Handleguide. Til medarbejdere i Vordingborg Kommunes sundhedspleje, dagpleje, daginstitutioner, skoler og SFO

Transkript

1 Handleguide Til medarbejdere i Vordingborg Kommunes sundhedspleje, dagpleje, daginstitutioner, skoler og SFO

2 Indhold Forord 3 Model Arbejdsgang/opgaveforløb 4 Den forebyggende indsats 5 Trivselsskema og overgangsskemaer 5 Mødetyper 6 Dialogmodellen det effektive møde 6 Tovholder 8 Dialogmødet 8 Den foregribende indsats 11 Den indgribende indsats 13 Underretningspligt 13 Hvad gør jeg ved mistanke om mistrivsel? 14 Hvordan skriver jeg den bedst mulige underretning? 14 Hvad er proceduren for underretning? 15 Statusmødet 17 Yderligere information og sparring 18 Handleguide Til medarbejdere i Vordingborg Kommunes sundhedspleje, dagpleje, daginstitutioner, skoler og SFO 1. udgave, 1. oplag Vordingborg Kommune Sekretariat for skoler Østerbro Præstø Tlf.: Afdeling: Sekretariat for skoler, Vordingborg Kommune Layout og grafisk produktion: Pihl grafisk design Tryk: Grafikom A/S

3 Forord Er der udfordringer i en familie, viser de første tegn sig ofte hos børnene. I er, som medarbejdere på dagtilbudsområdet og i skolerne, derfor ofte de første, der bliver opmærksomme på, at en familie kan have behov for støtte. Det er derfor vigtigt, at I lægger mærke til tegn hos børn, der tyder på behov for rådgivning og støtte, og at I har fokus på relationerne til de børn, der får støtte. Tidlig og forebyggende indsats er ét af omdrejningspunkterne i Vordingborg Kommunes børnepolitik. Denne handleguide bygger på børnepolitikkens visioner, værdier og målsætninger. Børnepolitikken fremhæver bl.a.: at tidlig indsats og sammenhængende, forpligtende samarbejde i lokalområdet skal sikre muligheden for barnets fastholdelse i normalsystemet. at barnets trivsel er afhængig af de relationer, barnet indgår i, hvorfor der fra alle sider, uden hensyntagen til faglige og organisatoriske grænser, skal udvises ekstra opmærksomhed for det enkelte barns trivsel og adfærd ved bekymring. at barnets adfærd altid skal forstås og undersøges i det miljø, hvor problemerne optræder. at en nødvendig indsats skal tage udgangspunkt i ressourcerne og den problemforståelse, der findes i de berørte familier og i lokalområdet. Et tæt samarbejde mellem barn, forældre og institution/skole kan ofte forbedre barnets situation. Og jo før der sættes ind, jo bedre. Relationen til de børn, du arbejder med, kan være afgørende for, hvornår du ser signalerne fra børnene, og hvordan du handler på dem. Denne handleguide sætter derfor fokus på, hvordan du sætter ind, med den mindst indgribende aktivitet så tidligt som muligt, og hvilke arbejdsprocesser, der skal gå i gang, når du handler. Børne- & Kultur Direktøren Vordingborg Kommune 3

4 Model Arbejdsgang/ opgaveforløb Refleksion over egen praksis. Refleksion i teamet Systemisk analyse, Aktions-læring, LP-model, Trivsels-skema, Relationsskema. Samtale med forældrene. Aftale om indsats mellem forældre og dagtilbud/skole, fagpersoner. Problemet løses tilbage til normal forløb d) Systemisk analyse LP-modellen, Trivselsskema. Sparring/ super-vision Trivselscoach, Inklusionsmedarbejder, konsulenter og Psykologer. e) Dialogmøde Invitation m. dagsorden. Referat af mødet Indstilling til PPR & F/ konsulent Indstilling til PPR & F/ konsulent Underretning til Børn og unge Trin 1 Den forebyggende indsats barnets vanskeligheder kan løses internt, ved hjælp af redskaberne i modellen, i et samarbejde mellem sundhedsplejen/dagtilbud/skole/sfo og familie. Trin 2 Den foregribende indsats barnets vanskeligheder skal løses i et tværfagligt samarbejde. Trin 3 Den indgribende indsats barnets vanskeligheder er så alvorlige, at Vordingborg Kommune Børn og Unge, skal have en underretning. 4

5 Trin 1 Den forebyggende indsats Refleksion over egen praksis og eventuel justering af denne for at forbedre barnets trivsel. Refleksion over udfordringen i dit team og/eller i LP-regi. Kontakt til hjemmet for at forelægge problemstilling overvej med dit team/leder, hvem der skal deltage i samtalen (kendskab til den nødvendige samtale kræves). Den nødvendige samtale huskeliste: Drøft først dine observationer med kolleger og leder. Indbyd forældrene til samtale mundtligt i hente-/bringesituation eller telefonisk. Vær altid to til samtalen aftal rollefordeling og forbered stikord Mød familien med forståelse og respekt, så samtalen kan bane vej for nye handlemuligheder hjemme og i dagtilbud/skole. Brug åbne spørgsmål, som f.eks.: Hvordan kunne du/i ønske Jer, at fremtiden så ud? Hvad tænker du/i, der skal til, for at I kommer nærmere løsningen? Hvem kunne du/i evt. få støtte fra? Undgå at spørge hvorfor?, da det kan virke anklagende. Vær åben for, at samtalen kan tage en anden drejning end ventet (nye oplysninger kan medføre, at du må lave en underretning). Aftaler indgås mellem dagtilbud/skole/sfo og hjemmet. Afslut mødet med referat med arbejdspunkter for forældre og fagpersoner indtil næste møde. Aftal nyt møde Trin 1. Den forebyggende indsats Trivselsskema og overgangsskemaer Trivselsskemaet og overgangsskemaet skal gøre arbejdet med tidlig opsporing til en systematisk del af det professionelle arbejde. Skemaerne er værktøjer, som skal sikre, at alle børn bliver set kontinuerligt. Trivselsskemaet sikrer desuden et godt grundlag for at videreformidle barnets styrker og udfordringer i forbindelse udfyldelse af overgangsskemaet og med barnets overgange mellem to institutioner. Trivselsskemaerne fremmer den tidlige dialog i personalegruppen, så der kan igangsættes mere systematiske iagttagelser og udredninger, hvis det skønnes relevant. Dette er en fordel, da det ofte er lettere at etablere et samarbejde med forældrene, inden barnets signaler bliver for store. 5

6 Overlevering mellem institutioner Observationerne fra trivselsskemaerne danner grundlag for videreformidlingen omkring de enkelte børn i forbindelse med udfyldelsen af overgangsskemaet og dermed mellem sundhedspleje og dagpleje, mellem dagpleje og daginstitution og mellem daginstitution og skole/sfo. Trivselsskemaene sikrer et ensartet arbejde med børnene, og at alle børn bliver set/ sporet og fulgt, så tidligt som muligt. Det er derfor vigtigt, at overgangsskemaerne både nye og tidligere følger med ved hver overgangssituation. Du finder skabeloner, hjælpespørgsmål og oplæg til dialog om trivselsskemaerne på kommunens intranet, Personaleintra eller hos din leder. Mødetyper Vi arbejder med fem typer af møder: dialogmødet, statusmødet, område-teammødet, det tværfaglige kvartalsmøde (småbørnsteam) og SSP-mødet. Alle møder holdes efter dialogmodellen for at strukturere mødet og give alle mødedeltagere mulighed for at blive hørt, så barnets ressourcer træder tydeligt frem. Dialogmødet og statusmødet er især vigtige at kende, og bliver derfor uddybet senere. Mødet styres af en mødeleder, som har ansvar for at samtalen kører efter dialogmodellen. Dialogmodellen det effektive møde Velkomst, præsentation og dagsorden: Hvorfor er vi samlet? 1. Afdækning og beskrivelse af barnets styrker og ressourcer. 1 Forældre 2 Fagpersonale 2. Afdækning og forståelse af vanskeligheder og /eller manglende trivsel. 1 Forældre 2 Fagpersonale 3. Refleksion og handlemuligheder udfra de fremkomne beskrivelser af styrker/ressourcer og vanskeligheder Afrunding og opsamling af aftaler og opgaver 6

7 Hvorfor er vi samlet? Kort præsentationsrunde. Sikr, at alle deltagere har samme basisviden for at forstå, hvorfor dialogmødet er etableret. Eventuelt kort referat af, hvad der tidligere har været forsøgt. Fase 1. Barnets ressourcer Beskriv barnets ressourcer. Lad ordet gå rundt, så alle deltagere beskriver barnets stærke sider, det der giver glæde og situationer med trivsel og velvære. Giv plads til den enkelte, og kommenter først, når du selv får ordet. Fase 2. Vanskelighederne, og hvordan de kan forstås Beskriv den bekymring, der giver anledning til mødet. Sørg for, at alle bliver hørt. Giv deltagerne mulighed for at komme med ideer til, hvordan vanskelighederne eller den manglende trivsel kan forstås. Sørg for, at det kommer frem, hvad der tidligere har været forsøgt. Eksempler på hypoteser om årsag til manglende trivsel: udskiftning i personalet sociale eller faglige vanskeligheder uro i børnegruppen uenighed om opdragelse mobning manglende positive relationer brudte hjem, hvor konfliktniveauet er højt Fase 3. Forslag til handlinger, der giver mulighed for forandring Find forslag til konkrete forandringer, gerne ting i dagligdagen, der kan forbedre situationen. Trin 1. Den forebyggende indsats Eksempler på forandringer: Barnet skal have hjælp af sine forældre til at holde orden og struktur på sin dagligdag. Læreren skal skrive i lektiebogen. Forældrene skal bruge mere tid med barnet i fritiden. Pædagogen/læreren skal hjælpe barnet med at organisere sin tid. Barnet skal have hjælp af forældre eller fagpersoner til at planlægge sin tid, så det kan få ro. Barnet skal have støtte til at komme i gang med fritidsinteresser. Institutions- eller skoleledelsen skriver altid referat, som sendes til alle mødedeltagere. Som udgangspunkt aftales altid et opfølgningsmøde for at vurdere, om de aftalte forandringer har haft effekt, eller om der skal justeres og/eller tilføjes noget. 7

8 Tovholder I arbejdet med børn i Vordingborg Kommune er der altid en tovholder. Denne vil især være synlig i dialogmodellen. Tovholderens opgave er at skabe sammenhæng og sikre løbende koordination og kontakt til alle især forældrene. Det betyder ikke, at det altid er tovholderen, der har kontakten til alle deltagere. Men det er tovholderen, der har styr på, hvem der gør hvad hvornår, således at der er klarhed og åbenhed i processen. Tovholderen skal sikre, at forældrene er aktivt med i alle aktiviteter omkring deres barn. Lederen er altid tovholder, med mindre sagen ændrer karakter og skifter til en egentlig journaliseret sag under Børn og Unge. I sådanne tilfælde er det barnets sagsbehandler, der er tovholder, mødeleder af statusmøder og referatansvarlig. Lederen vil dog stadig være tovholder på de handlinger, der er i gang på skolen eller i institutionen. Det skal fremgå af mødereferatet, hvem der er tovholder. Trin 1. Den forebyggende indsats Dialogmødet Barnets nærmeste, det vil sige forældre, institutions-/skoleleder, relevante fagpersoner samt en psykolog fra PPR & F (Pædagogisk, Psykologisk Rådgivning & Forbyggelse), sætter sig sammen og drøfter, hvordan barnet bedst kan hjælpes. En sagsbehandler kan inviteres, hvis det er relevant. Psykolog og evt. sagsbehandler optræder som konsulenter for at støtte processen og bidrage med viden om børns udvikling. Barnet kan også være til stede, hvis alder og andre kriterier taler for det. De biologiske forældre, som har del i forældremyndigheden, bestemmer om eventuelle samlevere skal med. Dialogmødet bruges, når andre former for indsatser og samarbejde har været forsøgt mellem forældre og institution/skole uden tilfredsstillende resultat. Møderne er omfattet af tavshedspligt. 8

9 Både forældre, ledere og fagpersoner kan bede om, at et dialogmøde bliver planlagt. Forældre skal altid informeres mundtligt om et kommende dialogmøde af den, som beder om mødet. Herefter sendes en skriftlig indkaldelse til mødedeltagerne med en oversigt over deltagerne. Ledelsen har altid ansvaret for at indkalde og lede mødet og for at forældrene er vidende om og trygge ved deltagelsen. Folderen Dialogmodellen kan i den forbindelse sendes ud med mødeindkaldelsen og eventuelt gennemgås med forældrene inden mødet. På dialogmødet aftales, hvordan skole eller dagtilbud med baggrund i en pædagogisk handleplan iværksætter en særlig indsats omkring barnet. Herefter holdes opfølgende dialogmøder for at drøfte effekten af indsatsen eller for at diskutere eventuelle nye problemstillinger. Dialogmødet kan munde ud i en indstilling til psykolog i PPR & F og/eller en underretning til Børn og Unge, hvis problematikken ikke kan løses inden for de rammer, som forældre og skolen/institutionen kan sætte op. Kun i disse tilfælde skal der oprettes en sag på barnet. En underretning kan ikke gives på selve mødet, men skal ske skriftligt til Børn og Unge efterfølgende. Trin 1. Den forebyggende indsats 9

10 Trin 1. Den forebyggende indsats

11 Trin 2 Den foregribende indsats Når der i trin 1 er arbejdet med barnet i eget, lokale regi og indsatser er i gang, vil der i nogle tilfælde sideløbende med, være behov for at igangsætte initiativer i eksempelvis PPR & F eller gennem en konsulentfunktion på skolen/institutionen. Eksempler på sideløbende aktiviteter kan være: Konsulenten tilknyttet skolen/institutionen udfører tests med barnet, for gennem resultaterne heraf, at kunne kvalificere den lokale indsats. På baggrund af indstilling fra institutionen/skolen, tester områdepsykologen barnet kognitivt og udviklingsmæssigt, for gennem resultaterne heraf at kunne kvalificere den lokale indsats. På baggrund af indstilling fra skole/institution udfører ergoterapeut eller tale/høre konsulenten tests med barnet, for gennem resultaterne heraf at kunne kvalificere den lokale indsats. Resultaterne af ovennævnte tiltag, overleveres altid til forældrene og de fag-professionelle gennem et opfølgende dialogmøde, hvor både de allerede aftalte indsatser og testene evalueres. Udover at resultaterne altid skal sigte mod at kunne bruges til at kvalificere den lokale indsats, kan et resultat også være, at barnet har brug for yderligere udredning eller undersøgelse. Trin 2. Den foregribende indsats Vejledning og professionel sparring I Vordingborg Kommune er psykologernes ydelseskatalog lagt an på at kunne vareteage sparring og vejledning af det professionelle personale. Der er således afsat fast arbejdstid til denne funktion. Sparring kan finde sted på alle tidspunkter i et forløb og kan omhandle indsatser i både det grønne, gule og røde område. Sparringen er således ikke bundet op på indsatser i det gule område og vil altid være med hovedfokus på miljøet og ikke på enkelte børn. Man vil dog, hvis forældrene har givet deres tilladelse hertil, kunne modtage vejledning og sparring på at optimere indsatsen omkring et enkelt barn således at der gives sparring på hvordan barnet med de kortlagte behov kan få en endnu bedre plads i miljøet i institutionen/skolen. Opfølgende dialogmøder som beskrevet i forbindelse med dialogmødet, vil teknisk set være en indsats i det gule område såfremt der i mødet indgår en er opfølgning på en test fra en ekstern samarbejdsperson typisk funderet under PPR & F som konsulent i det relevante fagsekretariat (Sundhed, Dagtilbud eller Skoler). 11

12

13 Trin 3 Den indgribende indsats Underretningspligt Ifølge Serviceloven har du som offentlig ansat såkaldt skærpet underretningspligt, når du i dit arbejde bliver bekendt med forhold for børn under 18 år, der giver mistanke om behov for særlig støtte. Du skal være opmærksom på, at: 1. underretningspligten foreligger, når barnet har vanskeligheder i forhold til de daglige omgivelser, skolen eller samfundet eller i øvrigt lever under utilfredsstillende forhold, samt i tilfælde hvor barnet har behov for støtte på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. 2. underretningspligten indtræder, når der ikke er rimelig mulighed for på egen institution/ skole at afhjælpe barnets vanskeligheder i tide. Har du begrundet mistanke om, at et barn ikke trives, har du altså på baggrund af din viden og observationer pligt til at underrette Børn og Unge. Sagsbehandleren har ofte brug for skriftlig dokumentation for at kunne arbejde videre med sagen. Du skal derfor skrive dine observationer ned ud fra de gældende procedurer på din arbejdsplads. Indgiv altid din underretning på det kommunale underetningsskema (findes på kommunens intraside, skole-intra eller din leder). Du modtager en kvittering på underretningen fra Børn og Unge. I de tilfælde, hvor der opnås accept fra forældrene, har Børn og Unge mulighed for at orientere om, hvilken hjælp der bliver sat i gang og om forældrenes medvirken til løsning af problemerne. Får sagsbehandleren oplysninger, som har direkte betydning for institutionens/skolens daglige arbejde med barnet, kan sagsbehandleren videregive oplysningerne. Alle andre oplysninger i sagen er belagt med tavshedspligt. Trin 3. Den indgribende indsats Underretningspligt Hvis Børn og Unge vurderer, at der ikke er belæg for at oprette en sag ud fra underretningen, vil du altid få en tilbagemelding samt en beskrivelse af dine handlemuligheder for at hjælpe barnet. Problemerne kan dog nogle gange afhjælpes i institutionen/skolen, for eksempel hvis der ikke er tale om et akut tilfælde. I disse tilfælde skal Børn og Unge ikke underrettes. Er du i tvivl, kan du få generel rådgivning hos Børn og Unge. 13

14 Hvad gør jeg ved mistanke om mistrivsel? I Vordingborg Kommune tilstræber vi, at hjælpe børn med deres problemer, så snart de observeres, så problemerne kan løses i hjemmet eller i almenområdet. Du skal derfor skrive en underretning, hvis du vurderer, at et barn eller en ung har brug for særlig hjælp, eller hvis du har kendskab til en gravid med alvorlige misbrugsproblemer. Når du vurderer, om et barn viser tegn på mistrivsel, skal du tage udgangspunkt i din faglige baggrund og viden om børns udvikling og ageren på forskellige alderstrin samt dit kendskab til barnet og dennes forældre. Stol på din fornemmelse og intuition, og handl herpå. Ved begrundet mistanke om mistrivsel hos et barn, skal du kontakte din leder og dele dine observationer og bekymringer for barnet med denne. Sammen vurderer I så, hvordan I skal handle. Hvordan skriver jeg den bedst mulige underretning? I Vordingborg Kommune skal man, når man underretter som fagperson, altid udfylde kommunens underretningsskema. Skemaet har nogle gode, støttende punkter som gør, at man guides gennem det, at skrive underretningen. Har man brug for sparring kan man udover at samarbejde med sin nærmeste leder, altid henvende sig til kommunens underretningsteam. Din leder kan hjælpe med kontaktinformationer. 14

15 Hvad er proceduren for underretning? Når du har en bekymring angående et barn eller en elev, skal du skrive en underretning til de sociale myndigheder (Børn og Unge). Formålet med underretningen er at skabe nye muligheder for at løse barnets og familiens situation. Det er derfor vigtigt, at du uddyber underretningen så meget som muligt. Underretningen skal ske via institutionens/skolens leder til en sagsbehandler i Børn og Unge, og det skal fremgå tydeligt, at der er tale om en underretning, så den ikke forveksles med for eksempel en bekymringssag, som du blot ønsker at drøfte. Du bør, så vidt muligt, indhente samtykke hos forældrene, inden du skriver en underretning: Kontakt familien, og fortæl om din bekymring og baggrunden for at underrette. Det er vigtigt, at du betoner, at hensigten er at hjælpe, så barnet, dagtilbudet/skolen/sfo en og familien kan få støtte til at løse problemstillingen. Informer forældrene om, at de får tilsendt underretningen, så de har mulighed for at tilføje deres bemærkninger. Understreg over for forældrene, at de ikke kan rette i institutionen/skolens bekymring, men at det er muligt at tilføje deres egen kommentar. Oplys, at skolens/institutionens leder står til rådighed som sekretær for familien, hvis der er brug for hjælp. Underretningen skal sendes til orientering til sagsbehandleren samtidig med, at den sendes til familien til udtalelse, Senest 14 dage efter skal sagsbehandleren modtage underretningen med både institutionens/skolens og familiens eventuelle kommentarer. Herefter går sagsbehandlingen i gang. Alle sagens akter skal placeres i elevmappen, så sagsbehandleren er sikret et bedre grundlag for at behandle underretningen. Trin 3. Den indgribende indsats Underretningspligt Find yderligere vejledning om underretning på kommunens intranet. Har du ikke selv adgang, kan du få det gennem din leder. 15

16 Trin 3. Den indgribende indsats Underretningspligt

17 Statusmødet Statusmøder holdes mindst to gange om året for at følge op på handleplaner udarbejdet i henhold til servicelovens 140. Sagsbehandler er mødeindkalder og mødeleder, inviterer relevante fagpersoner og vurderer behov for yderligere møder. Mødet skal give sagsbehandleren grundlaget for at vurdere, om en foranstaltning skal fortsætte, ændres eller ophøre. Den instans, der har lavet underretningen inviteres med til mødet. Barnet kan være til stede, hvis alder og andre relevante kriterier taler for det. De biologiske forældre, som har del i forældremyndigheden, bestemmer om eventuelle samlevere skal med. Formålet med statusmødet er: at få en status på trivsel for barnet/familien at give input til det videre arbejde i henhold til handleplanen at evaluere en indsats, der er kommet i stand på baggrund af en underretning. Møderne er omfattet af tavshedspligt, og der er respekt for alle involverede parters oplevelser og tilkendegivelser. Forældre informeres altid mundtligt om et statusmøde, hvorefter en skriftlig indkaldelse sendes til mødedeltagerne med en oversigt over deltagerne. Referatet skrives altid af sagsbehandler og sendes til alle mødedeltagere. Som udgangspunkt aftales altid, om der er behov for yderligere møder, til at vurdere effekten eller tilføje og/eller justere de aftalte forandringer og indsatser. Trin 3. Den indgribende indsats Underretningspligt 17

18 Yderligere information og sparring Har du brug for sparring, kan du kontakte en psykolog fra PPR & F og/eller en sagsbehandler i Børn og Unge. Du kan også kontakte Åben rådgivning og få rådgivning af en medarbejder fra PPR & F. Du finder telefonnumre og tider på kommunens hjemmeside. Mangler du information om tegn på mistrivsel, tavshedspligt og underretning, kan du downloade Socialministeriets Håndbog om hjælp til børn og unge gennem dialog og samarbejde med forældrene på: aspx?publication=214 Ved mistanke om seksuelle overgreb, kan du søge information og rådgivning hos det landsdækkende videnscenter SISO (Sociale Indsatser ved Seksuelle Overgreb mod børn). Se Hvem skal jeg kontakte? Børn og Unge i underretnings- og akutte sager. I underretningssager og akutte sager skal du kontakte Børn og Unge på tlf eller sende en skriftlig underretning pr. mail til I akutte sager skal du straks ringe til Børn og Unge, der, som myndighedsudøver, afgør, hvad der videre skal ske. Opstår den akutte situation uden for åbningstid, skal du straks kontakte politiet, som har en liste over kontaktpersoner til Børn og Unge. Ankestyrelsen hvis kommunen ikke gør nok Mener du ikke, at kommunen gør nok ved en underretning, kan du underrette Ankestyrelsen på telefon alle hverdage mellem kl. 9 og 15. Ankestyrelsen sikrer barnets retssikkerhed og undersøger, om kommunens indsats er tilstrækkelig. Læs mere på Har du spørgsmål? Du er altid velkommen til at gå til din leder eller til at kontakte dit fagsekretariat direkte, hvis du har spørgsmål til handleguiden. Du kan også søge sparring og vejledning i forhold til egen praksis hos de uddannede ressourcepersoner i de enkelte sekretariater. Din leder kan hjælpe med at formidle kontakt til ressourceperson på dit område. 18

19

20 I denne handleguide er der henvist til følgende bilag: Trivselsskema Overgangsskema Underetningsskema Mødestruktur i Vordingborg Kommune Folderen Dialogmodellen Alle dokumenter kan findes på kommunens intraside, skolens personaleintra eller rekvireres gennem din leder Vordingborg Kommune Sekretariat for skoler Østerbro Præstø Tlf.: