljø i hverdagen. I nogle sammenhænge vil tildeling af opgaver være identisk 14

15 med tildeling af læringsmuligheder, og det er vigtigt, at lederen er opmærksom på dette i arbejdstilrettelæggelsen. Det er medarbejdernes pligt at forholde sig til og tage ansvar for egen udvikling af værdi. Det indebærer, at man opsøger udviklingsmuligheder, tilegner sig ny viden, nye færdigheder og bruger det lærte i praksis. Målsætning: at sikre en kontinuerlig udvikling af kompetencer på alle niveauer med udgangspunkt i Campus Bornholms strategi samt mission, vision og værdier at erhvervede kompetencer anvendes dybtgående og tværgående, og at disse synliggøres systematisk at institutionen til enhver tid har et overblik over den samlede kompetencesum og det samlede kompetencebehov at sikre en systematik for videndeling at kompetenceudvikling foregår på et kvalificeret, strategisk og prioriteret grundlag På Campus Bornholm identificeres kompetenceudviklingsbehovet gennem den daglige kontakt mellem medarbejder og nærmeste leder omkring udførelsen af det daglige arbejde samt gennem den årlige Medarbejderudviklingssamtale. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) På Campus Bornholm er medarbejderudviklingssamtalerne (MUS) et vigtigt led i udviklingen af medarbejderne og arbejdspladsen. Medarbejderudviklingssamtalen er en forberedt, struktureret og fremadrettet samtale, der skal danne rammen for, at leder og medarbejder i ro og mag kan drøfte medarbejderens nuværende og fremtidige arbejdsopgaver, muligheder for at løse dem tilfredsstillende samt forhold omkring kompetenceudvikling, samarbejde og trivsel. Samtalen er ikke en lønsamtale eller en forhandling. På baggrund af skolens generelle målsætninger, strategi og pædagogiske indsatsområder samt medarbejdernes ønsker til faglige, pædagogiske og personlige kompetencer, aftales en målrettet efteruddannelse, der kan øge både den enkelte medarbejders og den samlede medarbejdergruppes kvalifikationer og kompetencer. Det er lederens ansvar, at alle særlige kompetenceudviklingsaftaler budgetteres. 15

16 MUS er en fortrolig samtale, hvor det er vigtigt, at der skabes en tryg og tillidsfuld atmosfære. En god MUS kræver forberedelse af både medarbejder og leder samt et overblik og klar plan for den efterfølgende opfølgning. Derfor benyttes forberedelsesskemaer af både medarbejder og leder, og HR systemet Medarbejderplan anvendes til registrering af konklusioner på samtalen, handleplaner og udviklingsaktiviteter. Forberedelsesskemaet er udarbejdet efter en løsningsfokuseret tilgang, hvilket vil sige, at der fokuseres på det, der virker og det, der skaber succes hos medarbejderen. Det er valgt ud fra den anerkendende tilgang, hvor man fokuserer på det, der fungerer. Det betyder dog ikke, at man i løbet af samtalen ikke må drøfte uhensigtsmæssigheder i det daglige arbejde. MUS-runden ligger i første halvår, hvilket vil sige, at MUS-samtalerne afvikles i perioden 1. januar til 30. juni. På Campus Bornholm afholdes MUS-samtalerne efter det såkaldte kaskadeprincip. Det vil sige, at direktøren først afholder MUS med cheferne, cheferne holder MUS med lederne og medarbejdere. Efter at lederne selv har været til MUS, afholder de samtaler med deres medarbejdere Før, under og efter samtalen En MUS-samtale varer ½-1 time. Medarbejdere indkaldes til MUS af deres nærmeste leder. Lederen har sørget for en let forplejning samt sikret, at samtalen kan holdes i et uforstyrret miljø. Sammen med indkaldelsen modtager medarbejderen et MUS-forberedelsesskema. Forberedelsesskemaet er et hjælpeværktøj, der kan anvendes af medarbejderen dels ved forberedelse, og dels under selve samtalen. Skemaet er personligt og skal ikke afleveres til nogen. Det kan bruges som inspiration til de forhold, medarbejderen gerne vil berøre og brug det til støtte under samtalen. Emner, der ikke er berørt i forberedelsesskemaet, men som er relevant ved MUS-samtalen kan naturligvis også drøftes. Det er målet, at disse emner drøftes i løbet af samtalen: nuværende arbejdsopgaver, arbejdsvilkår og arbejdsresultater planlægning af kommende arbejdsopgaver medarbejderens forudsætninger for at løse arbejdsopgaverne, herunder ønsker til og behov for uddannelse og kompetenceudvikling samarbejdsrelationer 16

17 medarbejderens personlige udvikling eventuelle personlige forhold for undervisere drøftes endvidere emner omkring undervisning og pædagogik Lederen kan som udgangspunkt ikke give tilsagn om ønskede udviklingsaktiviteter under mødet. Det kræver et overblik over afdelingens samlede kompetenceudviklingsbehov og økonomi, inden udviklingsønsker imødekommes. Samtalen afsluttes med at opsummere konklusionerne og aftale hvilke handleplaner og kompetenceudviklingsønsker, lederen registrerer i Medarbejderplan. Der skelnes mellem konklusion, handleplan og udviklingsaktiviteter på denne måde: Konklusion: Et meget kort resumé med de vigtigste synspunkter og handlingsaktiviteter, der er fremkommet under samtalen. Konklusionen er en fortrolig aftale mellem medarbejder og leder. Handleplan: Aftaler mellem medarbejder og leder, der efterfølgende skal følges op på. Dette er især bløde aftaler, der som udgangspunkt ikke er hægtet økonomi på. Handleplanen er en fortrolig aftale mellem medarbejder og leder. Udviklingsaktiviteter: Kompetenceudviklingsaktiviteter, såsom uddannelse og kurser, der som udgangspunkt er forbundet med timeforbrug eller økonomi. Udviklingsaktiviteterne er ikke fortrolige, men ønskerne til disse kan koordineres på tværs af afdelingen eller hele organisationen. Både medarbejder og leder skal godkende det, der indskrives i Medarbejderplan inden årets MUS-samtale er afsluttet. Det er såvel lederens som medarbejderens ansvar at følge op på MUS samtalen. I Medarbejderplan kan det angives, hvem der har initiativpligten til opfølgning på handleplanerne. Kompetenceudviklingsfonden (SCK) To gange årligt er der mulighed for at søge om tilskud til kompetenceudvikling fra Kompetenceudviklingsfonden, som støtter kompetenceudvikling i staten. Midlerne fra Kompetenceudviklingsfonden kan bruges til betaling af kursus- og uddannelsesafgifter, vikarlønninger, undervisningsmaterialer og honorarer til eksterne undervisere. Midlerne kan ikke anvendes til at dække 17

18 lønudgifter i forbindelse med kompetenceudviklingsforløb. Midlerne fra Kompetenceudviklingsfonden er endvidere alene at betragte som et supplement til de midler, som Campus Bornholm allerede anvender til kompetenceudvikling. Både LSU og HSU skal som en del af udvalgenes årlige kordinerede arbejdsrytme drøfte, hvordan skolen vil gøre brug af Kompetenceudviklingsfonden, herunder hvilke indsatsområder, der skal prioriteres i kompetenceudviklingsarbejdet. Fratrædelse Campus Bornholm ønsker, at de medarbejdere, der forlader organisationen, føler sig anstændigt behandlet i en værdig afsked med arbejdspladsen. Dette gælder ved såvel ansøgt som uansøgt fratrædelse. Ansøgt fratrædelse Ønsker en medarbejder at fratræde sin stilling, skal dette meddeles skriftligt med det varsel, der fremgår af ansættelsesbrevet eller overenskomsten. Opsigelsen sendes til nærmeste leder, der efterfølgende har pligt til at videregive opsigelsen til lønafdelingen, der opbevarer den i personalemappen. Nærmeste leder har endvidere pligt til at orientere relevante parter. Uansøgt fratrædelse Forvaltningslovens bestemmelser I forbindelse med en uansøgt afskedigelse må der tages udgangspunkt i, at en afskedigelse er en forvaltningsakt og således underlagt bestemmelserne i forvaltningsloven. Dette medfører, at der ud over de fagretlige regler og eventuelt særlige interne regler er fastsat en række procedureregler vedrørende oplysning om sagens omstændigheder, høring af relevante organer eller personer m.v. Af forvaltningsloven følger det blandt andet, at forvaltningsakter, der er negative for den berørte person, skal begrundes. Det er vigtigt, at begrundelsen er dækkende og informativ. Det er ligeledes vigtigt, at de relevante kommentarer, som den pågældende medarbejder fremkommer med i forbindelse med en høring, besvares på en rimelig og dækkende måde. Begrundelsen skal fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold. Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de relevante retsregler 18

19 en sagsfremstilling en redegørelse for hovedhensynene i skønsmæssige afgørelser En stillingtagen til partsanbringender. Begrundelsen skal indeholde en præcis henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Der skal således henvises til de relevante love og overenskomster med titel, nr. og dato samt paragraffer, stk., nr. litra, led osv. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Hvis der er uenighed om sagens faktiske omstændigheder, skal begrundelsen referere de modstridende versioner, og det skal udtrykkeligt angives, hvilken version myndigheden har lagt til grund. Navnlig i sager om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner er det vigtigt, at begrundelsen indeholder en fyldestgørende sagsfremstilling. Ved skønsmæssige afgørelser skal der i begrundelsen være en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for udøvelsen af skønnet, dvs. de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen. Kriterierne skal gengives i begrundelsen, også selv om det måske ikke er særligt flatterende for den pågældende. I begrundelsen skal der tillige i fornødent omfang tages stilling til eventuelle partsanbringender, dvs. argumenter og synspunkter, som parten har fremført i sagen. Hvis parten har anført argumenter, som myndigheden anser for uvæsentlige eller irrelevante, men som parten selv tillægger stor vægt, bør det kort angives, at disse ikke er tillagt betydning, således at den pågældende kan se, at myndigheden har været opmærksom på argumenterne. I forbindelse med afskedigelser som følge af bevillingsmæssige eller organisatoriske forhold er det imidlertid ofte tilfældet, at baggrunden for en given beslutning hviler på et organisatorisk eller driftsmæssigt skøn et skøn, som hviler på en række forskelligartede forhold, eller som hviler på ledelsens vurdering af konsekvenserne af en given situation. Dette indebærer, at ledelsen i sine vurderinger må henholde sig til, at der foreligger et skøn eller en samlet vurdering. Det er klart, at ledelsen skal redegøre for de væsentligste elementer, som indgår i skønnet eller vurderingen, men det kan ikke forventes eller kræves, at ledelsen indgår i en diskussion af eller konkret argumenterer for, hvorfor man vurderer en given sag på en bestemt måde. 19

20 Udover at overholde de forvaltningsretlige regler om begrundelse er det vigtigt, at man, i det omfang det er muligt, tager menneskelige hensyn, idet en afskedigelsessag er særdeles belastende især for den berørte medarbejder men også for Campus Bornholm som helhed. Det betyder, at en uformel, mundtlig orientering om beslutninger gives inden den skriftlige og formelle meddelelse eller høring fremsendes. Dette forudsætter naturligvis, at det i situationen er muligt at følge disse principper, dvs. at der ikke er tungtvejende grunde, der taler herimod. I det hele taget er det vigtigt, at en afskedigelsessag gennemføres på en ordentlig, anstændig og værdig måde. I forbindelse med afskedigelse af personer i prøvetiden vil ovenstående proces blive forkortet. I sager om afskedigelse orienteres tillidsrepræsentanten ved afskedigelsessagens påbegyndelse, dvs. når høringsbrevet afsendes. Beslutningskompetence Afskedigelseskompetencen ligger hos chefen på det pågældende område. Imidlertid vil en lang række af de forhold, som ligger til grund for en afskedigelse være områder, som enten kompetencemæssigt er henlagt til lederne af Campus Bornholms organisatoriske enheder, eller hvor kendskab til de nødvendige faktiske forhold ligger hos disse ledere. Det er derfor nødvendigt, at forløbet af afskedigelsessagen sker i tæt samspil mellem chefen, lønafdelingen/øa-chefen og den relevante leder. I denne forbindelse er det naturligt og i overensstemmelse med den almindelige personalepolitik på Campus Bornholm at de berørte tillidsrepræsentanter inddrages så tidligt som muligt. Det skal understreges, at det er Campus Bornholms øverste ledelse, som har ansvaret for, at formalia i afskedigelsessager overholdes. Den daglige leder skal så tidligt som muligt i forløbet inddrage lønafdelingen/øa-chefen, således at det allerede ved starten af processen sikres, at formalia er tilgodeset. ØA-chefen skal godkende al skriftlig kommunikation i forbindelse med afskedigelsessager, som institutionens garant for at korrekte procedurer på området er fulgt. Generelt om afskedigelser Afskedigelser skal altid være sagligt begrundet. En afskedigelse kan være rimeligt begrundet i: 20