Engskovskolen. Principper for budgetfordeling 2012 efterår

Transkript

1 Principper for budgetfordeling 2012 efterår Budgetfordeling og økonomimodellen i distrikt 3 skal skabe optimal mulighed for: styring af budget og regnskab overblik over skolens samlede investeringer, samt mulighed for decentrale beslutninger uddelegering samt overblik for kontoansvarlige (fag og afdelinger) mulighed for vurdering af korte- og langsigtede investeringer For at fastholde overblikket må ingen: foretage indkøb af materialer, for ikke bevilgede midler. indkøbe på konti uden det er godkendt af den kontoansvarlige kontaktpersonen i fagudvalget. Budgetfordeling de enkelte konti Skole og SFO Ved budgetlægningen træffes beslutning vedr. driftsbudget for alle skolens konti. Der afsættes til hver konto et beløb til at dække den del af årets drift der ikke ligger i afdelingernes budget. Forslag til driftsbudget udarbejdes administrativt i samarbejde med de kontoansvarlige og økonomiudvalget, hvorefter det sendes til høring i faggrupper og MED udvalget hvorefter det indstilles til behandling og beslutning i SB. For skoleåret vil der af praktiske grunde være udarbejdet forslag til budget af ledelsen, til efterfølgende behandling af SB. Alle ønsker om anskaffelser/investeringer samles i en oversigt over ønsker til indsatsområder. Der prioriteres og træffes beslutning om bevilling til indsatsområder (indsatspuljen) i feb/marts i forbindelse med regnskabsafslutningen for det foregående år. Der vil i finansåret 12 være en anden økonomisk rytme, pga. ny skolestruktur. Overførsel mellem årene - kommunalt: Det er med beslutning i byrådet skabt mulighed for overførselsadgang, så der kan overføres 3 % af budgettet negativt såvel som positivt til efterfølgende finansår. Økonomiudvalg Der nedsættes et økonomiudvalg, der i samarbejde med skolens ledelse og kontoansvarlige udarbejder forslag til budget samt indstilling til brug af indsatspulje. Økonomiudvalget består af daglige ledere og SFO, repræsentanter for læringscenter, samt 4 medarbejderrepræsentanter (en fra hver afdeling, samt en repræsentant for overbygningen). Budgetfordeling mellem skole og SFO Budgettet for Distrikt 3 udarbejdes med udgangspunkt i den samlede økonomitildeling til skolen (skole og SFO) sådan at der afsættes et minimum til drift til afdelinger, SFO, afdelinger og fag for at sikre midler til skolens indsatspulje. 1

2 Budgetfordelingspraksis i distrikt 3 Bevillinger Materialeudgifter Skolens budget SFO kr. Øvrige pers. Udg. Uddannelse, SFO, afdelinger, fag etc. Skole kr. Løn Undervisningsmidler, administration Personale, kurser, administration Familiecenter, puljer, Andre Indsatspulje Løn Løn afsættes under hensyn til At opfylde de politiske beslutninger vedr. lektionstimetallet til hver klasse (fagpersonale) Tildelinger til specialundervisning, inklusion samt særlige indsatser (delehold, praktisk/musisk, valgfag, lektiecafe etc.) Tildeling til vikardækning Andre arbejdsopgaver ud over undervisningen, herunder tid til aftalebestemte erhverv Administration og ledelse. Pædagoger i undervisningen/skolepædagoger Vikar Det forudsættes at der på skolen og i afdelingerne er udtalt grad af selvstyring, så vikarudgifter i videst muligt omfang undgås uden at timerne aflyses Kontoen skal dække udgiften til vikarer i undervisningen (lærere og pædagoger) Det tilstræbes, at vikartimer besættes således, at undervisningen kan gennemføres så kvalificeret som muligt. Ved forud kendt fravær læses timerne efter aftale med teamet. Der vil i skoleåret være særlig indsats omkring implementering af selvstyrende team. Øvrige personaleudgifter: Uddannelse Der afsættes et beløb til dækning af kurser/videreuddannelse for alle medarbejdere samt afledte udgifter til transport, opholdsudgifter, time/dagpenge samt pædagogiske dage. 2

3 Personalekonti Der afsættes beløb til dækning af udgifter til miljø/sociale aktiviteter for medarbejderne, fortæring ved møder, kaffe (eks. kaffeautomat) Skolens transportudgifter i forbindelse med møder, forældresamarbejde, kørsel mellem afdelingerne mm. Møder (eks. pæd. råd og lederteamdage) Rejseaktiviteter (time-dagpenge) Repræsentation (receptioner, blomster, gaver) AMR, MED-udvalg Administration - materiale og aktivitetsudgifter Kontorartikler Dækker udgifter til kontorhold og kontorartikler Evt. kontingenter, tidsskrifter, abonnementer Telefon Dækker alle skolens udgifter til telefon. Kontingenter, tidsskrifter, abo, Administrationens udgifter til kontingenter, tidsskrifter, abo, licenser licenser Porto Dækker alle skolens udgifter til porto. Elevrelaterede fælles udgifter Lejrskoler og hytteture Særlige forhold ved overgangen vedr. harmonisering omkring 5. kl og 6. kl. lejrskole Samt intro 7. klasse Lejrskole for 8. klasse flyttes til 7. kl. fra klasse: der afsættes et beløb svarende til dækning af lejrskole i 5 dage i Danmark. 8. klasse: der afsættes et beløb svarende til dækning af lejrskole i 5 dage i Danmark. 9. klasse: Ryste sammen tur ved skolestart, (elevsamtaler ) Indskoling afsættes elevbeløb til fællesarrangementer på tværs af matriklerne Mellemtrin afsættes elevbeløb til fællesarrangementer på tværs af matriklerne. Undtaget 5. årgang der har tildeling til lejrskole COPY-DAN Kontingenter, tidsskrifter, abo, Licenser Specialundervisning Bibliotek - læringscenter Befordring Kopidan, papir. net abonnementer, licenser m.v. dækkende for flere fag f.eks. Clio online. Alle materialer, test o.lign. Dækker mediatekets løbende anskaffelser til basissamling, kataloger, tidsskrifter, faste abonnementer på tværs af fag. Intet IT, inventar IT Mindre anskaffelser samt vedligeholdelse, IT og AV, lærerpc ordning, IT rygsække, AV vedligehold, serviceaftaler etc. Inventar Vedligeholdelse og mindre anskaffelser af inventar/møbler, nøgler, gardiner. Kopimaskiner og printer Alle udgifter til kopiering Undervisningsmidler - materiale og aktivitetsudgifter Dimission Alle udgifter til prøver og dimissionsafslutning, herunder buffet 3

4 Elevråd Motionsdag Projekt/emneuge ved afslutningen. Dækker udgifter til drift af elevrådet. Fx mødeudgifter, kurser, materialer, anskaffelser/aktiviteter efter elevrådets beslutning. Udgifter i forbindelse med afholdelse af motionsdag Udgifter i forbindelse med afholdelse af tværfaglig uge (fag uge, A-uge, emneuge). Fag Dækker fagenes driftsudgifter til undervisning og arrangementer i forbindelse med undervisning herunder vedligeholdelse af samlinger (Bøger, forbrugsvarer, instrumenter, værktøj, maskiner, gæstelærer, net abonnementer mm.) Særligt omkring fagene Billedkunst Materialer til billedkunst på alle klassetrin, samt materialer til tværfaglige forløb for 4-9 kl. f.eks. projektopgave Håndarbejde Forbrugsvarer, materialer, og vedligeholdelse af symaskiner. Idræt Forbrug/materialer samt stævner Dansk Vedligeholdelse af samling i alle afdelinger Matematik Vedligeholdelse af samling i alle afdelinger Engelsk Vedligeholdelse af samling i alle afdelinger Hjemkundskab Der afsættes elevbeløb til forbrug i forbindelse med madlavning musik Der afsættes beløb til evt. reparationer og mindre forbrugsvarer UU Elevtransport til praktiksteder, vejlednings materialer, erhvervsorientering, materialer/gæstelærere samt fælles besøg/ekskursioner. Færdsel og skolepatrulje Udgifter i forbindelse med skolepatrulje og cyklistprøve herunder evt. afslutning/fest. Valgfag Dækker ekstraordinære udgifter i forbindelse med valgfag i overbygningen. Øvrige udgifter Beløbet skal dække diverse udgifter til mapper, hæfter etc. til undervisningsbrug OBS konto til teater/musik Beløb afsættes til teater musik pt. under øvrige udgifter under Jernløse afdelingen bør afsættes på en fælles konto. Diverse fag Beløbet skal dække regulering i forhold til undervisningen. Afdelingskonti Til hver afdeling afsættes et beløb i forhold til elevtallet. Beløbet skal dække udgifter til engangsmaterialer samt fortæring ved forældremøder og mindre udgifter i forbindelse med undervisningen, herunder udgifter til ekskursioner og ture. Klasse/afdelingskonti 0-3. klasse Klasse/afdelingskonti 4-6. klasse Klasse/afdelingskonti 7-9. klasse Skolebestyrelse Bevillingen dækker alle udgifter til undervisningsmaterialer herunder engangsmaterialer til dansk, matematik og engelsk (ikke billedkunst). Bevillingen dækker alle udgifter til undervisningsmaterialer herunder engangsmaterialer til dansk, matematik og engelsk (ikke billedkunst). Bevillingen dækker alle udgifter til undervisningsmaterialer herunder engangsmaterialer til dansk, matematik, engelsk og tysk/fransk (ikke billedkunst). 4

5 SB Grunde og bygninger Indvendig vedligeholdelse Bevilling til SB tildeles særskilt. Hele bevillingen tildeles bestyrelsen. Dækker udgifter vedr. møder, materialer og evt. kurser/eksternt mødeaktivitet for skolebestyrelsen. Kontoen skal dække alle udgifter vedr. indvendig vedligeholdelse af alle skolens bygninger: reparationer service abonnementer armaturer, pærer og lysrør Der afsatte ramme til SFO afdelingerne skal dække afdelingens drift i budgetåret efteråret 12. Der kan i budgettet blive tale om at der tages særlige hensyn til afdelingernes behov. Der afsættes særskilt rammebevilling til forplejning og materialeudgifter. Løn Hele den kommunale bevilling afsættes til løn til ledelse og pædagoger Vikarer: Administration Kontoen dækker udgifter til vikarer for pædagogerne i SFO åbningstid. Møder og repræsentation, personalerum i gl. afdeling (kaffe etc.) Materialer - inventar mv. Ture - teater - kultur Fødevarer Materialer til beskæftigelse, inventar, særlige aktiviteter, forældrearrangementer Bevillingen reguleres i forhold til børnetal For alle afdelinger gælder det, at bevillingen skal dække afdelingens udgifter til: Transport. Ture & udflugter, herunder entreer udgifter til ture mm i ferieperioder, hvor børnene er samlet på tværs af afdelingerne. Dækker let forplejning i SFO tiden Økonomirapporter Som information til alle, herunder budgetansvarlige bliver der omkring månedsskiftet lagt en økonomirapport på intranettet, der viser budget, forbrug og restbeløb på alle konti. Vi tilstræber, at alle de regninger, vi har modtaget, er betalt når rapporten udsendes, men man skal være opmærksom på, at der kan være indkøb, der ikke er modtaget regning på. Oversigt over behandlingen af økonomien i distrikt 3: Måned Indhold Ansvarlig Løbende Vurdering af indeværende års økonomi og investeringsplan Ledelse November Budgetforslag behandles i afdelinger og fagudvalg. Alle ønsker til driftsbudget, samt forslag til indsatspuljen afleveres til ledelsen senest d. ultimo november. Ansatte på skolen 5

6 November/ december December Januar/febr uar Marts Engskovskolen Principper for budgetfordeling vedtages i SB Første behandling af driftsbudget for skolen med udgangspunkt i tildelingerne og tidligere aftaler om investeringer samt indstilling til SB Driftsbudget samt indstilling til indsatspuljen forelægges i SB til godkendelse ØU henvender sig til alle der har fået ønsker med i Ledelse Ledelse i samarbejde med ØU Ledelse prioriteringen og indkøbene effektueres. Marts Vedtagelse af regnskab og evt. overførsler SB Marts Regnskab med overførsler fremlægges for MED samt SB Ledelse Indkøb Indkøb på regning: Der kan indkøbes på regning i de fleste firmaer og de fleste forretninger. (I Holbæk) Det er altid sikrest at medbringe en rekvisition som et bevis overfor forretningen på, at man har skolens tilladelse til indkøb. Nogle forretninger kræver et særligt kontokort. Rekvisitioner, kontokort og oplysning om forretningernes praksis fås på kontoret. Følgeseddel eller faktura påtegnes med navn/initialer + kontobetegnelse som en bekræftelse på at varerne er modtaget og orientering om hvilken konto, der skal betale. Afleveres til kontoret hurtigst muligt. SFO afleverer til den ansvarlige for afdelingens økonomi. Udlæg/udgifter betalt af medarbejderen: Ved indkøb, hvor der er lagt penge ud til kontant betaling, noteres ud over initialer og cpr.nr. samt hvilken konto, der skal betale. Beløbet vil herefter blive anvist. Indkøb til skolen må ikke blandes med private indkøb. (Der må aldrig forekomme skoleindkøb og private indkøb på samme regning) A conto-beløb: I særlige tilfælde kan der udbetales a conto beløb til f.eks. lejrskoler. Procedure aftales med kontoret i god tid før pengene skal bruges. Umiddelbart efter at beløbet er brugt, skal der afleveres bilag til kontoret./sfo på beløbet sammen med evt. restbeløb. Hvis der er flere bilag, bedes de nummereret og opstillet i et regnskab. Der skal bilag på alle udgifter. Fagansvarlige indkøber på fagkontoen og afdelingerne vælger koordinator der forestår indkøb for afdelingen. Materialer bestilles/indkøbes altid af den der er økonomisk ansvarlig (fagansvarlige, SFO medarbejder/leder) Det skal altid tydeligt fremgå, hvem der bestiller, til hvilken klasse/fagudvalg der bestilles og hvilken konto der skal betale - også hvis der bestilles på nettet. Fagansvarlige: Den fagansvarlige har i samarbejde med fagteam ansvaret for at: Varetage det administrative arbejde, omkring det enkelte fag, der kræver særlig faglig indsigt. Herunder forslag til driftsbudget der forelægges økonomiudvalget. Koordinere ønsker og indkøb til faget i samarbejde med læringscentrets repræsentant ØU 6

7 Foretage løbende bestillinger/indkøb vedr. driftsbevillingen til faget. Indkøb af enkelteksemplarer til vedligehold af klassesæt etc. Kontakt til ledelsen. Skolens materialesamling: For at opnå maksimal udnyttelse af undervisningsmaterialerne og opbygning af et så stort materialeudbud, som muligt, vil vi arbejde på at alle undervisningsmaterialer registreres på læringscenteret. BP 7