Side 1 af 21 Aabenraa Andelsboligforening

Transkript

1 Eksten Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 11. februar 2015, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 21

2 Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den Sager til drøftelse og endelig godkendelse Fremlæggelse af revisonsprotokol Efterretningssager Råbalance Restancelister Total anvist husleje Huslejerykkere Oversigt venteliste Orientering om ledige lejemål Intrum Justitia Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Landsbyggefondsmidler m.v Landsbyggefondsmidler - trækningsret Ansøgning afdeling 15 Petersborg nyt gårdanlæg Dispositionsfonden Renoverings-/Byggesager Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode Nybyggeri Campus - Aabenraa Høje Kolstrup Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial Foreningsanliggender Salus Boligadministration kreds Bestyrelsesanliggender Budgetforslag Hovedforeningen Bestyrelseshonorar Afdelingsbestyrelsesseminar Generalforsamling Fælles juleafslutning for AAAB og KB år Tilbud om biograf reklame Nyt tilbud Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd Aabenraa Fjernvarme Orientering fra nedsatte udvalg Medlemsanliggender Intet Love og cirkulærer BL-Informerer Landsbyggefonden Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Side 2 af 21

3 14.1 Administration Teknisk afdeling Arbejdsmiljøgruppe Samarbejdsudvalg Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Håndværkergården Administration Forretningsudvalg håndværkergården Afdelingsanliggender Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Nytårsskader Informationsmøde vedrørende sammenlægning Fælleskurser Eventuelt Kalender Næste møde(r) Indkaldt: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Afbud fra Harry Asmussen (til formanden) NB! Afbud skal som minimum ske til sekretariatet. Side 3 af 21

4 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse Godkendt og underskrevet. 2 Sager til drøftelse og endelig godkendelse 2.1 Fremlæggelse af revisonsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Afd 6. Den kører med et efterslæb fra vi måtte udskifte varmecentralen og de år, hvor der har været mange fraflytninger. Den har et nogenlunde henlæggelser som passer nu. Afd 7 Afdelingen er en lille afdeling med 11 lejemål som har svært ved at lægge nok hen til de udgifter der er. Det bedste ville være, hvis den blev lagt ind under afd 1. Afd 14. Afdelingen kører ellers udmærket men har haft en del større udgifter vedr tag. Det skulle gerne løse sig i 2015 da man påtænker en tagrenovering som er sagt ja til på afdelingsmøde Henlæggelserne kommer lige så stille med de 124 kr. pr m2. afd 17. Den lider af en under finansiering vedr. renoveringen. Kører lav profil vedr. manglende renoveringer som ikke var med i projektet. Den skulle gerne komme til at køre inden for de næste år. Afd 19. Det er en lille afdeling med 23 huse og ligger i den høje ende vedr husleje,så gradvis bliver henlæggelserne hævet, så det kommer til at passe. Det er en afdeling med en del udgifter på. Det er også en afdeling som har en del udlejnings problemer. Afd 20. Afdeling 20 kører med store udlejningsproblemer og en del større udgifter ved forsikringssager, da der er mange rørbrud på varme installationen. Projekt vedr nogle af lejligheder bliver lavet om til 2 etage kunne hjælpe. Afdelingen ligger i den dyre inde så der skal noget mere til for at trække nye beboere til. Afdelingen fremtræder i dag som en stille og rolig afdeling efter den hårde kærne er fraflyttet / ophævet. Det vil være en god ide, hvis man kan gennemføre det projekt som er skitseret. Afd 28. Ungdomsboliger med 17 boliger, har store udlejningsproblemer og store tab ved Side 4 af 21

5 fraflytning. Evt større boliger eller lave 2 familieboliger i hver række men kræver så, at den bliver lagt ind under afd for at der kommer økonomi på det. Afd boliger som har haft det svært fra starten. Udgifter til tagudluftning som ikke var budgetteret med. Den har sikkert været under finansieret fra start og husleje ligger i den høje ende i forhold til de ældres pension. Afdelingen ligger fint i forhold til byen og har ikke de store udlejnings problemer for de 2 v - 3 v. Det er værre med de 4 værelses som vi har - ind imellem - problemer med udlejningen. Kunne evt lægges sammen med afd 25 er heller ikke en rig afdeling. Afd boliger som også har problemer med udlejning, da de er for dyre. En afdeling som ikke har de store udgifter vedr vedligeholdelse ud over tab ved fraflytning. Kunne evt komme ind under afd 15. Opfølgning: Der tages en drøftelse med afdelingsbestyrelserne i afd. 1 og 7 om sammenlægning. Der er planlagt informationsmøde vedrørende sammenlægning torsdag den Afdeling 20, LBS tager en drøftelse med afdelingsbestyrelsen, hvad de mener, der skal til for at leje ud (altaner?). Skitser/forslag er drøftet med afdelingsbestyrelsen. Vi afventer tilbagemelding fra Landsbyggefonden primo Afdeling 28, bestyrelsen anmoder administrationen om et bud på løsning. (LBS) Der er udarbejdet rapport i juni 2010 hvis sagen skal videre, skal der tilkobles rådgiver. - se bilag. Der tages en drøftelse med afdelingsbestyrelserne i afd, 25 og 29 samt - afd. 15 og 31 om eventuel sammenlægning.(jp) Der er planlagt informationsmøde vedrørende sammenlægning torsdag den Øvrige afdelinger - taget til efterretning. (gentagelse) BILAG - Bygningsgennemgang samt forslag til ændringer-ombygning Side 5 af 21

6 3 Efterretningssager 3.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 3.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister 2014 BILAG Orientering om restancelister BILAG Restance i procent 3.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2014 BILAG Anvist husleje Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere 2014 BILAG - Huslejerykkere 2014 i beløb BILAG Huslejerykkere 2015 BILAG Huslejerykkere 2015 i beløb 3.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB december 2014 BILAG Oversigt venteliste AAAB januar Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål december 2014 BILAG ledige lejemål januar Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr Side 6 af 21

7 3.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager 4 Landsbyggefondsmidler m.v. 4.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Bilaget skal ajourføres. 4.2 Ansøgning afdeling 15 Petersborg nyt gårdanlæg Inden stillingtagen undersøges arealfordeling mellem AAAB og KB. (gentagelse) Beskrivelse / tegning medsendes fornyet indstilling.(gentagelse) Sagen udsat. (gentagelse) Opfølgning: BILAG Ansøgning BILAG - Beregninger og tegninger Opfølgning: Renovering af 2 gårdmiljøer: Ny belægning Ny beplantning Ny regnvandsledning Ny belysning En del af det ene gårdmiljø er Kolstrup Boligforening, som vi vil ansøge / andel afd. 12 med 25% af udgiften på den ene miljøgård. Udgiften for Kolstrup Boligforening vil være ,00 kr. Se bilag med beregninger og tegninger. Anlægsudgift : Henlagte midler : Egen trækningsret : Realkreditlån : Side 7 af 21

8 Til drøftelse og beslutning På mødet med afdelingsbestyrelsen blev det aftalt at et eventuelt projekt skulle indeholde renovering af faldstammer. I øvrigt skal den del der vedrøre Kolstrup Boligforenings afdeling behandles på et afdelingsmøde i KB Sagen udsat for en afklaring af projektes omfang samt en afklaring af KBs holdning. (JPD) 4.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling Bilag skal ajourføres. 5 Renoverings-/Byggesager 5.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Opfølgning, status ved LBS: Der er slutafregnet med totalentreprnør og forbedring til skema C kan opstartes. Indstilling Til orientering Det blev bemærket at der var en lang sagsbehandling. 5.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej Der udarbejdes pt. udbudsmateriale. Fysisk opstart forår Finansiering er på plads og godkendelse af kommunen. Opfølgning (JPD): Opstart i uge 5. Alt er på plads. Side 8 af 21

9 Indstilling Til orientering 5.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning døre og vinduer. Licitation blev dyrere end overslag, godkendt med stigning på ekstraordinær afdelingsmøde. Huslejestigning på 408,00 kr. pr. måned. Se bilag. Ny anmodning om låneoptagelse er fremsendt til kommunen. Afventer tilbagemelding. Endelig licitation betød en stigning i den samlede økonomi fra kr ,- til kr ,-. Fysisk opstart forventes januar 2015 Opfølgning (JPD )): Mangler godkendelse fra kommunen. BILAG Referat (underskrevet) fra ekstraordinær afdelingsmøde den Indstilling Til orientering 5.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Finansieringsplan godkendt. Fra dispositionsfonden kr som kapitaltilførsel (grp. 1 arbejder) Fra egen trækningsret kr som tilskud til grp. 2 arbejder. Fra egen trækningsret kr som tilskud til grp. 3 arbejder. Tilskuddene gives under forudsætning af at arbejderne godkendes som beskrevet (grp 1-3) Indstilling Side 9 af 21

10 6 Nybyggeri 6.1 Campus - Aabenraa Der er i samarbejde med Kuben Management udarbejdet en forhånds tilkendegivelse til Aabenraa Kommune, om at AAAB kan være interesseret i at opføre, op mod nye ungdomsboliger / små familieboliger ved det nye Campus område. Materialet er indsendt inden , som var sidste frist for indgivelse af forhåndstilkendegivelse i Se bilag. BILAG Aktiv Campus Aabenraa Ungdomsboliger AAAB BILAG Følgeskrivelse underskrevet, Aabenraa Kommune Der lægges vægt på at det bliver - små - familieboliger. 7 Høje Kolstrup 7.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe boligsocial Politisk styregruppe møde den Dagsorden under udarbejdelse (MMW). 8 Foreningsanliggender 8.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. SD orienterede om: Budget for SALUS stigning 0,79% Digital signatur på f.eks. lejekontrakter. Hjemme-sider. Side 10 af 21

11 kreds Kredsrepræsentanter, direktører og forretningsførere ekskursion til Ålborg den 8. 0g 9. maj Søren Duus og Inge Jørgensen er tilmeldt. Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret Bestyrelsesanliggender 9.1 Budgetforslag Hovedforeningen Fastsættelse af budget 2016 BILAG Forslag til budget, BILAG Forslag til budget, komprimeret BILAG Forslag til budget, specificeret Budget 2016 stigning 2,24%, svarende til kr eller kr. 67 pr. lejemålsenhed. Forslag til budget 2016 indstilles til godkendelse. Godkendt som indstillet. 9.2 Bestyrelseshonorar 2015 Bestyrelseshonorar til udbetaling november 2015 BILAG Bestyrelseshonorar 2015 Drøftelse og beslutning af bestyrelseshonorar 2015 Fordeling uforandret. Side 11 af 21

12 9.3 Afdelingsbestyrelsesseminar BILAG Invitation Forslag til 2016 mødedato. Sted. Tema Ny mødedato blev ikke drøftet. 9.4 Generalforsamling 2015 Generalforsamling onsdag den 20. maj 2015, kl , Guldbjergparkens festsal. BILAG Indkaldelse/dagsorden Indkaldelse/dagsorden til godkendelse. Godkendt som indstillet. 9.5 Fælles juleafslutning for AAAB og KB På AAAB samarbejdsudvalgsmødet blev besluttet at foreslå fælles afholdelse juleafslutning for organisationsbestyrelsen, medarbejdere m.fl. i AAAB og KB. AAAB afholder årligt juleafslutning for organisationsbesstyrelsen, medarbejdere i AAAB, KB + AAAB medarbejdere Humlehaven, Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen. æresmedlemmer samt ledergruppen SALUS. Juleafslutningen afholdes i Guldbjergparkens festsal. Foreningen er vært ved let traktement. Der uddeles julekort/gave. Drøftelse og beslutning om der fremover afholdes fælles juleafslutning AAAB og KB. Det blev godkendt at der holdes fælles juleafslutning for AAAB og KB. Side 12 af 21

13 år 2016 Historie er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar Mærkedag - Planlægning, festudvalg? 75 års jubilæum - Festudvalg: SD, IJ, MJ, JP, LCW, JPD og KP Der afholdes reception for Søren Duus i forbindelse med hans 25 års jubilæum som formand for - maj Tilbud om biograf reklame Nyt tilbud Hovedbestyrelsen besluttede i mødet den 10. november 2014, at godkende tilbud om biografreklame. Tilbudet er sendt til alle organisationer i Salus og prisen er fastlagt ud fra tilsagn fra alle organisationer. Bestyrelserne i Skærbæk og Toftlund har besluttet ikke at benytte tilbudet og på den baggrund er der indhentet fornyet tilbud fra reklameproducenten omhandlende biografen i Sønderborg, Aabenraa og Tønder - se bilag. Prisen i det nye tilbud udgør ,- kr. pr. afdeling (biograf), hvilket er en stigning på 2.214,- kr. pr. afdeling. Da reklamen i Aabenraa bliver én fælles for AAAB og KB deles udgiften med 50% til hver forening. BILAG Tilbud 2 biograf reklame Drøftelse af tilbud om biograf reklame. Anbefales, forudsat godkendelse i TAB, KB og SAB. Bestyrelsen takkede nej til det nye tilbud. Side 13 af 21

14 9.8 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Opfølgning: Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). 9.9 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme SD orienterede om driften af de nye anlæg - som nu kører stort set som de skal. Det forventes at prisen på fjernvarme vil kunne holdes uændret måske billigere i Orientering fra nedsatte udvalg Almen Nyt redaktionsudvalget: Kristian Pallesen (journ.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Der ønskes en drøftelse af hvorvidt "Almen Nyt" kunne blive et elektronisk beboerblad - stadig med et eksemplar der vil kunne hentes i Humlehaven (gentagelse). Positiv holdning til indstillingen - dog ønskes en artikel i Almen Nyt, hvor vi så har en Side 14 af 21

15 tilbagemelding om brugerne også ser positiv på forslaget (gentagelse). Opfølgning: Se bilag (Almen Nyt nr. 6, 2014) - indlæg vedrørende spørgeskema vedrørende elektronisk udgivelse. I forbindelse med spørgeskema til beboere var tilknyttet konkurrence blandt besvarelserne. Der var en drøftelse af et fælles beboerblad i SALUS regi, der var enighed i at der udarbejdes et prøve nummer (gentagelse) Oplæg til forventet udgivelsesdatoer: Forventet og udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave BILAG Oversigt udgivelser Almen Nyt 2015 BILAG Resultat af spørgeskema vedrørende Almen Nyt. (Almen Nyt nr. 6, 2014) BILAG Vindere af konkurrence Drøftelse vedrørende udgivelse af Almen Nyt elektronisk. Første elektroniske udgave bliver det nye fælles beboerblad. 11 Medlemsanliggender 11.1 Intet Side 15 af 21

16 12 Love og cirkulærer 12.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4814 Medlemskontingent Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr og ungdomsboligbidrag i Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 0115 Oversigt over udsendte BL informerer i Ny målerbekendtgørelse 0315 Afskaffelse af G-dage for korttidsansættelse 0415 Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar Nye regler for fratrædelsesgodtgørelse 12.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 652 Fraflytninger i den almene boligsektor Indberetning af ledige boliger pr. 1. december Ny hjemmeside 655 NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 Erhvervs Ph.D.-pulje 657 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar Beboere i den almene boligsektor Kortlægning af almene bebyggelsers bevaringsværdi 660 Indberetning af ledige boliger pr. 1. februar Afhændelse/nedrivning af almene boliger 13 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Intet at referere. Side 16 af 21

17 14 Personaleforhold lukket punkt 14.1 Administration 14.2 Teknisk afdeling 14.3 Arbejdsmiljøgruppe 14.4 Samarbejdsudvalg Side 17 af 21

18 14.5 HSU udvalget: Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) 15 Håndværkergården 15.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 15.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Side 18 af 21

19 16 Afdelingsanliggender 16.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Svarbrev fra Aabenraa Kommune vedrørende drift af stier gennem boligforenings områder på Høje Kolstrup. Se bilag. BILAG Svarskrivelse fra Aabenraa Kommune dateret SD orienterede fra mødet med advokaten Nytårsskader Nytårsskader BILAG Oversigt over nytårsskader Til orientering Punktet udgår af fremtidige dagsordner Informationsmøde vedrørende sammenlægning Informationsmøde AAAB, torsdag den , Guldbjergparkens festsal for beboere vedrørende sammenlægning. Invitation sendt til afdeling 1,7 og 15,31 og 25,29. + organisationsbestyrelsen + direktør Jimmy Povlsen + inspektør Jens Peter Davidsen. BILAG Invitation Side 19 af 21

20 17 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic Sønderborg 18 Eventuelt 18.1 Kalender Søren Laursen, Ejd.f års jubilæum Jonny Christiansen ØNSKER IKKE RECEPTION Jonny Christiansen, Ejd.f års jubilæum Næste møde(r) Godkendt møderække 2015: Onsdag den kl Onsdag den kl fællesmøde AAAB + KB Mandag den kl Forslag til møderække 2. halvår 2015 Onsdag den kl Mandag den kl Onsdag den kl Lørdag den Sted? Kl.? fælles juleafslutning AAAB + KB Fælles juleafslutning arrangeres i år af AAAB Mandag den kl fællesmøde AAAB + KB Møderække 2. halvår 2015 indstilles til godkendelse Fælles juleafslutning den 5. december 2015, arrangeres i år af AAAB. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Side 20 af 21

21 Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Lørdag den kl , Folkehjem Aabenraa AAAB, generalforsamling 2015: Onsdag den kl , Guldbjergparkens festsal Salus repræsentantskabsmøde 2015: Lørdag den 23. maj 2015 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den kl Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) Juleafslutning medarbejdere, organisationsbestyrelsen, ledergruppen SALUS Forslag til dato tirsdag den kl Guldbjergparkens festsal Dato for juleafslutning indstilles til godkendelse Aabenraa / 2015 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 21 af 21