Ungdomsbo. Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 163 af 2. oktober Revisionsprotokollat side Indkomne punkter.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 164 den 4. november 2014 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 163 af 2. oktober Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 163 af 2. oktober Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Protokollat blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Hanne L. ønsker at få godkendt en udgift på kr ,- til Kunstudvalget. Beslutning: Det blev godkendt. Godkendelse af finansieringsskitse til helhedsplan. Bilag. Beslutning: Finansieringsskitser godkendt i sin helhed. Vedlægges referatet. Beslutning om anvendelse af kollektiv råderet i afd. 9. Bilag. Renovering af badeværelse koster i alt kr. ca Huslejestigning udgør kr (34%) pga. udgifter til asbest, bly og PCB-renovering m.v. Beslutning: Forslaget er forkastet, da organisationsbestyrelsen ikke kan gå ind for så stor en huslejestigning. Debatpunkter: Ad 4 Oplæg til udvikling af Byggeudvalget. Mødefrekvens og fokus. PS lægger op til, at der afholdes byggeudvalgsmøder 6-8 gange årligt inkl. rundtur til afdelinger o.lign. Deltagere skal være organisationsbestyrelsen, PS, EL og EB. BWS deltager ved rundture o.lign. De store beslutninger vedr. byggesager skal dog stadig tages på organisationsbestyrelsesmøder. PS foreslår, at man i byggeudvalget bl.a. også skal diskutere boligforeningens/organisationsbestyrelsens holdninger til eks. energi, boligtyper, kvalitet o.lign. Beslutning: Det blev besluttet at starte op med byggeudvalgsmøder. EL indkalder. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Orientering om Stengårdsvej og status på helhedsplan. Der er gang i prækvalifikationprocessen. Beboerne inddrages snarest muligt og skal bl.a deltage i byggeudvalget. 3i1 foreslås inddraget i processen. Kuben deltager i Helhedsplanen af flere omgange. side 2

3 Orientering fra udvalgte byggesager ud fra udvalgets skematik: Ombygningen af kontoret er næsten fuldført. Resultatet er blevet rigtig godt. Oversigten over økonomien fremlægges næste gang. Der har været licitation på ombygning af erhverv afd. 34. Det er blevet lidt dyrere end forventet. Der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde i januar. Sommerhuse. Der skal arbejdes med at udarbejde materiale vedr. sommerhusene på Fanø og i Ebeltoft. EL oplyser, at der installeres internet på Fanø. I Ebeltoft er det ikke muligt. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Ingen tomgang på alm. boliger og studieboliger. Lidt udgifter til forbrug på ældreboliger. Kvaglundparken 4 er stadig tom. Der er dog udsendt kontrakt til potentiel lejer. Storegade (erhverv afd. 34) afventer ombygning. Afholdt workshop med Esbjerg Kommune 8. oktober. Orientering herfra. Kommunens masterplan blev diskuteret. Der er politisk behandling i december og igen i foråret Styringsdialogmøder. Der har været afholdt styringsdialogmøder m. Esbjerg og Fanø Kommuner. Sammen med Fanø Kommune lægges der op til evt. ombygning af afd. 28 s ungdomsboliger til familieboliger. Referat fra Esbjerg Kommune er endnu ikke modtaget. Referater fra styringsdialogmøder skal fremover lægges på bestyrelses-ipad (BWS). Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Oversigt over trækningsretsmidler for de næste 10 år blev fremlagt. Punktet tages op årligt. Afkastsrapporter. Der blev fremlagt afkastrapporter for sidste regnskabsår samt oktober Forventet afkast af mellemregning for regnskabsåret 2013/14 er 2,04%. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på MU samtaler. Mange MU-samtaler er fuldførte. Der mangler dog i bogholderi og udlejning. Der er generelt en positiv indstilling til MUS. Status på kompetenceudvikling/kursusbehov. EB har udarbejdet en oversigt over kurser o.lign. til kompetenceudvikling. Status på lærlinge. Vi har fået 4 ansøgninger og har samtaler i næste uge. Der har endnu ikke været så meget fokus på ejendomsservicetekniker-uddannelsen. side 3

4 Status på grøn medarbejder. I næste uge er der samtaler med 3 personer, der evt. kan blive praktikant til projektet om at gøre til en grøn boligforening. Der er udvidet samarbejde mellem viceværtfunktionen på Fanø og Midtbyen ifm. afløsning o.lign. Der forventes indkøbt hybridbiler til inspektørerne, når de nuværende skal udskiftes. Ad 9 Indkomne punkter Udvikling af Campus Jerne. Bilag. Der arbejdes fortsat på udvikling af visioner for Campus Jerne i arbejdsgruppen, hvor PS deltager. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Boligen kommer sent ud næste gang. Muligvis skal Trappenyt omdeles særskilt. Nyt fra Fritidsudvalget. Juletur til Hamborg er udsolgt. Det overvejes, om der skal sælges flere billetter og udvides til en dobbeltdækker-bus. Der er 7 jubilarer til d. 4. december. Nyt fra Kunstudvalget. Det årlige møde er afholdt. Der var 43 deltagere. Fine lokaler hos Frandsens Fabrik i anledning af jubilæum. Referatet er godkendt og udsendes snarest. Nyt fra Målsætningsudvalget. PS arbejder med skemaer til brug i udvalget. Nyt fra Byggeudvalget. Er tidligere drøftet. Ad 11 Afdelinger Ommærkning fra butik til lejlighed i Storegade. Møde planlægges. Afdelingsmøde i januar. Afd. møde i afd. 64 (Grådyb Kollegiet). Møde planlægges Der er udsendt spørgeskema til beboerne som oplæg til første afdelingsmøde. Der kommer skilt op ved indgangsdøren på bygningen. I afd. 46 er der ekstraordinært afdelingsmøde d. 17. november kl vedr. valg af formand, da formanden har trukket sig fra afdelingsbestyrelsen. Planlægning af afdelingsmøder for Bilag. Nye organisationsbestyrelsesmedlemmer skal kun med som føl det første år. Søren E s afdelingsmøder blev fordelt. Oplæg til sammenlagte afdelingsmøder udsendes til de berørte afdelinger. Ad 12 Personale Status nyansættelser. Claus Larsen er startet godt op som regnskabs- og kontorleder. Anita Jepsen er ansat i administrationen på 18 timer pr. uge fra 1. december Artikel i ESL bladet Service. Bilag. side 4

5 Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Kampagne/møde vedr. beboerdemokrati v/margrethe Svendstrup. Der deltages med flere fra bestyrelsen. Ad 14 FF og FU samarbejde Svar sendt til Esbjerg Kommune vedr. Vision Bilag. Vision 2020 bør tages op som debat-punkt på et senere tidspunkt. Afholdt møde mellem lokal FU og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget. Orientering herfra. Der arbejdes stadig på 59. Der er inviteret til møde d. 14. november for at tale samarbejde mellem personalegrupperne. Ad 15 Evt. BS ønsker, at referater fra organisationsbestyrelsesmøder udsendes (mail) til medarbejdere, samtidig med at referatet lægges på hjemmesiden. Beslutning: Der udsendes mail med link til referatet hjemmesiden. Ang. Kridthusgrunden. Der arbejdes stadig på salg af grunden. Der tilføjes Afdelingsudvalg til møde- og aktivitetsplan. Udvalget skal bl.a. arbejde med informationsmateriale til afdelingsbestyrelser. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Org. bestyrelse: Torsdag den 4. december. Tirsdag den 20. januar. Torsdag den 26. februar kl (før Rep. møde). Torsdag den 19. marts. Torsdag den 30. april. Torsdag den 28. maj. Torsdag den 25. juni. Fælles arrangementer: Kredsmøde i Billund onsdag den 12. november. Kørsel afgang fra kontoret kl Claus-Peter og Henning kører. Julestue den 3. december. Jubilarer den 4. december kl Formandsmøde torsdag den 29. januar kl Rep. møde torsdag den 26. februar kl FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Lokal FU 2. december 2014 kl side 5

6 3 i 1 (CPA, BS og PS): Ekstraordinært best. møde torsdag den 22. januar kl Målsætningsudvalg (CPA, BS, BWS,PS) Møde ikke fastlagt. Referat godkendt d. 4. november 2014 side 6

7 Bilag til referat fra organisationsbestyrelsesmøde d. 4. november 2014 Godkendelser vedr. helhedsplan afd. 8, 13, 14 og 18. Til skema A ansøgningen har organisationsbestyrelsen godkendt følgende: Afd. 08 Godkendelse af fremsendt finansieringsskitse fra Landsbyggefonden den 26. september 2014 herunder: o Godkendelse af der oprettes et kapitaldepot på i alt kr (s andel = kr ) o Godkendelse af trækningsretstilskud på kr (Forudsættes for at få fællespuljetillæg fra LBF på kr ). Blev godkendt på bestyrelsesmøde d. 2. oktober o Godkendelse af det gennemsnitlige huslejeniveau efter renoveringen. o Godkendelse af låneoptagelserne for støttede og ustøttede arbejder. o Godkendelse om etablering af tilgængelighedslejligheder samt projektet generelt. o Godkendelse for, at afdelingen fritages for deres for indbetaling til dispositionsfonden på udamortiserede lån (I alt årligt kr ) o Godkendelse af, at der oprettes en huslejestøttesag/supplerende driftslån. o Godkendelse af de forventede besparelser på driften (Årligt kr ) o Afdelingen bruger egne henlæggelser til projektet med kr Afd. 13 Godkendelse af fremsendt finansieringsskitse fra Landsbyggefonden den 26. september 2014 herunder: o Godkendelse af der oprettes et kapitaldepot på i alt kr (s andel = kr ) o Godkendelse af trækningsretstilskuddene på kr (Forudsættes for at få fællespuljetillæg fra LBF på kr ). Trækningsretstilskud kr blev godkendt på bestyrelsesmøde d. 2. oktober Beløbet er dog ændret og har derfor krævet ny godkendelse. o Godkendelse af det gennemsnitlige huslejeniveau efter renoveringen. o Godkendelse af låneoptagelserne for støttede og ustøttede arbejder. o Godkendelse om etablering af tilgængelighedslejligheder samt projektet generelt. o Godkendelse for, at afdelingen fritages for deres for indbetaling til dispositionsfonden på udamortiserede lån (I alt årligt kr ) o Godkendelse af de forventede besparelser på driften (Årligt kr ) o Godkendelse af, at der oprettes en huslejestøttesag/supplerende driftslån. o Afdelingen bruger egne henlæggelser til projektet med kr side 7

8 Afd. 14 Godkendelse af fremsendt finansieringsskitse fra Landsbyggefonden den 26. september 2014 herunder: o Godkendelse af der oprettes et kapitaldepot på i alt kr (s andel = kr ) o Godkendelse af trækningsretstilskuddene på kr (Forudsættes for at få fællespuljetillæg fra LBF på kr ). Blev godkendt på bestyrelsesmøde d. 2. oktober o Godkendelse af det gennemsnitlige huslejeniveau efter renoveringen. o Godkendelse af låneoptagelserne for støttede og ustøttede arbejder. o Godkendelse om etablering af tilgængelighedslejligheder samt projektet generelt. o Godkendelse for, at afdelingen fritages for deres for indbetaling til dispositionsfonden på udamortiserede lån (I alt årligt kr ). o Godkendelse af, at der oprettes en huslejestøttesag/supplerende driftslån. o Godkendelse af de forventede besparelser på driften (Årligt kr ) o Afdelingen bruger egne henlæggelser til projektet med kr Afd. 18 Godkendelse af fremsendt finansieringsskitse fra Landsbyggefonden den 26. september herunder: o Godkendelse af der oprettes et kapitaldepot på i alt kr (s andel = kr ) o Godkendelse af trækningsretstilskuddene på kr (Forudsættes for at få fællespuljetillæg fra LBF på kr ). Trækningsretstilskud kr blev godkendt på bestyrelsesmøde d. 2. oktober. Beløbet er dog ændret og har derfor krævet ny godkendelse. o Godkendelse af det gennemsnitlige huslejeniveau efter renoveringen. o Godkendelse af låneoptagelserne for støttede og ustøttede arbejder. o Godkendelse om sammenbygning af 12 lejligheder til 6 lejligheder. o Godkendelse for, at afdelingen fritages for deres for indbetaling til dispositionsfonden på udamortiserede lån (I alt årligt kr ) o Godkendelse af de forventede besparelser på driften (Årligt kr ) side 8