Formål. Give jer viden om konkrete love og regler i forbindelse med sygefravær, gennem udlevering af håndbog.

Transkript

1 Formål At give jer inspiration til at tage hånd om sygefraværet på apoteket Give jer viden om hvordan man kan håndtere sygefravær via samtalen som metode Give jer viden om hvordan man kan forebygge sygefravær gennem arbejdet med arbejdsmiljøet især det psykiske Træne jer i at gennemføre samtaler omring fravær Give jer viden om konkrete love og regler i forbindelse med sygefravær, gennem udlevering af håndbog

2 Sådan forebygger og håndterer apoteket sygefravær Næstformand, farmakonom Christina Durinck, farmaceut Mia Bendix Andersen og apoteker Susanne Overmark Bendixen Maja Frahm Oue & Tine Grynnerup, CRECEA

3 Hvorfor er vi interesserede i sygefravær? Sygefravær som markør for arbejdsglæden. Glade medarbejdere på arbejde, giver tilfredse kunder. Vi er uenige om lidt og vi er enige om mere.

4 Hvorfor er vi interesserede i sygefravær? Apotekssektoren har udligning på fravær. Refusionsregler ændret. Tidligere 4 dage incl. NU mere end 10 dage excl. Obs stadig aflevere fraværsblanket på 4. dagen.

5 Hvorfor er vi her sammen? Den gode arbejdsplads skal skabes i fællesskab - De tre foreninger - arbejdstager, TR, kollegaer, arbejdsgiver

6 Nærvær eller sygefravær? Fokus Fraværspolitik eller nærværspolitik? Fraværssamtaler eller nærværssamtaler? Kulturændring.

7 Sygefravær Eget sygefravær % ,36 3,19 3,23 2,88 5,18 4,59 4,7 4,28 4,574,49 4,21 3,47 4,96 4,84 4,66 4,4 4,274,33 4,3 3, * 1 0 Farmaceuter Farmakonomer Defektricer Elever Ufaglærte

8 Fravær som følge af barns sygdom 0,5 0,45 0,47 Barns sygdom 0,4 0,35 0,3 % 0,25 0,23 0,22 0,27 0,25 0, , ,15 0,1 0,14 0,13 0,12 0,1 0,13 0, , Farmaceuter Farmakonomer Defektricer Elever Ufaglærte

9 Sygefravær på hele arbejdsmarkedet Arbejdsmiljø forklarer 1/3 af sygefraværet sygemeldt hver dag. Produktionstab 37 mia. pr. år International forskning: Hovedparten af sygefravær skyldes uspecificerede symptomer

10 Sygefravær på hele arbejdsmarkedet

11 Derfor skal vi nu arbejde med sygefravær.

12 Samtale når det ikke lykkes En god samtale er umulig under følgende betingelser: Urigtig angivelse af hensigter Forkerte oplysninger Trusler Påtaget venlighed Konkret situation viger for principper Manglende vilje til at sætte handling bag ord Manglende forberedelse

13 Den gode sygesamtale Hvordan kommer jeg i gang? Som katten om den varme grød Hvad nu hvis medarbejderen: virker deprimeret har mange diffuse sygemeldinger sjusker med sit arbejde lugter af alkohol ikke møder til tiden har en uhensigtsmæssig adfærd

14 Samtaler: tre overordnede trin: 1. Forberedelse til samtalen (hvor, hvornår, hvor længe, hvem og hvad er målet) 2. Samtalens gennemførelse (fokuser ikke på årsager, se fremad, vær forberedt på uventede reaktioner fra medarbejderen) 3. Fastholdelse og opfølgning på aftalen / handleplanen (lav referat, opsummer hvad der er aftalt, aftal hvad der skal meldes ud til kolleger, aftal opfølgning og husk at det er dig, der indkalder) Gode huskepunkter Involver tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten En bisidder er til fordel for begge parter Brug andre (leder)kolleger til sparring Brug evt. forberedelsesskemaet

15 Model for samtalens faser Forberedelse Introduktion Refleksion Reaktion Accept Handlingsplan

16 Forberedelse og indledning Forberedelse: Alle faser i samtalen skal planlægges og gennemtænkes. Find de eksempler frem der skal bruges undervejs til at belyse sagen I skal snakke om. Kræves der dokumentation, er denne fundet frem. Sæt dig i den andens sted, og vid at hun/han er sårbar og svag Forestil dig den andens reaktion og din egen Brug forberedelsesskemaet Overvej sparring hos en anden, inden samtalen Indledning: Sæt rammen for samtalen, hvor lang tid har I, hvad skal der tales om. Fortæl medarbejderen, at hun/han er værdifuld for arbejdspladsen og hvorfor. Vær professionel i din fremtoning sig det du mener og hav fokus på den andens reaktion. Vær konkret. Sig dine konkrete observationer hvad du har set og hørt. Vær rolig, direkte og ærlig - tal langsomt og i et enkelt sprog. Udtryk din ærlige bekymring Sørg for at lytte og observere reaktionen, når du har givet dit budskab

17 Reaktion, refleksion, reaktion, refleksion Reaktion: Det er vanskeligt at forudse medarbejderens reaktion, også selvom man kender hende rigtig godt. Bekræftelse beroliger. Fortæl hende, at hun er betydningsfuld og værdifuld. Forbered dig på voldsomme følelsesmæssige reaktioner (vredesudbrud, beskyldninger, gråd, latter eller tavshed (lammelse)). Lyt godt efter hvad den anden udtrykker Lad hende reagere (uden at hun invaderer dine grænser) Refleksion: Når reaktionen er kommet, så er det tid til at tænke for medarbejderen. Bevar roen og lad medarbejderen tale ud Husk, det er ok med pauser til refleksion Stil uddybende spørgsmål Giv evt. medarbejderen nogle bud på forklaringer forklaringer som medarbejderen kan anvende overfor sig selv og omverdenen Tilbyd din hjælp og støtte (beredskab)

18 Accept og Handleplan Accept: Nå frem til fælles erkendelse eller fælles forståelse hvis det er muligt.. Pas på, at du har fået hørt og set medarbejderens reaktioner og refleksioner godt nok Opsummer til sidst hvad der er aftalt, og fx hvem der gør hvad (gerne skriftligt). Det kan være en god ide at engagere medarbejderen fx ved at bede ham/hende komme med konklusionen på samtalen. Handleplan: Hvad hvem hvordan hvornår? Sørg for meget specifikke og målbare mål for at sikre, at medarbejderen reelt kan komme videre. Aftal opfølgning HUSK, at det stadig er dig som leder, der har styringen

19 Vigtigheden af at forebygge gennem konflikthåndtering

20 Pointer Konflikter opstår, så gå ind sagerne så tidligt som muligt! Jo flere konflikter der håndteres i tide og med succes, jo mindre sygefravær vil I opleve Sæt psykisk arbejdsmiljø på dagsordenen, det er alles ansvar men især lederes og AMiRs Skab nok ledelsesrum, til at forebygge at konflikter eskalerer

21 Konflikter En konflikt er en uoverensstemmelse der indebærer spændinger i og mellem mennesker

22 Udfordringer i forskellige lag Politiske strømninger Fagforeninger Fysiske rammer Økonomiske konjunkturer Sympati/ antipati Følelser Vurderinger Overbevisning Grupperinger Kommunikation Erfaringer Viden Udannelse Træning Helbred Mentalt overskud Fra Marian Popp & Michael Munch-Hansen, 2005: Forstå og forebyg vold

23 Grupper, konflikter og sygefravær Over stregen Gruppen arbejder konstruktivt fokus på opgaven Arbejdsglæde En god tone, hjælpsomhed og omsorg for hinanden Plads til forskellighed, høj grad af tolerance Kreativitet, videndeling, sparring Høj faglig og personlig udvikling Under stregen Gruppen er truet og præget af utryghed og usikkerhed følelserne tager over. Konflikter, mobning, magtkampe, alliancer, sladder og rygter florerer, tabuer opstår. Følelse af kaos, aftaler overholdes ikke, folk løber med hovedet under armen Forhøjet sygefravær pga. dårligt psykisk arbejdsmiljø Frit efter Bion

24 Det konstruktive gruppe hvordan? Over stregen Strukturelle Indsatsområder Psykosociale Klare rammer Indflydelse Klare opgaver Mening i arbejdet Klare roller Kollegial støtte Tydeligt ansvar Forudsigelighed Faste procedurer Balance ml. krav og ressourcer Gruppen arbejder konstruktivt fokus på opgaven Klar kommunikation Konfliktløsning Arbejdsglæde Information Ledelseskvalitet En god tone, hjælpsomhed og omsorg for hinanden Plads til forskellighed, høj grad af tolerance Kreativitet, videndeling, sparring Høj faglig og personlig udvikling

25 Ledelsens forebyggelse af konflikter Stop negativ omtale og vær selv den gode rollemodel Skab en god omgangstone på apoteket, og vær tydelig om hvad du som leder accepterer vis konsekvens Løs konflikter allerede når de bliver gule Gå ind som konfliktløser mellem 2 stridende parter vær den neutrale oversætter (ikke postbuddet) Vær tydelig omkring beslutningsprocesserne tag ansvar der hvor gruppen ikke selv kan! Brug din TR / AMR til at holde dig ajour omkring behovet for din indsats. Sæt psykisk arbejdsmiljø på dagsordenen gennem dialog

26 AMiR og TR s rolle i relation til forebyggelse af konflikter Stop negativ omtale og vær selv den gode rollemodel Vær med til at skabe en god omgangstone på apoteket Prøv at være med til at løse konflikter allerede når de bliver gule - hjælp evt. kolleger med at få talt ud med hinanden, eller hente hjælp fra eks. jeres leder Informer din leder om medarbejdernes relationer til hinanden, især når der er mindre gnidninger der er ved at udvikle sig Del dine eventuelle bekymringer for kollegers velbefindende med din leder Sæt psykisk arbejdsmiljø på dagsordenen gennem dialog Brug jeres Arbejdsmiljøgruppe og APV en aktivt

27 Forebyggelse gennem brug af APV, og sygefraværspolitik

28 Opfølgning på handlingsplan Identifikation og kortlægning Prioritering og handlingsplan APV Beskrivelse og vurdering Inddragelse af sygefravær

29 Fraværspolitik Indledning Hvad er en fraværspolitik, hvorfor har vi en fraværspolitik og hvad er Apotekets holdning til fraværet? Formål Hvad er politikkens formål Handlinger ved fravær: Hvordan, hvornår og til hvem skal man melde sig syg Hvem har ansvaret for at holde kontakten osv. Fraværssamtaler: Hvornår indkaldes til hvilke samaler og hvilke emner Apoteket kan tilbyde hjælp til behandling / omplacering mm: I hvilke situationer, hvordan og evt. rammer for hjælpen Opfølgning på politikken: Hvor, hvordan og hvor ofte

30 Eksempel på en politik Fravær under sygdom Sygdom meddeles hurtigst muligt og senest inden den skemasatte mødetid på første fraværsdag til apoteket. Sygemelding foretages altid til den ledende farmakonom (HR), souschefen eller apotekeren. Når du sygemelder dig, skal du samtidig altid oplyse den forventede længde af fraværet, af hensyn til apotekets planlægning. I akutte situationer kan man sygemelde sig til farmaceuten, - kun hvis ovenstående personer ikke er at træffe. Apotekets direkte telefonnumre ved sygdom er: HR / XX XX XX XX XX Apoteket XX XX XX XX Souschef XX XX XX XX Recepturen XX XX XX XX Med mindre andet aftales med souschefen / den skema ansvarlige, skal der ved sygdom i mere end tre dage på fjerde dagen fremsendes en sygemelding til apoteket. Sygemeldingsblanket kan udskrives fra apotekets intranet. Raskmelding foretages til den skemaansvarlige, souschefen eller apotekeren. Raskmelding foretages hurtigst muligt, senest kl hverdagen før arbejdet påbegyndes. Ved arbejdets påbegyndelse, efter mere end 3 dages sygdom, udfyldes raskmeldingsblanket. I tilfælde af længerevarende sygdom kan det være en mulighed at starte som deltidssygemeldt, hvis dette lemper overgangen til at arbejde hele dage. Dette er en individuel aftale mellem apotekeren og medarbejderen, og vurderes konkret i hvert enkelt tilfælde.

31 Eksempel på en politik Der gennemføres omsorgs/mulighedssamtaler med henblik på at reducere sygefraværet, hvis medarbejderen har et sygefravær der overstiger gennemsnittet, hvis medarbejderen har tre fraværsperioder på 6 måneder eller det skønnes at hjælpe medarbejderen. Medarbejderen har også mulighed for at bede om en omsorgssamtale. Formålet med omsorgssamtaler er at afklare eventuelle arbejdsmæssige udfordringer for medarbejderen, sikre medarbejderens bedste arbejdsvilkår og eventuelt lave en plan for tilbagevending til arbejdet mm. Fravær ved lægebesøg mm. Besøg hos læge, tandlæge, fysioterapeut og lignende skal så vidt muligt foretages uden for arbejdstiden. I særlige tilfælde kan det aftales med den skemaansvarlige at disse besøg foretages i arbejdstiden. Der afspadseres til disse besøg. Fravær ved dødsfald og begravelse I tilfælde af dødsfald og begravelse i den nærmeste familie (samlever, børn, forældre og søskende) har medarbejderne ret til afspadsering. Derudover kan der aftales afspadsering til begravelse af øvrige familie, venner og bekendte, samt ved tilfælde af svær sygdom i den nærmeste familie. Fravær ved graviditet og barsel Der foretages barselsplanlægningsmøde med den gravide og udarbejdes en barselplan inden den gravide går planmæssigt på barsel. Barselsplanen indeholder: Forventet fødselstidspunkt, forventet barselsperiode, evt. forventet ferie afvikling, evt. forventet orlovsperiode, evt. forventet afspadsering og forventet første arbejdsdag efter fraværsperioden. Det er muligt for den gravide at bede om et barselsmøde med apoteket, hvor begge barnets forældre deltager. Ved barselsmødet gennemgås barselsregler og muligheder.

32 Eksempel på en politik Sygefravær Medarbejderne har lov til at sygemelde sig, når man på grund af sygdom ikke er i stand til at passe sit arbejde. Desuden én dag ved mindreårigt barns sygdom 2 dage for farmakonomer. Gælder dog kun for overenskomstansatte. Hvis en medarbejder har brug for omsorgsdage til at pleje sig selv eller sin familie kan det lade sig gøre. Dagene indberettes som omsorgsdage eller afspadseres. Lægebesøg, hospitalsbehandling og lignende i forbindelse med et behandlingsforløb skal altid placeres i fritiden. Næsten alle medarbejdere har en fridag eller korte dage, så det bør lade sig gøre. Hvis det ikke er muligt, skal medarbejderen informere den personaleansvarlige om det. Herefter kan skemaændringer i overensstemmelse med overenskomsterne forekomme. Ved mindre end 4 ugers varsel (2 uger for farmakonomer) skal indkaldelsesbrev fremvises til personaleansvarlig. Det er lovpligtigt, at apotekeren senest efter 4 ugers sygdom skal holde en sygesamtale med den sygeramte medarbejder om, hvornår og hvordan medarbejderen vender tilbage på job. Hvis samtalen på grund af sygdom ikke kan afholdes på apoteket, kan samtalen gennemføres telefonisk. (sygedagpengeloven 7a). Hvis en sygemeldt ikke forventes tilbage på job efter 8 ugers sygdom, kan medarbejderen anmode om at få udarbejdet en fastholdelsesplan. Planen kan udarbejdes når som helst under forløbet. Apotekeren kan afslå anmodningen, hvis det vurderes, at der ikke skal udarbejdes en plan (Sygedagpengeloven 7b).

33 Eksempel på en politik Ved sygefravær på 3 dage eller derover i løbet af en tre måneders periode, afholdes der en sygefraværssamtale, på apoteket. Sådan en samtale kan i øvrigt afholdes til enhver tid, hvis det skønnes af kunne hjælpe den syge medarbejder. Sygefravær skal meddeles senest kl til : XXXX, job XX XX XX XX, mobil XX XX XX XX Af hensyn til skemaplanlægningen skal der ved sygemelding altid meddeles den forventede varighed af sygdomsforløbet Raskmelding foretages dagen før arbejdet genoptages, senest kl Ved sygefravær i mere end tre dage afleveres / fremsendes sygemeldingsblanket, så den er apoteket i hænde senest på 4. dagen. Det er den enkelte medarbejders eget ansvar altid at have sygemeldingsblanket derhjemme eller printe fra medlemsnettet (kode og password kan opgives af apoteket) Ved arbejdets genoptagelse udfyldes raskmeldingsrubrik på førstedagen af personaleansvarlig.